Nr Kundfakturering och inbetalningar Koncern 1. Kundfakturaunderlag 1.1 Upprätta debetfakturaunderlag/kreditfakturaunderlag med befintliga kundnummer och namn X Fakturaunderlaget ska innehålla fullständiga uppgifter 1.2 Vid nyupplägg av kund, ta fram kompletta kunddatauppgifter till blankett Kundfakturaunderlag. Elektronisk kundfaktura till statliga myndigheter: ta fram kompletta kunduppgifter till blankett med org nr eller motsvarande, Ange komplett beställarreferens. Resterande kunddata uppgifter tas fram av X På de kunder som ska faktureras elektroniskt tar fram partsid, kontaktuppgifter och uppgifter på hur bilagor ska hanteras. 2. Kunddata 2.1 Registrera kunddata X 1 (30) 3. Framställa debetfaktura/kreditfaktura 3.1 Registrera kundfakturor X Skicka debetfakturor/kreditfakturor till fakturamottagaren på papper alt 3.2 elektroniskt X Krävs att kunddatauppgifter på fakturaunderlaget är korrekta för att registrering ska kunna påbörjas. 4. Bevaka hantera fordringar 4.1 Framställa påminnelseförslag över obetalda/sent betalda kundfakturor X Påminnelse skickas om ej anstånd har godkänts av polismyndighet m.fl. Om anstånd godkänns ska informeras. 4.2 Skicka påminnelse X 4.3 Beslut om begäran av anstånd X PMY beslutar om te amorteringsplan 4.4 Meddelar om beslut gällande anstånd till fakturamottagaren X ändrar betaldatum i kundreskontran 4.5 Bevakning av aktuella fordringar X 4.6 Producera och skicka räntefakturor vid sen betalning X Omfattar även ränta vid anstånd. Om polismyndighet m.fl. har kommit överens med kund att ränta ej ska faktureras ska informeras om detta. 4.7 Beslut om inkasso X Beslut tas av kund vid avsteg från ESV:s föreskrifter 4.8 Uppdrag till inkasso X 4.9 Uppföljning av återbetalning/slutredovisning X 5. Kundfaktura inbetalningar 5.1 Registrera kundfakturainbetalningar X 5.1.1 Reglera koncerninterna kundfakturainbetalningar via fil X 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
2 (30) NR Processteg 6 Manuella inbetalningar 6.1 Framställa underlag för inbetalningar X 6.2 Sortera inbetalningar där kontering framgår (kund,tet mm)/ej framgår X Registrera inbetalningarna i HB. Inbetalningarna utan konteringsinformation 6.3 registreras på utredningskonto X 6.4 Utreda, kontera samt omföra poster på utredningskonto X Kräver samverkan med kund 6.5 Skapa/skicka info om gjorda inbet (te delgivningar) X 6.6 Hantera information om inbetalningar X 7 Avskrivning kundfordran Beslut tas av polismyndighet m.fl. vid avsteg från föreskrifter. Kräver 7.1 Bedöma om avskrivningar ska göras X samverkan med polismyndighet m.fl. 7.2 Upprätta/registrera bokföringsorder X 7.3 Slutredovising X koncern 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
3 (30) NR Processteg Leverantörsreskontran Elektroniskt flöde/agresso 1. Underhåll av behörigheter i Agresso 1.1 Underlag till behörighetsförändring i Agresso :s blankett ska användas 1.2 Registrera behörighetsförändring Agresso koncern 3. Ankomstregistrering 3A Ankomstregistrering Agresso EFH 3A.1.1 Fakturor som ankommer med post till skanningsleverantör öppnas och sorteras Fakturor som ankommer med post till kunden öppnas och skickas till 3A.1.2 skanningsleverantören för skanning 3A.1.3 Adressändra fakturaadressen till skanningsleverantören 3A.2.1 Ankomstregistrering i Agresso (EI02) Kontrollera eventuell fellista 3A.2.2 Reglera koncerninternautbetalningar via fil 3A.2.23 Kontroll av moms på hyrbilar/leasingbilar och Hem-PC. gör etrakontroller vid varje månadsavstämning på leasingmoms. Kiruna gör stickprov på densamma. 3A.2.34 På nybilsköp anges hela momsen. 3A.3.1 Ankomstregistrering leverantörsfaktura (VP10) Status arbetsflöde: Inget arbetsflöde Det är de fakturor som i Status arbetsflöde, Under attest som superanvändarna hos kunden ska/kan ändra förfallodatum, moms. De som har central kontering kan även kontera här, men måste då ta hjälp av de fakturor som ligger med status Fakturakontroll i JAKT-listan se punkt 5A.2. Status arbetsflöde Under attest Vid decentralicerad kontering sköts förändringar i VP10 av. Status arbetsflöde: Avslutad Status arbetsflöde: Avvisad Status arbetsflöde: Avbruten Status arbetsflöde: Manuell distribution krävs Status arbetsflöde: Poster för Uppföljning Status arbetsflöde: Kräver Manuell hantering Status arbetsflöde: Klar för arbetsflöde Status arbetsflöde: Elektronisk fakturahantering 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
