inspektionen förvärdochomsorg Dnr /2013 1(11)

n W-\ BESLUT inspektionen förvärdochomsorg 2014-04-25Dnr3-5-43322/2013 1(11) Avdelning sydöst Michaela Hecht Gunnarsson michaela.hecht-gunnarsson@ivo.se Vadstena kommun 592 80 VADSTENA Ärendet Tillsyn av verksamheten vid Vadstena kommun Beslut Ärendet avslutas Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg (IVO) öppnade i november 2013 ett ärende avseende verksamhetstillsyn inom funktionshinderområdet gällande såväl myndighetsutövningen som verkställigheten. Bakgrunden var ett antal klagomål som inkommit till IVO under de senaste åren. IVO bjöd in kommunens representanter den 14 november 2013 för en dialog och för att informera om ett antal återkommande fel och brister som hade identifierats i de klagomål som inkommit och som presenterades vid mötet. Vid mötet framkom att kommunen instämde i att det fanns flera tydliga förbättringsområden men att det också pågick en del arbete i kommunen för att komma till rätta med dessa. Utifrån tidigare inkomna klagomål samt vad som framkommit vid mötet sammanställde IVO de brister och förbättringsområden som kvarstod efter dialogen och en begäran om yttrande skickades till kommunen den 22 januari 2014 där kommunen uppmanades att besvara följande frågor. 0 Kommunen uppgav att det nyligen hade tagits fram servicegarantier, vilka skulle behandlas av nämnden inom kort. Hur har arbetet med service garantier fortskridit? Bifoga eventuella dokument avseende servicegarantier samt redogör for hur dessa implementeras i verksamheterna. 0 I V0 påtalade brister i dokumentationen gällande handläggning av ärenden men även den ibland bristande information som lämnas till Inspektionen dä kommunen har att yttra sig över ing _ Inspektionen för vård och omsorg Telefon 010-788 50 00 Fax 3 N Box 2163 registrator@ivo.se Org nr 202100-6537 l- > 550 02 Jönköping www.ivo.se

Inspektionen för värd och omsorg Dnr8.5-43322/2013 2(11) komna klagomål. Representanter för kommunen uttryckte att man behöver bli bättre på att dokumentera. Har kommunen arbetat med frågan hur dokumentationen i verksamheterna kan förbättras? Finns det någon planering avseende denna fråga? Brister i samverkan med kommunen och landstinget diskuterades vid mötet och det framkom från kommunens sida att det finns en del svårigheter där det ibland brister från båda håll. Finns det någon planering för att komma till rätta med de svärigheter som finns i samverkan med landstinget? Vid tidpunkten för mötet hade det inte inkommit några anmälningar till I V0 enligt bestämmelserna om Lex Sarah från Vadstena kommun. Det framkom då att kommunen själva hade uppmärksammat detta och tagit fram en plan för att arbeta med frågan rörande Lex Sarah i alla verksamheter och att detta planerades vara genomfört vid årsskiftet 2013/20] 4. Hur har kommunens arbete med implementering i verksamheterna av bestämmelserna gällande Lex Sarah fortskridit? Undenag Tjänsteanteckning från dialogmöte den 15 november 2013. Begäran om yttrande Nämndens yttrande med bilagor från den 24 februari 2014. Nämndens beslutade servicegarantier, 2014. inkomna den 28 mars Redovisning av tillsyn Av nämndens yttrande framkommer följande. Svar avseende servicegarantier Inför budgetåret 2014 och planperioden 2015-2016 beslutade socialnämnden vid sammanträdet den 19 november 2013 att införa minst 15 servicegarantier. För att nå verkställighet i detta har en person visstidsanställts för att arbeta fram servicegarantierna i samverkan med verk-

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 3(11) samheten. Den verksamhet som prioriteras i framtagandet av service garantier är Individ-och familjeomsorgen (IFO) specifikt myndighetsutövningen. Framtagna servicegarantier ska föredras för ärendeberedningen den 4 mars 2014 med målsättningen att de ska antas av en enig socialnämnd vid sammanträdet den 18 mars 2014. Efter beslut kommer den implementeringsrutin som finns inom social sektor att tillämpas (rutinen bifogas yttrandet). Det sätt på vilket implementering bäst sker inom socialsektor är att använda de etablerade mötesstrukturer som finns och det är företrädesvisvid de så kallade arbetsplatsträffarna, APT. Där har respektive enhetschef ansvar för och möjlighet att kommunicera ut beslut om servicegarantierna med samtligamedarbetare. Myndighetsutövningen inom IFO är prioriterat och APT strukturen på IF0 är att APT sker var 14:e dag Vilket innebär att implementering kan ske inom en begränsad tidsram och till en konkret och samlad personalgrupp, det vill säga att servicegarantierna