Verksamhetsberättelse 2013 Riksförbundsstyrelse: Maja Flykt, Ordförande; Therese Jung, Vice ordförande; Andreas Hallström, Ekonomiansvarig; Frida Björkman (fr.o.m1/1 13 31/8 13) och Josefine Saraste, Kommunikationsansvarig; Madeleine Abrahamsson, Utbildningsansvarig; Anna Portas, Näringslivsansvarig; Filip Strandberg, Projektansvarig. Under verksamhetsåret 2013 har styrelsen haft som ambition att verksamhetsåret ska präglas av tre fokusområden: 1. Att bygga upp ett utbildningspolitiskt program 2. Att stärka riksförbundet 3. Att bygga upp en kompetensbas Styrelsen har under året haft sammanlagt 19 styrelsemöten, 2 konferenser (Riksmöte och Årsmöte), 2 utbildningskonferenser samt en ordförandeträff. Överlämning Styrelsen fick under december månad år 2012 ta del av den avgående styrelsens tankar, dokumentation och kunskap vid ett överlämningstillfälle i Stockholm. Ekonomi Förbundsstyrelsen upplevde en drastisk förändring av de finansiella medlen då den lagda budgeten inte svarade emot den egentliga summan som bidraget bestod av. Föreningen har aldrig tidigare fått ett så stort bidrag så mycket energi gick åt att komma fram till hur det skulle fördelas ut. Stora delar av våren bestod i att försöka ändra budgeten så att vi bättre kunde använda medlen på ett effektivt och rättvist sätt. Vidareutveckling av konton i bokföringsprogrammet har gjorts för att bättre matcha kraven som ställts på redovisningen av bidraget. Förbundsstyrelsen ansåg att ett byte av auktoriserad revisor var önskvärt och genom årsmötet röstades det att den valda styrelsen för 2014 fick i uppdrag att välja auktoriserad revisor utifrån de offerter som tagits in under året. Kontinuerlig kontakt med en redovisningskonsult vid hjälp med bokföringsfrågor har bibehållits från föregående år, då den anses vara viktigt för kommande utveckling av föreningens ekonomi. Bygga upp ett utbildningspolitiskt program Jämföra medlemsföreningarnas utbildningar för att öka P-Riks kunskap om vartdera lärosätets utbildningsgång
Styrelsen har under verksamhetsåret arbetat kontinuerligt med att kartlägga samtliga medlemsföreningars utbildningar. Kurser på varje lärosäte har kartlagts och utrymme för diskussion för framtida arbete inom området har erbjudits på utbildningsdagarna våren år 2013. För att få en mer ingående och större förståelse för hur de olika utbildningarna är uppbyggda och skiljer sig från varandra, valde vi att se över och jämföra de olika utbildningsplanerna för varje medlemsförenings lärosäte. Detta gav oss en djupare kunskap, som har varit en bra grund att ha med vid arbetet rörande utbildningspolitiken. Undersöka medlemsföreningarnas intressen i frågan, bland annat genom enkätundersökning. Under våren verksamhetsåret 2013 har det utformats en enkätundersökning för att få underlag till utformningen av det utbildningspolitiska programmet. Enkäten skickades ut digitalt en gång innan vårterminens slut och även en gång i början på höstterminen. Alla medlemmar fick möjlighet till att delta och besvara enkäten. Ge utrymme för diskussion under medlemsträffarna för framtida underlag. Det har under verksamhetsåret genomförts flera olika medlemsträffar i form av utbildningsdagar, ordförandeträff, Årsmöte och Riksmöte. Där har det getts utrymme för diskussion i olika former som workshops, diskussionsgrupper med olika fokusfrågor. Här har medlemsföreningarna fått möjlighet till direkt utbyte och inspiration från varandra inför det egna arbetet på lokal nivå. Verka för ett beslut angående utbildningspolitiskt program Med stöd från material som samlats ihop från enkätundersökningen, olika workshops och diskussioner har det utarbetats fram ett utbildningspolitiskt program. Det ska ge en tydlig bild runt vad Personalvetarstuderandes Riksförbund står och arbetar för. Syftet i sammanställningen av det utbildningspolitiska programmet är att det ska vara tydligt och lätt att förstå för alla medlemmar och utståomstående vad som är fokus i arbetet med utbildningspolitik för Personalvetarstuderandes Riksförbund. Det innebär att fokusområdena är något som med tiden kan ändras och att det utbildningspolitiska programmet kan utformas vidare. Att stärka riksförbundet Värva fler medlemsföreningar kopplade till personalvetarutbildningar i Sverige samt uppmuntra befintliga medlemsföreningar att växa Styrelsen har under verksamhetsåret kontinuerligt arbetat med att inkludera in de potentiella personalvetarföreningar som i framtiden skulle kunna vara intresserade av att vilja bli medlemmar. Under våren 2013 godkände Riksförbundet Gävles personalvetarförening som fullvärdiga medlemmar.
