Institutionernas lokala förändringsarbete Några utgångspunkter

Nya Ladok Institutionernas lokala förändringsarbete Några utgångspunkter Förberedelser inför övergången till nya Ladok. Rekommendationer från införandeprojektet för nya Ladok i samarbete med forskare vid institutionen för informationsteknologi, Uppsala universitet

Nya Ladok Ladok är det nya studieadministrativa systemet som vid Uppsala universitet kommer att ersätta dagens Uppdok-system samt delar av Studentportalen. Även andra IT-system med kopplingar till det studieadministrativa arbetet kommer att påverkas. En ny lärplattform (LMS) kommer också att införas inom en nära framtid. Det nationella Ladok3-projektet, som utvecklar Sveriges nya studieadministrativa IT-system, är ett av Sveriges största IT-projekt. Ladok kommer att användas av så gott som alla verksamma vid Sveriges universitet och högskolor. Vid Uppsala universitet blir det en stor omställning: administratörer, lärare, studierektorer, programansvariga, studievägledare, studenter och doktorander kommer att beröras av systemskiftet. Förändringarna innebär inte bara att det införs ett nytt administrativt IT-system utan även att de studieadministrativa processerna och arbetsrutinerna påverkas. För att införandet ska gå smidigt, och för att man ska kunna utnyttja potentialen till förbättringar i olika avseenden, är det viktigt att ett omfattande förändringsarbete sker före och i samband med införande av det nya studieadministrativa systemet. Det handlar inte (bara) om att införa ett nytt tekniskt system utan mer om verksamhetsutveckling. Det nya administrativa systemet ska bidra till förbättringar. Vilka dessa förbättringar är måste till stor del utformas och åstadkommas lokalt ute på institutionerna. Att införa nya IT-system Det är ingen hemlighet att stora IT-projekt ofta brottas med stora problem och att det allt som oftast inte går som planerat. Stora projekt karaktäriseras ofta av att systemen har svårt att uppfylla viktiga krav på användbarhet, verksamhetsnytta och arbetsmiljö. Sådana projekt blir också ofta försenade och dyrare än planerat. Det finns en hel del kunskap om vad som karakteriserar de projekt som får stora problem att leverera och de som trots svårigheterna blir lyckosamma. Tillämpar man sådana kunskaper och erfarenheter blir sannolikheten att lyckas större och den stora potentialen till förbättringar kan uppnås. Från forskning och tidigare erfarenheter vet man att när nya IT-system införs så skapar det inte ordning utan det krävs att en ordning redan finns. Annars riskerar man att det uppstår omfattande problem av olika art. Av denna anledning måste det, ute på institutionerna, genomföras ett förändringsarbete av rutiner och processer inför de kommande utmaningarna runt nya Ladok. Då skapas förutsättningarna för att införandet ska gå smidigt och att man kan uppnå de önskade positiva effekterna. Utan att gå in på detaljer pekar många erfarenheter på att följande faktorer bidrar till att större IT-projekt kan genomföras på ett framgångsrikt sätt: 1

Det handlar om verksamhetsutveckling inte (bara) teknikutveckling Detta betyder att fokus måste ligga på hur den förändrade verksamheten och de nya arbetsprocesserna ska utvecklas och införas och inte bara på den tekniska implementationen av det nya systemet. Man ska inte jobba som förut utan förhoppningsvis bättre, smartare och effektivare. Metoderna för kravställande, utveckling och införande måste hantera alla relevanta aspekter på den förändrade arbetsorganisationen och det nya arbetssättet och inte bara de tekniska systemkraven. Den högsta ledningens tydliga engagemang Det fordras en stark och tydlig ledning och styrning av förändringsarbetet. Erfarenheterna visar att då ledning och styrning är tydlig, så att alla vet vad som gäller och vad som ska göras, så kan alla sträva åt samma håll och resultatet bli det önskade. Saknas tydlig styrning och engagemang från den högsta ledningen blir utveckling och införande av de nya arbetsprocesserna och tekniska systemen splittrat och spretigt och de positiva effekterna uteblir. Alla kommer att göra som de vill och man kan inte samverka