4 (30) Nr Processteg 3A.3.2 Underhåll faktura 3A.3.3 Poster för uppföljning 3A.4.1 Ankomstregistrering Inköpsfaktura (VP10) Status arbetsflöde: Inget arbetsflöde Status arbetsflöde Under attest Status arbetsflöde: Avslutad Status arbetsflöde: Avvisad Status arbetsflöde: Avbruten Status arbetsflöde: Manuell distribution krävs Status arbetsflöde: Poster för Uppföljning Status arbetsflöde: Kräver Manuell hantering Status arbetsflöde: Klar för arbetsflöde Status arbetsflöde: Elektronisk fakturahantering 3A.4.2 Underhåll faktura 3A.5.1 Verifiering av referensid och distribution till referensid via Agresso (sker vid inskanning) 3A.5.2 Vidaredistribution till attestant Sändning av bilaga till för inskanning och koppling till 3A.6 faktura. 3A.6.1 Inskanning av bilaga och koppling till faktura Koncern Kund För av angivna leverantörer (ofta hyresfakturor) verifieras fakturadatum, belopp, moms, fakturanummer, referens, förfallodatum, bankgiro, plusgiro, organisationsnummer och inköpsordernummer. För övriga leverantörer verifieras ej förfallodatum och inköpsordernummer. Hantering av FAK, hanteringen beror på om polismyndigheten hanterar FAKbrevlådan själv eller. 4. Kontera och attestera faktura 4A. Kontera och attestera faktura ankomstregistrerade fakturor i Agresso 4A1. Kontering 4A.2 Kontrollattest 4A.3 Beslutsattest 4A.4 Beslut om annat förfallodatum än 30 dagar från fakturadatum 4A.5 Ändring av förfallodatum 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
5 (30) NR Processteg Leverantörsreskontra 5. Bevaka och påminna om ej konterade och attesterade fakturor Elektronisk påminnelse från Agresso till epost-användare, från 5A.1 användarregistret i Agresso Sker per automatik. 5A.2 Hantera betalningsövervakningen i Agresso/Jaktlista Kunden ansvarar för att hantera fakturorna i tid 5A.3 Skicka betalningspåminnelser till Påminnelser ska skickas till skriver in i Agressos infofält och mailar kontaktperson (och den som har 5A.2 Kontakta attestant/referens ang betalningspåminnelser från leverantörer fakturan) Koncern 6. Bokföra faktura 6A.1 Definitivbokföring i Agresso (EI03) Kontrollera eventuell fellista 7. Hantering av felaktiga fakturor 7A.1.1 Adressändra hos leverantören vid felaktig fakturaadress 7A.1.2 Begära kreditfaktura från leverantören om fakturan är felaktigt utställd 7A.2.1 7A.3.1 7A.3.2 Omskanning/Makulering Uppdatera informationsfältet i Agresso om omskanning pga felaktig ankomstregistrering i Agresso Överenskommelse med annan polismyndighet innan makulering och omskanning, leverantören ska kontaktas så att fakturorna kommer till rätt myndighet framöver Uppdatera informationsfältet i Agresso om varför fakturan ska makuleras och hur originalet ska hanteras 7A.4.3 Avvisa fakturan 7A.4.4 Kontrollera att informationsfältet i Agresso innehåller tillräcklig information 7A.4.5 Kontroll och beslutsattestera fakturan som ska makuleras på org MAK 7A.4.6 Makulering I informationen ska det framgå vem på den nya polismyndigheten som ska ha fakturan och vem hos leverantören som är kontaktad Gäller t.e. om uppgifterna på fakturan är korrekta, men är ställd till fel myndighet. I informationen ska det framgå vem på den nya myndigheten som ska ha fakturan och vem hos leverantören som är kontaktad Kunden skriver i kommentarsfältet varför avvisning av fakturan har skett och hur fakturan ska behandlas, t.e. makuleras. Viktigt att detta kontrolleras och att all nödvändig information finns med. I informationen ska det framgå vem på den nya myndigheten som ska ha fakturan och vem hos leverantören som är kontaktad annars skickas fakturan tillbaka till den som avvisade fakturan som får komplettera informationen En faktura måste i och med EFH definitvbokföras och sedan reverseras för att kunna tas bort ur reskontra och huvudbok. Ankomstregistrerade poster kan inte tas bort då det blir glapp i verifikationsserien och fakturorna blir osökbara. 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
