Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 1(13) 1. MINIBOKSLUT... 2 1.2 TIDPUNKT FÖR AVSTÄMNING... 2 1.3 DOKUMENTATION... 3 1.3.1 Fliksystem för minibokslut... 3 1.3.2 Checklista minibokslut... 3 1.4 AVSTÄMNING... 4 1.4.1 Förskott avseende materiella anläggningstillgångar utomstatligt... 4 1.4.2 Varulager... 4 1.4.3 Förskott till leverantörer... 4 1.4.4 Omklassificering kundfordringar... 4 1.4.5 Värdereglering av kundfordringar... 5 1.4.6 Ingående mervärdesskatt... 5 1.4.7 Övriga fordringar... 6 1.4.8 Anläggningstillgångar lämnade till försäljning... 6 1.4.9 Förutbetalda kostnader... 6 1.4.10 Upplupna bidragsintäkter... 7 1.4.11 Upplupna intäkter... 7 1.4.12 Koncerneliminering... 7 1.4.13 Behållning räntekonto... 7 1.4.14 Kassa vid bokslut... 8 1.4.15 Statskapital... 8 1.4.16 Avsättningar... 8 1.4.17 Lån i Riksgäldskontoret... 9 1.4.18 Trygghetsstiftelsen... 9 1.4.19 Utgående mervärdesskatt... 9 1.4.20 Omklassificering leverantörsskulder... 9 1.4.21 Interimskonton leverantörsskulder... 10 1.4.22 Leverantörsskulder avseende investeringar... 10 1.4.23 Leverantörsskulder, kursdifferenser... 10 1.2.24 Övriga skulder... 10 1.4.25 Depositioner... 10 1.4.26 Förskott uppdragsgivare... 11 1.4.27 Diverse avräkningskonton endast finansföretaget... 11 1.4.28 Upplupna kostnader... 11 1.4.29 Oförbrukade bidrag... 12 1.4.30 Förutbetalda intäkter... 12 1.4.31 Förändring pensionsavsättning inkl särskild löneskatt... 12 BILAGOR... 13 DOKUMENTJUSTERING... 13
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 2(13) 1. Minibokslut Fyra gånger om året ska ett minibokslut upprättas för varje polismyndighet m.fl. Syftet med minibokslut är att mellan boksluten göra avstämningar för att ha kontroll på balanskontona och att eventuella differenser utreds och rättas löpande, vilket leder till att det vid bokslutstillfällena blir mindre arbetsbörda för utredning av differenser. Avstämningarna efter mars och september görs efter bokslut och blir en extrakontroll av att IB är rätt, att vändningar efter bokslut är gjorda och att inga differenser i övrigt har uppstått eller finns kvar sedan bokslutet. Avstämningarna efter maj och november är en viktig kontroll inför bokslutet för att eventuella differenser ska hinna utredas och rättas i god tid innan bokslutsperioden. Vid bokslut ska därmed inga gamla differenser finnas kvar, utan enbart eventuella differenser som uppstått i juni eller december ska finnas. Minibokslutet ska genomföras av profil 1. Vissa konton avstäms månadsvis av profil 2 och vid minibokslut av profil 1, vilket gäller konton för ingående moms (154-konton) samt Kassa och bank (1931-1988). Handläggare på PAC/PA ansvarar för att stämma av konto 1570, 1571, 1573, 1578, 2595, 2611 och 2612 månadsvis för Palassomyndigheterna samt säkerställer att eventuella differenser åtgärdas snarast. Gjord avstämning för dessa konton lämnas till profil 1:or vid delårsrapport och årsbokslut. Vid minibokslut ska avstämningarna stämmas av efter att PAC/PA ha gjort avstämningen klar. COPS-myndigheterna gör enligt gränssnittet själva avstämning av konto 1570, 1571, 1573, 1578, 2595, 2611 och 2612. Vid bokslut ska upprättade specifikationer skickas till PAC. 1.2 Tidpunkt för avstämning Avstämning ska göras efter periodstängning för perioderna mars, maj, september och november. Avstämning samt utredning och rättning av eventuella differenser ska vara klart 8 arbetsdagar efter periodstängning. Arbetsdag 7 och 8 efter periodstängning är avsedda som frågedagar gällande differenser som upptäckts vid minibokslut och som man behöver stöd för att rätta. Handläggare för koncernredovisning har extra tid avsatt för dessa frågor under de här dagarna.
