Genomförda granskningsprojekt under tiden 2008-2014 Datum 1 december 2014 Till Revisionen Från Anders Pålhed 1 Granskning av det olycksförebyggande arbetet (LSO) (rapport 2008-04-21) 1.1 Granskningens omfattning Revisionen i har givit Ernst & Young i uppdrag att närmare granska ändamålsenligheten i det olycksförebyggande arbetet. Den övergripande revisionsfrågan som skall besvaras är: bedrivs den olycksförebyggande verksamheten ändamålsenligt och effektivt? Granskningen avgränsas till Hallsberg och Örebro kommun samt Nerikes Brandkår. Följande nämnder ingår i kommunerna: kommunstyrelse, socialnämnd (som omfattar äldreomsorg), barn- och utbildningsnämnd (motsvarande) och kultur- och fritidsnämnd (motsvarande). 1.2 Slutsats Resultatet av granskningen visar att bedriver det olycksförebyggande arbetet på ett tillräckligt ändamålsenligt sätt. Det finns handlingsplan, upparbetade kanaler för samverkan med kommunerna och tydliga ansvarsgränser i de frågor som rör det olycksförebyggande arbete som har huvudansvaret för: räddning och brand. Nerikes Brandkår genomför tillsyn i den utsträckning som svarar mot bedömda behov och kommunernas personal utbildas återkommande i berörda utbildningar. Det finns system och rutiner inom för uppföljning av den löpande verksamheten och direktionen har också ett tydligt program för sin internkontroll. I kommunerna finns en utvecklad intern organisation inom nämnderna för hantering av de förebyggande räddnings- och brandinsatserna. Till det finns egna handlingsprogram, checklistor, rutinbeskrivningar och ansvarsområden för funktioner. De kommuner som ingår i granskningen ger samfällt uttryck för att samverkan fungerar bra med i dessa delar. Medlem i Ernst & Young Global Limited
1.3 Förbättringsförslag Granskningen indikerar ändå att övrigt förebyggande olycksfallsarbete, där kommunen har initiativet, behöver utvecklas. Detta är emellertid inte primärt ett ansvar för. 2 Granskning av nyckelhantering (rapport 2008-12-05) 2.1 Granskningens omfattning I revisionsplaneringen för år 2008 har revisionen bedömt att hanteringen av externa nycklar är ett område med hög risk och väsentlighet. Revisionen i har därför givit Ernst & Young i uppdrag att granska om har etablerade och tillräckliga rutiner för att säkerställa en säker hantering av externa nycklar. Granskningen har utförts genom intervju med den ansvarige, Magnus Bern brandingenjör. Rutinerna har dokumenterats och granskats på plats i Örebro. Befintliga styrdokument mm har lästs och bedömts. Då ansvaret för nyckelhanteringen för närvarande åligger Magnus Bern avseende hela förbundet har granskningen utförts enbart genom besök på stationen i Örebro. De frågeställningar som avser övriga stationer har endast diskuterats med honom. 2.2 Slutsats Sammantaget bedömer vi att det finns goda förutsättningar för en tillräckligt bra hantering av externa nycklar främst på stationerna i Örebro och Byrsta. I dagsläget finns en hantering på dessa stationer som, enligt vår granskning, i praktiken fungerar på ett tillfredsställande sätt även om den nuvarande instruktionen inte följts fullt ut främst avseende kontroll och dokumentation av detta. Man kan säga att det saknas ett fullvärdigt kvalitetssystem avseende nyckelhanteringen. På de övriga stationerna behöver, förutom att upprätta samma kvalitetssystem som beskrivits ovan, den fysiska säkerheten stärkas. 2 (13)
2.3 Förbättringsförslag Ett komplett kvalitetssystem bygger på att det finns skriftliga fulltäckande instruktioner och policys som är väl kommunicerade med all inblandad personal samt lätt åtkomlig för alla vid alla tidpunkter. I ett sådant system finns också beskrivet hur kontroll ska utföras och dokumenteras samt rapporteras och följas upp. Har man ett sådant fungerande kvalitetssystem så kan man alltid styrka att man fullgjort alla åtgärder som beslutats vilket kan användas gentemot tredje man som eventuellt har synpunkter på det sätt nyckelhanteringen hanterats. Först då har man förutsättningar att vidhålla det man anger i depositionsbeviset, d.v.s. att man utfört sin uppgift på ett godtagbart sätt. På de övriga stationerna behöver, förutom att upprätta samma kvalitetssystem som beskrivits ovan, den fysiska säkerheten stärkas. Det kan ske på plats på stationerna eller genom att genomföra de förslag om hantering av nycklar som diskuterats av Verksamhetsrådet. För att ha full egen kontroll över nyckelhanteringen och de ansvarsfrågor som följer med detta rekommenderar vi att endast s egna depositionsbevis används. Om kundernas motsvarande handling används gäller kanske andra villkor för vilket kvalitetssystemets inte har full täckning. Vi rekommenderar också att arkivering av den skriftliga dokumentationen avseende nyckelhanteringen (densamma som för automatlarmsavtalen) sker i brandsäkert arkiv. Alternativt kan dokumenten inskannas i digitalt format och lagras i de normala IT-systemen. 