Utbildningsmanual Projektledare
Innehåll 1 INTRODUKTION... 1 1.1 OM ANIDO... 1 1.2 BAKOMLIGGANDE PROJEKTMODELL OCH METODIK... 1 1.3 STANDARDDOKUMENT... 2 1.4 LOGGA IN... 3 1.5 LOGGA UT... 3 2 ÖVERGRIPANDE STRUKTUR... 4 2.1 MENYER... 4 2.2 HJÄLPMANUAL... 4 2.3 PROJEKTLISTOR... 4 2.4 PROJEKTVYN... 6 2.5 FLÖDESSCHEMAT... 6 2.6 PROJEKTFLIKARNA... 7 2.7 ÄNDRA PERSONLIGA DATA... 7 3 PROJEKTSTART... 8 3.1 SKAPA PROJEKT... 8 3.2 LÄGGA TILL PROJEKTMEDARBETARE OCH PLANERA TID... 10 3.3 BUDGETERA KOSTNADER OCH INTÄKTER... 11 3.4 BUDGETERA TIDSKOSTNADER... 11 3.5 GENOMFÖRA RISKANALYS... 12 4 LÖPANDE PROJEKTARBETE EJ FASBEROENDE... 13 4.1 HANTERA EXTERNA KONTAKTER... 13 4.2 LÄGGA TILL, REDIGERA OCH LÄSA ANTECKNINGAR... 14 4.3 RAPPORTERA OCH FÖLJA UPP TID... 14 4.4 TIDSPLAN... 15 4.5 TIDSPLAN CHECKPUNKTER OCH GRUPPAKTIVITETER... 15 4.6 TIDSPLAN AKTIVITETER... 17 4.7 RAPPORTERA KOSTNADER OCH INTÄKTER... 18 4.8 FILARKIV... 19 4.9 SKRIVA UT PROJEKTDOKUMENT... 20 5 LÖPANDE PROJEKTARBETE FASBEROENDE... 21 5.1 REDIGERA OCH SLUTFÖRA PROJEKTDOKUMENT... 21 5.2 TA BESLUT I BESLUTSPUNKT... 22 5.3 LÄGGA PROJEKT VILANDE... 23 5.4 AVBRYTA PROJEKT... 23 5.5 AVSLUTA PROJEKT... 23 6 TA BORT PROJEKT... 24
1 Introduktion 1.1 Om Anido Anido är ett online-system för projektstyrning. Det enda som behövs för att börja arbeta i systemet är internetanslutning och ett kundkonto. Användare identifieras med användarnamn (mailadress) och ett lösenord. Anido är uppbyggt med ett system av rättighets- och behörighetsgrupper, vilket innebär att olika personer ser olika delar av systemet. På projektnivå skiljer sig rättigheterna beroende på funktion i projektet. Projektledaren kan alltså göra mer i projektet är t ex en projektmedarbetare. Den här manualen är uppbyggd som ett komplement till lärarledd utbildning och visar de grundläggande funktionerna för en Projektledare med begränsade systemrättigheter. 1.2 Bakomliggande projektmodell och metodik Anido Projektstyrning bygger på antagandet att i princip alla projekt, oavsett innehåll och storlek, genomgår fyra tydliga faser. Mellan faserna ligger beslutspunkter där beslut tas om att driva projektet vidare eller att avbryta det. Som underlag till beslut i beslutspunkterna färdigställs ett eller flera projektdokument. Projektmodellen. Alla projekt som startas kommer inte till avslut. I projektet behövs dessutom stödfunktioner för att strukturera och följa upp det löpande projektarbetet som resursplanering, budget, riskanalys och planering och genomförande av aktiviteter. Dessutom behöver man till projektet lagra information som externa kontakter, anteckningar och projektdokument. Anido Projektstyrning är uppbyggt för att hantera allt detta. 1
1.3 Standarddokument Enligt projektmodellen bör ett eller flera projektdokument slutföras innan projektet kan flyttas från en fas till nästa. I standardutförandet finns fem olika projektdokument i Anido, men varje organisation bestämmer vilka dokument som ska användas och i vilka projektfaser. Projektdirektiv I projektdirektivet beskriver uppdragsgivaren, styrgruppen eller finansiären bakgrund, syfte och mål med projektet. Projektdirektivet återfinns i initieringsfasen. Projektblomma I projektblomman görs en bedömning av nyttan med projektet utifrån flera aspekter. Bedömningen resulterar i ett diagram, en blomma. Projektblomman är av nytta bl a vid prioritering mellan projekt och utvärdering av ett slutfört projekt. Dokumentet Projektblomma finns i alla faser. Projektblomma med fyra dimensioner. Projektnyttan överskrider tröskelvärdet i alla dimensioner. Projektplan Projektledarens plan för arbetet i projektet. Projektplanen finns i faserna planering och genomförande. Vid fasbyte följer projektplanen automatiskt med till genomförandefasen. Progressrapport Projektledarens periodiska rapport över tillståndet i projektet. I progressrapporten sätter projektledaren projektets status Grön Gul Röd, färger som visas i projektlistorna. Progressrapporter kan skapas i alla projektfaser. Slutrapport I avslutsfasen rapporterar projektledaren vad som åstadkommits i projektet i en slutrapport. 2
