Etiska regler för leverantörer. Your ambition. Our passion.

Etiska regler för leverantörer Your ambition. Our passion.

Innehållsförteckning Allmänna krav...3 1. Arbetstagares rättigheter...3 1.1. Fritt vald anställning...3 1.2. Undvikande av barnarbete...3 1.3. Arbetstid...3 1.4. Löner och förmåner...3 1.5. Human behandling...3 1.6. Icke-diskriminering...4 1.7. Föreningsfrihet...4 2. Hälsa och säkerhet...4 2.1. Arbetarskydd...4 2.2. Krisberedskap...4 2.3. Arbetsrelaterade skador och sjukdomar...4 2.4. Sanitet, mat och bostäder...4 3. Miljö...5 3.1. Förhindrande av föroreningar och resursreducering...5 3.2. Farliga ämnen...5 3.3. Avloppsvatten och avfall...5 3.4. Utsläpp i luft...5 3.5. Vatten...5 4. Korruptionsförebyggande...5 4.1. Verksamhetens integritet...5 4.2. Inga otillbörlig fördelar...6 4.3. Utlämnande av information...6 4.4. Immateriella rättigheter...6 4.5. Handel på lika villkor, reklam och konkurrens...6 4.6. Skydd av identitet...6 4.7. Ansvarig sourcing av mineraler...6 4.8. Ingen vedergällning...6 5. Praktiska angelägenheter och uppföljning...6 5.1. Ansvar...6 5.2. Dokumentation och revisioner...7 5.3. Kommunikation av etiska regler för leverantörer...7 02 Etiska regler för leverantörer

Allmänna krav Kitrons leverantörer måste i all verksamhet hörsamma tillämpliga lagar, regler och förordningar i de länder där de verkar. Om lagstiftning, regler eller förordningar är i konflikt med Kitrons etiska regler för leverantörer, skall den striktaste standarden tillämpas. Leverantörerna förväntas stödja FN:s universella deklaration om mänskliga rättigheter och tillse att de inte är delaktiga i kränkningar av mänskliga rättigheter. 1. Arbetstagares rättigheter 1.1. Fritt vald anställning Påtvingad, bunden eller skuldkontrakterad arbetskraft eller ofrivilliga straffarbetare får inte användas. Allt arbete måste vara frivilligt, och arbetstagarna skall vara fria att lämna med rimligt varsel. Arbetstagare skall inte vara skyldiga att lämna över statligt utfärdade ID-handlingar, pass eller arbetstillstånd som villkor för anställning. 1.2. Undvikande av barnarbete Barnarbete får inte användas i något skede av tillverkningen. Begreppet barn avser anställd person som ej uppnått 15 års ålder (eller 14 års ålder om landets lagar drar gränsen där), eller som ej ännu uppnått en ålder där obligatorisk skolgång upphört, eller ej uppnått minimiåldern för anställning i landet, varvid den högsta tillämpliga åldern gäller. Användning av legitima program med lärlingsutbildning på arbetsplatsen stöds så till vida att de uppfyller alla lagar och förordningar. Arbetstagare under 18 år får inte utföra vådligt arbete och kan vara begränsade från nattarbete med hänsyn till utbildningsbehov. 1.3. Arbetstid Arbetsveckor får inte överstiga det maximum som anges i lokal lagstiftning. Vidare bör en normal arbetsvecka inte regelbundet överstiga 60 timmar per vecka, övertid inräknad. Arbetstagare skall ha rätt till minst en ledig dag per 7-dagars arbetsvecka. 1.4. Löner och förmåner Ersättning som betalas till arbetstagare skall uppfylla alla tillämpliga lönelagar, inklusive de som avser minimilön, övertid och lagligt påbjudna förmåner. Ersättningen skall tillgodose grundläggande behov och ge viss inkomst. Arbetare skall, i enlighet med lokala lagar, kompenseras för övertid med lönesatser som överstiger vanlig timlön. Den grund arbetstagarens lön baseras på skall specificeras i god tid via en lönespecifikation eller liknande dokumentation. 1.5. Human behandling Leverantörens disciplinära policy och procedurer skall vara klart definierade och kommunicerade till personalen. Det får inte förekomma någon hård och omänsklig behandling, inbegripet sexuella trakasserier, sexuella övergrepp, kroppsbestraffning, psykiskt eller fysiskt tvång eller verbala övergrepp på arbetstagare. Det får inte heller förekomma hot om sådan behandling. 03 Etiska regler för leverantörer

