2. Information om kommande ekonomiärenden

Socialnämnden Linda Larsson Kallelse/Underrättelse 26 augusti 1 (9) Till ledamöterna i Socialnämnden och till övriga inom SOF för kännedom Kallelse till arbetsutskott: Datum: Onsdagen den 4 september 2013, kl 9.00 cirka 12.30 i konferensrum Ösel, plan 4, Rådhuset, Visborgsallén 19 Ordinarie ledamot som inte kan delta på arbetsutskottet anmäler detta till Linda Larsson som kallar in ersättare. Telefon 0498-20 43 66, 070-447 67 02, eller e-post linda.larsson02@gotland.se Gemensam information med hälso- och sjukvårdsnämnden Kl. 09.00-10.00 (lokal Ösel). Information om revisionsrapport Förstudie Hemsjukvården, för bilaga se ärende 15. Information om revisionsrapport Förstudie Operationsplanering, bilaga s. 10-17 Dagordning för socialnämndens arbetsutskott 4 september 2013 1. Justeringsledamot i tur: AU: Monika Eriksson (V) Beredning av ärenden inför socialnämnden den 10 september Ekonomi 2. Information om kommande ekonomiärenden Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post registrator_son@gotland.se Bankgiro 339-8328 Plusgiro 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se/socialtjanst

Socialnämnden Region Gotland 2 (9) 3. Förslag om avgift för personer med psykiska funktionsnedsättningar med insatsen boendestöd s. 18-19 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen och beslutar att frågan om avgift tas upp för ny prövning vid socialnämndens sammanträde i december 2013. Sammanfattning På grund av att frågeställningen bör vidgas gällande om insatsen boendestöd är att betrakta som jämställd med hemtjänst eller med andra kostnadsfria insatser av behandlingskaraktär, har en översyn av insatserna för målgruppen påbörjats. Översynen bör inväntas innan beslut fattas. 4. Personligt ombud s. 20-22 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att verksamheten Personligt ombud upphör från och med 1 januari 2014. Sammanfattning Personligt Ombud är en frivillig verksamhet för kommunen. Idag består den av två ombud (1,25 tjänst). Antalet klienter har minskat från 75 (under 2012) till 29 (årsskiftet 2012/2013). Verksamheten får bidrag från Socialstyrelsen. Under 2012 var intäkten 340 200 kr och kostnaderna 569 000 kr. Bidraget täcker således inte kostnaderna. Verksamheten når få klienter i förhållande till kostnader och i förhållande till förvaltningens övriga verksamheter. 5. Gurkfröet s. 23-26 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att avsluta samfinansiering av Öppen förskola Gurkfröet 1 januari 2014. Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheter till framtida förebyggande, alternativt riktad, verksamhet för stöd till nyblivna föräldrar. Sammanfattning Förslag om att avsluta samfinansieringen av Öppna förskolan Gurkfröet i Hemse på grund av rekryteringssvårigheter. Föräldrar med behov av stöd från socialtjänsten ska erbjudas möjlighet att delta i aktiviteter i Visby.

Socialnämnden Region Gotland 3 (9) 6. Dagcentraler för äldre och förebyggande arbete s. 27-30 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att inriktningen är att Förvaltningen skapar en ny gemensam organisation för det förebyggande arbetet i nära samverkan med frivilligorganisationerna. Syftet är att skapa nya former och innehåll med fokus på brukarnas behov. Avveckling av verksamheten vid nuvarande dagcentraler påbörjas. Nuvarande anslag på 1,9 mkr minskas med 0,5 mkr 2014 och ytterligare 0,5 mkr 2015. Sammanfattning Förslag om att skapa en ny gemensam organisation för det förebyggande arbetet i nära samverkan med frivilligorganisationer. 7. Hemtjänst nattillsyn. Omprövning av dubbelbemanning s. 31-33 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att insatserna i hemtjänsten på natten enbart ska vara dubbelbemannade om särskilda skäl finns bedömt utifrån brukarens behov eller utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. Sammanfattning Huvuddelen av alla hemtjänstinsatser på natten genomförs idag av två medarbetare. Vid jämförelse med andra kommuner visar det sig att största delen av arbetspassen på natten utgörs av ensamarbete. Riskbedömning utifrån patientsäkerhet och arbetsmiljö ska föregå beslut om ensamarbete. 8. Åtgärder utifrån utredning om nattinsatser, hemtjänst s. 34-36 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att Riktlinjer för handläggningen ändras enligt följande: Insatser på natten ges vid toalettbesök, vändning, medicin vid egenvård eller andra fysiska behov. Vid oro/känsla av otrygghet används i första hand trygghetslarm. För personer med kognitiva problem görs bedömning av behov av tillsyn. Ett ersättningssystem införs för nattinsatser från och med 1 januari 2015.

Socialnämnden Region Gotland 4 (9) Sammanfattning Från januari 2011 till januari 2012 har antalet nattinsatser ökat med 75 procent. Förslaget bygger på att anslagsfinansieringen av verksamheten tas bort och att en ersättningsmodell införs, samtidigt som riktlinjerna för handläggningen förtydligas. 9. Lägesrapport om utredning gällande mat inom särskilt boende Bilaga s. 37-38 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner lämnad lägesrapport. Sammanfattning Socialförvaltningen och serviceförvaltningen har inlett en översyn av kostnader för mat inom särskilt boende då Gotland visat sig ha en högre kostnad för mat per vårddygn än jämförda kommuner. Måltidsförsörjningen deltar i ett projekt som framöver ska göra en jämförelse gällande måltidskostnader inom äldreomsorgen. I avvaktan på resultat från detta projekt görs en egen kartläggning inom några av regionens kök. Arbetet ska bli klart under hösten för att beslut angående avgifter ska kunna fattas av socialnämnden i december. 10. Uppdrag om nya riktlinjer för insatsen kontaktperson Bilaga s. 39-41 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att utarbeta nya riktlinjer för insatsen kontaktperson för vuxna. Uppdraget ska återrapporteras till socialnämnden i december 2013. Sammanfattning Kontaktperson beviljas de personer som är i behov av stöd i vardagen, hjälp till att aktivera sig, samt att bryta isolering. Målet med insatsen är att brukaren ska bli så självständig som möjligt. Förslaget innebär att nya riktlinjer ska tas fram som tydligt beskriver målgruppen samt krav på vårdplaner och genomförandeplaner.

Socialnämnden Region Gotland 5 (9) 11. Sammanslagning av två dagverksamheter för personer med demenssjukdom s. 42-44 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att Genomföra en sammanslagning av dagverksamheterna i Roma och Visby och att verksamheten förläggs till Visby. Ge utföraren i uppdrag att utreda möjligheterna till att göra dagverksamheten mobil och därmed få större geografisk täckning. Sammanfattning Det finns tre dagverksamheter för personer med demenssjukdom på Gotland. I Visby, Roma och Hemse. Roma och Visby ligger geografiskt relativt nära varandra varför en sammanslagning av dessa verksamheter skulle ge en ekonomisk effektivisering samt vara kvalitetshöjande för verksamhetens innehåll. 12. Införande av sviktplatser och ändring i delegationsordningen för Individ- och familjeomsorgen s. 45-46 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att införa tre sviktplatser vid Birkagatan 1. att göra ett tillägg i delegationsordningen för Individ och familjeomsorgen där socialsekreterare får delegation att besluta om sviktplats, punkt 3.2.16. Sammanfattning I lokalerna där Tillnyktringsenheten tidigare låg har nio rum gjorts i ordning till lågtröskelboende. I samband med anpassningen har ytterligare tre rum blivit så kallade sviktplatser. Platserna hjälper exempelvis till att undvika kostsamma omvårdnadsplaceringar. De minskade utgifterna i form av avgifter till behandlingshem beräknas till mellan 30-60 tkr per månad.

Socialnämnden Region Gotland 6 (9) Beredning av ärenden inför socialnämnden den 17 september Verksamhetsärenden 13. Riktlinjer för ersättning till familjehem samt jämförelse av delegationsnivå mellan kommuner s. 47-59 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förslaget till riktlinjer för ersättning till familjehem. Socialnämnden beslutar om föreslagna ändringar i delegationsordningen för individ- och familjeomsorgen. Sammanfattning Förslaget tydliggör hur bland annat hur ersättningar ska beräknas och anger hur gamla intyg får vara. Översynen gör också en jämförelse mellan andra kommuner gällande delegationsnivå för beslut om ersättning till familjehem. 14. Ersättning till arbetsplatser för långtidsarbetslösa som har ekonomiskt bistånd s. 60-68 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anslaget för ekonomiskt bistånd får användas till den del av lönekostnaden som överstiger storleken på lönebidrag och anordnarbidrag för högst tio långtidsarbetslösa personer med långvarigt behov av ekonomiskt bistånd, som anställs vid Röda Korset i Visby eller Skogsstyrelsen. Försöket ska pågå under ett års tid, till och med 2014, för att sedan utvärderas. Sammanfattning Antalet hushåll som behövt ekonomiskt bistånd har ökat mellan åren 2010-2012. Som ett led i arbetet att försöka finna andra former för inkomster än ekonomiskt bistånd redovisar förvaltningen olika alternativ för stöd till arbetsplatser som kan ta emot långtidsarbetslösa. En lämplig stödform är utvecklingsanställning där Arbetsförmedlingen kan ge lönebidrag till arbetsplatser som tar emot personer som har nedsatt arbetsförmåga på grund av en funktionsnedsättning. Sådana anställningar är nu aktuella inom Röda Korset samt Skogsstyrelsen.

Socialnämnden Region Gotland 7 (9) 15. Svar till revisorerna med anledning av revisionsrapporten Förstudie hemsjukvården s. 69-83 Bilaga Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att socialnämnden antar skrivelsen som socialnämndens svar till de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland. Sammanfattning PwC har genomfört en förstudie avseende hemsjukvården. Förvaltningen har upprättat ett svar med information om åtgärder för att skapa förutsättningar för en väl fungerande verksamhet framåt. 16. Revidering av överenskommelse om samverkan kring barn och unga i behov av särskilt stöd samt tilläggsöverenskommelse om unga vuxna 18-25 år s. 84-133 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att revideringen av överenskommelsen om samverkan kring barn och unga samt överenskommelsen om samverkan kring unga vuxna i behov av särskilt stöd fastställs. Beslutet förklaras omedelbart justerat. Sammanfattning För att ta del av medel inom de riktade insatserna inom området psykisk ohälsa ska ansvarsfördelningen för insatser till barn och unga, samt till unga vuxna, tydliggöras mellan regionens nämnder. Ansvarsfördelning tydliggörs i dokumenten BUS-överenskommelse Gotland och Unga vuxna 18-15 år. 17. Överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende samverkan när det gäller barn, unga och vuxna personer med psykiska funktionsnedsättningar Bilaga s. 134-146 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att föreslå Regionstyrelsen att fastställa överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende samverkan när det gäller barn, unga och vuxna personer med psykiska funktionsnedsättningar.

Socialnämnden Region Gotland 8 (9) Sammanfattning Socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen har tagit fram förslag till överenskommelse avseende psykiska funktionsnedsättningar. Också denna överenskommelse är ett krav för att få ta del av medel inom de riktade insatserna inom området psykisk ohälsa. 18. Internremiss. Ledningskontorets förslag till policy och riktlinjer för styrning av Region Gotlands hantering av lokaler och fastigheter Bilaga s. 147-172 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens förslag till svar på remissen. Sammanfattning Remissen omfattar ledningskontorets förslag till policy och riktlinjer för styrning av lokaler och fastigheter. Socialförvaltningen framför i svaret bland annat att riktlinjerna behöver justeras till följd av försäljningen av fastigheter inom äldreoch handikappomsorgen samt framför önskemål om att samma principer ska gälla för samtliga verksamhetslokaler oavsett om det är en lokal eller en bostad. 19. Ändring i reglementet med anledning av ny arbetsmarknadsenhet samt överföring av medel till gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Bilaga s. 173-174 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att föreslå Regionfullmäktige att revidera uppdraget Nämnden ansvarar för kommunens mottagande av flyktingar samt kommunens arbetsmarknadspolitiska åtgärder på individnivå i socialnämndens reglemente, 1, till formuleringen Nämnden ansvarar för kommunens mottagande av flyktingar. Socialnämnden ansvarar också för behov enligt socialtjänstlagen och lagen stöd och service till vissa funktionshindrade av arbetsmarknadsinsatser på individ- och gruppnivå. Socialnämnden beslutar att överföra 450 000 kr per helår, motsvarande en (1) tjänst, till den regiongemensamma arbetsmarknadsenheten inom Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden från och med 2014. Sammanfattning Regionstyrelsen har gett gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden i uppdrag att ansvara för en arbetsmarknadsfunktion som ska organisera de praktikplatser som regionen tecknat en överenskommelse med Arbetsförmedlingen om att

Socialnämnden Region Gotland 9 (9) tillhandahålla. Nämndernas reglementen behöver därför justeras. En tjänst överförs från socialförvaltningen till arbetsmarknadsenheten vilket gör att medel för tjänsten ska överföras. 20. Individrapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS 2013-06-30 s. 175-176 Bilaga Förslag till beslut Sammanställningen om gynnande ej verkställda beslut per den 30 juni enligt SoL 4:1 och LSS 9 överlämnas till regionfullmäktige och regionens revisorer. Sammanfattning 18 ärenden som inte verkställts inom tre månader har rapporterats in till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). I åtta beslut är orsaken resursbrist, övriga tio beror på andra omständigheter eller att brukaren tackat nej till insatsen/boendet. 21. Värdighetsgaranti för insatsen dagverksamhet Bilaga s. 177-179 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta värdighetsgaranti för insatsen dagverksamhet. Sammanfattning Socialstyrelsen har fått uppdraget att stödja framtagandet av lokala värdighetsgarantier. Garantierna syftar till att äldre ska få leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. En lokal värdighetsgaranti är en detaljerad beskrivning av hur man arbetar lokalt i en kommun. Förvaltningen har tagit fram ett förslag på garanti gällande insatsen dagverksamhet. 22. Övriga ärenden Hanna Westerén ordförande

Regionens revisorer Revision Datum 2013-05-30 Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Förstudie operationsplanering På uppdrag av oss, de förtroende valda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en förstudie avseende operationsplanering vid Visby lasarett. Vi instämmer i de slutsatser som framgår av bifogad rapport. Vi vill särskilt understryka följande som framkommit i förstudien: Det är glädjande att kunna konstatera att operationsplaneringen fungerar väl och att nämnden identifierat de svagheter som finns. Antalet disponibla slutenvårdsplatser är enligt de intervjuade lagom många för närvarande. Nyttjandet av platser är dock beroende av en väl fungerande äldreomsorg så att dels antalet färdigbehandlade och dels onödiga inläggningar rninirneras. Den risk som omflyttningar av patienter medför ur ett patientsäkerhetsperspektiv måste åtgärdas. Vi önskar senast den 23 september 2013 få ett skriftligt svar på vilka åtgärder som hälso- och sjukvårdsnämnden ämnar vidta med anledning av vad som framkommit i förstudien. För Region Gotlands revisorer Stig Pettersson Ordförande Rapporten översänds till Regionstyrelsenför kännedom. Postadress SE-621 81 Visby Alimf R P?* J < Telefon+46 (0)498 269000 vxl Org nr 212000-0803 ^TID /"* /^*4'! /~l E-post regiongot!and@gotland.se Webbplatswww.gotland.se i \ **V \ J v.' L t O l \\Å 10

pwc Maj 2013 Region Gotland PwC 11

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning i 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund och revisionsfråga 2 2.2 Metod och avgränsningar 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Ansvar och befogenheter är klara mellan opererande specialiteter och specialister som servar operatörerna. 3 3.2 Operationssalarnas antal är tillräckligt 3 3.3 Operationssalarna utnyttjas på ett effektivt sätt 3 3.4 Det finns tillgång till adekvat personal 4 3.5 Tidsförlusterna mellan operationerna är minimal 4 3.6 Vårdplatser finns i tillräckligt antal så att patienterna inte blandas så att inte patientrisker uppstår 4 3.7 Patienter erhåller information om väntetider, tid för operation m. fl. 4 3.8 Vårdköerna rninimeras genom planeringen 4 3.9 Extrapersonal behöver inte sättas in för att hålla vårdköerna på en låg nivå 5 3.10 Akuta tillstånd som kräver operation klaras vid sidan av de planerade 5 Maj 2013 Region Gotland PwC 12

i Sammanfattande bedömning Revisionsfråga: Förstudien inriktas på att granska om operationsplaneringen fungerar på ett rimligt sätt. Svaret på frågan blir JA. Genomgången av kontrollmålen visar en verksamhet som enligt eget uttryck är "bäst i landet". Det finns dock fortfarande vissa problem - men dessa är identifierande. Om planeringen ska bli optimal återstår också att koppla ihop den med kapacitetsplaneringen för de olika verksamheterna. Detta arbete har inletts. Som ett exempel på detta redovisas endoskopimottagningen som idag har köer. Vad beror köerna - är det dåliga resurser, eller dålig planering, eller både ock? Ytterligare ett område bör lyftas fram. Om operationsplaneringen ska fungera måste äldreomsorgen också fungera tillfredsställande. Utskrivningsklara patienter och antalet onödiga inläggningar måste minimeras. Idag fungerar inte detta tillfredsställande! Maj 2013 Region Gotland 1 av 5 PwC 13

2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Den svenska hälso- och sjukvården har under senare år påbörjat ett arbete med produktionsplanering inom främst den sjukhusdrivna verksamheten. Tanken är att inom en given ekonomisk ram söka inrymma så mycket planerad vård som möjligt. Hälso- och sjukvården på Gotland har endast en gång under ca 40 år klarat att hålla sin budget. En väl fungerande produktionsplanering skulle kunna bidra till en ekonomisk utveckling som blir tydligare och stabilare jämfört med tidigare. Av den anledningen gör revisorerna en förstudie av planeringsprocessen. Revisionen genomförde en granskning av Planeringsenhet vård (Pev) 2006. Revisionsfråga: Förstudien inriktas på att granska om operationsplaneringen fungerar på ett rimligt sätt. Kontrollmål: Ansvar och befogenheter är klara mellan opererande specialiteter och specialister som servar operatörerna. Operationssalarnas antal är tillräckligt. Operationssalarna utnyttjas på ett effektivt sätt. Det finns tillgång till adekvat personal. Tidsförlusterna mellan operationerna är minimal. Vårdplatser finns i tillräckligt antal så att patienterna inte blandas så att patientrisker uppstår (minimera risker för infektioner, multiresistenta bakterier). Patienter erhåller information om väntetider, tid för operation m fl Vårdköerna minimeras genom planeringen Extrapersonal behöver inte sättas in för att hålla vårdköerna på en låg nivå Akuta tillstånd som kräver operation klars vid sidan av de planerade 2.2 Metod och avgränsningar Granskningen har genomförts genom dels genomgång av olika styrdokument, dels genom intervjuer med nyckelpersoner inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Granskningen avgränsas till att söka besvara kontrollmålen. Maj 2013 Region Gotland 2 av 5 PwC 14

3 Granskningsresultat ;,»,/. \Jisrur or/i In-fot/eiiiiclcr är kläm niclkin o/htcrum/c spccialili^cr acfi s/nv/a/i.s/cr som scmu' o/h'/'<//o/vrm/, PEV är central i planeringen både vad avser den långsiktiga årscykel som den kortsiktiga planeringen för att utnyttja op-salar och övriga resurser så effektivt som möjligt. Här ingår även hela kallelseplaneringen. Om operationsplaneringen ska fungera optimalt måste varje specialitet komma överens om hur mycket och hur ofta operationssalarna ska nyttjas över året för varje specialitet. Dessutom förekommer förändringar av olika slag över tid. Narkosläkare ansvarar alltid när en patient ska strykas från operation och vem som ska konsulteras. Dessutom sker dagligen en styrning av beläggning av vårdplatser. ;>>.!? Operationssalarnas antal är tillräckligt Det finns 5 operationssalar (vinterhalvåret) lägre på sommaren och det upplevs som adekvat. Förra sommaren öppnades ytterligare en sal för ortopedplastiker och erfarenheten från detta var mycket god. Men slapp ta itu med en grupp patienter efter sommaren. Man har diskuterat vilka effekter som ytterligare en sal skulle göra (under vinterhalvåret), men det är f.n. inte aktuellt.,'>.'> Operationssalarna utnyttjas j)ä ett sätt effektivt Salarna utnyttjas för planerad verksamhet måndag - fredag. Mån-fre finns 2 akutsal per dag. Lördag till söndag sken enbart akutoperationer. På sommaren sker bara akuta operationer (med undantag för ortopedplastiker som påbörjades förra sommaren). Enligt PEV ar detta ett effektivt utnyttjande. Dock behöver ställtiderna mellan operationerna bli bättre (kortare tid mellan öp). Se punkt 3.5 Det man söker åtgärda är att få ner antalet strykningar från operation. Beror på Patienter uteblir Patienter är sjuka när de kommer (ex infektioner) Den som ska operera har inte samma syn som den som bestämt att patienten ska opereras Maj 2013 Region Gotland 3 av 5 PwC 15