1.4 Logga in Inloggning i Anido sker via en säker anslutning på www.anido.se med användarnamn (=mailadress) och lösenord. Har man glömt lösenordet går det bra att beställa ett nytt på inloggningssidan. När man loggat in i Anido visas Startsidan med aktuell information: Mina event Mina projekt Mina ärenden Att göra Viktiga datum i mina projekt 1.5 Logga ut Klicka på ditt namn längst upp till höger och välj Logga ut. 3
2 Övergripande struktur 2.1 Menyer I Anido finns två övergripande menyer som alltid visas, oavsett vad man arbetar med i systemet. Huvudmenyn innehåller t ex projektlistor, administrativt gränssnitt, statistikfunktion och kontaktregister. Vad de olika användarna ser i huvudmenyn ställs in i admin-gränssnittet utifrån den funktion man har i företaget. På din skärm ser du alltså förmodligen inte alla val som visas här. Snabbmenyn innehåller personlig information och genvägar. 2.2 Hjälpmanual Hjälpmanualen hittar man längst till höger. Hjälpmanualen innehåller modellbeskrivning, utbildningsmaterial, instruktionsfilmer och en trädstruktur med beskrivning av alla funktioner i systemet. 2.3 Projektlistor Det finns två projektlistor i Anido, den ena i under portföljen i snabbmenyn, Mina projekt, den andra under PROJEKT i huvudmenyn. Mina projekt Projektlistan i snabbmenyn visar alla projekt du själv är medlem i, vilken projektkategori projektet tillhör, när det ändrades senast och vilken fas det befinner sig i. Här ser man också den egna planerade och redovisade tiden i projekten. Projektlistan kan filteras med hjälp av rullgardinsmenyerna ovanför listan. Projektets status (grön gul röd) visas i statuskolumnen tillsammans med en ikon som visar om aktuella progressrapporter slutförts eller ej. För att öppna ett projekt klickar man antingen på projektnamnet eller på ikonen längst till höger. 4
PROJEKT Lista projekt För projektledare kan projektlistan i huvudmenyn ofta vara mer användbar än listan i Mina projekt. Vanligtvis har projektledaren rättighet att se alla organisationens projekt, och listan är därför mer omfattande. Filterfunktionerna är fler, liksom varningsikonerna. Här ser vi varningsikoner för att i projektet planerade beslutspunkter har passerats och att det har risker med risktal 16 eller mer. Att det finns delprojekt visas med ett plustecken efter huvudprojektnamnet. Klicka på det för att se delprojekten i listan. För t ex presentationsändamål finns möjlighet att skriva ut listan i Excel- eller PDF-format. För att öppna ett projekt klickar man antingen på projektnamnet eller på ikonen längst till höger. 5
2.4 Projektvyn När man öppnar ett projekt, visas Projektvyn med information om det valda projektet. I övre delen av projektvyn visas övergripande information som projektnamn och vilken fas projektet befinner sig i. Projektets flödesschema med projektfaser och beslutspunkter visas under denna information. Vanligtvis innebär de olika projektfaserna att ett eller flera dokument ska slutföras som underlag till beslut i beslutspunkterna. I Anido visas därför dessa dokument när man klickar på den aktuella projektfasen. Under flödesschemat visas ett antal projektflikar, med projektinformation som tidsplan, budget och riskanalys. 2.5 Flödesschemat Faserna När man klickar på en projektfas kan man redigera och färdigställa projektdokument som t ex Projektdirektiv, Projektplan och Progressrapporter. Projektfaserna är låsta tills de öppnas med ett beslut i föregående beslutspunkt. Beslutspunkterna, BP1-4 När man tar beslut i en beslutspunkt byter projektet fas och nästa fas i flödesschemat öppnas för redigering av projektdokument. 6
