Pandemiplan för polismyndigheten i Södermanland

1 (9) Datum 2009-08-17 Dnr AA-201-9797/09 Pandemiplan för polismyndigheten i Södermanland 1 Inledning Socialstyrelsen har i samråd med smittskyddsläkarna och Smittskyddsinstitutet beslutat att ändra den svenska strategin för hanteringen av den nya influensan, influensa A(H1N1) som fortsätter att sprida sig i världen och även i Sverige. Det är inte längre rimligt att lägga resurserna på att försöka förhindra spridningen i landet utan dessa måste koncentreras på att minska effekterna av pandemin. Aktörer som ansvarar för samhällsviktiga verksamheter, bl. a. Polisen, ska planera för att verksamheten kan upprätthållas på en tillräcklig nivå, även vid situationer när många medarbetare är sjuka eller av andra skäl inte kan vara på arbetet. Denna pandemiplan för polismyndigheten i Södermanland, behandlar arbetet med förebyggande hantering av en kommande pandemi och prioriteringar av verksamheten. Den syftar i första hand till att så långt möjligt mildra effekterna av pandemin, för att säkerställa polismyndighetens uppdrag. Respektive polisområde/enhet inom polismyndigheten ska, i samverkan med berörd personal utarbeta detaljerade planer för att säkra en fortlöpande verksamhet, för att så långt möjligt kunna genomföra de uppdrag som åligger polisområdet/enheten. 1.1 Beslut från RPS Enligt beslutsprotokoll 117/09 (PoA 321-4312/09) har Rikspolisstyrelsen beslutat uppdra till Rikskriminalpolisen att följa utvecklingen av influensapandemin. Rikspolischefen beslutade den 24 juli 2009 att den nya influensan ska klassas som en särskild händelse. Chef för kommenderingen är Ulrika Herbst (avdelningschef på polisavdelningen, Rikspolisstyrelsen). Med anledning av ovanstående beslut åligger det respektive polismyndighet att påbörja en pandemiplanering för att säkerställa verksamhetsbehovet. 1.2 Beslut i polismyndigheten Södermanland Polismyndigheten i Södermanland uppdrog till kom. Lasse Wennholm, 10 juni 2009, att starta en planeringsstab inom myndigheten. Uppdraget syftar till att ta fram en plan för hur myndigheten kan säkerställa verksamheten dels om Postadress Box 348 631 05 Eskilstuna Org.nr 202100-0076 Besöksadress Nygatan 4 Eskilstuna Telefon 114 14 Telefax 016-14 19 60 E-post polismyndigheten.sodermanland@polisen.se www.sodermanland.polisen.se

2 15 % av personalen är hemma p.g.a. sjukdom under 6-8 veckor och dels om 50 % av personalen är hemma under två veckor. Uppdraget ska genomföras i god samverkan med samtliga fackliga organisationer och huvudskyddsombudet. Redovisning av uppdraget ska ske till myndighetens ledning, dels som en delredovisning den 17 augusti 2009 och dels som en slutredovisning den 2 september 2009. 2 Personalförsörjning Vid en pandemi kan personalläget bli kritiskt och det kan vara svårt att få fram personal till verksamheter som måste fungera varje dag. Polisområde/enhet ska därför identifiera vilken verksamhet som måste prioriteras. Denna identifiering ska ske genom att en riskbedömning genomförs på respektive polisområde/enhet. Riskbedömning lämnas därefter till pandemi staben, som har föredragning till polismyndighetsledningen för beslut om vilken prioritering som ska ske i myndighetens verksamhet. T ex : LKC, Yttre verksamheten, hanteringen av frihetsberövade, gränskontroll verksamheten, övergripande verksamhets- och resursplanering, lönehantering, serviceverksamheten, lokalvården, datasystemen mm. I bilagorna till denna plan finns mall av polismyndighets riskbedömning, som hittas på Intrapolis/Arbetsstöd & regelverk/sök dokument/blanketter och mallar/uppföljningsmall, del A. 2.1 Förändring av arbetsuppgifter I de fall, när en eventuell sjukdomsfrånvaro är som störst, kan anställda inom polismyndigheten Södermanland få fullgöra andra arbetsuppgifter än de ordinarie, genom omfördelning till prioriterad verksamhet. Detta gäller både inom den polisiära och civila verksamheten. 2.2 Riskgrupper Socialstyrelsen har identifierat nedanstående grupper såsom särskilt utsatta vid en influensapandemi. Personer som lider av: kronisk lungsjukdom kronisk hjärt-kärlsjukdom svårinställd diabetes nedsatt immunförsvar (ärftliga immundefekter, pågående behandling, leukemi mm.) neuromuskulära sjukdomar HIV gravida barn med vissa kroniska sjukdomar och utvecklingsstörningar barn under två år Den, som tillhör någon av dessa riskgrupper bör ta kontakt med sjukvårdsrådgivningen på tfn 1177 alternativt egen vårdcentral eller behandlande läkare för rådgivning.

