Caspeco Business Control

Caspeco Business Control Introduktionsmanual för att komma igång med arbetet i Caspeco Business Control. Caspeco Business Control har du åtkomst till från vilken dator som helst i hela världen, förutsatt att du har en internetuppkoppling samt mjukvaran Business Control installerad på din dator.

Innehå llsfo rteckning Första gången du använder Caspeco... 1 Stämpelklockan... 3 Historik och schema i stämpelklockan... 4 Liggaren och meddelanden i stämpelklockan... 5 Skapa ny anställd... 7 Anställdafliken... 12 Sätta rätt yrke och station på anställd... 13 Anställningsbevis och arbetsgivarintyg... 14 Timrapporten... 15 Ange rätt station i timrapporten... 16 Semester, sjukfrånvaro, föräldraledighet m.m.... 17 Utbetala eller spara semesterersättning... 18 Försäljningsfliken... 20 Dagskostnad... 21 Övrigt... 22 Lönekörning i Business Control... 23 Statistikavstämning... 24 Lönejusteringar... 29 Budgetering... 30 Schema: webbinställningar... 33 Webbinställningar... 33 Webbehörigheter... 35 Schema: dags att lägga schema... 36 Schemafunktioner:... 37 Bra funktioner i schemat... 39 Funktionen rulla ut schema... 40 Rulla ut schema för flera personer: roterande schema... 41 Rulla ut schema för flera personer: roterande och fast schema... 42 Hitta snabbt ersättare vid sjukdom eller till lediga arbetspass... 43 Skapa grupperingspass... 44 Skriv ut eller skicka schemat via e-post... 52 Schemaläggning och personalekonomi... 54 Listor... 55

Revision av Caspeco Business Control Manual Revision 1 Carl Johan Fries 2012-09-10 cj@caspeco.se Revision 2 Carl Johan Fries 2013-02-11 cj@caspeco.se

Fo rstå gå ngen du ånvå nder Cåspeco För att logga in i administrationsprogrammet Caspeco Business Control startar du programmet som heter just Business Control och som finns installerat på din dator. Har du inte mjukvaran till Caspeco Business Control installerad på din dator, kontaktar du Caspeco Support på 018 10 00 18. När du loggar in i Business Control möts du av förstasidan enligt nedan. På förstasidan i Caspeco Business Control visas aktuella nyheter av relevans för branschen. Här finns en förslagslåda där du kan lämna synpunkter och önskemål på förbättringar i Caspeco Business Control. Du loggar in genom att trycka på den gula nyckelikonen längst uppe till vänster. På den kan du också trycka för att logga ut. Varje system i Caspeco har ett unikt användarnamn och lösenord. Normalt är detta sparat på varje dator, men ibland kan det behövas fyllas i på nytt. Har du flera system på din dator väljer du system här. 1

När du loggar in i det system du valt väljer du dig själv som användare i inloggningsrutan som dyker upp. Välj användare. Slå in lösenord. Logga in. Loggar du in för första gången väljer du ett nytt lösenord och skriver in detta två gånger. När du loggat in kommer du till Startsidan, eller fliken Start. I samtliga vyer i Caspeco Business Control kan du välja: Månad, år, anställd och enhet. Här ser du om det finns nyanställda som saknar uppgifter. Är länken blå kan du klicka på den för att skicka en webbförfrågan om uppgifter till den anställde. En vanligt förekommande anledning till att du inte ser en anställd i olika vyer eller att du inte kan se en viss avdelning är att du inte valt rätt enhet, år eller månad. En annan anledning kan vara att den anställde du söker har blivit satt som inaktiv i systemet, kanske för att denne är extraanställd och inte jobbat på länge. Allt detta kontrollerar du på anställdafliken. 2

Stå mpelklockån Stämpelklockan är ett verktyg för hela personalen. När du börjar ditt pass stämplar du in, och när du avslutar ditt pass stämplar du ut. Alla tider förs automatiskt in i Caspeco Business Control där de dessutom kan korrigeras om någon stämplar in i fel station, eller glömmer stämpla in eller ut. Stämpla in genom att ange ditt fullständiga personnummer. Tryck på stämpla in. Liveliggaren visar vilka som är instämplade just nu. Jobbar du ett pass på en avdelning och sedan ett annat pass på en annan avdelning kan du enkelt byta station under arbetspasset. Skriv in ditt personnummer och tryck på Växla station. När klockan är ansluten lyser denna text grönt. Är klockan inte ansluten lyser den rött. Det fungerar att stämpla in även om klockan inte är ansluten, men instämplingar förs in först när klockan ansluts mot Caspecos databas. Knappen historik visar de tider du jobbat de senaste två månaderna. Här kan du se ditt schema. Minimera klockan så att den inte ligger i vägen för andra program på datorn. Inbyggd miniräknare. I liggaren kan du få fram all information som myndigheter efterfrågar vid en eventuell kontroll. 3

Historik och schema i stämpelklockan Funktionen historik i stämpelklockan ser ut som nedan. Den anställde kan se när in- och utstämplingar är gjorda samt hur många timmar de arbetat. En annan funktion som finns i stämpelklockan, är schema. Genom stämpelklockan kan de anställda se sitt schema direkt på morgonen när man stämplar in. Detta underlättar både för den anställde och också den som är ansvarig för schema då frågor som när jobbar jag imorgon? besvaras direkt genom stämpelklockan. 4

Liggaren och meddelanden i stämpelklockan Funktionen liggare ser ut som nedan. Vid en eventuell myndighetskontroll kan myndigheten begära en utskrift av liggaren. Du skriver enkelt ut liggaren genom att välja station och datum och sedan trycka på skriv ut. Du kan också se liggaren i Business Control. Även från Business Control kan du skriva ut liggaren. Tryck på uppdatera för att visa liggaren. Visa ändringar. Välj anställd. Välj station. Välj period. Här visas alla pass och ändringar under vald period. 5

