Protokoll: Strategikonferens och styrelsemöte HGK Klubbstyrelse Möte nr: 7/2015 Mötestid: 9-12 oktober 2015 enligt program Närvarande: Stefan Thorberg (ST), Hans Gustavsson (HG), Berndt Lundberg (BL), Åke Pihlanen (ÅP), Louise Lindell (LL), Carina Höijer (CH), Jan Rosing (JR), Per Liedstrand (PL) Konferenspass 1 fredag 9/10 cirka 15-18 1 Mötets öppnande 2 Godkännande av dagordning samt föregående protokoll 6/2015 Genomgång av hela agendan och disponering av passen och fördelning respektive dag. Genomgång av vilka förväntningar och mål samt actions vi ska ta med hem. Beslut: Agendan godkändes. 3 Val av sekreterare, ordförande och justerare Beslut:.CH valdes till sekreterare, ST valdes till ordförande och justerare. 4 Styrelseschema 2015 Information: Avstämning och justering för resten av året Beslut: CH ställföreträdande representant för styrelseordförande 7/11. 14/11 tävlingskonferens. LL och BL gör inbjudan till 14/11. 5 Unipeg avtal, medlemsavgift Information: Enligt nedan. 1. Avstämning från mötet som BL och ST hade med SGF om avtal mellan klubb och bolag. Här finns en hel del intressant med ansvar, skyldigheter och möjligheter. Besluta om actionplan och budget för detta. Beslut: Beslöts att ST och BL går vidare för att genomlysa avtalet. 2. Ekonomi och medlemsavgifter från samma möte som i punkt 1. Klubben ska kunna skydda sina medel med ett spärrat konto enl. generella stadgar och lagar som gäller oavsett vem som administrerar fakturering. Besluta om actionplan. Beslut: Beslutades att ST och BL går vidare i dialog med Unipeg för att försäkra oss om att detta sker på ett vederhäftigt sätt. 6 HGK Arena Information: Avstämning från mötet som MS, PL och ST hade med Stefan Brikell och Stuart. Här finns en utlovad action från Unipeg. 1
Beslut: MS distribuerar banskötselpolicy till styrelsen, och styrelsen återkommer med kommentarer. Vi inväntar svar från Unipeg från mötet i september. Konferenspass 2 lördag 10/10 cirka 14-30 19.00 7 Webb, kommunikation och Facebook Beslut nyhetsbrev och webb: ST summerar i ett nyhetsbrev vad styrelsen gör kontinuerligt under året. Ändrad strategi för webben så att alla nyheter finns på första sidan. Bildbanken behöver uppdateras varför alla skickar sina bilder till CH. Nyhetsbrevet skall täcka alla områden och länkas till webben för att driva trafik och ge utförligare information. CH och PL gör mallen för nyhetsbreven. CH ansvarar för utskicken tills vidare. Varje ansvarsområde ansvarar för informationen och kan göra riktade utskick Beslut Instagram: PL och CH skall tillsammans med Joakim Rödin återkomma till nästa styrelsemöte med förslag om hur vi skall jobba med Instagram och processen för att driva Instagram kontot. Beslut LinkedIn: Linkedin ST och ÅP tar hjälp av Annika Thorberg för att återkomma till nästa styrelsemöte med ett förslag om hur vi kan jobba med LinkedIn med syfte att bl. a locka sponsorer till vår juniorsatsning. Beslut Ny medlem: Vi skall skriva ett Välkommen till HGK som skall ligga i Apsis så vi kan skicka ut till nya medlemmar regelbundet under året. BL skickar gammal mall till CH för omarbetning. Beslut Unipeg/HGK: PL gör ett förslag till information där vi beskriver skillnaderna mellan Unipeg och HGK. Beslut Idrott-On-Line: Vi kommer att använda Idrott-On-Line för juniorverksamheten. Viktigt med länk till vår web. 8 HGK Junior Information: Den stora frågan är hur vi skapar och över tid säkerställer en juniorverksamhet som stimulerar och utvecklar våra juniorer i deras respektive utvecklingsfas. Detta för att säkerställa att vi inte tappar juniorer när de blir 14-17 år; 1. Vem tränar våra juniorer? 2. Vart tränar vi? 3. Hur kan vi få ett bredare engagemang från tränare/pro? 4. Vilken ambitionsnivå skall vi ha? Plantskola eller Elit? 5. Vad funkar med Unipeg och vad funkar inte? Beslut: Bestämdes att ÅP, JR och CH bokar möte med Ingela Tisén för att få slutligt besked hur Unipeg medverkar i juniorträningen framöver. HGK vill även i fortsättningen driva offensiv juniorträning. 2
