Handledning projektansökningar och projektredovisning vid Linnéuniversitetet En beskrivning av hur projektansökningar och projektredovisning ska hanteras utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Gäller från: 2019-03-01
Innehållsförteckning Inledning 3 Definitioner 4 Roller 4 Begrepp 4 Dokument 6 Avgiftsprojekt eller bidragsprojekt 7 Projektredovisning vid Linnéuniversitetet 7 Projektprocessen 7 Vad är ett projekt? 8 Information om projektredovisning på Medarbetare 8 Projektidé 8 Ej anställda projektledare 8 Ansökan lämnas in 9 Budget 9 Samfinansiering från LNU 9 Samfinansiering från utomstående 10 Dekanintyg 10 Diarieföring 11 Registrering i Agresso 11 Besked om beviljat projekt eller avslag 11 Projektstart 11 Avtal 11 Avtal medsökande 11 Ny budget 12 Upplägg 12 Uppstartsmöte 13 Pågående projekt 13 Delårs- och årsbokslut 14 Uppföljningsrutin 15 Tidrapporter 16 Avvikelserapport 16 Avslut av projekt 16 Slutdatum saknas eller slutdatum har passerats 17 Revision 17 Över-/underskott på projektet 17 Arkivering 17 Sammanfattning ansvar 18 Projektledarens ansvar 18 Ekonomens ansvar 19 Prefektens/dekanens ansvar 20
Inledning Syftet med dokumentet är att beskriva den arbetsgång och den roll- och ansvarsfördelning som ska garantera att projekt och projektansökningar handläggs på ett korrekt sätt då Linnéuniversitetet åtar sig en ekonomisk förpliktelse. Målgruppen för denna handledning är ekonomer, projektledare, prefekter/dekaner och övriga som är inblandade i projekt och projektansökningar vid Linnéuniversitetet. Det är främst gränsdragningen mellan ekonomens, projektledarens och prefekten/dekanens ansvar som beskrivs, inte helheten hur ett projekt ska genomföras. Handledningen utgår ifrån bidragsprojekt inom forskning, men även andra åtaganden av ekonomiska förpliktelser ska följa arbetsgången. Handledningen utgår ifrån att projekten är organisatoriskt placerade på fakultet/institution. Samma arbetsgång och gränsdragningar gäller för projekt som är placerade på gemensam förvaltning, men då är det inte prefekt och dekan som är chef. 3 (20)
Definitioner Roller Följande roller används i dokumentet: Projektledare Prefekt Dekan Rektor Ekonom Ekonomiadministratör Ekonomiavdelningen Registrator Den forskare som står som projektledare i kontraktet. Om det inte finns någon namngiven projektledare i kontraktet är det den person som kommer att driva projektet på Linnéuniversitetet. Projektledarens närmaste chef. Har rätt att underteckna avtal och ansökningar upp till viss beloppsnivå och för en viss tidsperiod utifrån delegationsordning. Chef för hela fakulteten. Där prefektens belopps- och tidsgräns för undertecknande av avtal överskrids, är det dekanen som tecknar avtal utifrån delegationsordning. Chef för hela universitetet. Där dekanens belopps- och tidsgräns för undertecknande av avtal överskrids, är det rektor som tecknar avtal utifrån delegationsordning. Den ekonom på fakultet/avdelning som stödjer projektledaren i ekonomihanteringen i projektet. Den ekonomiadministratör som hanterar projektets löpande redovisning i form av fakturor och händelser i lönesystemet, t.ex. reseräkningar. Central funktion som har vissa arbetsuppgifter i projektprocessen och som har ett övergripande ansvar för ekonomiprocessen. Central funktion som registrerar i Linnéuniversitetets diarium. Begrepp Följande begrepp används i dokumentet, en del begrepp beskrivs mer ingående längre fram i den löpande texten i dokumentet: Projekt Finansiär Medsökande En verksamhet som kräver en sammanhållande redovisning som kan sträcka sig över flera år och som då den finansieras av externa medel föregås av en ansökan eller offert. Den externa part som ansökan/offerten skickas till, alternativt den externa part som ska betala helt eller delvis för projektet. En annan myndighet eller företag som också ska ha del av medlen i ansökan/offerten. Linnéuniversitetet kan också vara medsökande i ansökan som lämnas in av annan myndighet eller företag. 4 (20)