6 (30) NR Processteg Leverantörsreskontra Manuellt flöde /Agresso 2. Underhåll av leverantörsregister och kodplan i Agresso och Agresso 2.1 2B.1 Lägga upp nya leverantörer och underhålla befintliga leverantörer i leverantörsregistret () Upprätta utbetalningsunderlag med leverantörsinformation betalningar inom Sverige 2B.2 Upprätta utbetalningsunderlag med leverantörsinformation betalningar till utland 2B.3 Komplettera med saknade uppgifter på utländska leverantörsfakturor Koncern De fakturor som kommer från fakturaväeln kommer inte att gå via och då kommer att upptäcka de nya leverantörerna på fellistor/larmlistor. Om övergång till etern skanningsleverantör sker upplägg av. namn,adress, postnr, postadress, orgnr, bg, pg, bankkontonr ska anges. Om information saknas ska returnera underlaget eller begära in kompletterande uppgifter på nya och tillfälliga leverantörer förutom 2B.1 ska IBAN, BIC och ev bankadress, om information saknas ska returnera underlaget eller begära in kompletterande uppgifter så att betalningen kan skickas 3. Ankomstregistrering 3B. Ankomstregistrering manuella Fakturor som ankommer med post som ska hanteras utanför det 3B.1 elektroniska flödet skickas till 3B.2 Ankomstregistrering i Agresso LR 3.4 Huvudboken uppdateras De ankomstregistrerade fakturorna skickas tillbaka till 3B.3 referensen/attestanten på kunden 4. Kontera och attestera faktura 4B. Kontera och attestera manuellt ankomstregistrerade fakturor 4B1. Kontera 4B.2 Kontrollattest 4B.3 Beslutsattest 4B.4A Distribution av manuellt konterade och attesterade fakturor till 4B.4b Distribution av konterade och attesterade underlag för betalning via Girovision 4B.4c Betalning till leverantörer som saknar F-skatt hanterar utbetalningen i Agresso 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
7 (30) NR Processteg Leverantörsreskontra Koncern 5. Bevaka och påminna om ej konterade och attesterade manuella fakturor 5B.1 Påminna attestansvarig om ankomstregistrerade poster förfaller 5B.2 Underrätta kontaktpersonen på polismyndighet m.fl. Mail skickas till kontaktpersonen vid inkommen påminnelse 6. Bokföra faktura 6B.1 Definitivbokföring i Agresso av manuella fakturor 6B.2 av Girovision (internetbetalningar) 6B.3 Kontroll av beslutsattester på manuella utbetalningar (se 6B.1 och 6B.2) GV används endast i undantagsfall och när fakturor ska betalas via SCRflödet Kunden ansvarar för att har en aktuell attestliggare att utföra kontrollen mot. 8. Utbetalning 8.1 Betalningsförslag Hantera lista A, Avisade betalningar för att undvika betalningspåminnelser 8.2 Signera utbetalningar via Girovision (internetbetalningar) 8.3 Granska betalningsförslag avseende fakturor 8.4 Betalningsbekräftelse 8.5 Debiteringsbemyndigande 8.6 Överföring av betalfiler till plusgirot 8.6.1 Underhåll av betalningsuppdrag 8.7 Hämta hem och läsa in återredovisning från plusgirot till Agresso 9. Bokföring av Girovision 9.1 Framställa underlag för utbetalningar 9.2 Registrera utbetalningar i HB 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
8 (30) NR Processteg Anläggningsredovisning 1.1.1 Anvisningar anläggningar, Agresso 1.1.2 Användarspecifika behov anläggningsregister, t e relationer Koncern 2. Anläggningsregister 2.1 Underhåll anläggningsregister 2A Nyupplägg anläggning 2A.1 Underlag för registrering av anläggning från leverantörsfaktura konterar och kompletterar med anläggningsinfo 2A.2 Registrera anskaffning i anläggningsmodul 2A.3 Underlag för registrering i huvudbok 2A.4 i huvudbok 2B Ändring av anläggning 2B.1 Underlag för ändring av anläggning från underlag 2B.2 Registrera ändring i anläggningsmodul 2B.3 Underlag för registrering i huvudbok 2B.4 i huvudbok 3. Utrangering/försäljning 3A.1 Beslut/underlag utrangering/försäljning Redovisning av utrangering/försäljning i anläggningsmodul/huvudbok, inkl 3A.2 omföring av reavinst/reaförlust 4. Pågående nyanläggning 4A.1 Beslut/underlag avslut/aktivering pågående nyanläggning 4A.2 Underlag för registrering i huvudbok 4A.3 Registrera aktivering i anläggningsmodul 4A.4 Registrera avslut/aktivering i huvudbok 4A.5 Stänga avslutad anläggning i anläggningsmodul 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