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 3(13) 1.3 Dokumentation Dokumentationen till minibokslut ska göras på två sätt, dels en mall för själva avstämningen och dels en checklista för översikt av vilka minibokslut som är klara och om eventuella differenser är utredda och rättade. 1.3.1 Fliksystem för minibokslut Avstämningarna ska dokumenteras och mallen Minibokslut och Minibokslut indata (inläsningsmall) ska användas. Utfall till mallen Minibokslut läses in via filen Minibokslut indata.xls. Instruktion för hur inläsningen ska göras finns i Minibokslut indata.xls, fliken Instruktion excelfil. I avstämningarna är fält som ska fyllas i gulmarkerade. Fliksystemet finns sparat som bilaga till rutinbeskrivningen under: G:\PAC\GEMENSAM\SPELREGLER\04 Rutiner EA- verksamhet\4.1 Huvudbok, bokslut\rutinbeskrivningar. Fliksystemet ska sparas digitalt efter varje avstämning under: G:\PAC\EA\Avstämningar\Minibokslut\Polismyndighet XX. 1.3.2 Checklista minibokslut I checklistan för översikt av miniboksluten finns en uppdelning för årets fyra minibokslut samt uppdelning för respektive polismyndighet m.fl. Mallen ska fyllas i på två rader för varje polismyndighet m.fl. Dels när ett minibokslut är klart och dels när de eventuella differenserna är utredda och rättade. Se bild nedan, exempelvis rad 5 och 6. Ifyllnaden ska göras med respektive handläggares initialer, d.v.s. en signatur istället för ett kryss.
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 4(13) 1.4 Avstämning I minibokslutet ska avstämning göras av samtliga balanskonton. I fliksystemet för minibokslut finns de konton som tillkommer vid minibokslut jämfört med en ordinarie månadsavstämning. De konton som stäms av månadsvis i fliksystemet stäms av på samma sätt vid minibokslut. I mallen finns för varje konto en hjälpkommentar för vad ett eventuellt saldo bör bestå av eller stämmas av mot. Nedan följer beskrivning av de avstämningar som tillkommer vid minibokslut. 1.4.1 Förskott avseende materiella anläggningstillgångar utomstatligt Konto 12941 Långfristiga förskott utomstatliga leverantörer Bör ej finnas saldo. Stäm av att eventuellt saldo kan specificeras och att inga gamla outredda poster ligger kvar. 1.4.2 Varulager Konto 1410 Lager - RE 01: Stäm av att inga andra poster än lagertransaktioner finns bokförda. - RE 02-29: Stäm av att saldot stämmer med saldot i senaste bokslutet 20XX06 (delår) eller 20XX13 (helår). 1.4.3 Förskott till leverantörer Konto 1482 Förskott till leverantörer (utomstatliga) Bör ej finnas saldo. Stäm av att eventuella saldon på kontona kan specificeras och att inga gamla outredda poster ligger kvar. 1.4.4 Omklassificering kundfordringar Konto 15101 Omklassificering av kundfordringar Konto 15201 Omklassificering av kundfordringar (koncerninterna) Konto 15301 Omklassificering av kundfordringar (inomstatliga)
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 5(13) Konto 15631 Omklassificering uppbördsfordringar Stäm av att det inte finns något saldo på ovanstående konton. Uppbokade poster ska vara vända 20XX07 (delår) eller 20XX01 (helår). 1.4.5 Värdereglering av kundfordringar Konto 1519 Värdereglering kundfordringar (utomstatliga) Konto 1538 Värdereglering kundfordringar (inomstatliga) - Till hjälp vid avstämningen bör rapporten för befarade kundförluster användas; Kundreskontralista osäkra fordringar (se nedan). Rapporten ska beställas med samma förfallodatum som vid senast föregående bokslut, d.v.s. 20XX-04-30 (delår) eller 20XX-10-31 (helår). - Bokförda poster mellan boksluten ska enbart avse vändningar av befarade kundförluster med anledning av att de är betalda, en skriftlig amorteringsplan har upprättats och efterlevs eller att de är konstaterade kundförluster. Rutin: Agresso Ekonomi/Kundreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla kunder/ Kundreskontralista osäkra fordringar. Förfallodatum Kundgrupp Period Delår 200X0430 XX 200X06 Helår 200X1031 XX 200X13 Konto 1539 Värdereglering övriga fordringar (inomstatliga) Konto 1589 Värdereglering övriga fordringar (utomstatliga) - Bokförda poster mellan boksluten ska enbart avse vändningar av befarade kundförluster med anledning av att de är betalda, en skriftlig amorteringsplan finns upprättad och efterlevs eller att de är konstaterade kundförluster. Konto 15632 Värdereglering uppbördsfordringar - Bör ej finnas saldo. Uppbokade poster ska vara vända 20XX07 (delår) eller 20XX01 (helår). 1.4.6 Ingående mervärdesskatt Konto 154* Ingående mervärdesskatt - Stäm av att saldot på kontogruppen är noll, d.v.s. all ingående mervärdesskatt är omförd till redovisningskonto. - Stäm av att eventuell periodiserad moms är vänd efter bokslut enligt lathund för periodiseringar (bilaga till bokslutsanvisningarna).