Under verksamhetsåret har arbetet med att rekrytera fler medlemmar varit i fokus och temat under Utbildningsdagarna under hösten 2013 var även värvning. Styrelsen har jobbat aktivt under verksamhetsåret att uppmuntra till att befintliga medlemsföreningar ska växa. Ha en fungerande hemsida samt öka kommunikationen i olika forum Styrelsen med kommunikationsansvarig i spetsen har arbetat aktivt för att förbättra och förnya Riksförbundets hemsida. Under våren arbetade styrelsen med att ta fram olika förslag på hemsidor, layout samt nya email-adresser som under sommaren 2013 implementerades. Detta för att öka kommunikationen men också för att stärka P-Riks i olika forum. P-Riks har under verksamhetsåret 2013 utvecklat P-Riks sida på facebook genom att öka antalet följare med över 100 %. Under verksamhetsåret har styrelsen uppdaterat sidan kontinuerligt. Under verksamhetsåret 2013 har styrelsen haft ett samarbete med tidningen Personal & Ledarskap, och på så sätt haft möjligheten att synas i detta forum. Styrelsen har skickat ut informationsbrev till medlemsföreningarna kontinuerligt, och har på så sätt haft ett informationsflöde under hela verksamhetsåret. Arbeta för nya samarbetspartners Styrelsen har under året etablerat många nya kontakter, och deltagit under bland annat HR Dagarna i Stockholm. Ett samarbetsavtal har slutits med Sveriges HR Förening och kontakten har under året varit av stort värde för Riksförbundet. Skapa ett givande medlemskap för medlemsföreningarna Med hjälp av våra samarbetspartners utvecklar vi ett givande medlemskap för våra medlemsföreningar. I dagsläget erbjuder vi alla studenter tillgång till Draftits verktyg, Sveriges HR Förening har genom oss erbjudit medlemsföreningarna att teckna ett givande samarbetsavtal med dem och akademikerförbundet SSR har i samarbete med P-Riks anordnat SM i förhandling, en möjlighet för studenterna att visa och förbereda sig inför näringslivet. Genomföra minst ett event utöver Års- och riksmöte under 2013 Styrelsen har under året anordnat en Ordförandeträff under hösten 2013 i Stockholm. Under dagen stod erfarenhetsutbyte i fokus och deltagandet bland medlemsföreningarna var mycket hög. Ordförandeträffen var givande ur både föreningarnas och riksförbundets synvinkel. Två utbildningsdagar har genomförts, en med temat utbildningspolitik och en med temat medlemsrekrytering. I samarbete med akademikerförbundet SSR har även SM i förhandling anordnats för andra året i rad. Verka för att genomföra givande medlemsträffar utifrån medlemsföreningarnas behov. Styrelsen har under året arbetat för att inflytandet från medlemsföreningarna ska stå i fokus. Temat under utbildningsdagarna har anpassats utifrån medlemsföreningarnas behov. Ordförandeträffen tillägnades medlemsföreningarnas
önskemål på tema, och även en halvdags-workshop innehållande kunskapsutbyten och tips. Stödja projektgrupper vid arrangerande av nationella sammankomster under 2013, såsom Års och riksmöten Under Riksmöte och Årsmöte 2013 har styrelsen haft kontinuerlig kontakt med projektgruppen i föreningen där Riksmöte och Årsmöte har anordnats. År 2012 infördes en ny post i styrelsen med syfte att stödja de lokala projektgrupperna inför eventen, vilket har fallit väl ut. Projektansvarig har arbetat för att projektgrupperna ska känna stöd från styrelsen och även för att underlätta deras arbete. Att stärka P-Riks varumärke internt och externt, bland annat genom att öka förståelsen av P-Riks innebörd. Tack vare årets goda ekonomi har arbetet med att stärka P-Riks varumärke internt och externt varit framgångsrikt. Styrelsen har varit representerade på samtliga av HR-föreningens event samt Riks-P i Borås. I samband med föreningspresentationerna under riksmötet höll styrelsen en presentation av vad P- Riks är i dag. Alla träffar har varit välbesökta och på så sätt har legitimiteten i riksorganisationens arbete ökat. En ny hemsida