Tillämpning av SUHF-modellen

Tillämpning av SUHF-modellen 2018-11-13

Inledning SUHF-modellen redovisning av direkta och indirekta kostnader Utbildningen syftar till att ge ekonomer som arbetar med budget, uppföljning och redovisning kunskap om redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning (=SUHF-modellen). Efter utbildningen ska deltagarna: - Kunna tillämpa modellen - Kunna beskriva modellen - Känna till modellens bakgrund och historik i stora drag Inledning SUHF-modellen redovisning av direkta och indirekta kostnader Vad är SUHF? Övergripande historik och problembeskrivning Grundläggande principer och begrepp Påläggsmetoden Tillämpning Budget, fördelning, påläggsberäkning Redovisning av indirekta kostnader m fl Uppföljning efterkalkyler Jämförelser mellan lärosäten och inom universitetet Kalkylering av externt finansierad verksamhet Samfinansiering

Bakgrund och historik Sveriges universitets- och högskoleförbund SUHF Bildades 1995 37 lärosäten är medlemmar Förbundsförsamlingen är det högsta beslutande organet Ordförande Helen Dannetun, rektor LiU Arbetsgrupper och expertgrupper HfR Högskolornas forum forum för för redovisningsfrågor http://www.suhf.se/ Bakgrund och historik Bakgrund och historik Redovisningsmodellen infördes för att tydliggöra såväl internt som för de externa finansiärerna och rättvisande fördela de indirekta kostnaderna, samt för att tillgodose Riksrevisionens krav på bättre kostnads- och intäktsredovisning. Initiativet togs av SUHF tillsammans med Wallenbergsstiftelserna. Redovisningsmodellen konstruerades av HfR och ekonomisk expertis från Lunds universitet och Luleå tekniska universitet i samarbete med Wallenbergsstiftelsernas revisorer. Företrädare för Riksbankens jubileumsfond och Vetenskapsrådet deltog också i arbetet. http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-full-kostnadstackning

Bakgrund och historik SUHF-modellen Avsikten med SUHF-modellen är att åstadkomma en mer rättvisande och fullständig kostnadsredovisning och öka förtroendet hos de externa finansiärerna för hur de indirekta kostnaderna beräknas och redovisas. Bakgrund och historik EKONOMISPEL SUHF-modellen Grundprinciper All verksamhet klassificeras som kärnverksamhet eller stödverksamhet Kärnverksamhet utgörs av utbildning och forskning Stödverksamheten stödjer kärnverksamhetens aktiviteter Alla intäkter och kostnader fördelas på kostnadsbärare De gemensamma kostnaderna fördelas på kostnadsbärare genom fullständig kostnadsfördelning. Kostnader för stödverksamheten belastar kostnadsbärarna som indirekta kostnader Kostnadsbas för fördelning av gemensamma kostnader direkta lönekostnader alternativt direkta löne- och driftkostnader http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/samlat-om-oh/

Begrepp Kärnverksamhet och stödverksamhet Kärnverksamhet är alla de aktiviteter som utgör utbildning och forskning, inklusive samverkan med det omgivande samhället. Alla andra aktiviteter räknas som stödverksamhet eftersom de är till för att stödja kärnverksamheten. Exempel på kärnverksamhet: Undervisning inkl. för- och efterarbete, utveckling av kurser, forskning inkl. laborativt arbete, hålla föredrag hos en intresseförening, skriva bidragsansökan, genomföra en studie på uppdrag av någon extern, tekniskt arbete i nära anknytning till utbildning Exempel på stödverksamhet: Ekonomi- och personaladministration, studievägledning, rekrytering, sköta webbsidor, tekniskt arbete såsom underhållsarbeten http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ organisation/karnverksamhet-och-stodverksamhet/ EKONOMISPEL Begrepp Stödverksamhet Finns på alla nivåer på universitetet: Universitetsgemensam stödverksamhet och universitetsbiblioteket avser alla funktioner som finns till för att ge stöd till hela universitetet. Exempel är ledning, personal- och ekonomienheterna m.fl. Kostnaden för denna verksamhet fördelas proportionerligt mellan universitetets samtliga institutioner. Viss stödverksamhet som organiseras på universitetsnivå fördelar sina kostnader efter hur deras tjänster används. Campusservice är ett exempel på detta. Fakultetsgemensam stödverksamhet avser alla funktioner som finns till för att stödja de institutioner som hör till respektive fakultet. Exempel är fakultetsledning, utbildningsplanering m.m. Kostnaden för denna verksamhet fördelas proportionerligt mellan de institutioner som hör till respektive fakultet. Institutionsgemensam stödverksamhet avser alla funktioner som finns på de olika institutionerna eller motsvarande som är till för att ge stöd till den egna institutionen. Exempel är institutionsledning, teknisk-administrativ personal m.m. Kostnaden för denna verksamhet bestäms av institutionen själv. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/samlat-om-oh/