3 3 Polismyndigheten gemensamt För att kunna genomföra uppdraget trots stor sjukfrånvaro kan det komma att krävas en omfattande omfördelning av resurser inom polismyndigheten. Detta innebär att ansvariga chefer i myndigheten behöver se över hur personal kan säkerställas för kritiska funktioner inom verksamheten. Därför behöver följande alternativ diskuteras efter genomgång av polisområdenas/enheternas nödvändiga verksamhet och aktuella personalsituation. Behovet av utbildning av fler personer som kan hantera de nödvändiga uppgifterna inom respektive polisområde/enhet. Behov av avtal med nyligen pensionerad personal som med kort varsel skulle kunna bli visstidsanställda. Behov av avtal om tillfällig visstidsanställning gällande extern kompetens från t ex bemanningsbolag. Övriga behov för att kunna upprätthålla nödvändig verksamhet i myndigheten. 3.1 Polisområdenas/Enheternas åtaganden För att kunna hantera polismyndighetens nödvändiga verksamhetsbehov uppdras respektive polisområdes/enhetschef att upprätta en aktuell verksamhetsprioritering och bemanningslista över sin område/enhet. I denna lista ska det framgå: Vilka nödvändiga verksamhetsområden finns inom aktuell polisområde/enhet. Vilken personal har den nödvändiga kompetensen för att kunna upprätthålla aktuellt verksamhetsområde. Vilken personal kan ersätta viktiga funktioner, i händelse av frånvaro från ordinarie personal. Vilken nödvändig utbildning behöver genomföras för att säkerställa aktuellt verksamhetsområde. Då respektive polisområde/enhet är klar med verksamhetsprioriteringen och bemanningslistan, ska övergripande information inges till polismyndighetens pandemi stab. Staben kommer därefter att sammanställa underlag för eventuella beslut till myndighetsledningen. 3.2 Samverkan Utarbetande av riskbedömning, planer och prioriteringar ska ske i samverkan med lokala fack och/eller skyddsombud. I myndighetens pandemi stab sker därefter samverkan med lokala fackordföranden och huvudskyddsombudet.

4 3.3 Rutiner i verksamheten I uppdraget gällande nödvändig verksamhet ingår att skapa tydliga rutiner (rutiner som innebär att man beskriver när något ska göras, vad som ska göras och vem som ska göra vad). Rutinerna ska utformas i nära samverkan med lokala skyddsombud och bör i så stor utsträckning som möjligt följa de normala rutinerna och ansvarsförhållanden som finns inom myndigheten. 3.3.1 Förebyggande av smitta i respektive polisområde/enhet Respektive polisområde/enhet uppdras att: Se till att arbetstagarna har tillräcklig information om smittriskerna och hur de kan förebyggas, till exempel genom att följa de nationella råden om handhygien och städning av utrymmen där risk för smitta kan uppstå. Att förbereda och inventera riskområden i verksamheten för att förhindra smittspridning om smitta skulle uppstå. T ex lokaliteter och fordon. Se till att personalen känner till vart de ska vända sig om de skulle få symptom på att de har blivit smittade. Uppmana personal att stanna hemma om de känner symptom av influensa. 3.3.2 Vid utbrott av influensa i myndigheten där många blir sjuka. Undvik fysiska möten, försök att ersätta dem med andra former av möten som telefonmöten, videokonferens eller sprid information via intranät och e-post. Om det är möjligt, låt personalen arbeta hemifrån. Förbered tekniska och praktiska arrangemang för detta. Där personliga kontakter är nödvändiga, försök begränsa antalet kontakter till absolut nödvändiga. Om möjligt undvik att handhälsa. 3.3.3 Beredskap på arbetsplatsen Respektive polisområde/enhet ska ha beredskap och rutiner för att omhänderta personal som insjuknar på arbetsplatsen. Rutinerna kan t ex handla om: Vem kontaktar anhöriga vid behov? Vem ansvarar för transporter, om den sjuke behöver stöd för att ta sig hem? Vem ansvarar för information och vilka behöver särskilt informeras? Vem håller kontakt med sjukskrivna?