2.6 Projektflikarna Projektarbete som inte är beroende av vilken fas projektet befinner sig i hanteras med Projektflikarna. Översikt Här visas grundläggande information om projektet tillsammans med noteringar om dels vilka dokument som inte slutförts, dels viktiga kommande datum i projektet. Inställningar Justera grundinformation om projektet som t ex projektkategori, beslutspunktsdatum eller projektledare. Kontakter Här noteras projektets externa kontakter. Anteckningar Projektanteckningar visas under projektfliken Anteckningar. Resurser Lägga till projektmedarbetare. Budgetera och rapportera tid. Tidsplan Planera och följ upp vad som ska göras i projektet med checkpunkter, gruppaktiviteter och aktiviteter. Budget Budgetera och rapportera kostnader och intäkter i projektet. Riskanalys Specificera och värdera risker för projektets genomförande. Filer Projektets filarkiv. Spara, läs och redigera. Rapporter Läs och skriv ut projektdokument som Projektdirektiv Projektplan, och Slutrapport. 2.7 Ändra personliga data Klicka på ditt namn i snabbmenyn för att ändra personliga data som lösenord och tillgänglighet (arbetstid). 7
3 Projektstart 3.1 Skapa projekt Klicka på PROJEKT i huvudmenyn och sedan på Skapa nytt projekt. Ange: Projektnamn. Typ ange om projektet är ett huvudprojekt eller att delprojekt. Är projektet ett delprojekt väljs sedan till vilket huvudprojekt det ska kopplas. Projektkategori Om projektkategori används, välj i rullgardinsmenyn. Projektklass Om projektklass används, välj i rullgardinsmenyn. Projektspråk Svenska eller engelska. Beskrivning En kort beskrivning av projektet (Ej obligatoriskt). Klicka i rutan Publiceras om beskrivningen ska visas i projektfliken Översikt. Projektets startdatum och slutdatum samt preliminära datum för beslutspunkterna. Projektledare välj i rullgardinsmeny. All inmatad data kan ändras senare. Klicka på Lägg till projekt. 8
Nu visas projektet med inlagda grunddata i projektvyn. Kontrollera att det inmatade är rätt. Vanligtvis arbetar man med projektets checkpunkter i fliken Tidsplan, men det går också att lägga till och redigera dem här. 9
3.2 Lägga till projektmedarbetare och planera tid Projektfliken Resurser. Klicka på knappen Administrera projektresurser. Lägg till resurser i projektet genom att klicka på knappen Lägg till till höger om personens namn. Ange personens roll i projektet i rullgardinsmenyn. Vill man av någon anledning ta bort en resurs ur projektet klickar man på Ta bort. Finns inte den aktuella personen i användarregistret kan man lägga till denna genom att klicka på knappen Lägg till användare. Klicka på Tillbaka för att komma tillbaks till resursvyn: Det finns två sätt att planera tid i projektet: Fyll i planerad tid vecka för vecka i rutorna för Plan eller för att planera en längre tidsperid, klicka på knappen för Tidsallokera 10
3.3 Budgetera kostnader och intäkter Projektfliken Budget. Lägg till kostnadsslag och intäktsslag genom att klicka på knapparna över tabellen. Fyll i kostnadsoch intäktsbudget månad för månad i rutorna Plan. 3.4 Budgetera tidskostnader Timpriser för projektresurser anges i fliken Resurser. 11
Kostnader för en resurs som har timpris angivet visas i Budgetfliken som kostnader för Projektresurser. 3.5 Genomföra riskanalys Projektfliken Riskanalys. Klicka på Lägg till risk. Namnge risken. Bedöm sannolikhet för att risken ska inträffa och effekten om den inträffar. Skalan för båda variablerna är Mycket låg (1) Mycket hög (5). Ange vem som är ansvarig för risken Ägare, och vilken åtgärd som ska vidtagas för att minimera eller undvika den skada risken kan orsaka. Produkten Sannolikhet*Effekt benämns Risktal. Är risktalet minst 16 eller den ena variabeln 5 visas varningsikoner i risklistan: 12
4 Löpande projektarbete ej fasberoende Projektflikarna 4.1 Hantera externa kontakter Projektfliken Kontakter. Till skillnad från projektets Resurser så har inte Kontakterna tillgång till projektstyrningssystemet. Klicka på knappen Administrera kontakter. Lägg sedan till kontakter i projektet genom att klicka på knappen Lägg till till höger om personens namn. Vill man av någon anledning ta bort en kontakt från projektet klickar man på Ta bort. Finns inte den aktuella personen i kontaktregistret kan man lägga till denna genom att klicka på knappen till höger ovanför kontaktlistan, Lägg till kontakter. Klicka på Tillbaka till kontaktlistan för att komma tillbaks till kontaktvyn. 13
