VÅR SYN PÅ. Kvalitetssäkring i KY. Ansvarsfördelning. Information från Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning December 2007

Transkript

1 VÅR SYN PÅ Information från Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning December 2007 Kvalitetssäkring i KY För varje kvalifi cerad yrkesutbildning ska det fi nnas en beskrivning av hur utbildningen kvalitetssäkras. En av Myndigheten för kvalifi cerad yrkesutbildnings uppgifter är att kontrollera att ett system för kvalitetssäkring fi nns, att det används och att det fungerar. Myndigheten förespråkar inte något specifi kt kvalitetssäkringssystem. Varje utbildningsanordnare måste, tillsammans med sin ledningsgrupp, ta på sig både ansvaret och friheten att utforma ett system för kvalitetssäkring som passar den egna verksamheten. Det är viktigt att komma ihåg att kvalitetssäkring handlar mer om ett förhållningssätt än om teknisk fi ngerfärdighet. Denna skrift beskriver detta förhållningssätt och detaljreglerar inte utbildningsanordnares kvalitetsarbete genom att fokusera på möjliga tekniker och metoder. Ansvarsfördelning Ansvaret för utbildningskvaliteten inom kvalifi cerad yrkesutbildning är delat mellan staten, utbildningsanordnaren och ledningsgruppen. Allt kvalitetssäkringsarbete utgår från vissa allmängiltiga principer som ska styra arbetet. Syftet med denna skrift är att beskriva principerna bakom myndighetens syn på hur KYanordnare ska arbeta med kvalitetssäkring. Detta görs dels genom att defi niera begreppet kvalitet inom KY, dels genom att slå fast vissa grundläggande systemkrav på hur denna kvalitet uppnås och utvecklas. Statens ansvar, som förvaltas av KY-myndigheten, är att välja ut och fi nansiera de utbildningskoncept som bäst uppfyller myndighetens kvalitetskriterier utifrån de ansökningar om statsbidrag för att bedriva KY som kommer in (se Faktablad (KY07: 01) - Bedömning av ansökan om statsbidrag för KY). Därutöver är det myndighetens ansvar att kontinuerligt följa och värdera kvalitetsutvecklingen i pågående KY-utbildningar. Dels för att kunna kräva att

2 efterfrågestyrd utbildning. Arbetslivets efterfrågan av kompetens ska styra både innehållet i och dimensioneringen av KY. Det gäller för hela utbildningsutbudet och för varje enskild utbildning. Att uppnå rätt kvalitet svarar mot det som vanligtvis kallas effektmål, det vill säga det som man faktiskt vill uppnå med en verksamhet efter det att den avslutats. korrigerande insatser görs på anordnarnivå när kvaliteten i utbildningen har brister, dels för att försäkra sig om ett relevant beslutsunderlag när beslut om ytterligare utbildningsintag ska fattas. Anordnare har det yttersta ansvaret för kvaliteten i de utbildningar de bedriver. Anordnaren har det fulla juridiska och ekonomiska ansvaret och är därmed myndighetens direkta motpart i kvalitetsfrågor. Ledningsgruppen har också en viktig roll i att se till att utbildningarna genomförs med god kvalitet (se Vår syn på - Ledningsgruppsarbetet inom KY). Ledningsgruppen ska ta en aktiv del i utformandet av kvalitetssäkringssystemet på utbildningen och bland annat agera kravställare utifrån ett arbetslivsperspektiv. Ledningsgruppen har dock inte något formellt juridiskt eller ekonomiskt ansvar gentemot anordnare, myndighet eller studerande. Tre dimensioner av kvalitet i KY Det fi nns många olika intressenter inom utbildningsområdet som kan ha olika och delvis motstridiga mål. För att kunna konstruera ett välfungerande system för kvalitetssäkring, måste därför både en sortering och prioritering göras i den mångfald av mål som gäller för verksamheten. Detta gäller även KY. För att