9 (30) Nr Processteg Anläggningsredovisning 5. Avskrivning 5.1 Ta fram rapporter för avskrivning Koncern 5.2 Avstämning FA04/Huvudbok, kvalitetskontroll huvudbok 5.3 Framställa avskrivningsförslag 5.3.1 Vid fellista meddelas användare vad som gått fel 5.3.2 Underlag för rättning av fellista 5.4 Rättningar 5.5 Framställa avskrivningsbekräftelse 5.6 Överföring till huvudbok 6. Inventering/kvalitetskontroll 6.1 Underlag för inventering/kvalitetskontroll 6.2 Inventering/kvalitetskontroll 6.3 Underlag för korrigeringar 6.4 Inventeringsprotokoll till 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
10 (30) Nr Processteg Lån Koncern 1. Underlag för ej lånefinansiering 2. Förslag låneupptag 3 Kvalitetssäkring låneupptag 3.1 Kvalitetssäkring låneupptag 3.1.2 Kvalitetssäkring låneupptag 4.1 Låneupptag 5. koncern publicerar central betalning för avräkning av nettolån 6.1 Underlag för betalning av räntor upprättas. 6.2 Amortering och räntor fördelas per anläggning eller org.enhet. 7. av omföring 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
11 (30) Nr Processteg Huvudbok Koncern 1. register 1.1 Upprätta/Utskick attestblanketter nytt år Se punkt 1.4 om attestblanketter ej upprättas årsvis. 1.2 Ange attestanter, underteckna blankett 1.3 Upprätta attestförteckning i original 1.4 Kopiera och skicka uppdaterad del av attestförteckning till vid förändringar I de fall attestblanketterna inte uppfyller krav för attestliggare. 2. Underlag för bokföring 2.A.1.1 Bokföringsorder upprättas-egna fel/enligt delegation 2.A.1.2 Bokföringsorder upprättas 2.A.2.1 Bokföringsorder attesteras-om delegation finns 2.A.2.2 Bokföringsorder attesteras och skickas till 2.A.3 kontrolleras 2.A.4 Bokföringsorder registreras 2.b.1.1 Framställa underlag för centrala inbetalningar 2.c.1.1 Framställa underlag för centrala utbetalningar 2.c.1.2 Framställa utbetalningsunderlag 2.c.1.3 Framställa utbetalningsunderlag Kan även göras av enligt delegation 2.c.2.1 Central betalning för avräkning på myndighet publiceras 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
12 (30) Nr Processteg Huvudbok 2.d.1 Lönefil läses in i Agresso 2.d.2.1 Fellista skickas eller RE underrättas 2.d.2.2 Underlag för justering Agresso upprättas () Beroende av placering av lönehantering 2.d.2.3 Underlag för justering Palasso upprättas 2.d.3 Rätta fellista Agresso 2.d.4.1 Uppdatera HB 2.d.4.2 Uppdatera Palasso-där har löner 2.d.4.3 Uppdatera Palasso 2.d.5 Avstämning HB mot Palasso 2.d.6.1 Underlag deklaration särskild löneskatt 2.d.6.2 Deklaration särskild löneskatt Upprättas varannan månad. 2.d.6.3 Upprätta utbetalningsunderlag särskild löneskatt 2.d.6.4 Registrera utbetalning särskild löneskatt 2.e.1.1 Utbetalning från kassan enligt underlag 2.e.1.2 Inbetalning till kassan 2.e.2 Upprätta bokföringsorder (kassajournal) 2.e.3 era bokföringsorder 2.e.4 Kontroll av attest på 2.e.5 Registrera bokföringsorder Koncern 2.f.1 Månadsvis periodisering 2.f.1.1 Periodisering av förutbetalda intäkter och kostnader Periodisering mha periodiseringsnycklar Underlag upprättas Utgörs normalt av en faktura Myndigheten ska kontrollera och godkänna föreslagen periodisering 1 dag innan perioden stängs. Om myndigheten inte återkommer tolkas detta som en acceptans. Vändning/återföring Sker mha periodiseringsnycklar 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
13 (30) Nr 2.f.1.2 Processteg Huvudbok Periodisering av upplupna intäkter och kostnader Underlag upprättas Vändning/återföring Koncern Samma månad som faktura skickas/erhålls görs vändning med BO från fakturans kontering mot uppbokad fordran/skuld. 2.f.1.3 Semesterlöneskuld inkl. Kåpan Etra Förändring av skuld bokförs månadsvis fr.o.m. 2009-01-01. Underlag upprättas () Beroende av placering av lönehantering semesterlöneskuld Kåpan Etra inkl. löneskatt 2.f.1.4 Retroaktiva löner inkl. Kåpan Etra Uppbokning sker via periodisk trigger, alt via bokföringsorder. Underlag avseende ändring av procentsats i trigger Trigger uppdateras med ny procentsats Månatlig körning av trigger innan period stänger Jan-maj samt juli-nov. Juni och dec, se bokslutsrutin. Trigger körs tre dagar före periodstängning. Vändning/återföring Vändning sker med en BO samma månad som utbetalning sker. Alt. Uppbokning via bokföringsorder Jan-maj samt juli-nov. Juni och dec, se bokslutsrutin Underlag upprättas Vändning/återföring Vändning sker med en BO samma månad som utbetalning sker. 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