Via stämpelklockan kan du skicka ut meddelanden till de anställda. Meddelanden som skall visas i klockan redigerar du i meddelandefliken i Business Control. Permanent meddelande. Tillfälligt meddelande. Bekräfta meddelandet som läst. Meddelanden kan lämnas permanent på stämpelklockan, men det går också att få ett meddelande till alla som stämplar in eller ut, t.ex. Välkommen till jobbet!. Det går också att lämna ett meddelande till alla som arbetar på en avdelning eller en specifik individ. När den anställde bekräftat meddelandet som läst försvinner det ur systemet. För att konfigurera dessa meddelanden går du in under meddelandefliken. Permanent meddelande. Meddelande till den som stämplar in; Välkommen till arbetet!. Meddelande till den som stämplar ut; Tack för idag! Individuellt meddelande eller meddelande till station. 6

Skåpå ny ånstå lld När det kommer ny personal måste dessa läggas in i Caspeco Business Control för att kunna stämpla in och ta del av information, samt för att ni på företaget skall kunna betala ut löner etc. till den anställde. Det finns två alternativ för att lägga till en ny anställd i systemet. Alternativ 1: I Business Control, tryck på ikonen som ser ut som en liten figur med ett plustecken på. Du kan antingen själv fylla i den anställdes uppgifter enligt nedan, alternativt klickar du i rutan låt den anställde själv fylla i sina uppgifter via webben. Du behöver dock fylla i för- och efternamn samt personnummer på personen i fråga. För att personen själv skall kunna fylla i sina övriga uppgifter krävs det också att du lägger in den anställdes e-postadress. När du gjort detta trycker du på Skapa. 7

När du tryckt på skapa skickas automatiskt ett mail till den nyanställde och denne kan då gå in på länken och fylla i sina uppgifter (om du kryssat i att den anställde själv skall fylla i sina uppgifter) eller bara kontrollera att de uppgifter som lagts in stämmer. Meddelandet kan se ut såhär: Hej Michael! Vänligen uppdatera dina uppgifter. Kontrollera dina personuppgifter här för att göra eventuella korrigeringar. Mvh, Meddelandet som visar att du skickat mail ang. personuppgifter ser ut såhär: 8

Den anställde fyller sedan i sina uppgifter på en webbsida enligt nedan, som man kommer till genom att klicka på länken i meddelandet man fått från Business Control. När uppgifterna fyllts i, skickas de tillbaka in i Business Control. Nästa gång du loggar in i Business Control får du frågan om du vill importera de nya uppgifterna en anställd har skickat in. 9

Väljer du att hämta de nya uppgifterna kommer du till följande ruta: Alternativ 2: Den nyanställde stämplar in med stämpelkockan som då ber den anställde fylla i sina uppgifter på plats. När ett personnummer inte känns igen av stämpelklockan (att personnumret inte redan finns inlagt) får du frågan om du vill skapa en ny anställd. Väljer du Ja på frågan att skapa ny anställd, fyller du i uppgifter enligt nedan: 10

Nästa gång du loggar in i Business Control ser startsidan ut som nedan. Om ny personal lagts till via stämpelklockan finner du nu en blåfärgad länk som du kan klicka på för att skicka en förfrågan via webben till den anställde som då kan fylla i sina uppgifter via en internetsida. När den anställde fyllt i sina uppgifter via webben skickas uppgifterna tillbaka till Business Control och du kan då hämta in dem. 11

Anstå lldåfliken När den anställde fyllt i sina uppgifter och du som administratör infogat dessa i Caspeco Business Control går du till fliken som heter Anställda. På anställda fliken gör du inställningar av: Semesterdagar. Yrke. Gör den anställde inaktiv eller aktiv. Lön: (Ställ in timlön, passlön eller månadslön). Fördelning månadslön. Skattetabell/procent skatt. Enhetstillhörighet. Kostnadsställe. Avtal. Anställningsform. Röda dagar. Spara eller utbetala semesterersättning. Komptid. Övertid. Eller ingen ersättning för övertid. Den anställde genom att logga in på http://schema.caspeco.se ladda upp en bild på sig själv så att ni i systemet kan ha bilder på alla anställda (se mer om detta i avsnitten schema). Snabbkommandon för att växla mellan anställda eller mellan månader: Anställda: håll in CTRL-tangenten och använd höger och vänster piltangent på tangentbordet för att gå till nästa anställd (höger) eller föregående anställd (vänster). Månader: håll in CTRL-tangenten och använd piltangent upp och piltangent ner på tangentbordet för att gå till nästa månad (upp) eller föregående månad (ner). 12

Sätta rätt yrke och station på anställd Att sätta rätt yrke på den anställde samt ange vilken station denne skall arbete på är viktigt för att det ska bli rätt i Business Control. För att sätta yrke och station gör du följande: Gå in i fliken Funktioner. Välj Redigera anställds uppgifter. Välj enhet och yrke på den anställde. När du är klar trycker du på Spara. 13

Anstå llningsbevis och årbetsgivårintyg När den anställde fyllt i sina uppgifter och de har blivit importerade till Business Control kan du skriva ut anställningsbevis samt arbetsgivarintyg för den anställde. Gå till fliken Arbetsgivarintyg. Under denna flik kan du skapa arbetsgivarintyg, komplettera ett intyg, skapa anställningsbevis eller ta fram en drogpolicy till den anställde. Välj det dokument du vill ta fram och tryck på Skapa, du kan då skriva ut dokumentet. I det här läget kan du också skriva ut en Drogpolicy som kan lämnas till den nyanställde. DEN ANSTÄLLDE SKA HA EN KOPIA AV AVTALET OCH ARBETSGIVAREN SPARAR ORIGINALET. 14