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 6(13) Konto 1550 Fordran mervärdesskatt, redovisningkonto - Stäm av saldot mot föregående månads rekvisition till Skatteverket. 1.4.7 Övriga fordringar Konto 1580 Fordran utländsk mervärdesskatt - Stäm av att det inte finns gamla oreglerade fordringar och att ett eventuellt saldo ska specificeras. Konto 1588 Övriga fordringar, utomstatliga - Stäm av att det inte finns gamla oreglerade fordringar och att ett eventuellt saldo kan specificeras. - Avstämningen kan behöva göras i samarbete med myndigheten. Konto 1570 Reseförskott till anställda Konto 1571 Löneförskott till anställda Konto 1573 Fordringar anställda AMF-försäkring Konto 1578 Övriga fordringar hos anställda - PAC/PA gör avstämning månadsvis av ovanstående konton. Vid minibokslut ska profil 1 kontrollera avstämningen. Avstämningarna finns sparade under: G:\PAC\PA\PA Grupp X\PMY XXX\Avstämning balanskonton. 1.4.8 Anläggningstillgångar lämnade till försäljning Konto 1590 Anläggningstillgångar lämnade till försäljning Stäm av att saldo kan specificeras och att inga gamla outredda poster ligger kvar. 1.4.9 Förutbetalda kostnader Konto 1611 Förutbetalda hyror, inomstatliga Konto 1613 Förutbetalda leasingavgifter, utomstatliga Konto 1618 Övriga förutbetalda kostnader, inomstatliga Konto 1619 Övriga förutbetalda kostnader, utomstatliga Stäm av att vändning tillbaka till konto 1612 är gjord 20XX07 (delår) och 20XX01 (helår) samt att eventuella manuella periodiseringar på kontona är vända i de perioder som kostnaderna hör till.
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 7(13) 1.4.10 Upplupna bidragsintäkter Konto 1631 Upplupna bidragsintäkter (inomstatliga) Konto 1632 Upplupna bidragsintäkter (utomstatliga) Stäm av att det inte finns något saldo på ovanstående konton. Uppbokade poster ska vara vända 20XX07 (delår) eller 20XX01 (helår). 1.4.11 Upplupna intäkter Konto 1671 Upplupna hyror (inomstatliga) Konto 1672 Upplupna hyror (utomstatliga) Konto 1678 Övriga upplupna intäkter (inomstatliga) Konto 1679 Övriga upplupna intäkter (utomstatliga) - Stäm av att saldona kan specificeras och att vändningar är gjorda i de perioder då fakturering sker. Konto 1676 Upplupen ersättning för tjänstexport Konto 1677 Upplupen ersättning Phareprojekt - RE01: Stäm av att enbart SIDA-projekt är bokförda här. - RE 02-29: Bör ej finnas saldo. 1.4.12 Koncerneliminering Konto 1699 Koncerneliminering, periodavgränsningsposter Konto 2799 Koncerneliminering, periodavgränsningsposter Stäm av att det inte finns något saldo på ovanstående konton. Uppbokade poster ska vara vända 20XX07 (delår) eller 20XX01 (helår). 1.4.13 Behållning räntekonto Konto 1910 Räntekonto Konto 19110 Avräkning RGK Konto 19111 Avräkningskonto internhandel Stäm av att saldot på konto 1910 motsvarar ingående balans och månadsrapporter från aktuella banker. Då koncernkonto 1910 även innehåller saldot på konto 19110 och 19111 måste även de kontonas saldo specificeras.