14 (30) Nr 2.f.1.5 Processteg Pensionsskuld, uppbokning av nya beslut Underlag av nya beslut Återföring Koncern När bokföring av fakturorna sker, så sker återföring mha en transaktionstrigger samma månad. 2.f.1.6 Outnyttjade lokaler Underlag upprättas Vändning/återföring Samma månad som hyresfakturorna bokförs vänds deras kontering mot uppbokad skuld med en BO. 2.f.1.7 Uppsagd personal Underlag upprättas Vändning/återföring Samma månad som lönekostnad bokförs vänds kostnadens kontering mot uppbokad skuld med en BO. 3. Periodavslut 3.3.1 Parkera period/öppna ny 3.3.2 Avstäming i samband med periodavslut sker enligt ansvarsfördelning nedan (rubrik) 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
15 (30) Processteg Specifikation på kontonivå av ansvarsfördelning mellan kund och Tillgångar Koncern Anläggningtillgångar (ktogrp 10-12) Nollställning av 12001 och anläggningsnummer 8888 Förutsätter fullständig info i EFH beskrivningsfält. Nollställning av 1041 Gäller endast RPS Nollställning av kontogrupp 672 och 673 Kräver samverkan med kund Avstämning av AT (FA04 och Fadet) mot HB Anläggningsnot (ingår i månadsavstämningen) Avstämning nyanskaffning (ingår i månadsavstämningen) Avstämning av Agresso och eventuella sidoordnade inventariesystem Kundfordringar (eterna, inomstatliga, interna, övriga) (Ktogrp 1510,1520,1530,1563,1588) Avstämning KR mot HB Kto 1588 kräver särskild samverkan med kund Övriga fordringar Länsarbetsnämnden (kto 1531)- avstämning via specifikation Under förutsättning att får tillräckliga underlag Övriga fordringar (1532-1539)- avstämning via specifikation s ansvar innebär ansvar för utredning av differenser och att reglering sker. Detta måste dock normalt ske i samarbete med kund. Ingående moms (ktgr 154,155) Avstämning av ingående moms vid leasing av personbilar och motorcyklar Kontroll av ingående moms vid större belopp Förvärvsbeskattning Redovisning omvänd beskattning byggtjänster Omföring till redovisningskonto Rekvisition Intrastatredovisning Rapport till SCB Kräver samverkan med kund 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
16 (30) Processteg Uppbörsfordringar böter (ktgr 1562) Koncern Berör endast RPS Avstämning mot reskontra Underlag från Kiruna till Lönebalanser (ktogrp 157) Avstämning via specifikation () Beroende av placering av lönehantering Förutbetalda kostnader (kto 1612) Avstämning via specifikation Upplupna bidragsintäkter (ktogrp163) Avstämningar bidragsintäkter (ktogrp163) Ev ej månadsvis, men bevakning på rekvisition etc Avräkning med statsverket 1758 mot avräknade 12-delar Avräkning med statsverket mot AR och F&S (ingår i månadsavstämningen) Betalningsflödesrapport och underlag betalning Betalning reglering flöde Delegation till Betalningar (19-gruppen och 17 gruppen) Avstämning mot Nordea /motsvarande (ingår i månadsavstämningsfilen) Kassa (ktogrp 199) Specifikation på kontonivå av ansvarsfördelnig mellan kund och Skulder 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
17 (30) Processteg Leverantörsskulder (interna, inomstatliga, eterna, övriga) (ktogrp 255,256,258,269) Avstämning LR mot HB Koncern Kund Arbetsgivaravgifter/SPÅ (kto 2562-2567) Avstämning mot Palasso (ev nollställt= motsvarande skuld i lev) Kräver underlag från Palasso- kan då sköta avstämning oavsett placering Kåpan, Särskild löneskatt KÅPAN, Trygghetsstift, IÅP (ktogrp 2568) Ingår i månadsavstämingen Övriga inomstatliga skulder (kto 2569) Avstämning via specifikation s ansvar innebär utredning av differenser och att reglering sker. Detta måste dock normalt ske i samarbete med kund. Utgående moms (ktogrp 257) Avstämning momsavstämningsrapport Omföring till redovisningskonto Underlag deklaration Deklaration Intrastatredovisning Rapport till SCB Kräver samverkan med kund Personalens källskatt (kto 2591-2592) Avstämning mot Palasso (ev nollställt= motsvarande skuld i lev) Nettolön, (kto 2593-2594) Avstämning att reglering skett innevarande period. Kräver underlag från Palasso- kan då sköta avstämning oavsett placering Lönebalanser (kto 2595, ktogrp 261) Avstämning via specifikation () Beroende av placering lönehantering 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
