Anido Freemium Utbildningsmanual

Transkript

1

2 Innehåll 1 INTRODUKTION OM ANIDO BAKOMLIGGANDE PROJEKTMODELL OCH METODIK LOGGA IN ÄNDRA LÖSENORD LOGGA UT ÖVERGRIPANDE STRUKTUR MENYER HJÄLPMANUAL PROJEKTLISTOR PROJEKTVYN FLÖDESSCHEMAT PROJEKTFLIKARNA ADMINISTRERA ANVÄNDARE LÄGGA TILL ANVÄNDARE REDIGERA ANVÄNDARE INAKTIVERA ANVÄNDARE ÅTERAKTIVERA ANVÄNDARE PROJEKTSTART SKAPA PROJEKT LÄGGA TILL PROJEKTMEDARBETARE OCH PLANERA TID BUDGETERA KOSTNADER OCH INTÄKTER BUDGETERA TIDSKOSTNADER GENOMFÖRA RISKANALYS LÖPANDE PROJEKTARBETE EJ FASBEROENDE LÄGGA TILL, REDIGERA OCH LÄSA ANTECKNINGAR RAPPORTERA OCH FÖLJA UPP TID TIDSPLAN TIDSPLAN CHECKPUNKTER OCH GRUPPAKTIVITETER TIDSPLAN AKTIVITETER RAPPORTERA KOSTNADER OCH INTÄKTER FILARKIV LÖPANDE PROJEKTARBETE FASBEROENDE DOKUMENT REDIGERA OCH SLUTFÖRA PROJEKTDOKUMENT SKRIVA UT PROJEKTDOKUMENT TA BESLUT I BESLUTSPUNKT LÄGGA PROJEKT VILANDE AVBRYTA PROJEKT AVSLUTA PROJEKT TA BORT PROJEKT... 24

3 1 Introduktion 1.1 Om Anido Anido är ett online-system för projektstyrning. Det enda som behövs för att börja arbeta i Anido är internetanslutning och ett kundkonto. Användare identifieras med användarnamn (mailadress) och ett lösenord. Anido är uppbyggt med ett system av rättighets- och behörighetsgrupper, vilket innebär att olika personer ser olika delar av systemet. I Anido Freemium har dock alla användare fulla administratörsoch projekträttigheter. 1.2 Bakomliggande projektmodell och metodik Anido Projektstyrning bygger på antagandet att i princip alla projekt, oavsett innehåll och storlek, genomgår fyra tydliga faser. Mellan faserna ligger beslutspunkter där beslut tas om att driva projektet vidare eller att avbryta det. Som underlag till beslut i beslutspunkterna färdigställs ett eller flera projektdokument. Projektmodellen. Alla projekt som startas kommer inte till avslut. I projektet behövs dessutom stödfunktioner för att strukturera och följa upp det löpande projektarbetet som resursplanering, budget, riskanalys och planering och genomförande av aktiviteter. Dessutom behöver man till projektet lagra information som externa kontakter, anteckningar och projektdokument. Anido Projektstyrning är uppbyggt för att hantera allt detta. 1

4 1.3 Logga in Inloggning i Anido sker via en säker anslutning på med användarnamn (=mailadress) och lösenord. Har man glömt lösenordet går det bra att beställa ett nytt på inloggningssidan. När man loggat in i Anido visas Startsidan som ger en överblick över: Mina Projekt Att göra Viktiga datum i projekten 1.4 Ändra lösenord Klicka på Min profil i snabbmenyn för att ändra personliga data som lösenord och tillgänglighet (arbetstid). 1.5 Logga ut Klicka på Logga ut längst upp till höger. 2

5 2 Övergripande struktur 2.1 Menyer I Anido finns två övergripande menyer som alltid visas, oavsett vad man arbetar med i systemet. Huvudmenyn innehåller projektlistor och administrativt gränssnitt. Snabbmenyn innehåller personlig information och genvägar. 2.2 Hjälpmanual Hjälpmanualen hittar man här. Den visar alltid automatiskt hjälp om den del av systemet man arbetar i. Hjälpen innehåller dessutom bl a modellbeskrivning, utbildningsmaterial och instruktionsfilmer Klicka på häftstiftet för att hålla hjälpen öppen. 2.3 Projektlistor Det finns två projektlistor i Anido, den ena i snabbmenyn, Mina projekt, den andra i huvudmenyn under PROJEKT. 3