Huvudsökande Ansökan Offert Bidrag Uppdrag Transfereringar Indirekta kostnader Samfinansiering Myndighetskapital Agresso Projektmodulen Agresso web Kostnadsbärare Projektutkast Medarbetare Den myndighet eller det företag som skriver avtalet med finansiären, om det finns flera parter i projektet. Skrivs för att få bidrag för ett forskningsprojekt. Ett affärserbjudande som lämnas till beställaren för att få ett uppdrag. Bidrag innebär att det inte finns något krav på motprestation eller hur arbetet ska utföras från finansiärens sida. Finansiären lämnar äganderätten av resultatet till utföraren. Uppdrag innebär ofta att finansiären har krav på motprestation och styr upp vad projektet ska resultera i och till viss del hur arbetet utförs. Finansiären behåller ibland också äganderätten av resultatet. När universitetet, på uppdrag av finansiären, lämnar del av bidraget vidare till annan part i projektet. Kostnader som inte direkt kan hänföras till projektet men som ändå ska belasta budget. Det finns indirekta kostnader på universitetsnivå och indirekta kostnader på fakultetsnivå. Det finns kostnader som hanteras som indirekta av vissa finansiärer, trots att Linnéuniversitetet hanterar dem som direkta exempelvis lokalkostnader. I detta dokument ingår dessa för enkelhets skull i begreppet indirekta kostnader. Kompletterande finansiering då bidragsfinansiär inte ersätter samtliga kostnader som hör till projektet. Benämns ibland medfinansiering, men samfinansiering är den korrekta benämningen enligt SUHF-modellen. Myndighetens samlade över- och underskott. Vid Linnéuniversitetet samlas hela myndighetskapitalet centralt, inte på fakultets- eller institutionsnivå. Linnéuniversitetets ekonomisystem Modul i ekonomisystemet som hanterar projekt Agressos webportal, som i detta sammanhang hanterar registrering av projektansökningar Koddel i Linnéuniversitetets redovisningsmodell som används för att särskilja olika projekt från varandra. Sätt att redovisa projektansökningar i ekonomisystemet, för att skilja ansökningar från pågående projekt. Linnéuniversitetets internweb 5 (20)
Dokument Följande dokument/beslut hänvisas till: Rektors besluts- och delegationsordning samt Dekanens besluts- och delegationsordning Dekanintyg SUHF-modellen Principer för fördelning av indirekta kostnader SUHF-modellen LNU Uppläggningsblankett Manual för registrering av ansökningar i Agresso Web Beslutsordningen utgår från Rektors besluts- och delegationsordning (Dnr ST 2013/165-1.1). I denna delegerar rektor vissa arbetsuppgifter till bland annat dekan. I Dekanens besluts- och delegationsordning delegeras en del av dekanens uppgifter till prefekt. I vissa fall är dessa begränsade genom belopps- och tidsgränser. Det finns en fastställd delegationsordning för respektive fakultet. Det finns även delegationsordning för förvaltningens chefer. Dnr 2014/158-1.1. Ett intyg som ska tydliggöra ansvar och roller vid ett eventuellt kommande projekt. Ska fyllas i för samtliga ansökningar som lämnas från Linnéuniversitetet, som förväntas generera intäkter. Det gäller både om vi är huvudsökande och om vi är medsökande i projektet. Dekanintyget finns på Medarbetare, både i en svensk och en engelsk version. En modell som Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) tagit fram och som alla lärosäten följer. Modellen visar hur indirekta kostnader ska redovisas och gränsdragning mellan indirekta och direkta kostnader. Modellen utgår från att alla projekt ska betala för sin del av indirekta kostnader. Modellen beskrivs på följande sida: http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-fullkostnadstackning/handledning-2012 Dnr 2015/176-1.1. Linnéuniversitetets tolkning och tillämpning av SUHF-modellen. Blankett som sammanfattar viktig information från avtalet. Blanketten fylls i, i samband med upplägg av ett nytt projekt. Blanketten heter Nytt projekt LNU och finns på Medarbetare. Manual som beskriver arbetsgången vid registreringar av forskningsansökningar i ekonomisystemet. Ansökningar ska registreras i samband med inskickande till finansiär. Manualen heter Registrering av ansökningar/offerter i Agresso web och finns på Medarbetare. 6 (20)