18 (30) Processteg Brottsofferfonden (kto 2596) Koncern Berör endast RPS Avstämning mot reskontra Underlag från Kiruna till Specifikation på kontonivå av ansvarsfördelnig mellan kund användareoch Övriga fonder (kto 2597) Avstämning via specifikation s ansvar innebär för utredning differenser och att reglering sker. Detta måste dock normalt ske i samarbete med kund. Övriga skulder (kto 2599) Avstämning via specifikation s ansvar innebär för utredning differenser och att reglering sker. Detta måste dock normalt ske i samarbete med kund. Övriga skulder böter (kto 25992-25993) Berör endast RPS Avstämning mot reskontra Underlag från Kiruna till Skuld finansiell leasing (kto 262) Avstämning mot anläggningstillgångar Förskott böter (ktogrp 2633) Avstämning mot reskontra på RPS Underlag från Kiruna till Avstämning av kontot för alla myndigheter utom RPS Inbetalningar under utredning (kto 2670) s ansvar innebär för utredning differenser och att reglering sker. Detta måste dock normalt ske i samarbete med kund. Inbetalningar under utredning böter (kto 2672) Berör endast RPS Avstämning mot reskontra Underlag från Kiruna till Avräkningskonton (Kto.grp 268) Berör endast finansföretag Oförbrukade bidragsintäkter (ktogrp 273) Ev ej månadsvis, men bevakning på avslut etc 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
19 (30) Processteg Upplupna kostnader (kto 2710, 2712, 2716, 2750, 2752, 2756, 2757) Avstämning för semesterlöneskuld inkl Kåpan etra avstäms mot listor från Palasso. Avstämning av retroaktiv lön avser kontroll att ev vändning är gjord. Koncern Ansvar för vändning av retroaktiv lön vid utbetalning ligger på kund. Förutbetalda intäkter (kto 2775) Avstämning via specifikation Felkonto (299) Nollställning s ansvar innebär för utredning differenser och att reglering sker. Detta måste dock normalt ske i samarbete med kund. RESULTATRÄKNING MM Årets kapitalförändring (ingår i månadsavstämning) SPÅ-avgifter mot resultatkonton Kräver underlag från Agresso/Palasso SPÅ-avgifter mot Palasso Avstämning görs av, information skickas ut till kund som eventuellt tar beslut om ändrad procentsats. Upp/förutbet bidrag mot resultatkonton (ingår i månadsavstämning) Motpartsavstämning för intäkter och kostnader Pensionskostnader (kto 4650-4651) Konto 9999 nollställt Avstämning automatkonteringar Särskild Agresso-rapport Avstämning anslagsavräkning Särskild Agresso-rapport 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
20 (30) Processteg 3.3.2.1 Underlag för avstämning Se rutinbeskrivning 3.3.2.2 Underlag för avstämning Se rutinbeskrivning 3.3.3.1 Utföra månadsavstämning Se rutinbeskrivning 3.3.3.2 Utföra månadsavstämning Se rutinbeskrivning 3.3.3.3 Utföra månadsavstämning Se rutinbeskrivning Underlag för omföring/utbet/rekv/deklaration, för ingående och utgående 3.3.4.1 moms samt för avstämning av statsverket 3.3.4.2 Underlag för omföring/utbet, med anledning av 4.3.3.2 3.3.5 Registrera omföring 3.3.6 Stäng period Koncern 4. Minibokslut Avstäming i samband med minibokslut sker enligt ansvarsfördelning nedan 4.1 (rubrik) Tillgångar Förskott avseende materiella anläggningstillgångar (kto 12941) Varulager (kto 1410) Förskott till leverantörer (kto 1482) Omklassificeringar kundfordringar (kto 15101, 15201, 15301, 15631) Värdereglering kundfordringar (kto 1519, 1538, 1539, 1589, 15632) Avstämning mot rapporter för befarade kundförluster via specifikation Utförs av efter perioderna mars, maj, september och november. Om inget annat anges görs avstämning via specifikation. Ingående mervärdesskatt (kto 1541-1548, 1550) Omföring och rekvisition görs månadsvis. Avstämning mot upprättad rekvisition Övriga fordringar (kto 1580, 1588) Kto 1588 kräver särskild samverkan med kund Anläggningstillgångar lämnade till försäljning (kto 1590) 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
