Uppföljning av granskningar från 2012

www.pwc.se Revisionsrapport Håkan Lindahl Januari 2014 Uppföljning av granskningar från 2012 Motala kommun

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 2. Socialnämnden... 2 2.1. Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll... 2 2.2. Granskning av ledningssystem för kvalitet... 4 3. Bildningsnämnden... 6 3.1. Granskning av åtgärder mot ungdomsarbetslöshet... 6 3.2. Granskning av bildningsnämndens åtgärder för en ekonomi i balans... 8 4. Kommunstyrelsen... 10 4.1. Granskning av kommunens planering avseende kommande pensionsåtaganden... 10 5. Tekniska nämnden... 12 5.1. Granskning av fastighetsunderhållet... 12 Januari 2014 Motala kommun

1. Inledning En viktig del i revisorernas arbete är att efter viss tid följa upp de granskningar som tidigare genomförts. Syftet är dels att följa upp att de åtgärder som nämnderna angett i sina svar på granskningsrapporterna genomförs i praktiken, dels att få ett underlag för sin årliga bedömning av nämndernas ansvarsutövande. I denna PM har inte samtliga granskningar som genomförts under 2012 följts upp. Motivet till detta är att inte alla granskningar visat på behov av åtgärder, att nämnden i sitt svar inte lyft fram några särskilda åtgärder eller att typen av åtgärder varit av enklare slag så att nämnden redan i sitt svar angett att man vidtagit förändringar. De granskningar som särskilt följts upp från 2012 är följande: Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Granskning av ledningssystem för kvalitet inom äldreomsorgen Granskning av åtgärder mot ungdomsarbetslöshet Granskning av fastighetsunderhållet Granskning av kommunens planering och framförhållning för kommande pensionsåtaganden Uppföljningen har skett genom att ansvariga tjänstemän skriftligen fått besvara vilka åtgärder man konkret har vidtagit beträffande de punkter som lyfts fram i de olika granskningsrapporterna och utifrån de svar nämnderna lämnat på rapporterna. Motala kommun 1 av 13

2. Socialnämnden 2.1. Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Det är viktigt att nämnd och förvaltningsledning under året agerar aktivt för att verkligen föra ut målen till hela organisationen. Utan detta får målen liten styrverkan. Nämnden måste också se till att utveckla fungerande rutiner för hur målen ska följas upp och hur man ska arbeta med utvärdering av måluppfyllelsen. Denna del i målstyrningskedjan är en viktig del för att skapa ett lärande i organisationen som leder till bättre måluppfyllelse. Socialnämnden svarade följande: Politiker,förvaltningsledning och chefer har ett ansvara för att kontinuerligt föra en dialog med sina medarbetareom antagna mål och hur verksamehten ska agera för att leva upp till målen. Det finns ett antal nyckeltal och aktiviteter som stöd för att säkra upp detta. Det finns ett behov av att klarare definiera vad som avses och metoden för hur det ska mätas så att det blir jämförbara uppgifter mellan olika mätningar. Det ska utfromas tydligare krav på hur och när uppgifterna ska lämnas och redovisas. Har det gjorts någon definition av vad som avses och metoden för hur det ska mätas? Har förvaltningen utformat tydligare krav på hur och när uppgifterna ska lämnas och redovisas? Erfarenheter från uppföljningar av målen har i vissa delar visat på behov av att förenkla och förtydliga nyckeltalen så att det går lättare att samla in och ssammanställa underlag för bedömning av måluppfyllelsen. I något fall har även målformuleringen haft svagheter som lett vidare i svårigheter vad gäller mätbarheten över huvud taget. Dessa erfarenheter har bl a framkommit sedan arbets- och ansvarfördelning för insamling av de mått som ligger till grund för bedömning om måluppfyllelse har fastslagits i en Uppföljningsplan. Där framgår vad som ska göras och av vem utifrån varje enskilt mål och nyckeltal. Motala kommun 2 av 13