skapa en grundläggande ordning i kvalitetsarbetet delar myndigheten upp kvalitetsbegreppet inom KY i tre delar eller dimensioner: rätt kvalitet, bra kvalitet och korrekt kvalitet. Rätt kvalitet Kvalifi cerad yrkesutbildning ska förse arbetslivet med efterfrågad kompetens. Utifrån detta perspektiv är KY en Bra kvalitet För att en utbildning ska kunna uppnå effektmålen, måste den genomföras med bra kvalitet. Ett system för kvalitetssäkring måste innefatta de olika delarna i själva genomförandet av utbildningen. För den skolförlagda delen av KY ställs det i princip samma krav på en KY-anordnare som på vilken annan utbildningsinstitution som helst: god utbildningsmiljö, kompetenta lärare, osv. Som en del av det offentliga utbildningsväsendet ska även kvalifi cerad yrkesutbildning arbeta efter de vuxenpolitiska målen som riksdagen har fastställt. En annan mycket viktig del i KY är LIA. Bra kvalitet inom KY betyder även en bra och välfungerande LIA (se Vår syn på - Lärande i arbete inom KY). Korrekt kvalitet KY är en del av det offentliga utbildningsväsendet och måste därför uppfylla de krav på rättssäkerhet för enskilda studenter som gäller inom utbildningsområdet. KY fi nansieras i huvudsak med skattemedel, regleras av lagar och förordningar samt administreras genom en statlig myndighet. Alla som är aktiva inom KY anordnare, ledningsgrupper, studerande och myndighet har ett regelverk att följa. Detta regelverk innefattar naturligtvis även de två första kvalitetsdimensionerna som direkt kan härledas ur lag och förordning, men det fi nns även andra viktiga bestämmelser som alla som bedriver KY måste känna till och följa. I huvudsak handlar det om bestämmelser som värnar den enskilde KY-studentens rättssäkerhet. Ständig förbättring Att arbeta med kvalitetssäkring innebär också att arbeta med ett kontinuerligt förbättringsarbete. Även om man uppnår de mål man satt, och därmed når en grundläggande kvalitetsribba, bör ambitionen alltid vara att bli bättre. Det betyder att det inte bara är mål och måluppfyllelse som kvalitetsarbete fokuserar på. Även de medel man använder sig av för att höja kvaliteten är viktiga. Alla kvalitetssäkringssystem ska innehålla båda dessa komponenter, det vill säga mäta måluppfyllelse utifrån de konkreta mål man satt, och genom ett systematiskt kvalitetssäkringsarbete skapa förutsättningar för en kontinuerlig förbättring. 2

3 Utbildningsanordnaren följer upp och analyserar kvaliteten Studenterna väljer andra yrken än dem som utbildningen syftade till Studenterna väljer att läsa vidare KY-myndigheten kommer att i allt högre grad bygga sin kvalitetsuppföljning och tillsyn på uppgifter som begärs in från anordnare. För att detta ska fungera måste samtliga utbildningsanordnare kunna förse myndigheten med dessa uppgifter, vilket i sin tur kräver en viss likformighet i hur anordnare arbetar med kvalitetssäkring. Här nedan beskrivs myndighetens grundläggande krav på vad anordnare ska veta och kunna redovisa om kvaliteten i den egna verksamheten. Bristande måluppfyllelse kan alltså härledas både till sådana faktorer som anordnare kan påverka och sådana som ligger utanför möjligheterna att påverka. Innan korrigerande åtgärder sätts in på pågående och planerade utbildningsintag, är det nödvändigt att anordnaren vet vilka orsaker som ligger bakom den bristande måluppfyllelsen i varje enskilt fall. Rätt kvalitet Kvalifi cerad yrkesutbildning ska förse arbetslivet med efterfrågad kompetens. Det betyder att de studenter som har fullföljt en KY-utbildning ska vara efterfrågade på arbetsmarknaden inom det yrkesområde utbildningen är riktad mot. Det