6 Mina projekt Projektlistan i snabbmenyn visar alla projekt du själv är medlem i, vilken projektkategori projektet tillhör, när det ändrades senast och vilken fas det befinner sig i. Här ser man också den egna planerade och redovisade tiden i projekten. Projektlistan kan filteras med hjälp av rullgardinsmenyerna ovanför listan. Projektets status (grön gul röd) visas i statuskolumnen tillsammans med en ikon som visar om aktuella progressrapporter slutförts eller ej. För att öppna ett projekt klickar man antingen på projektnamnet eller på ikonen längst till höger. PROJEKT Lista projekt Projektlistan i huvudmenyn visar alla organisationens projekt, och listan är därför mer omfattande. Man kan välja vilka kolumner man vill se i projektlistan. Klicka på Listinställningar för att ändra. Filterfunktionerna är fler, liksom varningsikonerna. Här ser vi varningsikoner för att planerade beslutspunkter har passerats och att projektet innehåller risker med risktal 16 eller mer. Att det finns delprojekt visas med ett plustecken efter huvudprojektnamnet. Klicka på det för att se delprojekten i listan. För t ex presentationsändamål finns möjlighet att skriva ut listan i Excel- eller PDF-format. För att öppna ett projekt klickar man antingen på projektnamnet eller på ikonen längst till höger. 4

7 2.4 Projektvyn När man öppnar ett projekt, visas Projektvyn med information om det valda projektet. I övre delen av projektvyn visas övergripande information som projektnamn och vilken fas projektet befinner sig i. Projektets flödesschema med projektfaser och beslutspunkter visas under denna information. Vanligtvis innebär de olika projektfaserna att ett eller flera dokument ska slutföras som underlag till beslut i beslutspunkterna. I Anido visas därför dessa dokument när man klickar på den aktuella projektfasen. Under flödesschemat visas ett antal projektflikar, med projektinformation som tidsplan, budget och riskanalys. 2.5 Flödesschemat Faserna När man klickar på en projektfas kan man redigera och färdigställa projektdokumenten Projektplan, Progressrapporter och Slutrapport. Projektfaserna är låsta tills de öppnas med ett beslut i föregående beslutspunkt. Beslutspunkterna, BP1-BP4 När man tar beslut i en beslutspunkt byter projektet fas och nästa fas i flödesschemat öppnas för redigering av projektdokument. 5

8 2.6 Projektflikarna Projektarbete som inte är beroende av vilken fas projektet befinner sig i hanteras med Projektflikarna. Översikt Här visas grundläggande information om projektet tillsammans med noteringar om dels vilka dokument som inte slutförts, dels viktiga kommande datum i projektet. Inställningar Justera grundinformation om projektet som t ex beslutspunktsdatum eller projektledare. Anteckningar Projektanteckningar visas under projektfliken Anteckningar. Resurser Lägga till projektmedarbetare. Budgetera och rapportera tid. Tidsplan Planera och följ upp vad som ska göras i projektet med checkpunkter, gruppaktiviteter och aktiviteter. Budget Budgetera och rapportera kostnader och intäkter i projektet. Riskanalys Specificera och värdera risker för projektets genomförande. Filer Projektets filarkiv. Spara, läs och redigera. Rapporter Läs och skriv ut projektdokumenten Projektplan, Progressrapport och Slutrapport. 6

9 3 Administrera användare Användare administreras under ADMIN Användare. 3.1 Lägga till användare Klicka på Lägg till användare Fyll i personuppgifter, välj rättighetsgruppen Användare och klicka på Lägg till person. 7

10 3.2 Redigera användare Klicka på redigera-ikonen för att ändra t ex mailadress, lösenord eller tillgänglig tid. Här kan man också se vilka projekt en person är med i. 3.3 Inaktivera användare Det går inte att ta bort användare ur systemet, men genom att inaktivera en användare hindrar man att personen loggar in. All data som är knuten till användaren finns kvar. Klicka på personikonen. 3.4 Återaktivera användare En användare som inaktiverats kan aktiveras genom att man klickar på personikonen. 8

