VÅR SYN PÅ. Ledningsgruppsarbetet inom KY. Ledningsgruppens uppdrag. Information från Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning April 2006.

Transkript

1 VÅR SYN PÅ Information från Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning April 2006 Ledningsgruppsarbetet inom KY Ledningsgruppen för varje kvalificerad yrkesutbildning (KY) har mycket viktiga arbetsuppgifter. Den skall se till att utbildningen genomförs enligt gällande lagar och förordningar samt beslut som fattas av Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning. I praktiken innebär det till exempel att se till att utbildningsplanen följs och att utbildningen når upp till uppsatta mål. Andra exempel på ansvarsområden är att se till att beslut om antagning, tillgodoräknande och utfärdande av examen fattas på ett korrekt sätt. För varje utbildning ska det finnas en ledningsgrupp. En ledningsgrupp kan vara ansvarig för flera olika utbildningar, men det finns alltid ett krav att sammansättningen av arbetslivsrepresentationen ska spegla det arbetsliv som berörs av respektive utbildning. Ledningsgruppen ska bestå av minst en företrädare för det offentliga skolväsendet, minst en företrädare för en högskola och en majoritet av företrädare från arbetslivet. Dessutom ska minst en studeranderepresentant ingå som ordinarie ledamot i ledningsgruppen. Ledningsgruppen ska engageras i den aktuella utbildningsverksamheten i sin helhet. Det innebär att ledningsgruppen måste vara verksam senast från och med antagningstillfället för den första utbildningsomgången tills beslutet om utfärdande av examina för den sista utbildningsomgången ska fattas. Ledningsgruppens uppdrag avslutas när en uppföljning på utbildningens resultat har gjorts. Ledningsgruppens uppdrag Tillsyn Ledningsgruppen ska se till att utbildningen genomförs enligt bestämmelserna i lagen (2001:239) och enligt bestämmelserna i förordningen (2001:1131) om kvalificerad yrkesutbildning. Detta innebär att ledningsgruppens medlemmar ska ha aktuell kunskap om de styrande dokumentens innehåll, så att de har möjlighet att ta ställning till de områden som lagen omfattar. Utbildningsanordnaren har ansvar för att säkerställa ledningsgruppens kunskap om styrande dokument. 9

2 Ändringar i utbildningsplanen Utbildningsanordnaren kan ansöka hos myndigheten om förändringar i den utbildningsplan som fastställts. En sådan ansökan ska styrkas med ett protokollfört beslut av ledningsgruppen. Motivet till den önskade förändringen ska också beskrivas. Fastställande av kursplaner Ledningsgruppen är ansvarig för innehållet i och fastställandet av kursplanerna och beslutar också om ändringar i dem. Besluten ska protokollföras och i kursplanerna ska det framgå vilket datum de fastställdes. Denna information ska vara tillgänglig för studenterna och för myndigheten. Det är viktigt att det finns fastställda kursplaner för att garantera en rättssäkerhet i utbildningarna. Anordnaren kan inte göra förändringar som påverkar utbildningens innehåll utan att ledningsgruppen fattar dessa beslut. Större ändringar i utbildningens innehåll, som till exempel innebär att kurser helt byts ut eller att poängfördelningen mellan kurserna förändras, räknas som en förändring av utbildningsplanen. Det innebär att en ansökan ska skickas till myndigheten. Antagning av studerande Ledningsgruppen ska fatta beslut om antagning av studerande till utbildningen. Detta ska protokollföras. Ledningsgruppen har en viktig roll i urvalsprocessen när det gäller att bedöma de sökandes möjligheter att tillgodogöra sig utbildningen och deras förutsättningar för att fungera i den framtida yrkesrollen. Frågor om tillgodoräknande Med tillgodoräknande menas att studerande kan avstå från att delta i viss del av utbildningen för att man redan har dessa kunskaper från tidigare utbildning eller genom yrkeserfarenhet. En validering görs av anordnaren och beslut om tillgodoräknande fattas av utbildningens ledningsgrupp. Ett tillgodoräknande kan bara göras på hel kurs och inte på delar av kurs. På den studerandes examens-/utbildningsbevis ska framgå vilka kurser som har tillgodoräknats. Valideringen ska dokumenteras tillsammans med protokoll på ledningsgruppens beslut om tillgodoräknande. Formerna för beslut om tillgodoräknande bör vara beskrivna i ledningsgruppens arbetsordning. Utfärdande av examen Ledningsgruppen ska fatta beslut om utfärdande av examen. Ledningsgruppens delaktighet i bedömningen ifall examensvillkoren är uppfyllda bör vara beskriven i ledningsgruppens arbetsordning. Kvalitetsarbete Ledningsgruppen har en viktig roll i att se till att utbildningarna genomförs med god kvalitet. Därför bör ledningsgruppen vara aktiv i utformningen av kvalitetssystemet, så att det säkerställs att ledningsgruppen får det underlag som krävs för att kunna bedöma att utbildningen bedrivs med god kvalitet. Ledningsgruppen bör agera kravställare med fokus på vilken kvalitet som ska levereras och ges en aktiv roll i utbildningens kvalitetsarbete. Det bör framgå av ledningsgruppens arbetsordning vilken roll olika parter har i utvecklingen och hanteringen av kvalitetsarbetet. Ledningsgruppens sammansättning Ledningsgruppen är det forum där utbildningens olika aktörer träffas och har möjlighet att tillsammans ta ställning till de frågor som rör utbildningens inriktning och genomförande. De olika kategorierna i ledningsgruppen har olika roller, representerar olika kompetenser och ger därmed olika bidrag till utbildningen. Universitet eller högskola samt offentliga skolväsendet ska vara representerade av personer som är formellt utsedda av sina respektive organisationer. 2