Avgiftsprojekt eller bidragsprojekt Den externfinansierade verksamheten kan vara finansierad antingen via bidrag eller via avgifter. För att verksamheten ska anses vara bidragsfinansierad får inga krav på motprestation föreligga. Det får inte heller finnas några krav från finansiären på ensamrätt till resultatet av arbetet som utförs i projektet. Följande omständigheter talar för att finansieringen är ett bidrag: Medel betalas ut efter ansökningsförfarande Finansieringens storlek fastställs innan arbetet är utfört Finansiären är en stiftelse/myndighet med syfte att främja forskning Arbetet är inte närmare specificerat Finansiären saknar inflytande över utformningen av den aktivitet som finansieras Finansiären har inte rätt att kräva ekonomisk ersättning om arbetet är bristfälligt utfört Medlen har ett allmänt syfte och det är svårt att hitta ett samband mellan det utförda arbetet och den mottagna finansieringen Om finansiären däremot ställer konkreta krav på hur arbetet ska bedrivas och genomföras eller ställer krav på att få del av rapporten för eget bruk, tyder detta på att ett uppdragsförhållande istället föreligger och finansieringen är istället ersättning för utförda tjänster/uppdrag. Projektredovisning vid Linnéuniversitetet Projektprocessen En övergripande beskrivning av projektprocessen ser ut enligt nedan. Ekonomi och redovisning finns med i alla delar i processen. Projekt - idé Ansökan om medel för att bedriva projekt Projekt beviljas Projekt avslås Projekt pågår Projekt avslutas 7 (20)
Vad är ett projekt? Med ett projekt avses en verksamhet eller aktivitet som kräver en sammanhållande redovisning som kan sträcka sig över flera räkenskapsår. För att en verksamhet eller aktivitet ska definieras som ett projekt i Linnéuniversitets ekonomiska redovisning krävs att följande är uppfyllt: Har en bestämd arbetsuppgift och ett väl preciserat mål Har ett start- och ett slutdatum Har en i förväg bestämd resursram Har en särskild utsedd ansvarig som leder och fördelar arbetet. Information om projektredovisning på Medarbetare Information om projektredovisning, blanketter och mallar finns på Medarbetare. Stöd och service / Ekonomi / Ekonomihandboken / Redovisning / Projektredovisning Projektidé När en projektansökan eller en offert ska formuleras, är det viktigt att projektet i ett tidigt skede förankras hos närmaste chef, oftast prefekten. Prefekten godkänner då att projektledaren kan gå vidare med en ansökan. Ej anställda projektledare Om projektledaren inte är anställd vid Linnéuniversitetet ska särskilt stämmas av med prefekten att det är ok att placera projektet på aktuell institution om det beviljas. 8 (20)
Ansökan lämnas in Projektledaren kontaktar sin ekonom i god tid innan ansökan ska lämnas in, för hjälp med framtagande av budget. Projektledaren ansvarar för att ge ekonomen underlag för beräkning av budget. Innan ansökan skrivs under av prefekt/dekan och ansökan skickas in, ska ett dekanintyg vara framtaget. Projektledaren ansvarar för att ett dekanintyg tas fram, men ekonomen hjälper till med ifyllandet av de ekonomiska delarna. Dekanintyget ska omfatta samtliga kostnader som projektet för med sig, inte bara de kostnader som finansiären vill ha redovisade i ansökan. Projektledaren ansvarar för att ansökan skrivs under av behörig person, se Dekanens besluts- och delegationsordning. När ansökan är inlämnad ska dekanintyg och kopia på ansökan skickas till registrator för diarieföring. Även detta är projektledarens ansvar. Detta gäller även om vi bara är medsökande. Registrator meddelar ekonomen att ansökan är inlämnad och ekonomen registrerar sedan in ansökan som ett projektutkast i Agresso web. Budget Finansiärer kan ha speciella regler för vilka kostnader som är godkända. Det kan röra sig om hur stort påslag för indirekta kostnader som får göras, men det kan också vara specifika kostnadsslag som inte godkänns. Det är viktigt att det finns en budget över projektets samtliga kostnader, även de som finansiären inte vill se i ansökan. Det är projektledarens ansvar att kontakta sin ekonom i rimlig tid inför en ansökan för att få hjälp med att ta fram en budget. Det är också projektledarens ansvar att förse ekonomen med grunduppgifter, såsom vilka personer som ska avlönas inom projektet. Ekonomen sammanställer därefter budget utifrån finansiärens och universitetets regler. Samfinansiering från LNU Externa finansiärer har olika namn på samfinansiering. Det kan vara medfinansiering, motfinansiering, in-kind, naturabidrag och privata bidrag. Vid Linnéuniversitetet kallar vi det samfinansiering när det är Linnéuniversitetet som ska betala. Samfinansiering behövs ibland för att täcka kostnader för gemensamma funktioner (samfinansiering av indirekta kostnader) och ibland för att täcka projektrelaterade kostnader (samfinansiering av direkta kostnader). Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) tog i november 2007 beslut om att rekommendera sina medlemmar att införa en ny redovisningsmodell för indirekta kostnader. Modellen kallas SUHF-modellen. Enligt modellen delas högskolans verksamhet in i kärnverksamhet (direkta kostnader) och stödverksamhet (indirekta kostnader). Varje projekt ska bära sina direkta kostnader (kostnader som direkt hänförs till projektet) och sin del av de indirekta kostnaderna. I de fall finansiären inte tillåter att bidraget finansierar alla indirekta kostnader (full kostnadstäckning), måste högskolan själva stå för den kostnaden genom att bokföra en intäkt (samfinansiering) på projektet. 9 (20)
Det är bara bidragsprojekt som får samfinansieras, uppdragsprojekt har högskolan skyldighet att ta ut full ersättning för! Samfinansiering behövs även i de fall där finansiären inte betalar samtliga direkta kostnader. Det kan t.ex. regleras att finansiären betalar 75% av projektets totala kostnader. Även i detta fall måste högskolan själv bära den resterande kostnaden genom att bokföra en intäkt (samfinansiering) på projektet. Samfinansiering från utomstående Ibland vill finansiären att flera finansiärer är med och finansierar samma projekt. Exempelvis, vill kanske finansiären bara betala 50% av projektets direkta kostnader och att resten ska finansieras från privata företag. Beroende på hur utlysningen ser ut, kan företagen antingen bidra med kontanta medel som förs över till Linnéuniversitetet eller med s.k. in-kind -bidrag i form av egen tid, lokaler, utlåning av utrustning. Det finns inte något krav från finansiären att in-kind - bidraget bokförs hos oss, men den ska kunna särskiljas hos företaget och vara mätbar för att kunna redovisas till finansiären. Dekanintyg Dekanintyget tydliggör ansvar och roller vid ett eventuellt kommande projekt, för vilket en ansökan om medel kommer att skickas. Av dekanintyget framgår att: Det är projektledarens ansvar att en ekonom har upprättat eller kontrollerat den budget som medföljer ansökan. Prefekten/dekanen har tagit del av ansökan och tillstyrker att projektledaren har rätt att fullgöra projektet inom ramen för sin anställning vid Linnéuniversitetet. Om ansökan blir godkänd av finansiären tar fakulteten ansvar för Linnéuniversitetets åtaganden. Projektledaren och prefekten/dekanen är gemensamt ansvariga för att gällande regler inom Linnéuniversitetet följs i projektet, liksom specifika regler för den aktuella finansiären. Projektledaren har ansvar för redovisning av samtliga medel, som ställs till förfogande för projektet. Budgetering, redovisning och uppföljning ska ske i samarbete med ekonom. Projektledaren ansvarar för att tillhandahålla alla nödvändiga underlag och information för att ekonomen ska kunna fullfölja den ekonomiska redovisningen. Ekonomen ansvarar för att tillhandahålla underlag och ekonomisk uppföljning till projektledaren. Projektledaren ansvarar för att ansökan och dekanintyg diarieförs i samband med att ansökan lämnas till finansiären. Projektledaren ansvarar även för att finansiärens beslut diarieförs och att beslutet meddelas berörda parter. 10 (20)
Diarieföring Projektledaren ansvarar för att en kopia av ansökan och dekanintyget skickas till registratorer för aktuell fakultet, (exempelvis registrator-ftk@lnu.se) eller med internposten till registrator + fakultet i samband med att en forskningsansökan skickas in. Registrator diarieför ansökan och meddelar projektledaren och ekonomen vilket diarienummer ansökan fått. Detta gäller även om vi bara är medsökande. Registrering i Agresso Ekonomen ansvarar för att ett projektutkast registreras på Agresso web. Se Manual för registrering av ansökningar/offerter i Agresso web. Registrering av ansökan ska ske när ansökan skickas till finansiären, dock senast inom en månad. Besked om beviljat projekt eller avslag När besked om en projektansökan meddelas, ska detta diarieföras och uppdateras