11 4 Projektstart 4.1 Skapa projekt Klicka på PROJEKT i huvudmenyn och sedan på Skapa nytt projekt. Ange: Projektnamn. Typ ange om projektet är ett huvudprojekt eller att delprojekt. Är projektet ett delprojekt väljs sedan till vilket huvudprojekt det ska kopplas. Projektspråk Svenska eller engelska. Beskrivning En kort beskrivning av projektet (Ej obligatoriskt). Klicka i rutan Publiceras om beskrivningen ska visas i projektfliken Översikt. Projektets startdatum och slutdatum samt preliminära datum för beslutspunkterna. Projektledare välj i rullgardinsmeny. All inmatad data kan ändras senare. Klicka på Lägg till projekt. 9

12 Nu visas projektet med inlagda grunddata i projektvyn. Kontrollera att det inmatade är rätt. Vanligtvis arbetar man med projektets checkpunkter i fliken Tidsplan, men det går också att lägga till och redigera dem här. 10

13 4.2 Lägga till projektmedarbetare och planera tid Projektfliken Resurser. Klicka på knappen Administrera projektresurser. Lägg till resurser i projektet genom att klicka på knappen Lägg till till höger om personens namn. Ange personens roll i projektet i rullgardinsmenyn. Vill man av någon anledning ta bort en resurs ur projektet klickar man på Ta bort. Finns inte den aktuella personen i användarregistret kan man lägga till denna genom att klicka på knappen Lägg till användare. Klicka på Tillbaka för att komma tillbaks till resursvyn: Det finns två sätt att planera tid i projektet, fyll i planerad tid vecka för vecka i rutorna för Plan eller klicka på Tidsallokera för att planera en längre tidsperiod med samma antal timmar per vecka. 11

14 När planeringen är färdig, klicka i Visa inte i Att göra-listan. Egen tid kan också planeras under Min tid i snabbmenyn. 4.3 Budgetera kostnader och intäkter Projektfliken Budget. Lägg till kostnadsslag och intäktsslag genom att klicka på knapparna under tabellen. Fyll i kostnadsoch intäktsbudget månad för månad i rutorna Plan. 4.4 Budgetera tidskostnader Timpriser för projektresurser anges i fliken Resurser. 12

15 Kostnader för en resurs som har timpris angivet visas i Budgetfliken som kostnader för Projektresurser. När planeringen är färdig, klicka i Visa inte i Att göra-listan. 4.5 Genomföra riskanalys Projektfliken Riskanalys. Klicka på Lägg till risk. Namnge risken. Bedöm sannolikhet för att risken ska inträffa och effekten om den inträffar. Skalan för båda variablerna är Mycket låg (1) Mycket hög (5). Ange vem som är ansvarig för risken Ägare, och vilken åtgärd som ska vidtagas för att minimera eller undvika den skada risken kan orsaka. 13

16 Produkten Sannolikhet*Effekt benämns Risktal. Är risktalet minst 16 eller den ena variabeln 5 visas varningsikoner i risklistan: När riskanalysen är färdig, klicka i Visa inte i Att göra-listan. 14

17 5 Löpande projektarbete ej fasberoende Projektflikarna 5.1 Lägga till, redigera och läsa anteckningar Projektfliken Anteckningar. I listan visas rubriken till anteckningarna. Klicka på plustecknet efter rubriken för att se hela texten. För att lägga till en anteckning, klicka på knappen under listan. För att redigera anteckningen, klicka på redigera-ikonen till höger. För att ta bort en anteckning, klicka på ta bort-ikonen till höger. 5.2 Rapportera och följa upp tid Projektfliken Resurser. Rapportera arbetad tid per vecka i utfallsrutorna. Totalen för Diff beräknas bara på rapporterade veckor. Tid kan också planeras och rapporteras i Min tid i snabbmenyn. Här visas alla aktuella egna projekt och arbetar man i flera projekt är det oftast enklast att redovisa tiden här. 15

18 5.3 Tidsplan Projektfliken Tidsplan. Högst upp i vyn över tidsplanen visas Filterverktyget. Här bestämmer man vad som ska visas i tidsschemat. Under detta finns listor med data för checkpunkter, gruppaktiviteter och aktiviteter. Ett plustecken till höger i aktivitetslistan visar att det finns underaktiviteter. Klicka på plustecknet för att visa dessa både i projektlistan och i tidsschemat. Längst ner i tidsplanen finns knappar för att lägga till checkpunkter, gruppaktiviteter och aktiviteter. Det finns också en knapp för att ange aktivitetstyper. 5.4 Tidsplan checkpunkter och gruppaktiviteter Lägga till checkpunkt Klicka på knappen Lägga till checkpunkt i tidsplanen. Ange datum och syfte för checkpunkten. Normalt visas checkpunkter med den liten triangel i projektets flödesschema. Klicka ur Publicera i flödesschemat om checkpunkten inte ska visas där. Checkpunkterna visas alltid i tidsschemat. 16