3 Förstudie diarieföring av allmänna handlingar (rapport 2009-06-04) 3.1 Granskningens omfattning Revisionen i kommunalförbundet har uppdragit åt Ernst & Young att närmare granska hanteringen av inkommande handlingar och om diarieföring sker på lämpligt sätt. Den fråga som skall besvaras är: Hur ändamålsenlig är hanteringen av inkommande handlingar och hur diarieförs dessa? 3.2 Slutsats Allmänt konstateras att det finns en tillfredsställande ordning men att vissa förbättringar kan övervägas. Det saknas rutiner kring diarieföring av e-post. Det saknas rutiner för strukturerad uppföljning av ärendehantering. Det finns en viss osäkerhet bland den närmast berörda personalen som arbetar och ansvara för dessa frågor om vad den gällande lagstiftning säger. 3 (13)
3.3 Förbättringsförslag Avseende brist på rutiner kring diarieföring samt strukturerad uppföljning av ärendehanteringen bör förbättringar genomföras. Den personal som ska hantera dessa frågor bör vara utbildad i gällande lagstiftning i tillräcklig omfattning för att undvika osäkerhet om vad diarieföring av allmänna handlingar innebär. 4 Granskning av riktlinjer och rutiner för hantering av akuta omvärldssituationer (rapport 2009-12-14) 4.1 Granskningens omfattning Revisionen har uppdragit åt Ernst & Young att genomföra en granskning av riktlinjer och rutiner för hantering av akuta omvärldssituationer. Den omedelbara anledningen är att brandkårer under senare tid i storstadsområden utsatts för hot och överfallsliknande situationer i samband med utryckning. Detta har skett i Stockholm, Malmö, Göteborg och Borås. En bidragande anledning till granskningen är också den växande faran för en pandemi. I det perspektivet kan personalstyrkan halveras och frågan kan ställas; klarar Nerikes brandkår att hantera så akuta påfrestningar? Vilken beredskap finns? 4.2 Slutsats Granskningen visar att det i formell mening inte finns ett specifikt dokument som innehåller en risk- och omvärldsanalys där händelser som överfallshot eller pandemi ingår. Däremot bedrivs ett omfattande arbete som, utifrån olika utgångspunkter, sammantaget kan sägas motsvara ett slags strukturerad omvärldsbevakning. I granskningen framkommer bedömningen att verksamheten inte är drabbad av risker för hot och överfall för närvarande. Det finns goda kanaler för informationsutbyte med polismyndigheten. har också prövat att arbeta med halva personalstyrkan under tre månader utan att det påverkat insatserna, vilket gör att en pandemirisk inte uppfattas hotande. I den meningen är det nuvarande systemet tillräckligt ändamålsenligt. 4.3 Förbättringsförslag Med hänsyn till att omvärlden ständigt förändras, nya hotbilder snabbt kan dyka upp rekommenderas ändå att årligen genomföra en mera strukturerad omvärlds- och riskanalys med scenarioteknik. Med stöd från en sådan analys kan det inre planeringsarbetet för utbildningsinsatser breddas och fördjupas. 4 (13)
5 Granskning av IT-säkerhet (rapport 2011-03-07) 5.1 Granskningens omfattning I revisionsplaneringen för år 2010 har revisionen bedömt att IT-säkerhet är ett område med högre risk och väsentlighet. Revisionen i har därför givit Ernst & Young i uppdrag att granska om har etablerade och tillräckliga rutiner för att säkerställa en säker IT-miljö. hanterar information och upprätthåller administration mm till stor del med hjälp av IT-system. Trots att man inte är direkt beroende av dessa system för att kunna klara av sitt löpande uppdrag är det av stor vikt att IT-systemen kan säkerställas och att information i dessa system är tillförlitlig och inte möjliga att manipulera eller tillgodogöras via extern åtkomst. Granskningen avser aktuella förhållanden efter antagen Informationssäkerhetspolicy (2009-04-16) samt efter out-sourcing av IT-frågor till Nora kommuns