i projektutkastet på Agresso web. Det gäller oavsett om ansökan har blivit beviljad eller avslagen. Projektledaren skickar beskedet till registrator och ekonomen. Ekonomen markerar i projektutkastet i Agresso web om ansökan har blivit beviljad eller avslagen. Projektstart Avtal Om projektet beviljas ska ett avtal tecknas mellan Linnéuniversitetet och finansiären. Projektledaren skickar en kopia av det undertecknade avtalet till registrator och till ekonomen. Observera att det alltid är Linnéuniversitet som är mottagare av projektet, inte den enskilde forskaren. Det är Linnéuniversitet som står ansvarig om projektledaren inte skulle sköta sin del av projektet. Likaså är det Linnéuniversitetet som måste godkänna att en projektledare får flytta med sig ett projekt om projektledaren skulle byta arbetsgivare, alternativt får Linnéuniversitetet utse en ny projektledare. Avtal medsökande Om det finns medsökande i projektet bör man bland annat komma överens om hur mycket medel som ska föras över från huvudsökande (den som har avtalet med finansiären) till medsökande, hur ekonomin ska redovisas och hur pengarna ska föras mellan parterna (transferering eller fakturering). Ibland regleras detta i avtalet mellan huvudsökande och finansiären, men ibland behöver man teckna ett separat avtal mellan huvudsökande och medsökande. 11 (20)
Transfereringar I vissa fall ska medel transfereras. Att transferera medel innebär att man flyttar bidraget vidare till en annan part. Det är bara bidragsintäkter som kan transfereras, inte uppdragsintäkter. För att transferera bidrag vidare, behöver vissa förutsättningar vara uppfyllda: - Det ska ske på uppdrag av finansiären - Det ska inte finnas något krav på motprestation - Den som medlen ska transfereras till ska stå omnämnd i ansökan och/eller kontraktet/avtalet med finansiären. Faktureringar Om medlen inte ska transfereras, ska en faktura skickas. Faktura ska skickas i de fall där huvudsökande kräver en specifik motprestation av medsökande. Det bör framgå i tecknat avtal mellan huvudsökande och medsökande om medlen ska faktureras eller transfereras. Ny budget Om finansiären inte beviljar hela det sökta beloppet, behöver en ny budget göras. Projektledaren kontaktar ekonomen för hjälp med justering av budget. Projektledaren meddelar sedan prefekten/dekanen om ny budget som gäller. Upplägg För att ett projekt ska skapas i Agresso ska uppläggningsblanketten fyllas i av ekonomen. Blanketten skickas, tillsammans med kopia på underskrivet avtal och kalkyl, till projektredovisning@lnu.se. Ekonomiavdelningen registrerar in projektet i Agresso utifrån uppläggningsblanketten och tilldelar projektet ett kostnadsbärarnummer. I samband med upplägg kontrolleras att avtal är underskrivet av behörig person utifrån gällande delegationsordning. Detta dokumenteras i projektmodulen, en text skrivs in som talar om att detta är kontrollerat. Aktuell budget och framtida inbetalningar läses också in i Agresso, och kan ses i projektrapporter. 12 (20)
Uppstartsmöte I samband med projektstart är det lämpligt att ha ett uppstartsmöte. Uppstartsmötet kan vara på olika nivå, beroende på projektets komplexitet. För enklare projekt kan uppstartsmötet t.ex. bestå av ett mail och ett mailsvar. Vid större projekt är det rimligt att ha ett fysiskt möte. Vid uppstartsmötet bör följande behandlas: Gå igenom avtalet/kontraktet vad är unikt för just detta avtal / denna finansiär? Ekonomen meddelar projektets kostnadsbärarnummer Vilka personers löner ska finansieras av projektet och i vilken omfattning? Hur och när kommer inbetalningar att ske? Hur ofta vill projektledaren ha information om projektets ekonomiska status? När ska avrapportering till finansiären göras? Om inte inlämnad budget godkänts, vilken budget är det som ska gälla? Gå igenom ny budget! Vid uppstartsmöte bör ekonomen och projektledaren delta. Vid större projekt med speciella bokföringsregler, så bör fler delta t.ex. prefekt/dekan, ekonomiadministratör, specialist från Grants and innovation office och HR-partner. Vid EU-projekt är det Grants and innovation office som kallar till uppstartsmöte. Pågående projekt För att projektredovisningen ska kunna ge en rättvisande bild av resultat och ställning, är det viktigt att intäkter och kostnader som är kopplade till projektet löpande bokförs på projektet. Projektledaren och övriga deltagare avrapporterar tid som läggs i ett projekt löpande. Ekonomen ansvarar för att samfinansiering och periodisering av projekt görs löpande, minst kvartalsvis. Ekonomen ansvarar för att förse projektledaren med ekonomiska rapporter över projektet ställning kvartalsvis eller då projektledare frågar efter detta. I de fall redovisningar ska lämnas under projektets löptid, ser ekonomen och projektledaren till att dessa lämnas enligt avtalad tidplan. 13 (20)