;;.._/ Del finns lilluaiuj till ad'ekrat pei'sonal Idag är det brist på operationssköterskor och vissa specialiserade läkare från KS. För sommaren 2013 ser bemanningsläget bra ut! ;;.,7 'ridsjrtrlnsterna mellan operaliorierna dr minimal Se punkt 3.3 ;}.() \\irdplalser Jlnjis i tillrdekliyl antal sa ull patienlei'na inte hlatidas sti ull inte patientrisker ii])pslar Enligt PEV finns tillräckligt med vårdplatser. Dessa utnyttjas så bra som möjligt. Det sker dock många omflyttningar av patienter som ger oönskade effekter: När patienter med olika diagnoser blandas på avdelningar är det inte säkert att personalen har kompetens för de olika patienterna - detta kan påverka patientsäkerheten Svårigheter när ronder ska genomföras Svårigheter för bakjouren Tidigare hade ortopeden en egen enhet med egna platser. Nu hamnar patienterna splittrat på olika enheter och detta upplevs som problematiskt. Nyligen redovisade uppgifter om infektioner för Visby lasarett visar att dessa ligger på en förhållandevis låg och acceptabel nivå. En förutsättning för att vårdplatsernas antal ska räcka till är att äldreomsorgen fungerar bra. Det förutsätter att antalet utskrivningsklara patienter hålls på en låg nivå. Dessutom är ytterligare en förutsättning av antalet onödiga inläggningar också minimeras. ;j.7 1'atienter erhåller information om väntetider', tid för operation m. fl. Detta ingår som en naturlig del i PEV V s arbete. F.n. håller man på med att söka förbättra informationen så att antalet strykningar kan minskas. ;;.(S Värdköerna jninimeras aenom planerinaen De vårdköer/ryggsäckar som redovisades vid granskningen 2006, och som var omfattande för samtliga specialiteter, finns inte idag. Det innebär, med någon specialitet undantagen, att regionen inte har några köer och således kan inkassera Maj 2013 Region Gotland 4 av 5 PwC 16

stimulanspengar från kömiljarden (motsvarande). Detta har också varit en målsättning från HSN för 2013 för att klara en ekonomi i balans. ].< ) l'.xlrdpcrsoiuil heli<)vei' uiu' siillds ////<>/ till lidlln viu'dk(>ci'nti ])u en /</</ nivci Kopplat till punkt 3.8 var extrainsatser en förutsättning till att få bort köerna. Idag, när man nått ett "normaltillstånd" är extrainsatserna undantaget. ;;.ia Akntci tillslcind som kriirer operation klaras vid sidcui civ de ))liinei'iide Frågan om att planerade operationen har fått ställas in p.g.a. akuta operationer har diskuterats i rikspressen vid olika tillfällen. Detta kan hända också vid Visby lasarett. Men ofta opereras de akuta på jourtid. Denna fråga har varit föremål för granskning. Maj 2013 Region Gotland 5 av 5 PwC 17

Rsciionens revisorer Revisionsskrivelse Damm 2013-05-30 Socialnämnden Förstudie hemsjukvård På uppdrag av oss, de förtroende valda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfort en förstudie avseende hemsjukvården. Vi instämmer i de slutsatser som framgår av bifogad rapport. Vi vill särskilt understryka följande som framkommit i förstudien: Av studien framgår att hemsjukvårdens verksamhet bedrivs på ett sådant sätt att den inte kan anses vara ändamålsenlig vad beträffar patientsäkerheten. Detta är mycket oroande och vår bestämda uppfattning är att Socialnämnden omgående måste vidta åtgärder för att patientsäkerheten ska kunna garanteras. Vi önskar senast den 23 september 2013 få ett skriftligt svar på vilka åtgärder som Socialnämnden ämnar vidta med anledning av vad som framkommit i förstudien. För Region Gotlands revisorer Stig Pettersson Ordförande Rapporten översänds till Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsnämnden för kännedom. Postadress SE-621 81 Visby j^^t K $ Q i O H Telefon+46 (0)498 26 90 00 vxl Org nr 212000-0803 ft^jf /"" J," j ^ t,, E-post regiongotland@gotland.se Webbplats www.gotland.se 73 u öl l d n i

pwc Maj 2013 Region Gotland PwC 74

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning i Inledning 2 1.1. Bakgrund och revisionsfråga 2 1.2 Metod och avgränsning 2 2. Granskningsresultat 3 2.1 Hemsjukvård 3 2.2 Vilka huvudsakliga orsaker låg bakom att hemsjukvårdsorganisationsonen har haft problem i införandet? 4 Politiska beslut i kronologisk ordning 4 Iakttagelser vid intervjuerna 5 Hemsjukvårdens uppdrag 5 Teamarbete 5 Överflyttning av ekonomiska resurser: 5 Kunskapsnivå - Distriktssköterskor 6 Praktiska åtgärder och Take care (journalsystem) 7 Hjälp från hälso- och sjukvården 7 Patientsäkerhet 7 Ledarskap 7 i Maj 2013 Region Gotland PwC 75

Sammanfattande bedömning PwC har på revisorernas uppdrag genomfört en förstudie av hemsjukvårdens organisation. Granskningen har gjorts i två steg vara denna rapport utgör steg ett. De bedömningar och slutsatser som redovisas i rapporten bygger på de intervjuer som genomförts i både socialförvaltningen som sjukvårdsförvaltningen. Steg ett omfattar följande revisionsfråga: Har socialnämnden en ändamålsenlig organisation för hemsjukvården från i november 2012? Den kontrollfråga som ingår är följande: Vilka huvudsakliga orsaker låg bakom att hemsjukvårdsorganisationen har haft problem i införandet? Svaret på revisionsfrågan är: Nej socialnämnden har inte en ändamålsenlig organisation från i november 2012! Vår uppfattning är att organisationen måste förändras och förstärkas på en rad punkter för att skapa en god hemsjukvård som är patientsäker. Nn Projektledare Nn Uppdragsledare Maj 2013 Region Gotland 1 av 8 PwC 76

i Inledning 1.1. Bakgrund och revisionsfråga Hemsjukvårdens tillhörighet har varit föremål för diskussioner både på Gotland och på en nationell nivå. Kommunfullmäktige beslutade 2009-02-23, 6, om den s.k. framtidsutredningen bl. a. att kommunstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden får i uppdrag att tillsätta en politisk styrgrupp för hemsjukvård. Styrgruppen har att under ett år utveckla och verkställa en hemsjukvård för äldre och funktionshindrade där bra förutsättningar skapas för att tillgodose brukarens behov. Målet ska vara en sammanhållen hemvård med ett formaliserat samarbete i team mellan berörd personal inom socialtjänst och hälso- och sjukvård. I början av 2013 hade hemsjukvården ännu inte funnit sina former och alarmerande uppgifter om patienter som for illa kom till de förtroendevalda revisorerna. Efter samråd med socialnämnden, som hade tänkt göra en utvärdering av verksamheten, överenskoms att revisorerna skulle tillsätta en granskning av hemsjukvården. Revisionsfråga: Har äldreomsorgen en ändamålsenlig organisation för hemsjukvården från i november 2012? De kontrollfråga som skall besvaras är: - Vilka huvudsakliga orsaker låg bakom att hemsjukvårdsorganisationen har haft problem i införandet? 1.2 Metod och avgränsning Granskningen bygger dels på de styrdokument och överenskommelser som upprättats, dels på intervjuer. Följande personer har intervjuats: Lena Andreasson, avdelningschef för hemsjukvård och särskilt boende Marica Gardell, socialdirektör - Agneta Buskas, arbetsterapeut Maria Ahlmark, verksamhetsområdeschef för primärvården Lennart Walman och Margareta Ellenfors, disktriktssköterskor Ingrid Hildebrant, ekonomichef Gerd Silk, utvecklingsledare - Marie Siwers och Anne Pedersen, enhetschefer inom hemsjukvården samt Karina Hedengran, chef för korttidsenheten Eva Jetsell, biträdande verksamhetsområdeschef för primärvården Maj 2013 Region Gotland 2 av 8 PwC 77

- Elisabeth Ekman, MAS Samtliga intervjuade ar getts möjlighet att svara på de kontrollfrågor som redovisas ovan. Granskningen bygger således på intervjusvaren. 2. Granskningsresultat 2.1 Hemsjukvård Hemsjukvård omfattar all hälso- och sjukvård på primärvårdsnivå som - med bibehållen patientsäkerhet - kan ges i den enskildes hem. Det kan vara personer som pga sjukdom, funktionsnedsättning eller social situation inte på egen hand, eller med stöd, kan uppsöka vårdcentral eller motsvarande. När vi talar om sammanhållen hemsjukvården ingår ett antal olika enheter som tillsammans ska arbeta i team för att bäst kunna tillgodose patienternas behov. Dessa olika enheter är: Sjuksköterskor kväll och natt Hemtjänstpersonal Hemrehab (sjukgymnaster och arbetsterapeuter) Distriktssköterskor Samordnare för inskrivning i hemsjukvården Avsikten är att teamen ska svara för all hemsjukvård för patienter inskrivna i hemsjukvården. De ska även göra hembesök till akut sjuka patienter som inte klarar den s.k. tröskelnivån, dvs de kan inte på egen hand ta sig till vårdcentralen. Hemsjukvården ska även hantera nivå 3. Här ingår den specialiserade palliativa vården. Överenskommelse avseende nivå 3 är inte klarlagd. Även i övrigt finns olika uppfattningar om de akut sjuka ska ingå eller ej (se vidare nedan). Maj 2013 Region Gotland 3 av 8 PwC 78

2.2 Vilka huvudsakliga orsaker låg bakom att hemsjukvårdsorganisationen har haft problem i införandet? PitLiliska hcslni i kronologisk ordniny Vid kommunstyrelsens sammanträde 2009-10-26, 287, beslutades att den lägesrapport som presenterades avseende hemsjukvården skulle läggas till handlingarna. Den politiska styrgruppen ska utarbeta ett förslag som är bättre anpassat till att såväl primärvård som hemtjänst kan utföras både av kommun och privata företag. Dessutom beslutade KS att styrgruppen rekommenderas art också undersöka förutsättningarna för att "överföra" primärvården till socialnämnden. Vid hälso- och sjukvårdsnämndens (HSN) sammanträde 15 februari 2010, 404, beslutade nämnden att ställa sig bakom ledningskontorets förslag att flytta över hemsjukvården till socialnämnden. Protestlistor hade inlämnats från 15 distriktssköterskor i Visby norr och Visby söder. 2010-03-25, 70, beslutar KS att: Med inriktningen - att socialnämnden ska svara för en sammanhållen hemsjukvård på Gotland - ska, före slutligt ställningstagande, socialnämnden, i samråd med hälso- och sjukvårdsnämnden, utreda och redovisa följande frågor till budgetavstämningen i oktober 2.010: En gemensam definition av hemsjukvård Specificerat uppdrag Förslag till organisation Ekonomi med förväntade besparingar Principer för styrning och ledning av interna och externa utförare Roll och ansvarsfördelning Bemanning och kompetensförsörjning Dessutom ska eventuella konsekvenser för primärvården redovisas, il november 2010 beslutar kommunfullmäktige följande: Socialnämnden ska svara för en sammanhållen hemsjukvård i enlighet med utredningens förslag från och med i januari 2011. Maj 2013 Region Gotland 4 av 8 PwC 79

28,2 mkr omdisponeras från hälso- och sjukvårdsnämnden till socialnämnden. Från första januari 2011 tog socialnämnden över ansvaret för en sammanhållen hemsjukvård (enligt beslutet ovan). Distriktssköterskor hyrdes in från hälso- och sjukvårdsförvaltningen enligt ett ersättningssystem som utarbetades under våren 2011. Socialnämnden fortsatte att hyra in distriktssköterskor från hsf under 2011 och större delen av 2012. Hemrehab, en organisation av sjukgymnaster och arbetsterapeuter knutna till hemsjukvården, har i intervjuerna framför stora behov av att definiera sitt uppdrag. Detta har inte funnits under flera år. Organisationen har jobbat "som förut". i november 2.012.: Detta är det datum då socialnämnden faktiskt tar över driften och det fulla ansvaret av hela hemsjukvården. Iakttagelser vid intervjuerna Hemsj ukvårde ns upp drag De intervjuade redovisar synpunkter där hemsjukvårdens uppdrag inte är tillräckligt klart. Det avser det övergripande uppdraget och även för hemrehab. Mycket onödig spilltid åtgår för att hantera olika definitioner. Ska de akuta patienterna ingå i hemsjukvårdens uppdrag eller inte? Hemsjukvårdens patienter i nivå 3 (vård i livets slutskede) finns ingen överenskommelse om. När uppdraget upplevs otydligt är det svårt att utarbeta struktur och riktlinjer för hur arbetet ska bedrivas. Det betyder att vissa egentligen obetydliga händelser kan ta lång tid att lösa. Exempelvis om bensinen tar slut i bilen för en dsk och kortet inte fungerar. Vad gör man då? Klockan är ett och det är sex besök kvar. Bedömning: Oavsett uppdraget/uppdragen är politiskt förankrade och därmed fastlagda bör de överprövas. En organisation som upplever sitt uppdrag som otydligt (rätt eller fel - det spelar ingen roll) blir en ineffektiv organisation. Otydlighet i uppdraget leder även till otydlighet i hur struktur och riktlinjer för arbetet ska utarbetas. För en omogen organisation är detta oerhört viktigt. Idag går mycket spilltid i onödan till att söka lösa olika situationer. iearnurbeic Som beskrevs ovan är tanken att de enheter som ingår i den sammanhållna hemsjukvården ska arbeta i team. Detta arbete är ännu inte avklarat. Andra problem har kommit mellan. Överflyttning av ekonomiska resurser: Var omdisponeringen från HSN till SN (28,2 mkr) beslutad på korrekt underlag, dvs fanns kunskap om antal hemsjukvårdspatienter, dess vårdtyngd, antal akuta Maj 2013 Region Gotland 5 av 8 PwC 80

patienter som kunde bli aktuell för hemsjukvården mm? Beräkningen gjordes av PwC på med utgångspunkt från det underlag som primärvården redovisade. Enligt de intervjuade kan man se på överfyttningen på två sätt: den första avser om primärvården hade "rätt" resurser för att utföra hemsjukvårdsarbetet redan före överflyttningen. Primärvårdsföreträdare redovisar en organisation som var mycket arbetsbelastad. Vid en jämförelse med andra sjukvårdshuvudmän har Gotland en låg ersättning till primärvården. Huvudorsaken till varför hemsjukvården fungerade bra tidigare var troligen en fungerande och mogen organisation med väl inarbetade distriktssköterskor. När den ekonomiska växlingen skedde ärvde således en omogen hemsjukvårdsorganisation primärvårdens låga ekonomiska ersättning. För det andra säger intervjuade inom socialtjänsten att man inte hade grepp på hur stora volymer det faktiskt rörde sig om. Man visste inte numerär eller vårdtyngd. Inte heller fanns uppgifter kring det som kallas akuta patienter. Dessa aktualiseras genom akuta händelser och blir, under förutsättning att de inte kan ta sig till vårdcentral på egen hand, aktuella för hemsjukvården. Bedömning: Primärvården hade redan innan överflyttningen små resurser vid en nationell jämförelse. Socialnämnden visste inte hur många patienter som var inskrivna, vilken vårdtyngd de hade samt hade inte grepp om de så kallade akuta patienterna. Därmed förefaller det svårt att dimensionera rätt personalstat och därmed inte heller ekonomin! Kunskapsnivå - Distriktssköterskor I socialnämndens förutsättningar för kunskapsnivå i den nya organisationen låg ett krav på vidareutbildade sjuksköterskor på distriktssköterskenivå. Helst skulle de vara erfarna också. Tanken var självklart att flytta över dsk från sjukvården till den nya organisationen. Efter en situation där dsk hyrdes in under 2011 och 2012 visade det sig att endast två dsk av nio valde att flytta med över till socialnämnden i november 2012. Vid intervjuerna har framkommit att det hölls ett informationsmöte i samband med sommaren där många av primärvårdens distriktssköterskor deltog. Vid detta möte blev det tydligt att planeringen inte kommit så långt och att det förväntades att dsk skulle delta i planeringsarbetet. Distriktssköterskorna backade och avböjde att byta organisation. För att klara bemanningsproblematiken försökte man rekrytera distriktssköterskor från fastlandet men utan större framgång. Därför kompletterades med hyrsjuksköterskor och anställdes sjuksköterskor utan vidareutbildning. Även undersköterskor anställdes. Bedömning: Kunskapsnivån är en av de mest väsentliga parametrarna för att garantera en god hemsjukvård som är patientsäker. När problematiken med att endast två dsk flyttade över från sjukvården och socialförvaltningen var tvungen att anställa och hyra in sjuksköterskor utan vidareutbildning så byggde man även in grundproblem visavi patientsäkerheten. Maj 2013 Region Gotland 6 av 8 PwC 81

Praktiska åtifardcr och l akc core (journti.lsijxte.m) Då en ny organisation ska riggas är det alltid en mängd praktiska saker som måste ordnas. Det är skrivbord och pennor, anteckningsmaterial, bilar och telefoner i all oändlighet. När personalen kom till arbetsplatsen i november 2012 var endast delar av detta ordnat enligt uppgift. En mycket viktig del i kommunikationen mellan olika aktörer är befintligt journalsystem f.n. take care. Det är samma system som lasarettet och primärvården har. Dessutom har även SLL detta. För att andra aktörer inom sjukvården ska få och lämna över relevant information är detta system viktigt. Det system som socialnämnden beslutat om, Treserva, skulle införas i november 2012. Detta uppfattades av de intervjuade som fullständigt omöjligt eftersom det sammanföll med starten för hemsjukvården. Hjälp från håiso- och sjukvården Under hösten 2012 då det blev allt uppenbart att socialförvaltningen hade problem att klara av driftstarten i november, erbjöd sig sjukvården att hjälpa till med bl.a. att distriktssköterskorna kunde gå bredvid i några veckor så att de nyanställda kunde lära sig patienterna, var de bodde osv. Socialförvaltningen tackade nej till hjälpen. Pä tie 11 ts äkerhe t Några av de intervjuade har uttryckt att den nya organisationen inte har rätt förutsättningar för att klara sina uppgifter. Den klarar inte heller en patientsäker verksamhet. Att uttala detta bygger de intervjuade på följande: Två Lex Mariaanmälningar är skrivna och huvudorsaken till problemen bygger på den nya organisationen. En tredje Lex Maria är på väg. Det rör sig om en patient som under 8 dagar fick en annan patients mediciner. Det andra fallet är en patient som skulle tappas på urin men glömdes bort i 3,5 månad. Den tredje patienten gäller en person som glömdes bort och som har bensår. Förutom ovanstående var övergången till ny organisation kaotisk och arbetstyngd. Sjuksköterskorna arbetade till 8 på kvällarna för att hinna med patienterna. Detta gick ut över dokumentation, bl. a. att skriva avvikelser. De som öppet pratat om patientsäkerheten säger att det förekommit bedömningsmissar av olika slag, men ingen vet hur många. Ledarskap Vid en summering av vad som framkommit vid intervjuerna återkommer en fråga hela tiden: "Varför startades organisationen i november 2012 när man såg att organisationen inte var klar?" Maj 2013 Region Gotland 7 av 8 PwC 82

Bedömning: Oavsett hur man vänder och vrider på frågan så borde det ha funnits en varningsklocka som ringt och som markerat hemsjukvårdsorganisationen inte var redo att ta över driften l november. Ytterst handlar det om ledarskap! Maj 2013 Region Gotland 8 av 8 PwC 83

BUS-överenskommelse Gotland Region Gotlands överenskommelse om samverkan kring barn och unga i behov av särskilt stöd (BUS) 2012-06-30/20130527 1 86

Inledning Region Gotlands styrkort Enligt koncernstyrkortet för Region Gotland 2011-2015 skall regionen för gotlänningarna ansvara för hälso- och sjukvård, utbildning, kultur, social och ekonomisk välfärd samt erbjuda god offentlig service med tillgänglighet, valfrihet och kvalitet som kännetecken. Därtill skall man svara för en rättsäker myndighetsutövning som inger förtroende och ansvara för hållbar regional utveckling som baseras på resurseffektivitet. Som en av strategierna för styrkortets genomförande står att Region Gotland prioriterar barn och ungdomar. Samverkan för barnets skull Barn och unga i behov av särskilt stöd är inte någon enhetlig grupp. Det kan vara barn och unga som är asylsökande eller barn och unga som har funktionsnedsättning, kroniska sjukdomar eller psykisk ohälsa. Det kan också vara barn och unga med sviktande stöd från sina vårdnadshavare. För en del sammanfaller flera faktorer som var och en för sig kan innebära att barnets utveckling försenas eller hindras. Enighet om att samverkan behövs De allra flesta barn och unga i behov av särskilt stöd finns i förskola och skola och deras familjer har eller har haft kontakt med mödra och barnhälsovården. En del av dem har dessutom träffat socialtjänsten, BUP, barnläkare, husläkare och habilitering. Barn kan behöva särskilda stödinsatser från både hälso- och sjukvården, socialtjänsten och från förskolan och skolan för att kunna få möjlighet till god utveckling och för att få sin rätt till en likvärdig utbildning tillgodosedd. Ett övergripande mål för samhället är att alla barn och unga ska växa upp under trygga och goda förhållanden. Föräldrarna har det grundläggande ansvaret. Men utöver det måste alla berörda myndigheter och andra samhällsorgan ta ett gemensamt ansvar för att uppmärksamma barn och unga som kan behöva särskilt stöd. Ofta behövs samarbete för att kunna tillgodose barnens behov och det finns ett antal lagbestämmelser för att möjliggöra detta. Överenskommelsen ger struktur för samverkan Region Gotlands överenskommelse om samverkan för barn och unga i behov av särskilt stöd (BUS) syftar till att tydliggöra ansvaret och att beskriva gemensamma utgångspunkter och samverkansstrukturer för att barn och unga i behov av särskilt stöd ska få de insatser de 87 2

behöver och har rätt till. Överenskommelsen riktar sig till alla nivåer i de berörda förvaltningarna, Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF), Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen (GVF), Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF), Kultur- och fritidsförvaltningen (KFF) och Socialförvaltningen (SOF) i Region Gotland. Förvaltningarna är skyldiga att samverka Att tillgodose ett barns behov av särskilt stöd innebär utöver de personliga vinsterna för barnet även på sikt en samhällsekonomisk vinst. Stödet kan möjliggöra en god allmän utveckling och det kan också ge barnet möjlighet att slutföra sin utbildning med godkända betyg. Varje förvaltning är här skyldig att följa lagstiftningen och att samverka så att inget barn blir utan det stöd som barnet har rätt till. Marica Gardell socialdirektör Jan-Åke Björklund Tf hälso- och sjukvårdsdirektör Ann-Chatrin Norrevik skoldirektör Jan Holmquist utbildningschef Maria Modig förvaltningsdirektör 3 88