kan bli snabbt kända och möjliga att efterfölj a. Socialnämndens 2014. beslutade servicegarantier inkom till IVO den 28 mars Svar avseende dokumentation Med anledning av de tillsynsärenden och beslut från IVO som var aktuella under 2013 i vilka socialnämnden fick upprepad kritik för bland annat bristande dokumentation, upprättade socialchefen handlingsplan. Handlingsplanen kan beskrivas i ett utvecklings- och förbättringsarbete i olika steg, där målsättningen är att uppnå en högre kvalitet avseende dokumentation samt att även utforma modeller och strukturer för kvalitetsarbetet i ett sektorövergripande perspektiv. Initialt genomfördes två dagar med kollegiegranskning inom chefsgruppen under ledning av socialchef. Inför dessa utbildningsdagar hämtades 46 utdrag ur journaler, 34 genomförandeplaner och 19 utredningar, från samtliga enheter inom socialnämndens verksamheter. Samtliga enhetschefer deltog under dagarna och arbetade i par. Vid granskningen så lästes de olika dokumenten mot socialtjänstlagen, förvaltningslagen, Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2006:5 samt Socialstyrelsens Meddelandeblad Nr 12/2013. Efter granskningen gjordes en analys av vad som framkommit och vilka behov av förbättringar som hade identifierats. Det som identifierades var utbildningsbehov för samtliga professioner men med olika

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 4(11) Innehåll anpassat efter specifikt uppdrag, sektorsövergripande struktur för dokumentation och uppföljning, framskrivning av nya rutiner och revidering av befintliga samt vissa justeringar av inställningar av verksarnhetssystemet Viva. För att genomföra ovanstående beslutade socialnämnden vid sitt sammanträde den 19 februari 2014 att tillsätta en funktion, en så kallad socialt samordningsansvarig, SAS, under perioden 140401-14123 lmed en sysselsättningsgrad om 100%. Innehållet i uppdraget planeras vara; att genomföra ett övergripande arbetet för kvalitetsarbete inom social sektor, vara ett konkret stöd för chefer och medarbetare för att utveckla verksamheten, vara involveradi synpunkts- och avvikelsehantering, utforma en modell för metodutveckling i samverkan med ledningsorganisationen inom social sektor, genomföra/planera utbildnings-och fortbildningsinsatser, utfonna en modell för uppföljnings-och utvärderingsarbete samt andra uppgifter som kan tillkomma under anställningstiden. Tjänstetillsättningen kommer att ske genom intern rekrytering, Vilket kommer att innebära att personen kommer att vara aktiv i uppdraget skyndsamt. Förutom beslut om SAS beslutade socialnämnden att medel motsvarande cirka 500 tkr ska användas för kompetensutveckling (i förekommande fall vikariekostnader) inom sektorn avseende bland annat dokumentation, lagstiftning inom området med mera. De fortbildningar som i nuläget är inplanerade är dels att samtliga enhetscheferna ska delta på ett webbseminarium den 5 mars som hålls av SKL, ett interaktivt seminarium om ledningssystem, med fokus på det systematiska förbättringsarbetet. Dels har en heldagsutbildning planerats in den 28 april 2014 för socialsekreterare, biståndshandläggare och enhetschefer gällande dokumentation. Extern utbildare är inköpt. Utbildning för Övriga medarbetare inom våra verksamheter ska planeras in för att genomföras under senare delen av första halvåret och under hösten 2014. Vägledning för utformningen av utbildningsnivåer kommer att utgå från den analys som gjordes Vid granskningen av enhetschefer och socialchef, utifrån vad som framkommit under medarbetarsamtal och efter ytterligare genomgång av de beslut som kommit från IVO avseende påtalade brister i dokumentation. Socialchef har i samverkan med enhetschefer beslutat att ÄBIC, äldres behov i centrum, ska införas i social sektor. Beslutet fattades under hösten 2013 och en proj ektorganisation har formats. Projektet kommer att ledas av en extern projektledare. Den upprättade tidplanen innebär att förberedelsearbetet kommer att ske under våren/ försommaren 2014