Timråpporten I timrapporten ser du hur den anställde har stämplat in och ut under en period. Här finner du reglerna för OB1, OB2, OB3, matavdrag och rast. Vill du ändra regeln för dessa (om en person skall ha dem eller ej) klickar du i rutan där det står ja, så ändras den till nej och tvärt om. Samma funktion finns under anställdafliken. Du kan lätt korrigera timrapporten genom att klicka i aktuell ruta och skriva över en tid som är fel eller som någon glömt att stämpla ut t.ex. Alla ändringar som görs syns i kronologisk ordning i liggaren, detta gör att det går att spåra alla korrigeringar till vilken användare som gjort dem och när de har gjorts. Den funktionen är till för att underlätta vid problem som uppstår. Anteckningar: 15

Ange rätt station i timrapporten Om du manuellt skriver in tider i timrapporten, vilket kan vara vanligt på lönekontoret, måste du första gången du gör detta, se till att ange den station som passet skall knytas till. Om du inte manuellt väljer station väljer systemet automatiskt den första stationen i listan. För att välja station gör du som nedan. Skriv in tiderna den anställde jobbat i timrapporten. Högerklicka i rutan och välj vilken station detta pass ska knytas till. Du kan också byta station i dagskostnadsfliken genom att trycka på station för att sedan välja den aktuella stationen. Anteckningar: 16

Semester, sjukfrånvaro, föräldraledighet m.m. För att ange olika typer av frånvaro, föräldraledighet, VAB m.m. går du in på timrapporten och använder dig av kolumnen Anmärkning. Välj datum, och högerklicka i den blå rutan under Anmärkning. Klicka i kolumnen Anm. och du får fram alternativ för semester, sjukfrånvaro m.m. När du valt vilken typ av frånvaro som gäller får du upp en kalender där du väljer start- och slutdatum. Välj sedan mellan vilka klockslag frånvaron gäller. Du kan sedan välja att planlägga för alla dagar, enbart vardagar eller mot schema. Tryck Ok och frånvaron läggs ut i timrapporten. 17

Utbetala eller spara semesterersättning För att betala ut rätt semesterbelopp kan du använda dig av två funktioner, antingen via anställdafliken eller via timrapporten. I den här rutan kan du manuellt betala ut semester som är inarbetad föregående år. Med denna funktion betalar du ut all semester som inarbetats under detta år (semesteråret löper mellan den 1 april och den 31 mars). Detta skall normalt bara användas till extrapersonal och vid utbetalning av slutlön. Vi rekommenderar dock att använda timrapporten för att sköta semesterutbetalningar, se nästa sida. 18

I timrapporten kan du enkelt välja dagar och tider som den anställde skall ha semester. Du kan planlägga semestern en dag eller över längre tid. Klicka i en blå ruta i kolumnen anmärkning och välj semester. Antingen klickar du i raden för ett specifikt datum för att lägga semestern där, eller använder kalendern för att planlägga flera dagar eller veckor, se nedan. Kalendern kommer upp automatiskt när du väljer semester i anmärkningskolumnen. 19

Fo rså ljningsfliken Under försäljningsfliken ser du i realtid hur ni sköter er drift. Försäljningen kan ställas mot lönekostnad och kan visa aktuell löneprocent på den dagliga försäljningen. Välj vilka avdelningar du vill titta på här. I kolumnen total ser du försäljningen för hela verksamheten. I kolumnerna till höger ser du försäljningen för varje enskild avdelning. Överstiger löneprocenten den gränsen satt visas den i rött, är kostnaden under visas den i grönt. Här sätter du max löneprocent för lönekostanden. Löneprocenten kan fungera som ett dagligt mål. Här kan du välja att titta på specifika dagar. Resultatet syns under Summa valda dagar. Försäljning per dag, totalt och per avdelning. Lönekostnad i procent och kronor. Summa arbetade timmar. Försäljningsfliken är ett utmärkt verktyg för att i realtid se hur det går för verksamheten. Utifrån dessa uppgifter kan du i tid ta beslut för att korrigera din bemanning eller satsa på att öka din försäljning under innevarande månad. OBS! Försäljningen kan läggas in manuellt eller genom att exportera en fil från ert kassasystem och sedan importera denna i Caspeco Business Control. För att få denna funktion, vänligen kontakta Caspeco Support. 20

Dågskostnåd Under dagskostnadsfliken kan du följa upp arbetade timmar, in- och utstämplingar samt få en överblick på lönekostnader. I dagskostnadsfliken upprättar du dagens instämplingar. I vänster kolumn ser du vilka dagar som är rättade efter schema (gröna). Begränsa start- och sluttid. Detta rättar stämplingar efter schema. Instämplingar, du kan ändra dessa genom att ändra tiden i rutan. Försäljning per avdelning. Löneprocent per person och avdelning. Tryck på en anställds namn för att komma till timrapporten. Byt avdelning genom att klicka på station. Om en in- eller utstämpling avviker från schemat, lyser den rött. RK. Rastkorrektion. Godkänn en persons timmar genom att klicka i rutan Ok. Antal arbetade timmar, per person och avdelning. Rutinen för att rätta dagens timmar börjar med att du antingen manuellt för in eller genom kassaexporten importerar dagens försäljning (kontakta Caspeco support ang. kassaimport). Lägger du in försäljningen manuellt gör du detta i försäljningsfliken. Sedan rättar du varje persons timmar och godkänner sedan timmarna genom att klicka på rutan Ok?. Rutan blir då grön och timmarna är godkända. Vill du rätta några av personerna enligt schema och några efter annan tid rättar du först enligt schema så att de som stämplat enligt schema blir rätt. Sedan anger du manuellt timmarna för de som inte stämplat enligt schema. Exempel: Lisa är schemalagd 13.30 men har stämplat in 13.15 vill du begränsa starttid för andra som jobbar men inte för Lisa, rättar du Lisas schematid till 13.15 manuellt. Därefter trycker du Utför för att begränsa starttid för alla utom Lisa. HAR DU INGET SCHEMA PÅVERKAS INTE INSTÄMPLINGARNA AV DETTA KOMMANDO. 21