Begrepp Fördelningsbas och kostnadsbas/påläggsbas Fördelningsbasen avgör hur stor andel av de budgeterade gemensamma kostnaderna som respektive fakultet/institution ska bära. Kostnadsbasen/påläggsbasen används sedan för att bokföra kostnaden på kostnadsbärarna (= utbildningsprogram, forskningsprojekt osv.) med hjälp av tekniken med triggrar. Begrepp Val av kostnadsbas Direkta personalkostnader (DL = direkt lön) Direkta personalkostnader och direkta driftkostnader Styr även fördelningsbasens utformning.

Begrepp Direkta kostnader Direkt kostnad = Kostnad som är exklusiv för en kostnadsbärare Lärare, forskare och doktorander Lokaler Övriga driftkostnader Begrepp Indirekta kostnader Indirekt kostnad = Kostnad som är gemensam för flera kostnadsbärare Personal inom administrativt och tekniskt stöd Lokaler för stöd Övriga driftkostnader

Begrepp Total kostnad Direkta kostnader och indirekta kostnader Begrepp Påläggsmetoden teknik för att fördela Påläggsmetoden är en företagsekonomisk metod som används för att fördela gemensamma kostnader med hjälp av en beräknad nyckel. Metoden bygger på principen att man ska beräkna och tillämpa nyckeln på samma sätt. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/kalkylera/

Begrepp Pålägg för gemensamma kostnader Fördelning av alla typer av gemensamma kostnader kan ske med hjälp av påläggsmetoden. Institutionen ska beräkna pålägg för indirekta kostnader utifrån fastställda respektive budgeterade värden. Från överliggande nivåer fördelas kostnaderna för stödverksamheten med fasta belopp. Institutionens kostnader för den egna stödverksamheten utgörs av budgeterade värden samt fastställda belopp för bastjänster. Begrepp När och hur beräknas procentsatserna? Procentsatserna beräknas en gång per år i samband med budgeten och gäller sedan för hela året; en procentsats för utbildning och en för forskning. Utbildning Forskning t ex 70 % t ex 40 % http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ stodverksamhet/palagg/

Begrepp Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 1. Att fördela indirekta kostnader till kostnadsbärare i redovisningen % Varje månadsskifte läser AGRESSO av hur mycket som finns bokfört som direkt personalkostnad och direkt driftkostnad i exempelvis forskningsprojekten. Systemet multiplicerar med procentsatsen och bokför automatiskt en indirekt kostnad på projektet. Begrepp Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 2. Att kalkylera de indirekta kostnaderna i budgeten eller när ett pris ska bestämmas. När universitetet ska söka bidrag eller sätta ett pris på ett uppdrag används påläggsprocentsatsen för att beräkna de indirekta kostnadernas storlek. % http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/kalkylera/

Begrepp Påläggsmetoden kan även användas för att fördela vissa direkta kostnader. Vid Göteborgs universitet används påläggsmetoden även för bokföring av: Direkta lokalkostnader Direkta IT-kostnader Fördelning Fördelning av gemensamma kostnader

Fördelning Avlyft Universitetsgemensamt stöd Ej avlyft Fakultetsgemensamt stöd Fakultetsgemensamt stöd Fördelning De gemensamma kostnaderna uppstår på tre nivåer. Dessa kostnader delas upp i kostnader för stöd till forskning och kostnader för stöd till utbildning i budgeten. Benämns indirekta kostnader när de belastar kostnadsbäraren.