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 5(11) och driftsättning kommer att ske i mitten av hösten 2014. Socialnämnden har fått information om detta och kommer att fatta formellt beslut i ärendet vid socialnämndens sammanträde i mars alternativt i april. Ett arbetssätt i enlighet med ÄBIC bedöms ytterligare förbättra och kvalitetssäkra arbetet med utredningar, dokumentation och uppföljning inom social sektor. Samtliga verksamheter/insatser, förutom delar av individ- och familjeomsorgen kommer att omfattas av ÄBIC-metoden. Svar avseende samverkan De svårigheter som finns med landstinget i några specifika ärenden är inte eftersträvansvärd. Socialnämndens medarbetare har att fortsatt främja samverkan och ha ett professionellt förhållningssätt i mötet med landstinget och andra huvudmän. Som stöd för samverkan finns i länet beslutade och antagna styrdokument, överenskommelser, mellan länets 13 kommuner och landstinget. Dessa styrdokument ska vara vägledande i samverkanssituationema i enskilda ärenden. Socialnämndens medarbetare har att kontinuerligt vara uppdaterade angående dessa dokument och också när så behövs påminna och hänvisa andra samarbetspartners till de beslutade dokumenten. För att uppnå god samverkan krävs en kunskap om roller, mandat och lagstiftning som respektive samverkanspart har att efterfölja. I ett positivt klimat av samverkan finns en tillit till/mellan samverkanspartema och detta har alla att ta ansvar för. Socialnämndens medarbetare har och kommer fortsatt att ta ansvar för detta. I samverkan omkring enskilda individer ska SIP, samordnad individuell plan, oftare och tydligare aktualiseras tidigt i alla samverkanssituationer. Socialnämndens uppfattning är dock att SIP är begränsat känd av samarbetspartners inom landstinget. En upprättad SIP ger stöd för tydlighet i roller och ansvar omkring en enskild individ. I de ärenden där socialnämnden har flera enheter/personer involverade i insatsen kommer en person (handläggare alt. enhetschef) att ha samordningsansvar i ärendet. Detta kan till exempel innebära att all information till och från den enskilde endast ska ske med en person. Den personen kan också ha ansvaret för all extern samverkan/kommunikation omkring en enskild person. I förekommande fall kan en extem resurs bli aktuell för samordning omkring en enskild person/ärende. En särskild rutin avseende samverkan har skrivits fram för att ytterligare ge struktur i samverkanssituationer och dänned ge bättre förutsättningar för god samverkan. l en situation att samverkan havererar i ett enskilt ärende så finns forum i västra länsdelen där ansvariga chefer inom landstinget och kommu-

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 6(1l) nerna möts regelbundet och dessa forum ger möjlighet att ta upp och diskutera komplicerade samverkanssituationer. Strukturen är att det finns en styrgrupp och tre underordnade arbetsgrupper. Vadstena kommun har representation i samtliga grupper. Svar avseende implementering av Lex Sarah På samtliga enheter ska information/diskussion om skyldigheten att rapportera missförhållanden finnas med på dagordningen på enhetemas APT. Under perioden september - november 2013 genomfördes ett intensiñerat inforrnationsarbete till medarbetarna angående rapporteringsskyldigheten. Enhetscheferna har i sitt uppdrag att ge stöd till medarbetarna i att skriva rapporter och också fönnedla vikten av att det sker för att få det systematiska kvalitetsarbetet att fungera. Detsamma gäller mottagande och hantering av inkomna synpunkter och klagomål. I funktionen SAS kommer det att vara ett uppdrag att utforma en gemensam informations- och uppföljningsstruktur, I detta kommer Lex Sarah att vara en del av flera. Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser 2 kap. 1 och 11 kap 5 socialtjänstlagen (2001:453), SoL 6, 7 lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS 7 förvaltningslagen (1986:223), FL Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2 kap. 2 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:5) om Lex Sarah Bedömning Av 6 LSS framgår att verksamheten ska vara av god kvalitet. Den enskilde ska i största möjliga utsträckning ges möjlighet till inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Det ska också finnas den personal som behövs för att ett gott stöd, en god service och omvårdnad. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt utvecklas och säkras. Den enskilde ska enligt 7 LSS tillförsäkras goda levnadsvillkor och insatsema ska bl.a. vara anpassade efter den enskildes individuella behov.