1. BAKGRUND OCH SYFTE Mindpark arbetar idag med flera olika kommunikationskanaler på olika villkor och med olika förutsättningar. Syftet med att göra upp en kommunikationsplan är att dra fram tydliga riktlinjer för vilken kommunikation som ska ske, genom vilka kommunikationskanaler och på vilket sätt kommunikationen ska utföras. Detta för att få en struktur och tydlig linje i all extern och intern kommunikation oavsett vem som utför den eller i vilken informationskanal den kommer att synas. 2. ANALYS AV NULÄGET Mindpark (i skrivandes stund, SHIP) använder följande kanaler för sin marknadskommunikation: Facebook 2 externa sidor (en för konferens och en för café) + 1 intern grupp för företagen. Andra facebook-grupper som är relevanta för Mindpark. Internt nyhetsbrev (veckovis) Twitter Pinterest Google+ Linkedin Hemsidan Word of mouth Skyltning i huset (digitalt) Skyltning i huset (tryckt) 1
Internet såsom; Blocket.se, allakontorshotell.se, helsingborgkonferens.se. Med på plats på Marknadsföreningen och Nyföretagarcentrum. Nätverk via; Öresund startup och alla företag på plats på hotellet. Internationell startup media. Kommunens intranät. Kommunens listningar (konferens samt festlokal). All kommunikation, den statiska på t.ex. externa webbplatser samt den dynamiska på egna hemsidan, facebooksidan m.fl sköts idag av Karsten Deppert och Hampus Waldemarson/Sanna Kahlström. Vi kan se att många kanaler är funna och används, vi kan även se att tanken med vad som ska kommuniceras finns. Vad denna kommunikationsplan måste göra är att filtrera och förenkla kommunikationen. Behöver Mindpark alla informationskanaler ovan? Ska andra kanaler beaktas? Vilken tid och möjlighet finns det för uppdateringar? Vad är det generella budskapet och vad är ad-hoc nyheter? När, var och hur ska kommunikationen skötas? Det finns gemensamma riktlinjer i den nuvarande kommunikationen såsom logga med grafisk profil, men det finns även skillnader i framförande, mängd information samt frekvens på uppdateringar. Dessa ska styras av kommunikationsplanen. 3. MÅLGRUPPER a. Externa Små som stora företag. Studenter. Lokala aktörer för konferens och kontor. Startups och entreprenörer (även internationellt). Pressen. 2
b. Interna Personer och företag som ingår i Mindpark-andan redan. 4. KOMMUNIKATIONSMÅL PER MÅLGRUPP a. Externa Öka kännedom om Mindpark. Ökad kännedom för företagen på Mindpark idag. Få fler besökare. Förstärka den nuvarande positionen inom kontor, konferens, nätverksplats och events. Informera mera. Vara mer säljande i sin approach. Förtydliga vad Mindpark är och vad det står för, själen (brand och story). Öka effektiviteten i det kommunikativa arbetet. Bli mer internationell. b. Interna Förstärka den nuvarande positionen inom kontor, konferens, nätverksplats och events. Ökad kännedom för företagen på Mindpark idag. Informera mera. Öka effektiviteten i det kommunikativa arbetet. 3
5. AKTIVITETER, INFORMATIONSKANALER OCH BUDSKAP 5.1. Aktiviteter att kommunicera a. Typer av externa aktiviteter Större egna händelser, ex. re-branding. Externa (och interna) inspirationsevent ihop med andra organisationer som FENA, THINK m.fl. Externa workshops, föreläsningar; att förmedla kunskap. Händelser bland företagen på kontorshotellet. Ex. Roliga Prylar går in i Norge. Caféet och den publika platsen på bottenplan. Soppmeny m.m. b. Typer av interna aktiviteter Interna events för alla på plats, affärsnätverket. Ex. frukost 1gg/månad. Interna workshops, föreläsningar; att förmedla kunskap. Händelser bland företagen på kontorshotellet. Ex. Roliga Prylar går in i Norge. 5.2. Informationskanaler för aktiviteterna a. Extern kommunikation Dynamisk kommunikation: Hemsidan (blogg, event, lunchmeny) Facebook Facebook-event Andra facebook-grupper som är relevanta för Mindpark (ex. samarbetspartners) Twitter Google+ Linkedin 4