mot ett gemensamt mål. Höga krav på användbarhet Det tekniska system som införs måste ha en hög användbarhet och vara utformat efter verksamhetens och de framtida användarnas behov och krav. Involvera användare i projektet Det är egentligen bara de verkliga användarna, dvs de som utför det direkta arbetet, som har detaljerad kunskap om hur arbetet kan och bör utföras och de måste därför involveras på ett bra sätt i alla faser av arbetet med att kravställa, utforma, utveckla, införa och utvärdera ett nytt system och de nya arbetsprocesserna. Tydliga förändringsmål och en samsyn i organisationen Arbetet med krav och utformning av ett nytt planerat IT-system måste utgå från tydliga mål. Sådana mål, förändringsmål, bör beskriva hur man vill att den framtida verksamheten ska se ut i ett antal olika avseenden. Saknas sådana mål blir ofta resultatet att man enbart ställer krav på hur man vill att det nya IT-systemet ska utformas, dvs rent tekniska krav. Förändringsmålen bör beskriva det önskade framtida arbetet i alla dess delar och det måste finnas en samsyn i organisationen att det är denna målbild man strävar mot. Förankring, trygghet För att förankra målen och metoderna för att utveckla och införa ett nytt IT-system, samt för att alla inom organisationen ska känna sig trygga inför de kommande förändringarna, är det viktigt att alla känner sig delaktig i processen. Även om inte alla aktivt deltar i förändringsarbetet så kan man genom omfattande informationsverksamhet få alla att känna till vad som sker och kommer att ske, varför, hur och när. Omfattande kartläggningar, (bland annat av fackförbunden Unionen och Vision), har visat att det är ett stort problem om inte alla berörda i organisationen förstår vad som sker och varför. Resultatet blir att man inte deltar i förändringsarbetet och att acceptansen blir dålig. 2

Fokus på användbarhet, arbetsmiljö och nytta från början Användbarhet och en bra utformning av det nya IT-systemet kan inte läggas till i efterhand. Användbarhet och verksamhetsnytta är ingen kosmetika utan en nödvändig förutsättning för att alla ska kunna utföra sitt arbete på ett effektivt sätt och uppleva en god arbetsmiljö. Förutsättningarna för detta skapas redan från början i ett förändringsprojekt och det fordras att sådana aspekter beaktas under alla faser av ett systems utveckling och införande. Införandet viktigt, med fokus på det nya arbetet Många erfarenheter pekar på att införandet av ett nytt arbetssätt och det nya IT-system som ska stödja detta är en mycket viktig och kritisk fas. Om man misslyckas där kommer problemen att finnas kvar under lång tid framöver. Känner användarna inte till hur de nya arbetsprocesserna ser ut, om de inte får de nya kompetenser som behövs eller om de inte vet hur de ska använda de nya IT-systemen i det dagliga arbetet så påverkas arbetet och individerna på ett negativt sätt. Arbetet blir ineffektivt, kvaliteten dålig och individerna upplever irritation och stress. Införandet handlar om en rad olika aktiviteter som ska genomföras före, under och efter det direkta tekniska införandet. Se mer om detta längre fram i dokumentet. Fallgropar Fallgroparna handlar mycket om att inte inse och inte genomföra de aktiviteter som beskrivits ovan. Till stor del handlar detta om bristande kompetens, ledarskap, styrning, kommunikation och samverkan. De som är berörda av förändringarna måste involveras i arbetet på ett fungerande sätt. De som ansvarar för de strategiska besluten, både de verksamhetsansvariga och de som utvecklar och inför tekniken, måste ha förståelse för vad som är viktiga framgångsfaktorer och agera därefter. Alla parter måste samverka. Arbetsmiljölagen är mycket tydlig i detta avseende: Arbetstagaren ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete. Målbilder av det framtida studieadministrativa arbetet För att skapa en grund för att utforma det framtida studieadministrativa arbetet vid Uppsala universitet har tidigare en serie målbildsseminarier genomförts. Metoden att använda sig av målbilder som utarbetas av arbetsgrupper har tillämpats många gånger förr. För mer information om metoden, se t ex http://partsradet.se//wp-content/uploads/2014/02/malbilder-en-metod-for-att-utveckla-det-framtid-it-stodda-arbetet.pdf. En målbild av ett framtida studieadministrativt arbete har flera syften. Beskriva hur man inom Uppsala universitet vill att det studieadministrativa arbetet ska vara utformat, för olika personalgrupper och för studenterna. Användas för att utvärdera hur väl specifikationerna av det nya Ladoksystemet uppfyller de krav som det framtida arbetet ställer på det, samt vid behov försöka förändra utformningen av det nya systemet. 3