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 8(13) 1.4.14 Kassa vid bokslut Konto 1992 Kassa vid bokslut Stäm av att det inte finns något saldo på kontot. Uppbokade poster ska vara vända 20XX07 (delår) eller 20XX01 (helår). 1.4.15 Statskapital Konto 2012 Statskapital utan avkastningskrav Utgående saldo på konto 2012 ska motsvara ackumulerat anskaffningsvärde på konst (kontogrupp 1290 och 1291). För RPS innefattar avstämningen även beredskapstillgångar. Beredskapstillgångar finansierade med anslag 6:8 Ordning och säkerhet redovisades t.o.m. 2002-12-31 som statskapital (gäller endast Rikspolisstyrelsen). Utgående saldot på konto 2012 ska motsvara summan av: 1. Föregående års utgående balans (d.v.s.. IB) på konto 2012 (-). 2. Minskat med föregående års avskrivningar avseende beredskapstillgångar anskaffade tom 2002-12-31 som under året förts om från konto 2090 Kapitalförändring enligt resultaträkning till konto 2012 (+). 3. Årets anskaffningsvärde på konst via statens konstråd. 1.4.16 Avsättningar Konto 2210 Avsättning för pensioner Konto 2211 Särskild löneskatt pensionsavsättningar - Avstämning av att det löpande bara finns transaktioner som rör nya pensionsbeslut eller vändningar pga betalda SPV-fakturor. - I mallen fylls UB från föregående bokslut (20XX13 eller 20XX06) i samt utfall som avser pensiontransaktioner (20XX01-20XXXX eller 20XX07-20XXXX). Konto 2250 Övriga avsättningar - Stäm av att vändningar är gjorda månadsvis allt eftersom lön utbetalas för uppsagd personal eller hyresfakturor för uppsagda lokaler bokförs.
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 9(13) 1.4.17 Lån i Riksgäldskontoret Konto 2510-2516 Skuld i Riksgäldskontoret Saldon på konto 2510 2516 ska stämmas av mot låneansökan som erhålls i juni eller december. Eventuella differenser ska utredas och rättas. 1.4.18 Trygghetsstiftelsen Konto 25686 Trygghetsstiftelsen Bör ej finnas saldo. Eventuella öresdifferenser ska korrigeras. 1.4.19 Utgående mervärdesskatt Konto 2575 Redovisningskonto utgående mervärdesskatt 25 % Konto 2576 Redovisningskonto utgående mervärdesskatt 12 % Konto 2577 Redovisningskonto utgående mervärdesskatt EG-varor Konto 2578 Redovisningskonto utgående mervärdesskatt förvärv tjänster utlandet Konto 2579 Redovisningskonto utgående mervärdesskatt 6 % Stäm av på ovanstående konton att saldona motsvarar redovisad utgående mervärdesskatt för de två senaste föregående perioderna. 1.4.20 Omklassificering leverantörsskulder Konto 25501 Leverantörsskulder (koncerninterna) omklassificering Konto 25601 Leverantörsskulder (inomstatliga) omklassificering Konto 25811 Leverantörsskulder omklassificering (utomstatliga) Konto 25831 Leverantörsskulder omklassificering (utländska) Konto 26901 Övriga kortfristiga skulder omklassificering Bör ej finnas saldo. Uppbokade poster ska vara vända 20XX07 (delår) eller 20XX01 (helår).
