Framgångsrik kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner
Offentliga fastigheter Organisatinen Offentliga fastigheter består av rganisatiner sm förvaltar många av Sveriges ffentliga fastigheter. Tillsammans förvaltar vi sklr, myndighetsbyggnader, försvarsfastigheter, sjukhus ch fängelser. I vårt nätverk finns en enrm bredd, inte bara av lika slags fastigheter utan ckså i frm av lika slags erfarenheter. För att ta tillvara ch utveckla vår breda kmpetens har vi gått samman i Offentliga fastigheter. Vi bedriver gränsöverskridande utvecklingsprjekt sm bygger upp ch sprider kmpetens samt effektiviserar ch förbättrar förvaltningen av våra gemensamma fastigheter. Prjekten ska vara angelägna ch väcka nya tankar. De ska visa på inspirerande exempel ch erbjuda praktiska verktyg. Med andra rd prjekt sm inte bara gynnar ss själva utan ckså kan hjälpa ch vägleda många fler. Bakm Offentliga fastigheter står Sveriges Kmmuner ch Landsting, Frtifikatinsverket ch Samverkansfrum genm Statens fastighetsverk ch Specialfastigheter. Mer infrmatin hittar du på www.ffentligafastigheter.se Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 1
Förrd Många ffentliga fastighetsrganisatiner har haft ch har utmaningar med att klara kmpetensförsörjningen. Flera års stra pensinsavgångar har gjrt att många äldre medarbetare slutat de senaste åren. Knkurrens från privat sektr ch förändrade rller ch därmed kmpetensbehv påverkar ckså hur rganisatinerna behöver arbeta med kmpetensförsörjningsfrågan. Utgångspunkten för prjektet har varit att ta reda på ch beskriva hur ett antal fastighetsrganisatiner arbetar med att rekrytera, utveckla ch behålla kmpetenta medarbetare ch i detta identifiera vilka framgångsfaktrerna är. Prjektet har initierats ch finansierats av Offentliga fastigheter. Här ingår Sveriges Kmmuner ch Landsting, Frtifikatinsverket samt Samverkansfrum för statliga byggherrar ch förvaltare genm Statens fastighetsverk ch Specialfastigheter. Christina Hanssn ch Linus Odell, Newsec, har varit utredare ch skribenter. Medverkande i wrkshp ch/eller intervjuer har varit Anna-Lena Leth, Uppsalahem; Cecilia Söderström, Vasakrnan; Charltta Mberger Jhanssn, Västfastigheter; Christina Hallberg Höglund ch Susanna Khlström, Lcum; Erika Cederlöf ch Mnica Henrikssn, Frtifikatinsverket; Fredrik Thyselius, Luleå Kmmun; Hans Näslund, Västerås Stad; Jenny Sellberg, Reginfastigheter, Regin Skåne; Juan Cpvi-Mena, Telge Bstäder; Karin Jannerbrn, Länsfastigheter Götebrg ch Zara Thagesn, Västfastigheter. Saija Thacker, Sveriges Kmmuner ch Landsting har varit prjektledare. Stckhlm i januari 2019 Gunilla Glasare Avdelningschef Peter Haglund Sektinschef Avdelningen för tillväxt ch samhällsbyggnad Sveriges Kmmuner ch Landsting Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 2
Innehåll Sammanfattning... 4 1. Bakgrund, syfte ch tillvägagångssätt... 5 Bakgrund... 5 Syfte... 5 Tillvägagångssätt... 5 2. Ledarskap ch Styrning... 6 Styrning... 6 Ledarskap... 6 Kmpetens... 6 3. Relatinsbyggande ch Samverkan... 7 Rekrytering av unga talanger ch annan identifierad kmpetens... 7 Påverka utbildningar, kmpetenssäkring ch andra strategiska samarbeten... 7 Ta tillvara på de sm håller på att integreras i det svenska samhället... 7 4. IT ch Digitalisering... 8 Hur ch vad ska man göra?... 8 Hur får man med medarbetarna?... 8 Kmpetenssäkring... 8 5. Arbetsgivarvarumärke... 9 Grunden i ett framgångsrikt arbete att lyfta fram arbetsgivarvarumärke... 9 Vad kan man lyfta fram sm fastighetsrganisatin... 9 Sådant sm gör att man lyckas... 10 Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 3