IT-avdelning. Ingen granskning sker av rutiner mm hos Nora kommun utan begränsas till dokumentation i avtalsförhållandet mellan och Nora. 5.2 Slutsats Sammantaget bedömer vi att har en fulltäckande och bra Informationssäkerhetspolicy. Denna ger förutsättningarna för en god ITsäkerhet förutom god säkerhet även för övrig information. Genom samarbetsavtalet med Nora kommuns IT-avdelning har en del förbättringsprojekt genomförts vilket förbättrat IT-säkerhetsnivån hos Nerikes Brandkår. IT-säkerhetsnivån är godtagbar avseende fysisk och logisk säkerhet. Dock finns det enligt vår bedömning fortfarande områden som behöver förbättras. Det gäller t.ex. uppföljning och utvärderingsfrågor samt återrapportering till Direktionen. I detta sammanhang behöver man först och främst fastställa vad som ska mätas, följas upp och återrapporteras. 5.3 Förbättringsförslag Våra rekommendationer till förbättringar är följande: Vid tecknande av avtal om IT-support bör det finnas mera detaljerade beskrivningar av krav på IT-säkerhetsnivån hos leverantören samt eventuellt referens till den gällande Informationspolicyn fastställd för. Även andra parametrar i samarbetet bör nedtecknas i avtalet och inte som nu ske på muntlig basis. 5 (13)
Utbildning ska ges avseende gällande riktlinjer men har inte getts regelmässigt. Kunskapsnivån hos personalen avseende reglerna i Informationssäkerhetspolicyn har dock inte testats. Vi rekommenderar därför att detta införs i uppföljningen av informationssäkerheten. Dessutom bör en formell bekräftelse lämnas av den anställde att denne har tillgodogjort sig infomationssäkerhetspolicyns innehåll. Bekräftelsen kan inkluderas i tystnads- och sekretessförbindelsen eller lösas genom en systembaserad bekräftelse som också loggas. Vid uppdatering av programversioner sker normalt ingen utvärdering i separat testmiljö. Vi rekommenderar att, när det är möjligt, utföra tester i fristående miljö för att kunna kontrollera att den nya versionen fungerar som avsett och att eventuella tidigare gjorda egna anpassningar fortfarande fungerar. På detta sätt sparar man mycket tid och onödigt krångel i skarp miljö vilket skulle kunna störa den ordinarie verksamheten. Fysisk säkerhet för att förhindra stöld av arbetsdatorer och bärbara datorer saknas i dagsläget. Vi rekommenderar att dessa fysiskt låses fast för att minimera risken för åtminstone tillfälliga oplanerade stöldförsök. Vi rekommenderar att det fastställs mera detaljerade riktlinjer för vad som ska följas upp avseende loggad information och hur ofta det ska ske samt också vilken återrapportering som ska ske av uppföljningen. Därutöver bör internkontrollmomenten enligt Informationspolicyn planeras och utföras samt återrapporteras till Direktionen i likhet med övriga internkontrolluppföljningar. 6 Granskning av pensionskostnader (rapport 2012-03-09) 6.1 Granskningens omfattning redovisar pensionsåtaganden genom nuvärdeberäknad skuldföring av framtida pensionskostnader. Detta sker genom aktuarieberäkningar genomförda av KPA Pension baserat på specifika förutsättningar hos och enligt försäkringstekniska grunder. Under ett flertal år har noterats avvikelser/brister i beräkningarna och stora övriga fluktuationer i pensionsskuld och pensionskostnad vilket påverkat s redovisade årsresultat. Hanteringen av processen och av resultatet från beräkningarna har inte varit fullt ut tillfredsställande varför frågan bör granskas djupare. 6 (13)
Granskningen avser aktuella förhållanden under 2011. Beräkningar utförda av KPA Pension granskas inte utan enbart inrapporterade uppgifter och tidsplaner hos. Enligt den inledande beskrivningen består pensionskostnaderna av flera delar varav beräkningen av pensionsskuld och tillhörande pensions- och finanskostnad är den del som inneburit de ovannämnda problemen. Vår granskning avser därför främst denna del av pensionskostnaden. Den övergripande revisionsfrågan är: Är processen för redovisning av pensionsåtagandet så att de erhållna beräkningarna av utestående skuld kan sägas vara ändamålsenlig? De frågor som ska belysas är Vilka övergripande riktlinjer finns? Vilka rutiner och bemanning finns för hantering av dessa frågor? Hur är riktlinjerna implementerade? Följs inrapportering och utfall upp på ett strukturerat sätt? Är underlagen dokumenterade? Sker redovisning i bokföringen av utfallet på ett