Ö vrigt Under Funktioner kan du göra en del ändringar, exportera och importera filer, samt importera försäljning från ert kassasystem. Redigera anställds uppgifter, adress, telefonnummer m.m. Importera försäljningsdata från kassasystem (Trivec, Cashdata, Micros m.fl.). Exportera statistik till Svenskt Näringsliv och till Centrala Skatteverkets Register (CSR). Ändra logotyp. Här kan du ställa in schablonlöner för schema läggning m.m. Snabbkommando för att växla till nästa anställd och gå till nästa månad: Anställda: Håll in Ctrl-tangenten och gå med pil-tangenten till höger för nästa anställd till vänster för föregående anställd. Månader: Håll in Ctrl-tangenten och gå med pil-tangenten upp för nästa månad ner för föregående månad. 22

Lo neko rning i Business Control När det är dags att göra löner är det viktigt att se till att allt blivit rätt i de tidigare stegen. Använd det här avsnittet för att kontrollera detta. 1. Efter att du godkänt alla timmar i Dagskostnadsfliken godkänner du lön för varje anställd genom att i Anställdafliken uppe i vänster hörn trycka på Godkänn lön. 2. När du tittar på fliken Lönelista skall alla namn i listan vara vita för att lönen skall kunna betalas ut. 3. Är en anställds rad röd är något fel. Klicka på personens namn i listan så kommer du automatiskt till personens Timrapport. 4. Kontrollera vad som är fel och tryck sedan Godkänn lön i Anställdafliken En låst period kan låsas upp av Caspeco Support. Skapa bankfil. 5. När du kontrollerat att allt stämmer, kan du skapa en bankfil som du skickar till din bank. 6. Du kan sedan ta ut färdigt bokföringsunderlag och skattedeklaration under respektive flik. 7. Under fliken Lönespecifikationer kan du skapa och skicka ut lönespecifikationer. 23

Statistikavstämning Innan löneperioden låses skall du kontrollera att kostnaden i statistiken är den samma som den verkliga kostnaden och även jämfört med redovisad kostnad i bokföringen. Detta gör du genom att gå till fliken Listor. 1. Gå till fliken Listor. 2. Välj statistikavstämning. 3. Skapa lista. I denna lista ser du om någon lön inte tagits med till fullo i statistiken eller om en lön i Caspecos statistik är högre än vad den verkliga kostnaden är. Verklig kostnad. Statistikkostnad. Bokförd kostnad. Den verkliga kostnaden är den kostnad som företaget har för den anställde denna månad. Det är den lön som betalas ut, men den innehåller också eventuella komptimmar som sparas och som kan tas ut av den anställde nästa månad. Bokförd kostnad är den kostnad som tas upp i bokföringen. Tillsammans med FORA blir den bokförda kostnaden den samma som den verkliga kostnaden. 24

Statistikkostnaden och den verkliga kostnaden kan skilja sig åt av några olika anledningar: Caspeco Business Control mäter först och främst driftresultatet som de personer som är aktiva i driften kan vara med och påverka. När en anställd har månadslön kan du i Anställdafliken ställa in hur månadslönen skall fördelas. Du kan välja att fördela en månadslön lika på alla månadens dagar genom att ställa in Fördelning månadslön: Jämnt. Månadslönen fördelas då lika på alla kalenderdagar i den station som den anställde är aktiv på i Anställdafliken (Kostnadsställe). Du kan också välja att fördela månadslönen utifrån hur den anställde stämplar in grundat på de pass denne jobbar. För att fördela månadslönen efter arbetade pass, välj Fördelning månadslön: Pass. Med inställningen Pass fördelas månadslönen på de timmar som stämplats. Fördelningen sker också i de olika stationerna som personen stämplar i. En heltid motsvarar normalt 173 timmar. För att fördela månadslön på de timmar som stämplats slår du in denna siffra i rutan vid Fördelning månadslön samt vid rutan Sysselsättningsgrad vid kolumnerna för Löneinställningar. Fördelning månadslön: Pass 173 timmar. Sysselsättningsgrad: 173 timmar. Har en anställd arbetat 176 timmar anger du 176 timmar i Fördelning månadslön: Pass. Detta för att statistikkostnad och verklig kostnad skall bli lika. 25

Antal arbetade timmar. Samma antal timmar skrivs in under Fördelning månadslön. Färdigt underlag att skicka till Skatteverket hittar du sedan under fliken Skattedeklaration. 26

Under fliken Redovisning finns färdigt Bokföringsunderlag. Bokföringsunderlaget kan exporteras som fil till de större bokföringsprogrammen. Det vanliga är att ekonomipersonalen manuellt lägger in uppgifterna i bokföringsprogrammet. På fliken Lönespecifikation skapar du lönespecar för samtliga anställda. Du kan välja att skapa lönespec för samtliga anställda, aktuell anställd (den person du har markerad i anställdafliken) eller för anställda utan giltig e-postadress. 27

Skicka lönespecen via e-post eller skriv ut och skicka med brevpost. Varning för personer med icke godkända löner och personer utan eller med felaktigt personnummer. Varje anställd får sin personliga lönespecifikation automatiskt om du väljer att skicka med e-post. Uppstår det frågor kring lön och ekonomi har Caspeco fri lönehanteringssupport vardagar kl. 8.30 16.30. Den bankfil du skapat sparar du på valfri plats på datorn. För att betala ut lönerna måste du gå in på din internetbank och genomföra utbetalningen. När detta är gjort är lönekörningen klar. 28

Lönejusteringar Hanteringen för lönejusteringar såsom ansvarstillägg, bilförmån och olika ersättningar hanteras i anställdafliken. I rutan löneinställningar kan du enkelt lägga in lönejusteringar. Observera att det är Caspeco Support som kan lägga till nya typer av justeringar. Saknar ni någon justering, var vänlig kontakta Caspeco. Klicka i rutan Ingen lönejustering. Du får då upp ett antal val, hitta den justering du vill lägga in och ange beloppet. I detta blad lägger vi upp just de konton som ni använder er av. Kontakta Caspeco om något konto saknas. 29

