Information och utbildning med anledning av nya bankavtal
Bankgruppens uppdrag Lösa redovisningsfrågor Informera inbetalare/kunder Uppdatera fakturorna med rätt betalningsinformation Uppdatera information på hemsidan Lösa tekniken, filöverföringar och filinläsningar Behörighetsfrågor Utbilda/Informera administratörerna I bankgruppen har följande personer ingått: Ingrid Wallenstein Maj-Len Holm Henrik Ödman Ilona Hedin Carolina Sjöberg Bankgruppen, Ekonomiavdelningen 21 september 2011 2
Nya banker, bakgrund Riksgälden har tecknat statliga ramavtal avseende betalningstjänster med fyra banker; Nordea, Danske Bank, SEB samt Swedbank Som statlig myndighet ska vi följa upphandlingsreglerna. Riksgälden har upphandlat olika banktjänster och vi avropar dessa Upphandlingen ska garantera oss att vi får bästa tjänsterna till bästa pris Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 3
Nya banker, struktur Inrikes Utrikes Inbetalningar Danske Bank SEB Bankgiro, bankkonto Business Online Mjukt certifikat Bankgiro, bankkonto (IBAN) C&I Online Dosa Utbetalningar Nordea SEB Kortinlösen (endast förvaltningen) Plusgiro GiroLink, GiroVision Kort/dosa Swedbank Bankgiro, bankkonto SISU, C&I Online Dosa Swedbank Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 4
Inrikes Inbetalningar Danske Bank Särskilt bankgiro kopplat till särskilt bankkonto specifikt bankkonto för varje institution Business-on-line Nytt bokföringskonto: 19315 Tips vid bokföring: Notera bg-avinummer i vertexten, t ex DB bg?? Avstämning: kontoutdraget ska stämma mot bokning på konto 19315 i Agresso Kundfakturor: Avisering om nytt bg kommer att läggas in i fakturalayouten (av EA) Informationsbrev till kunder skickas ut av EA Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 5
Inrikes Utbetalningar Nordea Löner går från dessa konton liksom Svenska inrikes fakturor GiroVision för svenska utbetalningar Avstämning av konto 1932 oförändrat, vilket även innebär att kontrollera hejdade betalningar Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 6
Utrikes Inbetalningar SEB Särskilt bankgiro kopplat till särskilt bankkonto specifikt bankkonto för varje institution (nettokonto) C&I Online Nytt bokföringskonto: 19316 Utländska inbetalningar = direktinsättningar på kontot, ej via bg (info via C&I Online) Avstämning: kontoutdraget ska stämma mot bokning på konto 19316 i Agresso Kundfakturor: Avisering om nytt konto (IBAN) kommer att läggas in i fakturalayouten (av EA) Informationsbrev till kunder skickas ut av EA Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 7
Utrikes Utbetalningar SEB Särskilt bankkonto specifikt bankkonto för varje institution (samma konto för både in- och utbetalningar = nettokonto) C&I Online, SISU Utrikes leverantörsfakturor Avstämning av konto 19316, vilket innebär att kontrollera hejdade betalningar Manuella tillfälliga utbetalningar kommer tillsvidare att gå via GiroVision tills annan information ges Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 8
Plusgirot In-plusgirot kommer att på sikt försvinna, eftersom inbetalningar ska ske till Danske Bank (svenska) eller SEB (utländska) Tillsvidare behöver in-pg bokföras och stämmas av varje månad Manuella utrikesbetalningar ska fortsättningsvis gå via GiroVision Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 9
Övrig info I samband med nya EU-kontrakt (t ex Marie Curie) där institutionens eget plusgiro förut angetts som mottagarkonto ska nu istället SEB-kontot (IBAN) anges Manuella tillfälliga utrikesbetalningar ska fortsättningsvis gå via GiroVision tills annan information ges Ytterligare information om betalfilerna kommer att skickas ut via e-post vid ett senare tillfälle Tidplan: Startdatum är 1/10 2011 med viss reservation Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 10
Kontaktpersoner 1. Ekonomisystem: ekonomisystem@ki.se Behörigheter till respektive bank Systemfrågor 2. Redovisningsgruppen: redovisning@ki.se Kontering- och avstämningsfrågor Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 11
Behörigheter till de olika banksystemen Ansökan om behörigheter för administratörer skickas till ekonomisystem@ki.se senast den 15 september! Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 12
Ange följande i mejlet till ekonomisystem@ki.se 1. Användarens namn 2. Användarens personnummer 3. Vilken bankanslutningen ni önskar få åtkomst till: SEB utrikes in och utbetalningar via C& I Online https://cfi.mb.seb.se/auth3/authentication/select.jsp *Vi rekommenderar två ekonomer till deras anslutning Danske bank Business Online http://www.danskebank.se/sv-se/myndighet/pages/myndighet.aspx Bankgruppen Ekonomiavdelningen 21 september 2011 13