1. Gemensam BUS-överenskommelse Denna överenskommelse gäller samverkan kring barn och unga i behov av särskilt stöd (BUS), i fortsättningen kallad BUS-överenskommelse Region Gotland. Förvaltningarna är överens om att: skapa förutsättningar för samordnade insatser till barn och unga i behov av särskilt stöd låta barnet/den unga och vårdnadshavaren vara delaktiga i planeringen och beakta deras synpunkter upprätta en samordnad individuell plan vid behov och tydliggöra uppföljningsansvaret erbjuda de fristående skolorna att ingå i de överenskommelser och rutiner om samverkan som finns inom Region Gotland. Utgår från lagar och föreskrifter BUS-överenskommelsen utgår från lagar, författningar och föreskrifter. Lagstiftningen anger respektive förvaltnings ansvar. En förteckning över relevanta lagar finns i bilaga 1. I de fall då lagar och föreskrifter inte ger tydlig vägledning om ansvarsgränser ska frågan lösas genom samverkan och överenskommelser mellan förvaltningarna och verksamheterna. Klargör skyldigheter BUS-överenskommelsen uttrycker och klargör att nämnderna och deras verksamheter har skyldighet att tillgodose att barn och unga i behov av särskilt stöd får de insatser de behöver och har rätt till. Beskriver strukturer för samverkan BUS-överenskommelsen beskriver gemensamma övergripande utgångspunkter och samverkan för att barn och unga i behov av särskilt stöd ska få de insatser de behöver och har rätt till. BUS-överenskommelsen ska stödja samordningen av insatser och ligga till grund för samarbetsrutiner. Riktar sig till ledning och medarbetare BUS-överenskommelsen ska vara ett stöd till ledning och medarbetare inom förvaltningar och verksamheter i Region Gotland. Verksamhets- och förvaltningsledningen har ansvar för att gemensamt utforma riktlinjer och arbetsmodeller så att insatserna harmonierar med varandra i enlighet med denna och andra regionala överenskommelser. 89 4

Giltighetstid BUS-överenskommelsen börjar gälla när regionfullmäktige/regionstyrelse beslutat om den och den gäller tillsvidare. BUS-överenskommelsen revideras årligen av BarnSam. Målgrupp BUS-överenskommelsen omfattar barn 0-18 år som är i behov av särskilt stöd. Med barn menas i texten barn och unga under 18 år. 2. Gemensamma utgångspunkter Alla berörda förvaltningar har ett gemensamt ansvar för att uppmärksamma barn i behov av särskilt stöd. Förvaltningarna i BUS-överenskommelsen är överens om att allt arbete kring barnet ska utgå från följande perspektiv: Barnkonventionen omfattar alla upp till 18 år Varje barn ska respekteras och tillförsäkras de rättigheter som anges i Barnkonventionen utan åtskillnad av något slag (artikel 2). Barnets bästa ska vara vägledande vid alla beslut som rör barn (artikel 3 och 5). Barnet har rätt att uttrycka sin åsikt och att få den respekterad (artikel 12). Helhetssyn och samarbete Alla barn och unga har rätt att få sina behov av insatser från skolan, socialtjänst och hälsooch sjukvård utredda och tillgodosedda. Barnets behov ska ses i ett sammanhang där fysisk och psykisk hälsa, relationer, skolsituation, hemsituation samt fritid ömsesidigt påverkar varandra. Insatserna ska utformas utifrån en helhetsbedömning. Ett barns intressen ska aldrig åsidosättas på grund av att skilda förvaltningar har olika verksamhets- och kostnadsansvar. Barnet och vårdnadshavaren ska ha inflytande Barnet och vårdnadshavaren ska vara delaktiga i och ha inflytande över de beslut som rör barnet. Det innebär att: 90 5

barnet och vårdnadshavaren samtycker och är delaktiga i besluten barnet och vårdnadshavarens erfarenheter, kunskaper och önskemål tas tillvara i valet av vård och insatser. Tidiga insatser viktiga Tidiga insatser kan ha avgörande betydelse för ett barns utveckling. Förvaltningarna har ansvar, var för sig och gemensamt att tidigt uppmärksamma barn i behov av särskilt stöd. Chefer och ledning ansvarar för att medarbetarna som kommer i kontakt med barn ska veta var det finns information och rådgivning och till vilka verksamheter de kan hänvisa vidare. Respektive huvudman ansvarar för att besluta om och genomföra insatser inom den egna verksamheten. Evidensbaserade insatser Insatserna ska ges i enlighet med evidensbaserad praktik där förvaltningarna medvetet och systematiskt använder sig av flera kunskapskällor. Valet av insatser ska baseras på bästa tillgängliga kunskap, den unges erfarenheter och den professionelles expertis. Verksamheterna ska arbeta för att den professionella erfarenheten och yrkeskunskapen tas tillvara och utvecklas. En framgångsfaktor för samarbete är gemensam kompetensutveckling. Även brukar- och intresseföreningarnas kunskaper och erfarenheter är viktiga för verksamheternas utveckling. Insatser på olika nivåer Den grundläggande utgångspunkten för insatser till barn och unga som behöver särskilt stöd är att de i första hand ska få dessa tillgodosedda genom insatser i sin vardagsmiljö. Exempel på denna så kallade hälsofrämjande nivå, som i stort sett alla barn kommer i kontakt med, är skolan, kulturoch fritidsverksamhet, barnhälsovård, tandvård samt ungdomsmottagningen. Det är viktigt att varje verksamhet i sin organisation har tillgång till de resurser/kompetenser som krävs för att klara av att utreda barns och ungas behov. När den hälsofrämjande nivåns kompetens/resurser inte är tillräckliga och de har behov av konsultation ska andra nivåer kontaktas. Brister på en nivå motiverar inte insatser på en annan nivå. Specialistverksamheterna ska komplettera de övriga verksamheterna med konsultation och ansvarar för bedömning och utredning som kräver särskilda kunskaper, diagnostik och behandling. Det är viktigt att rätt prioritering sker av vilka barn som ska få insatser från specialistnivån. Specialistnivån behövs för en liten andel av alla barn. 91 6

Kultur och fritid Skola Skola och socialtjänst Socialtjänst Socialtjänst och Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvård Hälsofrämjande och förebyggande Kulturoch fritids verksamhet Förskola Skola Elevhälsa Öppen förskola Individ- och familjeomsorg ens förebyggande verksamhet Mödrahälsovård Barnhälsovård Tandvård Ungdomsmottagning ungdomsgrup p Kvalificerat stöd (hälsooch sjukvården första linjen) Elevhälsa Specialpe dagog Stödgrupper för barn och unga (Tryggve) Första linjens barn- och ungdomspsykiatri Primärvård Specialist Socialtjänst: Individ- och familjeomsorg Omsorg om personer med funktionsnedsättning Funktionell familjeterap i team Barn- och ungdomsmedicin Specialiserad Barn- och ungdomstandvård Barn- och ungdomshabilitering Specialiserad barn- och ungdomspsykiatri Tabell 1. Översikt över tre nivåer av insatser hälsofrämjande och förbyggande, kvalificerat stöd (hälso- och sjukvårdens första linje) samt specialistnivå. 3. Strukturer och ansvar för samverkan Enligt Socialstyrelsens föreskrifter Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) ska verksamheter inom hälso- och sjukvården, socialtjänsten och verksamheter som bedrivs enligt LSS ha rutiner som tydliggör ansvaret för samarbete, hur samverkan ska bedrivas samt ansvaret för medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet. Skollagen (2010:800) kapitel 4 innehåller bestämmelser om systematiskt kvalitetsarbete, inflytande och samråd inom skolan. 92 7

En fungerande samverkan bygger på en tydlig ansvarsfördelning mellan förvaltningarna, god kunskap om varandras uppdrag, en jämlik relation och tydliga rutiner. Det behövs mötesplatser där socialtjänst, hälso- och sjukvård, skola och andra aktörer tillsammans kan diskutera och besluta om de aktuella målgrupperna och deras behov. Sådana platser behöver finnas på olika nivåer och med olika yrkesgrupper. Det är viktigt att dessa mötesplatser och strukturer för samverkan inkluderar aktörer i såväl offentlig som enskild regi. Samverkan på olika nivåer i regionen I BUS-överenskommelsen beskrivs samverkan utifrån tre nivåer; regional samverkan i BarnSam, och chefssamverkan på verksamhetsnivå i Barnnätverket samt samarbete kring barnet/den unga. Politiker Samverkan på regional Regionstyrelsen nivå Ordförande i BUN, GVN, HSN, KFN, SON Samverkan på verksamhetsnivå Samarbete kring barn och unga på individnivå Tabell 2. Samverkan på olika nivåer i Region Gotland. Tjänstemän BarnSam Förvaltningschefer BUF, GVF, HSF, KFF, SOF, LK Barnnätverket Verksamhets- och enhetschefer BUF, GVF, HSF, KFF, SOF, LK Medarbetare från verksamheter som möter barn och unga i behov av särskilt stöd Samverkan på regional nivå Regional politisk samverkan Regionstyrelsen, med särskilt uppdrag till representanter från Barn- och utbildningsnämnden, BUN, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, GVN, Hälso- och sjukvårdsnämnden, HSN, Kultur- och fritidsnämnden KFN, och Socialnämnden, SON, har bland annat i uppdrag att ta initiativ till att förbättra samverkan kring barn och unga. Regionstyrelsen ska även identifiera gemensamma utvecklingsområden och skapa gemensamma målbilder. Regional tjänstemannasamverkan BarnSam är ett förvaltningsövergripande arbetsutskott till koncernledningsgruppen och består av förvaltningschefer från BUF, GVF, HSF, KFF och SOF tillsammans med vissa sakkunniga från förvaltningarna, verksamhetsledare i BarnSam samt representant från 8 93

ledningskontoret (LK) chefen för folkhälsoenheten. Förvaltningschefer i BarnSam ska gemensamt leda, initiera, utveckla och följa upp samverkan kring barn i behov av särskilt stöd. Samverkan på verksamhetsnivå Barnnätverket Barnnätverket består av verksamhets- och enhetschefer tillsammans med vissa sakkunniga från de fem förvaltningarna i BarnSam. Folkhälsochef från ledningskontoret leder barnnätverket och verksamhetsledare i BarnSam är sekreterare. Barnnätverket arbetar på uppdrag av BarnSam för att på en övergripande nivå säkerställa att barns behov av insatser från flera förvaltningar i samverkan tillgodoses. BarnSam och barnnätverket har tillsammans ett särskilt ansvar för att: det finns en tydlig struktur, beslutsordning och uppföljning (t ex genom gemensamma kvalitetsindikatorer) som främjar samverkan kring barn och unga ta fram rutiner och riktlinjer för samverkan kring särskilda målgrupper och se till att de är väl kända i verksamheterna det finns rutiner för hur brister i samverkan uppmärksammas och åtgärdas berörda verksamheter tar ett gemensamt ansvar för att samordna insatserna och involvera de verksamheter som behövs i planeringen kring barnet att det finns rutiner för samordnade individuella planer (SIP) medarbetare får de förutsättningar som krävs för att kunna samarbeta, såsom tid, mandat och kompetensutveckling alla medarbetare som arbetar i en verksamhet som berör barn och unga har stöd och rutiner för att anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får misstanke om något som kan innebära att socialtjänsten behöver ingripa för att skydda ett barn BarnSam via Barnnätverket ansvarar för att implementera och följa upp de verksamhetsnära riktlinjerna och rutinerna i respektive verksamhet och förvaltning. 94 9

Samarbete kring barnet Särskild samverkan kring barnet Barnets/den ungas behov ska kartläggas utifrån ett helhetsperspektiv. Då barnet behöver stöd ska, vid behov, övriga aktörer identifieras och involveras för att samordna insatserna för barnet/den ungas och vårdnadshavaren. Såväl hälso- och sjukvårdslagen, HSL, Socialtjänstlagen, SoL, som Skollagen innehåller bestämmelser om dokumentation. Samordnade individuella planer En samordnad individuell plan är, enligt Socialstyrelsens termbank, en vård- och omsorgsplan som beskriver insatser och åtgärder som den enskilde behöver från både hälsooch sjukvård och socialtjänst. En SIP kan upprättas enligt SoL, LSS eller HSL, enligt nedan. Individuell plan enligt HSL och SoL I SoL och HSL finns bestämmelser om att socialtjänst och hälso- och sjukvård, tillsammans ska upprätta en individuell plan när någon behöver insatser från båda huvudmännen. Behovet av en individuell plan uppmärksammas av socialtjänstens och/eller hälso- och sjukvårdens verksamheter och den andre huvudmannen är då skyldig att delta i upprättandet av planen. Barnet/den unga och dess närståendes kan också ta initiativ till en plan och deras uppfattning om behovet ska ha stor betydelse. Arbetet med den individuella planen ska påbörjas utan dröjsmål. I inledningen av arbetet ska de aktörer som behövs i samverkan kring barnet identifieras. Förskolan och skolan ska därför involveras tidigt liksom i förekommande fall fritidsverksamhet. Planen ska upprättas tillsammans med barnet/den unga och vårdnadshavaren. Barnet/den unga eller vårdnadshavaren måste samtycka till att en individuell plan upprättas. Personalen ska därför stödja och motivera barnet/den unga och vårdnadshavaren för att få till stånd en individuell plan då det anses nödvändigt. Av planen ska det framgå 1. vilka insatser som behövs, 2. vilka insatser respektive huvudman ska svara för, 3. vilka åtgärder som vidtas av någon annan än kommunen eller landstinget, och 4. vem av huvudmännen som ska ha det övergripande ansvaret för planen. 95 10

Individuell plan enligt LSS Den som har en insats enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS ska erbjudas en individuell plan enligt 10. Planen ska innehålla beslutade och planerade insatser och ska upprättas i samråd med barnet/den unga eller vårdnadshavaren. De kan själva begära att en plan ska upprättas. Socialtjänsten ska arbeta för att insatserna i planen samordnas. Socialtjänsten och hälso- och sjukvården ska underrätta varandra om upprättade planer. Åtgärdsprogram Enligt Skollagen ska ett åtgärdsprogram utarbetas för en elev som ska ges särskilt stöd. Av programmet ska det framgå vilka behoven är, hur de ska tillgodoses och hur åtgärderna ska följas upp och utvärderas. Eleven och vårdnadshavare ska ges möjlighet att delta när åtgärdsprogrammet utarbetas. Generellt gäller i skolan att rektorn skyndsamt ska utreda behovet av särskilt stöd om det kan befaras att en elev inte kommer att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås och om eleven uppvisar andra svårigheter i sin skolsituation. Samråd ska i utredningsförfarandet ske med elevhälsan om det inte är uppenbart obehövligt. Elevhälsan ska omfatta medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser och det ska finnas tillgång till skolläkare, skolsköterska, psykolog, kurator och specialpedagogisk kompetens. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och elevernas utveckling mot målen ska stödjas. Rätt till delaktighet och information Barnet/den unga eller vårdnadshavaren ska, i princip, alltid ge sitt samtycke till att verksamheterna samarbetar. Medarbetarna i de olika verksamheterna ska underlätta barnets/den ungas och vårdnadshavarens möjlighet till delaktighet och självbestämmande. Medarbetarna har en viktig roll att informera och vid behov ge vägledning om möjliga alternativ. Flera lagar och föreskrifter stärker barnperspektivet och lyfter fram barnets rättigheter, se bilaga 1. Bestämmelser i HSL och i patientsäkerhetslagen ger hälso- och sjukvården skyldighet att särskilt beakta barnets behov av information, råd och stöd när en förälder har en psykisk sjukdom eller funktionsnedsättning, är allvarligt somatiskt sjuk eller missbrukar. Enligt SoL har barn och unga rätt att få relevant information under ett ärendes gång och att deras inställning så långt det är möjligt ska klarläggas. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS innehåller bestämmelser om barnets rätt att få information och att barnets inställning ska klarläggas så långt möjligt. 96 11

Enligt Skollagen ska barn och elever ges inflytande över utbildningen och eleven och vårdnadshavare ska fortlöpande informeras om elevens utveckling. Eleven och vårdnadshavaren ska även få möjlighet att delta då ett åtgärdsprogram utarbetas. Samverkan med fristående skolor Alla elever, oavsett om de går i kommunala eller fristående skolor, har rätt till stöd på samma villkor då alla skolor omfattas av samma lagstiftning. De fristående skolorna är egna huvudmän och omfattas inte automatiskt av regionens överenskommelser och rutiner. Regionen erbjuder de fristående skolorna att ingå i de överenskommelser och rutiner om samverkan som finns i Region Gotland. Samverkan vid placering utanför det egna hemmet Ansvarsfördelning Principer för insatser till barn och unga som är placerade utanför det egna hemmet skiljer sig inte från dem som gäller för barn och unga som bor i det egna hemmet. Vid placering utanför hemmet har socialtjänsten samordningsansvaret. Socialtjänsten avgör om den enskilde ska få insatser enligt socialtjänstlagen, lagen om vård av unga och/eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade och hälso- och sjukvården avgör om barnet/den unge ska erhålla hälso- och sjukvård. Varje verksamhetsområde ansvarar för utredning och bedömning inom sitt kompetensområde. Respektive förvaltning har, inom sina ansvarsområden, rätt att sluta avtal med annan part som på deras uppdrag tillhandahåller vissa stöd- eller behandlingsinsatser. För att barn och unga som placeras utanför det egna hemmet ska få en bra skolgång och tillgång till god hälsa och tandvård är det viktigt att samarbetet mellan socialtjänst, skola och hälso- och sjukvård inklusive tandvård fungerar på ett tydligt och rättssäkert sätt. De särskilda samverkansrutiner som finns för detta ska följas. Barnet/den unga Skola Socialtjänst Hälso- och sjukvård Placerad inom länet i Pedagogiska insatser Sociala insatser enligt Hälso- och familjehem, hem för och skolgång enligt socialtjänstlagen/lagen sjukvårdsinsatser, d v s vård och boende skollagen. om vård av unga. medicinsk vård avseende (HVB), förstärkt läkarinsats och familjehem medicinering, bedömning (frivillighet/tvång). av mun- och tandhälsa inkl. behandling samt psykiatrisk bedömning, utredning, behandling 12 97

och rådgivning/konsultation till personal. Placerad utanför länet i familjehem, hem för vård och boende (HVB), förstärkt familjehem, SIS-hem (frivillighet/tvång). Inskriven vid psykiatriska klinikens heldygnsvård (frivillighet/tvång). Pedagogiska insatser och skolgång enligt skollagen. Samverkan och planering kring utskrivning och permissioner. Ev. pågående pedagogiska insatser enligt skollagen avbryts inte. Sociala insatser enligt socialtjänstlagen/lagen om vård av unga. Samverkan och planering kring utskrivning och permissioner.. Ev. pågående sociala insatser, d v s vård enligt socialtjänstlagen/lagen om vård av unga avbryts inte. Hälso- och sjukvårdsinsatser, d v s medicinsk vård avseende läkarinsats och medicinering, bedömning av mun- och tandhälsa inkl. behandling samt psykiatrisk bedömning, utredning, behandling och rådgivning/konsultation till personal. Hälso- och sjukvården på Gotland tillhandahåller specialistvårdsremiss till specialiserad barntandvård samt till BUP på placeringsorten. Hälso- och sjukvårdsinsatser, d v s medicinsk vård avseende läkarinsats och medicinering, bedömning av mun- och tandhälsa inkl. behandling samt psykiatrisk bedömning, utredning och behandling. Tabell 3. Ansvarsfördelning i samband med placering utanför det egna hemmet. Kostnadsfördelning Principen för kostnadsfördelningen utgår från förvaltningarnas ansvar enligt gällande lagstiftning. Kostnadsfördelning sker mellan berörda förvaltningar i varje enskilt fall utifrån 98 13

ansvaret för insatserna och ska vara klarlagda och beslutade innan placering sker utanför hemmet. Ingen av parterna kan i efterhand kräva den andra på kostnadstäckning om inte detta ansvar klart framgår i genomförandeplanen. Vid akutplacering ska kostnadsfördelningen skyndsamt klarläggas efter beslut om placering. Den beslutande myndigheten kontaktar övriga aktörer som eventuellt har kostnadsansvar för del av placering och de är skyldiga att snarast delta i diskussion om kostnadsfördelning. Anmälningsskyldighet och sekretess Möjligheterna för samverkan mellan regionen och andra samhällsaktörer kring individer bygger, i princip alltid, på den enskildes eller vårdnadshavarnas samtycke enligt lagstiftning om sekretess, se bilaga 1. För ett fungerande samarbete är det viktigt att frågor om sekretess tydliggörs och verksamheterna ska verka för att sekretesslagen inte ska bli ett hinder för samverkan. Vårdnadshavarens samtycke krävs för att sekretessen ska kunna brytas, förutom i de fall som anges nedan. Socialtjänsten behöver på olika sätt få kännedom om barn som far illa eller riskerar att fara illa för att kunna fullgöra sin uppgift att ingripa till ett barns skydd. Socialtjänsten och hälsooch sjukvården har en strängare sekretess än förskolan och skolan. Vid anmälan från förskolan, skolan eller hälso- och sjukvården till socialtjänsten bryts sekretessen av anmälningsskyldigheten. Likaså har socialtjänsten rätt att få ta del av information av dem som är anmälningsskyldiga, enligt samma sekretessbrytande regel. 4. Verksamheter som ingår i överenskommelsen Verksamheterna nedan möter dagligen barn och unga och omfattas därför av BUSöverenskommelsen. De har en skyldighet att initiera samverkan då barnet/den unga är i behov av insatser från annan förvaltning. Åldern i målgrupperna för förvaltningarnas uppdrag varierar vilket ställer ytterligare krav på samverkan. Kontinuiteten i insatserna och uppföljningen ska särskilt beaktas vid övergången mellan olika verksamheter. Målgrupp Hälso- och Socialtjänst och sjukvård Skola Ofödda Mödrahälsovård Socialtjänst Kultur- och fritid 0-1 år Mödrahälsovård Barnhälsovård Socialtjänst Kultur- och fritids verksamhet 14 99