korrekt sätt? 6.2 Slutsats Sammantaget bedömer vi att numera har en process avseende pensionsfrågorna som kan sägas vara tillräckligt tillförlitlig för att det ska finnas förusättningar för att de återrapporterade beräkningarna från KPA ska vara rimligt korrekta. Under senare år har ett flertal avvikelser avseende pensioner noterats. Dessa har sin grund i både interna hanteringsfel, KPA:s felaktiga hantering och oklara principer för hur man internt ska redovisa pensionskostnader och pensionsåtagandet i ett längre perspektiv. Genom en förbättrad process, bl.a. genom att personalen uppdaterat sig på hur processen bör vara både till innehåll och avseende tidsplan, har lämnade uppgifter och därmed återrapporterade beräkningar blivit mera tillförlitliga. Beräknings- och hanteringfel hos förvaltaren kan man heller inte kontrollera eller påverka från sida. Beräkningarna av pensionsskulden påverkas naturligt av förändrade parametrar i beräkningen, t.ex. antaganden om inflationstakt och livslängd på personalen. Utan att någonting är felaktigt kan pensionsskulden därmed både öka och minska med relativt stora belopp vid enskilda beräkningstillfällen. I bokslutet år 2011 har man dessutom tillämpat ett nytt sätt att hantera den större retroaktiva kostnaden. 7 (13)
6.3 Förbättringsförslag Vi rekommenderar därför att man beslutar om hur redovisningsprincipen ska vara avseende redovisning av pensionskostnader/-avsättning och främst hur avvikelser ska hanteras på ett konsekvent sätt över åren för att uppnå jämförbarhet. Det är också väsentligt att man inom ser att pensionskostnaden är en aktuell kostnad att beakta i likhet med övriga verksamhetskostnader. Då den baseras på gällande avtal och allmänna regler finns inget fog för att hantera effekterna som varande utanför verksamheten. Trots de stora effekter som kan uppkomma enskilda år bör man ha en strategi och beredskap för att hantera detta. Avtalet med KPA Pension har sin grund redan så tidigt som 1997. Under årens lopp har mycket hänt inom pensionshantering och flera andra aktörer finns även för offentlig sektor att tillgå. Då man påvisat flera problem och servicebrister från KPA:s sida är det vår rekommendation att det bör vara läge att upphandla pensionsadministrationen för att konkurrensutsätta KPA Pension och för att få med nya krav på leverantören. 7 Granskning av upphandling/kundavtal/mutor (rapport 2013-03-10) 7.1 Granskningens omfattning Under senare år har flera incidenter inträffat i offentliga organisationer där bl.a. misstankar om felaktigt genomförda inköp och mutor aktualiserats. För att skapa interna regler och förhållningssätt i en organisation krävs dels fastställda policys men också regler och rutiner som ska gälla vid affärskontakter med externa parter. Revisionen i har därför givit Ernst & Young i uppdrag att granska om man har etablerade och tillräckliga rutiner för att säkerställa att korrekta inköp och försäljningar görs. har externa relationer med både leverantörer och kunder. I offentligt finansierad verksamhet är begreppet god ekonomisk hushållning centralt vilket medför att köp och försäljning också ska vara så ekonomiskt fördelaktiga som möjligt med beaktande av det specifika behovet. Därutöver finns specifika regler i Lag om offentlig upphandling (LOU) att beakta vid inköp. Syftet har varit att granska om det finns ändamålsenliga, beslutade och kommunicerade styrdokument avseende inköps-, försäljnings- och oberoendefrågor samt om de tillämpas och dokumenteras hos Nerikes Brandkår så att god ekonomisk hushållning uppnås. 8 (13)
Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka övergripande styrdokument/riktlinjer finns? Hur är dessa kommunicerade? Hur genomförs och dokumenteras inköps- och försäljningsavtal? Vilken uppföljning och kontroll sker av ovanstående? Granskningen har genomförts i form av genomgång av aktuella styrdokument och riktlinjer, dokumentation av processerna samt intervjuer med personal. Granskningen avser aktuella förhållanden under 2012 och görs på en övergripande nivå avseende ovanstående frågeställningar utan detaljerade kontroller av.t.ex efterlevnaden av detaljerade regler i Lag om offentlig upphandling (LOU). Granskningen avseende försäljningsavtal beränsas till externa tjänster och omfattar inte sådana tjänster som innebär myndighetsutövning. 