Delårs- och årsbokslut För att ett projekts saldo ska kunna flyttas över till nästa år, krävs att det finns ett giltigt avtal från finansiären. Giltigt avtal ska finnas uppladdat i Agressos projektmodul. Det är ekonomens ansvar att kontrollera att giltigt avtal finns i Agresso. Bidragsfinansierad verksamhet ska periodiseras så länge något av följande villkor är uppfyllda: Hela det beviljade beloppet har inte betalats ut Dispositionstiden har inte löpt ut Avtal/kontrakt med finansiären har återbetalningskrav för ej utnyttjade bidragsmedel Anläggningstillgångar finansierade av bidraget är inte helt avskrivna. Manual för periodisering finns på medarbetare, Periodisering av externfinansierad verksamhet / projekt Tillämpningsanvisning. I samband med del- och årsbokslut ska vissa avstämningar göras. Det är ekonomen på fakulteten som ansvarar för detta. Avstämningar som är projektrelaterade är: - Finns det avtal för samtliga periodiserade projekt uppladdade i Agresso? - Är samtliga avtal giltiga tidsmässigt? Om de inte är det finns det underlag som styrker att vi periodiserar saldot ändå? - Är lönekostnader bokförda på rätt projekt och i rätt omfattning? - Är hyra bokförd på projektet och i rätt omfattning? - Har fakturering gjorts enligt tidplan? - Har samfinansiering bokförts på samtliga projekt där samfinansiering lovats? - Kontroll så att inte samfinansiering bokförts på projekt där vi inte ska samfinansiera. Ekonomen ska kommentera samtliga projekt som periodiseras i årsbokslut i en rapport som sparas av ekonomiavdelningen. I samband med årsbokslut lämnar också fakulteten in en checklista, där man intygar att kontroller har gjorts. Ekonomiavdelningen kontrollerar övergripande, stickprovsgranskar och förser ekonomen med underlag för avstämningar. 14 (20)
Uppföljningsrutin Löpande under året ska projekten gås igenom för att säkerställa substansen på projektet. Vid varje delårs- och årsbokslut ska samtliga projekt gås igenom för att säkerställa att ett rättvisande resultat och balanssaldo redovisas för varje enskilt projekt. Följande kontroller och avstämningar ska genomföras på fakultetsnivå av ekonom med hjälp av projektledare: Substansen på projekten: 1. Det finns giltiga kontrakt/motsvarande för samtliga aktiva projekt. Kontrakten/motsvarande är uppsparade i Agresso. I årsbokslut kommenteras samtliga projekt som periodiserades i en rapport som beställs i Agresso. Rapporten skickas till ekonomiavdelningen. 2. Fakturering/rekvirering har gjorts utifrån utbetalningsplan i avtalet. 3. Fördelningen av lönekostnaderna är korrekt. Uppdatering av fördelning görs vid kända stora förändringar. 4. Fördelning/kontering av hyra är bokförd på respektive projekt. 5. Samtliga övriga kända kostnader över 30 tkr är bokförda på projekten. 6. Samtliga bidrag som fakturerats men fortfarande är obetalda har backats (återförts). 7. Förlustrisker/ofinansierade kostnader är bedömda, ev. reserveringar bokförs. 8. För projekt som kräver samfinansiering ska beräkning och bokföring av samfinansieringsbelopp göras. Samfinansieringen av projekt sker inom fakulteten. Rätt bokföring: 9. Samtliga projekt som ska periodiseras är periodiserade. Periodiseringskonto 3**9 ska användas. 10. Samtliga projekt är periodiserade på ett balanskonto. Kommentera om flera har använts. 11. Samtliga projekt är periodiserade på rätt balanskonto och verksamhetskod. Dvs om det är bidrag eller avgift och om det är ett positivt eller negativt saldo. 12. Rätt intäktskonto är använt i förhållande till motpart och tvärtom. 13. Samtliga projekt som är märkta EP ej har samfinansierats. 14. Samtliga projekt som är märkta med ES har samfinansierats och kommentera om så inte är fallet. Substansen på externfinansierad verksamhet 15. Ekonom på fakulteten stämmer av ökningar/minskningar av bidrags- och avgiftsintäkter samt ökningar/minskningar av balanskonto för bidrag och avgifter mot tidigare år vid årsbokslut. Större avvikelser kommenteras i fakultetens inlämnade bokslutskommentarer. 15 (20)