Budgetering I vyn för budgetering kan du se utfall för innevarande år, budget för året och föregående års utfall. Det går även att välja period vilket är bra om du t.ex. vill följa upp veckoplanering och titta på kommande veckas planering. Välj månad/år/period. Välj vilken period du vill se. Total försäljning. Försäljning per avdelning. Råvarukostnad i procent per avdelning. Råvarukostnad totalt i kronor. Lönekostnad totalt. Kronor och procent. Lönekostnad per avdelning. Kronor och procent. För att se budgeten trycker du på Skapa. Med de olika knapparna skapar du ny budget. Saknas det siffror från tidigare år använder du funktionen Fördela manuellt. Finns det försäljningssiffror från tidigare år använder du kopiera och öka. Här läggs fasta kostnader in, exempelvis lokalhyra. Här kan du lägga in kommentarer. 30

Budget för en månad gör du i månadsvyn. Finns siffror från tidigare år, använd funktionen Kopiera och öka. Denna funktion lägger in förra årets budget, men låter dig justera den. Om du vill öka budgeten från föregående år med exempelvis 3 %, skriver du 3 i rutan och trycker ok. Finns det inga siffror att hämta från föregående år, använder du funktionen Fördela manuellt. Om ni har stängt någon dag skriver du 0 i den kolumnen. Sedan utgår du från den dag med minst försäljning och sätter dess värde till 1. Om ni någon dag har dubbelt så hög försäljning sätter du 2 i denna kolumn. Det vill säga, om ni en torsdag säljer dubbelt så mycket som på måndagen, skall värdet i torsdagens kolumn vara 2. 31

För att lägga in fler rader i kontoplanen för budgeten går du till Årsvyn. Årsvy. Högerklicka på den tomma raden för att lägga till en ny rad. När du skapar en ny underrubrik skapas automatiskt en ny kontorad. På kontoraden kan du välja hur kostnaden skall fördelas på t.ex. omsättningen. Väljer du månad/jämnt fördelas kostnaden lika över månadens alla dagar. Väljer du Dag får du ange en siffra för varje dag i hela kalenderåret denna funktion är bra om du vill budgetera en kostnad relaterad till en specifik dag t.ex. en artists gage vid en konsert. Mån% innebär att kostanden för något ställs i förhållande till procent av försäljningen, som exempel kanske du har omsättningshyra. Genom att välja valfri period kan du enkelt titta på en specifik dag eller en vecka. Detta ger dig bra insikt i hur din verksamhet presterar, i realtid. 32

Schemå: webbinstå llningår Webbinställningar Med webbschemat och portalen är det möjligt för personalen att se sina egna, kollegers och stationers schemalagdapass. Där kan de också ansöka om att få jobba grupperingspass, ändra sina anställdauppgifter m.m. För att portalen skall fungera fullt ut och de scheman ni lägger skall visas på portalen måste ett antal inställningar först göras. På fliken schema hittar vi knappen Webbinställningar. Under webbinställningar ställer vi in hur vi vill att webbschemat skall visas på portalen. Vi kan: Välja vilka stationer som skall visas på portalen. Vissa stationer kanske inte schemaläggs, och då behöver dessa inte visas på portalen. Välja en period under vilken schemat skall visas för en station på portalen. Om vi inte väljer en period är det vanligaste alternativet att vi rullande vill publicera schemat på portalen. Vi kan då välja rullande schema. Vi kan sedan också välja hur många dagar framåt i tiden schemat skall visas på portalen. Vi kan välja att låta personalen avboka pass de ansökt och blivit tilldelade. Här kan vi också sätta en avbokningsgräns, dvs. hur många dagar innan passet infaller som det är tillåtet att avboka ett pass. Vi kan göra inställningar för varje station separat eller göra en inställning för alla stationer på samma gång. Visa schema på portalen. Till- och från datum att visa schema på portalen. Rullande schema på portalen. Välj antal dagar framåt som schemat skall visas på portalen. Tillåt avbokning av pass. Välj avbokningsgräns i antal dagar. 33

Vill vi snabbt ändra inställningar för alla stationer trycker vi på Ändra för alla stationer. Här kan vi göra våra ändringar och sedan trycka Utför ändring för att genomföra dessa för samtliga stationer i systemet. Viktigt att komma ihåg är att alltid trycka på Spara och stäng så fort ändringar gjorts. Ingenting sparas förrän man tryckt på spara och stäng, detta gäller även när man uppdaterar för samtliga stationer. Utför ändringar innebär enbart att man ändrar inställningen för samtliga stationer samtidigt, ingenting sparas förrän du stänger rutan för Uppdatera alla stationer och trycker Spara och stäng på Webbinställningar. När dessa inställningar är gjorda kan personalen börja använda portalen (portal.caspeco.se). Hur vet jag att schemat jag lagt visas på portalen? Alla scheman du lägger publiceras automatiskt på portal.caspeco.se. Beroende på vad du valt att göra för inställningar visas schemat olika. Du kan enkelt se om ett specifikt schema visas på portalen genom att se om det finns en jordglob på passet: Finns det ingen jordglob på passet? Har du gjort webbinställningarna korrekt är det troligtvis så att du tittar på ett schemalagt pass som ligger för långt fram i tiden och inte ligger inom ramarna för perioden du i inställningarna valt att visa på portalen. Exempelvis kan du ha valt att visa schema rullande för två veckor framåt, och i schemafliken tittar på ett schema som ligger 3 veckor eller längre fram i tiden. Vill du ändå att det skall synas på portalen kan du bara ändra inställningar för rullande schema på portalen. 34