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 7(11) Service Varje kommun har enligt 2 kap. l SoL det yttersta ansvaret för att enskilda får det stöd och den service som de behöver. Enligt 7 FL ska varje ärende där en enskild är part handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Myndigheten ska underlätta för den enskilde att ha med den att göra. Det framgår av SOSFS 201 l :9 att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Den redovisning som nämnden inkommit med visar att den kritik beträffande service såsom handläggningstider, tillgänglighet samt oklarheter i ansvarsfrågor, som har framförts i klagomål och som IVO har gjort nämnden uppmärksamma på, har resulterat i ett omfattande kvalitetsarbete inom kommunens sociala sektor. Nämnden har beslutat om servicegarantier av vilka framkommer hur lång handläggningstid enskilda kan förvänta sig i olika ärendeslag. Vidare framkommer av redovisningen att de nya servicegarantierna kommer att implementeras i respektive personalgrupp genom enhetschefen vid APT. Den enskilde kontaktas inom en vecka från ansökan om insats och får då information om vem som handlägger ärendet. Den nya funktionen SAS kommer att arbeta genomgripande med kvaliteten i verksamheten. IVO bedömer att nämnden nu på olika nivåer arbetar med att förbättra sin service och kvalitet i handläggningen vilket skapar förutsättningar att komma till rätta med påtalade brister. Dokumentation Av Zl a LSS framgår att handläggning av ärenden och genomförande av beslut om insatser ska dokumenteras. Av 6 LSS framgår att verksamhet som bedrivs enligt denna lag ska vara av god kvalitet. Genomförandet av insatser ska enligt 21 LSS dokumenteras och detta ska enligt 6 kap. 2 SOSFS 2006:5 göras löpande. Det finns flera syften med den löpande dokumentationen. Ett övergripande syfte med dokumentation är att värna den enskildes rättssäkerhet och att insatser ges med den kvalitet som föreskrivs i 6 LSS. Ett annat syfte är att t.ex. göra det möjligt att över tid följa utveckling i ärendet och därigenom vara ett underlag för uppföljningen av den insats som ges.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 8(11) Vad som ska dokumenteras och hur dokumentationen ska göras framgår av 21 a LSS och 4 kap. 1-4 SOSFS 2006:5. Här framgår att handlingar som upprättas inom socialtjänsten och som rör enskilda ska innehålla tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga uppgifter, samt vara väl strukturerade och tydligt utfonnade. Mer om dokumentation finns att läsa i Socialstyrelsens handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Av nämndens redovisning framkommer att en handlingsplan har upprättats för att uppnå en högre kvalitet avseende dokumentation samt att även utfonna modeller och strukturer för kvalitetsarbetet i ett sektorövergripande perspektiv. En kollegiegranskning har genomförts avseende bland annat dokumentation och kvalitet. Efter granskningen gjordes en analys av vad som framkommit och vilka behov av förbättringar som hade identifierats. Det som identifierades var utbildningsbehov för samtliga professioner men med olika innehåll anpassat efter specifikt uppdrag, sektorsövergripande struktur för dokumentation och uppföljning, framskrivning av nya rutiner och revidering av befintliga samt vissa justeringar av inställningar av verksamhetssystemet Viva. Den särskilda funktionen, SAS, socialt samordningsansvari g som tillsatts under 2014 har i uppdrag att genomföra ett övergripande arbete för kvalitetsarbete inom social sektor, vara ett konkret stöd för chefer och medarbetare för att utveckla verksamheten, vara involverad i synpunkt- och avvikelsehantering, utfonna en modell för metodutveckling i samverkan med ledningsorganisationen inom social sektor, genomföra/planera utbildnings- och fortbildningsinsatser, utforma en modell för uppföljnings- och utvärderingsarbetes samt andra uppgifter som kan tillkomma under anställningstiden. Socialnämnden har vidare beslutat om ekonomiska resurser som ska användas för bland annat kompetensutveckling inom sektorn avseende bland annat dokumentation, lagstiftning inom området med mera. Flera fortbildningar är inplanerade. IVO konstaterar att nämnden genomför ett genomgripande arbete för att komma till rätta med de påtalade dokumentationsbristema genom såväl utbildningsinsatser som den nytillsatta funktionen som kommer att vara ett stöd i det påbörjade kvalitetsarbetet. Samverkan 2 kap. 7 i SoL föreskriver skyldigheter för kommuner och landsting att gemensamt upprätta en individuell plan för en enskild som har behov av insatser både från socialtjänsten och från hälso- och sjukvården. Det räcker att en av huvudmännen gör den bedömningen for att skyldigheten ska inträda för båda.