1.6. Icke-diskriminering Företag får inte heller utöva diskriminering grundad på kön, ras, religion, sexuell läggning, hudfärg, ålder, etnicitet, funktionshinder, graviditet, politisk tillhörighet, medlemskap i fackförening eller civilstånd när arbetskraft anlitas eller i samband med anställningsförfaranden såsom befordringar, belöningar och tillgång till utbildning. Arbetstagare eller potentiella arbetstagare får inte heller utsättas för medicinska tester som kan användas på ett diskriminerande sätt. 1.7. Föreningsfrihet Öppen kommunikation och direkta förbindelser mellan arbetstagare och ledning är de mest effektiva sätten att lösa ersättningsanspråk och arbetsrelaterade frågor. Leverantörer skall respektera arbetstagarnas rättigheter att umgås fritt, att ansluta sig eller inte, till fackföreningar, att söka anlita ombud, ansluta sig till arbetarråd i enlighet med lokal lagstiftning, etc. Arbetstagare skall kunna kommunicera öppet med ledningen om arbetsvillkor utan rädsla för repressalier, hot eller trakasserier. Där rätten till föreningsfrihet och kollektivförhandlingar är begränsad enligt nationell lagstiftning, skall leverantören tillåta att arbetstagarna fritt väljer sina egna representanter. 2. Hälsa och säkerhet 2.1. Arbetarskydd Arbetares exponering för potentiella säkerhetsrisker skall minimeras genom en tillräcklig design, teknik samt administrativ kontroll, förebyggande underhåll, säkra arbetsrutiner samt uppföljande säkerhetsutbildning. Där risker inte kan kontrolleras på ett tillfredställande sätt genom dessa åtgärder skall arbetstagare utrustas med lämplig, bra underhållen och personlig skyddsutrustning. Disciplinära åtgärder gentemot arbetstagare som lyfter fram säkerhetsrisker skall inte förekomma. 2.2. Krisberedskap Eventuella nödsituationer och händelser skall identifieras och utvärderas, och deras effekter minimeras genom implementering av krisplaner och åtgärdsförfaranden, inbegripet krisrapportering, procedurer för att information och evakuering av anställda, arbetstagarnas utbildning och övningar, lämplig utrustning för brandvarning och brandbekämpning, adekvata utgångar och återhämtningsplaner. 2.3. Arbetsrelaterade skador och sjukdomar Förfaranden och system skall vara på plats för att förhindra, hantera, spåra och rapportera arbetsrelaterade skador och sjukdomar, inklusive strukturer för att uppmuntra arbetstagare att rapportera, klassificera och registrera skador och sjukdomsfall, tillhandahålla nödvändig medicinsk behandling, utreda fall och implementera korrigerande åtgärder för att eliminera deras orsaker, och att underlätta för arbetstagare att återgå till arbete. 2.4. Sanitet, mat och bostäder Arbetstagare skall förses med tillgång till rena toaletter, vatten passande för mänsklig konsumtion och sanitära faciliteter för matlagning, förvaring och intag av måltider. Arbetstagares sovsalar, som tillhandahålls av leverantören eller ett ombud, för arbetskraften skall hållas rena och säkra, vara försedda med lämpliga nödutgångar, varmvatten för bad eller dusch, och adekvat värme och ventilation, såväl som rimliga personliga utrymmen med rimliga privilegier för ingång och utgång. 04 Etiska regler för leverantörer