betyder också att kvaliteten utifrån detta mål egentligen med säkerhet kan mätas först efter att utbildningen har avslutats. Varje anordnare ansvarar för att följa upp och analysera måluppfyllelse. Det betyder att anordnaren har ansvar även efter det att utbildningen avslutats. Ansvaret för att en KY-utbildning bedrivs med rätt kvalitet ligger fullt ut på anordnaren och utbildningens ledningsgrupp. När myndigheten analyserar nya ansökningar om att få bedriva KY, är arbetslivets behov av den kompetens utbildningen syftar till, det absolut främsta kvalitetskriteriet som ska styrkas i ansökan. Om en tydlig behovsbild saknas, avslås ansökan. KRAV PÅ UTBILDNINGSANORDNARE För att kunna fortsätta att driva en kvalifi cerad yrkesutbildning med statsbidrag, måste anordnare följa upp hur före detta studenter lyckas med att etablera sig på arbetsmarknaden. Vilka får jobb och hur många av dem får jobb inom det yrkesområde utbildningen syftar till? Orsakerna bakom negativa resultat måste tas fram och analyseras. Vid behov ska korrigerande åtgärder vidtas på pågående och planerade utbildningsintag. KY-myndigheten kommer att kräva att få ta del av en sådan uppföljning i samband med ansökningar om att få fortsätta att bedriva kvalifi cerad yrkesutbildning. Anordnaren ska då kunna visa hur studenter från tidigare utexaminerade studentkullar har lyckats etablera sig på arbetsmarknaden. Dessa uppgifter kommer sedan att ingå i beslutsunderlaget vid bedömningen av ansökan. När väl en ansökan blivit godkänd av myndigheten och utbildningen därmed får möjlighet att starta, övergår ansvaret för att utbildningen bedrivs med rätt kvalitet till anordnaren och ledningsgruppen. Detta ansvar måste avspeglas i de konkreta åtgärder som anordnare och ledningsgrupp vidtar för att kontrollera att målen blir verklighet. Alla kvalitetssäkringssystem måste kunna hantera avvikelser i slutprodukten. Inom KY kan brister i måluppfyllelse avseende rätt kvalitet bero på fl era orsaker, exempelvis: Arbetslivets behov av kompetensen ifråga var felaktigt beskrivet i ansökan Arbetslivets behov har förändrats sedan ansökan lämnades in Utbildningen ger inte studenterna den kompetens som motsvarar behoven Bra kvalitet Om studenternas etablering på arbetsmarknaden efter en KY-utbildning är huvudmålet, är resan dit naturligtvis också av central betydelse. Särskilda kvalitetskrav måste också ställas på själva utbildningsprocessen. Dessa krav ligger inom de områden man traditionellt förknippar med god utbildningskvalitet: pedagogik, organisation, resurser, studerandeinfl ytande, jämställdhet, osv. Arbetslivet har också ett stort genomförandeansvar inom KY. LIA är en bärande del och ska fungera inom en pedagogisk helhet som i sista hand anordnare och ledningsgrupp ansvarar för. Det betyder att anordnarens och ledningsgruppens kvalitetsansvar innefattar LIA, oavsett på vilket sätt 3

4 och på vems initiativ LIA-platsen har tillkommit. För att kunna följa upp, mäta och värdera kvaliteten i utbildningsprocessen, måste varje anordnare bygga upp ett system där kvalitetsbrister blir synliggjorda. Det yttersta syftet är naturligtvis att åtgärda bristerna, men första steget är att defi niera vad som menas med kvalitetsbrister. KRAV PÅ UTBILDNINGSANORDNARE Defi nitionen på vad som är bra kvalitet inom KY är inte lika tydlig som när det gäller rätt kvalitet. Man kan säga att bra kvalitet oftast är en förutsättning för att kunna uppnå rätt kvalitet. Eftersom varje KY-anordnare har stor frihet att organisera sin utbildningsverksamhet på bästa sätt, ställer myndigheten få formella krav på hur detta ska göras. Däremot ställs krav