Fördelning Universitetsgemensamma kostnader Kostnaderna för den universitetsgemensamma stödverksamheten och universitetsbiblioteket utgörs av den budget som fastställs av universitetsstyrelsen. Den totala kostnaden, uppdelad på forskning och utbildning, fördelas mellan fakulteterna. Fördelningen sker efter varje fakultets kostnadsandel inom utbildning respektive forskning. Fördelningsnyckeln består av de totala kostnaderna vid det senaste avslutade räkenskapsåret för varje fakultetsområde. Fördelas vidare till institutionerna med fasta belopp och med samma uppdelning mellan utbildning och forskning som från universitetsnivån. Fördelningsnyckeln är direkta personal- och driftkostnader. Fakulteten kan välja att använda samma fördelningsbas som överliggande nivå. Fördelning Biblioteksgemensamma kostnader Biblioteksverksamheten delas upp i: Service till studenter som omfattar 51 procent av verksamheten Service till forskare som utgör 36 procent av verksamheten Allmän del (samhällsuppdraget) som omfattar 13 procent av verksamheten Fördelningen av kostnaderna för studentservicen baseras på en antalet helårsstudenter efter avräkning per fakultet senast avslutade verksamhetsår. Kostnaderna för forskningsstödet fördelas utifrån lönekostnader inom forskningen per fakultet. Den allmänna delen fördelas till fakulteter och institutioner på samma sätt som kostnaden för de universitetsgemensamma verksamheterna och uppdelat mellan forskning och utbildning.

Fördelning Fördelning av universitetsgemensamma kostnader Budgeten för stödverksamheten (gemensamma förvaltningen m.m.) delas upp mellan utbildning och forskning Budgeterade kostnader fördelas till fakulteter med fasta belopp efter fakulteternas kostnadsomsättning inom utbildning respektive forskning De universitetsgemensamma kostnaderna fördelas från fakultetsnivån till institutionen med samma uppdelning mellan utbildning och forskning Fördelning Fakultetens fördelning

Fördelning Fakultetens fördelning Fördelning Fakultetsgemensamma kostnader Budgeten för fakultetsgemensamma kostnader med uppdelning mellan utbildning och forskning ska fördelas med fasta belopp till tillhörande institutioner. Fördelningsnyckel är direkta personal- och driftkostnader senast avslutade räkenskapsår. Hur fördelning av kostnaderna till institutionsnivån har gått till ska framgå av fakultetens budget. Kostnader för kärnverksamhet på fakultetsnivån ska inte fördelas vidare.

Fördelning Fördelning av fakultetsgemensamma kostnader Budgeten för stödverksamheten (kansliet m.m.) delas upp mellan utbildning och forskning Budgeterade kostnader fördelas till institutionerna med fasta belopp efter institutionernas kostnadsomsättning inom utbildning respektive forskning Hänsyn ska tas till lokala förutsättningar inom fakulteten och till större förändringar av organisation och uppdrag. Fördelning Fakultetgemensamma kostnader

Fördelning Fakultetgemensamma kostnader Fördelning Fördelning av indirekta kostnader

Fördelning Totala stödkostnader på institutionen Institutionens totala kostnader för stödverksamhet utgörs av den egna stödverksamhetens kostnader (inklusive tilldelade belopp för bastjänster) och de fördelade fasta beloppen för universitets- och fakultetsgemensam stödverksamhet. Institutionens totala kostnader för stödverksamhet finansieras genom pålägg på direkta löne- och driftkostnader inom utbildning och forskning. Stödverksamheten ska alltid budgeteras med ett nollresultat. Inkomster av försäljning (såväl externt som internt) minskar den kostnad som ska fördelas till kostnadsbärarna. Fördelning Budgetering av kostnader för lokaler och IT Lokalkostnaderna ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet samt mellan utbildning och forskning utifrån hur de används. Där det inte är möjligt används en schablonmetod exempelvis utifrån personalkostnadernas fördelning. Även IT-kostnader ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Nyckeltal för fördelning är exempelvis antal användarkonton. Så väl lokalkostnaderna som IT-kostnaderna ska fördelas till respektive funktion inom stödverksamheten.

Fördelning SUHF Lokal och SUHF IT Budget Budgetera kärn-/stödverksamhet En institution ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kärnverksamheten utgörs av utbildning och forskning, båda innehåller samverkan med det omgivande samhället ( tredje uppgiften ). Stödverksamheten ska delas upp i stöd till utbildning och stöd till forskning. Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad både mellan kärn- och stödverksamhet samt mellan utbildning och forskning.