4.2 Lägga till, redigera och läsa anteckningar Projektfliken Anteckningar. I listan visas rubriken till anteckningarna. Klicka på plustecknet efter rubriken för att se hela texten. För att lägga till en anteckning, klicka på knappen under listan. För att redigera anteckningen, klicka på redigera-ikonen till höger. För att ta bort en anteckning, klicka på ta bort-ikonen till höger. 4.3 Rapportera och följa upp tid Projektfliken Resurser. Rapportera arbetad tid per vecka i utfallsrutorna. Totalen för Diff beräknas bara på rapporterade veckor. Tid kan också rapporteras i Min tid i snabbmenyn. Här visas alla aktuella egna projekt och arbetar man i flera projekt är det oftast en fördel att redovisa tiden här. 14
4.4 Tidsplan Projektfliken Tidsplan. Högst upp i vyn över tidsplanen visas Filterverktyget. Här bestämmer man vad som ska visas i tidsschemat. Under detta finns listor med data för checkpunkter, gruppaktiviteter och aktiviteter. Ett plustecken till höger i aktivitetslistan visar att det finns underaktiviteter. Klicka på plustecknet för att visa dessa både i projektlistan och i tidsschemat. Längst ner i tidsplanen finns knappar för att lägga till checkpunkter, gruppaktiviteter och aktiviteter. Det finns också en knapp för att ange aktivitetstyper. 4.5 Tidsplan checkpunkter och gruppaktiviteter Lägga till checkpunkt Klicka på knappen Lägg till checkpunkt i tidsplanen. 15
Ange datum och syfte för checkpunkten. Normalt visas checkpunkter med den liten triangel i projektets flödesschema. Klicka ur Publicera i flödesschemat om checkpunkten inte ska visas där. Checkpunkterna visas alltid i tidsschemat. Redigera eller ta beslut i checkpunkt Klicka på checkpunkten i tidsschemat eller på namnet i listan för att redigera eller ta beslut i checkpunkten. När ett beslut tagits i checkpunkten byter checkpunkten färg från röd till grön. Ta bort checkpunkt Klicka på ta bort-ikonen längst till höger i checkpunktslistan Lägga till gruppaktivitet Klicka på knappen Lägg till gruppaktivitet i tidsplanen. En gruppaktivitet är en återkommande händelse, t ex projektmöten eller andra möten. Ange gruppaktivitetens namn och lägg till datum med datumväljaren. Ange huvudansvarig och delansvariga (t ex mötesdeltagare). Vill man inte att deltagarna ska aviseras via mail, så bockar man ur den rutan. Efter att aktiviteten sparats kan minnesanteckningar läggas till och filer bifogas. Uppdatera gruppaktivitet Klicka på gruppaktiviteten i tidsschemat eller på namnet i listan för att redigera gruppaktiviteten. Lägg till nya mötesdatum, bjud in nya deltagare, lägg till minnesanteckningar eller bifoga filer. Spara och stäng gruppaktiviteten. Ta bort gruppaktivitet Klicka på ta bort-ikonen längst till höger i gruppaktivitetslistan 16
4.6 Tidsplan Aktiviteter Noggrann planering och uppföljning av aktiviteter är ofta grundläggande för att ett projekt ska lyckas. I Anido kan aktiviteter delas in i valfria Aktivitetstyper. En aktivitet kan också läggas som underaktivitet till en huvudaktivitet. Aktiviteterna kan följas upp genom att status anges och med rapportering av hur stor del av aktiviteten som genomförts. Definiera aktivitetstyper Har man många aktiviteter kan det vara lämpligt att gruppera dem i aktivitetstyper. Varje aktivitetstyp har en egen valfri färg i grafiken. Klicka på knappen Aktivitetstyper i tidsplanen. Klicka på lägg till aktivitetstyp Ange namn på aktivitetstypen och välj färg i rullgardinsmenyn. Det går också bra att definiera egna färger. Spara genom att klicka på Lägg till aktivitetstyp. Lägga till aktivitet Klicka på knappen Lägg till aktivitet i tidsplanen. Ange aktivitetens namn och lägg till start- och slutdatum med datumväljarna. Ange huvudansvarig och delansvariga. Vill man inte att deltagarna ska aviseras via mail, så bockar man ur den rutan. 17