21 (30) Processteg Förutbetalda kostnader (kto 1611, 1613, 1618, 1619) Kto 1612 stäms av månadsvis. Koncern Upplupna bidragsintäkter (kto 1631, 1632) Ansvar för bevakning av rekvisition och avslut ligger på kund. Upplupna intäkter (kto.grp 167) Koncerneliminering (kto 1699, 2799) Ansvar för månadsvis vändning av upplupna intäkter ligger på kund, se punkt 2.f.1.2. Behållning räntekonto (kto 1910) Enskilda 19-konto för in- och utbetalningar stäms av månadsvis. Avstämning mot månadsrapporter från bankerna Kassa vid bokslut (kto 1992) Skulder Statskapital (kto 2012) Avstämning mot AT (kto 1290, 1291) samt beredskapstillgångar för RPS (kto 128*) Avsättningar (kto 2210, 2211, 2250) Ansvar för månadsvis vändning ligger på kund, se punkt 2.f.1.6 och 2.f.1.7. Lån i Riksgäldskontoret (kto.grp 251) Trygghetsstiftelsel (kto 25686) Utgående mervärdesskatt (kto 2575-2579) Omföring och deklaration görs månadsvis. Omklassificering leverantörsskulder (kto 25501, 25601, 25811, 25831, 26901) Interimskonton leverantörsskulder (kto 25508, 25608, 25818, 25838, 26908) 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
22 (30) Processteg Leverantörsskulder avseende investeringar (kto 2582) Koncern Leverantörsskulder, kursdifferenser (kto 25832) Depositioner (kto 2632, 2634) Förskott uppdragsgivare (kto 2641, 2642) Diverse avräkningskonton (kto.grp 268) Berör endast finansföretaget. Görs även månadsvis. Upplupna kostnader (kto 2711, 2713, 2715, 2722, 2723, 2728, 2729, 2751, 2753, 2755) Ansvar för månadsvis vändning av övriga upplupna kostnader ligger på kund, se punkt 2.f.1.2. Oförbrukade bidrag (kto 2731, 2732) Ansvar för bevakning av rekvisition och avslut ligger på kund. Förutbetalda intäkter (kto 2774) Förändring av pensionsavsättning inkl särskild löneskatt (kto 4658, 4659) 4.2 Underlag för justering/omföring med anledning av 4.1 4.3 Registrera omföring 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
23 (30) Processteg Bokslut Bokslut Koncern Nr 1 Ta fram/distribuera bokslutsanvisningar Specifikation på kontonivå av ansvarsfördelningen mellan kund och 1.1 Upplupen ränta på lån och behållning hos RGK Underlag Principer för ev. fördelning från kund () Om krävs delegation Vändning/återföring 1.2 Pensionsskuld Underlag Komplettera underlag () Beroende av placering av pensionshantering. Principer för ev. fördelning från kund 1.3 Semesterlöneskuld, upplupna löner, upplupen övertid inkl. Kåpan Etra Underlag Palasso () Beroende av placering lönehantering. Detta underlag till. Underlag (Ecel) semesterlöneskuld, upplupna löner, upplupen övertid Principer för ev. fördelning från kund Kåpan Etra inkl. löneskatt 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
24 (30) Processteg Bokslut Nr 1.4 Retroaktiva löner inkl. Kåpan Etra Koncern Underlag Procentsatser, avtalsperiod, berörd personalkategori. bokför förändring mot redan bokförd skuld. 1.5 Förutbetalda kostnader Vändning/återföring Vändning sker med en BO samma månad som utbetalning sker. Underlag upprättas Utgörs normalt av faktura. Myndigheten ska kontrollera och godkänna föreslagen periodisering 1 dag innan perioden stängs. Om myndigheten inte återkommer tolkas detta som en acceptans. Kvalitetskontroll Allt som ska periodiseras och att inget annat är periodiserat. Beloppsgränser enligt bokslutsanvisningar. Vändning/återföring Sker mha periodiseringsnyckel. 1.6 Upplupna kostnader Underlag Kvalitetskontroll Vändning/återföring Allt som ska periodiseras och att inget annat är periodiserat. Kräver samverkan med kund Samma månad som faktura erhålls görs vändning från fakturans kontering mot uppbokad skuld med en BO. 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
25 (30) Processteg Bokslut Nr 1.7 Förutbetalda intäkter Underlag Kvalitetskontroll Vändning/återföring Koncern Allt som ska periodiseras och inget annat är periodiserat. Kräver samverkan med kund 1.8 Upplupna intäkter Underlag Kvalitetskontroll Vändning/återföring Allt som ska periodiseras och inget annat är periodiserat. Kräver samverkan med kund Samma månad som faktura skickas görs vändning från fakturans kontering mot uppbokad fordran med en BO. 1.9 Befarade kundförluster Underlag () Om - kräver delegation Vändning/återföring 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