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 9(11) Det har i granskningen av klagomål framkommit att det i vissa fall brister i samverkan mellan kommunen och landstinget. Det rör sig ofta om komplicerade ärenden där samverkan är av stor vikt för att den enskilde ska kunna få sina behov tillgodosedda och där det är viktigt att ansvarsfördelnigen tydliggörs. Nämnden anför att en särskild rutin avseende samverkan har skrivits fram för att ytterligare ge struktur i samverkanssituationer och dänned ge bättre förutsättningar för god samverkan. I de ärenden där socialnämnden har flera enheter/personer involverade i insatsen kommer en person (handläggare alt. enhetschef) att ha samordningsansvar i ärendet. Detta kan till exempel innebära att all information till och från den enskilde endast ska ske med en person. Den personen kan också ha ansvaret för all extern samverkan/kommunikation omkring en enskild person. I förekommande fall kan en extern resurs bli aktuell för samordning omkring en enskildperson/ärende. Socialnämndens medarbetare har och kommer fortsatt att ta ansvar för detta. I samverkan omkring enskilda individer ska SIP, samordnad individuell plan, oftare och tydligare aktualiseras tidigt i alla samverkanssituationer. Socialnämndens uppfattning är dock att SIP är begränsat känd av samarbetspartners inom landstinget. En upprättad SIP ger stöd för tydlighet i roller och ansvar omkring en enskild individ. I en situation där samverkan havererar i ett enskilt ärende finns forum i västra länsdelen där ansvariga chefer inom landstinget och kommunerna möts regelbundet och dessa forum ger möjlighet att ta upp och diskutera komplicerade samverkanssituationer. Strukturen är att det finns en styrgrupp och tre underordnade arbetsgrupper. Vadstena kommun har representation i samtliga grupper. IVO påtalar vikten av att nämnden arbetar vidare med de problem som i vissa ärenden har uppstått när det gäller samverkan med landstinget, för att den enskildes behov i möjligaste mån ska kunna tillgodoses och instämmer i att en samordnad individuell plan är ett viktigt redskap i detta arbete. IVO ser positivt på de strategier nämnden redovisar för att uppnå bättre samverkan. Lex Sarah Av 24 a-c LSS och 2 kap. 2 SOSFS 2011:5 framgår att informationen om skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden ges till den som omfattas av skyldigheten att rapportera när han eller hon påbörjar en anställning, ett uppdrag, en praktikperiod eller liknande. Därefter ska informationen ges återkommande. Ett

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 10(11) allmänt råd är att informationen bör ges både muntligt och skriftligt minst en gång per år. Nämnden har genomfört informationsinsatser till varje medarbetare gällande rapporteringasskyldigheten enligt Lex Sarah. Enhetscheferna har i uppdrag att stödja medarbetarna i att skriva rapporter och förmedla vikten av att det görs. I funktionen SAS kommer det att vara ett uppdrag att utfonna en gemensam informations- och uppföljningsstruktur, I detta kommer Lex Sarah att vara en del av flera. IVO konstaterar att nämnden har arbetat med att implementera rapporteringsskyldigheten hos berörd personal och att man avser att följa upp detta på olika sätt. Sammanfattande bedömning Den redovisning som nämnden inkommit med visar att den kritik beträffande service såsom långa handläggningstider, tillgänglighet, oklarheter i ansvarsfrågor, brister i samverkan och dokumentation m.m. som har framförts i klagomål och som IVO har gjort nämnden uppmärksamma på, har resulterat i en genomlysning av den egna verksamheten och ett omfattande kvalitetsarbete inom kommunens sociala sektor planeras och har inletts. IVO bedömer att Vadstena kommun genom ett samlat grepp och genom att tillsätta resurser och en samordande funktion för det påbörjade kvalitetsarbete i enlighet med vad som redovisats, har goda förutsättningar att komma tillrätta med de påtalade bristerna. Ett genomgripande förändringsarbete måste dock få ta viss tid att genomföra och implementeras i verksamheten. IVO bedömer att Vadstena kommun har redovisat relevanta och tillräckliga åtgärder avseende sitt pågående kvalitetsarbete, vilket kräver en hel del insatser som måste få ta viss tid att genomföras och implementeras. Den nytillsatta funktionen SAS har beslutats fram till årsskiftet 2014/2015, vilket indikerar att det är den tid som nämnden anser komma att behövas. Mot denna bakgrund beslutar IVO att avsluta nu aktuellt ärende för att vid årsskiftet 2014/2015 följa upp kvaliteten i verksamheten genom en inspektion. Beslut i detta ärende har fattats av enhetschefen Margareta Fransson. Inspektören Michaela Hecht Gunnarsson har varit föredragande.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-43322/2013 11(11) För Inspektionen för vård och omsorg y \=\_b\( /\o/\,.\, L, v-e- :', /\ :Mlchaela Hecht Gunnarsson