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 10(13) 1.4.21 Interimskonton leverantörsskulder Konto 25508 Interimskonto koncerninterna leverantörsskulder - Bör ej finnas saldo. Uppbokade poster ska vara vända 20XX07 (delår) eller 20XX01 (helår). Konto 25608 Interimskonto inomstatliga leverantörsskulder Konto 25818 Interimskonto utomstatliga leverantörsskulder Konto 25838 Interimskonto utländska leverantörsskulder Konto 26908 Interimskonto övriga kortfristiga skulder - Stäm av att saldo kan specificeras. Stäm av att vändningar är gjorda i de perioder som respektive faktura bokförs. 1.4.22 Leverantörsskulder avseende investeringar Konto 2582 Leverantörsskulder avseende investeringar Bör ej finnas saldo. Stäm av att vändning är gjord 20XX01. 1.4.23 Leverantörsskulder, kursdifferenser Konto 25832 Leverantörsskulder, kursdifferenser Bör ej finnas saldo. Stäm av att vändning är gjord 20XX01 och 20XX07. 1.2.24 Övriga skulder Konto 2595 Stoppad lön lönesystem Konto 2611 Införsel lönesystem Konto 2612 Intresseavdrag lönesystem - PAC/PA gör avstämning månadsvis av ovanstående konton. Vid minibokslut ska profil 1 kontrollera avstämningen. Avstämningarna finns sparade under: G:\PAC\PA\PA Grupp X\PMY XXX\Avstämning balanskonton. 1.4.25 Depositioner Konto 2632 Deponerade medel, utomstatliga - Stäm av att saldot kan specificeras och att det inte finns gamla outredda skulder.
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 11(13) Konto 2634 Avräkningskonto kommissionsförsäljning - Stäm av att saldot kan specificeras för de objekt som är lämnade till kommissionsförsäljning och att det inte finns gamla outredda skulder. 1.4.26 Förskott uppdragsgivare Konto 2641 Förskott uppdragsgivare, inomstatliga Konto 2642 Förskott uppdragsgivare, utomstatliga Stäm av att saldo kan specificeras och att det inte finns gamla outredda poster. 1.4.27 Diverse avräkningskonton endast finansföretaget Konto 268* Diverse avräkningskonton endast finansföretaget Stäm av att saldo kan specificeras och att det inte finns gamla outredda poster. 1.4.28 Upplupna kostnader Konto 2711 Upplupna löner Konto 2713 Upplupna övertidskostnader Konto 2715 Upplupna arvoden Konto 2751 Sociala avgifter på upplupna löner Konto 2753 Sociala avgifter på upplupna övertidskostnader Konto 2755 Sociala avgifter, upplupna arvoden - Stäm av att saldona stämmer mot UB 20XX06 (delår) respektive 20XX13 (helår). Inga bokförda poster ska finnas löpande mellan boksluten. Konto 2722 Upplupna räntekostnader, RGK Konto 2723 Upplupna räntekostnader, utomstatliga Konto 2729 Övriga upplupna kostnader, utomstatliga - Stäm av att saldo kan specificeras samt att vändningar är gjorda i de perioder som faktura eller motsvarande bokförs. Konto 2728 Övriga upplupna kostnader, inomstatliga - Stäm av att saldo kan specificeras samt att vändningar är gjorda i de perioder som faktura bokförs. Avgift till Arbetsgivarverket ska ej vändas, förändring bokförs istället varje månad.
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 12(13) 1.4.29 Oförbrukade bidrag Konto 2731 Oförbrukade bidrag, inomstatliga - Stäm av att enbart inomstatliga projekt är bokförda här. Konto 2732 Oförbrukade bidrag, utomstatliga - Stäm av att enbart utomstatliga projekt är bokförda här. 1.4.30 Förutbetalda intäkter Konto 2774 Förutbetalda intäkter, inomstatliga Stäm av att vändning tillbaka till konto 2775 är gjord 20XX07 (delår) och 20XX01 (helår) samt att eventuella manuella periodiseringar på kontot är vända i de perioder som intäkten avser. 1.4.31 Förändring pensionsavsättning inkl särskild löneskatt Konto 4658 Förändring av särskild löneskatt på pensionsavsättning Konto 4659 Förändring av pensionsavsättning Stäm av att utfallet på konto 4658 och 4659 stämmer överens med förändringen på konto 2210 och 2211 under samma period. Avstämning görs enligt nedan: UB konto 2210 - IB konto 2210 = utfall på konto 4659 UB konto 2211 - IB konto 2211 = utfall på konto 4658
Utgåva nr: 1.0 Sida nr: 13(13) Bilagor 4.1.4.1 Bilaga 1 - Fliksystem: Minibokslut 4.1.4.1 Bilaga 2 - Minibokslut indata 4.1.4.1 Bilaga 3 - Checklista minibokslut Dokumentjustering Upprättare av utgåva nr. 1: Charlotte Scherling/ 01CHASCH Rubrik: Minibokslut Utgår: -- Införes: Dokumentet i sin helhet Datum och signatur: 2009-11-05/CHASCH