19 Redigera eller ta beslut i checkpunkt Klicka på checkpunkten i tidsschemat eller på namnet i listan för att redigera eller ta beslut i checkpunkten. När ett beslut tagits i checkpunkten byter checkpunkten färg från röd till grön. Ta bort checkpunkt Klicka på ta bort-ikonen längst till höger i checkpunktslistan Lägga till gruppaktivitet Klicka på knappen Lägg till gruppaktivitet i tidsplanen. En gruppaktivitet är en återkommande händelse, t ex projektmöten eller andra möten. Ange gruppaktivitetens namn och lägg till datum med datumväljaren. Ange huvudansvarig och delansvariga (t ex mötesdeltagare). Vill man inte att deltagarna ska aviseras via mail, så bockar man ur den rutan. Efter att aktiviteten sparats kan minnesanteckningar läggas till och filer bifogas. Uppdatera gruppaktivitet Klicka på gruppaktiviteten i tidsschemat eller på namnet i listan för att redigera gruppaktiviteten. Lägg till nya mötesdatum, bjud in nya deltagare, lägg till minnesanteckningar eller bifoga filer. Spara och stäng gruppaktiviteten. Ta bort gruppaktivitet Klicka på ta bort-ikonen längst till höger i gruppaktivitetslistan 17

20 5.5 Tidsplan Aktiviteter Noggrann planering och uppföljning av aktiviteter är ofta grundläggande för att ett projekt ska lyckas. I Anido kan aktiviteter delas in i valfria Aktivitetstyper. En aktivitet kan också läggas som underaktivitet till en huvudaktivitet. Aktiviteterna kan följas upp genom att status anges och med rapportering av hur stor del av aktiviteten som genomförts. Definiera aktivitetstyper Har man många aktiviteter kan det vara lämpligt att gruppera dem i aktivitetstyper. Varje aktivitetstyp har en egen valfri färg i grafiken. Klicka på knappen Aktivitetstyper i tidsplanen. Klicka på lägg till aktivitetstyp Ange namn på aktivitetstypen och välj färg i rullgardinsmenyn. Det går också bra att definiera egna färger. Spara genom att klicka på Lägg till aktivitetstyp. Lägga till aktivitet Klicka på knappen Lägg till aktivitet i tidsplanen. Ange aktivitetens namn och lägg till start- och slutdatum med datumväljarna. Ange huvudansvarig och delansvariga. Vill man inte att deltagarna ska aviseras via mail, så bockar man ur den rutan. Om aktiviteten är en delaktivitet anger man vilken aktivitet som är huvudaktivitet. Innan aktiviteten kan sparas anges status för aktiviteten, vanligtvis Ej påbörjad eller Pågående. Är aktivitetstyper definierade anger man också aktivitetstyp. Efter att aktiviteten sparats kan minnesanteckningar läggas till och filer bifogas aktiviteten. 18

21 Uppdatera aktivitet Klicka på aktiviteten i tidsschemat eller på namnet för att redigera aktiviteten. Justera start- eller slutdatum, bjud in nya deltagare, lägg till minnesanteckningar eller bifoga filer. Det går också bra att t ex flytta aktiviteten till en annan huvudaktivitet, ändra aktivitetsyp och ändra status för aktiviteten och att rapportera hur stor del av aktiviteten som är genomförd innan man sparar och stänger aktiviteten. Ta bort aktivitet Klicka på ta bort-ikonen längst till höger i aktivitetslistan Klarmarkering När tidsplanen är färdig, klicka i Visa inte i Att göra-listan. 5.6 Rapportera kostnader och intäkter Projektfliken Budget. Rapportera kostnader och intäkter månadsvis i rutorna Utfall. Kostnader för resurser som har timpris angivet visas i Budgetfliken som kostnader för Projektresurser. 19