Webbehörigheter Under fliken Behörigheter kan vi administrera behörigheter som gör det möjligt att begränsa vilka ur personalen som kan söka olika pass. Det innebär att om vi lägger in exempelvis behörigheten Barkeep på ett grupperingspass, kan endast personal med den behörigheten söka det passet. Lägg till nya och dölj gamla behörigheter. Om ni har lagt in yrken som behörigheter kan ni trycka här för att tilldela alla det yrke de har som en behörighet. Kryssa i vilka behörigheter en person skall ha. Här kan vi lägga till nya behörigheter och även inaktivera de behörigheter som inte längre är aktuella. 35

Schemå: dågs ått lå ggå schemå Schemat kan exponeras i olika vyer. Alla vyer är länkade till varandra vilket innebär att en ändring i en vy, medför att schemat ändras i de andra vyerna också. Vi rekommenderar att vyn schemaläggning används, vilken är den senaste versionen av schemat. Välj vilken vy du vill titta på. Välj datum. Välj station. Välj vilka enheter du vill jobba med. Skriv en notering för aktuell dag. Välj antal veckor du vill visa. Funktion för att rulla ut schema över flera veckor. Stäm av schemaläggning. Denna funktion varnar om du brutit mot regler i kollektivavtal, arbetsmiljölagar etc. genom för långa arbetspass eller för många arbetsdagar i rad eller för kort dygnsvila m.m. 36

Schemafunktioner: När du skall göra ett schema bör du först fundera över vilken typ av schema du vill arbeta med. Du kan välja att göra ett schema utifrån yrken, och i efterhand byta ut yrken mot personer. Ett annat alternativ är att du har ett fast schema för t.ex. 4 personer som sedan roterar på olika pass under en vald tidsperiod. Du kan också välja att göra ett schema för en vecka i taget. Först i denna manual skall vi visa hur du lägger upp ett nytt pass för en vecka. Vi visar både hur du lägger upp ett schema för ett yrke samt en specifik anställd. När du ska göra ett schema är det viktigt att du står i rätt period. Genom att använda kalendern kan du navigera mellan månader, veckor och dagar. Ovanför ett färdigt schema visas tydligt vilket datum schemat gäller. Välj datum för schemat. För att välja yrke som skall schemaläggas, högerklickar du i rutan nedan. Klicka på denna rad för att lägga till ett yrke eller en person som skall schemaläggas. Du kan söka efter yrken eller personer, eller bara klicka på namnet. Här ser du hur många timmar personer är schemalagda för aktuell vecka samt totalt för månaden. Vi rekommenderar att alltid arbeta med schemaläggningen i utkast och inte i aktiverat schema. Genom att jobba i utkast, aktiverar du schemat först när du är helt klar, vilket minimerar risken för att det blir något fel i schemat. Jobbar du med aktiv vy i schemat är schemat aktivt från första stund, vilket innebär att det blir krångligare att åtgärda småfel som kan uppstå då schemat är skarpt redan när du börjar. 37

Ange nu start- och sluttid för passet. Lägg till en kommentar för passet, eller för dagen. Den anställdes timbank för veckan samt totalt för månaden. I det här exemplet skall Carl jobba samma pass måndag till fredag. Ett enkelt sätt att lägga in resterande pass för veckan är följande: Klicka på rutan för starttiden, håll in skift och tryck pil höger, för att markera hela måndagspasset. Tryck Ctrl + C för att kopiera. Håll in skift och gå med pil höger för att markera så många dagar framåt som du vill schemalägga. Tryck Ctrl + V för att klistra in. Nu ser schemat ut som nedan. 38

Bra funktioner i schemat För att bäst utnyttja Caspeco Business Controls olika schemafunktioner måste du först svara på frågan vilket typ av schema ska du göra: Är det ett schema för en person som ser likadant ut varje vecka? Då kan du enkelt göra det schemat en vecka och sedan rulla ut det för så lång tid framåt som du önskar. Beskrivning för detta och övriga exempel följer på de kommande sidorna. Ska du göra ett schema med yrken som personalen sedan kan ansöka om att få jobba på respektive pass? Då ska du se instruktionen om hur du lägger ett grupperingspass. Sedan finns det lite mer komplicerade fall där du kanske har två personer i en avdelning som har ett fast schema de rullar på, medan fem andra rullar på ett fem veckors schema samt att det i denna station finns en hel del extra pass varje vecka. Även en sådan här funktion går bra att göra med Caspecos funktion, rulla ut schema. 39

Funktionen rulla ut schema I exemplet nedan skall vi rulla ut ett schema för en person som har samma schema varje vecka. Carl skall jobba 9-17 måndag till fredag, 3 veckor framåt. Vi använder schemat som vi gjorde ovan. Tryck på Rulla ut schema. Du får då upp denna ruta. Välj från vilket datum schemat skall läggas. Välj också mellan vilka veckor det skall läggas ut. När du är klar trycker du på schemalägg. Nu kommer schemat för vecka 28 läggas ut över tre veckor, mellan veckorna 30 och 33. Om vi väljer v.33 i kalendern och väljer Visa antal veckor: 3 kan vi nu se att schemat ligger för tre veckor framåt. 40

Rulla ut schema för flera personer: roterande schema Vi ska nu göra ett schema för tre personer, där de dessutom roterar på passen från vecka till vecka. Vi gör ett schema precis som tidigare, men nu med tre personer. Den här gången väljer vi förutom period för schemat också Rotera schema, samt mellan vilka anställda det skall rotera. Välj de personer schemat skall rotera. Nu kommer dessa tre personer att roteras på de olika tiderna under tre veckor. 41