5 3.4 Myndighetens ledning Myndighetens ledning beslutar efter föredragning från pandemi staben - om ambitionsnivåer i form av: Vad kan inte avbrytas, vilken nödvändig verksamhet måste upprätthållas? Acceptabla avbrottstider, hur länge får viss verksamhet vara utslagen? Uthållighet, hur länge bör en verksamhet kunna hantera sin egen försörjning innan andra alternativ ska övervägas, t ex visstidsanställning, mm? Befogenheter, vilka beslut kan respektive ansvarig chef själv fatta, förutom den normala delegationen, och vilka beslut fattas av myndighetens ledning? Ansvar, vem har ansvar för vad i de olika processerna, ifall myndigheten beslutar om att pandemin ska klassas som särskild händelse? 3.5 Polisområdenas/Enheternas arbete Förteckning av respektive polisområdes/enhets genomförda riskbedömningar och förslag till prioriteringar, kompletteras kontinuerligt genom stabens försorg och infogas som bilagor till detta dokument. Detta för att dokumentet ska hållas uppdaterad över tid. 4 Särskild händelse 4.1 Stab Beslutar myndighetens ledning att den nya influensan och dess spridning i myndigheten ska hanteras som en särskild händelse, ska polismyndigheten tillämpa stabsarbete enligt särskild rutin. Stabens uthållighet och personalförsörjning ska prioriteras, för att inte myndighetens ledningsstöd ska bli utslagna vid stor smittspridning. 4.2 Enheten för stöd och styrning Enheten ska I samverkan med informationsenheten fortlöpande informera om förebyggande smittskydd, smittläget, sjukdomsutfallet, medicinering m.m. säkerställa myndighetens löne- och ekonomihantering. Övriga uppdrag enligt genomförd riskbedömning.

6 4.3 Informationsenheten Enheten ska Ansvara för intern/extern information för polismyndigheten. Enheten ska därför planera för personella resurser med lång uthållighet. Samverka med andra informationsenheter i länet och mot RPS för att rätt information och korrekt bild av läget förmedlas till personal, allmänhet och samverkanspartners. Se till att myndighetens Intrapolis nyhetssidor hålls uppdaterade samt att informationen ligger kvar till dess förutsättningarna ändras eller nyare information tillförs. Övriga uppdrag enligt genomförd riskbedömning. 4.4 Serviceenheten Enheten ska Enheten ska se till att förutsättningar till god handhygien inom myndigheten upprätthålls. Vidare ska enheten tillse att rutiner för lokalvården är uppdaterade gällande åtgärder som ska vidtas för att minska smittspridning. Enheten ska identifiera områden som ska prioriteras för att säkerställa serviceverksamheten vid hög sjukfrånvaro. Övriga uppdrag enligt genomförd riskbedömning. 4.5 Lokala PVIT Enheten ska Identifiera vilken egen verksamhet som ska prioriteras. Säkerställa att myndighetens lokala IT verksamhet fungerar, samt i görligaste mån skapa förutsättningar så att IT-system kan hanteras på distans. (MoBasa) Övriga uppdrag enligt genomförd riskbedömning.

7 5 Generellt beträffande personligt skydd 5.1 Förebyggande arbete Arbetsgivaren ansvarar för att vidta åtgärder för att bland annat förebygga ohälsa. Arbetsmiljöarbetet ska utföras av arbetsgivaren i nära samverkan med skyddsombud och arbetstagarna. 5.1.1 Riskbedömning Respektive polisområde/enhet ska genomföra en riskbedömning i enlighet med kraven i arbetsmiljölagstiftningen. Lokala skyddsombud ska medverka i denna analys, som redovisas skriftligen till polismyndighetens pandemi stab, där huvudskyddsombudet ingår. Metodstöd för riskanalys finns på Intrapolis: Intrapolis/Arbetsstöd & regelverk/sök dokument/blanketter och mallar/uppföljningsmall, del A. 5.1.2 Enskilds ansvar vid utbredd smitta Det är viktigt att var och en tar ansvar för att undvika att bli smittad eller att smitta andra. Det viktigaste är att den som är sjuk undviker att träffa andra. Tvätta händerna med tvål och varmt vatten. På toaletter och i kök ska det finnas alcogel och pappershanddukar. Ta del av myndighetens pandemi information. Undvik personliga möten och använd i första hand tekniska hjälpmedel som t.ex. telefon, videokonferensanläggningar, Intrapolis och GroupWise/E-post. Medarbetare som misstänker att de smittats av influensan, men inte blivit svårt sjuka bör hålla sig hemma och eventuellt vända sig till sjukvårdsupplysningen för att få råd. 5.2 Företagshälsovård Polismyndigheten följer kontinuerligt utvecklingen och samverkar med Previa, ifall behov skulle uppstå att nyttja deras tjänster med anledning av influensan. 5.3 Vaccination och medicinering Landstingets smittskyddsenhet svarar för fördelning av vaccin och information om detta till samtliga bosatta i länet. De ansvarar också för kallelse till vaccination. Ifall beslut fattas om prioriterad vaccinering för polisen, kommer RPS att fatta beslut om hur vaccinering och profylaktiska läkemedel ska prioriteras inom polisväsendet.

