Manual till HR-portalen för timanställda inom Division Social Omsorg Reviderat datum: 2015-01-07
Kontakt Bemanningscentralen bemanning.vo@nykoping.se Telefon 24 89 60 Öppettider må-fr 6.15-17, lö-sö 6.15-14 Löneenheten loneservice@nykoping.se Telefon 45 73 00 Telefontid: IT-support It-support@nykoping.se Telefon 24 84 00 Öppettider må-fr 8-17 2
Innehåll Kontakt... 2 Bemanningscentralen... 2 Löneenheten... 2 IT-support... 2 Logga in i HRportal... 4 Lösenord... 4 HRportalen... 4 Din kalender... 5 Välj period... 5 Kalendervy... 5 Lägga in tider... 6 Önska arbetstid... 6 Ta bort tid... 6 Logga ut... 7 Hur blir jag bokad i systemet?... 7 Bokad arbetstid... 7 Lönerapport... 8 Klarmarkering... 8 Klarmarkera månad... 8 Se och ändra klarmarkering... 9 Ändra kontaktuppgifter... 10 3
Logga in i HRportal Använd sökvägen https://hrportal.nykoping.se eller gå in via kommunens webbsida: www.nykoping.se och väljer länken För medarbetare. Dina inloggningsuppgifter är ditt användarnamn och lösenord som du har till Nyköpings Kommuns intranät. Har du inte fått dina inloggningsuppgifter kontaktar du Enhetschefen för rekrytering: disa.heed@nykoping.se Lösenord Om du misslyckas med att logga in 3 gånger spärras ditt lösenord i ungefär 15 minuter. Därefter kan du prova 3 gånger till, osv. Om du inte kommer ihåg ditt lösenord kontaktar du IT-support på telefonnummer 24 84 00. De har öppet vardagar kl. 8.00-17.00. HRportalen När du är inloggad kommer du till följande sida. Här finner du bland annat länken till din lönespecifikation men också länk för att Lägga tider/önska pass när du kan och vill arbeta. För att Lägga tider/önska pass välj länken Min Arbetstid, du kommer då till din kalender. 4
Din kalender Välj period Din kalender öppnas alltid med den period du senast var inne i. Du kan byta period genom att klicka med pil framåt eller bakåt. Du kan även ange valfri period genom att klicka här Kalendervy På bilden ovan ser du följande: 1. De aktuella dagarna i vald period visas. 2. Aktuella summeringar av arbetad tid. 3. Eventuella signaler om du brutit mot någon arbetstidsregel syns både i planeringsvyn (som gula trianglar) och under aktuella summeringar. Tex dygnsvila, veckovila, nära 165tim/mån. Detta gäller de pass du är påbokad. 5
Lägga in tider Önska arbetstid För att önska arbetstid högerklickar du på aktuell dag. Du får då upp en lista med förvalda tider markera den tid du kan arbeta. Observera att du endast kan välja en tid. Om du vill arbeta nattpass önskar du arbetstid den morgon du vill gå av nattpasset. Så här ser din kalender ut när du har önskat arbetstid (önskad arbetstid är röd): Ta bort tid För att ta bort tid du inte önskar arbeta högerklickar du på aktuell dag och väljer alternativet ledig. Samma sak kan du göra om du inte har blivit påbokad alla timmar som du har önskat arbete den övertaliga tiden går att ta bort. Observera att du aldrig kan plocka bort tid då du är bokad på arbete. 6
Logga ut När du är klar och vill lämna systemet, klicka på Avsluta uppe till höger i bilden. Hur blir jag bokad i systemet? I det nya systemet blir du bokad via SMS. Dessa SMS går ej att besvara. SMS skickas endast ut under Bemanningscentralens öppettider. Vid akuta bokningar kan du även bli uppringd. Hej, Du är bokad och välkommen till Arken Norrgården 18/12 kl 14:00-21:00 Med vänlig hälsning/ Bemanningen Bokad arbetstid När du är bokad på arbetspass ser det ut så här (bokad tid är blå): 7
Lönerapport Du kan via Fliken Rapporter - Lönerapport ta fram ett underlag på dina arbetade timmar. Klarmarkering Vid varje månadsskifte är det viktigt att du har klarmarkerat din arbetstid. Cheferna på dina arbetsplatser ska sedan attestera att allt stämmer så att din nästa lön kommer att baseras på rätt information. Är det tider som inte stämmer kontaktar du chef eller schemaläggare på den arbetsplats passet gäller, så rätt uppgifter kommer in i systemet. Klarmarkeringen för en månad kan göras dag för dag, veckovis eller vid varje månadsslut. Den ska vara gjord senast den 4:e i efterföljande månad för att nästa lön ska baseras på korrekta uppgifter. Klarmarkera månad Utgå ifrån din kalender, och markera den sista dagen i den period du ska klarmarkera. 8
Klicka sedan på Klarmarkera Klarmarkera. Nu visas en ruta där du bockar för vilken/vilka planeringsgrupper klarmarkeringen gäller. Klicka sedan på Spara. När du har klarmarkerat en period ska din/dina chefer attestera perioden, och sedan går uppgifterna direkt till lönebehandling. Se och ändra klarmarkering När du har klarmarkerat en period blir bakgrunden orange i Kalendern. När din chef sedan har attesterat perioden får den ljusgrön bakgrund. När du har klarmarkerat en period kan du naturligtvis inte göra någon ändring i den. Om du vill göra en ändring måste du först ta bort din klarmarkering, göra ändringen, och sedan göra om din klarmarkering. 9
Om din chef redan har hunnit attestera perioden kan du inte ta bort din klarmarkering, och alltså inte göra någon ändring. Ändra kontaktuppgifter Du ansvarar själv för att dina kontaktuppgifter är korrekta i systemet. För att ändra dina kontaktuppgifter klickar du på fliken Personaladministration. Klicka på ditt personnummer Här kan du nu ändra dina uppgifter. Glöm inte att spara när du är klar. En bekräftelse på dina ändringar skickas till angiven e-postadress. 10