Barnmedicin Barn- och ungdomspsykiatri Habilitering 1 5 år Barnhälsovård Barnmedicin Barn- och ungdomspsykiatri Habilitering Tandvård Förskola Socialtjänst Kultur- och fritids verksamhet 6 18 år Primärvård Barnmedicin Barn- och ungdomspsykiatri Habilitering Ungdomsmottagning Tandvård Obligatorisk och frivillig skola och elevhälsa Socialtjänst Kultur- och fritids verksamhet Tabell 4. Verksamheter som ingår i BUS-överenskommelsen. Hälso- och sjukvården Mödrahälsovård Mödrahälsovård erbjuds i samband med graviditet. Målet är att främja medicinsk hälsa hos mor och barn samt psykosocial hälsa för familjen under graviditet och förlossning. Stöd ges för att främja ett ansvarstagande föräldraskap. Barnhälsovård Barnhälsovården erbjuds alla barn 0 6 år. BHV:s övergripande mål är att främja barnens hälsa, trygghet och utveckling genom att upptäcka och förebygga fysisk och psykisk ohälsa hos barn. Barnet följs genom regelbundna hälsokontroller och utvecklingsbedömningar och vaccinationer. Föräldrautbildning erbjuds alla förstagångsföräldrar och föräldrastödet är sen generellt och/eller riktat. Primärvård Primärvårdens hälso- och sjukvård uppdrag omfattar även barn och ungdomar i åldrarna 0 18 år. Primärvården möter, bedömer och behandlar barn och ungdomar med somatisk och 100 15

psykosomatisk problematik och vid behov remitterar man vidare. Psykisk ohälsa hänvisas eller remitteras till BUP (se nedan). Barn- och ungdomspsykiatri, BUP Barn- och ungdomspsykiatrins insatser riktar sig till barn och ungdomar i åldrarna 0 18 år med psykisk sjukdom och störning som utgör hinder för personlig växt och mognad, och till deras familjer. Barnets behov ska vara av sådan omfattning och intensitet att den kräver specialistresurser och att hjälpinsatser vid mödra- och barnhälsovård, barnomsorg, skola, socialtjänst, ungdomsmottagning och barnläkare i öppenvård inte är tillräckliga. Barn- och ungdomspsykiatrin på Region Gotland skall erbjuda både specialiserad vård och första linjens barnpsykiatri. Insatserna utgör sjukvårdsinsatser, utredningar och behandling av lindriga psykiska problem som ångest, sömnstörningar och lindriga depressioner. Första linjens barnpsykiatri på Gotland omfattar inte barnhälsovård, skolhälsovård och ungdomshälsa. Barnmedicin Barn- och ungdomsmedicinsk mottagning på Visby lasarett erbjuder vård inom medicinska specialiteter till barn och ungdomar 0-18 år, med kroniska sjukdomar eller funktionshinder samt tillfälligt sjuka barn som är yngre än 2 år. I stort sett alla kroniska tillstånd, undantag lindriga allergiska besvär, följs på barn- och ungdomsmottagningen. Habilitering Habiliteringen tar emot barn och ungdomar i åldrarna 0 18 år med omfattande och livslånga funktionsnedsättningar. Det kan exempelvis vara barn och ungdomar med utvecklingsstörning, autismspektrumstörning, rörelsehinder eller flerfunktionsnedsättningar. I habiliteringens uppdrag ingår att informera och utbilda om funktionsnedsättningen. Habiliteringen ger även stöd och konsultation till anhöriga och i viss mån till personal i förskola och skola. Habiliteringsinsatserna kan vara råd, stöd och behandling samt förskrivning och utprovning av hjälpmedel. De syftar till att förebygga och minska de svårigheter som funktionsnedsättningen kan medföra i det dagliga livet för barnet/den unga. Ungdomsmottagning Ungdomar t.o.m. 22 år kan vända sig till ungdomsmottagningen om de behöver råd, stöd eller någon att prata med i frågor som gäller psykosocial och sexuell hälsa. De kan testa sig för någon sexuellt överförbar infektion eller prata om sin sexualitet, preventivmedel eller relationer. 101 16

Tandvård Folktandvårdens barn- och ungdomstandvård omfattar barn och ungdomar i åldern 0-19 år. Klinikerna följer Folktandvårdens vårdprogram för "Barn- och ungdomstandvård" samt den handlingsplan som gäller vid Misstanke om barn som far illa. Socialtjänsten Socialtjänsten ansvarar för stöd och insatser för barn och unga enligt lagarna SoL, LSS samt tvångslagen LVU, Lagen om vård av unga. Insatserna behöver oftast samordnas med skolan och hälso- och sjukvården eftersom barnet/den unga inte kan tillgodogöra sig socialtjänstens insatser om han eller hon inte samtidigt får psykiatriska, medicinska, vårdande insatser och rehabiliterings eller habiliteringsinsatser. Förebyggande insatser Socialtjänsten ansvarar för ett förebyggande socialt arbete riktat direkt till barn, ungdomar och föräldrar. De erbjuder i varierande omfattning även service i form av råd och stöd som föräldrar kan ansöka om utan att en utredning behöver inledas. Insatser enligt SoL och LSS Socialtjänsten är skyldig att göra en utredning enligt 11 kapitlet 1 SoL när en enskild ansöker om en insats. Vid en anmälan enligt 14 kapitlet 1 SoL, bedömer socialtjäntsten först om en utredning ska inledas. Den grundläggande principen i SoL är frivillighet. SoL ger inte kommunen någon rätt att använda tvång. Socialtjänstens utredningar innebär att ur ett helhetsperspektiv kartlägga barnets/den ungas resurser och behov samt vårdnadshavarens möjligheter att tillgodose dessa. Utredningen ligger till grund för beslut om eventuella insatser. Insatser inom socialtjänsten för barnet/den ungas ska göras i samförstånd med barnet/den ungas och hans eller hennes vårdnadshavare enligt bestämmelserna i socialtjänstlagen. Insatser som kan erbjudas barnet/den ungas och dess familj anpassas efter barnets behov och ser ut på många olika sätt. En insats grundar sig på ett beslut enligt SoL och prövas mot behovet. Det innebär att en ansökan om en specifik insats kan avslås om behovet bedöms kunna tillgodoses på annat sätt. Öppenvårdsinsatser är psykosocialt förändringsarbete riktat till barnet/den ungas och dess familj. Dygnsvård kan bestå av placering i familjehem eller hem för vård och boende. 102 17

LSS är en rättighetslag som syftar till att den som har en funktionsnedsättning ska kunna leva sitt liv på samma villkor som alla andra. En insats enligt LSS förutsätter att den enskilde själv ansöker om den. För att bli beviljad en insats enligt LSS måste barnet/den unga tillhöra den personkrets som definieras i lagen och ha behov av insatsen. Beslut enligt SoL och LSS kan överklagas. Insatser enligt LVU Grunden för vård enligt LVU kan vara att den unge själv lever ett destruktivt liv med exempelvis missbruk eller kriminalitet, 3 upp till 21 år, eller att föräldrarna inte kan ge det stöd som den unge behöver för att få en bra uppväxt, 2 upp till 18 år. Förvaltningsrätten fattar beslut om omhändertagandet efter utredning och begäran från socialnämnden. Vård enligt LVU ska inledas utanför hemmet och innebär att socialnämnden tillfälligt övertar ansvaret för vården av barnet/den unga från vårdnadshavarna. Tvång regleras i LVU. Vård enligt LVU kan överklagas och nämnden ska kontinuerligt överväga om den fortfarande behövs. Strävan ska alltid vara att vården ska vara frivillig. Skolan Frivilliga och obligatoriska skolformer Förskola Förskolan ska lägga grunden för ett livslångt lärande och stimulera barns utveckling och lärande samt erbjuda en trygg omsorg. Verksamheten ska utgå från en helhetssyn på barnet och barnets behov och utformas så att omsorg, utveckling och lärande bildar en helhet. Förskolan ska vara ett stöd för familjerna i deras ansvar för barnens fostran, utveckling och växande. Förskolans uppgift innebär att i samarbete med föräldrarna verka för att varje barn får möjlighet att utvecklas efter sina förutsättningar. Enligt förskolans riktlinjer ska personalen uppmärksamma och hjälpa de barn som av olika skäl behöver stöd i sin utveckling. Grundskola/gymnasieskola/grundsärskola/gymnasiesärskola Skolans huvuduppdrag är kunskaps- och värdegrundsuppdraget och elevens rätt till utbildning gäller under hela skoltiden, även under behandlingssituationer eller i samhällets vård. I utbildningen ska hänsyn tas till elevernas olika behov. Skolan ska fortlöpande informera eleven och vårdnadshavaren om elevens utveckling. Rektorn har ansvar för att genomföra utbildningen enligt fastställda mål och tillgodose elevernas särskilda behov för att 18 103

nå kunskapsmålen. Till rektorns hjälp finns elevhälsan. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och hälsofrämjande. Elevhälsoarbetet i skolan ska skapa en miljö som främjar lärande utifrån varje elevs enskilda behov. Elevhälsans personal ska samverka med övrig skolpersonal kring miljön och andra frågor som skolan har att hantera. Samverkan ska, vid behov även ske med hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Enligt skollagen kan elever som bedöms inte kunna nå upp till grundskolans kunskapskrav, för att de har en utvecklingsstörning eller hjärnskada, tas emot i särskolan. Vårdnadshavaren ansöker om en plats i särskolan. Beslutet ska föregås av en utredning som omfattar en pedagogisk, psykologisk, medicinsk och social bedömning. Kultur och fritidsförvaltningen Kultur och fritid är en icke lagstadgad verksamhet så när på ett bibliotek. Verksamhetens målgrupp är alla medborgare, men politiken har gett uppdrag att prioritera barn och unga i våra verksamheter. Kultur och fritid arbetar främjande vilket betyder att det friska lyfts fram och utvecklas hos individen. Ungdomsavdelningen Ungdomsavdelningens verksamhet riktar sig till ungdomar i åldern 13-25 år och består av bland annat av Ungkulturhus, Ungdomsgårdar, Träffpunkter, Fältfritidsledare. Ungdomsavdelningen tillhandahåller mötesplatser eller möter ungdomar där de finns och huvuduppdraget är att främja ungas växande och utveckling. Fritid Fritidsavdelningen möjliggör aktiviteter genom att ge stöd åt föreningslivet på olika sätt. Det kan vara genom kontantstöd, hyressubventioner eller kunskapsmässigt stöd m.m. Även baden tillhör denna enhet. Baden arbetar mycket i samarbete med t ex skolan för att ge möjlighet för alla barn på Gotland att lära sig att simma. Bibliotek Biblioteken är idag mycket mer än en plats där man lånar böcker. Det är en mötesplats med ett mångfacetterat utbud. Här arbetar man med barn och unga, de allra minsta barnen i sagostunder och sedan åldersindelat efter barnets utveckling i syfte att vara en naturlig del i kunskapsinhämtningen för den unge. Kultur Kulturavdelningen ger stöd och råd till olika föreningar eller aktörer för produktioner riktade till barn och unga, ansökningar riktade till barn med speciella behov ser avdelningen särskilt 104 19

positivt till. I länsinstitutionernas (t ex länsmuseet, länsteatern, gotlandsmusiken) uppdrag ligger också att producera och förmedla barn- och ungdomskultur. 105 20

Bilaga 1 Lagstiftning och riktlinjer Samverkan på systemnivå Enligt Förvaltningslagen 6 ska varje myndighet lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska verksamheterna ha rutiner som tydliggör ansvaret för samarbete, hur samverkan ska bedrivas samt ansvaret för medarbetarnas kompetens och kompetensutveckling. De har en särskild skyldighet att samverka i frågor som rör barn som far illa, eller riskerar att fara illa, vilket regleras i lagstiftningen för förskola, skola (29 kap 13 Skolagen ( 2010:800), socialtjänst (5 kapitlet 1 a SoL 2001:453) och hälso- och sjukvård (2f, 2g HSL 1982:763 och 6 kapitlet 5 PSL 2010:659). Samarbete på individnivå HSL, SoL, LSS, LPT och LVU innehåller krav på individuella planer för att tydliggöra huvudmännens gemensamma ansvar för personer med behov från både hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Lagparagraferna i HSL 2f och SoL 2 kapitlet 7 lyder: När den enskilde har behov av insatser från både socialtjänsten och från hälso- och sjukvården ska kommunen tillsammans med hälso- och sjukvården upprätta en individuell plan. Bestämmelserna om individuell plan är inte avgränsad i åldersgrupper eller begränsad till personer med omfattande behov, utan gäller alla människor, både vuxna och barn med behov av vård och insatser från både socialtjänst och hälso- och sjukvård. För mer information läs bland annat Gemensamma överenskommelser om samarbete och gemensam individuell planering mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten, cirkulär 09:66 SKL. Exempel på Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) som innehåller krav på individuell plan: SOSFS 2005:27 Samverkan vid in och utskrivning av patienter i slutenvård SOSFS 2007:10 Samordning av insatser för habilitering och rehabilitering SOSFS 2008:18 Psykiatrisk tvångsvård och rättspsykiatrisk vård SOSFS 2008:20 Ändringar i föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2007:10) om samordning av insatser för habilitering och rehabilitering SOSFS 2009:6 Bedömningen om en hälso- och sjukvårdsåtgärd kan utföras som egenvård. Enligt Skollagen 29 kapitlet 13 ska huvudmannen för verksamhet som avses i lagen och den som är anställd i sådan verksamhet, på socialnämndens initiativ i frågor som rör barn som 106 21

far illa eller riskerar att fara illa samverka med samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. Informationsskyldighet Bestämmelser i hälso- och sjukvårdslagen och patientsäkerhetslagen ger skyldigheter att särskilt beakta barnets behov av information, råd och stöd. I socialtjänstlagen står att när en åtgärd rör ett barn skall barnet få relevant information och hans eller hennes inställning ska, så långt det är möjligt, klarläggas. Skollagen innehåller bestämmelser om att barn och elever ska ges inflytande över utbildningen och att eleven och vårdnadshavare fortlöpande ska informeras om elevens utveckling. Hälso- och sjukvårdslagen, HSL (1982:763) HSL reglerar åtgärder för att medicinskt förebygga, utreda och behandla sjukdomar och skador. Enligt 2 i HSL är målet för hälso- och sjukvården en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Vården ska ges med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans värdighet. Den som har det största behovet av hälso- och sjukvård ska ges företräde till vården. Vården ska så långt det är möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten. Hälso- och sjukvårdslagen är en ramlag, inte en rättighetslag. Det innebär bland annat att det inte går att överklaga om man till exempel inte får den läkare eller den utredning/behandling man vill ha. Socialtjänstlagen, SoL (2001:453) Socialnämnden ska enligt 5 kapitlet 1 SoL verka för att barn och unga växer upp under trygga och goda förhållanden och i nära samarbete med hemmen främja en allsidig personlighetsutveckling och en gynnsam fysisk och social utveckling hos barn och unga. Där står även att socialnämnden, i frågor som rör barn som far illa eller riskerar att fara illa, ska samverka med andra samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. Vidare står i 5 kapitlet 7 att socialnämnden ska verka för att människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring får möjlighet att delta i samhällets gemenskap och att leva som andra. Här avses också barn och ungdomar med funktionsnedsättning. I 3 kapitlet 5 står att insatserna ska utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne och vid behov i samverkan med andra samhällsorgan och med organisationer och föreningar. Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS (1993:387) LSS är en rättighetslag som ska garantera personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar goda levnadsvillkor och att de får och kan påverka den hjälp och service de behöver i det dagliga livet. Socialtjänsten ska fortlöpande följa upp vilka som omfattas av LSS och vilka deras behov av stöd och service är. Enligt 6 ska verksamheterna vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och 107 22

myndigheter. Enligt 10 ska kommunen erbjuda den enskilde en individuell plan i samband med beviljande av LSS-insatser och enligt 15 ska kommunen samverka med organisationer som företräder människor med funktionsnedsättningar. Skollagen (2010:800) Skolans ansvar regleras i skollagen. Alla barn och elever ska ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling för att de utifrån sina egna förutsättningar ska kunna utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål. I skollagen 3 kapitlet 8,9 står att om det på något sätt framkommer att en elev inte kommer att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås, ska detta anmälas till rektorn. Rektorn ska se till att elevens behov av särskilt stöd skyndsamt utreds. Behovet av särskilt stöd ska även utredas om eleven uppvisar andra svårigheter i sin skolsituation. Samråd ska ske med elevhälsan, om det inte är uppenbart obehövligt. Vidare står att ett åtgärdsprogram ska utarbetas för en elev som ska ges särskilt stöd. Eleven och elevens vårdnadshavare ska ges möjlighet att delta när ett åtgärdsprogram utarbetas. Elevhälsan är en del av skolan och omfattar medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och ha en hälsofrämjande inriktning i ambition att motverka ohälsa, enligt 2 kapitlet 25 skollagen. Föräldrabalken (1949:381) Vårdnadshavares ansvar regleras bland annat i föräldrabalken, 1 : Barn har rätt till omvårdnad, trygghet och en god fostran. Vidare står att den som har vårdnaden om ett barn har ansvar för barnets personliga förhållanden och skall se till att barnets behov blir tillgodosedda, 6 kapitlet 2. Huvudmännen ansvarar för att ha kontakt med och ge vårdnadshavare information om barnets behov och utveckling Lagen om psykiatrisk tvångsvård, LPT (1991:1128) LPT innehåller de centrala bestämmelserna om psykiatrisk tvångsvård i Sverige. En huvudregel i svensk sjukvård är att ingen ska vårdas mot sin vilja eller behandlas utan samtycke. I vissa fall kan dock undantag göras från detta. Kriterier för tvångsvård enligt LPT är allvarlig psykisk störning, oundgängligt behov av psykiatrisk dygnetruntvård samt att patienten motsätter sig vård. Tvångsåtgärder inom vården regleras bland annat av LPT och LVU. Lagen om vård av unga, LVU (1990:52) Den som är under 18 år ska beredas vård enligt LVU om det kan antas att behövlig vård inte kan ges den unge med samtycke av vårdnadshavaren och, när den unge har fyllt 15 år, av honom eller henne själv. Vård kan beslutas om det på grund av fysisk eller psykisk misshandel, otillbörligt utnyttjande, brister i omsorgen eller något annat förhållande i 108 23

hemmet finns en påtaglig risk för att den unges hälsa eller utveckling skadas. Vård ska också beslutas om den unge utsätter sin hälsa eller utveckling för en påtaglig risk att skadas genom missbruk av beroendeframkallande medel, brottslig verksamhet eller något annat socialt nedbrytande beteende. Lag om verkställighet av sluten ungdomsvård, LSU (1998:603, 1998:641) Sluten ungdomsvård är en påföljd för brott för unga lagöverträdare som alternativ till fängelse. Denna form av påföljd har funnits från och med 1 januari 1999 och regleras i Lag om verkställighet av sluten ungdomsvård. Straffet verkställs på ett särskilt ungdomshem som drivs av Statens institutionsstyrelse (SIS). Straffet är tidsbestämt och kan vara mellan 14 dagar och upp till 4 år. Till skillnad från fängelsedömda kan inte den som blivit dömd till sluten ungdomsvård bli frigiven efter att två tredjedelar av strafftiden avtjänats. Patientsäkerhetslagen, PSL (2010:659) Patientsäkerhetslagen syftar till att främja hög patientsäkerhet inom hälso- och sjukvården. Lagen reglerar hälso- och sjukvårdpersonalens skyldigheter. Enligt 6 kapitlet 1 ska hälso- och sjukvårdspersonalen utforma sitt arbete i överensstämmelse med vetenskap och beprövad erfarenhet och vården ska så långt som möjligt utformas i samråd med patienten. I frågor som rör barn som far illa eller riskerar att fara illa ska hälso- och sjukvårdspersonal enligt 6 kapitlet 5 samverka med samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. Offentlighets- och sekretesslagen, OSL (2009:400) Lagen innehåller bestämmelser om myndigheters handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Den innehåller också bestämmelser om tystnadsplikt och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Lagen gäller för många personalgrupper i Sverige, bland annat personal inom hälso- och sjukvård och kommun. Personuppgiftslagen, PUL (1998:204) Lagen trädde i kraft 1998 och har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Personuppgiftslagen bygger på gemensamma regler som har beslutats inom EU, det så kallade dataskyddsdirektivet. Övriga EU länder har alltså liknande skyddslagar vilket underlättar flödet av information inom unionen. I personuppgiftslagen finns regler för hur personuppgifter får behandlas. Företag, myndigheter, föreningar och andra kan utse personuppgiftsombud som självständigt kontrollerar att personuppgifter behandlas korrekt inom verksamheten. 109 24

Unga Vuxna 18 25 år Region Gotlands överenskommelse om samverkan kring Unga Vuxna 18 25 år med behov av särskilt stöd 1 110