Rulla ut schema för flera personer: roterande och fast schema Nu ska vi göra ett schema för totalt 6 personer, de tre personerna vi la schemat för tidigare skall rotera likadant, men vi ska dessutom ha två personer till som skall rotera på ett annat schema samt en anställd som skall ha ett fast schema varje vecka. Vi lägger in passen som tidigare, och i exemplet ser det då ut som nedan. Nästa steg är att trycka på rulla ut schema, men nu ska vi rulla ut tre olika scheman, detta gör vi genom att börja med att välja de tre personerna som skall rotera på samma schema som innan. När vi schemalagt dem, trycker vi på rulla ut schema igen men väljer nu de två personer som skall rotera på ett annat schema och trycker på schemalägg. Slutligen väljer vi den personen som skall ha fast schema och schemalägger denne också. Vi måste alltså rulla ut schema tre gånger. Detta blir som nedan: När du är klar med schemat och kollat att det är korrekt, kan du göra det aktivt. Det gör du genom att klicka på aktivera schema. Schemat är då live och kan skickas till de anställda eller skrivas ut. 42

Hitta snabbt ersättare vid sjukdom eller till lediga arbetspass Under flikarna SMS och E-post finner du funktioner för att kommunicera schema m.m. till de anställda. Får du t.ex. ett sent återbud till ett pass kan du via schemat snabbt hitta en ersättare och meddela denne med SMS. I detta exempel har Winston blivit sjuk inför sitt kvällspass lördagen den 4/8. Vi måste därför hitta en bartender som kan ersätta honom. Vi går till SMS-fliken för att hitta en kvalificerad person. Vi väljer yrke bartender och det datum som gäller. Vi väljer också att visa lediga personer. Skriv här ett meddelande till personen. Fyll i avsändare och även nummer som svar skall komma till. T.ex. till barchef eller avdelningsansvarig. I det här fallet är både Marilyn och Margaret kvalificerade för jobbet vilket innebär att vi kan skicka SMS med erbjudande om arbete till båda. Ange telefonnummer och kryssa i rutan skicka. Klicka på skicka så sänds SMS till de personer du valt. Personen får då detta sms. 43

Skapa grupperingspass Ett grupperingspass är ett pass man lägger upp vid exempelvis event och dylikt. Istället för att schemalägga en specifik person kan man lägga upp ett grupperingspass med valfritt antal vakanser som personalen sedan kan ansöka om att få jobba på. För att skapa ett grupperingspass lägger vi till en ny rad i schemat på den station vi vill lägga passet. Istället för att schemalägga en person väljer vi Textrad. När du lagt till en textrad högerklickar du i passrutan och väljer det yrke du behöver för passet. I exemplet behöver vi en extra bartender fredagen den 8/2. 44

Vi väljer yrkebartender och lägger till det i passet genom att klicka på (BARTENDER). Vi får då frågan hur många vakanser passet skall ha, alltså hur många personer som behövs den här kvällen. Eftersom vi bara behöver en extra bartender anger vi en etta (1). Tryck Ok och ange sedan tiderna för passet som vanligt. I rutan under tiden för passet går det också bra att skriva fritext, exempelvis information om passet. Yrke. Tid för pass. Textruta för info om passet. Se nästa sida. 45

För att koppla personal till passet högerklickar du på rutan som anger yrke för passet (BARTENDER). När du gör detta öppnas följande kopplingsdialog. Med hjälp av denna kan du koppla och koppla från personal, skicka passförfrågan, ändra diverse inställningar för passet m.m. 1. Datumväljare. Du kan växla mellan dagar och skapa nya grupperingspass för andra datum. 2. Aktuell passinformation. Här finner du relevant information om passet du lagt upp. Hur många personer du behöver för passet, mellan vilka tider och på vilken station det gäller, samt vilka behörigheter du valt att koppla till passet. För mer information kring behörigheter, se avsnittet för Webbinställningar och behörigheter. 3. Här kan du se ditt aktuella grupperingspass samt information om antalet vakanser för passet. Du kan också välja att skapa ett nytt grupperingspass, eller radera det aktuella passet. Under enhetsoch stationsinformation kan du enkelt lägga in info till berörda enheter och stationer. 4. Här ser du alla personer som är kopplade till passet, dvs. de personer som ansökt om att få jobba och som blivit tilldelade en plats på passet. 5. De här knapparna använder du för att koppla till eller koppla från en markerad person till passet. Du kan också med knappen Skicka SMS skicka information, passförfrågan eller fritext till personal. 46

6. Här ser du samtliga individer i personalen, sorterade efter behörighet: a. Behörig personal = personal som uppfyller kriterierna för att få söka passet b. Obehörig personal = personal som inte uppfyller kriterierna för att få söka passet c. Redan uppbokad personal = personal som redan är schemalagda denna dag d. Matchande ansökningar = personal som har ansökt om att få passet e. Inväntar svar = personal som ännu inte svarat på passförfrågan f. Inte tillgängliga = personal som svarat nej på passförfrågan 7. Viktigt: ha för vana att alltid använda någon av sparaknapparna, trycker du på avbryt försvinner samtliga ändringar du gjort. a. Spara och skicka = sparar ändringar och skickar information till berörd personal b. Spara och stäng = spara ändringar, men skickar ingen information till berörd personal c. Avbryt = avbryter utan att spara några ändringar När du gjort de inställningar som behövs klickar du på Spara och stäng, eftersom vi ännu inte kopplat eller kopplat från någon personal till passet. I schemat kommer du nu se följande. Under passet har en röd ruta med siffran (1) dykt upp. Detta visar att vi på passet har 1 vakans som ännu inte fyllts. Detta ger oss en översikt av statusen på passet utan att behöva öppna kopplingsdialogen. Får vi in en ansökan ändras schemat som nedan. Förutom den röda rutan har vi nu också en orange ruta med siffran 1 i. Detta betyder att vi har 1 person som har ansökt om att få jobba detta pass. Vi högerklickar återigen på (BARTENDER) för att öppna kopplingsdialogen. 47