Nämnden bör överväga hur man ska hantera balansen mellan att vara ett nödvändigt beslutsforum och att även kunna ge plats för mera av diskussion kring intressanta och viktiga frågor. Det kan också vara värt att mer generellt diskutera om nämndens arbetsformer behöver utvecklas för att passa de olika intressen och ambitioner som finns bland ledamöterna. Socialnämnden svarade följande: Nämnden kommer att diskutera hur utformningen av arbetet ska vara för att ge utrymme för att både vara ett beslutsforum och en arena för diskussion om strategiska och viktiga frågor. Har nämndens arbetsformer ändrats i linje med förslaget i granskningen? Nämndens möten har alltid inslag av båda delarna d.v.s. utrymme för visst tema som leder vidare i en mer allmän dialog och diskussion. Det finns ett aktivt ställningstagande inför varje nämndsmöte om att få en rimlig balans mellan dessa båda aspekter av nämndens arbete. Särskilda sammanträden i nämnden organiseras inför budget och verksamhetsplanering inför nytt år. Det ger nödvändigt utrymme för information, diskussion och förankring av förslag inför senare beslut där de politiska prioriteringarna står i centrum. Nämnden har de senaste åren delat in i arbetsgrupper för särskild bevakning av områden som bedömts som strategiskt viktiga och föremål för utveckling. Det innebär att nämndledamötena fått tillfällen till fördjupning utanför de former som styrs av nämndens sammanträden. Under 2014 kommer nämnden vid något tillfälle förlägga sammanträde i anslutning till någon studieresa för att inhämta nya intryck från annat håll inom något utvalt område. Motala kommun 3 av 13

Nämnden bör diskutera hur man på bästa sätt ska kunna agera så att den information som vissa politiker får tillgång till kan göras tillgänglig för samtliga nämndledamöter. Detta är viktigt främst ur ett demokratiperspektiv men är även en förutsättning för ökat engagemang och ansvarstagande hos flera politiker i nämnden. Socialnämnden svarade följande: På socialnämndens dagordning finns en punkt som är till för redovisning av enskilda politikers uppdrag. Socialnämnden kommer att diskutera hur ovan nämnda fråga kan utvecklas för att stärka demokratin och ge ett ökat engagemang. Har några åtgärder vidtagits på detta område? Nej. 2.2. Granskning av ledningssystem för kvalitet Olämplig läkemedelsbehandling är en stor risk inom vård och omsorg. Den överenskommelse som finns om hur läkemedelsgenomgångar skall genomföras följs inte. Vår bedömning är att detta område måste bli föremål för åtgärder. Socialnämnden svarade följande: Rutinen som åberopas är beroende av vårdcentralernas olika läkare och deras initiativ för läkemedelsgenomgångar. Detta inledande initiativ från vårdcentralerna fungerar inte överallt vilket får konsekvenser för kommunens insats. Likfullt finns skäl för kommunen att i uppföljningen med vårdcentralerna kräva förbättringar i de fall efterlevnaden av gjorda överenskommelser brister. Vilka konkreta åtgärder har förvaltningen vidtagit? Inom förvaltningens hälso-och sjukvårdsorganisation samt i samarbete med landstinget har en del arbete skett avseende läkemedelsgenomgångar. Motala kommun deltar i SKL:S projekt Ledningskraft som avser att förbättra insatser för de mest sjuka äldre. Inom detta projekt finns ett avsnitt som tar upp olämp- Motala kommun 4 av 13