Inledning Region Gotlands styrkort Enligt koncernstyrkortet för Region Gotland 2011-2015 skall regionen för gotlänningarna ansvara för hälso- och sjukvård, utbildning, kultur, social och ekonomisk välfärd samt erbjuda god offentlig service med tillgänglighet, valfrihet och kvalitet som kännetecken. Därtill skall man svara för en rättsäker myndighetsutövning som inger förtroende och ansvara för hållbar regional utveckling som baseras på resurseffektivitet. Samverkan för den unges skull Unga vuxna i behov av särskilt stöd är inte någon enhetlig grupp. Det kan vara unga vuxna som är asylsökande eller unga som har funktionsnedsättning, kroniska sjukdom eller psykisk ohälsa eller unga som är i riskzonen för att utveckla psykisk ohälsa eller psykisk sjukdom. Enighet om att samverkan behövs En del unga vuxna i behov av särskilt stöd bor kvar i sina familjer medan andra har flyttat till eget boende. Många av dem har kontakter med olika verksamheter inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården och en del går fortfarande kvar i skolan. För att den unge vuxne ska få ett samlat stöd från samhället krävs att de olika stödinsatserna är planerade och samordnade och det finns också ett antal lagbestämmelser för att möjliggöra detta. Överenskommelsen ger struktur för samverkan Region Gotlands överenskommelse om samverkan för unga vuxna 18 25 år i behov av särskilt stöd syftar till att tydliggöra ansvaret och att beskriva gemensamma utgångspunkter och samverkansstrukturer för att unga personer ska få det stöd och de insatser de behöver och har rätt till. Överenskommelsen riktar sig till alla nivåer i de berörda förvaltningarna, Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF, Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen (GVF), Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF), Kultur- och fritidsförvaltningen (KFF) och Socialförvaltningen (SOF) i Region Gotland. Förvaltningarna är skyldiga att samverka Att tillgodose en ung vuxen persons behov av särskilt stöd innebär utöver de personliga vinsterna för den unge även på sikt en samhällsekonomisk vinst. Stödet kan möjliggöra en god allmän utveckling och det kan också ge den unge en möjlighet att aktivt delta i samhällslivet och själv bidra till sin försörjning. 111 2

Varje förvaltning är här skyldig att följa lagstiftningen och att samverka så att ingen ung vuxen person blir utan det stöd som den har rätt till. Marica Gardell socialdirektör Jan-Åke Björklund Tf hälso- och sjukvårdsdirektör Ann-Chatrin Norrevik skoldirektör Jan Holmquist utbildningschef Maria Modig förvaltningsdirektör 3 112

1. Gemensam överenskommelse Denna överenskommelse gäller samverkan mellan förvaltningar i Region Gotland kring unga vuxna 18 25 år i behov av särskilt stöd. Förvaltningarna är överens om att: skapa förutsättningar för samordnade insatser till unga vuxna i behov av särskilt stöd vid behov upprätta en samordnad individuell plan och i den tydliggöra uppföljningsansvaret erbjuda de fristående skolorna att ingå i de överenskommelser och rutiner om samverkan som finns inom Region Gotland. Utgår från lagar och föreskrifter Överenskommelsen utgår från lagar, författningar och föreskrifter. Lagstiftningen anger respektive förvaltnings ansvar. En förteckning över relevanta lagar finns i bilaga 1. I de fall då lagar och föreskrifter inte ger tydlig vägledning om ansvarsgränser ska frågan lösas genom samverkan och överenskommelser mellan förvaltningarna och verksamheterna. Klargör skyldigheter Överenskommelsen uttrycker och klargör att nämnderna och deras verksamheter har skyldighet att tillgodose att unga vuxna i behov av särskilt stöd får de insatser de behöver och har rätt till. Beskriver strukturer för samverkan Överenskommelsen beskriver gemensamma övergripande utgångspunkter och samverkan för att unga vuxna i behov av särskilt stöd ska få de insatser de behöver och har rätt till. Överenskommelsen ska stödja samordningen av insatser och ligga till grund för samarbetsrutiner. Riktar sig till ledning och medarbetare Överenskommelsen ska vara ett stöd till ledning och medarbetare inom förvaltningar och verksamheter i Region Gotland. Verksamhets- och förvaltningsledningen har ansvar för att gemensamt utforma riktlinjer och arbetsmodeller så att insatserna harmonierar med varandra i enlighet med denna och andra regionala överenskommelser. Giltighetstid Överenskommelsen börjar gälla när regionfullmäktige/regionstyrelse beslutat om den och gäller tills vidare. Överenskommelsen revideras årligen. 113 4

Målgrupp Överenskommelsen omfattar unga vuxna 18 25 år med behov av särskilt stöd. Unga vuxna med psykisk ohälsas eller sjukdom samt unga vuxna som finns i riskzonen för att utveckla psykisk ohälsa eller sjukdom ska särskilt beaktas. 2. Gemensamma utgångspunkter Alla berörda förvaltningar har ett gemensamt ansvar för att uppmärksamma unga vuxna i behov av särskilt stöd. Förvaltningarna i överenskommelsen är överens om att allt arbete kring den unga vuxna ska utgå från följande perspektiv: Helhetssyn och samarbete Alla unga vuxna har rätt att få sina behov av insatser från skola, socialtjänst och hälso- och sjukvård utredda och tillgodosedda. Den unga vuxnas behov ska ses i ett sammanhang där fysisk och psykisk hälsa, relationer, skolsituation, hemsituation samt fritid ömsesidigt påverkar varandra. Insatserna ska utformas utifrån en helhetsbedömning. En ung vuxens intresse ska aldrig åsidosättas på grund av att skilda förvaltningar har olika verksamhets- och kostnadsansvar. Unga vuxna ska ha inflytande Unga vuxna ska vara delaktiga i och ha inflytande över de beslut som rör dem. Deras erfarenheter, kunskaper och önskemål ska tas tillvara i valet av vård och insatser. Tidiga insatser viktiga Tidiga insatser kan ha avgörande betydelse för en ung persons fortsatta liv. Förvaltningarna har ansvar, var för sig och gemensamt att tidigt uppmärksamma unga vuxna i behov av särskilt stöd. Chefer och ledning ansvarar för att medarbetarna som kommer i kontakt med unga vuxna i behov av särskilt stöd ska veta var det finns information och rådgivning och till vilka verksamheter de kan hänvisa vidare. Respektive huvudman ansvarar för att besluta om och genomföra insatser inom den egna verksamheten. Evidensbaserade insatser Insatserna ska ges i enlighet med evidensbaserad praktik där förvaltningarna medvetet och systematiskt använder sig av flera kunskapskällor. Valet av insatser ska baseras på bästa tillgängliga kunskap, den unges erfarenheter och den professionelles expertis. Verksamheterna ska arbeta för att den professionella erfarenheten och yrkeskunskapen tas 5 114

tillvara och utvecklas. En framgångsfaktor för samarbete är gemensam kompetensutveckling. Även brukar- och intresseföreningarnas kunskaper och erfarenheter är viktiga för verksamheternas utveckling. Insatser på olika nivåer Den grundläggande utgångspunkten för insatser till unga vuxna som behöver särskilt stöd är att de i första hand ska få dessa tillgodosedda genom insatser i sin vardagsmiljö. Exempel på denna så kallade hälsofrämjande nivå, som i stort sett alla unga kommer i kontakt med, är skolan, kulturoch fritidsverksamhet, tandvård samt ungdomsmottagning. Det är viktigt att varje verksamhet i sin organisation har tillgång till de resurser/kompetenser som krävs för att klara av att utreda ungas behov. När den hälsofrämjande nivåns kompetens/resurser inte är tillräckliga och de har behov av konsultation ska andra nivåer kontaktas. Brister på en nivå motiverar inte insatser på en annan nivå. Specialistverksamheterna ska komplettera de övriga verksamheterna med konsultation och ansvarar för bedömning och utredning som kräver särskilda kunskaper, diagnostik och behandling. Det är viktigt att rätt prioritering sker av vilka unga vuxna som ska få insatser från specialistnivån. Specialistnivån behövs för en liten andel av alla unga. Kultur och Utbildning Socialtjänst Hälso- och sjukvård fritid Hälsofrämjande och förebyggande Kultur- och fritids verksamhet Gymnasium Särgymnasium Folkhögskola Individ- och familjeomsorgens förebyggande Ungdomsmottagningen Mödrahälsovård Tandvård Komvux verksamhet ungdomsgrupp Gymnasiets /särgymnasiets elevhälsa Kvalificerat stöd (hälsooch sjukvårdens första linje) Elevhälsa Specialpedagog Särskilt riktade utbildningar vid folkhögskolan och särskilt stöd i Komvux läs- och skrivverkstad. Gymnasieskolornas samordnings- Alkohol- och drogrådgivningen Stöd- och försörjning Familjerådgivning Ungdomsmottagning Gynekologisk mottagning Primärvård 115 6

grupp och Ungdomskrafts uppsökande verksamhet. Specialist Individ- och familjeomsorg Omsorg om personer med funktionsnedsättning Specialiserad hälso- och sjukvård och tandvård t ex vuxenhabilitering vuxenpsykiatri Tabell 1. Översikt över tre nivåer av insatser hälsofrämjande och förbyggande, kvalificerat stöd (hälso- och sjukvårdens första linje) samt specialistnivå. 3. Strukturer och ansvar för samverkan Enligt Socialstyrelsens föreskrifter Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) ska verksamheter inom hälso- och sjukvården, socialtjänsten och verksamheter som bedrivs enligt LSS ha rutiner som tydliggör ansvaret för samarbete, hur samverkan ska bedrivas samt ansvaret för medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet. Skollagen (2010:800) kapitel 4 innehåller bestämmelser om systematiskt kvalitetsarbete, inflytande och samråd inom skolan. En fungerande samverkan bygger på en tydlig ansvarsfördelning mellan förvaltningarna, god kunskap om varandras uppdrag, en jämlik relation och tydliga rutiner. Det behövs mötesplatser där socialtjänst, hälso- och sjukvård, skola och andra aktörer tillsammans kan diskutera och besluta om de aktuella målgrupperna och deras behov. Sådana platser behöver finnas på olika nivåer och med olika yrkesgrupper. Det är viktigt att dessa mötesplatser och strukturer för samverkan inkluderar aktörer i såväl offentlig som enskild regi. Samverkan på regional nivå Regional politisk samverkan Regionstyrelsen, med särskilt uppdrag till representanter från Barn- och utbildningsnämnden, BUN, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, GVN, Hälso- och sjukvårdsnämnden, HSN, Kultur- och fritidsnämnden KFN, och Socialnämnden, SON, har bland annat i uppdrag att ta initiativ till att förbättra samverkan kring barn och unga. Regionstyrelsen ska även identifiera gemensamma utvecklingsområden och skapa gemensamma målbilder. 116 7

Samarbete kring den unga vuxna Särskild samverkan Den unga vuxnas behov ska kartläggas utifrån ett helhetsperspektiv. När den unga vuxna behöver stöd ska, vid behov, övriga aktörer identifieras och involveras för att samordna insatserna. Såväl hälso- och sjukvårdslagen (HSL), Socialtjänstlagen (SoL) som Skollagen innehåller bestämmelser om dokumentation. Samordnad individuell plan En samordnad individuell plan (SIP) är, enligt Socialstyrelsens termbank, en vård- och omsorgsplan som beskriver insatser och åtgärder som den enskilde behöver från både hälsooch sjukvård och socialtjänst. En SIP kan upprättas enligt SoL, LSS eller HSL, enligt nedan. Individuell plan enligt SoL och HSL I SoL och HSL finns bestämmelser om att socialtjänst och hälso- och sjukvård tillsammans ska upprätta en individuell plan när någon behöver insatser från båda huvudmännen. Behovet av en individuell plan uppmärksammas av socialtjänstens och/eller hälso- och sjukvårdens verksamheter och den andre huvudmannen är då skyldig att delta i upprättandet av planen. Planen ska upprättas tillsammans med den unga vuxna som också måste samtycka till att en individuell plan upprättas. Personalen ska därför stödja och motivera den unga för att få till stånd en individuell plan då det anses nödvändigt. Den unga kan själv också ta initiativ till att en plan upprättas. Arbetet med den individuella planen ska påbörjas utan dröjsmål. I inledningen av arbetet ska de aktörer som behövs i samverkan kring den unga vuxna identifieras. Närstående ska ges möjlighet att delta i arbetet med planen, om det är lämpligt och den unga inte motsätter sig det. Av planen ska det framgå 1. vilka insatser som behövs, 2. vilka insatser respektive huvudman ska svara för, 3. vilka åtgärder som vidtas av någon annan än kommunen eller landstinget, och 4. vem av huvudmännen som ska ha det övergripande ansvaret för planen. Individuell plan enligt LSS Den som har en insats enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS ska erbjudas en individuell plan enligt 10. Planen ska innehålla beslutade och planerade insatser och ska upprättas i samråd med den unga vuxna som själv kan begära att en plan ska 117 8

upprättas. Socialtjänsten ska arbeta för att insatserna i planen samordnas. Socialtjänsten och hälso- och sjukvården ska underrätta varandra om upprättade planer. Åtgärdsprogram Enligt Skollagen ska ett åtgärdsprogram utarbetas för en elev som ska ges särskilt stöd. Av programmet ska det framgå vilka behoven är, hur de ska tillgodoses och hur åtgärderna ska följas upp och utvärderas. Eleven ska ges möjlighet att delta när åtgärdsprogrammet utarbetas. Generellt gäller i skolan att rektorn skyndsamt ska utreda behovet av särskilt stöd om det kan befaras att en elev inte kommer att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås och om eleven uppvisar andra svårigheter i sin skolsituation. Samråd ska i utredningsförfarandet ske med elevhälsan om det inte är uppenbart obehövligt. Elevhälsan ska omfatta medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser och det ska finnas tillgång till skolläkare, skolsköterska, psykolog, kurator och specialpedagogisk kompetens. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och elevernas utveckling mot målen ska stödjas. Rätt till delaktighet och information Den unga ska alltid ge sitt samtycke till att verksamheterna samarbetar. Medarbetarna i de olika verksamheterna ska underlätta den ungas möjlighet till delaktighet och självbestämmande. Medarbetarna har en viktig roll att informera och vid behov ge vägledning om möjliga alternativ. Samverkan med fristående skolor Alla elever, oavsett om de går i kommunala eller fristående skolor, har rätt till stöd på samma villkor då alla skolor omfattas av samma lagstiftning. De fristående skolorna är egna huvudmän och omfattas inte automatiskt av regionens överenskommelser och rutiner. Regionen erbjuder de fristående skolorna att ingå i de överenskommelser och rutiner om samverkan som finns i Region Gotland. Samverkan vid placering i familjehem eller HVB hem Ansvarsfördelning Principer för insatser till unga som är placerade utanför det egna hemmet skiljer sig inte från dem som gäller för unga som bor i det egna hemmet. Vid placering utanför hemmet har socialtjänsten samordningsansvaret. Socialtjänsten avgör om den enskilde ska få insatser enligt socialtjänstlagen, lagen om vård av unga och/eller lagen om stöd och service till vissa 118 9

funktionshindrade och hälso- och sjukvården avgör om den unge ska erhålla hälso- och sjukvård. Varje verksamhetsområde ansvarar för utredning och bedömning inom sitt kompetensområde. Respektive förvaltning har, inom sina ansvarsområden, rätt att sluta avtal med annan part som på deras uppdrag tillhandahåller vissa stöd- eller behandlingsinsatser. För att unga som placeras utanför det egna hemmet ska få en bra skolgång och tillgång till god hälsa och tandvård är det viktigt att samarbetet mellan socialtjänst, skola och hälso- och sjukvård inklusive tandvård fungerar på ett tydligt och rättssäkert sätt. De särskilda samverkansrutiner som finns för detta ska följas. Den unga Skola Socialtjänst Hälso- och sjukvård Placerad inom länet Pedagogiska insatser och Sociala insatser enligt Hälso- och i familjehem, hem skolgång enligt skollagen. socialtjänstlagen/lagen sjukvårdsinsatser, d v s för vård och boende Studiegång enligt om vård av unga. medicinsk vård avseende (HVB), förstärkt folkhögskoleförordningen läkarinsats och familjehem kan också erbjudas. medicinering, (frivillighet/tvång). bedömning av mun- och tandhälsa inkl. behandling samt psykiatrisk bedömning, utredning, behandling och rådgivning/konsultation till personal. Placerad utanför Pedagogiska insatser och Sociala insatser enligt Hälso- och länet i familjehem, skolgång enligt skollagen. socialtjänstlagen/lagen sjukvårdsinsatser, d v s hem för vård och Studiegång enligt om vård av unga. medicinsk vård avseende boende (HVB), folkhögskoleförordningen läkarinsats och förstärkt kan också erbjudas. medicinering, familjehem, SIS- bedömning av mun- och hem tandhälsa inkl. (frivillighet/tvång). behandling samt psykiatrisk bedömning, utredning, behandling och rådgivning/konsultation till personal. Hälso- och sjukvården på Gotland tillhandahåller specialistvårdsremiss till specialiserad tandvård 10 119

och sjukvård på placeringsorten. Inskriven vid psykiatriska klinikens heldygnsvård (frivillighet/tvång). Samverkan och planering kring utskrivning och permissioner. Ev. pågående pedagogiska insatser enligt skollagen eller folkhögskoleförordningen avbryts inte. Samverkan och planering kring utskrivning och permissioner.. Ev. pågående sociala insatser, d v s vård enligt socialtjänstlagen/lagen om vård av unga avbryts inte. Hälso- och sjukvårdsinsatser, d v s medicinsk vård avseende läkarinsats och medicinering, bedömning av mun- och tandhälsa inkl. behandling samt psykiatrisk bedömning, utredning och behandling. Tabell 3. Ansvarsfördelning i samband med placering utanför det egna hemmet. Kostnadsfördelning Principen för kostnadsfördelningen utgår från förvaltningarnas ansvar enligt gällande lagstiftning. Kostnadsfördelning sker mellan berörda förvaltningar i varje enskilt fall utifrån ansvaret för insatserna och ska vara klarlagda och beslutade innan placering sker utanför hemmet. Ingen av parterna kan i efterhand kräva den andra på kostnadstäckning om inte detta ansvar klart framgår i genomförandeplanen. Vid akutplacering ska kostnadsfördelningen skyndsamt klarläggas efter beslut om placering. Den beslutande myndigheten kontaktar övriga aktörer som eventuellt har kostnadsansvar för del av placering och de är skyldiga att snarast delta i diskussion om kostnadsfördelning. Sekretess Möjligheterna för samverkan mellan regionen och andra samhällsaktörer kring individer bygger på den enskildes samtycke enligt lagstiftning om sekretess, se bilaga 1. För ett fungerande samarbete är det viktigt att frågor om sekretess tydliggörs och att verksamheterna verkar för att sekretess inte blir ett hinder för samverkan. 11 120

4. Verksamheter som ingår i överenskommelsen Verksamheter som möter unga vuxna omfattas av överenskommelsen. De har en skyldighet att initiera samverkan då den unga vuxna är i behov av insatser från annan förvaltning. Åldern i målgruppen varierar för förvaltningarnas uppdrag vilket ställer ytterligare krav på samverkan. Kontinuiteten i insatserna och uppföljningen ska särskilt beaktas vid övergången mellan olika verksamheter. Hälso- och sjukvården Eftersom unga vuxna med psykisk ohälsa riskerar att tidigt i livet hamna i utanförskap är det särskilt viktigt att uppmärksamma denna grupp, och så snart som möjligt motivera till och erbjuda adekvata insatser. Primärvård Inom Region Gotland har primärvården huvudansvaret för första linjens vård och behandling till personer från och med 18 år med psykisk ohälsa, psykiska funktionsnedsättningar eller psykisk sjukdom som inte kräver specialistsjukvård. Primärvården är således den instans som andra kliniker och verksamheter i första hand ska remittera och hänvisa personer med psykisk ohälsa till. Psykiatriska kliniken Vid mer allvarliga och komplicerade tillstånd, där första linjens vård har visat sig otillräcklig, ansvarar psykiatrin för kvalificerad utredning och behandling( Ansvarsfördelning vid psykisk ohälsa http://insidan.gotland.se/53083). Vid behov av psykiatrisk specialistvård är det företrädesvis primärvården som ansvarar för att remittering sker. Eftersom psykiska sjukdomar kan variera över tid kan behovet av vård växla vilket innebär att personer ibland kan få sina vårdbehov tillgodosedda inom primärvården, ibland inom specialistpsykiatrin. Habilitering Habiliteringen tar emot personer i alla åldrar med omfattande och livslånga funktionsnedsättningar. Det kan exempelvis vara personer med utvecklingsstörning, autismspektrumstörning, rörelsehinder eller flerfunktionsnedsättningar. I habiliteringens uppdrag ingår att informera och utbilda om funktionsnedsättningen. Habiliteringen ger även stöd och konsultation till anhöriga. Habiliteringsinsatserna kan vara råd, stöd och behandling samt förskrivning och utprovning av hjälpmedel. De syftar till att förebygga och minska de svårigheter som funktionsnedsättningen kan medföra i det dagliga livet. 121 12

Ungdomsmottagning Unga personer t.o.m. 22 år kan vända sig till ungdomsmottagningen om de behöver råd, stöd eller någon att prata med i frågor som gäller psykosocial och sexuell hälsa. De kan testa sig för någon sexuellt överförbar infektion eller prata om sin sexualitet, preventivmedel eller relationer. Tandvård Folktandvårdens barn- och ungdomstandvård omfattar ungdomar t o m 19 år. Klinikerna följer Folktandvårdens vårdprogram för "Barn- och ungdomstandvård" samt den handlingsplan som gäller vid Misstanke om barn som far illa. Tandvård ges också till personer från 20 år och uppåt med stora behov av tandvård på grund av långvarig sjukdom eller funktionsnedsättning utifrån fastställda diagnoser. Socialtjänsten Socialtjänsten ansvarar för stöd och insatser till unga enligt lagarna SoL, LSS samt tvångslagarna Lagen om vård av unga och (LVU) och Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Insatserna behöver oftast samordnas med hälso- och sjukvården och skolan. Förebyggande insatser Socialtjänsten ansvarar för ett förebyggande socialt arbete riktat direkt till unga vuxna t o m 21 år. Genom uppsökande verksamhet i ungdomsmiljöer och att ge råd och stöd till unga arbetar man med att förebygga kriminalitet och missbruk. Insatser enligt SoL och LSS Socialtjänsten är skyldig att göra en utredning enligt 11 kapitlet 1 SoL när en enskild ansöker om en insats. Vid en anmälan enligt 14 kapitlet 1 SoL, bedömer socialtjäntsten först om en utredning ska inledas. Den grundläggande principen i SoL är frivillighet. SoL ger inte socialtjänsten någon rätt att använda tvång. Socialtjänstens utredningar innebär att ur ett helhetsperspektiv kartlägga den ungas resurser och behov. Utredningen ligger till grund för beslut om eventuella insatser och dessa ska utformas i samförstånd med den unga. En insats grundar sig på ett beslut enligt SoL och prövas mot behovet. Det innebär att en ansökan om en specifik insats kan avslås om behovet bedöms kunna tillgodoses på annat sätt. Öppenvårdsinsatser kan erbjudas utan föregående utredning och beslut om insats och är i form av psykosocialt förändringsarbete riktat till den unga. 122 13