på att varje anordnare ska kunna beskriva den kvalitetsstrategi de har för utbildningens genomförande. Det betyder att varje anordnare ska kunna svara på följande frågor: Har lärarna den yrkesmässiga kompetens som krävs? Har lärarna den pedagogiska kompetens som krävs? Organiseras lärandet på ett effektivt, individ- och situationsanpassat sätt? Är lokaler och utrustning ändamålsenliga och välfungerande? Genomförs LIA utifrån de mål som är uppsatta? Har LIA-handledarna tillräcklig tid och kompetens? Är utbildningens innehåll relevant utifrån arbetslivets krav? Når studenterna målen för utbildningen? Får studerandeinfl ytandet tillräckligt genomslag? Har ledningsgruppen en aktiv roll i kvalitetssäkringsarbetet? Arbetas det aktivt med jämställdshetsfrågor? Korrekt kvalitet KY är en del av det offentliga utbildningsväsendet och fi nansieras med skattemedel. Utöver det övergripande målet för KY att förse arbetslivet med efterfrågad kompetens ställer staten även andra krav på alla KY-utbildningar. Dessa krav syftar i huvudsak till att säkerställa den enskilda studentens rättssäkerhet. Men även riksdagens fastställda vuxenpolitiska mål gäller för KY. I lagen och förordningen om kvalifi cerad yrkesutbildning fi nns de formella krav beskrivna som gäller för utbildningsanordnare. En av myndighetens viktigaste uppgifter är att säkerställa att dessa efterföljs. Det betyder att anordnares kvalitetssäkringssystem måste innefatta hur man följer upp, analyserar och korrigerar brister i förhållande till de krav som ställs i lag och förordning. De områden som främst berörs är: Behörighetsbedömning, urval och antagning av sökande till utbildning Validering och tillgodoräknande Betygssättning och kunskapskontroll Examination Studerandeinfl ytande Avskiljande från utbildningen Dessutom fi nns det formella krav på KY-utbildningar avseende: Ledningsgruppens sammansättning och ansvar Att anordnaren aktivt motverkar könsbundna val och social snedrekrytering Att anordnaren bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete Inom fl era av dessa områden har KY-myndigheten publicerat stödmaterial som ska hjälpa anordnare att tolka de bestämmelser som fi nns. Denna skrift är ett exempel på det. Ytterst har varje anordnare det fulla ansvaret för att sätta sig in i, tolka och använda det gällande regelverket. KRAV PÅ UTBILDNINGSANORDNARE En självklar utgångspunkt för att få tillstånd att bedriva kvalifi cerad yrkesutbildning är att anordnaren följer gällande regler och bestämmelser. På varje utbildning måste därför berörd personal ha tillräcklig kunskap om dessa regler och bestämmelser, inklusive innehållet i de stöddokument som myndigheten har tagit fram. Anordnare måste kunna visa att det fi nns ett systematiskt internt utbildningsarbete som säkerställer att denna kunskap är förankrad bland personalen och följs i det dagliga arbetet. 4

5 Grundläggande krav på ett kvalitetssäkringssystem Ett system för kvalitetssäkring har egentligen två syften. Det första är naturligtvis att omfatta och beskriva den systematik som man arbetar med för att upprätthålla och förbättra kvaliteten i verksamheten. Det andra syftet är att visa upp för olika intressenter vad gäller KY främst för staten, studenten och arbetslivet att det sker och vilket resultat det ger. Allt kvalitetsarbete innebär en ansträngning. För att bli bättre måste man först lyfta fram sådant som inte är tillräckligt bra. Att göra det kan vara en besvärlig och till och med plågsam process, både för organisationer och enskilda personer. Det är inte heller alltid enkelt att se hur uppkomna problem ska åtgärdas. Ser man inga