Sammanfattning Offentliga fastighetsrganisatiner står inför stra utmaningar med att attrahera, hitta ch behålla rätt kmpetens, både nu ch i framtiden. Företaget/rganisatinen behöver identifiera ch besluta vilka kmpetenser sm är viktiga för att uppnå verksamhetens mål. Kmpetensförsörjning ch kmpetensöverföring behöver vidare lyftas till en strategisk nivå inm verksamheten ch kpplas till verksamhetens visin, värderingar ch verksamhetsmål. En stark framgångsfaktr är ett utvecklat ch anpassningsbart ledarskap med fkus på självledarskap ch individen. Relatiner både internt ch externt är en viktig parameter för att uppnå målen. Organisatinerna måste besluta vilka relatiner ch samarbeten sm är strategiska för den egna rganisatinen. Det är bättre att tänka kvalitet istället för kvantitet ch att arbeta aktivt med de samarbeten man identifierat. En utmaning med att säkerställa att det finns rätt kmpetens är att se till att de utbildningar sm erbjuds följer med i utvecklingen. Det är möjligt att vara med ch påverka branschen ch utbildningar genm samarbeten med utbildningssäten ch i kanaler sm till exempel Fastighetsbranschens Utbildningsnämnd (FastUn). För att kunna möta framtidens ttala resursbehv behövs arbetskraften bland de många sm ska integreras i det svenska samhället. För att få in fler på arbetsmarknaden, gäller det att ta del av ch använda de verktyg ch samarbeten sm finns. Exempelvis har FastUn tagit fram bra verktyg för detta. Det är viktigt att dra nytta av teknikutvecklingen, både i fastigheterna ch hs medarbetarna för att skapa effektivare ch mbilare arbetssätt, ch för att attrahera rätt persner med rätt kmpetens. Med digitalisering går det att utveckla det sm är relevant för verksamheten. Ett starkt arbetsgivarvarumärke attraherar rätt medarbetare ch detta uppnås genm att ha en fungerande rganisatin, där medarbetarna trivs ch känner mening med det arbete de utför. Medarbetarna är ambassadörer ch den bästa marknadsföringen man kan få är när de förmedlar en psitiv bild av rganisatinen. De flesta anställningar sker genm kntakter! Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 4
1. Bakgrund, syfte ch tillvägagångssätt Bakgrund Offentliga fastighetsrganisatiner står inför utmaningar inm framtida kmpetensförsörjning ch kmpetensöverföring. Några av de utmaningar sm många verksamheter/rganisatiner upplever är pensinsavgångar, ledarskap ch styrning samt behvet av rätt kmpetens ch utbildningar med relevant kppling till kmpetensbehvet. Knkurrens m arbetskraften generellt i branschen lyfts ckså sm en utmaning. Hur ska man då tänka ch gå till väga för att bli framgångsrik i arbetet med den framtida kmpetensförsörjningen? I prjektet har några mråden sm är viktiga att ha fkus på för ett lyckat arbete identifierats. Syfte Prjektet syftar till att: Ta fram inspirerande exempel ch strategier för kmmunala ch ffentliga fastighetsrganisatiner så att de kan förbereda sig för framtidens kmpetensöverföring ch -försörjning Tillvägagångssätt För att få en bred bild av vilka utmaningar ffentliga fastighetsrganisatiner står inför, hur de har förhållit sig till dem ch vad de har gjrt för att hantera dem, har drygt ett tital intervjuer genmförts. De persner sm intervjuades har lika rller, till exempel HR-chefer/-medarbetare, fastighetschefer ch vd, med gemensam nämnare att de på ett eller annat sätt arbetar med kmpetensförsörjning ch ledarskap. Utifrån intervjuerna utkristalliserades ett antal gemensamma mråden sm är kritiska för ett framgångsrikt arbete kring kmpetensförsörjning, ch sm samtliga intervjuade lyfte upp på ett eller annat sätt. Områdena är Ledarskap ch Styrning, Relatinsbyggande ch Samverkan, IT ch Digitalisering ch Arbetsgivarvarumärke. Ämnena tangerar varandra ch vissa prblem ch lösningar är genmgående inm samtliga mråden. Områdena ch frågeställningar kring dem användes sm underlag i en wrkshp sm genmfördes med tlv representanter från ffentliga fastighetsrganisatiner, där en del av deltagarna även hade medverkat i intervjuerna. Resultatet från intervjuerna ch wrkshpen sammanfattas nedan. Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 5