Budget Budgetera stödverksamhet Stöd till forskning eller till utbildning? Uppdelningen i stöd till utbildning och stöd till forskning ska göras efter hur kärnverksamheten använder stödverksamheten eller om den används gemensamt ska uppdelningen ske efter en fördelningsbas som baseras på de totala kostnaderna vid det senaste avslutade räkenskapsåret. Stödverksamhetens budget ska även vara indelad i olika kostnadsslag (lönekostnader, driftkostnader, lokalkostnader och avskrivningar.) Budget Budgetera stödverksamhet Finansieringen av stödverksamheten redovisas som en utgiftsreduktion och inte som inkomster av pålägg. Över- och underskott som uppkommer på stödverksamheten ska återföras till kärnverksamheten inom institutionen. Över- och underskott inom stödverksamheten stannar på institutionsnivån. Stödverksamheten ska alltid budgeteras och redovisas med ett nollresultat.

Budget Fördelning av institutionsgemensamma kostnader Budget Exempel på specialfall Direkt kostnad på ett projekt Direktbelastning http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/redovisa/redovisastodverksamhet/direktkontering-i-vissa-fall/

Budget Direkt kostnad på ett projekt Administration kan vara en planerad del av ett bidragsfinansierat forskningsprojekt. I så fall finns särskild finansiering för det i projektet som framgår av kontraktet. Administratörens lön konteras i dessa fall direkt på projektets verksamhet med ordinarie lönekonto. Budget Direkt belasting av en administrativ resurs med specifikt syfte En administrativ resurs som endast är avsedd för exemplevis ett specifikt utbildningsprogram kan kostnadsföras där. Administratörens lön konteras då inom stödverksamheten. Utgiften omförs varje månad med konto 5704431 (debet på kostnadsbäraren och kredit aktuell 3*-verks). OBS! Inte lönekonto! Räknas inte med i underlaget för påläggsberäkningen http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/redovisa/redovisastodverksamhet/direktkontering-i-vissa-fall/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/redovisa/redovisastodverksamhet/direktkontering-i-vissa-fall/

Påläggsberäkning Påläggsberäkning för indirekta kostnader Institutionen fördelar de indirekta kostnaderna för stödverksamheten på sina respektive kostnadsbärare med hjälp av pålägg. Budgeterade institutionsgemensamma kostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön och drift inom utbildningen X 100 Budgeterade institutionsgemensamma kostnader som hör till forskning Budgeterad direkt lön och drift inom forskningen X 100 Påläggsberäkning Påläggsmetoden används även för direkta kostnader Institutionen fördelar de direkta kostnaderna för lokaler och IT på sina respektive kostnadsbärare med hjälp av pålägg. Budgeterade lokalkostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön inom utbildningen X 100 Budgeterade IT kostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön inom utbildningen X 100 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/stodverksamhet/palagg/

Påläggsberäkning Panoramabild påläggsberäkningsfliken Påläggsberäkning Påläggsberäkning för indirekta kostnader manuell metod http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/budgetarbetet---samlade-lankar-och-dokument/

Budget Institutionens ansvar i budgetarbetet Institution ska upprätta en budget som fastställs av prefekten efter hörande i institutionsrådet. Budgeten ska omfatta hela verksamheten för nästkommande budgetår, samtliga intäkter och kostnader för de olika verksamheterna ska budgeteras. Prefekten ansvarar för institutionens samlade verksamhet och fastställer institutionens verksamhetsplan och budget. Om institutionsledningen fattat beslut om ändringar i verksamhetens inriktning eller omfattning under året som också påverkar intäkter och kostnader, behöver institutionens budget revideras (prognos). Institutionerna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av institutionens ekonomiska resultat (prognos). Budget Institutionens resultatbudget På kärnverksamheten (v 1 och v 2) framgår: Intäkter samt direkta och indirekta kostnader för utbildning respektive forskning. På stödverksamheten (v 3*) framgår: De institutionsgemensamma utgifterna (lön, drift, lokaler & IT) inklusive tilldelade belopp för bastjänster. Finansieringen av gemensamma utgifter (för tre nivåer) i form av kostnadsminskning. Utgiften för universitets- och fakultetsgem kostnader. Nettokostnaden på v 3* blir noll (0).