26 (30) Processteg Bokslut Nr 1.10 Varulager förändring Inventeringsunderlag Koncern 1.11 Uppsagd personal/uppsagda lokaler Underlag Vändning/återföring Löpande kostnader förs efter bokföring om mot uppbokad skuld med en BO. 1.12 Värdering av skulder/fordringar i utländsk valuta Underlag () Om - kräver delegation Vändning/återföring 1.13 Omklassificering leverantörsskulder avseende investeringar Underlag 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
27 (30) Processteg Bokslut Nr 1.14 Omklassificering leverantörsskulder/kundfordringar inomstat/utomstat/ki Underlag Vändning/återföring Koncern 1.15 Omklassificering eterna medel Identifiera pågående projekt Identifiera vilka projekt som är pågående. Underlag Vändning/återföring 1.16 Värdering av eterna medel Underlag Återbetalning, avslut etc /Utbetalningsunderlag Kund upprättar projektavstämningsblanketterna 1.17 Periodisering enl inventeringsprotokoll (konto 1992) Underlag Inventeringsprotokoll Vändning/återföring 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
28 (30) Nr Processteg Bokslut 1.18 Avstämning av koncerninterna mellanhavanden, fordringar och skulder Underlag för avstämning Koncern Utreda eventuella differenser Kräver samverkan med kund. /Utbetalningsunderlag för justering/rättning () Om - kräver delegation 1.19 Analyser av balanskonton Identifiera avvikelser per skod, (Balanskonto) Analysera orsaker till avvikelser Uppdelning är gjord för vem som analyserar vad 1.20 Intygande av värde på anläggningstillgångar Inkluderar bilagor avseende inventering. Underlag Underlag skickas ut från till polismyndighet.m.fl. för eventuell justering/rättning av ev BO av ev BO av värdet på totala anläggningstillgångarna 1.1.1 Värdering/Klassificering/periodisering- enligt ansvarsfördelning Se rutinbeskrivingar 1.1.2 Värdering/Klassificering/periodisering- enligt ansvarsfördelning Se rutinbeskrivingar 1.2.1 Upprätta underlag för registrering enligt 1.1.1 Se rutinbeskrivingar 1.2.2 Upprätta underlag för registrering enligt 1.1.2 Se rutinbeskrivingar 2-3 /avstämning se process HB Huvudboksprocess 4.1.1 Upprätta specifikationer enligt ansvarsfördelning punkt 1.1.1 Se rutinbeskrivingar Upprätta specifikationer enligt ansvarsfördelning punkt 1.1.2, Skickas till 4.1.2 Se rutinbeskrivingar 5 Sammanställa bokslutspärmar 6 Undertecknar/fastställer bokslut 7 Bokslut till koncern 8 Kopia av digitala bokslutsflikar skickas ut till resp. myndighet 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
29 (30) Processteg Årskiftesrutiner Nr 1.1 Ta fram och skicka ut anvisningar för årsskiftesrutiner (bokslutsanvisningar/agresso anvisningar) 1.2 Uppdatera fasta register avseende verposter, verserier, perioder i Agresso Koncern 2.1 Skicka ut anvisningar för registrering/överföringar av IB 2.2 Ta fram underlag för registrering/överföring av IB 2.3 Registrera/överföra ingående balanser Kontrollera underlaget med avseende på gamla konton/objekt som är stängda, samt vid behov skicka till användaren för fördelning 2.4 (org/projekt/spec) 2.5 Skapar vid behov underlag för fördelning av ingående balanser på objektkoder 2.6 Upprätta ev BO för omföring av objektkoder i ingående balans 2.7 Registrera ev omföring av ingående balans 2.8 Stämma av ingående balanser mot utgående balanser 3.1 Skapa underlag/bokföringsorder och attesterar återföring av bokslutstransaktioner(periodiseringar, klassificeringar, värdering, årets kaptital/ statskapital, mm). Skickas vid behov till kund för fördelning. Om - kräver delegation 3.2 Skapa vid behov underlag för fördelning 3.3 Registrera vändningar av bokslutstransaktioner 4.1 Fördela anslagsmedel (kan även ske löpande) 4.2 Skapa vid behov underlag för fördelning av ingående överföringsbelopp och anslagstilldelningen/förändrad anslagstilldelning i Agresso Registrera ingående överföringsbelopp och anslagstilldelning/förändrad 4.3 anslagstilldelning i Agresso. 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00
30 (30) Processteg Systemadministration Agresso Koncern 1. Registervård 1.1.1 Underlag avseende generella ändringar kodplan 1.1.2 Beslut/upprätta underlag ny/ändrad behörighet Agresso 1.1.3 Underlag ändringar objektplan 1.2.1 Behörighetsregistret Agresso uppdateras 1.2.2 Kodplan i Agresso uppdateras 1.3 Eport av kodplan till Palasso 2010 ver 1.0.ls/ Blad1 01.00