Utgöra en grund för information och utbildning i det kommande arbetet med införande av nya Ladok och det nya arbetssättet. Målbilderna har utarbetats av fyra olika arbetsgrupper bestående av respektive administratörer, lärare, studierektorer och programsamordnare m fl samt studenter. Arbetet med målbilderna och resultatet av detta finns utförligt presenterat på Medarbetarportalen på införandeprojektets webbplats: www.uu.se/nyaladok Några viktiga punkter i resultatet är bl a: Det finns en stor konsensus mellan de olika grupperna om vad som karaktäriserar ett bra studieadministrativt arbete och hur de framtida studieadministrativa processerna i huvudsak bör utformas. De framtida processerna måste karakteriseras av en enklare, effektivare och snabbare samverkan. Det måste fastställas tydliga, effektiva, gemensamma processer. Så att alla känner till dessa och arbetar enligt dem. All onödig och tidskrävande pappershantering måste bort. Dokument ska digitala vara och utbytas elektroniskt. Mobila lösningar måste stödjas så att uppgifter kan utföras oberoende av tid och plats. Detta underlättar arbetet och snabbar upp alla processer. Det bör finnas arkivfunktioner som bygger upp ett institutionellt minne, dvs så att allt framtaget material t ex runt en kurs finns kvar och kan återanvändas. Detsamma gäller beslut som tagits, t ex om tillgodoräknande av kurs, så att man inte gör olika bedömningar och beslut varje gång. En viss flexibilitet i olika avseenden viktigt. Det betyder inte att alla kan göra som de vill utan att det finns vissa strukturella skillnader mellan olika institutioner, t ex olika slags kursutbud och upplägg. Detta fordrar att man kan anpassa rutinerna till de lokala behoven. De nya systemen måste tillåta och stödja detta. Det framtida arbetet måste innebära höjd kvalitet och rättssäkerhet, ge möjligheter till uppföljningar, kvalitetssäkring m.m. De studieadministrativa systemen måste av användarna uppfattas som ett sammanhängande system. Även om detta inte är möjligt fullt ut ska det i alla fall kunna uppfattas som en hyggligt sammanhängande helhet. Det är viktigt att se de flesta studieadministrativa processer som ärendeflöden och inte som ett antal separata aktiviteter. Många personer kan vara inblandade och måste kunna samverka på ett bra sätt. Systemen bör stödja denna flödesprincip och t ex möjliggöra effektiv kommunikation, påminnelser om aktiviteter m.m. De nya systemen och processerna måste ge ett klart förbättrat stöd till studenterna. Studenterna formulerade i sin arbetsgrupp i målbildsarbetet en mycket tydlig och omfattande kritik mot hur det fungerar idag. De upplever att varje kurs och varje lärare fungerar olika. Det vet inte i förväg hur det fungerar i en viss kurs, hur de får information, var och när, hur läraren kommunicerar med dem, vad som förväntas etc. Det kan ta lång tid att inse hur de ska hitta information och agera i en viss kurs. 4

De kan inte förlita sig på de officiella kanalerna och systemen utan bygger upp egna strukturer via sociala medier. Varje lärare kanske har en god intention och hittar bra lösningar, men om det alltid fungerar olika och studenterna aldrig vet hur, så blir det för dem kaotiskt. Detta är inte alls bra för någon. Studenternas utmaningar bör vara av pedagogisk och inte av administrativ art. Klart förbättrade, mer enhetliga och tydliga processer och informationskanaler är en nödvändighet för att Uppsala universitet ska framstå som ett modernt universitet som ger sina studenter bästa möjliga förutsättningar för deras studier. De nya studieadministrativa processerna