3. Miljö Kitrons leverantörer med produktionsverksamhet skall minimera de negativa effekterna på samhället, miljön och naturresurser samtidigt som allmänhetens hälsa och säkerhet skyddas. Alla miljötillstånd som krävs skall erhållas, underhållas, hållas aktuella och rapporteringsskyldigheter fullföljas. 3.1. Förhindrande av föroreningar och resursreducering Avfall av alla slag, inklusive vatten och energi, ska minskas eller elimineras vid källan eller genom metoder som att ändra produktion, underhåll och anläggningsprocesser, ersättningsmaterial, bevarande, återvinning och återanvändning av material. 3.2. Farliga ämnen Kemikalier och andra material som innebär en fara om de släpps ut i miljön skall identifieras och hanteras för att säkerställa säker hantering, förflyttning, lagring, användning, återvinning eller återanvändning och bortskaffande. 3.3. Avloppsvatten och avfall Avloppsvatten och fast avfall som genereras genom verksamheter, industriprocesser och sanitära anläggningar skall betecknas, övervakas, kontrolleras och behandlas såsom krävs före utsläpp eller avyttring. 3.4. Utsläpp i luft Luftutsläpp av flyktiga organiska kemikalier, aerosoler, frätande ämnen, partiklar, ozonnedbrytande kemikalier och biprodukter från förbränning som genereras av verksamheten skall betecknas, övervakas, kontrolleras och behandlas så som krävs före utsläpp. 3.5. Vatten I områden som är känsliga för brist på färskvatten, förväntas leverantörer söka efter sätt att mäta och redovisa användningen av färskvatten. Planer bör också införas för att minska användningen av färskvatten i verksamheten. 4. Korruptionsförebyggande 4.1. Verksamhetens integritet Leverantörer skall upprätthålla högsta tänkbara standard för integritet och affärsetik i alla affärstransaktioner. Leverantörer och de som arbetar för leverantörer skall ha och följa nolltoleranspolicy med avseende på alla former av bestickning, utpressning eller förskingring. Förfaranden för övervakning och genomdrivande skall implementeras för att säkerställa implementering. 05 Etiska regler för leverantörer

4.2. Inga otillbörlig fördelar Bestickning och andra sätt att få otillbörliga eller orättmätiga fördelar skall inte erbjudas eller accepteras. 4.3. Utlämnande av information Information om verksamheten, struktur, ekonomisk ställning och resultat skall framläggas enligt gällande föreskrifter och rådande praxis i branschen. 4.4. Immateriella rättigheter Immateriella rättigheter skall respekteras; överföring av teknik och know-how skall ske på ett sätt som skyddar immateriella rättigheter. 4.5. Handel på lika villkor, reklam och konkurrens Standarder för handel på lika villkor, reklam och konkurrens skall upprätthållas. Lämpliga metoder skall finnas tillgängliga för att skydda kundinformation. 4.6. Skydd av identitet Program skall implementeras för att säkerställa sekretess och skydd av en leverantör eller en medarbetare som tar upp problem. 4.7. Ansvarig sourcing av mineraler Kitrons leverantörer skall ha policy som rimligen försäkrar att tantal, tenn, volfram och guld i de produkter de tillverkar inte direkt eller indirekt finansierar eller gagnar väpnade grupper som gör sig skyldiga till allvarliga kränkningar av mänskliga rättigheter i Demokratiska republiken Kongo eller angränsande länder. Leverantörer skall företa företagsbesiktningar på källor och alla led i hanteringskedjan för dessa mineraler och vid begäran göra resultat och åtgärder tillgängliga. 4.8. Ingen vedergällning Kitrons leverantörer förväntas ha en kommunicerad process för sin personal varmed de kan ta upp angelägenheter utan rädsla för repressalier. 5. Praktiska angelägenheter och uppföljning 5.1. Ansvar Leverantören skall utse en person i företagsledningen som säkerställer att etiska regler för leverantörer efterlevs. 06 Etiska regler för leverantörer

5.2. Dokumentation och revisioner Leverantören förväntas upprätthålla skälig dokumentation för att påvisa hörsamhet med kraven i de etiska reglerna för leverantörer. I händelse av en granskning av leverantören för att kontrollera efterlevnaden av kraven i detta dokument skall Kitrons personal, Kitrons kund eller Kitrons konsulter ha nödvändig tillgång till relevant dokumentation och de delar av egendomen där det kontrakterade arbetet utförs. Detta inbegriper även arbete som utförs på underleverantörens leverantörers egendomar. 5.3. Kommunikation av etiska regler för leverantörer Leverantörerna förväntas kommunicera kraven i dessa etiska regler för leverantörer till alla relevanta anställda, leverantörer och underleverantörer som ingår i deras leverantörskedja. Leverantörer skall vidta åtgärder för att säkerställa att deras leverantörer och underleverantörer uppfyller kraven i dessa etiska regler för leverantörer. Leverantörer skall också tillhandahålla medel för anställda att rapportera om eller diskutera ohörsamhet skyddad av regler för konfidentiell hantering. 07 Etiska regler för leverantörer