Innehå ll 1. Mata in information om kursanmälan... 4 1.1. Förhandsanmälan kopplas på samtidigt som en kurs skapas eller uppdateras inför ett nytt läsår... 4 1.2. Förhandsanmälan kopplas på i efterhand i en redan godkänd kurs... 5 2. Söka, läsa och använda information om kursanmälningar... 7 2.1. Lista på egna kurser med antal anmälda studerande... 7 2.2. Namn på (formellt) kursanmälda studerande... 8 2.3. Namn på intresseanmälda studerande (inte ännu formellt anmälda)... 9 2.4. Skicka e-post eller meddelanden till kursdeltagare... 10 2.4.1. Skicka e-post till kursdeltagarna... 10 2.4.2. Skicka meddelanden inne i MinPlan (inte e-post) till kursdeltagarna... 10 2.5. Skriva ut listor med kursdeltagare per kurs... 11 2.5.1. Lista på deltagare per kurs i RTF-format... 11 2.5.2. Lista på deltagare i Excel... 11 3. Rapportera tentamensresultat... 12 2
Kursanmälningar: listor på kurser, deltagare och e-postadresser Den här guiden beskriver vilken nytta en lärare kan ha av att använda sig av elektronisk kursanmälan samt personalens rutiner för att mata in kursanmälningar i MinPlan. Användarperspektivet är viktigt eftersom MinPlan erbjuder mycket information och användaren kan behöva hjälp på vägen för att veta vilka frågor man kan få svar på via MinPlan. Det gäller för användaren att ha ett sådant kunnande att man kan söka och välja det som är nyttigt och att man har färdigheter för att använda det. Det finns ibland flera sätt att söka efter information på. I den här guiden beskrivs alltid ett sätt ingående och det är försett med bilder, medan de andra sätten enbart nämns. I denna guide definieras kursanmälan som det verktyg som används för administration, medan en kursanmälning är den åtgärd som en studerande vidtar för att få delta i kursen. Grunden för informationen i MinPlan lägger de användare som matar in information. Därför är det centralt att göra det så omsorgsfullt som möjligt. Alla uppskattar korrekt och uppdaterad information. Alla användare matar inte in information själv, utan söker och använder den. Bild: Information och material som erbjuds läraren inom kursanmälningsprocessen Elektronisk anmälan uppskattas av både personal och studerande, vilket olika undersökningar visat. Fördelarna är bl.a. att anmälan är tillgänglig på distans och entydig. Studerande anmäler sig och listor på deltagare kan skrivas ut för att användas vid kursstart eller tentamen. Dubbelarbete och fel undviks genom att namnuppgifter och matrikelnummer kontrolleras automatiskt när MinPlan, Sture och TeRes flyttar uppgifter mellan sig. Läraren får information om antalet anmälda, deltagarna, kurserna samt olika listor att användas t.ex. som grund för att sända information via e-post. Ta gärna kontakt med synpunkter och frågor! 22.3.2013, Monica Nerdrum, lärcentret 3
1. Mata in information om kursanmälan Det finns två sätt att koppla på förhandsanmälan till kurser. Det första sättet är att koppla på förhandsanmälningen samtidigt som kursbeskrivningen skapas eller uppdateras inför ett nytt läsår. Detta sätt rekommenderas, eftersom kursbeskrivningen blir så fullständigt som möjligt inskriven från första början. Det andra sättet att koppla på förhandsanmälan är att göra det i efterhand i en redan godkänd kurs. Man kan koppla på förhandsanmälan med rollen lärare och rollen examinator. 1.1. Förhandsanmälan kopplas på samtidigt som en kurs skapas eller uppdateras inför ett nytt läsår Bild: Läraren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk). Läraren väljer huvudfliken Kurser (högst uppe bland huvudflikarna). Bild: Läraren väljer den önskade fliken bland Kurser, Kursförslag och Sök kurser (till höger). I detta exempel har valts den mittersta fliken Kursförslag (se också sid. 15 i manualen Kursbeskrivningar och kursdatabasen). I detta exempel väljs kursen Monicas testkurs. Bild: Välj Redigera kursbeskrivning (grå balk till vänster) och därefter fliken Undervisning (till höger). 4
Bild: Välj datum för när anmälan öppnas och när den stängs. Spara (vänster grå balk) och kontrollera att du får meddelandet studieprestationen har sparats (uppe till höger). Kom ihåg att Spara (grå balk till vänster). 1.2. Förhandsanmälan kopplas på i efterhand i en redan godkänd kurs Bild: Läraren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk). Läraren väljer huvudfliken Anmälningar (högst uppe bland huvudflikarna). Bild: Läraren får en lista på alla de godkända kurser där läraren finns inskriven som tentator, handläggare eller examinator. Under kursens namn finns två blåfärgade länkar Kursanmälningar och Planer. Då förhandsanmälan ska kopplas på i efterhand för en kurs som inte tidigare har inskriven förhandsanmälan öppnar läraren den blå länken Kursanmälningar. I exemplet öppnas kursen Interkulturell kännedom I. 5