3 3

4 Arbetslivet En majoritet av ledningsgruppens medlemmar ska representera arbetslivet, vilket kan innebära såväl arbetsgivar- som arbetstagarrepresentanter. Syftet är att arbetslivets representation ska ge legitimitet och relevans för utbildningarna. För att detta ska uppnås är förankring och representativitet avgörande. Förankringen i arbetslivet avgör om arbetslivet kan bidra med att säkra utbildningarnas yrkesrelevans. Därför är det centralt att representanterna kommer från relevanta delar av arbetslivet och att de har rätt kompetens för uppgiften. Arbetslivets företrädare ska ha ett nära samband med de delar av arbetslivet som berörs av utbildningen. De ska ha ett eget intresse av den kompetens som utbildas. Kopplingen mellan det arbetsliv och de organisationer inom arbetslivet som berörs och den representant som sitter i ledningsgruppen ska vara tydlig. Utbildningsanordnaren kan aldrig kategoriseras som arbetslivsföreträdare. Det kan heller inte personer som enbart levererar resurser in i utbildningen, till exempel konsulter. Dessa ska kategoriseras som Övriga i rapporteringen till myndigheten. Det är viktigt att personer som formellt utses att representera en organisation också har den kompetens som efterfrågas i ledningsgruppens arbete. Gemensamt för högskolan och det offentliga skolväsendet är att de förväntas bidra med bland annat kunskap om kvalitetsarbete i eftergymnasial utbildning. Detta innebär till exempel att de bör ha en funktion i sina respektive organisationer som medför att denna kompetens säkerställs. Om utbildningen/anordnaren även behöver ämneskompetens i ledningsgruppen och alla dessa egenskaper/kompetenser inte går att hitta i en person, så kan två eller fler representanter från högskolan engageras. Offentliga skolväsendet Det offentliga skolväsendets medverkan i ledningsgruppen motiveras bland annat genom att de förväntas bidra med kunskaper i kvalitetssäkring av utbildning. Dessa representanter har ofta ett samordningsansvar av utbildningsresurser på regional och lokal nivå. De har även som regel värdefulla kontakter med näringslivet i regionen. Ledningsgrupperna kan dock utvidga sin representation från arbetslivet med företrädare för de grupper av anställda som medverkar i utbildningen, t ex som LIA-handledare. Högskolan Högskolans roll är att bidra med kunskaper om kvalitetssäkring av eftergymnasial utbildning och en överblick över det totala, regionala utbildningsutbudet. Som högskola eller universitet räknas statliga universitet och högskolor samt enskilda utbildningsanordnare med examensrätt. Studerande För att stödja de studerande och deras möjligheter till inflytande bör anordnaren skapa goda förutsättningar för dem att välja sin representant. Det är viktigt att det är tydligt för alla i ledningsgruppen att de studerandes representant har samma rättigheter och skyldigheter som de övriga i ledningsgruppen. Studeranderepresentationen kan bli svag om en utbildning har flera utbildningsomgångar som pågår parallellt. En ledningsgrupp kan också vara delaktig i flera olika utbildningar. För att stärka 4