och systemen måste stödja detta. Viktiga delar av detta är: Tydliga och samordnade rutiner gentemot studenterna. En digital studieadministration. Ett elektroniskt ärendeflöde som hänger ihop. Det goda införandet Införandet av ett nytt IT-system, men allt som hör till detta, är en mycket viktig och känslig del av processen. Här kan mycket gå fel och att det görs på ett bra sätt är avgörande för den framtida verksamhetsnyttan, kvaliteten, effektiviteten och för medarbetarnas arbetsmiljö. Det finns många exempel på att det kan gå snett i samband med införandet. Införandet är när organisationen måste anpassa sig till IT-systemet efter att utvecklarna har gett upp att försöka anpassa systemet till verksamhetens behov.... Så får det inte bli när nya Ladok ska införas, och därför måste en bra process planeras långt i förväg. Det finns erfarenheter som pekar på att följande saker karakteriserar en god införandeprocess: Fokus på det nya arbetet, de nya arbetsprocesserna och de nya kompetenserna. Det är ett nytt sätt att arbeta som införs, inte bara ett nytt tekniskt system. Se till att det tekniska system som införs är färdigt i alla avseenden, så att det kan fungera problemfritt och enligt kraven. Man inför aldrig en halv bro eller tar en halvfärdig bil i bruk. Man måste utforma det nya arbetssättet i detalj. Om man accepterar synsättet att det är ett nytt arbete man inför så måste detta utformas. Grunden läggs tidigt t ex i ett målbildsarbete, men detaljerna behöver utformas i tid före införandet så att det kan vara styrande för utbildningarna. Man måste utbilda om det nya arbetssättet. Utbildningar ska ha fokus på arbetet, hur man ska arbeta i praktiken med hjälp av det nya systemet. Även knapptryckningen måste man lära sig, men bara i dessa arbetssammanhang. Utbildningar måste vara anpassade till olika användargrupper så att de känner igen sig i de scenarier som utbildningen utformas runt. Det behövs utbildningar inför införandet, men även efteråt. Det är först i efterhand som man inser hur saker och ting egentligen fungerar, det är då som problem kan uppstå och det är då som man kan ställa många viktiga frågor om hur arbetet bäst ska bedrivas. Beakta arbetsmiljöaspekterna. Det nya arbetet måste leda till en bra arbetsmiljö och de 5

problem som kan uppstå i samband med själva införandet måste också hanteras på ett bra sätt. De arbetsmiljöansvariga måste ha en central roll i planering och genomförande. Ett lokalt drivet förändringsarbete. Det nya arbetssättet och användningen av det nya IT-systemet ska införas lokalt och då måste även förändringsarbetet göras lokalt. Det är speciellt viktigt om det är nödvändigt eller finns starka önskemål om att anpassa lösningarna till specifika lokala behov. Det lokala införandet fordrar ett lokalt engagemang. Det är bara lokalt som man har den detaljerade kunskapen om hur arbetet kan och bör bedrivas i praktiken och det är medarbetarna lokalt som ska utföra det framtida arbetet. Det lokala förändringsarbetet före, under och efter införandet kräver tid, resurser och engagemang. Den lokala ledningen, i detta fall prefekten och en lokal ledningsgrupp har ansvar för detta. Alla lokala enheter ska inte behöva utforma sina egna förändringsprocesser. Det vore ineffektivt och heller inte bra att alla gör olika. Det behövs ett omfattande stöd från centralt håll. Stöd och support från centrala resurser måste finnas och vara välplanerade. Planera för en utökad support i samband med införandet. Det kan också vara en bra lösning att i förväg utbilda superusers som får extra träning på det nya arbetet och systemen så att de på plats kan stödja användarna. Det är viktigt att ha ett före, under, efterperspektiv. Med detta menas att införandet inte alls bara handlar om det som görs i samband med det tekniska införandet, implementationen, driftsättningen. Big-bang. Många aktiviteter måste planeras och utföras långt i förväg, andra i samband med driftsättningen och återigen andra under en ganska lång tid efter. Inför det nya systemet vid en lämplig tidpunkt då det är bäst för verksamheten. Om det är möjligt, inför stegvis. Ta höjd för allt strul som