liga läkemedel och där man ställer krav på huvudmännen att minska andelen olämpliga läkemedel/läkemedelskombinationer. MAS gruppen i Östergötland har tagit fram en kommunal processbeskrivning kring läkemedelsgenomgångar. En lista/lathund över potentiellt olämpliga läkemedel har tagits fram i samverkan mellan primärvårdschefer och MASAR. Denna är i fickformat och alla sjuksköterskor på särskilt boende har den. Se även under punkt 5 där den omnämns i rutinen. Utbildning avseende läkemedel och äldre har genomförts av primärvårdsläkare/lah där sjuksköterskor i kommunen deltagit. Ett ökat samarbete kring läkemedelsgenomgångar sker med läkare i primärvård. Särskilda dokumenterade rutiner för detta har utarbetats gemensamt. Motala kommun behöver genomföra en kartläggning av vilka krav och mål som finns i lagar och föreskrifter inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Kartläggningen bör kopplas till äldreomsorgens olika processer. Socialnämnden svarade följande: Ett arbete med detta angrepssätt pågår för närvarande för att bygga ett ledningssystem utifrån de krav som finns i gällande författning. I detta arbete inkluderas alla socialtjänstens områden. Är utformningen av ledningssystemet klart och implementeringen i hela organisationen genomförd? Arbetet pågår fortfarande och innefattar bl a att identifiera alla krav och de rutiner som följer av att uppfylla dessa. Grunden klar till årsskiftet och förväntas härefter innebära en mer eller mindre kontinuerlig uppdatering och komplettering. Motala kommun 5 av 13

3. Bildningsnämnden 3.1. Granskning av åtgärder mot ungdomsarbetslöshet Riktlinjer eller rutiner finns inom försörjningsstödverksamheten som påtalar vikten av samverkan. Samarbetet beskrivs som upparbetat och väl fungerande. Avsaknaden av samverkansavtal och rutiner innebär dock enligt vår bedömning en sårbarhet som är värd att beakta för verksamheterna. Bildningsnämnden svarade följande: Inom Ung Resurs har ett arbete med att ta fram skriftliga rutiner påbörjats under hösten 2012, vilket planeras vara slutfört under våren 2013. Detta för att göra verksamheten mindre personbunden. Bildningsnämnden avser följa revisorernas råd och därutöver ge förvaltningschefen i uppdrag att ta fram ett samverkansavtal mellan de olika aktörerna. Har de skriftliga rutinerna färdigställts? Har de implementerats? Har förvaltningschefen tagit fram samverkansavtal och har detta implementerats? Har de skriftliga rutinerna färdigställts? De har inte färdigställts eftersom en del av UR:s verksamhet ligger inom projektet MODD och ungdomarna följer den projektplanen till sommaren 2014. Ungdomarna i målgruppen som av olika skäl inte ingår i MODD:s verksamhet fångas upp av UR, som under projekttiden består av en tjänst ( 50% från Bildningsförvaltningen och 50% från Socialförvaltningen). Har de implementerats? Nej! Motala kommun 6 av 13

Har förvaltningschefen tagit fram samverkansavtal och har detta implementerats? Det är inget vi känner till I huvudsak har kommunens resurser riktade till ungdomar utan sysselsättning tidigare samlats inom Ung Resurs. En förstärkt satsning på arbetslösa ungdomar har nu gjorts genom starten av ESF-projektet MODD. Granskningen har inte lyckats få en bild av om tillgängligt antal platser motsvarar det behov som finns. I dagsläget finns dock en kösituation till kommunens arbetsmarknadsinsatser för ungdomar, vilket är otillfredsställande då snabba insatser är av stor vikt för att hjälpa ungdomar vidare till studier eller arbete. Bildningsnämnden svarade följande: Bildningsnämnden har för avsikt att bevaka inflödet till Ung Resurs och vid behov i samråd med socialnämnden vidta åtgärder för att ungdomar ska få tillgång till de insatser de har behov av. Har nämnden vidtagit några särskilda åtgärder eller fattat några särskilda beslut för att hantera kösituationen? Hur ser kösituationen ut i dagsläget? Har nämnden vidtagit några särskilda åtgärder eller fattat några särskilda beslut för att hantera kösituationen? Inget vi känner till Hur ser kösituationen ut i dagsläget? Projektet MODD har fler platser än ungdomar men UR har haft en funktion att bedöma vilka insatser som behövs för de ungdomar som inte är redo för sysselsättning. När resurser tömdes från UR till MODD försvann minskade den möjligheten. Ansvaret för dessa ungdomar ligger på Socialtjänsten. Motala kommun 7 av 13