9 HGK medlem Information: Här finns flera viktiga punkter; 1. Vilket är styrelsens uppdrag m h t att vi blir allt fler med alla möjliga förväntningar på sitt medlemskap? 2. Hur hanteras Medlem fragment operativt 3. Hur ska vi ha det vad gäller lokala Team eller ej? 4. Vad funkar med Unipeg och vad funkar inte? Beslut: Vi tar bort begreppet HGK medlem då detta har blivit allt diffusare. Detta motsäger inte att vi verkligen vill skapa möjligheter för medlemmar att driva projekt/aktivitet lokalt eller centralt där vi stöttar med resurser för att skapa engagemang och främjar medlemmens golfspel. ST gör ett första utkast för att beskriva dessa kriterier för framtida verksamhet som ska gynna tidigare HGK Medlem och tidigare Team Anläggning. 10 HGK Idrott och Tävling Information: Här finns flera viktiga punkter och vilken ambitionsnivå vi ska ligga på; 1. Kopplat till HGK Junior, hur går vi vidare I vår elitsatsning? a. Synkning Dam Elit 2. Hur ser vi på våra interna Tourer? 3. Fortsatt satsning på våra serielag? 4. Hur vi på alla våra tävlingar? 5. Vad funkar med Unipeg och vad funkar inte? Beslut: Tävlingar, både interna och externa, är viktiga för vår verksamhet. I begreppet tävling ingår seriespel, klubbtävlingar, HGK Tour osv. Begreppet tävlingar är tillräckligt varför Idrott tas bort. Bjuder in alla medlemmar till 14/11 för att diskutera tävlingar och få medlemmar att ta ansvar för olika tävlingar. Konferenspass 3 söndag 11/10 cirka 15.00 20.00 11 Programförklaring 14-16 Information: Genomgång av liggande programförklaring. 1. Vilka avvikelser ser vi från det som sades 2013? 2. Hur påverkar beslut tagna på punkterna innan eventuell uppdatering av programförklaring? Beslut: Programförklaringen gäller i stort sett fortfarande förutom följande punkter som bör omformuleras: HGK Arena ny diskussion huruvida vi kan påverkar banorna HGK Idrott formuleras om och läggs in i Tävling HGK Medlem motion till årsmötet att det tas bort och/eller omformuleras Kommunikation & Information PL/CH skriver motion till årsmötet 12 Klubbstyrelse, klubbledning, lokala team och resurspersoner Information: Här finns flera aspekter m h t tidigare punkter, vilken ambitionsnivå vi ska ha m m; 1. Hur går vi vidare med våra planer för styrelse och operativa roller/team? 3
2. Ideellt vs anställd eller konsult vad går gränserna? 3. Vilka arvoden, ersättningar m m ska vi budgetera för? 4. Har vi klart avvikande förslag vs nuläge och stadgar måste detta förberedas med info ut till medlemmar? 5. Söker vi resurspersoner (hur, actions)? 6. Uppdaterad avstämning för vilka finns kvar 2016? 7. Plan för hur detta läggs fram på Verksamhetskonferens samt förslag/motion inför årsmötet m m? Beslut: HGK:s styrelsearbete bör renodlas och styrelsen bör idka styrelsearbete. LL, HG, PL och ST avgår vid årsmötet varför det behövs två nya styrelsemedlemmar. PL och CH arbetar igenom hur vi kan jobba med kommunikationsteam och ev. behov av arvoderade tjänster. Juniorverksamhet med 200 juniorer kräver någon form av arvoderad ledare. Vi kommer klargöra förväntningar på resurspersoner. JR gör kravprofil på nya styrelsemedlemmar. 13 Ekonomi Information: Genomgång av utfall kv. 3 och prognoser resten av året samt förberedelser inför 2016 m h t övriga punkter som diskuterats. 1. Medlemsavgift 2016 utifrån punkten 5 och 12? 2. Actions utifrån punkten 12.3? 3. Satsning sponsorer eller inte, hur går vi vidare? 4. Bidrag från LOK m m? 5. Satsning via Svenska Spel m m Beslut: Fortsatt satsning på sponsring för olika projekt. Bidrag från LOK och kommunen ökar år från år tack vare bra jobb från juniorledarna. Bidrag från Gräsroten (Svenska Spel) är nu uppe i 10.000:- men borde kunna ökas rejält. Info om detta bör finnas i nyhetsbrev. Beslut om medlemsavgifter m m bordlades efter diskussion till novembermöte. 14 Verksamhetskonferens och kommande årsmöte Information: 1. Avstämningar av verksamhetsplaner och budgets inför 2016 m h t ovan och hur detta tas fram och av vem? 2. Program och plan inför Verksamhetskonferens? 3. Program och plan inför Årsmöte? Beslut: BL skickar ut underlag för budget 2016. Konferenspass 4 måndag 12/10 cirka 09.00 10.30 15 Summering och sammanfattning av konferensen Information: Har vi motsvarat förväntningarna på konferensen, vilka reflektioner tar vi med oss? Vilka actions och prio har vi på hemmaplan? Summering: Mycket bra diskussioner under dagarna och viktigt att ha tillräckligt med tid att diskutera frågeställningar. 15 Övriga frågor Inga övriga frågor 4
16 Nästa möte 25/11 18.00 Carina Höijer Sekreterare Stefan Thorberg Ordförande/justerare 5