Centrala ekonomiavdelningen gör följande kontroller och avstämningar: 16. Översiktliga kontroller av punkt 10-14 ovan 17. Stickprovskontroller av punkt 1 ovan 18. Ökningar/minskningar av saldon på balanskonton totalt samt ökningar/minskningar av bidrags- och avgiftsintäkter totalt görs av ekonomiavdelningen i samband med årsbokslut. Analysen dokumenteras tillsammans med övrig bokslutsdokumentation. 19. Utifrån i årsbokslut inskickad checklista görs en sammanfattning och rekommendationer till åtgärder. Tidrapporter En del finansiärer kräver att personal som avlönas från projektet, intygar sin tid i projektet via tidrapporter. Ibland har finansiären egna mallar som ska användas, annars finns det mallar på Medarbetare. Finansiärer kan ha olika regler för hur man räknar fram timkostnaden i projektet. Projektledaren ansvarar för att tidrapporter fylls i och skrivs under. Projektledaren lämnar tidrapporterna regelbundet till ekonomen, som bokför lön på projektet utifrån dessa. Ekonomen sparar tidrapporter i original inför eventuell revision. Tidrapporterna sparas ihop med övrig sammanställd information inför eventuell revision. Hur länge dokumentationen behöver sparas, bestäms av finansiären. Avvikelserapport Projektledaren ansvarar för att rapportera eventuella avvikelser i projektet till prefekten/dekanen samt till ekonomen (och finansiären om de kräver det). Avvikelser kan t.ex. vara förseningar p.g.a. att anställningar dragit ut på tiden eller att resultat inte går att få fram på det sätt man tänkt sig, vilket innebär att projektet försenas eller blir dyrare. Avvikelser ska rapporteras när de dyker upp. Avslut av projekt Ett projekt har oftast två slutdatum. Dels ett datum då projektets verksamhet ska vara färdig och alla fakturor ska vara betalda och dels ett datum då samtliga rapporter ska vara finansiären tillhanda. I samband med projektslut, bör en avstämning göras för att kontrollera att rätt kostnader belastat projektet. Detta ansvarar ekonomen och projektledaren för tillsammans. En slutredovisning lämnas in utifrån finansiärens önskemål. En del finansiärer kräver att slutredovisning godkänts för att betala ut sista bidraget. I dessa fall kan projektet inte avslutas i Agresso förrän slutinbetalning kommit in. Projektet får ligga kvar oavslutat på balanskonto tills betalning kommer in. När slutbetalning kommer in, avslutas/resultatförs projektet och ekonomen meddelar ekonomiavdelningen att projektet ska stängas i ekonomisystemet. 16 (20)
Slutdatum saknas eller slutdatum har passerats men finansiären kräver inte tillbaka pengarna I de fall där det saknas slutdatum i kontraktet eller det är svårtolkat vilket som är slutdatum, ska alltid en plan tas fram för när pengarna ska nyttjas. Denna plan ska undertecknas av projektledaren och prefekten/dekanen och laddas upp i Agresso. Plan för nyttjandet av pengarna bör inte sträcka sig längre än fem år från när pengarna beviljades. Därefter förs återstående medel till myndighetskapitalet. I de fall där slutdatum passerats, men finansiären inte vill ha pengarna återbetalda kan pengarna få fortsätta användas en kortare period. Det ska då finnas ett underlag från finansiären där det intygas att pengarna inte behöver betalas tillbaka samt en plan för hur pengarna ska nyttjas. Denna plan ska undertecknas av projektledaren och prefekten/dekanen och laddas upp i Agresso. Plan för nyttjandet av pengarna bör inte sträcka sig längre än två år från när slutdatum passerades. Därefter förs återstående medel till myndighetskapitalet. Revision I vissa fall kräver finansiären att en fristående revisor ska granska projektet. Det finns en revisionsfirma upphandlad av Linnéuniversitet. Ekonomen ansvarar för att i god tid innan projektslut, ta kontakt med ekonomiavdelningen för att få en revisor förmedlad för projektet. Ekonomen har sedan ansvar för att ta kontakt med revisorn och