Best Practice för införande av projektverktyg!

Best Practice för införande av projektverktyg! Roger Sonebäck, Konsultansvarig Antura Moderator: Patrik Strömbeck, Konsultchef Antura

Roger Sonebäck >10 års erfarenhet av portföljhantering i olika roller Antura projektledare och verksamhetskonsult 15 år som linjechef Förflutet som PMO-chef CIS AstraZeneca Förtjust i svampplockning och trädgård Barnens aktiviteter

Best Practice

Best Practice för införande av projektverktyg! 9 fokusområden

1. Syfte och mål med verktygsinförandet Identifiera och fastställ drivkraften Långsiktiga verksamhetsmål Fastställ införandeprojektets centrala leveranser Prioritera och planera med etappmål Avgränsningar och samband till annan verksamhet Gartner recommendation: More than 60% of the responses stressed the importance of defining and clarifying the expected outcome of an implementation upfront before committing significant resources to it. Have a solid understanding of what you want before you start, including requirements, goals, processes and reports.

2. Mandat och engagemang från sponsor och ledning? Vilka är bästa sätten att få med sig ledningen i verktygsinförandet? 1. Drivkraften för verktygsinförandet kommer från ledningens behov och krav 2. Ledningen informeras löpande om verktygsinförandet 3. Ledningen använder verktyget i sitt beslutsfattande Välj alla påståenden du instämmer med.

2. Mandat och engagemang från sponsor och ledning Senior sponsor som leder förändringen, både förespråkar och använder verktyget i sitt beslutsfattande Få med sig ledningens stöd och förståelse Gartner recommendation: Spend the necessary time upfront to secure strong, visible executive sponsorship before signing a contract for PPM tools, and be sure these same executives are visible during the early life of the implementation.

3. Förändringshantering och förändringsledning? Hur ser ni på förändringshantering i förhållande till verktygsinförande? 1. Är ett viktigt, men separat projekt 2. Verktygsinförandet är ett förändringsprojekt och skall hanteras helt integrerat 3. Är inte en del av verktygsinförandet Välj ett av alternativen.

3. Förändringshantering och förändringsledning Hantera förändringar i processer, arbetssätt, ansvar och roller Skapa rätt förväntningar hos olika intressenter Anpassa införandet efter projektmognaden i organisationen Gartner recommendation: Treat the PPM implementation like a project, applying best practices in organization change management, including a good communication policy, a plan for the impact of change on the people and a publicly identified change leader.

4. Rätt bemanning för verktygsinförandet? Välj Skall ägarskapet för verktyget och införandet ligga hos: 1. IT 2. Projektkontoret 3. Verksamheten ett av alternativen.

4. Rätt bemanning för verktygsinförandet Egen personal och egen kompetens Projektledaren skall vara förtrogen med verksamheten och att verksamheten känna sig representerad av projektledaren Skapa bred förankring och många infallsvinklar Tänk långsiktigt

5. Samband/gränssnitt till andra processer och system? Välj Skall ny (eller uppdaterad) projektmodell införas: 1. Samtidigt/integrerat med verktygsinförandet 2. Före verktygsinförandet 3. Efter verktygsinförandet ett av alternativen.

5. Samband/gränssnitt till andra processer och system Skall verktygsinförandet samköras med införande av projektmodeller, projektkontor, etc? Skall verktyget integreras mot andra system? On-premise eller SaaS/Cloud?

6. Etappvis eller brett införande? Vilket alternativ föredrar ni? 1. Brett införande, där man inför de flesta/samtliga efterfrågade funktioner/funktionsområden och det brett inom organisationen. 2. Etappvis införande, där man inför färre utvalda och högt prioriterade funktioner, och för utvalda delar av organisationen. Välj ett av alternativen.

6. Etappvis eller brett införande Inför stegvis och väx allteftersom Avgränsa och prioritera funktionellt, tillämpningsmässigt och organisatoriskt Gartner recommendation: Use Iterative Evolution Start Small and Evolve. Avoid "big bang" implementations; instead opt for an incremental and evolutionary approach.

7. Verktygsleverantörens roll? Skall verktygsleverantören: 1. Vara med redan i kravarbetet om möjligt? 2. Sitta med i kundens projektorganisation, t.ex. i projektledning eller styrgrupp, för verktygsinförandet? 3. Kunna stötta kring frågor som inte berör verktyget direkt, tex processer, metoder och förändringsledning? 4. Hålla utbildningar direkt till slutanvändare? Välj alla alternativ du instämmer med.

7. Verktygsleverantörens roll En bra verktygsleverantör är din samarbetspartner snarare än din leverantör Gemensamma målsättningar och transparent kommunikation Lyssna på din leverantör och använd de erfarenheter som de har från andra kunder och införanden Gartner recommendation: Get someone who has successfully implemented the selected PPM tool or service, including configuration, process design and organization change management, to assist in getting it up and running, and transfer the knowledge to you.