8 5.4 Distansarbete/arbete från hemmet Personal som kan fullgöra sina arbetsuppgifter på distans bör erbjudas möjlighet till detta för att undvika smitta om den börjar spridas inom myndigheten. 5.5 Förskola/skola Kommunerna kommer att hålla förskolor och skolor öppna i största möjliga utsträckning i syfte att bereda de som är friska, möjlighet att gå till sina skolor respektive arbeten. Om situationen förvärras så att förskolor och skolor tvingas stänga, bör myndigheten samverka med RPS gällande diskussioner om hur barnomsorgsfrågan kan lösas i särskild ordning för nödvändiga personalkategorier. 5.6 Rutiner vid sjukanmälan Vid sjukfrånvaro gäller de vanliga rutinerna. Närmaste chef ska kontakta den som är frånvarande p.g.a. sjukdom, för att följa upp medarbetarens hälsoläge. Polismyndighetens planeringskoordinator och operativa planerare ska varje vecka följa upp aktuellt personalläge. Detta ska redovisas till myndighetens OLG (operativa ledningsgrupp) alternativt vid beslut om särskild händelse till polismyndighetens pandemi stab. 5.6.1 Om anhörig blir sjuk Det kan antas att föräldrar kan komma att behöva vara hemma i ökad utsträckning för vård av barn. För att kunna ta hand om sjuka eller friska barn i fall barnomsorg och skola har stängt, bör man underlätta för personalen att möjliggöra arbete hemifrån eller se över om arbetstiderna kan göras mer flexibla. Det är därför viktigt för den som har arbetsgivaransvar att ta hänsyn till dessa faktorer och försöka tillmötesgå behoven, så långt som möjligt med hänsyn taget till det nödvändiga verksamhetsbehovet. Vid behov ska koordination och samverkan i dessa frågor ske till myndighetens pandemi stab som presenterar förslag till myndighetsledningen för beslut. 5.7 Arbetsskada/tillbud Bara vissa typer av smitta (såvida de inte tillkommit genom olycksfall, exempelvis stick av en kanyl, insektsbett- eller stick, som orsakar malaria eller TBE, etc.) kan räknas som arbetsskada. Det kan röra sig om exempelvis gulsot, salmonella, tuberkulos, stelkramp och difteri. Normalt räknas inte influensa som arbetsskada. Aktuellt virus kommer således inte, i sin nuvarande form, att räknas som en ersättningsbar arbetssjukdom. Det kan även vara svårt att fastställa den exakta smittotidpunkten och i samband med vilken händelse eller arbetsuppgift, som smittan kan ha överförts. Däremot kan det finnas anledning att en gemensam tillbudsanmälan upprättas, om ett polisområde/enhet eller motsvarande skulle drabbas av en större frånvaro, p.g.a. influensa smitta.

9 Nationella riktlinjer i anledning av avsnitt 5.7 kan komma att ges ut av HRavdelningen på RPS. 6 Uppdatering av denna plan Pandemiplanen ska kontinuerligt uppdateras genom stabens försorg och vid behov redovisas till myndighetsledningen för eventuella beslut. 6.1 Riskbedömning Riskbedömning ska genomföras enligt myndighetens mall gällande Systematiskt arbetsmiljöarbete-riskinventering/bedömning/handlingsplan, del A, Polismyndigheten i Södermanland, som bifogas 6.2 Övriga bilagor Genomförda riskbedömningar och övrig nödvändig material numreras och sammanställs, varefter det bifogas denna plan. Justeras Torbjörn Johansson Polismästare Föredragande Lasse Wennholm Kommissarie