3.2. Granskning av bildningsnämndens åtgärder för en ekonomi i balans Resultatet av enkäten till de budgetansvariga visar dock att insatser krävs för att de budgetansvariga ska få ett stöd i både budget- och uppföljningsarbetet. Bildningsnämnden svarade följande: Under 2012 har ett intensivt arbete lagts ner på att implementera Hypergene samt ett nytt arbetssätt kopplat till detta system av förvaltningens ekonomer. Detta har inneburit att det löpande stödet till enheterna blivit mindre än tidigare. Detta torde dock bli bättre under 2013 då moduler för budget och ekonomisk uppföljning nu är implementerade. Vidare kommer en verksamhetscontroller att anställas vilket innebär att mer kraft kommer att fokuseras på uppföljningsarbetet i de ekonomiska processerna. Har en verksamhetscontroller anställts? Har stödet ut till enheterna både vad gäller budget och uppföljning förbättrats? En rekryteringsprocess inleddes 2013 för rekrytering av controller. I o m att ingen kandidat följt ut matchade uppsatta kriterier valde stabschef att avbryta rekrytering. Nytt försök avseende rekrytering har påbörjats med hjälp av en bredare annonsering av tjänsten. Hypergenes funktionalitet har under året förbättrats. Ekonomer och enhetschefer har till dagsdato genomfört ett flertal uppföljningar i systemet vilket bidragit till en ökad säkerhet i hanteringen. Vidare innebär detta att ekonomers möjlighet att stödja verksamheterna har förbättrats. Enligt uppgift har administratörer/assistenter ute i verksamheten inte tillgång till Hypergene utan arbetar i direkt i ekonomisystemet. Då man inte har tillgång till ekonomiinformationen på samma sätt som budgetansvariga skulle detta kunna försvåra administratörernas möjligheter att stötta de budgetansvariga på ett bra sätt. Motala kommun 8 av 13

Bildningsnämnden svarade följande: Bildningsnämnden är enig med revisorernas bedömning att administratörer/assistenter bör få tillgång till Hypergene Har administratörer/assistenter tillgång till Hypergene i dag. Ja det har man. Motala kommun 9 av 13

4. Kommunstyrelsen 4.1. Granskning av kommunens planering avseende kommande pensionsåtaganden Det är svårt att få en fullständig bild av kommunens nuvarande totala kostnader för pensioner samt aktuell storlek på åtagandet framöver då kommunen inte följer de redovisningsregler som finns för pensioner enligt RKR. Det går inte heller att följa totala pensionskostnader i årsredovisningen. Kommunstyrelsen svarade följande: Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att förbättra redovisningen av pensioner så att kraven från RKR uppfylls. Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att ta fram enlångsiktig detaljerad prognos över de kommande pensionsåtagandena samt uppgifter över de förtroendevaldas pensioner. Vilka konkreta åtgärder har vidtagits på dessa två områden? Kommunledningsförvaltningen gjorde vissa förbättringar till årsredovisningen 2012 för att förtydliga vår redovisning av pensioner. Under en särskild rubrik Pensioner redovisas specificerat avsättning till pensioner, ansvarsförbindelsen och överskottsfonden. Till årsredovisningen 2013 ska ytterligare förbättringar att ske så att kraven från RKR uppfylls. I samband med bokslut 2013 har vi från KPA beställt en beräkning av de förtroendevaldas pensionsskuld. Under första delen av 2014 kommer vi att från KPA beställa en långtidsprognos på kommunala pensionskostnader över 40 år. Denna innehåller bl.a. pensionsskuldsutveckling, pensionskostnad, nuvarande och framtida likviditetsbelastning, pensionsutbetalningarnas storlek från ansvarsförbindelse samt känslighetsberäkningar på nytt och gammalt pensionsavtal. Motala kommun 10 av 13