8. Utbildning och stöd till intressenter och användare? Vilka påståenden instämmer du med för att verktygsinförandet skall bli framgångsrikt: 1. Alla befintliga/pågående projekt behöver migreras för att få en helhetsbild. 2. Integrationer med ekonomisystem är nödvändiga för att få med finansiell information i projekt och portfölj. 3. Verktyget skall ersätta (och ej leva sida vid sida med) befintliga rutiner och verktyg. Välj alla alternativ du instämmer med.

8. Utbildning och stöd till intressenter och användare Sälj in nyttan med verktyget till olika intressenter Utbilda i processer, metoder, förändringsresor och verktyget Ta fram anpassade guider, lathundar och FAQ:s Underlätta med mallar och erfarenhetsdelning Gartner recommendation: Ensure that training is a part of the implementation; ensure that offerings are a good match to the maturity of the audience and to the organizational culture and that they are scheduled appropriately to meet the desired business objectives. Also, ensure that the intended audience of the training is primed and excited to be trained.

9. Etablera en utvecklande förvaltning Både ren förvaltning och att verktyget kontinuerligt ska öka nyttan i verksamheten Ambassadörer i olika roller och org. enheter - både processer och verktyg Marknadsför och förankra verktyget Samarbeta med verktygsleverantören

Best Practice för införande av projektverktyg 9 fokusområden Syfte och mål Identifiera och fastställ drivkraften Långsiktiga verksamhetsmål Fastställ införandeprojektets centrala leveranser Prioritera och planera med etappmål Avgränsningar och samband till annan verksamhet Mandat och engagemang från sponsor och ledning Senior sponsor som leder förändringen, både förespråkar och använder verktyget i sitt beslutsfattande Få med sig ledningens stöd och förståelse Förändringshantering och förändringledning Hantera förändringar i processer, arbetssätt, ansvar och roller Skapa rätt förväntningar hos olika intressenter Anpassa införandet efter projektmognaden i organisationen Rätt bemanning Egen personal och egen kompetens Projektledaren skall vara förtrogen med verksamheten och att verksamheten känna sig representerad av projektledaren Skapa bred förankring och många infallsvinklar Tänk långsiktigt Samband/gränssnitt till andra processer och system Skall verktygsinförandet samköras med införande av projektmodeller, projektkontor, etc? Skall verktyget integreras mot andra system? On-premise eller SaaS/Cloud? Etappvis införande Inför stegvis och väx allteftersom Avgränsa och prioritera funktionellt, tillämpningsmässigt och organisatoriskt Verktygsleverantörens roll En bra verktygsleverantör är din samarbetspartner snarare än din leverantör Gemensamma målsättningar och transparent kommunikation Lyssna på din leverantör och använd de erfarenheter som de har från andra kunder och införanden Utbildning och stöd till intressenter och användare Sälj in nyttan med verktyget till olika intressenter Utbilda i processer, metoder, förändringsresor och verktyget Ta fram anpassade lathundar och FAQ Underlätta med mallar och erfarenhetsdelning Etablera en utvecklande förvaltning Både ren förvaltning och att verktyget kontinuerligt ska öka nyttan i verksamheten Ambassadörer i olika roller och org. enheter - både processer och verktyg Marknadsför och förankra verktyget Samarbeta med verktygsleverantören

Vår panel Anna Johansson Global Project Controlling Specialist Husqvarna Peter Gebhardt Konsultchef & PMO & Portfolio Specialist Moment Maria Björk Konsult inom PMO, Portföljstyrning, Nyttorealisering och Projektledning Fujitsu Kenneth Lönnqvist Global Projects Coordinator Seco Tools Ingemar Bogestad Enhetschef Projektavdelningen Göteborgs Stad Lokalförvaltningen Anna Olausson Planning & Control Saab AB

? Vilka är era bästa tips för att få och behålla ledningens engagemang i verktygsfrågan?

? Hur säljer man in nyttan för olika roller (ledningsgrupp, projektledare, resursägare etc.) och inte bara för verksamheten i stort?

? Vilka krav kan man ställa krav på olika roller/användargrupper kring hur de skall använda verktyget och vilken information som de måste hålla uppdaterad?

? Vissa verksamheter upplever efter ett verktygsinförande att vissa fortsätter göra planer i Excel, spara dokument på lokal disk och använda andra molntjänster för vissa ändamål som projektverktyget är tänkt att hantera? Är detta ett problem och isåfall, vilka är konsekvenserna och vad kan man göra åt det?

? Hur skall man bygga upp en välfungerande förvaltningsorganisation kring verktyget och vilka skall vara de huvudsakliga uppgifterna?

? Vilka är de vanligaste orsakerna till att ett verktygsinförande misslyckas? Och vilken är den bästa medicinen för dessa?