vanligtvis inträffar i samband med införandet. Man måste kanske stänga vissa verksamheter en viss tid eller minska på service etc. Det är viktigt att göra återkommande uppföljningar av hur allt fungerar. Det behövs i allmänhet att såväl tekniska system som arbetsprocesser behöver korrigeras under en ganska lång tid efter införandet. Införandet av nya Ladok vid Uppsala universitet Vad kommer att ske? Det nya studieadministrativa systemet Ladok kommer att införas under hösten 2018. Exakt datum är ännu inte fastställt. Då nya Ladok införs kommer de studieadministrativa systemen att stängas ner under c:a en vecka och därefter ska allt skötas via de nya systemen. Detta innebär att alla efter denna big bang måste arbeta med de nya systemen och att alla gamla system och rutiner är borta. De nya systemen innefattar nya Ladok samt övriga berörda förändrade och anpassade system, bl a Studentportalen och Selma. För att detta ska fungera smidigt måste dels alla tekniska svårigheter lösas, men speciellt det som är av stor vikt för verksamheten och alla berörda: att känna till och kunna arbeta smidigt med de nya rutinerna! 6

Centralt stöd Det centrala projektet för införandet av nya Ladok vid universitetsförvaltningen kommer att göra många förberedelser och ge ett omfattande stöd till verksamheterna och institutionerna före, under och efter Big Bang. Det exakta innehållet i detta stöd kommer att meddelas senare. Det kommer att handla om stöd i det förberedande förändringsarbetet, informationsinsatser, utbildningar före och efter införandet samt stöd till de supportaktiviteter som behövs i samband med det mer akuta skeendet vid införandet. Det lokala förändringsarbetet Utgående från de generella råden för ett bra införande är det lämpligt att beakta följande för det lokala införandet av nya Ladok ute på institutionerna. För mer detaljer, se checklistan nedan: Det lokala införandet måste göras lokalt! Det är där man känner de lokala förhållandena och det är där medarbetarna ska kunna arbeta effektivt efter införandet. Ansvaret för det lokala förändringsarbetet ligger med nödvändighet på prefekten. Möjligen tillsammans med en lokal ledningsgrupp som kan stödja prefekten i detta. För att stödja prefekterna och för att harmonisera arbetet är det en stor fördel om det finns en god samordning inom fakulteterna och vetenskapsområdena. En sådan samordning och någon person med mandat att agera samordnare, underlättar arbetet ute på institutionerna. Det lokala förändringsarbetet kan lämpligen utgå från en universitetsgemensam grundplan, den målbild som redan finns framtagen samt stödjas av en checklista, se nedan. Det centralt framtagna materialet kan sedan anpassas till de lokala behoven. Det är bra om man i så stor utsträckning som möjligt följer den centrala generella målbilden och bara gör de fördjupningar och kompletteringar som behövs. Om man utvecklar rutiner som strider mot de centrala målbilderna kan det leda till komplikationer, speciellt för studenterna. Det lokala förändringsarbetet bör genomföras i god tid före det akuta skedet! En komplikation i sammanhanget är att det i dagsläget är till viss del oklart hur detaljerna i nya Ladok kommer att se ut när systemet införs i Uppsala. Därför kan man inte fullt ut veta att man utvecklar arbetsprocesserna så att de stämmer överens med Ladok och den förändrade Studentportalen. Men det viktiga är att man har kartlagt dagens processer och utvecklat lokala, enhetliga och överenskomna processer. När sedan Ladok finns tillgängligt i sin slutliga version är det relativt lätt att göra de modifikationer som då behövs. Väntar man till Ladok införs så är det försent att starta förändringsarbetet. Datumet för Ladoks införande, big bang, är satt till september/oktober 2018. Det förberedande förändringsarbetet bör därför vara avklarat under vårterminen 2018. 7