LSS är en rättighetslag som syftar till att den som har en funktionsnedsättning ska kunna leva sitt liv på samma villkor som alla andra. En insats enligt LSS förutsätter att den enskilde själv ansöker om den. För att bli beviljad en insats enligt LSS måste den unga tillhöra den personkrets som definieras i lagen och ha behov av insatsen. Beslut enligt SoL och LSS kan överklagas. Insatser enligt LVU och LVM Grunden för vård enligt LVU kan vara att den unge själv lever ett destruktivt liv med exempelvis missbruk eller kriminalitet, lagen gäller upp till 21 år. Förvaltningsrätten fattar beslut om omhändertagandet efter utredning och begäran från socialnämnden. Vård enligt LVU ska inledas utanför hemmet och innebär att socialnämnden tillfälligt övertar ansvaret för vården av den unga. Tvång regleras i LVU och LVM. Vård enligt dessa lagar kan överklagas och nämnden ska kontinuerligt överväga om tvångsvården fortfarande behövs. Strävan ska alltid vara att vården ska vara frivillig. Gymnasie- och vuxenutbildning Gymnasieskola Gymnasieskolan är en frivillig skolform för elever mellan 16 och 20 år som fullföljt grundskolan. Syftet med utbildningen enligt skollagen är att lägga en god grund för yrkesverksamhet, fortsatta studier samt för personlig utveckling och deltagande i samhällslivet. Huvudmannens uppdrag är också att arbeta för att fler studerande når de nationella målen. Gymnasieskolan är öppen för elever med olika förutsättningar. Obehöriga elever erbjuds fem olika introduktionsprogram som ska leda till behörighet på ett nationellt gymnasieprogram, men också förbereda för till exempel yrkeslivet. Varje elev inom gymnasieskolan ska ha en individuell studieplan. Den nya skollagen säger att det ska finnas en elevhälsa med såväl medicinsk som psykologisk, psykosocial och specialpedagogisk kompetens. Elever inom gymnasieskolan har rätt till stöd för att nå kunskapskraven för betyget E inom respektive kurs. Rektor har det samlade ansvaret för hela den pedagogiska situationen kring eleven och att stödbehovet utreds och åtgärder sätts in. Elevens behov ska vara avgörande för insatserna. Skolan har dock inte ett rehabiliteringsansvar för elever. Anpassningar av innehållet i utbildningen på ett gymnasieprogram kan göras för en elev om det finns särskilda skäl. Likaså finns vissa möjligheter att besluta att utbildningen får fördelas på längre tid än tre läsår. Det är 123 14

kommunen/huvudmannen som beslutar om detta. Gymnasieförordningen ger också gymnasieskolan möjlighet att inrätta specialklasser, i de fall det finns skäl till detta. Informations- och uppföljningsansvaret för unga utanför studier och arbete Region Gotland, genom GVF, är enligt skollagen ytterst ansvarig för att hålla sig informerad om hur ungdomar i åldern 16 till 20 år och som inte går i, eller har gått ut, gymnasieskolan är sysselsatta dvs de som ramlat ur utbildningssystemet. Regleringen kallas för det kommunala informationsansvaret. Region Gotland har valt att arbeta med uppföljningsansvaret i projektform, genom projektet Ungdomskraft som delvis finansieras genom Europeiska socialfonden (EFS). Syftet med Ungdomskraft är att på olika sätt engagera, motivera och stötta sysslolösa ungdomar utan fullständiga gymnasiebetyg att förändra sin situation, göra en framtidsplan och att motverka utanförskap. Målsättningen är att en permanent verksamhet ska vara införd vid projekttidens slut år 2014. Arbetsmarknadspolitiska insatser för ungdomar Arbetsförmedlingen (AF) har slutit ett avtal med Region Gotland kring ett antal olika arbetsmarknadsinsatser för dem som har svårast att komma in på arbetsmarknaden eller tillbaka till den. Därför inrättas från och med den 1 januari 2014 en särskild arbetsmarknadsenhet vid GVF. Bland annat ska denna ha hand om studie- och yrkesvägledning, bedömning av arbetsförmågan, praktikplatser och arbetsträning. Målet är att stärka arbetslösa gotlänningars möjligheter till att bli självförsörjande. Gymnasiesärskola Utbildningen i gymnasiesärskolan är till för ungdomar vars skolplikt har upphört och som inte bedöms ha förutsättningar att nå upp till gymnasieskolans kunskapskrav därför att de har en utvecklingsstörning. Ett beslut om mottagande i gymnasiesärskolan ska alltid föregås av en utredning som omfattar en pedagogisk, psykologisk, medicinsk och social bedömning. Samråd med barnets vårdnadshavare ska ske när utredningen genomförs. De ungdomar som tillhör målgruppen för gymnasiesärskolan har rätt att bli mottagna i gymnasiesärskola om utbildningen påbörjas före utgången av det första kalenderhalvåret det år de fyller 20 år. Lag (2012:109). Gymnasiesärskolan ska ge elever med utvecklingsstörning en för dem anpassad utbildning som ska ge en god grund för yrkesverksamhet och fortsatta studier samt för personlig utveckling och ett aktivt deltagande i samhällslivet. Den fyraåriga utbildningen i gymnasiesärskolan ska i huvudsak bygga på de kunskaper som eleverna har fått i grundsärskolan eller i motsvarande utbildning. 124 15

Det finns nio yrkesinriktade nationella program. Det finns också individuella program för elever som behöver en utbildning som är anpassad för de egna förutsättningarna. Komvux Den kommunala vuxenutbildningen vänder sig i huvudsak till vuxna över 20 år. På Komvux kan man komplettera en tidigare utbildning, läsa in en behörighet för högre studier, höja kompetensen inom ett nuvarande yrke eller skaffa sig utbildning på ett nytt yrkesområde. Det statliga uppdraget för Komvux är detsamma som för grund- och gymnasieskolan beträffande grundläggande- och gymnasiala utbildningar (se ovan). Här kan unga vuxna som inte klarat gymnasieskolan få en andra chans till utbildning. Utgångspunkten för utbildningen ska vara den enskildes behov och förutsättningar. Skollagens bestämmelser om elevers rätt till särskilt stöd gäller inte på samma sätt i vuxenutbildningen. Det finns heller ingen rätt till särskilt stöd för att nå de lägsta kunskapskraven i vuxenutbildningen till skillnad från andra skolformer. Utgångspunkten är att en individuell studieplan och bra studievägledning ska göra att studerande väljer en utbildning som de klarar av. Folkhögskolan Folkhögskolan är en studieform för vuxna, med en nedre åldersgräns på 18 år för de allmänna kurserna. Folkhögskolorna finansieras genom statsbidrag och landstingsbidrag. De studerande får studiestöd genom CSN. Folkhögskolorna har olika typer av kurser: allmänna kurser, profilkurser, yrkesutbildningar och distanskurser. Varje folkhögskola bestämmer självständigt över vilka kurser man anordnar och vilken profil man har på sin skola. De allmänna kurserna är behörighetsgivande, ger normalt företräde för sökande med kort tidigare skolutbildning och är ett alternativ till gymnasieskolan eller Komvux på olika nivåer. Under den så kallade folkhögskolesatsningen, år 2010 2014, erbjuds arbetslösa ungdomar mellan 16 24 år utan grundläggande högskolebehörighet eller gymnasieexamen studiemotiverande kurser i samarbete med Arbetsförmedlingen. På Gotlands folkhögskola har kursen Enter en kurs på den allmänna linjen getts, riktad speciellt till unga med Aspergers syndrom. Samtalet och den studerandes aktiva deltagande i gruppen är utmärkande för folkhögskolan som skolform. Man arbetar med mer eller mindre sammanhållna studiegrupper, studerar ofta ämnesövergripande i projektform och man utgår från de studerandes behov, förkunskaper och erfarenheter. Det ger stora möjligheter för kursdeltagarna att påverka studiernas inriktning och innehåll. Folkhögskolorna är inte bundna till centralt fastställda 125 16

läroplaner utan istället arbetar man efter egna verksamhetsplaner. Genom överenskommelse med Universitets- och högskolerådet kan allmän kurs ge behörighet till högre studier. Särskild utbildning för vuxna Vuxna med utvecklingsstörning eller förvärvad hjärnskada har rätt att delta i särskild utbildning för vuxna från och med andra kalenderhalvåret det år han eller hon fyller 20 år. Eleven ska sakna sådana kunskaper som utbildningen syftar till att ge, och ha förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. Särskild utbildning för vuxna är en skolform som omfattar grundläggande och gymnasial nivå. Utbildningen på den grundläggande nivån ska motsvara den som ges i grundsärskolan eller träningsskolan. På gymnasial nivå ska utbildningen motsvara den som ges på gymnasiesärskolans nationella program. Inom särskild utbildning för vuxna kan det finnas såväl nationella kurser som orienteringskurser. Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur och fritid är en icke lagstadgad verksamhet så när på ett bibliotek. Verksamhetens målgrupp är alla medborgare, men politiken har gett uppdrag att prioritera barn och unga i våra verksamheter. Kultur och fritid arbetar främjande vilket betyder att det friska lyfts fram och utvecklas hos individen. Ungdomsavdelningen Ungdomsavdelningens verksamhet riktar sig till ungdomar i åldern 13-25 år och består av bland annat av Ungkulturhus, Ungdomsgårdar, Träffpunkter, Fältfritidsledare. Ungdomsavdelningen tillhandahåller mötesplatser eller möter ungdomar där de finns och huvuduppdraget är att främja ungas växande och utveckling. Fritid Fritidsavdelningen möjliggör aktiviteter genom att ge stöd åt föreningslivet på olika sätt. Det kan vara genom kontantstöd, hyressubventioner eller kunskapsmässigt stöd m.m. Även baden tillhör denna enhet. Baden arbetar mycket i samarbete med t ex skolan för att ge möjlighet för alla barn och unga på Gotland att lära sig att simma. 126 17

Bibliotek Biblioteken är idag mycket mer än en plats där man lånar böcker. Det är en mötesplats med ett mångfacetterat utbud. Här arbetar man med unga med syfte att vara en naturlig del i kunskapsinhämtningen för den unge. I nära samarbete med folkbiblioteket finns också Patientforum på Visby lasarett, där den unga vuxna kan få hjälp med att ta fram kunskapsbaserat material inom området sjukdomar och hälsa. Kultur Kulturavdelningen ger stöd och råd till olika föreningar eller aktörer för produktioner riktade till unga vuxna, ansökningar riktade till unga med speciella behov ser avdelningen särskilt positivt till. I länsinstitutionernas (t ex länsmuseet, länsteatern, gotlandsmusiken) uppdrag ligger också att producera och förmedla ungdomskultur. 127 18

Bilaga 1 Lagstiftning och riktlinjer Samverkan på systemnivå Enligt Förvaltningslagen 6 ska varje myndighet lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska verksamheterna ha rutiner som tydliggör ansvaret för samarbete, hur samverkan ska bedrivas samt ansvaret för medarbetarnas kompetens och kompetensutveckling. De har en särskild skyldighet att samverka i frågor som rör barn som far illa, eller riskerar att fara illa, vilket regleras i lagstiftningen för förskola, skola (29 kap 13 Skolagen ( 2010:800), socialtjänst (5 kapitlet 1 a SoL 2001:453) och hälso- och sjukvård (2f, 2g HSL 1982:763 och 6 kapitlet 5 PSL 2010:659). Samarbete på individnivå HSL, SoL, LSS, LPT och LVU innehåller krav på individuella planer för att tydliggöra huvudmännens gemensamma ansvar för personer med behov från både hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Lagparagraferna i HSL 2f och SoL 2 kapitlet 7 lyder: När den enskilde har behov av insatser från både socialtjänsten och från hälso- och sjukvården ska kommunen tillsammans med hälso- och sjukvården upprätta en individuell plan. Bestämmelserna om individuell plan är inte avgränsad i åldersgrupper eller begränsad till personer med omfattande behov, utan gäller alla människor, både vuxna och barn med behov av vård och insatser från både socialtjänst och hälso- och sjukvård. För mer information läs bland annat Gemensamma överenskommelser om samarbete och gemensam individuell planering mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten, cirkulär 09:66 SKL. Exempel på Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) som innehåller krav på individuell plan: SOSFS 2005:27 Samverkan vid in och utskrivning av patienter i slutenvård SOSFS 2007:10 Samordning av insatser för habilitering och rehabilitering SOSFS 2008:18 Psykiatrisk tvångsvård och rättspsykiatrisk vård SOSFS 2008:20 Ändringar i föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2007:10) om samordning av insatser för habilitering och rehabilitering SOSFS 2009:6 Bedömningen om en hälso- och sjukvårdsåtgärd kan utföras som egenvård. Enligt Skollagen 29 kapitlet 13 ska huvudmannen för verksamhet som avses i lagen och den som är anställd i sådan verksamhet, på socialnämndens initiativ i frågor som rör barn som 128 19

far illa eller riskerar att fara illa samverka med samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. Informationsskyldighet Bestämmelser i hälso- och sjukvårdslagen (HSL 2a och 2b), tandvårdslag 3 och patientsäkerhetslagen ger skyldigheter att särskilt beakta barnets behov av individuellt anpassad information, råd och stöd. I socialtjänstlagen står att när en åtgärd rör ett barn skall barnet få relevant information och hans eller hennes inställning ska, så långt det är möjligt, klarläggas. Skollagen innehåller bestämmelser om att barn och elever ska ges inflytande över utbildningen och att eleven och vårdnadshavare fortlöpande ska informeras om elevens utveckling. Hälso- och sjukvårdslagen, HSL (1982:763) HSL reglerar åtgärder för att medicinskt förebygga, utreda och behandla sjukdomar och skador. Enligt 2 i HSL är målet för hälso- och sjukvården en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Vården ska ges med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans värdighet. Den som har det största behovet av hälso- och sjukvård ska ges företräde till vården. Vården ska så långt det är möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten. Hälso- och sjukvårdslagen är en ramlag, inte en rättighetslag. Det innebär bland annat att det inte går att överklaga om man till exempel inte får den läkare eller den utredning/behandling man vill ha. Socialtjänstlagen, SoL (2001:453) Socialnämnden ska enligt 5 kapitlet 1 SoL verka för att barn och unga växer upp under trygga och goda förhållanden och i nära samarbete med hemmen främja en allsidig personlighetsutveckling och en gynnsam fysisk och social utveckling hos barn och unga. Där står även att socialnämnden, i frågor som rör barn som far illa eller riskerar att fara illa, ska samverka med andra samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. Vidare står i 5 kapitlet 7 att socialnämnden ska verka för att människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring får möjlighet att delta i samhällets gemenskap och att leva som andra. Här avses också barn och ungdomar med funktionsnedsättning. I 3 kapitlet 5 står att insatserna ska utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne och vid behov i samverkan med andra samhällsorgan och med organisationer och föreningar. Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS (1993:387) LSS är en rättighetslag som ska garantera personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar goda levnadsvillkor och att de får och kan påverka den hjälp och service de behöver i det dagliga livet. Socialtjänsten ska fortlöpande följa upp vilka som omfattas av LSS och vilka deras behov av stöd och service är. Enligt 6 ska verksamheterna 129 20

vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter. Enligt 10 ska kommunen erbjuda den enskilde en individuell plan i samband med beviljande av LSS-insatser och enligt 15 ska kommunen samverka med organisationer som företräder människor med funktionsnedsättningar. Skollagen (2010:800) Skolans ansvar regleras i skollagen. (Det som särskilt gäller gymnasieskolan regleras i kapitel 15 17 och bestämmelser elevstöd i 3 kapitlet 7-12 de senare omfattar inte kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna och utbildning i svenska för invandrare.) Skollagen säger att alla elever ska ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling för att de utifrån sina egna förutsättningar ska kunna utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål. Om det på något sätt framkommer att en elev inte kommer att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås, ska detta anmälas till rektorn. Rektorn ska se till att elevens behov av särskilt stöd skyndsamt utreds. Behovet av särskilt stöd ska även utredas om eleven uppvisar andra svårigheter i sin skolsituation. Samråd ska ske med elevhälsan, om det inte är uppenbart obehövligt. Vidare står att ett åtgärdsprogram ska utarbetas för en elev som ska ges särskilt stöd. Eleven och elevens vårdnadshavare ska ges möjlighet att delta när ett åtgärdsprogram utarbetas. Elevhälsan är en del av skolan och omfattar medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och ha en hälsofrämjande inriktning i ambition att motverka ohälsa, enligt 2 kapitlet 25 skollagen. Det ska också finnas tillgång till personal med sådan kompetens att elevernas behov av specialpedagogiska insatser kan tillgodoses (omfattar inte vuxenutbildningen). Enligt skollagen är det hemkommunen som har det yttersta ansvaret för de ungdomar som är under 20 år och som har fullgjort sin skolplikt men inte studerar inom gymnasieskolan eller motsvarande utbildning och inte heller har fullföljt en sådan utbildning. Hemkommunen är skyldig att löpande hålla sig informerad om dessa ungdomar i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder (29 kapitlet 9 ). 130 21

Gymnasieförordningen (2010:2039) Gymnasieförordningen innehåller bestämmelser om gymnasieskolan och gymnasiesärskolan som konkretiserar skollagens reglering mer i detalj. 9 kapitlet beskriver bestämmelser kring stödåtgärder. Bland annat rätten för elever att gå om en kurs, rätten till individuellt anpassat program, rätten att befrias från undervisning i en eller flera kurser eller gymnasiearbetet (reducerat program), rätten att få utbildningen fördelad på längre tid än tre läsår, rätten att inrätta specialklasser och rätten till studiehandledning på sitt modersmål. Förordningen om vuxenutbildning (2011:1108) Förordningen innehåller detaljerade bestämmelser om vuxenutbildningen. I denna står bland annat att rektor ansvarar för att en individuell studieplan upprättas för varje elev i samverkan med eleven och i nära anslutning till antagningen. Den individuella studieplanen ska vid behov revideras. Eleven ska i samband med utarbetandet också erbjudas studie- och yrkesvägledning. Förordning om statsbidrag till folkbildningen (1991:977) Förordningen beskriver syftet med och villkoren för att bedriva folkbildning. Några särskilda krav på särskilt elevstöd finns inte. Syftet med folkbildningen är: stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, bidra till att göra det möjligt för människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället, och bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet. Lagen om psykiatrisk tvångsvård, LPT (1991:1128) LPT innehåller de centrala bestämmelserna om psykiatrisk tvångsvård i Sverige. En huvudregel i svensk sjukvård är att ingen ska vårdas mot sin vilja eller behandlas utan samtycke. I vissa fall kan dock undantag göras från detta. Kriterier för tvångsvård enligt LPT är allvarlig psykisk störning, oundgängligt behov av psykiatrisk dygnetruntvård samt att patienten motsätter sig vård. Tvångsåtgärder inom vården regleras bland annat av LPT och LVU. Lagen om vård av unga, LVU (1990:52) Den som är under 18 år ska beredas vård enligt LVU om det kan antas att behövlig vård inte kan ges den unge med samtycke av vårdnadshavaren och, när den unge har fyllt 15 år, av honom eller henne själv. Vård kan beslutas om det på grund av fysisk eller psykisk misshandel, otillbörligt utnyttjande, brister i omsorgen eller något annat förhållande i hemmet finns en påtaglig risk för att den unges hälsa eller utveckling skadas. Vård ska också 131 22

beslutas om den unge utsätter sin hälsa eller utveckling för en påtaglig risk att skadas genom missbruk av beroendeframkallande medel, brottslig verksamhet eller något annat socialt nedbrytande beteende. Lag om verkställighet av sluten ungdomsvård, LSU (1998:603, 1998:641) Sluten ungdomsvård är en påföljd för brott för unga lagöverträdare som alternativ till fängelse. Denna form av påföljd har funnits från och med 1 januari 1999 och regleras i Lag om verkställighet av sluten ungdomsvård. Straffet verkställs på ett särskilt ungdomshem som drivs av Statens institutionsstyrelse (SIS). Straffet är tidsbestämt och kan vara mellan 14 dagar och upp till 4 år. Till skillnad från fängelsedömda kan inte den som blivit dömd till sluten ungdomsvård bli frigiven efter att två tredjedelar av strafftiden avtjänats. Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) Enligt Lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) kan en missbrukare under särskilda omständigheter beredas vård oberoende av eget samtycke. LVM reglerar den tvångsvård inom socialtjänsten som utövas vid statliga LVM-hem och är ett komplement till socialtjänstlagen. Tvångsvården ska syfta till att genom lämpliga insatser motivera den enskilde att frivilligt medverka till fortsatt behandling och ta emot stöd för att komma ifrån sitt missbruk Patientsäkerhetslagen, PSL (2010:659) Patientsäkerhetslagen syftar till att främja hög patientsäkerhet inom hälso- och sjukvården. Lagen reglerar hälso- och sjukvårdpersonalens skyldigheter. Enligt 6 kapitlet 1 ska hälso- och sjukvårdspersonalen utforma sitt arbete i överensstämmelse med vetenskap och beprövad erfarenhet och vården ska så långt som möjligt utformas i samråd med patienten. I frågor som rör barn som far illa eller riskerar att fara illa ska hälso- och sjukvårdspersonal enligt 6 kapitlet 5 samverka med samhällsorgan, organisationer och andra som berörs. Offentlighets- och sekretesslagen, OSL (2009:400) Lagen innehåller bestämmelser om myndigheters handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Den innehåller också bestämmelser om tystnadsplikt och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Lagen gäller för många personalgrupper i Sverige, bland annat personal inom hälso- och sjukvård och kommun. Personuppgiftslagen, PUL (1998:204) Lagen trädde i kraft 1998 och har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Personuppgiftslagen bygger på gemensamma regler som har beslutats inom EU, det så kallade dataskyddsdirektivet. Övriga EU länder har alltså liknande skyddslagar vilket underlättar flödet av information inom unionen. I personuppgiftslagen finns regler för hur personuppgifter får behandlas. Företag, 132 23

myndigheter, föreningar och andra kan utse personuppgiftsombud som självständigt kontrollerar att personuppgifter behandlas korrekt inom verksamheten. 24 133