lämna över efterfrågade underlag. Över-/underskott på projektet Om överskott uppstår i projektet, kan finansiären kräva pengar tillbaka. Oftast finns detta reglerat i avtalet. Mindre överskott/underskott, går i normalfallet ut i institutionens resultat och påverkar myndighetskapitalet. I de fall underskott uppstår på projektet, baserat på att finansiären inte godkänt kostnader eller budget överskridits, ansvarar projektledaren för att komma överens med prefekten/dekanen om detta ska täckas av andra projekt eller gå ut i institutionens resultat. I de fall underskott beror på valutakursdifferenser, får underskottet gå ut i institutionens resultat. Arkivering Det finns olika regler hos olika finansiärer gällande hur länge, samt vilket material som ska sparas inför en eventuell kommande revision. Samtliga rapporter och redovisningar ska sparas, antingen hos projektledaren och ekonomen eller i diariet. Meddela även diariet att projektet är slut och kan avslutas. 17 (20)
Sammanfattning ansvar Projektledarens ansvar Projektidé - Förankra hos prefekten/dekanen att ansökan om projektmedel kan lämnas in Ansökan lämnas in - Förse ekonomen med uppgifter, så budget kan tas fram - Ta fram ett dekanintyg för ansökan - Se till att ansökan skrivs under av behörig person utifrån delegationsordning - Följa gällande regler inom Linnéuniversitetet och hos finansiären - Lämna kopia av ansökan och dekanintyg till registrator Besked om beviljat projekt eller avslag - Meddela registrator och ekonom besked om beviljad eller avslagen projektansökan Projektstart - Se till att avtal undertecknas enligt delegationsordningen - Lämna kopia på avtal till registrator och ekonom - Se till att avtal tecknas mellan huvudsökande och eventuella medsökande - Uppdatera budget om den avviker mot ansökan - Meddela ekonomen vilka löner som ska belasta projektet Pågående projekt - Redovisa tid i tidrapporter då detta krävs - Belasta projektet med dess kostnader - Lämna avvikelserapporter till prefekt/dekan, ekonom och finansiär Avslut projekt - Avstämning att rätt kostnader finns på projektet - Vetenskaplig slutredovisning till finansiären - Ta fram en plan för ej utnyttjade medel om projektet har saldo kvar - Meddela registrator att projektet är slut - Spara underlag enligt finansiärens önskemål 18 (20)
Ekonomens ansvar Ansökan lämnas in - Ta fram en budget utifrån projektledarens uppgifter - Hjälpa projektledaren att ta fram ett dekanintyg för ansökan - Följa gällande regler inom Linnéuniversitetet och hos finansiären - Registrera ansökan på Agresso web Besked om beviljat projekt eller avslag - Registrera besked om beviljat projekt eller avslag på Agresso web Projektstart - Hjälpa projektledaren att uppdatera budget om den avviker mot ansökan - Lägga upp ett kostnadsbärarnummer för projektet i Agresso - Kalla till uppstartsmöte Pågående projekt - Bokföra tid i projekt utifrån procentsatser och tidrapporter - Bokföra samfinansiering och periodisera projektet - Ta fram rapporter till prefekten/dekanen samt projektledaren - Ta fram ekonomiska delrapporter till finansiären om så krävs - I samband med delårs- och bokslut: o Kontrollera att giltigt avtal finns i Agresso o Kontrollera att samtliga kostnader är bokförda o Kontrollera att fakturering gjorts enligt tidplan Avslut projekt - Ta fram ekonomisk slutredovisning till finansiären - Spara underlag enligt finansiärens önskemål - Resultatföra projektet i Agresso och meddela ekonomiavdelningen att projektet ska avslutas. 19 (20)
Prefektens/dekanens ansvar Projektidé - Underteckna dekanintyg - Bevilja samfinansiering utifrån dekanintyget om projektet beviljas - Godkänna att ansökan kan lämnas in för projektet - Godkänna att ej anställd projektledare får placera sitt projekt på institutionen/fakulteten Ansökan lämnas in - Godkänna att projektet bedrivs vid Linnéuniversitetet - Godkänna att projektledaren och projektdeltagarna lägger tid i projektet utifrån ansökan - Följa gällande regler inom Linnéuniversitetet och hos finansiären Projektstart - Underteckna avtal utifrån delegationsordning Pågående projekt - Godkänna avvikelserapport utifrån vad som Linnéuniversitet kan godkänna Avslut projekt - Godkänna projektledarens plan för återstående medel 20 (20)