Om aktiviteten är en delaktivitet anger man vilken aktivitet som är huvudaktivitet. Innan aktiviteten kan sparas anges status för aktiviteten, vanligtvis Ej påbörjad eller Pågående. Är aktivitetstyper definierade anger man också aktivitetstyp. Efter att aktiviteten sparats kan minnesanteckningar läggas till och filer bifogas aktiviteten. Uppdatera aktivitet Klicka på aktiviteten i tidsschemat eller på namnet för att redigera aktiviteten. Justera start- eller slutdatum, bjud in nya deltagare, lägg till minnesanteckningar eller bifoga filer. Det går också bra att t ex flytta aktiviteten till en annan huvudaktivitet, ändra aktivitetsyp och ändra status för aktiviteten och att rapportera hur stor del av aktiviteten som är genomförd innan man sparar och stänger aktiviteten. Ta bort aktivitet Klicka på ta bort-ikonen längst till höger i aktivitetslistan 4.7 Rapportera kostnader och intäkter Projektfliken Budget. Rapportera kostnader och intäkter månadsvis i rutorna Utfall. Kostnader för resurser som har timpris angivet visas i Budgetfliken som kostnader för Projektresurser. 18
4.8 Filarkiv Anidos filarkiv finns under projektfliken Filer. Valfria filer och länkar kan sparas här. Filerna kan struktureras i valfria filkategorier. Lägga till filkategori: Klicka på Lägg till filkategori. Namnge filkategorin. Spara. Ta bort filkategori: Klicka på ta bort- ikonen. Filkategorin måste vara tom. Redigera filkategori: Klicka på redigera-ikonen. Ändra namn. Spara. Spara fil eller länk: Klicka på Lägg till fil/länk eller dra filen direkt från din filhanterare. Ladda ner och läsa fil: Klicka på filnamnet eller ladda ner-ikonen. Öppna länk: Klicka på länken eller länk-ikonen. Ändra kommentar eller flytta till en annan kategori: Klicka på ändra-ikonen. Ta bort en fil eller länk: Klicka på ta bort-ikonen 19
4.9 Skriva ut projektdokument Projektdokument som slutförs i någon av projektfaserna finns samlade i PDF-format under projektfliken Rapporter. 20
5 Löpande projektarbete fasberoende Flödesschemat 5.1 Redigera och slutföra projektdokument Projektdokument redigeras och slutförs i flödesschemat. Klicka på aktuell projektfas för att redigera dokument i den fasen. I bilden nedan har fasen Initiering öppnats. Till vänster i vyn visas de dokument som finns tillgängliga i den här projektfasen, till höger en hjälptext som sammanfattar vad som ska göras innan projektet kan gå vidare till nästa fas. Dokumentet är slutfört. Dokumentet är inte slutfört. Skapa ny version 21
Redigera ett dokument Klicka på dokumentnamnet. Fyll i fälten och Byt status till slutförd när den är klar. Alla rapporter kan skrivas ut i PDF-format från projektfliken Rapporter. Skapa progressrapport Flera progressrapporter kan skapas i varje projektfas. Klicka på Skapa progressrapport. Fyll i rapporten och byt status till Slutförd när den är klar. I progressrapporten sätts projektets status Grön Gul Röd, färger som visas i projektlistorna. 5.2 Ta beslut i beslutspunkt När man tar beslut i en beslutspunkt öppnas nästa fas i flödesschemat. Klicka på beslutspunkten. Välj beslutet Byt fas till. och fyll eventuellt i kommentar. Spara. Alternativa beslut är att avbryta projektet eller att lägga det vilande. I beslutspunkt 4 stängs projektet. 22
5.3 Lägga projekt vilande Projekt kan läggas vilande i alla beslutspunkter utom BP4. Klicka på beslutspunkten och välj Lägg projektet vilande. I projektlistorna är vilande projekt blåfärgade. Vilande projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 5.4 Avbryta projekt Projekt kan avbrytas i alla beslutspunkter utom BP4. Klicka på beslutspunkten och välj Avbryt projektet. I projektlistorna är avbrutna projekt rödfärgade. Avbrutna projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 5.5 Avsluta projekt Projekt kan bara avslutas i beslutspunkt 4. Klicka på BP4 och välj Avsluta projektet. I projektlistorna är slutförda projekt markerade med fet stil. Slutförda projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 23
6 Ta bort projekt Projektfliken Inställningar. Klicka på Ta bort projekt. Observera att ett borttaget projekt tas bort permanent och inte kan återskapas. 24