22 5.7 Filarkiv Anidos filarkiv finns under projektfliken Filer. Valfria filer kan sparas här. Filerna kan struktureras i valfria filkategorier. Lägga till filkategori Klicka på Lägg till filkategori. Namnge filkategorin och ange placering. Spara. Redigera filkategori Klicka på redigera-ikonen till höger om kategorinamnet. Ändra. Spara. Ta bort filkategori Klicka på ta bort- ikonen till höger om kategorinamnet. Filkategorin måste vara tom. Spara fil Klicka på Lägg till fil/länk. Ange en eventuell kommentar som kommer att visas i fillistan och ange behörighet. Välj filkategori. Hämta filen från din dator. Spara med Lägg till fil. Filer kan också kopieras genom att dras direkt från din filhanterare. Spara länk Klicka på Lägg till fil/länk. Ange en eventuell kommentar som kommer att visas i fillistan och ange behörighet. Välj filkategori. Klicka i Länk och ange länkadressen. Spara med Lägg till fil. Läsa fil/länk Klicka på namnet eller ikonen med jordgloben eller ikonen med den röda fyrkanten. Redigera fil/länk För att ändra filkategori eller kommentar till ett dokument eller en länk, klicka på redigera-ikonen. Är du projektledare eller har lagt upp filen/länken kan du också ändra vem som har rätt att se filen/länken. Versionshantering Filer som ligger i filarkivet kan inte redigeras. Nya versioner av filer som laddas upp med samma namn versionsmärks automatiskt. Ta bort fil eller länk Klicka på ta bort-ikonen till höger. 20

23 6 Löpande projektarbete fasberoende Flödesschemat 6.1 Dokument Enligt projektmodellen bör ett eller flera projektdokument slutföras innan projektet kan flyttas från en fas till nästa. I Anido Freemium finns tre olika projektdokument. Projektplan Projektledarens plan för arbetet i projektet. Projektplanen finns i faserna Initiering, Planering och Genomförande. Vid fasbyte följer projektplanen automatiskt med till genomförandefasen. Progressrapport Projektledarens periodiska rapport över tillståndet i projektet. I progressrapporten sätter projektledaren projektets status Grön Gul Röd, färger som visas i projektlistorna. Progressrapporter kan skapas i alla projektfaser. Slutrapport I avslutsfasen rapporterar projektledaren vad som åstadkommits i projektet i en slutrapport. 6.2 Redigera och slutföra projektdokument Projektdokument redigeras och slutförs i flödesschemat. Klicka på aktuell projektfas för att redigera dokument i den fasen. I bilden nedan har fasen Initiering öppnats. Till vänster i vyn visas de dokument som finns tillgängliga i den här projektfasen, till höger en hjälptext som sammanfattar vad som ska göras innan projektet kan gå vidare till nästa fas. Dokumentet är inte slutfört. Dokumentet är slutfört. Skapa ny version 21

24 Redigera projektplan eller slutrapport Klicka på dokumentnamnet. Fyll i fälten och Byt status till slutförd när den är klar. Alla rapporter kan skrivas ut i PDF-format från projektfliken Rapporter. Skapa progressrapport Flera progressrapporter kan skapas i varje projektfas. Klicka på Skapa progressrapport. Fyll i rapporten och byt status till Slutförd när den är klar. I progressrapporten sätts projektets status Grön Gul Röd, färger som visas i projektlistorna. 6.3 Skriva ut projektdokument Projektdokument som slutförs i någon av projektfaserna finns samlade i PDF-format under projektfliken Rapporter. 6.4 Ta beslut i beslutspunkt När man tar beslut i en beslutspunkt öppnas nästa fas i flödesschemat. Klicka på beslutspunkten. Välj beslutet Byt fas till. och fyll eventuellt i kommentar. Spara. Alternativa beslut är att avbryta projektet eller att lägga det vilande. I beslutspunkt 4 stängs projektet. 22

25 6.5 Lägga projekt vilande Projekt kan läggas vilande i alla beslutspunkter utom BP4. Klicka på beslutspunkten och välj Lägg projektet vilande. I projektlistorna är vilande projekt blåfärgade. Vilande projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 6.6 Avbryta projekt Projekt kan avbrytas i alla beslutspunkter utom BP4. Klicka på beslutspunkten och välj Avbryt projektet. I projektlistorna är avbrutna projekt rödfärgade. Avbrutna projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 6.7 Avsluta projekt Projekt kan bara avslutas i beslutspunkt 4. Klicka på BP4 och välj Avsluta projektet. I projektlistorna är slutförda projekt markerade med fet stil. Slutförda projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 23

26 7 Ta bort projekt Projektfliken Inställningar. Klicka på Ta bort projekt. Observera att ett borttaget projekt tas bort permanent och inte kan återskapas. 24