Ledningskontoret Lotten von Heijne Ritva Norrby Ärendenr RS 2013/132 1 (2) Handlingstyp Tjänsteskrivelse, följebrev Datum 2013-06-28 Samtliga nämnder Översyn av Region Gotlands fastighetsförvaltning Internremiss av förslag till policy och riktlinjer för fastighetsförvaltning. Synpunkter ska vara ledningskontoret tillhanda senast 2013-10-04. Bakgrund Region Gotland har tillgångar i form av mark, byggnader och tekniska anläggningar till ett värde av 2,8 mdkr varav 1.7 mdkr är värdet på verksamhetsfastigheter som t ex skolor, fastigheter för äldreboende, omsorg och administration. Regionens fastighetsförvaltning inklusive fastighetsservice omsätter årligen omkring 500 mkr varav över 100 mkr avser kostnader för hyrda lokaler. 2011-09-12 fattade regionfullmäktige ett beslut att se över fastighetsverksamheten med särkilt syfte att stärka styrningen. Samtidigt beslutades att en tidigare antagen inriktning om fördelning av ansvar för lokaler skulle genomföras. Den innebar att bostäder ska finnas i AB Gotlands Hem, kommersiella lokaler i Gotlands Industrihus AB (GIHAB) och förvaltningslokaler i Teknisk produktion. 2012-01-24 påbörjades projektet Översyn av Region Gotlands fastighetsförvaltning under ledning av regiondirektör Bo Dahllöf, från och med november 2012, tf regiondirektör Per Lindskog, Projektet syftade till att stärka styrningen och förtydliga roller förbättra service och tillgänglighet öka effektivitet skapa beredskap för förändringar av regionens ägande av fastigheter Projektet har bestått av tre delprojekt: Delprojekt 1- Strategisk styrning av regionens gemensamma lokaler och fastigheter samt strategi för Region Gotlands fastighetsinnehav och riktlinjer för ägande, inhyrning och uthyrning av fastigheter Delprojektledare Per- Erik Edlund, LK Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress 621 81 Visby Telefon 0498-26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Webbplats www.gotland.se 150 Org nr 212000-0803

Förvaltning Region Gotland Ärendenr KS 2013/349 2 (2) Delprojekt 2- Plan för överförande av kommersiella lokaler Delprojektledare Sofia Wollmann, GNEAB Delprojekt 3- Effektivisering av Region Gotlands fastighetsförvaltning Bertil Klintbom/Lena Köhn, Teknikförvaltningen 2013-05-28 fattade regionstyrelsen beslut om att: inte överföra Regionens kommersiella lokaler till GNEAB (delprojekt 2) anta nyckeltal som med syftet att kunna följa Regionens fastighetsförvaltning utifrån perspektiven koncernnytta, kundnytta, säkring av byggnadsbeståndets realvärde och kostnadseffektivitet (delprojekt 3) skicka ledningskontorets förslag till policy och riktlinjer för styrning av Region Gotlands hantering av lokaler och fastigheter på remiss till samtliga nämnder (delprojekt 1) Med anledning av den sista punkten skickas härmed policy och riktlinjer för fastighetsförvaltning på remiss till samtliga nämnder. Synpunkter ska vara ledningskontoret tillhanda senast 2013-10-04. Ange RS 2013/132. Ledningskontoret Per Lindskog Regiondirektör 151

Ledningskontoret Per-Eric Edlund Ärendenr 1 (5) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum 29 januari 2013 Policy FASTIGHETSFÖRVALTNING Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339-8328 Plusgiro 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se 152

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Policy 2 (5) Policy för fastighetsförvaltning Tillsammans med Riktlinjer för fastighetsförvaltning inom Region Gotland ger detta dokument en heltäckande beskrivning över de styrprinciper som ska gälla för fastighetsförvaltning inom Region Gotland. De regionala bolagen utgår från särskilda ägardirektiv. Index I. ÖVERGRIPANDE PRINCIPER... 2 II. STRATEGISKA MÅL OCH FRAMGÅNGSFAKTORER... 3 III. FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ROLLER... 3 IV. UPPFÖLJNING... 5 I. ÖVERGRIPANDE PRINCIPER Den övergripande styrningen av Region Gotlands fastighetsförvaltning sker från tre perspektiv. Kopplat till strategiska framgångsfaktorer återfinns dessa i avsnitt IV Uppföljning. Övergripande principer: Koncernnytta. Kundnytta Realvärdesäkrat byggnadsbestånd KONCERNNYTTA innebär att regionen/koncernens intresse sätts högre än enskild förvaltnings eller bolags intresse. Lokalutnyttjandet ska ske resurseffektivt. KUNDNYTTA innebär att verksamhetslokaler ska vara ändamålsenliga för kundens behov och erbjudas till lägsta möjliga kostnad. BYGGNADSBESTÅNDETS REALVÄRDE ska säkras genom genomtänkt förvaltning. 153

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Policy 3 (5) II. STRATEGISKA MÅL OCH FRAMGÅNGSFAKTORER Region Gotlands fastighetsförvaltning ska bidra till positiv och hållbar samhällsutveckling. MÅL: Region Gotlands lokalbestånd ska vara: Energi- och miljödeklarerat. Dimensionerat och utformat efter verksamheternas behov. Effektivt använt och välskött. FRAMGÅNGSFAKTORER: 1. Regionen ska genom en bra och effektiv lokalförsörjningsprocess ständigt söka kostnadseffektiva lokallösningar samt optimera nyttjandegraden av lokalerna. (Koncernnytta) 2. Fastigheter, lokaler och byggnader som på lång sikt inte behövs eller bedöms inte vara av strategisk betydelse avyttras. (Koncernnytta) 3. Energiförbrukningen i regionens verksamhetslokaler ska minska årligen. (Kundnytta, realvärdesäkrat byggnadsbestånd) 4. Andelen nöjda hyresgäster i verksamhetslokaler ägs och förvaltas av Region Gotland ska öka. (Kundnytta) III. FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ROLLER Ansvars- och uppdragsfördelning för politik och förvaltning. REGIONSTYRELSEN OCH LEDNINGSKONTORET Utarbeta och utveckla riktlinjer och principer för styrning. Fastställa principer för långsiktig lokalförsörjningsplan, inklusive strategisk inriktning. Försäljning och inköp av fastigheter (gäller bebyggda fastigheter, oftast på så kallad kvartersmark 1 ) Finansiering Övergripande redovisnings- och internhyresprinciper. Fastställa nyckeltal för uppföljning. Anta standardiseringsprinciper (programteknisk standard) 1 Med kvartersmark menas all mark inom ett planområde som inte ska utgöra allmän plats eller vattenområde. I en detaljplan ska det framgå vilken användning som är tillåten inom all kvartersmark (källa Boverket) 154

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Policy 4 (5) TEKNISKA NÄMNDEN OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Fastighetsavdelningen är en gemensam resurs för Region Gotlands verksamheter beträffande anpassning, utveckling och underhåll av fastigheter/lokaler. Fastighetsavdelningen är en del teknikförvaltningen, med tekniska nämnden som politisk nämnd. Fastighetsavdelningen Verka utifrån de övergripande principerna I samråd med förvaltningschef effektuera uppdrag från ledningskontoret utifrån regionstyrelsens och ledningskontorets ansvar. Stödja resurshushållning rörande fastigheter/lokaler. Aktivt verka för effektivt lokalutnyttjande och fastighetsförvaltning. Aktivt verka för att regionens innehav av lokaler, egna eller inhyrda, överensstämmer med verksamhetens/kundens behov. Aktuellt fastighetsregister. Uppföljning. LOKALFÖRSÖRJNINGSGRUPPEN På regionövergripande nivå organiseras lokalförsörjningsarbetet, på lång och kort sikt, av regionens försörjningschef och fastighetsavdelningens chef. I den centralt tillsatta lokalförsörjningsgruppen ingår därutöver representanter från regionens olika förvaltningar (lokalsamordnare). Lokalförsörjningsgruppen: Se koncernens lokalfrågor som strategisk helhet och dess ekonomi på kort och lång sikt Diskutera frågor, regelverk, och rutiner av principiell betydelse, i syfte att åstadkomma och säkerställa en effektiv lokalhantering Fungera som beredningsgrupp vid framtagande av den regionövergripande lokalförsörjningsplanen (LFP) Svara för fortlöpande samplanering över verksamhetsgränserna Säkerställa tillgången till lokaler för regional verksamhet och se till att dessa utnyttjas effektivt. Föreslå investeringar, uppsägning/avveckling av lokaler och liknande. Bevaka planärenden samt påtala lokalbehov som kan lösas inom aktuell detaljplan. Notera att uppdraget för Lokalförsörjningsgruppen kan ändras i samband med den pågående översynen av regionens strategiska nätverk. 155

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Policy 5 (5) IV. UPPFÖLJNING Kopplat till Region Gotlands styrkort. Ärende Ledningskontoret fastställer i samverkan med fastighetsavdelning nyckeltal för regionens fastighetsförvaltning. Nyckeltalen ska dels utgöra grunden för jämförelse med motsvarande verksamhet inom såväl regioner som landsting och dels påvisa eventuella trender som föranleder att åtgärder ska vidtas. Redovisning ska ske vid årsbokslut. Större avvikelser ska kommenteras. Framgångsfaktor Lokalbeståndet (kvm) (BRA) Totalt 1 varav egna lokaler varav inhyrda lokaler Vakansgrad (procent) Av totala lokalbestånd 1 & 2 varav egna lokaler varav inhyrda lokaler Planerat underhåll (kr/kvm) 1 Löpande underhåll (kr/kvm) 1 Mediaförbrukning: el, värme och vatten (förbrukning per kvm) 3 Fastighetsskötsel (kr/kvm) 1 Lokalkostnaderna för all inhyrning (förhållande till totala kostnader) 1 Förhyrningsytor per nyttjare (exempel: kvm/barn för skola och barnomsorg). Kundenkät (teknikförvaltningens kunder). 4 Framgångsfaktorer (I kort sammanfattning från punkt II Strategiska mål) 1 & 2 1. Kostnadseffektiv och nyttjandeoptimerad lokalförsörjningsprocess. (Koncernnytta) 2. Avyttring av fastigheter, lokaler och byggnader som inte behövs bedöms vara av strategisk betydelse. (Koncernnytta) 3. Minskad energiförbrukningen (Kundnytta, realvärdesäkrat byggnadsbestånd) 4. Ökad andelen nöjda hyresgäster. (Kundnytta) 156

Ledningskontoret Per-Eric Edlund Ärendenr 1 (16) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum 29 januari 2013 Riktlinjer FASTIGHETSFÖRVALTNING Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339-8328 Plusgiro 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se 157

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 2 (16) Riktlinjer för fastighetsförvaltning Tillsammans med Policy för fastighetsförvaltning inom Region Gotland ger dessa riktlinjer en heltäckande beskrivning över de styrprinciper som ska gälla för fastighetsförvaltning inom Region Gotland. Sammanfattning: Region Gotland ska koncentrera sitt ägande och förvaltande dels till de lokaler och byggnader som används för regional verksamhet med ett långsiktigt behov. Dels till de fastigheter som bedöms vara av strategisk betydelse. Målsättningen är att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler för de primära verksamheterna, såsom skola, barnomsorg, äldreomsorg och sjukvård, till lägsta möjliga kostnad. Verksamheternas behov av ändamålsenliga och kvalitetsmässiga bra lokaler till långsiktigt lägsta möjliga kostnader ska tillgodoses. Investeringar ska tydligt kopplas till och motiveras utifrån verksamhetens behov. I första hand ska de egna verksamheterna bedrivas i regionens lokaler. Energi och miljö En god inomhusmiljö är viktig för alla. Många gotlänningar vistas en stor del av dygnet i regionens lokaler. De som ansvarar för underhåll och fastighetsskötsel ska bland annat ha god kunskap om ventilations- och värmesystem samt hur de ska kontrolleras och justeras för bästa effektivitet. I samband med renoveringar samt ny- och ombyggnationer ska målsättningen vara energi- och resurssnålt och med låg livscykelkostnad. Så långt möjligt ska ny teknik och ett effektivt energiutnyttjande eftersträvas Hyressättning För hyressättning hänvisas till gällande regelverk. Vid uthyrning av lokaler och byggnader till regionala verksamheter och föreningar ska internhyror enligt självkostnadsprincipen tillämpas. För uthyrning till andra externt juridiska personer ska hyra med affärsmässiga villkor gälla. För bostadsuthyrning ska bruksvärdesprincipen gälla. Strategier För att uppnå ovanstående ska Region Gotland eftersträva balans mellan tillgång och efterfrågan på lokaler. En regionövergripande strategisk lokalförsörjningsplan ska finnas på kort och lång sikt. Den ska revideras och ligga till grund för beslut och ekonomiska ramar i samband med den årliga budgetberedningen. Regionstyrelsen beslutar om förvärv och försäljning av fastigheter. Vid upplåtelse eller förhyrning företräds Region Gotland av teknikförvaltningen. Värdesäkring och koncernnytta Fastighetsförvaltningen ska genomföras så att byggnadsbeståndet realvärde säkerställs och med utgångspunkt från koncernnyttan. Det regionala fastighetsbeståndet utgör en viktig förutsättning för verksamheternas bedrivande. Det är också en betydande ekonomisk tillgång som ska förvaltas optimalt. 158

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 3 (16) INDEX SAMMANFATTNING:... 2 1. TILLÄMPNING AV FASTIGHETSSTRATEGISKA RIKTLINJER... 4 1.1 ÄGA ELLER HYRA... 4 Ägande... 4 Äga alternativt hyra... 4 Hyra... 5 Hyresrätter... 5 1.2 TILLGÅNG OCH INVESTERINGAR... 5 1.3 TILLGÅNG OCH EFTERFRÅGAN... 6 1.4 FASTIGHETSINVESTERINGAR... 6 1.5 INOMHUSMILJÖ... 7 1.6 MILJÖPLAN... 7 1.7 VERKSAMHET I EGEN REGI... 7 1.9 UTHYRNING... 8 1.10 FÖRSÄKRINGAR... 9 2. TEKNIKFÖRVALTNINGENS UPPDRAG... 9 3. AB GOTLANDSHEM, GOTLANDS NÄRINGSLIV OCH ETABLERINGSSERVICE AB... 10 4. STRATEGISK FASTIGHETSPLAN... 11 4.1 LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN... 11 4.2 INVESTERINGSPLAN FÖR FASTIGHETER... 11 4.3 PLAN FÖR PERIODISKT UNDERHÅLL... 11 5. STRATEGISK LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN: BEREDNING AV INVESTERINGAR I FASTIGHETER OCH LOKALER... 12 6. FÖRSÄLJNING OCH KÖP AV FASTIGHET... 12 7. FÖRHYRNING OCH UTHYRNING AV LOKALER... 13 8. HYRESSÄTTNINGSPRINCIPER... 13 9. HANTERING AV LOKALHYRA VID OM- OCH NYBYGGNATIONER... 13 10. REGELVERK VID TVINGANDE FLYTT... 14 10.1 REGLERING AV KOSTNADER FÖR AVFLYTTANDE HYRESGÄST... 14 11. TOMMA LOKALER... 15 12. INVESTERINGAR I FASTIGHETER OCH BYGGNADSBESTÅNDET: ARBETS- OCH BESLUTPROCESS... 16 BILAGA... 16 BILAGA 1: RIKTLINJER FÖR INTERNHYRA... 16 159

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 4 (16) 1. Tillämpning av fastighetsstrategiska riktlinjer Riktlinjerna ger teknikförvaltningen och verksamheterna regler och anvisningar för det praktiska arbetet med lokalförsörjning. Fokus läggs på utvalda områden i syfte att uppnå de försörjningsstrategiska målen. Region Gotland ska koncentrera sitt ägande och förvaltande: Dels till de lokaler och byggnader som nyttjas för regional verksamhet med ett långsiktigt behov Dels till de fastigheter som bedöms vara av strategisk betydelse. Region Gotland skall alltid i förekommande fall ha möjlighet att att göra avsteg från nedanstående principer mellan ägande, förhyrning eller annan upplåtelseform. 1.1 Äga eller hyra Ägande Region Gotland bör av verksamhetsmässiga och ekonomiska skäl äga följande fastigheter/typer av lokaler: Skolanläggningar- och utbildningslokaler: Byggnader och lokaler som endast används för skolverksamhet i egen regi. Sport- och fritidsanläggningar: Lokaler och byggnader som i huvudsak används för fritidsaktiviteter och som ur regional service- och samhällsnyttosynpunkt bedöms vara en tillgång. Kulturbyggnader/hus på friområden: Kulturbyggnader och bevarandevärda byggnader som efter en avvägning mellan dess kulturhistoriska intressen och betydelse för föreningslivet samt fastighetsekonomiska beaktanden bedömts värda att bevara. Prövas objektsvis. Reglerings- och saneringsfastigheter (markreserv): Fastigheter som ägs av regionen med anledning av framtida planerad markanvändning. Specialanpassade lokaler/anläggningar: Byggnader i vilka större investeringar gjorts i syfte att specialanpassa lokalerna för regional verksamhet (exempelvis sjukhus, tandvård, vårdcentraler och tekniska lokaler) Bostadsrätter: De bostadslägenheter som av planeringsmässiga eller sociala skäl bör ha ett regionalt ägande. Äga alternativt hyra Följande lokal-/byggnadstyper bör bedömas objektsvis utifrån planeringsmässiga och/eller ekonomiska skäl huruvida de är mest fördelaktigt att äga eller hyra: Lokaler och särskilda boendeformer för vård och omsorg Lokaler och boende för äldre och funktionsnedsatta, såsom Äldreboende/vårdboende/serviceboende/trygghetsboende 160

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 5 (16) Korttidsboende Lokaler för hemtjänst Gruppbostäder för personer med funktionsnedsättning ed Lokaler för daglig verksamhet Lokaler för arbetsrehabilitering och sysselsättning (fysisk tillgänglighet) Bibliotek och andra publika lokaler: Huvud- och filialbibliotek, lokaler för utställning, evenemang och fritidsgårdsverksamhet. Administrativa lokaler: Lokaler som huvudsakligen används för central administration och förvaltning. Hyra Lokaler som bör hyras av Region Gotland, då de inte är av ägarintresse Verksamhetslokaler: Lokaler för tillfälliga behov under kortare period Föreningslokaler: Lokaler till föreningar och organisationer som bedriver barn-och ungdomsverksamhet, där kulturoch fritidsnämnden fattar beslut om att helt eller delvis subventionera hyra (driftbidrag). Gäller inte lokalkategorin kulturbyggnader/bevarandevärda hus på friområden Hyresrätter Lägenheter som Region Gotland hyr av planeringsmässiga och sociala skäl (exempelvis för flyktingmottagning) 1.2 Tillgång och investeringar Region Gotland ska tillgodose verksamheternas behov av ändamålsenliga och kvalitetsmässiga bra lokaler till långsiktigt lägsta möjliga kostnader. Tillgång till lokaler är en strategisk stödfunktion till Region Gotlands kärnverksamhet. Lokaler blir därmed viktiga produktionsresurser och lokaltjänsternas utformning påverkar kvaliteten i kärnverksamheten. Investeringar i lokaler binder kapital och påverkar det ekonomiska utrymmet under lång tid för Region Gotlands verksamheter. Vid förändrat lokalbehov ska verksamheterna i första hand effektivisera befintliga lokaler, eventuellt efter ombyggnad och tillbyggnad. Nybyggnader ska endast ske när det finns ett stadigvarande och långsiktigt behov av nya lokaler och där andra alternativ kan uteslutas. I samband med nyproduktion av bostäder är det viktigt att lämpliga ytor för förskola/skola och likande beaktas i detaljplaneringen. Lokalerna ska vara ändamålsenliga och hålla god kvalitet. 161