Vi ser nu att det under anställda har dykt upp en matchande ansökan. Vi kan nu välja att koppla den här personen till passet. För att göra det markerar vi personen (markera kryssrutan bredvid personen) och trycker på knappen koppla. Matchande ansökning. Markera personen och tryck på Koppla för att koppla personen till passet. När vi kopplat en person till passet, vill vi självklart meddela denne att den fått passet. Välj därför spara och skicka. Du kan välja att skicka SMS, E-post eller ett meddelande till portalen. Det går bra att välja alla tre aletnativen. I det här exemplet har vi nu fyllt antalet vakanser för passet, går vi tillbaka till schemat kan vi nu se att det inte längre finns några lediga vakanser på passet. Se nästa sida. 48

Vi ser nu att både den röda rutan som visar lediga vakanser, och den gula rutan som visar antalet matchande ansökningar har ersatts av en grön ruta. Den visar att vi har fyllt antalet vakanser för passet. Skulle det varit fler än en person som sökt passet, skulle det fortfarande ha legat en orange ruta för att visa att det fortfarande ligger matchande ansökningar. Dessa kommer alltid att ligga kvar ifall man behöver hitta en ersättare etc. Vill vi av någon anledning koppla från personen från passet, t.ex. om passet ställs in, eller om vi av någon anledning behöver ha någon annan kan vi enkelt göra det. Öppna kopplingsdialogen genom att högerklicka på passet. När du kopplar ur en person från passet är det viktigt att komma ihåg att du skickar ett meddelande till personen genom att trycka på Spara och skicka så att personen får information om detta. Vidare i exemplet skall vi nu göra om grupperingspasset så att vi kan se vad som händer när vi har fler än en vakans och hur vi skickar passförfrågan till personalen. 49

Vi lägger till två nya vakanser (totalt är det nu tre) samt lägger till två nya behörigheter: Barkeep och Cocktailmästare. Notera att det under Anställda nu även har dykt upp två personer som behörig personal. Vi väljer att koppla Carl Johan, som har sökt passet, och Ejnar som är behörig. Till Kenneth ska vi skicka en passförfrågan. Tre vakanser. Två nya behörigheter. Två personer som nu är behöriga. Två personer kopplade till passet. Vi markerar Kenneth och trycker på Skicka passförfrågan. Kenneth får då en förfrågan via SMS om han vill och kan jobba detta pass. Om så är fallet svara han enkelt JA på smset. Han hamnar då som matchande ansökan (orange ruta under passet) och vi går då in och kopplar honom på passet. Skulle han svara NEJ på förfrågan hamnar han som inte tillgänglig. 50

Personen har ännu inte svarat. Personen har svarat Nej. Svarar personen Ja, dyker han upp som matchande ansökan. Har Kenneth nu tackat ja till att jobba det här passet kommer det i schemat se ut som nedan. Vi har två personer kopplade till passet, vi har en vakans ledig och har en matchande ansökan (Kenneth). Vi väljer att koppla in Kenneth också, och vi har då fyllt antalet vakanser på passet. 51

Skriv ut eller skicka schemat via e-post Det finns två sätt att skicka ut schemat via e-post. Det första vi ska gå igenom är via fliken schemautskrift. Det är också här vi enkelt kan skriva ut schemat i vanlig pappersform. Välj schemavy, välj vecka samt vilka stationer du vill hämta schemat för. Vi gjorde tidigare schema för station Huvudstation, varför vi väljer den här. Välj sedan antalet veckor du vill visa. Välj sedan skapa. När vi skapat schemautskriften ser den ut som nedan. Vi valde att skriva ut schema för 2 veckor. Härifrån kan vi välja att skriva ut schemat genom att trycka på ikonen för skriva ut, eller klicka på arkiv och sedan skriv ut. Skicka som e-post gör vi genom att trycka på "skicka som e-post". Du kommer då få frågan om du vill skicka schema till alla berörda vilket i detta fall innefattar de som skall jobba på Huvudstation under v30-31. 52

Det andra sättet att skicka ut schemat via e-post är via e-postfliken. Välj yrken och datum. Fyll i rubrik samt meddelande till den anställde. Kryssa precis som innan i de som du vill skicka schemat till. Kryssa också i detta alternativ om du vill bifoga personens schema. Där får du också alternativet att välja för vilka datum du vill bifoga schemat. E-post- och smsfliken är två bra verktyg för att snabbt och enkelt meddela personal om schemaändringar etc. Tips: för att underlätta dessa funktioner, se till att alltid få in telefonnummer och e-postadresser från de anställda. 53

Schemaläggning och personalekonomi Under schemafliken kan du välja vyn överblick. Den låter dig se de personalkostnader som du kommer ha, baserat på de scheman du lagt. Du kan dessutom jämföra dessa siffror med föregående års budget, lönekostnad samt försäljning. Överblick. Dygnsvis schema med personalkostnad, försäljning m.m. Ange löneprocent låter dig sätta en gräns för lönekostnad. Om personalkostnaden överstiger denna procent kommer dessa siffror visas i rött. Jämförelseperiod låter dig välja vilken tidigare period du vill jämföra utfallet med. Här ser du en summering, vecko- och månadsvis. 54

Listor I fliken listor kan du ta fram en mängd statistik och olika typer av uppgifter. Ändringshistorik visar vilka löneändringar som gjorts. Av vem och när de gjordes. Välj den person du vill se, välj vilken period du vill täcka och tryck skapa lista. Bokföringsunderlag visar hur alla anställdas lön fördelas på samtliga konton. Timmar/station visar hur de anställdas timmar har fördelats på de olika stationerna. Sjukstatistik ger dig statistik över företagets sjuktimmar. Lista över bemanning ger en bra jämförelse att stämma av mot fakturor. 55

I Lista kan du skapa all slags listor för avstämningar och kontroll. Brutto- och nettolöner, skatt, arbetade dagar, sjuktimmar och mycket mer. Du kan se för hela företaget eller en enskild anställd eller avdelning. Du kan skapa mallar utifrån de behov just ditt företag har och som används ofta. Löneavstämningslistor är bra att använda för att kontrollera att lönerna stämmer. Andra vanliga listor: Adress & telefonlista Saldo Röda dagar Semesterskuldlista 56