2016-10-07 Resereglemente fastställt av kyrkofullmäktige 2016-11-15 För Malmö pastorat ingår resandet som en naturlig del av verksamheten. Detta resande medför konsekvenser för vår arbetsmiljö, miljö och ekonomi. För Svenska kyrkan är det viktigt att beakta dessa konsekvenser och därför har detta reglemente fastställts. Omfattning Detta reglemente gäller medarbetare och förtroendevalda i Malmö pastorat och omfattar de resor som betalas av Malmö pastorat. Resor mellan hemmet och arbetsplatsen sker inte i tjänsten och omfattas således inte av detta reglemente. Mål Detta reglemente syftar till att användningen av resor ska ske på ett sådant sätt att följande långsiktiga mål uppnås: En säker arbetsmiljö: Tjänsteresor ska ske på ett så trafiksäkert sätt som möjligt. Ett miljöanpassat resande: Tjänsteresor ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att påverkan på den yttre miljön minimeras. Detta innebär att energianvändning och utsläpp ska minimeras. Ett kostnadseffektivt resande: Samtliga medarbetare och förtroendevalda inom Malmö pastorat ansvarar för att resa kostnadseffektivt. Att resa kostnadseffektivt innebär att välja det billigaste alternativet där eventuell uppoffring avseende tidsförlust och bekvämlighet står i rimlig proportion till besparingen. Finns det flera alternativ, så är det alltså medarbetaren inför chef och förtroendevald inför kyrkorådets ordförande som ska kunna motivera val av färdsätt. Beslut om resor Samtliga resor ska godkännas i förväg. Beslut om medarbetares resor inom Skandinavien fattas av närmsta chef. Resor utanför Skandinavien ska beslutas av församlingsherde, administrativ chef, kyrkogårdschef i samråd med kyrkoherden. Förtroendevalds resor, inom och utanför Skandinavien, beslutas av kyrkorådets arbetsutskott. Miljöaspekten ska vägas in vid beslut. 1 (5)
Reseplanering och bokning Alla som reser i tjänsten har skyldighet att i god tid planera sitt resande, så att de möjligheter som finns till olika prisreduktioner kan utnyttjas. Malmö pastorat har ett samarbetsavtal med en resebyrå. Resor bokas antingen via resebyrån eller på annat sätt. Varje medarbetare som reser i tjänsten ansvarar själv för bokning och ev. avbokning av resa och hotell. Förtroendevaldas resor bokas via Kyrkans hus. Pass och visum Resenären ombesörjer själv giltigt pass och visum. Observera att det till vissa länder kan ta flera veckor för att få ett visum, var därför ute i god tid. Pass ska alltid tas med på utlandsresor, även om resan sker inom EU. Man måste kunna legitimera sig som EUmedborgare. Några länder kräver att passet ska vara giltigt en viss tid efter inresan. Du bör ta reda på vad som gäller i det land du ska åka till. Vänd dig till det aktuella landets ambassad eller konsulat. I vissa fall kan resebyrån lämna besked. Försäkring Alla medarbetare och förtroendevalda inom Malmö pastorat omfattas av en tjänstereseförsäkring. Ett försäkringskort måste tas med under resan. Kortet beställs i god tid före resan via mailadress: malmo@svenskakyrkan.se, uppge resenärens namn. Vid gruppresor räcker det att gruppens ledare beställer ett kort för hela gruppen. Om resan sker inom EU/ESS eller till Schweiz måste ett EU-kort tas med. Detta kort beställer den enskilde resenären själv från Försäkringskassan Namnlista över samtliga resenärer ska, innan avresa, lämnas enligt överenskomna lokala rutiner vid resa samt mailas till: malmo@svenskakyrkan.se. Detta gäller både för gruppresor och när enskild person reser. I de fall medarbetare eller förtroendevald väljer att utöka tiden, före eller efter, tjänsteresans ändamål/syfte, räknas det som en privat vistelse och medarbetaren/förtroendevalde omfattas därför inte av tjänstereseförsäkringen vid sådan förlängning. Val av färdmedel och hotell Färdmedel Allmänna kommunikationer ska utnyttjas i första hand. Vid val av färdmedel och färdsätt ska (utifrån varje resesituation) det som är mest fördelaktigt för pastoratet användas. Beakta 2 (5)