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 6 (16) 1.3 Tillgång och efterfrågan Region Gotland ska eftersträva balans mellan tillgång och efterfrågan på lokaler. Region Gotland ska ha ett effektivt lokalutnyttjande. Detta förverkligas genom aktiv lokalförsörjning och högt kostnadsmedvetande bland alla involverade lokalaktörer. Basen är samordning med utgångspunkt från lokalförsörjningsplanen. Genom en aktiv lokalförsörjning ska behovet av lokaler förutses/planeras och lokalbeståndet ska anpassas till förväntat behov. Inom många verksamheter har medborgarna frihet att välja utförare, vilket ökar den enskildas inflytande (kundval). Denna valmöjlighet påverkar bedömningen av lokalbehovet eftersom det kan leda till en viss omfördelning av lokalerna. Målet är att ha fullt kapacitetsutnyttjande, men ett visst ledigt lokalutrymme måste dock finnas för att möjliggöra flexibilitet och anpassningar utifrån verksamheternas behov. 1.4 Fastighetsinvesteringar Region Gotlands fastighetsinvesteringar ska tydligt kopplas till och motiveras utifrån verksamhetens behov. Fastighetsinvesteringar innebär alltid avvägningar mellan att ta kostnader initialt eller att skjuta dem på framtiden. Ofta är brukarnas tidsperspektiv kortare än byggnadens hela livslängd. Varje enskilt investeringsprojekt ska tas på kvalificerade och väl underbyggda beslutsunderlag som visar att den regionala verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov, klarar av att bära de ökade framtida drift-, underhålls- och kapitalkostnadskonsekvenserna. Beslut om fastighetsinvesteringar ska baseras på Region Gotlands totala lokalbehov över tid. Huvudprincipen är att fastighetsinvesteringarna endast ska ske i regionägda lokaler. Undantag får endast ske av synnerliga skäl. 162

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 7 (16) 1.5 Inomhusmiljö Regionens lokaler ska erbjuda en god inomhusmiljö En god inomhusmiljö är viktig för alla. Många gotlänningar vistas en stor del av dygnet i regionens lokaler. Det innebär bland annat att: De som vistas i regionens lokaler ska inte drabbas av ohälsa, överkänslighetsreaktioner eller allergiska symtom på grund av brister i eller okunskap om de rutiner som gäller för inomhusmiljön. De som ansvarar för underhåll och fastighetsskötsel ska ha god kunskap om ventilations- och värmesystem samt hur de ska kontrolleras och justeras för bästa effektivitet. Rutiner ska finnas som säkerställer att de som använder lokalerna har kunskap om ventilationssystemets funktion och om hur de är dimensionerade i förhållande till lokalernas användningssätt. Rutiner ska finnas för regelbunden kontroll av ventilationens funktion som, innefattar ventilationens effektivitet i förhållande till lokalernas användning. Vid planering och förändring av verksamheten ska hänsyn tas till inomhusmiljöaspekter och lokalanpassning. Verksamheten ska också anpassas till lokalens förutsättningar 1.6 Miljöplan Region Gotland ska bygga energi- och resurssnålt I samband med ny- och ombyggnationer och renoveringar av Region Gotlands lokalbestånd målsättningen vara energi- och resurssnålt och med låg livscykelkostnad. Så långt möjligt ska ny teknik och ett effektivt energiutnyttjande eftersträvas. Boverkets och Region Gotlands miljöplan är vägledande. 1.7 Verksamhet i egen regi Region Gotland egenregiverksamhet ska i första hand hyra regionens egna lokaler För att undvika oönskade vakanskostnader ska Region Gotlands egenregiverksamhet ska i första hand hyra regionens egna lokaler förutsatt att ändamålsenliga lokaler finns tillgängliga. Externa lokalalternativ medges endast när det leder till ökad regionnytta. 163

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 8 (16) Vidare ska nya eller utökade regionala verksamheter så långt det bedöms som verksamhetsmässigt och ekonomiskt försvarbart - inrymmas i befintliga lokaler, som vid behov byggs om eller till. 1.9 Uthyrning Region Gotland ska vid uthyrning av lokaler och byggnader till regionala verksamheter (i såväl egenregi som extern regi) och föreningar tillämpa internhyror enligt självkostnadsprincipen. För uthyrning till andra externt juridiska personer ska hyra med affärsmässiga villkor gälla. För bostadsuthyrning ska bruksvärdesprincipen gälla. Principen gäller inte av Region Gotland ägda bolag där bolagsordning och ägardirektiv reglerar hyresprinciper. Beslutsfattare och verksamheter ska veta och förstå vad lokalerna kostar så att de ständigt förbättrar hushållningen med lokalresurserna. Informationen ska inkludera alla kostnader och stimulera till effektivt nyttjande av lokalerna. Region Gotland tillämpar internhyror för sina verksamhetslokaler. Hyresprinciperna är att lokalkostnaderna ska betalas genom internhyror som motsvarar självkostnaden. Hyran på respektive objekt är beräknad utifrån den gränsdragningslista som ska finnas upprättad mellan hyresvärd (fastighetsavdelningen) och hyresgäst (verksamheten; enskilda enheten alternativt beställar- eller driftförvaltningen). En översyn av gränsdragningslistan bör göras med jämna intervall. I det hyreskontrakt som samtliga hyresgäster ska ha regleras även förutsättningar för uppsägning, förlängning och andra hyresvillkor. Hyresvärden ska senast 1 oktober varje år lämna besked till samtliga hyresgäster i regionägda lokaler om hyresnivån för nästkommande år. Ekonomisk ram för internhyror fastställs årligen i budgetprocessen. Vid uthyrning till regionägda byggnader för permanentboende ska bruksvärdeshyra gälla. Hyran förhandlas enligt förhandlingsordning med hyresgästföreningen. Vid uthyrning av lokal/byggnad till externa juridiska personer ska hyra med affärsmässiga villkor gälla under förutsättning att den överstiger självkostnaden. För regionägda byggnader som bedömts/bedöms som icke bevarandevärda ska korta hyresavtal eftersträvas och underhållskostnaderna minimeras. Saknas lämplig intressent eller när Region Gotland anser det av ekonomiska och/eller planmässiga skäl påkallat, ska byggnaden avvecklas. Objektsvis prövning ska ske. 164

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 9 (16) För regionens äldreboenden och gruppboenden eller motsvarande gäller i normalfallet att socialförvaltningen anvisar hyresgäster medan fastighetsavdelningen svarar för kontraktstecknande och förhandlingar med hyresgästföreningen. 1.10 Försäkringar Region Gotlands fastigheter skall vara i sådant skick och med sådan teknisk standard att de går att försäkra om så beslutas. Vid försäkring av fastigheter gäller även de krav som finns i upprättat försäkringsbrev. Att teckna en försäkring är att dela risken för en stor skada på fler år och därmed ge en mer förutsägbar kostnad. För att få full ersättning vid skada från försäkringarna måste dess villkor följas. Regionens säkerhetschef och försäkringsmäklare kan stödja för att finna lämpliga nivåer på fastigheterna. Försäkringsmarknaden ställer krav på brand- och inbrottslarm, därför skall endast av försäkringsmarknaden godkända brand- och inbrottslarm installeras inom Regionen. Vid större ny-, om- och tillbyggnationer skall följande anvisningar för projektering följas. Anvisning för projektering av mekaniskt skydd och inpassage Anvisning för projektering av branddetekterings- och brandlarmssystem Anvisning för projektering av inbrottslarm Regionens lokaler ska erbjuda en god inomhusmiljö * Regionens fastigheter skall upplevas som trygga att arbeta och besöka. * Regionens anställda skall behöva använda så få kort som möjligt för inpassage och andra tjänster (datorinloggning, utskrifter mm) 2. Teknikförvaltningens uppdrag Målsättningen för den regionala fastighetsförvaltningen är att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler för de primära verksamheterna, såsom exempelvis skola, barnomsorg, äldreomsorg och sjukvård, till lägsta möjliga kostnad. Fastighetsförvaltningen ska också genomföras så att byggnadsbeståndet realvärde säkerställs. Fastighetsförvaltningen ska ske med utgångspunkt från koncernnyttan. Teknikförvaltningen (TKF) är regionens gemensamma resurs för verksamheternas behov av att anpassa, utveckla och förvalta det regionala fastighetsbeståndet. 165

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 10 (16) Teknikförvaltningens huvuduppgifter är: att ansvara för förvaltningen av det regionala byggnadsbeståndet så att dess realvärde säkerställs att aktivt verka för att regionens innehav av lokaler, såväl ägda fastigheter som inhyrda lokaler, överensstämmer med verksamhetens behov att därmed stödja resurshushållning med lokaler att aktivt verka för ett effektivt lokalutnyttjande att aktivt verka för att utformningen av nyproduktion och lokalanpassningar uppnår optimal lokaleffektivitet att ansvara för att fastighetsservicen fungerar, är rätt dimensionerad och är kostnadseffektiv samt vara regionens part mot upphandlade leverantörer att ansvara för att en korrekt redovisning kopplad till fastighetsförvaltningen och att de interna lokalnyttjarna i förekommande fall ska kunna erhålla nödvändigt underlag för att kunna göra jämförelser samt ta fram förutsättningar för avgifter att företräda regionen vid all inhyrning av lokaler Ledningskontoret och teknikförvaltning ska i samverkan med förvaltningarna årligen upprätta en strategisk fastighetsplan. Förutom Lövsta landsbyggdscentrum och de regionala bolagens fastighetsinnehav ansvarar TKF för att förvalta alla fastigheter som ägs av Region Gotland. Teknikförvaltningen (TKF) ansvarar även för förvaltningen av inhyrda lokaler med utgångspunkt från ansvarets omfattning. Förvaltningen ska vara förstahandshyresgäst för samtliga externa lokalhyreskontrakt. Endast teknikförvaltningen har rätt att teckna externa lokalhyreskontrakt. All andrahandsuthyrning av lokaler ska alltid godkännas av TKF. Självkostnad ska tillämpas för de interna kunderna/nyttjarna. Det innebär att de verkliga kostnaderna debiteras. Systemet för lokalkostnaderna ska vara transparent och enkelt att administrera. 3. AB GotlandsHem, Gotlands näringsliv och etableringsservice AB Bolagens förvaltning sker utifrån bolagsordning och ägardirektiv. 166

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 11 (16) 4. Strategisk fastighetsplan Ledningskontoret och teknikförvaltningen ska i samverkan med övriga förvaltningar upprätta en årlig strategisk fastighetsplan. Den strategiska fastighetsplanen ska bestå av lokalförsörjningsplan, investeringsplan och underhållsplan. I samtliga planer skall driftkostnadsförändringar beskrivas. 4.1 Lokalförsörjningsplan Lokalförsörjningsplanen ska redovisa det samlade behovet av verksamhetslokaler, lokalförändringar och åtgärder som fordras för verksamheten de närmast fem åren. Planen sammanställs och upprättas under december månad varje år och överlämnas till ledningskontoret i slutet på januari. Planen tas fram i samverkan med förvaltningarna. 4.2 Investeringsplan för fastigheter De investeringar i lokaler som fordras för att verksamheterna ska bedrivas och utvecklas på ett så effektivt och kostnadsbesparande sätt som möjligt ska redovisas i investeringsplanen. Den ska även omfatta de investeringar som behövs för att hålla byggnadsbeståndet och övriga tillbehör i gott skick. Investeringarna indelas i fyra kategorier: BYGGNADSINVESTERINGAR: Nyproduktion, tillbyggnader, totalrenovering av byggnad. REINVESTERINGAR: Utbyte av utrustning vars ekonomiska livslängd uppnåtts, standardhöjande åtgärder. VERKSAMHETSANPASSNING: Ombyggnader/lokalanpassningar för verksamhetens behov. UTRUSTNING: Verksamhetens inventarier. De investeringar som behövs för att genomföra lokalförsörjningsplanen ska redovisas i investeringsplanen för fastigheter. Alla åtgärder ska vara grundade i beslutsunderlag som beskriver och motiverar vilka behov som ska tillgodoses, redovisar koncernnyttan samt ekonomiska konsekvenser inklusive driftkostnadsförändringar. Investeringar som finansieras av verksamheten för dess särskilda behov beslutas av respektive förvaltningschef. I övriga fall ska regionstyrelsen besluta om varje investering. Dessa investeringar ska redovisas i den övergripande investeringsplanen för Region Gotland. 4.3 Plan för periodiskt underhåll I underhållsplanen redovisas de åtgärder som behöver göras i form av planerade åtgärder för kommande år. Företrädesvis synkroniseras den även med åtgärder enligt lokalförsörjningsplanen liksom med reinvesteringsåtgärder. 167

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 12 (16) 5. Strategisk lokalförsörjningsplan: beredning av investeringar i fastigheter och lokaler En långsiktig, strategisk lokalförsörjningsplan upprättas och revideras varje år och som ligger till grund för beslut och ekonomiska ramar i samband med budgetberedningen. Ledningskontoret och teknikförvaltningen ska tillsammans med förvaltningar upprätta den strategiska lokalförsörjningsplanen. I normalfallet styrs den ekonomiska planeringsprocessen av Anvisningar för Strategisk plan och budget som utfärdas av ledningskontoret (LK). I planen anges lokalförändringsbehov och de bedömda investeringsuppgifter som därav följer. I planen ingår även att bedöma behov om fastigheter skall säljas eller köpas in/förhyras. Föreliggande behov ska stämmas av mot den strategiska inriktningen. Denna strategiska inriktning, som utgår från de övergripande principerna, ska även relateras till relevanta omvärldsfaktorer. Lokalförsörjningsprocessen innehåller följande delar (se även bilaga 1): Ledningskontoret ger teknikförvaltningen i uppdrag att ta fram en lokalförsörjningsplan. Lokalsamordnarna och teknikförvaltning inventerar behov över kommande femårs period. Teknikförvaltningen bearbetar och sammanställer förvaltningarnas behov Teknikförvaltningen redovisar för ledningskontoret som analyserar och prioriterar och lämnar förslag till regionstyrelsens arbetsutskott (RSau) i februari. Regionstyrelsens arbetsutskott behandlar förslaget till lokalförsörjningsplan och de ekonomiska ramarna. Återkoppling till nämnderna. Nämndernas investeringsförslag och finansiering behandlas i budgetberedningen. 6. Försäljning och köp av fastighet Regionstyrelsen beslutar om förvärv och försäljning av fastigheter. Teknikförvaltningen tar fram underlag och sköter handläggningen av ärendena utifrån det uppdrag som förvaltningen har fått från ledningskontoret eller beslut i regionstyrelsen. Handläggningen sker i samverkan med uppdragsgivaren. Teknikförvaltningen förser finansförvaltningen med underlag avseende förvärv eller försäljning för regleringar i anläggningsregistret. 168

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 13 (16) Slutligen ska teknikförvaltningen kompenseras för eventuella kostnader i samband med förvärv och försäljning. Realisationsvinst- eller förlust ska inte belasta förvaltningens resultat utan regleras av finansförvaltningen. 7. Förhyrning och uthyrning av lokaler Vid all upplåtelse eller förhyrning företräds Region Gotland av teknikförvaltningen. Enligt beslut i regionstyrelsen tecknar teknikförvaltningen avtal vid upplåtelse eller förhyrning enligt delegationsordning. Enligt beslutet ska alla lokalförsörjningsbehov handläggas av teknikförvaltningen. Undantaget är behovet av lägenheter för delar av socialförvaltningens verksamhet, företrädesvis vid tillämpning enligt LSS (Lagen om Stöd och Service till vissa funktionshindrade). Principer för hyressättning finns redovisade under avsnitt 8, detta dokument. 8. Hyressättningsprinciper För hyressättningsprinciper hänvisas till gällande regelverk, se nedan: Riktlinjer för internhyra, fastställda av kommunfullmäktige 2001-04-23, Författningssamling för Gotlands kommun (numera Region Gotland) Se bilaga 2. Regelverket finns som nedladdningsbar pdf: www.gotland.se/49150 9. Hantering av lokalhyra vid om- och nybyggnationer Vid om- och nybyggnad sker hyresdebiteringen enligt följande: Hyresgästen betalar ordinarie hyra under åtgärdstiden med utgångspunkt från att denna har tilldelats medel för förhyrningen inom tilldelad ram. Teknikförvaltningen svarar för kontakten med hyresgästen och finansförvaltningen och slutregleringen av åtgärderna. Alt 1: Hyresgästen flyttar till alternativa lokaler för att sedan flytta tillbaka till ombyggda lokalerna. Hyresgästen betalar för de ordinarie lokalerna som byggs om. Kostnaderna för de alternativa lokalerna debiteras ombyggnadsprojektet. Alt 2: En del av hyresgästens lokaler byggs om. Hyresgästen minskar sin yta och är kvar i den delen av lokalen som inte byggs om: Hyresgästen betalar för hela den ordinarie lokalytan som byggs om. Kostnaderna för 169

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 14 (16) ombyggnaden/investeringen debiteras inom ramen för hyran i samband med inflyttning. Alt 3. Hyresgäst flyttar ut och lokalen byggs om för annan hyresgäst: Utflyttande hyresgäst betalar för eventuella återställningskostnader som är hänförlig till verksamhetsspecifik utrustning och dyligt samt eventuellt hyrestillägg. Den nya hyresgästen som flyttar in i lokalen debiteras för ombyggnaden/investeringen debiteras inom ramen för hyran vid inflyttning. Alt 4. Hyresgäst flyttar in i nybyggda lokaler: När byggnationen är klar och hyresgästen flyttar in börjar hyran att debiteras för de nya lokalerna. Teknikförvaltningen och hyresgästen ska ha undertecknat ett projektavtal som bland annat syftar till att informera om en preliminär hyra. 10. Regelverk vid tvingande flytt Teknikförvaltningen har i uppdrag att verka för ett optimalt och effektivt lokalutnyttjande. För att uppnå det fordras ibland att hyresgäst uppmanas att flytta till andra lokaler. Hyresgäst kan uppmanas att flytta på grund av att: Fastighet ska säljas Byggnad är uttjänt och ska rivas Lokalerna har sådana brister att verksamhet inte kan bedrivas vidare Minskad vakansgrad Tillgodose behov för annan verksamhet Om teknikförvaltningen bedömer att det är mest effektivt att en verksamhet bedrivs i andra lokaler är förvaltningens uppdrag att verka för att hyresgästen snarast möjligt flyttar. Förutom ett effektivt lokalutnyttjande ska även tas hänsyn till konsekvenser för såväl den avflyttande som den inflyttande verksamheten samt koncernnyttan ur såväl verksamhetssynpunkt som ur ett ekonomiskt helhetsperspektiv. Samråd ska ske med hyresgästen så snart likvärdiga lokaler finns tillgängliga. Vid oenighet förs frågan till ledningskontoret för beslut. Teknikförvaltningen är rådgivande i dessa frågor. 10.1 Reglering av kostnader för avflyttande hyresgäst Vid byte av lokal ska hyresnivån beaktas liksom eventuella kostnader som uppkommer i samband med bytet. Det kan exempelvis handla om anpassning av den nya lokalen, flyttkostnader eller lösenkostnader för att frånträda hyresförhållandet. Alla kostnader som är hänförliga till byte av lokal ska inte belasta hyresgästen. Finansförvaltningen kompenserar hyresgästen. Merkostnaden för högre hyra kompenseras med utökad ram. På samma sätt regleras hyresgästens ram för det fall att de nya lokalerna har lägre hyra än den 170

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 15 (16) lämnade lokalen. Underlag för reglering av kostnader i samband med bytet lämnas av teknikförvaltningen till finansförvaltningen. 11. Tomma lokaler Förvaltningarna har rätt att återlämna tomma lokaler till teknikförvaltning. Förvaltningarna har rätt att återlämna tomma lokaler till teknikförvaltningen i enlighet med följande regler: Om förvaltning eller dess nämnd gör en framställan till regionstyrelsen regleras kostnaderna, så att finansförvaltningen kompenserar teknikförvaltningen så länge som kostnaderna för de tomma lokalerna kvarstår. Detta under förutsättning att regionstyrelsen tillmötesgår förvaltningens begäran. Det kan avse lokal/fastighet som av strategiska skäl kommer att stå tomma. Det kan också avse fastighet som ska säljas enligt försäljningsbeslut men där försäljningsprocessen fördröjs. Slutligen kan det avse fall när beslut fattas om att lokal ska finnas tillgänglig såsom evakueringslokal. Om hyresgästen vill ska teknikförvaltningen alltid vara denna behjälplig att hitta en ny hyresgäst under uppsägningstiden. En förvaltning kan också överföra såväl externa som interna hyresavtal till teknikförvaltningen, under vissa förutsättningar. Detta gäller dock inte hyrestillägg hänförliga till anpassningar och liknade. Hela eller delar av kontrakt kan överföras. Förutsättningarna är att ytorna som överförs ska vara uthyrningsbara, det vill säga vara avgränsade, sammanhängande och rimliga att betrakta som ett hyresobjekt för en ny hyresgäst. Teknikförvaltningen avgör om kravet uppfylls. För att förutsättningarna ska anses vara uppfyllda ska även hänsyn tas till effekterna av att ett besittningsskydd uppstår. En överföring ska vara möjlig utan att den fordrar omfattande anpassningsåtgärder för den nya hyresgästen, såvida inte denna är beredd att svara för alla kostnader och att det i övrigt är lämpligt att hyra ut till en extern hyresgäst. Överföringar som kan genomföras snabbare än gällande uppsägningstider regleras vid tillträdesdatum för ny hyresgäst. Vid överföring av internhyresavtal är uppsägningstiden gentemot teknikförvaltningen sex månader. För externa hyresavtal gäller uppsägningstid enligt avtalet. För outhyrda lokaler erläggs ersättning av finansförvaltningen. 171

Ledningskontoret Region Gotland Fastighetsförvaltning: Riktlinjer 16 (16) 12. Investeringar i fastigheter och byggnadsbeståndet: Arbets- och beslutprocess Det regionala fastighetsbeståndet utgör en viktig förutsättning för verksamheternas bedrivande. Det är också en betydande ekonomisk tillgång som måste förvaltas på ett optimalt sätt för att realvärdesäkras. Regionstyrelsen beslutar om den totala investeringsvolymen. Underlaget för beslut om investeringar i byggnadsbeståndet utgörs av lokalförsörjningsplanen samt tillhörande investeringsplan. Planerna överlämnas till regionstyrelsen för remiss till förvaltningarna under april månad för beslut i maj inom ramen för budgetberedningens process. BILAGA Bilaga 1: Riktlinjer för internhyra Fastställda av kommunfullmäktige 2001-04-23, Författningssamling för Gotlands kommun, numera Region Gotland. (punkt 8) 172