2. Ledarskap ch styrning Medarbetarna har stra förväntningar på ledarskap ch styrning. Detta är en viktig parameter när man väljer arbetsplats, dels initialt ch dels när man väljer att stanna kvar. Hur ska man leda ch styra för att attrahera ch behålla rätt kmpetens? Styrning Var tydlig med vart företaget/rganisatinen är på väg, förankra visin ch värderingar Arbeta med en integrerad affärs-/övergripande verksamhetsplan där allt sm genmförs inm rganisatinen syftar till att uppnå företagets/ rganisatinens verksamhetsmål. Lyft upp/in mål ch strategier för kmpetensförsörjning i planen utifrån vilken kmpetens sm behövs för att nå företagets/rganisatinens verksamhetsmål. Vilken kmpetens har vi idag, vilken kmmer vi behöva ch vilken kmpetens behöver vi inte? Förhålla sig till att allt är föränderligt, ch att förhålla sig till förändringen Gå från hur saker ska utföras till vad sm förväntas levereras, ch följ upp Var öppen ch samverka Genmför stegvisa förändringar Bygg relatiner inm ch utanför rganisatinen Ledarskap Relatinen mellan ledare ch medarbetare är en framgångsfaktr, medarbetare förväntar sig en ärlig, utvecklande relatin Rätt ledarskap kan attrahera ch behålla rätt persner med rätt kmpetens Arbeta med ledarnas ch medarbetarnas självledarskap Uppmuntra liktänkande ch innvatin, var mdig ch reflekterande Kmpetens Tips är att ta hjälp av FAVAL, ett system för validering av fastighetsbranschens yrkesrller sm FastUN, Fastighetsbranschens Utbildningsnämnd, tagit fram, www.faval.inf Ta tillvara ch utveckla medarbetarnas kmpetens, det ska finnas gda ch tydliga utvecklingsmöjligheter inm rganisatinen Nyttja spetskmpetensen i rganisatinen Gå från funktin till team ch från del till helhet, jbba mt uppdrag snarare än fasta strukturer Kmpetensöverföring kan ske genm en strukturerad prcess, funktinsnätverk, utvecklingsresa ch nätverk Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 6
3. Relatinsbyggande ch samverkan En framgångsfaktr för att nå ut till framtida medarbetare ch att påverka i lika sammanhang är samarbeten ch relatiner. Vilka samarbeten ch relatiner är strategiska för att få rätt kmpetens för att nå våra verksamhetsmål? Rekrytering av unga talanger ch annan identifierad kmpetens Besluta vilka företaget/rganisatinen vill attrahera ch ha en relatin med Välj kanaler med msrg Väck intresse för fastighetsbranschen redan i tidig ålder Samarbeta med utbildningar exempelvis genm att ta fram ämnen för examensarbete Arbeta strukturerat med trainee-prgram, bland annat har SABO:s prgram lyfts fram sm ett bra exempel Erbjud mtiverande praktikplatser Uppmuntra medarbetarna att fungera sm kmmunikatinskanaler, en str andel nyrekryteringar sker via kntakter Påverka utbildningar, kmpetenssäkring ch andra strategiska samarbeten Ta hjälp av FastUn, Fastighetsbranschens utbildningsnämnd. FastUn är en ideell förening sm arbetar för kmpetenssäkring av fastighetsbranschen. De företräder branschen i utbildnings- ch kmpetensfrågr ch finansieras genm kllektivavtal mellan arbetsmarknadens parter. De har ckså Stödmaterial för infrmatinsträffar m fastighetsbranschen, www.fastun.se Arbeta med relatinsbyggande samarbete tillsammans med gegrafiskt nära yrkeshögsklr, högsklr ch universitet. Kntinuitet i yrkesutbildningar är en utmaning, ta hjälp av varandra Delta i ch/eller skapa nätverk ch samverkan med andra fastighetsaktörer i liknande situatin eller från en helt annan bransch för att få nya perspektiv Ta tillvara de sm håller på att integreras i det svenska samhället Ta hjälp av vad FastUn har att erbjuda Handledarstöd för nya svenskar genm medel från Asyl-, migratins- ch integratinsfnden Lingi Språkapp med kurser i yrkessvenska Snabbspår för nyanlända Ett samarbete med Arbetsförmedlingen Krta vägen en arbetsmarknadsutbildning sm riktar sig till akademiker med utländsk bakgrund, www.arbetsfrmedlingen.se Språket är en svårighet, men var lär man sig språket bäst? På arbetsplatsen! Använd FastUns valideringssystem Faval för att validera kmpetensen Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 7