7.2 Slutsats Sammantaget bedömer vi att har formella fastställda policys och riktlinjer i tillräcklig omfattning. De finns kommunicerade genom publicering på den interna hemsidan. De löpande rutinerna avseende inköp följer i stort dessa riktlinjer men dokumentation av t.ex. prisjämförelser kan i vissa fall behöva förbättras. Vi kan se av avtalsliggaren att det finns avtal som löpt under flera år och där ny upphandling bör vara aktuellt att genomföra. Det har också noterats att det inte alltid är helt klart när formell upphandling ska ske enligt lagen vilket kan hänföras till en viss kompetensbrist i ämnet upphandling enligt LOU. Det sker heller ingen återkoppling till Direktionen från inköpsprocessen förutom när denna ingått i den egna internkontrollgranskningen eller avser större investeringar. Avseende prissättning av sålda externa tjänster noterar vi att de sker på andra grunder än konkreta beräkningar avseende verkliga kostnader förknippade med utförandet. Det redovisas heller ingen efterkalkyl. Inte heller här sker någon formell återkoppling till Direktionen. Frågor avseende mutbrott regleras som en del av policyn för representation. Även denna policy finns publicerad på den interna hemsidan. Då det är ett mindre antal personer som har direkta externa kontakter är troligen risken mindre i. 9 (13)
7.3 Förbättringsförslag De främsta behoven av förbättringar anser vi vara: Fastställda policys bör löpande utvärderas och uppdateras då både lagstiftning och andra omvärldsfaktorer ständigt förändras. I policyn bör också tilläggas vilka krav på återrapportering som Direktionen ställer på verksamheten. Lag om offentlig upphandling är central i offentlig verksamhet. Den är också komplicerad både vad gäller utvärderingen av när den ska tillämpas samt också på vilket sätt den ska tillämpas. Vi noterar att det finns ett behov av kunskapsförbättring avseende dessa regler hos. Det kan ske internt men också genom att anlita extern hjälp. I inköpsprocessen bör dokumentationen förbättras så att det alltid klart framgår hur inköpet gått till och vilka övervägande som lett fram till det slutliga beslutet. Kravet finns även vid mindre inköp. Det finns redan nu en rutin och hjälpblankett för detta men denna används inte alltid. Vid prissättning av externa tjänster som inte är en del av den obligatoriska verksamheten bör det tillses att man får åtminstone kostnadstäckning. Det krävs därför detaljerade lönsamhetskalkyler. Om man bedömer att prissättning måste ske på andra grunder bör ändock en fullständig efterkalky göras för att bestämma om denna verksamhet ska fortsätta eller om den eventuellt tar resurser från den obligatoriska verksamheten. Att det finns fastställda policys är bra. Det är dock viktigt att dessa löpande kommuniceras och aktualiseras internt för att få en bra följsamhet till fastställda regler. T.ex. kan det vara viktigt att diskutera frågor om otillbörlig påverkan i det dagliga arbetet. 8 Förstudie av arbetsmiljöarbetet för ej utryckande personal (rapport 2013-11-28) 8.1 Granskningens omfattning har som arbetsgivare ett stort antal personer anställda både i utryckande tjänst men också för övriga tjänster. Av Arbetsmiljölagen framgår vilka krav som ställs på en arbetsgivare för att upprätthålla en god arbetsmiljö. För den utryckande personalen är arbetssituationen i många fall påfrestande och farlig. För dessa är frågor om arbetsmiljön därför naturlig och sådant som man arbetar med dagligen. För övrig personal är kanske detta inte lika naturligt. Därför har revisorerna i i sin risk- och väsentlighetsplanering bedömt att dessa frågor bör granskas i en förstudie. Revisionen i har därför givit EY i uppdrag att granska om man bedriver ett arbetsmiljöarbete inom så att man följer Arbetsmiljölagen och ger övrig personal förutsättningar för en god arbetsmiljö. 10 (13)