5 studerandeinflytandet rekommenderas därför att studeranderepresentanter för samtliga pågående utbildningsomgångar finns representerade i ledningsgruppen. Det kan till exempel göras genom att studerande adjungeras från den eller de grupper som inte har en ordinarie representant. Övriga Gruppen övriga i ledningsgruppen är en samlingskategori för dem som inte med tydlighet tillhör någon av de andra kategorierna i ledningsgruppen. Utöver anordnaren bör även personer som levererar resurser i form av kurser och lärarinsatser, t ex konsulter, tillhöra kategorin övriga. Även enskilda personer som inte kan anses företräda ett arbetsliv som har intresse av den kompetens som utbildningen skapar, bör tillhöra denna kategori. Ansvarsfördelning mellan ledningsgrupp och anordnare Anordnaren har ansvar för att utbildningarna bedrivs enligt lag och förordning och beslut från myndigheten. Ledningsgruppen ska kontrollera att utbildningarna genomförs på detta sätt. Ledningsgruppens medlemmar har dock inget personligt, formellt ansvar. Ledningsgruppen ska ses som en viktig resurs som med stort inflytande, delaktighet och medverkan är en stark framgångsfaktor. Anordnaren har det fulla ekonomiska ansvaret. Beslutsmässighet För att ledningsgruppen ska kunna fatta beslut om antagning, tillgodoräknande, utfärdande av examen, ändringar i utbildningsplanen och fastställande av kursplaner bör arbetslivets representanter vara i majoritet vid beslutstillfället. Minst 60 % av ledningsgruppens medlemmar ska vara närvarande för att gruppen ska anses beslutsmässig. Arbetsformer och arbetsordning Ledningsgruppen bör sammanträda regelbundet, minst fyra gånger per år, för att ha förutsättningar att ta sitt ansvar för utbildningen. Ledningsgruppen bör konstituera sig genom att klarlägga sina ansvarområden samt de olika representanternas uppgifter och förväntade bidrag till arbetet. En ordförande ska väljas, med fördel från arbetslivet. För att säkerställa att ledningsgruppen kan agera självständigt utifrån sin roll och sitt ansvar, bör ordföranden inte representera anordnaren. Anordnaren och ledningsgruppen bör tydligt definiera vilka uppgifter och vilket ansvar som respektive part har. Det bör göras tydligt hur ledningsgruppen ska leva upp till sina åtaganden till exempel i en arbetsordning. Förslag till arbetsordning En god arbetsordning är grunden till ett effektivt och framgångsrikt ledningsgruppsarbete. Detta förslag är ett bra exempel på hur arbetet kan läggas upp. Arbetsordningen för ledningsgruppen kan exempelvis fastställas årligen vid första ledningsgruppsmötet för läsåret. 1. Ledningsgruppens allmänna ansvarsområden Här anges de områden som enligt lag och förordning reglerar kvalificerad yrkesutbildning. 2. Ledamöter och särskilda ansvarsområden Här anges ledningsgruppens ledamöter och dess särskilda ansvarsområden som gäller för den aktuella KY-utbildningen. Beakta följande: Personer i ledande befattning från ett för utbildningen relevant arbetsliv ska ingå i ledningsgruppen. Företrädare för samverkande universitet/högskola, helst med erfarenhet av utvecklings-, planerings- eller kvalitetsarbete i samverkan med arbetslivet, ska vara representerade. En företrädare i ledande ställning för det offentliga skolväsendet med erfarenhet av yrkesutbildning och arbetslivskontakter ska ingå. Studeranderepresentant. En representant är obligatoriskt. Om det finns flera intag, bör det finnas studeranderepresentanter för samtliga intag. Minst en ansvarig person från utbildningsanordnaren. Utöver ovan beskrivna ledamöter kan den ansvariga utbildningsanordnaren utse fler ledamöter. En majoritet av dessa ledamöter ska vara företrädare för arbetslivet. Ansvarig utbildningsanordnare i samråd med branschföreträdare utser ledamöter enligt ovan. Studeranderepresentanter utses av de studerande. Ledamöterna ska aktivt delta i ledningsgruppens möten och ansvarar för utbildningens genomförande, utveckling och kvalitet. Arbetslivets representanter har ett särskilt ansvar för att bevaka yrkesrelevansen och ska vara en resurs för utbildningens samverkan med arbetslivet. Arbetslivet ska se sin medverkan i ledningsgruppen som ett led i det strategiska arbetet med branschens framtida kompetensförsörjning. Högskolans representant har ett särskilt ansvar för nivån och kvaliteten på utbildningen. Studeranderepresentanterna har ett särskilt ansvar för att fånga upp och förmedla synpunkter från de studerande samt att återrapportera information från ledningsgruppens möten. Vid val av ledamöter ska särskild hänsyn tas för att uppnå jämn könsfördelning. 5

6 6

7 3. Mandattid Här redogörs för hur långa mandattiderna ska vara och när omval ska ske. Det gäller även för studeranderepresentanter. 4. Ordförande och vice ordförande Ledningsgruppen utser ordförande och vice ordförande. Dessa bör representera arbetslivet. Ordföranden ska leda ledningsgruppens möten, representera ledningsgruppen och utbildningen samt företräda ledningsgruppen vid utfärdande av examens- och utbildningsbevis. 5. Sammanträde, kallelse och agenda Ange här hur många ordinarie möten som är planerade på årsbasis och ungefär när de ska äga rum. Ange också hur långt i förväg kallelse och dagordning skickas ut samt vem som har ansvar för sammanställande och utskick av kallelse och dagordning, till exempel utbildningsanordnaren och ledningsgruppens ordförande i samarbete. Förslag på beslutspunkter för ledningsgruppen Antagning av de studerande Fastställande av utbildningsplanen och kursplaner Fastställande av arbetsordning för ledningsgruppen Fastställande av datum för ledningsgruppens möten för kommande läsår Examination Förslag på stående punkter vid ordinarie möte Viktigare händelser, nuläge, utveckling och rapporter Kvalitet och kvalitetsarbete Uppföljning/utvärdering Strategi-, framtids- och utvecklingsfrågor Beslutsärenden Arbetslivet har ordet Studenterna har ordet 6. Beslutsmässighet Ange här när ledningsgruppen är beslutsmässig. 7. Protokoll Ange här vem som ansvarar för att föra protokoll, vem som ska justera, när det senast ska vara övriga ledamöter tillhanda samt vem som ansvarar för arkivering. 7

8 8 Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning Norra Stationsgatan 2B, Hässleholm Tfn: