Inspektionsrapport DNR 9.3-13220/13 Sida 1 (6) 2013-12-02 SSA 2013:05 Hantering av allmänna handlingar hos Kyrkogårdsförvaltningen Närvarande från Kyrkogårdsförvaltningen: Ewa Dahl Registrator, nämndsekreterare Göran Höglund Adm. chef, arkivansvarig Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Medverkade gjorde även Joakim Bendroth från stadsarkivet. SAMMANFATTNING Kyrkogårdsförvaltningen inspekterades 2013-11-05. Tidigare har förvaltningen inspekterats 2006 och 2010 (endast digital information). Förvaltningen har under de senaste åren arbetat aktivt med att förbättra hanteringen av allmänna handlingar och hanteringen är nu till största delen god. Till följd av att det arbete som bedrivits behöver förvaltningen verkställa föreskriven gallring och uppdatera arkivförteckningen inför övergången till processorienterad informationsredovisning som planeras ske vid årsskiftet.
Sida 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Kyrkogårdsförvaltningen att: - Verkställa gallring. - Försäkra sig om att digitala kartor och ritningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (båda analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Skriftlig reglera villkor kring hantering av allmänna handlingar när en annan förvaltning förvarar dem. Kyrkogårdsförvaltningen ska senast den 30 april 2014 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Kyrkogårdsförvaltningen att: - Genom regelbunden information till personalen verka för att personalen ska ha tillräckliga kunskaper om hanteringen av allmänna handlingar.
Sida 3 (6) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Kyrkogårdsförvaltningen har fastställt arkivansvaret. Information om arkivorganisationen ingår i arkivbeskrivningen. Göran Höglund, administrativ chef är arkivansvarig. Ewa Dahl sköter den praktiska hanteringen kring arkivet och fungerar som samordnare gentemot övriga personalen i arkivoch dokumenthanteringsfrågor. På de lokala expeditionerna finns ingen ansvarig utsedd men hanteringen fungerar väl och Ewa kontaktas om det uppstår några oklarheter. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapen om hantering av allmänna handlingar är generellt sett god. Det finns en risk att kunskapen är mindre ju längre bort från huvudkontoret personalen sitter. Information till personalen ges vid behov men förvaltningen bör fundera på att ha rutiner för att mer regelbundet informera om hanteringen av allmänna handlingar, för att på så sätt öka personalens kunskaper i ämnet. Rekommendationer Kyrkogårdsförvaltningen bör genom regelbunden information till personalen verka för att personalen ska ha tillräckliga kunskaper om hanteringen av allmänna handlingar. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Postöppning och diarieföring Ewa ansvarar för postöppning och för diarieföring och det finns back-up för båda funktionerna när hon är borta. Vissa handläggare diarieför själva, medan andra skickar till Ewa för registrering. Kyrkogårdsförvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post, dock ej för e-post. Vid semester ges en kollega tillgång till den personliga e-brevlådan alternativt ansvarar personalen för att själva läsa e-post vid ledighet. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Kyrkogårdsförvaltningen har nyligen framtagna hanteringsanvisningar i samband med att förvaltningen planerar att övergå till processorienterad informationsredovisning.
Sida 4 (6) Hanteringsanvisningarna är heltäckande och tar upp handlingar i hela verksamheten, båda analoga och digitala. En utbildning har genomförts för personalen och förvaltningen måste nu arbeta vidare för att implementera de nya anvisningarna och skapa rutiner för att regelbundet se över dem. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Kyrkogårdsförvaltningen har nyligen tagit fram två gallringsbeslut (SSA 2013:23 och 2013:24) som täcker in både kärnverksamheten samt styr- och stödfunktioner. Förvaltningen bedömer att det för närvarande inte finns behov av ytterligare gallringsbeslut. Dessutom tillämpas de generella gallringsbeslut som gäller för stadens verksamheter. Gallringsbeslut tillämpas Eftersom gallringsbesluten är helt nya har förvaltningen ännu inte hunnit tillämpa dessa. Besluten gäller retroaktivt och det finns handlingar ute på olika platser som nu behöver identifieras och gallras. Kyrkogårdsförvaltningen ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara handlingar i digital form Kyrkogårdsförvaltningen använder sig av de stadsgemensamma systemen men har även ett eget system, Grav, för information i kärnverksamheten. Grav finns med på stadens anslutningsplan för leverans till e-arkivet under 2014. Stadsarkivet informerade om att anslutning av stadens diarier (Diabas) har inletts och kommer att fortsätta under de närmsta åren. Förvaltningen har även digitala kartor och ritningar samt en bilddatabas med kopplingar till Grav. För att säkra långtidslagringen av informationen behöver förvaltningen planera för arkiveringen av informationen.
Sida 5 (6) Skrivmateriel Förvaltningen använder godkänt papper och arkivpennor samt godkända aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer beställs från Volvo IT som enligt egen uppgift endast har arkivbeständiga produkter i sitt sortiment. Förvaltningen ska försäkra sig om att digitala kartor och ritningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen finns Kyrkogårdsförvaltningen har en nyligen framtagen arkivbeskrivning som på ett bra sätt ger en överblick över arkivet. Arkivförteckning behöver kompletteras Förvaltningen har förtecknat de flesta serier fram till 2010, stadsarkivets krav är att förteckningen ska föras t.o.m föregående år. För serien diarieförda handlingar måste förteckning ske med två års fördröjning pga. ärendenas långa handläggningstider. Eftersom förvaltningen är på väg att gå över till processorienterad informationsredovisning ska arkivförteckningen avslutas vid årsskiftet och en ny bevarandeförteckning påbörjas. Förvaltningen måste därför se över arkivförteckningen så att den blir komplett inför att den avslutas. Kyrkogårdsförvaltningen ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (båda analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Kyrkogårdsförvaltningen har nyligen genomfört en flytt och har ingen arkivlokal i det nya huset. Förvaltningen använder därför fortfarande samma arkivlokal som man hade tidigare. Kyrkogårdsförvaltningen arbetar tillsammans med fastighetskontoret med att få till en lösning för ny arkivlokal.
Sida 6 (6) Planer finns även på att bygga en ny större arkivlokal på Norra begravningsplatsen. En av förvaltningens verksamheter handlar om att förvalta Världsarvet Skogskyrkogården. Verksamheten bedrivs av Stadsmuseet och förvaltningen måste reglera hanteringen av och ansvaret för de allmänna handlingar som uppkommer samt redovisa det i arkivbeskrivningen. Detta gäller även för den digitala informationen som upprättas på Världsarvet Skogskyrkogårdens webbsida. Förvaltningen ska skriftligen reglera villkor kring hanteringen av allmänna handlingar när en annan förvaltning hanterar dem. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Förvaltningen har kvar sin arkivlokal i den gamla lokalen på Arenavägen men har planer på att inrätta en ny i de nya lokalerna. Tills vidare finns handlingar i den äldre lokalen samt på norra begravningsplatsen (dessa lokaler besöktes inte i samband med inspektionen). Stadsarkivet informerade om att lokalen ska godkännas innan den tas i bruk. Dokumentskåp används I kontorslokalen finns två stycken godkända dubbelskåp. Utöver det finns också ett antal skåp som vid inspektionstillfället var låsta och inte kunde kontrolleras, men som enligt förvaltningens uppgift är brandklassade. 2013-12-02 Christina Moberg Inspektionsförrättare