En checklista för det lokala förändringsarbetet Följande checklista, som är tänkt att användas av de som ska planera och leda det lokala förändringsarbetet, bygger på erfarenheter från ett pilotprojekt vid institutionen för informationsteknologi. Förhoppningsvis kan erfarenheterna ge guidning om hur institutionerna kan gå tillväga. Det centrala införandeprojektet och samordnare på de olika vetenskapsområdena och fakulteterna kommer att bistå institutionerna med mer detaljerat stöd. Studenterna i fokus Studenterna och doktoranderna ska få så klar och tydlig information som möjligt, stödjas av tydliga processer och ges bästa möjliga service. Detta är nödvändigt för Uppsala universitet som ett modernt och kvalitetsmedvetet universitet. Studenterna ska få pedagogiska utmaningar, inte administrativa. Se över rutinerna De institutioner som sett över sina studieadministrativa rutiner kommer att ha bättre förutsättningar för att hantera övergången till att arbeta i nya Ladok och möta det fortsatta behovet av kompetens och anpassningar. Utan förberedelser ökar risken att kraven på förändringar vid övergången till nya Ladok leder till ineffektiva nödlösningar som sedan blir kvar. Vilka behov respektive institution har definieras bäst lokalt utifrån hur väl studieadministrativa arbetsmoment och processer redan är kända och dokumenterade samt i vilken utsträckning man lyckats få alla inom institutionen att omfattas av det överenskomna. Ledningens stöd Stöd från ledningspersoner på alla nivåer är avgörande i förändringsarbete. Det är viktigt med en organisatorisk samsyn, både centralt och på fakulteterna, kring vad som ska göras, när och hur. Ändå är det på prefekterna mycket av ansvaret hamnar. Det konkreta införandet, utbildningarna och stödet måste styras och genomföras lokalt, så prefekten har en nyckelroll i att initiera, driva på, stötta och förankra arbetet på institutionen. Bilda en arbetsgrupp Prefekten bör utse en ledningsgrupp och arbetsgrupp, sammansatt av t ex studieadministratörer och lärarrepresentanter. Glöm inte ansvariga för forskarutbildning. Bestäm ansvarsområden i gruppen, sammankallande etc. Det är i allmänhet också bra med en sammanhållande och drivande kraft som kan ägna lite arbetstid åt detta. Att få kontinuitet i arbetsgruppens möten kan vara en utmaning. Boka in möten i tid och ha om möjligt lite buffert, både vad gäller deltagare och möten. Tänk på att det även kommer att krävas en hel del tid, både eget arbete och i grupp, för att faktiskt få fram ett konkret resultat. Rapportera löpande den bild av det lokala studieadministrativa arbetet som växer fram. Var också lyhörda för kollegornas förslag under arbetet. Detta gäller i synnerhet om ni tänker föreslå förändringar mot dagens rutiner. 8

Nulägesanalys En bra början är att inventera befintlig dokumentation av processer. Även om få har försökt sig på att göra regelrätta processmodeller vet vi att det på många håll finns gott om material. Sammanställ arbetsbeskrivningar, informationsutskick, checklistor, lathundar och manualer. Studieadministrationen är till stor del cyklisk och detta kan vara ett sätt att ringa in arbetet. Vad sker på årsbasis, vid varje termin eller varje kurs? Vad händer innan/ under/efter en period? Börja på en övergripande nivå och försök snabbt få en helhetsbild. Fokusera på de största processerna där många olika roller måste samverka. Fastna inte i att beskriva alla undantag, men notera att dessa finns. Förbättra rutinerna När ni har fått en översikt blir det enklare att se vilka processer eller rutiner som går att förbättra. En utgångspunkt kan även vara att identifiera var ni idag har problem, vad som t ex orsakar många frågor, fel eller förseningar. Använd era nätverk för att få in fler idéer och uppslag för alternativa sätt att arbeta. Även om den egna institutionen är i fokus kan det vara bra och givande att ha ett erfarenhetsutbyte på med kollegor på andra institutioner, t ex genom existerande nätverk. Bevaka aktivt vad som händer runt införandet av nya Ladok då det kan påverka förutsättningarna. Se www.uu.se/nyaladok. De processer och rutiner man bestämmer sig för bör vara så kompatibla som möjligt med de funktioner som finns i Ladok. Då underlättas anpassningen till Ladok då systemet tas i drift. Visualisera processerna Att gemensamt visualisera processer är ett effektivt sätt att arbeta med processbeskrivningar och processutveckling. Samtidigt