4. IT ch digitalisering Vi lever i en föränderlig värld ch allt mer runt mkring ss ch i våra fastigheter blir digitaliserat ch IT-baserat. Hur ska vi ta vara på utvecklingen? Dagens medarbetare i företag förväntar sig en rganisatin med mdernt ch mbilt arbetssätt, bland annat digitalt men ckså att man arbetar värderingsstyrt ch visar tillit till varandra. Digitalisering är ett medel, inte ett mål. Hur ch vad ska man göra? Identifiera vilken utveckling sm behövs i den egna verksamheten/rganisatinen för att nå företagets/rganisatinens verksamhetsmål Digitalisera med klkhet ch tydliggör syftet med digitaliseringen: Att effektivisera ch försöka bidra till ett förenklat arbetssätt Säkerställ att arbetssättet genm förändringen bidrar till värdeskapande arbete Ta ett steg i taget, börja från grunden. Var uthållig! Hur får man med medarbetarna? Digitalisering/förändring ska ske genm delaktighet ch ett agilt ledarskap, ett ledarskap sm är anpassningsbart ch med fkus på människr Arbeta med medarbetarnas självledarskap Få med det sm engagerar ch det sm gör att man valt fastighetsbranschen passinen för hus Förbered ch förklara varför förändringen genmförs Kmpetenssäkring Framtiden kmmer att innehålla liknande yrkeskategrier men med ett förändrat arbetsinnehåll ch fördelning Var sm arbetsgivare delaktiga i ch påverka utveckling av utbildningar ch deras innehåll så att utbildningarna följer utvecklingen, särskilt i yrkesutbildningarna Var öppen, kmpetensen kanske hittas i andra branscher Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 8
5. Arbetsgivarvarumärke Medarbetarna är verksamhetens ambassadörer ch arbetsgivarvarumärket är en spegling av hur rganisatinens medarbetare mår ch trivs, ch vilken mening de känner i sitt arbete. Grunden i ett framgångsrikt arbete är att lyfta fram arbetsgivarvarumärket Säkerställ att hemläxan är gjrd innan arbetet med arbetsgivarvarumärket påbörjas. Kntrllera att styrning, ledning ch arbetssätt fungerar ch att man lever sm man lär Bygg inifrån ch gå ut för att invlvera hela rganisatinen Låt ledarna bära fanan ch tänk att alla i rganisatinen är ambassadörer utåt Identifiera vilka sm är era framgångsfaktrer sm skapar en attraktiv medarbetarupplevelse Ett framgångsrikt arbetsgivarvarumärke inkluderar strategisk kmpetensförsörjningsplan sm är beslutad av högsta ledningen Arbeta med medarbetarnas hela livscykel för att vara attraktiv i alla delar; attrahera, rekrytera, intrducera, utveckla, behålla ch avsluta Hitta rätt psitin på marknaden Arbetsgivarvarumärket är en del av hela varumärket Vad kan man lyfta fram sm fastighetsrganisatin Alla har relatiner till fastigheter/samhällsutveckling Lyft upp ett högre syfte med vårt arbete: Vi bygger för livet Hus sm räddar liv Lyft fram era styrkr ch framgångsfaktrer sm arbetsgivare, t.ex. Meningsfullt arbete, bidrar till samhällsnyttan Långsiktiga ch hållbara relatiner med kunder Kmplexa, spännande fastigheter med mycket teknik ch kmplicerade lösningar Psitiv arbetskultur Inkluderande ch delaktighet Ledarskap ch medarbetarskap Möjlighet till utveckling inm rganisatinen Långsiktiga ch nära relatiner med kunder Trygghet ch stabilitet Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 9
Sådant sm gör att man lyckas Uppmuntra medarbetarna att verka sm ambassadörer ch därmed kmmunikatinskanal Låna lyckade exempel från andra branscher för att bygga arbetsgivarvarumärket, exempelvis plisers medverkan på sciala medier Marknadsför ch kmmunicera både internt ch externt Kmmunikatinsstöd för t.ex. paketering I en fungerande rganisatin där medarbetarna trivs ch känner mening med det de gör, får man mycket gratis i arbetet med arbetsgivarvarumärket Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner 10
Kmpetensförsörjning i ffentliga fastighetsrganisatiner Många ffentliga fastighetsrganisatiner står inför stra utmaningar med att attrahera, hitta ch behålla rätt kmpetens, både nu ch i framtiden. Företag/rganisatiner behöver identifiera ch besluta vilka kmpetenser sm är viktiga för att uppnå verksamhetens mål. Kmpetensförsörjning ch kmpetensöverföring behöver vidare lyftas till en strategisk nivå inm verksamheten ch kpplas till verksamhetens visin, värderingar ch verksamhetsmål. Det ch mer kan du läsa m i denna rapprt vars syfte är att visa på vilka framgångsfaktrer sm deltagande rganisatiner lyft fram för ett lyckat arbete med kmpetensförsörjning. Upplysningar m innehållet Saija Thacker, saija.thacker@skl.se Sveriges Kmmuner ch Landsting, 2018 ISBN: 978-91-7585-709-1 Text: Christina Hanssn, Newsec Illustratin/ft: SKL Prduktin: SKL