Beträffande kommunens planering för pensionernas framtida utveckling och vilken påverkan detta haft på budgetprocessen med utgångspunkt från god ekonomisk hushållning, vidtogs åtgärder 2004 och 2006. Frågan har dock inte varit aktuell i budgetarbetet de senaste åren. Vi bedömer att den bör aktualiseras igen, då kommunens försäkringsavtal löper ut 2013-12-31 och det kommunala pensionsavtalet är uppsagt av SKL med syfte att förändra den förmånsbestämda delen. Kommunstyrelsen svarade följande: Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att aktualisera frågan om de kommande pensionsåtagandena i kommande budgetprocesser samt övervaka det avtal avseende försäkringar som löper ut vid årsskiftet. Vilka konkreta åtgärder har vidtagits utifrån det avlämnade svaret? Avtalen avseende pensionsadministration och försäkringslösning avseende pensioner löpte ut 2013-12-31. Två nya ramavtal finns, dels ett för pensionsadministration och dels ett för försäkringar. Avseende pensionsadministration har kommunen avropat utifrån ramavtalet. Avseende försäkringar så blev ramavtalet klart under senare delen av 2013 och inga åtgärder har vidtagits. Kommunledningsförvaltningen kommer under 2014 aktualisera frågan om de kommande åtagandena avseende pensioner, bland annat utifrån en långtidsprognos på kommunala pensionskostnader. Utifrån detta bedöma om avrop ska göras från ramavtalet avseende försäkringar. Motala kommun 11 av 13

5. Tekniska nämnden 5.1. Granskning av fastighetsunderhållet Enligt vår erfarenhet av kommunal fastighetsförvaltning bör underhållsplanering ske under hösten före verksamhetsåret. Detta innebär att tid ges för att tillsammans med verksamheterna planera in när under året åtgärder lämpligen bör utföras i fastigheterna. Tekniska nämnden svarade följande: När det gäller tidsplaneringen av underhållsåtgärder delar tekniska förvaltningen revisorernas åsikt om att det är gynnsammat om planeringen kan starta tidigare än i nuläget. En tidigare planering kan innebära att underhållsarbeten blir bättre utspridda över året och även skapa bättre ekonomisk planering. För att detta ska kunna genomföras krävs dock att fastighetsenheten får beslut om sin ekonomi tidigare än i dagens process. Vad har skett beträffande denna punkt? Tekniska förvaltningens svar: From 2014 kommer planerat underhåll att hanteras via investeringsbudgeten och ej som tidigare i driftsbudgeten, vilket medför att den budget som avsatts är öronmärkta till planerat underhåll. Under hösten 2013 har därför nästkommande års underhållsåtgärder kommunicerats mellan ansvarig förvaltare och verksamhetsföreträdare för att säkerställa en bättre planering. I det avslutande kapitlet förs ett resonemang om fastighetsförvaltningens framtida organisering med alternativen att bolagisera verksamheten eller utveckla den till en egen balansräkningsenhet direkt under kommunstyrelsen. Tekniska nämnden svarade följande: Tekniska förvaltningen delar revisionsrapportens huvudbudskap att det är viktigt att förtydliga fastighetsenhetens roll och ansvar inom kommunen. I Motala kommuns Mål- och resursplan 2012 finns ett politiskt uppdrag till Kommunstyrelsen om en fastighetsutredning. I detta uppdrag ingår att titta på samverkansformer med andra aktörer och att incitament för lokaleffektiviseringar övervägs. I samband med Motala kommun 12 av 13

att utredningen tittar på samverkansformer bör även organisationsform och organisationstillhörighet studeras och värderas. Vad har konkret skett gällande dessa frågor? Tekniska förvaltningens svar: I princip samma svar som vid förra tillfället, att uppdraget som Kommunstyrelsen beslutat om fortfarande ej har genomförts. Motala kommun 13 av 13