är det lätt att gå vilse bland de verktyg som finns och att lägga för mycket resurser på detaljer. Den variant som användes i en förstudie vid IT-institutionen baserades på roller (student, administratör, lärare osv) längs en horisontell axel och tid längs en vertikal. Fördelen med detta format är att det lätt låter sig överföras till både webb och tryck. Det kanske enklaste och mest åskådliga sättet är att skissa på en whiteboard och använda minneslappar för att beskriva händelser. Formatet är enkelt att överföra till tabellform för den som vill fortsätta dokumentera i till exempel Word eller Excel. Enhetliga begrepp Att använda enhetliga begrepp är en viktig förutsättning för att kunna arbeta på ett enhetligt sätt. Det finns en terminologi kopplad till studieadministrationen där orden har exakta betydelser. I vardagslag händer det att begrepp som kurs eller antagen används på ett sätt som kanske bara delvis sammanfaller med terminologin. I viss mån kan det också bero på att inte alla känner till begreppen. Ett tips är att se till att alla använder samma begrepp. I medarbetarportalen finns stöd för den terminologi som används idag. Följs så långt det går de centralt fastställda begreppen. När nya Ladok kommer kan vissa begrepp komma att ändras, men det är enklare att anpassa sig till detta om man har ensat i begreppsfloran i förväg. 9

Hitta informationsvägar För att kunna nå ut med information, i detta steg i första hand till institutionen, behöver ni identifiera lämpliga informationsvägar. Diskutera vilka kanaler som fungera. Vad ska skickas ut och vad ska ligga som referensmaterial? Internet är en viktig kanal men också ett nålsöga, med sina egna utmaningar på systemsidan. Här tror vi att samverkan mellan institutioner och med fakulteten kan vara en framgångsfaktor. Det är bättre att ha samlad information på nätet än att göra utskick, eftersom användarna då har tillgång till informationen när de behöver den. Informera och utbilda När ni har ett material och ni har identifierat lämpliga kanaler för spridning gäller det förstås att nå fram till era kollegor genom både information och utbildning. Generellt sett är det svårare att nå lärarna än administratörerna. Vid behov kan det vara nödvändigt att tydligt kommunicera att arbetet har ledningens stöd, alternativt att begära att prefekt eller ledning står som avsändare. Följ upp och säkra processerna När man väl har specificerat och fastställt de processer och rutiner som man anser ska gälla inom institutionen, gett alla berörda information och utbildning, så gäller det att se till att alla arbetar enligt de överenskomna processerna. Det är bra att utse någon eller några med ansvar för att följa upp och påtala eventuella avvikelser. Hur detta organiseras kan säkert variera och beror bl a på institutionens storlek. Studierektorerna har nog oftast lättast att ta den rollen. Vid ett universitet kan det hända att lärare anser att det tillhör den akademiska friheten att hitta på egna administrativa processer, något som kan påverka andra och främst studenterna på ett negativt sätt. KORT CHECKLISTA Ledningens stöd och engagemang är avgörande Bilda en lednings- och arbetsgrupp Ha alltid studenterna i fokus Gör en nulägesanalys hur jobbar alla idag med det studieadministrativa? Förbättra rutinerna och fastställ institutionens processer Visualisera processerna Använd enhetliga och överenskomna begrepp Hitta informationsvägar och ansvar Informera och utbilda Följ upp och se till att allt fungerar enligt det man fastställt Förbered institutionens personal och studenterna för vad som kommer att ske före, under och efter det att nya Ladok tas i drift. Mer information och dokument på: www.uu.se/nyaladok 10

Kontaktpersoner: Bengt Sandblad, professor emeritus vid institutionen för informationsteknologi, visuell information och interaktion. Bengt.Sandblad@it.uu.se Åsa Cajander, universitetslektor vid institutionen för informationsteknologi, visuell information och interaktion. Asa.Cajander@it.uu.se Gerolf Nauwerck, doktorand vid institutionen för informationsteknologi, visuell information och interaktion. gerolf.nauwerck@it.uu.se