omedelbara risker med att låta bli att åtgärda ett kvalitetsproblem, saknas ofta naturliga incitament att göra det. Det betyder att ett fungerande system för kvalitetssäkring på enskilda KY-utbildningar måste arbeta med systematiska metoder som motverkar en benägenhet att inte aktivt arbeta med att utveckla kvaliteten i verksamheten. Här följer ett antal grundläggande krav på och arbetsområden som myndigheten anser ska ingå i ett fungerande kvalitetssäkringssystem hos anordnare som bedriver KY. En beskrivning av hur kvalitetssäkringen går till Oavsett vilket system för kvalitetssäkring en utbildningsanordnare använder sig av ska det fi nnas en heltäckande och sammanhållen beskrivning av hur man arbetar. Denna beskrivning ska vara konkret och innebära ett tydligt åtagande gentemot stat, studenter och arbetsliv. Den ska beskriva vilka mål man arbetar mot, hur man följer upp, mäter och värderar måluppfyllelse och hur man arbetar med förbättringar. Den ska tydliggöra vem eller vilka som har ansvar för kvalitetssäkringsprocessens olika delar. Uppföljning och utvärdering All utvärdering bygger på att jämföra hur det blev med hur man ville att det skulle bli. Det man följer upp och utvärderar måste vara relevant utifrån utbildningens mål. Syftet med uppföljning och utvärdering är emellertid inte bara att konstatera hur det blev. Syftet är att genom att analysera resultatet ta fram konkreta åtgärder för att göra verksamheten ännu bättre. Myndigheten anger ett antal kvalitetsmål som ska ingå i kvalitetssäkringsarbetet på anordnarnivå. Har anordnaren satt upp ytterligare mål för utbildningen, till exempel kring studenternas boende och sociala miljö, ska sådana mål naturligtvis också följas upp och utvärderas. Långsiktighet Eftersom utbildning i sin defi nition är en process där studenten successivt tränger in i okända kunskapsområden, är det inte alltid möjligt att under pågående inlärningsprocess kunna bedöma kvaliteten i utförandet. Därför är det viktigt att inte bara inhämta åsikter från studenten under pågående utbildningsmoment, utan även en tid efteråt då studenten har bättre möjlighet att analysera och värdera utbildningens genomförande i förhållande till hur de konkret kan använda kunskaperna. Ett långsiktigt förhållningssätt är naturligtvis 5

6 6

7 också viktigt när studenters etablering på arbetsmarknaden följs upp och analyseras. Studerandeinflytande Studenter på en KY-utbildning har enligt lagen rätt till infl ytande över den utbildning de går på. Det ska bland annat fi nnas minst en studeranderepresentant i varje ledningsgrupp. Det är viktigt att utbildningsanordnare och ledningsgrupper inte bara ser kravet på studerandeinfl ytande som ett måste. Inom all utbildning, och särskilt inom vuxenutbildning, är anordnarens vilja och förmåga att ta tillvara de studerandes synpunkter på hur utbildningen bedrivs en mycket viktig förklaringsfaktor bakom goda och dåliga resultat. Om en student misslyckas med att etablera sig på arbetsmarknaden efter en KY-examen för att relevanta arbetsgivare inte uppfattar kompetensen som tillräcklig, är detta i första hand ett misslyckande för utbildningsanordnaren. Om en KY-utbildning ska kunna bedrivas fl exibelt och individanpassat, är de studerandes synpunkter på hur utbildningen bedrivs väldigt viktiga i det kontinuerliga arbetet med att höja kvaliteten i utbildningen. Arbetslivets inflytande På samma sätt som studenterna är mycket goda bedömare av kvaliteten i utbildningsprocessen det vill säga att bedöma dimensionen bra kvalitet är de mottagande arbetsgivarna de som bäst kan bedöma dimensionen rätt kvalitet, det vill säga om