Redovisning Löpande redovisning Verksamhetsgrupp 3 utgifter för stödverksamhet, vilka fördelas vidare som indirekta kostnader, OH Verksamhetsgrupp 4 utgifter för lokaler och IT för fördelning till kärnverksamhet som direkta kostnader och till stödverksamhet för att ingå i de institutionsgemensamma kostnaderna EKONOMISPEL Redovisning Stödverksamhet I redovisningen delas stödverksamheten in i sex funktioner: Ledning verksamhet 310 Utbildnings- respektive forskningsadministration verks 320 Ekonomi- och personaladministration verksamhet 330 Infrastruktur och service verksamhet 340 Bibliotek verksamhet 350 Nivåspecifikt (övrigt) verksamhet 360 En beskrivning av innehållet i respektive funktion finns i tabellen Indelning av stödverksamhetens funktioner http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/samlat-om-oh/

Redovisning Verksamhetskoder för SUHF-modellen vid Göteborgs universitet Verksamhet Benämning 300 Avräkning ink/utg 309 Nollställn resultat stödv 3 310 Ledning 320 Utbildn o forskningsadm 330 Ekonomi o personaladm 340 Infrastruktur o service 350 Bibliotek 360 Nivåspecifikt Verksamhet Benämning 400 Inkomst av pålägg lokal/it kostnad 409 Nollställning resultat lokal/it kostnad 410 Lokalkostnader 420 IT infrastrukturkostnad Stödverksamhet Redovisning Löpande redovisning institutionsnivå Verksamhetsgrupp 3 stödverksamheten Finansiering av universitets- och fakultetsgem kostnader Finansiering av institutionsgem kostnader Nollställning/Hantering av över- och underskott Budgetfördelning i tolftedelar http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/

Redovisning Löpande redovisning institutionsnivå Utgifterna inom stödverksamheten består av fördelade fakultetsgemensamma kostnader och fördelade universitetsgemensamma kostnader samt av utgifter för stödverksamheten på institutionsnivå. Utgifterna för fakultets- och universitetsgemensamma kostnader bokförs månadsvis på verksamhet 300 med konto 57072. Inkomsterna av påläggen för indirekta kostnader inom kärnverksamheten kommer in på verksamhet 300 i form av kostnadsminskning. Inkomsterna bokförs som krediteringar av konto 570441-570443. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/

Redovisning Löpande redovisning institutionsnivå Utgifterna inom stödverksamheten löper på verksamheterna 310-360 Stödverksamheten finansieras genom påläggen för indirekta kostnader inom kärnverksamheten Inkomsterna, i form av kostnadsminskning, ska fördelas till verksamheterna 310-360 enligt budgeten (tolftedelsfördelning) med konto 57071 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/lathundar-ochmanualer/agresso_manualer_och_lathundar/#gemensamt Lathund Konteringsmall http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/ Redovisning Löpande redovisning institutionsnivå Stödverksamhetens resultat ska redovisas som noll vid T1, T2 och i årsbokslutet. Över- respektive underskott ska därför omföras till kärnverksamheten på institutionen och redovisas som indirekta kostnader inom kärnverkamheten. Nollställning Omföring enligt en särskild rutin tertialvis samt vid årsskifte. Särskild mall/blankett med tillhörande rapport i AGRESSO finns för ändamålet. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/nollstalla

Redovisning Löpande redovisning institutionsnivå Verksamhetsgrupp 4 Lokaler och IT Utgifter för lokaler och IT Finansiering av utgifter för lokaler och IT genom kostnadsminskning Nollställning/Hantering av över- och underskott http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/ Redovisning Löpande redovisning av lokalkostnader institutionsnivå Den lokalhyra som fördelas till varje institution bokförs i sin helhet på verksamhet 410 med konto 50110. De fördelade utgifterna för lokalvård bokförs på verksamhet 410 med konto 5071. Tillsammans bildar de institutionens lokalkostnad. Lokalkostnaden bokförs på kostnadsbärarna med hjälp av pålägg inom utbildning respektive forskning. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/hanteraresurser/lokaler/

Redovisning Löpande redovisning av lokalkostnader institutionsnivå Inkomsterna av påläggen för direkta lokalkostnader inom kärnverksamheten kommer in på verksamhet 400 med konto 50111. Stödverksamheten ska debiteras sin andel av institutionens lokalkostnad per funktion med konto 50111, som krediteras verksamhet 400 med samma konto (tolftedelsfördelning). http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/hanteraresurser/lokaler/ Redovisning Löpande redovisning av IT-kostnader institutionsnivå Samma princip som för lokalkostnaderna. De utgifter för IT som fördelas till varje institution bokförs i sin helhet på verksamhet 420 med konto 5725, 5726 respektive 5727. IT-kostnaden bokförs på kostnadsbärarna med hjälp av pålägg inom utbildning respektive forskning med konto 5724. Inkomsterna av påläggen för direkta IT-kostnader inom kärnverksamheten kommer in på verksamhet 400 med konto 5724. Stödverksamheten ska debiteras sin andel av institutionens IT-kostnad, som krediteras verksamhet 400 med konto 5724 (tolftedelsfördelning).

Redovisning Löpande redovisning institutionsnivå Lokal- och IT-kostnaderna redovisas som direkta kostnader inom kärnverksamheten. Över- respektive underskott inom verksamhetsgrupp 4 ska därför omföras till kärnverksamheten på institutionen. Nollställning Omföring enligt en särskild rutin tertialvis samt vid årsskifte. Särskild mall/blankett med tillhörande rapport i AGRESSO finns för ändamålet. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/nollstalla Redovisningen vid en institution Lokaler & IT v-grupp 4 Redovisning Fördelas till institutionen Lokaler Utbildning v-gren 1 Forskning v-gren 2 Andel som hör till Stöd Indirekta kostnader i form av pålägg forskning + ev. egna tillägg Stöd v-grupp 3 IT Univ gem Inst gem Fak gem Indirekta kostnader i form av pålägg utbildning

Redovisningen vid en institution, RR

Redovisningen vid en institution, RR spec indir kostn

Redovisning Redovisningen vid en institution, verks 300/309 Redovisning Redovisningen vid en institution, verks 4*

Praktik Hur går det till? universitets- och fakultetsgemensamma kostnader Universitets- och fakultetsgemensamma kostnader är fördelade och fastställda för varje år och ändras inte under året! Praktik Hur går det till? Institutionsgemensamma kostnader Budgetera stödverksamhetens personalkostnader och övriga kostnader Bastjänster inom campusservice och servicecenter samt stödfunktionernas andel av lokal och IT ska ingå i institutionens stödbudget Eventuell direktifiering läggs in i stödbudget men används inte vid beräkningen av påläggsprocent

Praktik Hur går det till? Fördelning av institutionsgemensamma kostnader Beräkning av fördelning mellan utbildning och forskning för stödkostnader av allmän karaktär Fyll i färgade fält! Utbildning Forskning Summa Börja här! 1. 10 105 2. 13 500 23 605 Personal och driftkostnader Personal och driftkostnader inom forskning 2014 42,8% 57,2% 100,0% inom utbildning 2014 SUHF funktion (budget 2016) Ofördelat 3. Utbildning Fördelat S:a 4. Forskn Fördelat S:a Ledning 400 443 257 100 43 200 57 Utbildnings resp. forskningsadm 50 1 000 21 1 021 500 29 529 Ekonomi och personaladm 100 1 500 43 1 543 1 000 57 1 057 Infrastruktur och service 1 000 428 428 572 572 Bibliotek 0 0 0 0 Nivåspecifikt 0 0 0 0 Summa 1 250 2 900 535 3 435 1 700 715 2 415 http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/budgetarbetet---samlade-lankar-och-dokument/ Hur går det till? Skriv in procentsats Det är möjligt att välja en annan procentsats som pålägg än den som räknas fram! Praktik

Uppföljning Uppföljning Efterkalkylering Budgetavvikelse respektive kalkyldifferens Till vilken nytta? Uppföljning Att göra efterkalkylen är enkelt Tilldelade universitets- resp. fakultetsgem kostnader inom utbildn Utfall löne- och driftkostnader inom utbildning x 100

Uppföljning Att göra efterkalkylen är enkelt Utfall för institutionsgemensamma kostnader inom utbildn Utfall löne- och driftkostnader inom utbildning x 100 Ta hjälp av Browsern i Agresso (se lathund) Utgå från Resultatrapport verksamhet under Fråga saldotabell i Huvudboken Uteslut konto 570444 Nollställning annars visas resultat = noll Vid ev. direktifiering måste även konto 5704431 uteslutas Parameterval: Välj senast avslutade verksamhetsår Välj institutionens ansvar Välj verksamhet 3 till 39999 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/lathundar-och-manualer/agresso_manualer_och_lathundar/#utdata Uppföljning Att göra efterkalkylen är enkelt https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ uppfoljningsarbetet/