Bambuser Instagram Pinterest (SHIP) Fairtradeship.se Veckomail till externa parter Mailutskick till kunder och företag för att promota diverse events och konferensdelen Pressen i form av lokala tidningar, designtidningar m.fl. Word of mouth Statisk kommunikation: Youtube Vimeo Spotify (Tunaspot) Disqus Foursquare Flickr Internetsidor såsom; Blocket.se, allakontorshotell.se, svenskamoten.se, helsingborgkonferens.se Med på plats på Marknadsföreningen och Nyföretagarcentrum Nätverk via; YEOS, Öresund startup och alla företag på plats på hotellet Kommunens listningar (konferens samt festlokal). Internationell startup-media b. Intern kommunikation Dynamisk kommunikation: Hemsidan (blogg, event, lunchmeny) Intern facebookgrupp (grupp för redan befintliga aktörer/företag på Mindpark) Facebook-event. 5
Internt nyhetsbrev (veckovis). Skyltning i huset (digitalt). Word of mouth. Statisk kommunikation: Skyltning i huset (tryckt). Kommunens intranät. Viktigt att notera är att denna lista över kommunikationskanaler utgör de kanaler som har identifierats som användbara för verksamheten men inte nödvändigtvis obligatoriska att nyttja i den dagliga verksamheten. Ur denna kompott av kanaler väljer Mindpark ut vilka som är väsentliga att dedikera tid till i den dagliga verksamheten och givetvis kan dessa bytas ut efterhand som man mäter deras relevans i den levande aktivitetsplanen. 5.2.1. Hur är informationskanalerna sammanlänkade? Den dynamiska kommunikationskanalen som utgör grundpelaren för majoriteten av informationen som Mindpark kommunicerar ut är hemsidan, www.mindpark.se. Här postas blogginlägg, lunchmenyn, event m.m. Dessa kan sedan användas som länkar i olika sociala media. Genom Instagram och Bambuser kan Mindpark skapa ett i-tiden-flöde där bilder och video återspeglar vad som händer på plats och på de olika eventen. Dessa kanaler kan i sin tur kopplas till andra sociala media. 6
5.3. Budskap Det är viktigt att Mindpark kommunicerar med ett sammanhängande och igenkännande språk i alla kanaler för sina olika event. Mindpark har även valt att driva all kommunikation på engelska. Mindpark står på en grund av fyra pelare som alla sammansmälter under ett femte paraply: Co-working community, Conference, Events och Food. Dessa flätas samman under benämningen Business center. All kommunikation ska tydligt gå att hänvisa till någon av de ovanstående benämningarna, ex: Mindpark co-working community, Mindpark events etc. Alla event eller händelser som inte har en tydlig koppling till någon av de fyra pelarna hamnar under Mindpark business center. När företagsbeskrivning behövs ska någon av nedanstående användas: Kort beskrivning: Mindpark is a creative business center and event space in the Øresund region. We are home to numerous small and big companies, great events and inspiring meetings. Lång beskrivning: Mindpark is a creative business center and event space in the Øresund region. We are home to numerous small and big companies and startups, as well as great events and inspiring meetings. 7
Our 2500 sqm facilities include amongst other a co-working space, multiple conference and meeting rooms, event areas, a hackerspace known as CreativeLab and also some of the brightest and most interesting business people and entrepreneurs in this region! 6. AKTIVITETSPLAN Se bilaga 1 Aktivitetsplan. 7. FRAMGÅNGSFAKTORER Det är av vikt för framgång med denna kommunikationsplan att alla inblandade parter på Mindpark följer dess instruktioner, råd och främst av allt aktivitetsplanen. För att detta ska fungera smidigt bör 1-2 huvudansvariga finnas som kan fördela ut det dagliga arbetet. Utförandet av kommunikationsplanens olika poster kommer att fördelas på följande roller inom organisationen: Receptionen, CreativeLab, Kommunikationsansvarig Mindpark. Det gemensamma arbetet uppgår till cirka 6h/veckan. Se detaljer i Aktivitetsplanen. 8
8. MÄTNING OCH UTVÄRDERING Mätning och utvärdering ska ske utifrån aktivitetsplanen, 1gg/halvår av VD för Mindpark. Följande kriterier ska beaktas: Stämmer/fungerar uppdelningen av aktiviteter (kolumn 1)? Kan varje event matchas in i en av aktiviteterna? Nås angiven målgrupp (kolumn 2) för varje aktivitet? Är målgruppen korrekt? Kommer informationen ut i alla angivna kanaler (kolumn 4) eller faller någon bort alternativt att någon tillkommer? Behöver kanalerna justeras per aktivitet? Fungerar tidsplaneringen (kolumner 5 och 6)? Behövs mer eller mindre tid för olika aktiviteter och kanaler? Ger kommunikationsarbetet utslag i form av synlighet internt och i extern media likaså branschmedia? 9