såväl kostnader, miljö som tidsåtgång. Inrikes resor sker i första hand med tåg. Vid flygresor ska plats i ekonomiklass bokas. Taxiresor ska nyttjas restriktivt och med tillstånd av närmaste chef och ska ersättas via reseräkning/utlägg. Behövs hyrbil ska lämplig bil bokas. Hotell Vid val av boende gäller hotell av god standard, motsvarande tre- eller fyrstjärniga hotell. Om man under resan istället arrangerar privat boende på annan ort än hemorten utgår så kallat nattraktamente. Pastoratet har avtal med några nationella hotellkedjor, för mer information se intranätet. Vid resor i närområdet ska det föreligga särskilda skäl för att övernattning ska beviljas. Detta görs av närmaste chef. Betalning Resor som bokas via den resebyrå som Malmö pastorat har avtal med faktureras Malmö pastorat. Resor som bokas utan hjälp av resebyrån ska i första hand faktureras Malmö pastorat. Om inte detta går, betalar resenären själv och tar upp kostnaden på reseräkning/utläggsredovisning. Bonuspoäng Bonuspoäng som medarbetare eller förtroendevald tjänar in under tjänsteresa tillfaller pastoratet och inte den enskilde resenären. Ersättning vid tjänsteresa Övernattning Ersättning för övernattning utgår för verifierade skäliga kostnader för hotell, egen kupé på nattåg/båt eller liknande. Om logikostnad inte kan styrkas utges nattraktamente. Traktamente Traktamente är avsett att täcka privata merkostnader i samband med tjänsteresa, till exempel mat, fika, tidningar och telefonsamtal. I de fall någon annan betalat frukost, lunch eller middag ska traktamentet reduceras. Medarbetare som arbetar under läger erhåller inte traktamente. Mat Malmö pastorat ersätter inte utlägg för mat, dryck och fika. Denna typ av kostnader täcks av det traktamente som utgår då reseräkning fyllts i och lämnats in till löneenheten. Medarbetare eller förtroendevald kan själv inte välja om man vill bli ersatt via utlägg eller traktamente, traktamente gäller! 3 (5)
Tjänsteutgifter Andra relevanta kostnader som kan tillkomma exempelvis parkering, bussbiljett, hotell etc ersätts mot godkänt kvitto via utläggsredovisning eller reseräkning. Ett godkänt kvitto måste innehålla följande uppgifter: - datum för inköpet - vad inköpet avser (typ av vara eller tjänst) - belopp - motpart dvs uppgifter om säljaren Således räknas inte en kontokortsslip som ett godkänt kvitto och ersättning betalas därför inte ut. Arbetstid Vid tjänsteresor beräknas max åtta timmars arbetstid per dag. Ingen övertidsersättning utgår. Om inte närmaste chef godkänt i förväg ersätts inte lördag och söndag med ob. Reseräkning Reseräkning och/eller utlägg ska lämnas in snarast, dock senast inom sex månader efter hemkomst. Representation Se reglemente för representation och uppvaktning. Konferensresor, utbildningsresor och studieresor Syfte och nyttan med resan Medarbetare och förtroendevalda som deltar i studieresa eller konferensresa ska normalt inte beskattas för detta. En förutsättning är dock att resan ifråga är till nytta för Malmö pastorats verksamhet. När inslagen av nöje och rekreation överväger blir medarbetaren/ den förtroendevalda beskattad för hela eller del av resans värde. Viktiga frågeställningar när resan planeras - Vilket syfte har resan, och vilken nytta medför den för Malmö pastorat? - Vilka resmål omfattar studieresan, respektive till vilken ort ska konferensen förläggas? - Hur läggs studierna respektive konferensen upp? - Hur mycket nöje och rekreation ska ingå? Program och namnlista Ett detaljerat program måste finnas för varje resa, detta program ska skickas till ekonomienheten som bilaga till fakturorna. Även namnlista över resans deltagare ska bifogas. 4 (5)
Av programmet måste det framgå hur varje konferens- eller studiedag är upplagd när det gäller kurstider, raster, grupparbeten, studiebesök, utflykter etc. Även tiden för nöjen, rekreation osv ska framgå av programmet. Studie- eller konferenstiden måste uppgå till minst sex timmar per dag. Sjukdom Medarbetare som är sjukskriven, på hel- eller deltid, bör inte delta i studie- eller konferensresa då detta räknas som heltidsarbete. Beslut om eventuellt deltagande fattas av närmsta chef i samråd med församlingsherden, administrativa chefen, kyrkogårdschefen eller kyrkoherden. Medföljande I undantagsfall kan respektive församlingsherde, eller motsvarande, bevilja att medarbetare eller förtroendevald får ta med sig en familjemedlem på en resa. Vid dessa tillfällen bekostar inte Malmö pastorat någonting för den medföljande. 5 (5)