Bild: Kursen interkulturell kännedom har inte förhandsanmälan påkopplad. Intresseanmälda visas dock (se kap. 3), men sådana råkar inte finns i exemplet. När läraren ska koppla på förhandsanmälan i efterhand i en redan godkänd kurs väljer läraren anmälningshantering i vänster grå balk. Bild: När förhandsanmälan ska kopplas på bör datum för kursstart först finnas inskrivet. Läraren kan välja startdatum för kursen på två sätt: genom att använda bokningssystemets datum som är det datum då kursen har sin första utrymmesbokning eller eget definierat startdatum, om eget datum används öppnar läraren kalendern till höger och väljer datum Läraren kruxar också i rutan Kräver förhandsanmälan. Datum för förhandsanmälan ska därefter skrivas in. Bild: I rutan öppnar sig två sätt att skriva in datum: Applicera standarddatum innebär att förhandsanmälan öppnas 21 dagar och stängs 7 dagar före kursstart (observera att olika institutioner kan ha olika standarder). Det andra sättet är att välja eget datum. Bild: Läraren öppnar kalendern och väljer datum. Kom ihåg att Spara. 6
2. Söka och använda information om kursanmälningar Det finns mycket information som en lärare eller examinator kan använda inom anmälningsfunktionen. Det som lärare lyfter fram som det allra nyttigaste är deltagarlistorna som alltid har korrekta personuppgifter eftersom de hämtas från Sture. Man kan skriva ut excellistor och de kan t.ex. användas som grund för att skicka e-postmeddelanden. Deltagarlistorna kan också hämtas till TeRes och sålunda användas som grund för att föra in tentamensresultat, vilket sparar mycket tid för läraren. 2.1. Lista på egna kurser med antal anmälda studerande Den som har rollen lärare och är tentator, handläggare eller examinator kan få en lista på alla sina egna kurser samt antal och namn på förhandsanmälda och intresseanmälda studerande till kurserna. Listan innehåller kurser med och utan förhandsanmälan. I listan ser man genast antalet studerande som är förhandsanmälda kursdeltagare eller intresseanmälda studerande som plockat in kursen i sin studieplan, men ännu inte formellt anmält sig till kursen. Därefter kan man via listan få namnen på deltagarna eller de intresseanmälda studerandena. Bild: Användaren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk) väljer huvudfliken Anmälningar (högst uppe bland huvudflikarna) Bild: Användaren får en lista på alla de godkända kurser där läraren finns inskriven som tentator, handläggare eller examinator. Listans innehåll: kurs, uppgift, startdatum, intresseanmälda och anmälda. Läraren kan använda informationen på olika sätt: Genom att öppna kurslänken kommer man till kursbeskrivningen o Om man vill kontrollera när anmälningstiden börjar och slutar eller förkunskapskrav kan man läsa det i kursbeskrivningen Kolumnen uppgift visar vilken roll man har inom kursen, i detta exempel är det tentator. Startdatum visar utrymmesbokningens datum eller eget definierat startdatum. o Om inget startdatum finns och man vill skriva in ett sådant öppnar man den blå länken kursanmälningar under kursnamnet och därefter väljer man anmälningshantering i vänster grå balk Intresseanmälda visar antalet studerande som har plockat in en kurs i sin studieplan och tidsbestämt den före ett visst läsår, men ännu inte formellt anmält sig till kursen. 7
o När man vill veta namnen på dessa studerande väljer man den blå länken kursanmälningar nedanom kursnamnet. Därefter väljer man i vänster grå balk Visa intresseanmälda (se kap. 2.3.) Anmälda är antalet personer som formellt anmält sig till kursen. o När man vill veta namnen på dessa studerande väljer man den blå länken kursanmälningar nedanom kursnamnet. (se kap. 2.2.) Under kursens namn finns två blåfärgade länkar som ger följande information: När man öppnar kursanmälningar visas namn och andra uppgifter om de studerande som officiellt gjort kursanmälan (se p. 1.2.2.) När man öppnar planer ser man antalet anmälda och intresseanmälda per läsår och termin också för de kommande åren 2.2. Namn på (formellt) kursanmälda studerande Användaren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk) väljer huvudfliken Anmälningar (högst uppe till vänster bland huvudflikarna) får en lista på alla de godkända kurser där läraren finns inskriven som tentator, handläggare eller examinator Bild: För att få namnen på förhandsanmälda kursdeltagare öppnar man den blå länken kursanmälningar. Kursen Arbetslivskompetens i exemplet har 18 studerande som är officiellt anmälda (och 1 studerande som har varit intresseanmäld, men som förmodligen anmält sig och sålunda finns med bland de officiellt anmälda 18 personerna). Bild: Exempelkursen Arbetslivskompetens har öppnats. Listan innehåller deltagarnamn (som här har dolts), anmälningsdatum, information om kursen är tidsbestämd i deltagarens studieplan, om kursdeltagarens deltagande är bekräftat samt deltagarens studierätt. Listan över studerande som har anmält sig som deltagare till kursen kontrolleras och kan därefter sorteras enligt behov. De alternativ som finns är: Det finns tre sätt att ange om en studerande får delta: o Man klickar Välj alla uppe till vänster o Man klickar enskilt för varje studerande på den blå länken under namnet 8
o Man kruxar enskilt för varje studerande och väljer Anta alla valda anmälda i den grå balken till vänster. Får inte delta. En orsak att neka deltagande kan vara att förkunskapskrav inte uppfylls. Reserv (om sådan används) Avbrutit (notera att man först bör kryssa för Får delta för att alternativet Avbrutit ska visas, dvs. detta alternativ finns inte direkt vid listan över Anmälda) Radera Lägg till studerande i den grå balken till vänster Listan på deltagarnamn avslutas med information om reservlista, personer som inte får delta eller som avbrutit. 2.3. Namn på intresseanmälda studerande (inte ännu formellt anmälda) Användaren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk) väljer huvudfliken Anmälningar (högst uppe till vänster bland huvudflikarna) får en lista på alla de godkända kurser där läraren finns inskriven som tentator, handläggare eller examinator Bild: För att få namnen på de tre intresseanmälda studerandena under föreliggande läsår väljer man den blå länken kursanmälningar nedanom kursnamnet. Bild: Därefter väljer man i vänster grå balk Visa intresseanmälda. Intresseanmälda för kommande läsår hittas bakom den andra blå länken Planer i föregående bild. 9
2.4. Skicka e-post eller meddelanden till kursdeltagare Användaren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk) väljer huvudfliken Anmälningar (högst uppe bland huvudflikarna) får en lista på alla de godkända kurser där läraren finns inskriven som tentator, handläggare eller examinator öppnar den blå länken kursanmälningar och får fram en deltagarlista 2.4.1. Skicka e-post till kursdeltagarna Bild: Läraren väljer Exportera deltagare till Excel och får då en excellista med namn, matrikelnummer och e-postadress. 2.4.2. Skicka meddelanden inne i MinPlan (inte e-post) till kursdeltagarna Bild: Läraren kan inne i MinPlan kontakta de studerande som anmält sig på två sätt: Genom att kruxa för vid namnet och därefter skicka meddelande inne i MinPlan (inte e- post) åt de valda deltagarna. Genom att bekräfta deltagarlistan, vilket innebär att ett meddelande skickas inne i MinPlan (inte e-post) till alla de studerande som läraren angett att de får delta 10
2.5. Skriva ut listor med kursdeltagare per kurs När en kurs inleds är det praktiskt för läraren att ha en utskriven lista på deltagare. Användaren öppnar MinPlan och arbetar i lärarrollen (vänster grå balk) väljer huvudfliken Anmälningar (högst uppe bland huvudflikarna) får en lista på alla de godkända kurser där läraren finns inskriven som tentator, handläggare eller examinator öppnar den blå länken kursanmälningar och får fram en deltagarlista 2.5.1. Lista på deltagare per kurs i RTF-format Bild: Välj Lista deltagare i RTF-format i vänster grå balk. Kursanmälningar för 889921.0 Arbetslivskompetens Läsår 2012-2013 Termin Period 2 Version 1 Examinator Mats Lindfelt Tentator Anita Sundman, Jan Kraufvelin Startdatum Anmälningen öppnas 27.08.2012 Anmälningen stängs 04.11.2012 Får delta: 17 Matrikel Namn Anmäld Tidsbestämd Bekräftad Studierätt Bild: Den lista man får fram har ovanstående uppgifter om kursen respektive kursdeltagare. 2.5.2. Lista på deltagare i Excel Bild se ovan 2.4.1: Välj Exportera deltagare till Excel i vänster grå balk. Man får en lista på namn, matrikelnummer, e-postadress samt studierätt. I denna lista saknas uppgifter om själva kursen. 11
3. Rapportera tentamensresultat När en kurs avslutas med tentamen eller annan examinationsuppgift ska läraren rapportera resultatet av bedömningen. Tidsbesparande är att deltagarlistorna efter en tentamen finns tillgängliga att hämtas vid rapporteringen av tentamensresultatet i verktyget TeRes. Tentator skriver enbart in vitsord i färdiga listor med namn och matrikelnummer. Bild: Hämta anmälda studerande från MinPlan till TeRes 12