har tagits fram samt diverse profileringsmaterial i form av block, pennor och t-tröjor. Den nya grafiska profilen har varit till stor hjälp i arbetet med att stärka varumärket. På medlemsföreningarnas initiativ köptes fler roll-ups med P- Riks profil in för att kunna användas på lokal nivå i samband med arbetsmarknadsdagar och event sponsrade av P-Riks. Detta för att öka medvetenheten om riksorganisationen bland medlemmarna. Ansöka om organisationsbidrag 2013 i september En ansökan med tillhörande underlag skickades in till Ungdomsstyrelsen i september 2013. Vi ansökte om undantag från kravet på 1000 medlemmar då en av medlemsföreningarna endast hade 56 % medlemmar i åldrarna 6-25 år och därmed inte kunde räknas med i ansökan. Efter god kommunikation med Ungdomsstyrelsen och införande av vissa nya rutiner kunde P-Riks i början av verksamhetsåret 2014 erhålla det glada beskedet att organisationen godkänts bidrag på ca 1 miljon för verksamhetsåret 2014 (underlagsår 2012). Upprätthålla och utveckla rutinerna för sökandet av stadsbidraget Arbetet med att dokumentera processen för nästkommande styrelser har fortsatt och ett testamente gällande bidragsansökan har upprättats. För att undvika att medlemsföreningar inte kan räknas med i ansökan av olika skäl har en ny rutin gällande insamlandet av medlemslistor införts. Ett medlemsregister som kan hantera omregistreringarna har också införskaffats. Ta fram och presenter förslag på medlemsregister till samtliga medlemsföreningar Både förbundsstyrelsen och flera medlemsföreningar har sett ett stort behov av ett fungerande medlemsregistersystem som ett led i att utveckla rutinerna för sökandet av organisationsbidraget. Under Riksmötet 2013 röstade medlemsföreningarna
igenom att förbundsstyrelsen skulle ta fram och presentera ett förslag till årsmötet 2013 vilket gjordes. Det förslag som lades fram tillhandahölls av Föreningssupport.se och systemet innehöll de funktioner som behövs för att säkra organisationsbidraget till en rimlig kostnad. Förslaget gick igenom och en licens köptes in för tre år framöver. Implementering av registret kvarstår till 2014. Bygga upp en kompetensbas Etablera en stadig kontakt mellan förbundsstyrelse och medlemsförening Styrelsen har under året arbetat för att komma närmare medlemsföreningarna genom att hålla en god kontakt så ofta som möjligt. Medlemsföreningarna har under året haft möjligheten att skicka fler representanter från styrelsen under medlemsträffar och Riksmöte samt Årsmöte. Under året har medlemsföreningar besökts av styrelsen och Ordförandeträffen gjorde det även möjligt för styrelsen att etablera en god kontakt och öka förståelsen och medlemsnyttan hos de olika medlemsföreningarna. Lokalföreningarnas representanter ska ta en mer aktiv roll i förbundets verksamhet Under året har fler av lokalföreningarnas representanter haft möjligheten att delta på samtliga nationella träffar. Fokus har även legat på medlemsföreningarnas nytta och behov, och på så sätt har representanter från medlemsföreningarna fått en mer aktiv roll i förbundets verksamhet. Verka för en väl fungerande överlämning på förbundsnivå Styrelsen har verkat för att lägga en så bra grund som möjligt inför överlämningen och strävat efter att finnas tillgängliga efteråt som stöd och rådgivare till nya styrelsen. Under överlämningen gavs en genomgång av befintlig dokumentation och diskussioner fördes kring P-Riks historia, nuläget och framtiden. Genomföra en uppstartsträff för alumner Arbetet med att kartlägga alumner pågick under våren och en preliminär intresseanmälan skickades ut. Styrelsen bestämde att en lunch var ett lämpligt format för en första träff och en sådan bokades till den 7:e december på Clarion Hotel i Stockholm. Intresset fanns men olyckligtvis var inte datumet det bästa så träffen blev inställd på grund av lågt deltagande. Dokumentation har förts vidare till 2014 års styrelse.