Uppföljning och ger kunskap inför kommande beräkningar Lärandeprocess helhetsbedömning viktig för slutresultatet Särskilt för institutionsgemensamma kostnader Särskilt för verksamhet av liten omfattning Budget- eller kalkyldifferens? (De kan ta ut varandra.) Uppföljning Budgetavvikelse eller kalkyldifferens? En budgetavvikelse innebär att stödverksamheten kostat mer eller mindre än budgeterat. saldo på funktionsverksamhet = budgetavvikelse En kalkyldifferens uppstår när kärnverksamheten blir större eller mindre än budgeterat eftersom påläggen då kalkylerats för högt eller lågt. saldo på verks 300 = kalkyldifferens Över- respektive underskott inom stödverksamheten förs om till kärnverksamheten, men stannar på institutionsnivån.

Jämförelser SUHF-modellen jämförelser Jämförelse av gemensamma kostnader mellan lärosätena JÄMFÖRELSETAL Andel stödkostnader i förhållande till totala kostnader (inkl stödkostnader) VÄRDEN Budgeterade gemensamma kostnader 2017 Kostnader 2016 enligt resultaträkningen BERÄKNING(tkr) 1 465 6 149 = 23,7 % Utbildning 33 % Forskning 19 %

SUHF-modellen jämförelser Andel indirekta kostnader av totala kostnader inom forskning 2017 http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-full-kostnadstackning

SUHF-modellen jämförelser Andel indirekta kostnader av totala kostnader inom utbildning 2017 http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-full-kostnadstackning

SUHF-modellen jämförelser Andel indirekta kostnader av totala kostnader 2017 utbildning och forskning http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-full-kostnadstackning

SUHF-modellen jämförelse inom GU 40% Andel kostnader för stödverksamhet av totala kostnader per fakultet 35% 30% 34,2% 33,5% 33% 35,5% 34,4% 25% 20% 22,5% 24,1% 2015 2016 24,1% 15% 2017 10% 5% 0% SA ITFS NFS Genomsnitt SFS HFS UFS HHFS KFS Stödkostnader enligt budget och totala kostnader enligt senaste utfall.

Jämförelser Diskutera med varandra: Varför är det skillnad mellan fakulteterna? Cecilia Torudd Kalkylering och full kostnadstäckning Hur ska man räkna för att få täckning för alla kostnader vid externfinansierad verksamhet? http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/kalkylera/

Kalkylering och full kostnadstäckning Kalkylexempel Direkta kostnader 35% Personal 120 Lokal 20 Drift 30 Avskrivningar 20 Indirekta kostnader 52 Total projektkostnad 242 Kalkylering och full kostnadstäckning http://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/kalkylmallar/

Kalkylering och full kostnadstäckning Prissättning uppdrag Konkurrens Nedsättning av gemensamma kostnader Aldrig samfinansiera http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ uppdragsverksamhet/konkurrens/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ kalkylerauppdragsverksamhet/indirektakostnader/ Samfinansiering Vad gör man när finansiären inte vill betala för alla kostnader? 24,1% http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/

VIKTIGT ATT HÅLLA ISÄR! Hur mycket projektet kostar Samfinansiering Hur mycket finansiären är villig att betala Samfinansiering Samfinansiering Innebär att medel tas antingen från årets anslag, löpande överskott eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en bidragsgivare inte finansierar. Endast bidrags finansierad verksamhet En viktig del av SUHF-modellen, eftersom alla kostnader ska redovisas där de uppstår. En styrningsfråga. Samfinansiering kan ske från institutionen, fakulteten eller från universitetsnivå. EU och NIH Strategisk samfinansiering särskilda finansiärer, särskilda ändamål http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/

Avslutning Avslutning Utvärdering Hör gärna av er med frågor! johanna.wickberg@lir.gu.se frida.wiklander@gu.se Avslutning SUHF-modellen redovisning av direkta och indirekta kostnader Utbildningen syftar till att ge ekonomer som arbetar med budget, uppföljning och redovisning kunskap om redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning (=SUHF-modellen). Efter utbildningen ska deltagarna: - Kunna tillämpa modellen - Kunna beskriva modellen - Känna till modellens bakgrund och historik i stora drag