studenterna har med sig de kunskaper och färdigheter de behöver i sin yrkeskarriär. Det betyder att ett system för kvalitetssäkring inom KY också måste innehålla delar som tar tillvara synpunkter som de examinerade studenternas arbetsgivare har. Detta krav tillgodoses till viss del av ledningsgruppens arbetslivsrepresentanter. Men trots att de är i majoritet i ledningsgruppen är de inte i majoritet bland arbetsgivarna till utexaminerade KY-studenter. En kvalitetsstrategi inom KY måste därför innehålla någon typ av uppsökande verksamhet gentemot de arbetsgivare som anställer studenter från utbildningen. Individualisering All utbildning grundas i ett individuellt lärande. Varje individ har olika förutsättningar för att på bästa sätt kunna tillgodogöra sig en inlärningssituation. Även om utbildning sker på en kollektiv arena, är resultatet summan av individuella prestationer och resultat. Därför måste all kvalitetssäkring inom utbildningssektorn bygga på en individbaserad uppföljnings- och förbättringsstrategi. Information, öppenhet, genomskinlighet För att säkerställa att de som söker sig till en viss KYutbildning inte ska göra ett felval, är det viktigt att kvalitetsarbetet på varje KY-utbildning sker öppet och med full insyn. Som kund på utbildningsmarknaden har varje person som ansöker om att bli antagen på en KY-utbildning rätt att få ta del av de resultat utbildningen har presterat. Varje anordnare har ett eget ansvar för att de resultat och kvalitetsbedömningar som de förfogar över publiceras och presenteras på ett lättillgängligt och tydligt sätt. En öppenhet utåt skapar också förutsättningar för ett lärande inom anordnargruppen. Att arbeta med benchmarking, det vill säga att lära av de bästa, kräver en sådan öppenhet. Därför är öppenhet och genomskinlighet i kvalitetssäkringsprocessens innehåll och resultat på varje KY-utbildning något som både gynnar studenten, utbildningsanordnaren samt hela utbildningsformen KY. Ledarskap och engagemang Kvalitetssäkring och utveckling är inga självgående processer. Tvärtom krävs ett tydligt ledarskap där hela organisationsstrukturen, från högsta chef ner till samtliga medarbetare, tar sitt ansvar för att underlätta och genomdriva arbetet med att förbättra kvaliteten i verksamheten. I ledningsdeklarationen, i styrdokument, i lönepolicyn och i andra relevanta dokument ska det fi nnas avtryck efter en sådan kvalitetssyn. Många av de kvalitetssäkringssystem som idag fi nns på marknaden, bygger sitt systemtänkande på ledningsfunktioner och ledningsarbete. En tydlig utfästelse kring ledningens ansvar för kvalitetssäkring är kanske särskilt viktig inom KY då ansvaret för kvalitetsfrågor är delat mellan anordnare och ledningsgrupp. Dokumentation En grundpelare i allt arbete med kvalitetssäkring är en god och systematiserad dokumentation. Alla organisationers minne är kort och för att kvalitetsarbete ska kunna bedrivas långsiktigt krävs en dokumentation av hur man arbetar, vad man gör och vilka åtgärder man vidtar och varför. Att genomföra odokumenterade kursutvärderingar är till exempel inte acceptabelt. I och med att bland annat kvalitetsutvärderingar dokumenteras skapas också förutsättningar för organisationen att implementera förändringar. I allt kvalitetsarbete måste en god och systematiserad dokumentation löpa som en röd tråd genom verksamheten. En tydlig dokumentation är också nödvändig för att det ska vara möjligt att följa upp om utbildningens kvalitetsarbete följer de mål och riktlinjer som KY-myndigheten har fastställt. 7

8 8 Myndigheten för kvalifi cerad yrkesutbildning Norra Stationsgatan 2B, Hässleholm Tfn: