Datum 2003-05-20 D-nr Till: Landstingsstyrelsen i Östergötland Kopia: LD, Ek.dir, LMÖ-LG, LMÖ LM Delårsbokslut med helårsbedömning Förvaltningsberättelse 2003-04 SAMMANFATTANDE BALANSERAD VERKSAMHETSPROGNOS Inga väsentliga avvikelser relativt plan / budget förväntas. Prognosen är baserad på ett aktivt, konsekvent, långsiktigt och varsamt agerande mot en vision som ett självklart val för våra intressenter kunder, medarbetare och ägare. Prognosen avser förväntat värde vid årets slut för LMÖ:s samtliga styrtal - såväl för RES, ekonomiskt resultat, som för LMÖ:s övriga nio styrtal. Kundperspektiv Utfall Mål 2003 Prognos Avvik. NKI Nöjd-Kund-Index (tiogradig skala) 7,6 >7,6 7,6 - RPN Relativ PrisNivå ej tillg. uppmätt 105 % - (för konkurrensutsatt volymsortiment) Processperspektiv STA SvarsTidsAvvikelse ej tillg. uppmätt < 5% - MST MedelSvarsTid vid analyscentra ej tillg 132 min 130 min - SGP SpecialitetsGemensam Produktion, 230 st > 230 st 235 st - (antal produkter) Förnyelseperspektiv APP Andel Patientnära Produktion 26 % >23 % 27 % - (vid analyscentra) FOUU Externa FoUU-medel 5 mkr 21 mkr 22 mkr - Medarbetarperspektiv NPI Nöjd-Personal-Index ej tillg >7,6 7,6 - (tiogradig skala) MMM MedarbetarMedvetenhet om Mål ej tillg. > 6,5 6,5 - (tiogradig skala) Ekonomiperspektiv RES Resultat, årligt + 0,0 mkr +0,0 mkr +0,0 mkr - Jörgen Sjödahl Laboratoriedirektör 013 / 22 32 96 jorgen.sjodahl@lio.se
2 1. Produktionsenhetschefens kommentar Beställd laboratoriemedicinsk service har levererats enligt åtagande. Verksamheten utvecklas kontinuerligt och målmedvetet i fastställd riktning. Ekonomin är i balans för LMÖ totalt, men ej alltid på enskild laboratorienivå. Hårt arbete och solidaritet för uppgiften och mellan enskilda enheter inom LMÖ återstår för att under resten av året klara åter ett år utan normal indexuppräkning av prisnivån; ett steg på vägen mot en prisnivå motsvarande det självklara valet för våra kunder. Efter föregående års allvarliga ledningsturbulens är det särskilt glädjande att konstatera den samlade LMÖ-ledningens nyliga analys av styrkor och svagheter i dagens LMÖ. Samtliga laboratorie- och stabschefers identifiering och viktning av LMÖ:s styrkor och svagheter framgår nedan. Totalt fördelades 150 poäng på samtliga identifierade styrkor och svagheter. Undertecknad deltog endast som facilitator under denna ledningsgruppsövning. Väsentliga styrkor och svagheter uppfattas vara LMÖ:s Styrkor 1. Visioner och strategier 41 p 2. Verksamhetsledning 29 p 3. Medarbetares kompetens 20 p 4. Kundorientering 19 p 5. Organisationsform 14 p Svagheter Brist på systematisk kompetensutveckling (alt försörjning) 27 p IT-system och kompetens 27 p Åldersstruktur och hälsa 22 p Lokala organisation och bemanning 18 p Bristande samverkan mellan enheter 14 p 6. Lokala delaktighet i förändringsarbetet 14 p Stor vikt kommer att läggas på att vidareutveckla LMÖ:s ledningsarbete och ledningsorganisation för att i högsta möjliga utsträckning i en målfokuserad vidareutveckling av LMÖ ta vara på dessa dokumenterade styrkor samt finna och/eller reducera orsakerna till de allvarligaste svagheterna. LMÖ:s målkort för 2003 I fokus i LMÖ:s ledningsarbete - såväl i den centrala LMÖ-ledningen som i de olika laboratoriernas ledningsgrupperingar står verksamhetsplanen och dess konkreta mål för 2003. Ett målkort i fickformat påminner om de 24 målen; ett övergripande mål - vidareutveckling av vår konsekventa balanserade verksamhetsstyrning - och tjugotre mål hänförda till respektive styrperspektiv. Det översta målet i respektive perspektiv är tvingande, de övriga prioriterade förbättringar. Mål 2003 - BVS infört! KUNDER ARBETS- FÖRNYELSE MEDARBE- EKONOMI SÄTT TARE * Leveransåtagandet uppfyllt * Långsiktiga huvudavtal i LiÖ * LiÖ:s behov av närservice kartlagt * Priser jämförda och justerade * Systematisk mätning av svarstider * Utvidgad bioanalytisk samverkan * Avsiktsförklaring om regional labsamverkan * Systematiskt förbättringsarbete breddinfört * Kvalitetssystemet utvärderat och förbättrat * Lab.lokalplan för US fastställd * Lab-ROS breddinförande påbörjat * Nya system för kundutförd analys utvärderas systematiskt * Strategiområde molekylärbiologi och genetik utmejslat. *Strategi för DAT ( direct access testing ) / patientutförd analys * Ökat ledningsförtroende * Ökad motivation * Strategi för hantering av sjukskrivningsproblematiken * Påbörjad identifiering av framtida ledare * Rekryteringsbefrämjande marknadsföring * Ekonomi i balans vid samtliga enheter * Förbättrade system för verksamhetsuppföljning * ABC-kalkyl fullt genomförd inom segment bioanalys/ blod * Ny ersättningsmodell för renodlade speciallab. 2. Verksamhetsgenomgång 2.1 Kundperspektivet Flerårsoffert och avtalsförslag har lämnats till Primärvården i Östra Länsdelen. LMÖ erbjuder att under avtalsperioden driva kvalitetssäkrad laboratoriemedicinsk service vid samtliga vårdcentraler inom primärvårdsområdet. Slutförhandling pågår.
3 LMÖ:s förslag att införa en ekonomisk riskdelningsmodell i huvudavtalen med LiÖ:s sjukhus har mottagits positivt. Modellen innebär att utifrån budgeterad analysomfattning fördela resultatet av eventuella över- respektive undervolymer mellan parterna enligt överenskommen fördelningsnyckel. Tillämpning kommer att diskuteras med enskilda sjukhus var för sig. En väl genomarbetad prisjämförelse för segmentet bioanalys slutförs för närvarande och kommer att ligga till grund för ytterligare prisanpassning 2004. LMÖ:s prisnivå jämförs framförallt med universitetslaboratorierna på KS respektive HS samt också för ett potentiellt konkurrensutsatt segment med privata laboratorier (Capio Skövde, Capio Eskilstuna och Capio Stockholm). En broschyr över LMÖ:s verksamhet har tagits fram i syfte att bättre presentera oss gentemot såväl kunder som potentiella medarbetare. 2.2. Processperspektivet En nulägesbeskrivning av det befintliga provtransportflödet på US har genomförts. Utifrån denna har ett förbättrat provtransportflöde arbetats fram tillsammans med Favea. Driftsättningen av det nya konceptet har startats under maj. Resultatet förväntas frigöra transporttid motsvarande 2-3 heltidstjänster samtidigt som den totala provsvarstiden kommer att minska. Projekt TESLA har startats med syftet att optimera tekniksupport och lagerstyrning. Förväntade effekter är minskade kostnader samt en bättre support till våra laboratorier och våra kunder. Ett ständigt förbättringsarbete pågår vid ett flertal av laboratorierna. Målet är att genom små förändringar förbättra interna produktionsprocesser och på detta sätt frigöra tid. Arbetet genomförs av laboratoriepersonalen med stöd av processutvecklare vid LMÖ:s stabsfunktion Process och Logistik. Arbetet är av största vikt för den totala processeffektiviteten. Under resterande del av året planeras arbetet intensifieras ytterligare. Förstudien LMÖ-LiM 2003 är slutrapporterad. Förslaget att flytta 75% av den lokala produktionen på vårt analyscentrum på LiM till analyscentrumet på US genomförs f.n. och kommer att ge oförändrad service till lägre kostnad. Förslaget att tillsammans med klinikerna på LiM arrangera en alternativ s.k. kundutförd lösning för helg- och nattservicen beräknas sänka kostnaderna ytterligare och samtidigt förbättra servicenivån. 2.3 Förnyelseperspektivet Implementeringen av LabRoS har startats i och med pilotdrift mellan Avdelningen för Hematologi och LMÖ:s analyscentrum på US. Pilotdriften avslutas under hösten för påföljande breddinförande, som planeras pågå under cirka 15 månader. Lokalt förnyelsearbete sker vid enskilda laboratorier. Såväl i form av forskning som utveckling. LMÖ:s gemensamma laboratorium för strategisk utveckling fokuserar på riktad utveckling inom definierade programområden för verksamhetsområdet bioanalys. Programområdena utgörs av patientnära analysteknik, molekylärbiologisk analysteknik samt medicinsk genetik. En ny analysmetod för patientnära koagulationsdiagnostik hos hjärtpatienter under operation har utvecklats. Klinisk testning pågår. LMÖ:s forskningsstrategiansökan, "Internetbaserad fjärrdiagnostik med biochips", avseende verkligt patientnära diagnostik utförd av patienter i hemmet har kvalificerat sig för en andra omgång i Landstingets och universitetets pågående programansökningsförfarande. LMÖ:s molekylärbiologiska utvecklingsprogram har resulterat i påbörjat införande av nya molekylärbiologiska identifierings- och typningstekniker för mikrobiologiska frågeställningar. Inom vårt programområde medicinsk genetik drivs flera projekt baserade på pyrosekvenseringsteknik; inom klinisk farmakologi avseende CYP2D6, CYP2C9 och inom klinisk kemi avseende markörer för trombosbenägenhet - protrombin och faktor V Leiden - samt frakturbenägenhet - kollagen COL1A1. De tre först nämnda är nu etablerade som rutintekniker och COL1A1 befinner sig i fasen klinisk testning.
2.4 Medarbetarperspektivet På grund av ett skört ekonomiskt läge samt av planerade bemanningspåverkande förändringar inom LMÖ:s analyscentra överprövar laboratoriedirektören nu LMÖ:s samtliga anställningsärenden. Revisionsförhandlingarna för 2003 är vad avser Vårdförbundet genomförda inom fastställd ram med hjälp av till befattningsutvecklingen kopplad lönemodell. Den nu aktuella strejken har hittills givit endast små effekter i verksamheten. Negativa effekter förväntas då barnomsorgen påverkas under maj månad. Problemen med läkarrekrytering, ST- och specialistkompetenta, fortsätter och hanteras genom aktiva långsiktiga rekryteringsfrämjande åtgärder. En handlingsplan för läkarförsörjning i syfte att rekrytera och behålla läkare föreligger och diskuteras f.n. En broschyr över LMÖ:s verksamhet har tagits fram i syfte att bättre presentera oss gentemot såväl kunder som potentiella medarbetare. LMÖ:s reviderade medicinska ledningsorganisation är införd och tydliggjord. Muntliga ledningsinformationstillfällen har arrangerats för LMÖ:s hela personal. Den under 2002 införda ledningsinformationsskriften Perspektiv har vidareutvecklats och förbättrats. De senaste månadernas frånvarostatistik indikerar ett möjligt trendbrott; en svag minskning av sjukfrånvaron kan skönjas. En strategi för att hantera sjukskrivningsproblematiken börjar utmejslas. Vår satsning på lokalt förbättringsarbete med hög delaktighet genom medverkan av lokala processförbättringsteam förväntas ge ökad motivation, underlätta kvalitetsarbetet samt frigöra tid. Två utbildningsprogram i konsultativt förhållningssätt avslutades i januari. Ett nytt program är planerat till hösten. Utbildning har startats för MB-grupper och arbetsledare avseende medbestämmandefrågor och arbetsmiljö. Flera laboratorier har genomfört utbildningsdagar utifrån behov enligt personalenkät och styrkort. Se f.ö. bilaga 4. 2.5 Ekonomiperspektivet LMÖ redovisar för första tertialet 2003 en intäkt på 103.943 tkr (budget 102.333, utfall föregående år 104.838) och ett resultat efter finansiella kostnader uppgående till 302 tkr ( budget ± 0, utfall föregående år 6.654 tkr). Jämfört med utfallet under januari mars har resultatet försämrats i april: främst beroende på lägre fakturering. Om detta är en indikation på varaktigt minskande analysvolymer är ännu för tidigt att säga. LMÖ:s prognos för helåret 2003 är identisk med budget. Detta innebär intäkten 307.000 tkr och resultatet ± 0 tkr. Prognosen baseras på att analysvolymerna ligger kvar på föregående års volym samtidigt som identifierade rationaliseringsåtgärder genomförs enligt plan. Under året har en förbättrad ekonomiredovisning införts både på enhets- och LMÖ-nivå. Avsikten är att tidigt fånga upp avvikelser i förväntad utveckling och därmed skapa utrymme för snabba korrigeringsåtgärder. Utöver detta har intäktsredovisningen utvidgats till att innefatta även intäktsfördelning på produktgruppsnivå vilket nu ger en reell möjlighet att följa vår intäktsutveckling - den verkligt avgörande ekonomiska parametern i vår renodlade köpa-/ säljverksamhet. Åtgärder har vidtagits för att säkerställa att investeringarna under året håller sig inom godkänd investeringsram. En separat förteckning över samtliga investeringar, såväl beslutade, beställda som betalade, uppdateras löpande. Årets investeringar har omprioriterats och en skärpt modell för godkännande har införts. 3 Investeringsredovisning Endast redan godkända investeringar är genomförda. 4
5 4 Läkemedel öppen vård LMÖ:s kostnader för läkemedel inom öppen vård har under året uppgått till 32 tkr. Vår prognos för 2003 är enligt budget, dvs 234 tkr. Jörgen Sjödahl, doc. Laboratoriedirektör Bilagor 1. Rullande-12-månaders utveckling av totala intäkter respektive kostnader 2. Prognos resultaträkning 3. Prognos balansräkning 4. Uppföljning personalenkät 2002
BILAGA 1 Rullande-12-månaders-analys LMÖ-totalt 350 90 340 330 320 310 300 290 280 270 80 70 60 50 40 30 20 10 intäktsutfall kostnadsutfall intäktsbudget kostnadsbudget intäktsprognos kostnadsprognos resultatutfall (hö axel) resultatbudget (hö axel) resultatprognos (hö axel) Linjär (kostnadsutfall) Linjär (intäktsutfall) Linjär (resultatutfall (hö axel)) 260 0 250-10 juli 01 bok 01 april 02 aug 02 dec 02 dec 03 Christer Ljungberg, Chef Ekonomi & Avtal 013 / 22 39 67 christer.ljungberg@lio.se
BILAGA 2 Resultaträkning Utfall Budget % av Prognos Bokslut 1 Intäkter 2003-04 2 003 budget 2003 2 002 Landstingsbidrag 0 0 0 0 Koncernbidrag 0 0 0 0 Patientavgift sjukvård/tandvård 116 350 33,1% 350 350 Försäljning sjukvård tandvård 125 1 200 10,4% 350 385 Försäljning utbildning 0 0 0 112 Övriga intäkter, 0 0 0 0 huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster 79 670 242 999 32,8% 242 000 235 393 Statsbidrag 0 0 0 563 Bidrag för personal 251 0 449 509 Övriga bidrag 4 663 15 851 29,4% 15 851 19 219 Sålt material varor övr intäkter 19 118 46 600 41,0% 48 000 45 080 Summa intäkter 103 943 307 000 34% 307 000 301 611 Kostnader Lönekostnader -40 272-118 310 34,0% -118 310-113 643 Arbetsgivaravgifter -17 929-50 057 35,8% -51 750-46 873 Övriga personalkostnader -1 362-5 691 23,9% -5 691-6 042 Summa personalkostnader -59 563-174 058 34,2% -175 751-166 558 Kostnader för köpt verksamhet -1 242-5 629 22,1% -5 629-4 825 Verksamhetsnära material och -21 651-64 628 33,5% -62 628-61 154 varor Lämnade bidrag 0 0 0-79 Övriga verksamhetskostnader -18 621-52 385 35,5% -52 692-56 486 Summa övriga kostnader -41 514-122 642 33,8% -120 949-122 544 Summa verksamhetens kostnader -101 077-296 700 34,1% -296 700-289 102 Avskrivningar -2 557-8 400 30,4% -8 400-7 247 Netto 309 1 900 16,3% 1 900 5 262 Finansiella intäkter 0 50 50 4 Finansiella kostnader -610-1 950 31,3% -1 950-1 733 Summa kostnader -104 244-307 000 34% -307 000-298 078 Resultat -301 0 0 3 533 Christer Ljungberg, Chef Ekonomi & Avtal 013 / 22 39 67 christer.ljungberg@lio.se
BILAGA 3 Balansräkning Tillgångar Utfall Prognos IB Förändring Anläggningstillgångar 2003-04-31 2003-12-31 2003-01-01 Progn - IB Inventarier 11 660 10 697 12 197-1 500 Datorutrustning 2 242 2 705 2 405 300 Medicinsk apparatur 27 503 32 967 25 967 7 000 Fordon 2 964 3 024 3 024 0 Summa anläggningstillgångar 44 369 49 393 43 593 5 800 Omsättningstillgångar Förråd och lager 8 458 8 200 8 620-420 Kundfordringar 3 496 5 500 5 927-427 Övriga kortfristiga fordringar 278 2 500 2 442 58 Förutbetalda kostn o upplupna intäkter 5 446 3 500 3 411 89 Kassa och bank -36 940-39 341-35 800-3 541 Summa omsättningstillgångar -19 262-19 641-15 400-4 241 Summa tillgångar 25 107 29 752 28 193 1 559 Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital 1 752 1 752 1 752 0 Årets förändring -302 0 0 0 Summa eget kapital Not 1 1 450 1 752 1 752 0 Långfristiga skulder Långfristiga skulder 0 0 0 0 Summa långfristiga skulder 0 0 0 0 Kortfristiga skulder Kassa och bank Leverantörsskulder 7 247 12 000 11 834 166 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 13 624 11 500 11 232 268 Upplupna kostn o förutbetalda intäkter 1 555 3 000 2 426 574 Övriga kortfristiga skulder 1 231 1 500 949 551 Summa kortfristiga skulder 23 657 28 000 26 441 1 559 Summa skulder 23 657 28 000 26 441 1 559 Summa skulder och eget kapital 25 107 29 752 28 193 1 559 Christer Ljungberg, Chef Ekonomi & Avtal 013 / 22 39 67 christer.ljungberg@lio.se
BILAGA 4 Uppföljning av personalenkäten 2002 Information om resultat Samtliga medarbetare har informerats om resultaten via arbetsplatsträffar, protokollförda MBmöten och den under 2002 införda ledningsinformationsskriften Perspektiv. Identifiering av problem Analys och prioritering av problem har förevarit i MB-grupper, i ledningsgrupper. vid arbetsplatsmöten, vid temadagar och studiedagar. Måluppföljning, delaktighet, arbetsmiljö och hälsa, ledningsförtroende, samverkan och att lära av andra har prioriterats som angelägna områden. Förbättringsdiskussioner Förekommer främst i MB-grupper och vid studiedagar. Under våren genomförs en utbildningssatsning för MB-grupper i medbestämmande och arbetsmiljö. Hälsoarbete Successivt genomförs hälsoprofilbedömningar med individuella rådgivning och uppföljning. På varje arbetsplats utformas behovs- och verksamhetsanpassade friskvårdsåtgärder enligt LMÖgemensam policy och programförslag. Strategier för att hantera sjukfrånvaroproblematiken har utformats och rutiner för systematiskt rehabiliteringsarbete är under uppbyggnad. Agneta Lindström Chef Personal & Organisation Agneta Lindström, Chef Personal & Org. 013 / 22 45 97 agneta.lindstrom@lio.se