Syftet är att granska om det finns ändamålsenliga, beslutade och kommunicerade styrdokument avseende arbetsmiljöfrågorna samt om de tillämpas och dokumenteras hos så att förutsättningarna finns för att en god arbetsmiljö uppnås i enlighet med Arbetsmiljölagen. Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka övergripande riktlinjer finns? Vilka rutiner och bemanning finns för hantering av dessa frågor? Hur är rutinerna implementerade i den löpande verksamheten? Är det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenterat? Följs utfallet upp på ett strukturerat sätt? Förstudien har genomförts i form av genomgång av aktuella styrdokument och riktlinjer samt genom samtal med Kristina Lood (personalsekreterare). Förstudien avser aktuella förhållanden under 2013 och görs på en övergripande nivå utan detaljerade kontroller av t.ex efterlevnaden av detaljerade regler i Arbetsmiljölagen m.m. Studien avser endast ej utryckande personal men eftersom det inte finns några separata policys och instruktioner för den ej utryckande personalen är våra noteringar oftast allmängiltiga för hela verksamheten. 8.2 Slutsats Sammantaget bedömer vi att i allt väsentligt har arbetsmiljöarbete i tillräcklig omfattning så att de anställda kan anses ha förutsättningar för en god arbetsmiljö. Man skulle dock kunna utveckla dokumentation av planering, riskbedömning och rutinbeskrivningar ytterligare för att det ska bli ett komplett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt lagens intentioner. Det är också ett ständigt behov av utbildning inom arbetsmiljöområdet för att hålla sig uppdaterad om regeländringar samt andra krav och erfarenheter. 11 (13)
8.3 Förbättringsförslag De främsta behoven av förbättringar anser vi vara: att upprätta mera strukturerade, fullständiga och skriftliga dokument över riskbedömningar och rutiner samt att löpande ompröva dessa att i arbetsmiljöpolicyn också ange vilka krav på återrapportering som Direktionen ställer att fortsatt undersöka möjligheterna att anskaffa ett mera enhetligt och strukturerat dokumentationsverktyg för skador, tillbud och vidtagna åtgärder, dvs ett mera komplett kvalitetssystem inom arbetsmiljöområdet att löpande tillse att ansvariga personer med delegerade uppgifter inom arbetsmiljöområdet erhåller tillräcklig utbildning och information för att kunna fullgöra sina uppgifter att fastställa en enhetlig struktur för policys i förhållande till andra instruktioner och handledningar samt fastställa på vilken nivå inom Nerikes Brandkår som dessa ska beslutas 9 Granskning av ärendeberedning till Direktionen (rapport 2014-10-22) 9.1 Granskningens omfattning har under senare år fått flera nya medlemmar i Direktionen varvid risken finns för att kompetens- och erfarenhetsbrister uppkommer avseende de specifika frågeställningar som finns för räddningstjänsten. Tjänstemännens beredning och presentation av de ärenden som föreläggs Direktionen är därför särskilt viktig för att nya medlemmar ska få fullödiga beslutsunderlag. Hur arbete med ärendeberedning och presentation till Direktionens medlemmar fungerar behöver därför granskas närmare varför revisionen i givit Ernst & Young i uppdrag att granska detta. Syftet är att granska om beredning av ärenden inför beslut i Direktionen sker på ett ändamålsenligt sätt så att alla medlemmar i Direktionen få bra och ändamålsenliga fakta som underlag för sina beslut. Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka krav ställs och rutiner finns etablerade för beredning av ärenden till Direktionen? Hur bedömer ledningen att kraven tillgodoses? Hur bedömer Direktionens medlemmar att omfattning och kvalitet på faktamaterialet tillgodoses inför beslut? Granskningen har genomförts i form av intervju med ledande person hos, administrativ chef Elisabeth Östlund, avseende gällande rutiner för beredning inför Direktionens beslut. Intervju har också genomförts med tre medlemmar ur Direktionen avseende deras bedömning av hur väl kvaliteten och omfattningen på material inför beslut tillgodoses. 12 (13)
9.2 Slutsats Sammantaget bedömer vi att har bra och ändamålsenliga rutiner för beredning av ärenden inför Direktionens beslut. Det finns etablerade arbetsmetoder som används kontinuerligt, underlagen bedöms vara ordentligt genomarbetade och presenteras utförligt. Enligt intervjuer med Direktionsmedlemmar anser de att arbetsmetoderna och underlag för beslut är mycket bra varför det finns förutsättningar för att beslut kan fattas på korrekta grunder. 9.3 Förbättringsförslag De använda arbetsmetoderna är dock inte dokumenterade i skriftlig arbetsordning för Direktionen varför vi rekommenderar att detta upprättas och införs framgent för att tydliggöra Direktionens krav på underlag och arbetssätt gentemot tjänstemannaorgansationen. Dessa kan t.ex. införlivas på ett naturligt sätt i respektive års Verksamhetsplan. 13 (13)