S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-04-29 DNR 9.3-2553/11 SSA 2011:3 Skönhetrådet Att: Cecilia Skog Kopia: Reviionkontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKÖNHETSRÅDET Närvarande från Skönhetrådet: Cecilia Skog Handläggare/arkivanvarig Martin Rörby Kanlichef Monica Hector Handläggare Närvarande från tadarkivet: Martin Ståhl Inpektionförrättare Matilda Ektröm Protokollförare SAMMANFATTNING Skönhetrådet inpekterade av Stockholm tadarkiv den 31 mar 2011. Inpektionen avåg Skönhetrådet hantering av allmänna handlingar papperbaerade och digitala. Skönhetrådet inpekterade enat 2005. Stadarkivet bedömer att Skönhetrådet överlag har goda rutiner för in hantering av allmänna handlingar och kanliet medarbetare har mycket goda kunkaper om det regelverk om finn på området. Vad gäller arkivredoviningen finn dock utrymme för förbättringåtgärder. Skönhetrådet behöver även e över om det finn något behov av gallring. Inpektionen var föravierad. I rapporten bilaga Hantera allmänna handlingar klargör verkamheten behov av en tyrd dokument- och informationhantering, gällande regelverk, tid- och kotnadrelaterade konekvener om regelverket inte följ etc. Av denna anledning är inpektionrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 tadarkivet@tockholm.e Beökadre Kungklippan 6 www.a.tockholm.e
SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadarkivet förelägger Skönhetrådet att: - Utreda möjligheterna att gallra och kicka en gallringframtällan till tadarkivet. - Uppdatera arkivbekrivningen enligt anviningar i riktlinjerna. - Upprätta en arkivförteckning å att den kan använda för att öka handlingar (både analoga och digitala) om ka bevara. Förteckningen ka ge information om var handlingarna förvara och hur handlingarna kan göra tillgängliga. Skönhetrådet ka enat den 31 mar 2012 inkomma med en åtgärdrapport där förvaltningen kriftligen redoviar hur föreläggandena har åtgärdat. REKOMMENDATIONER Stadarkivet rekommenderar Skönhetrådet att: - Ta tällning till och beluta om hur det fortatta arbetet med att övergå till proceorienterad informationredovining ka bedriva.
SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivanvaret har fattällt Skönhetrådet har formellt fattällt anvarfördelningen i en arkivintruktion, där rollerna och uppgifterna tydligt framgår. Arkivanvarig är handläggare Cecilia Skog. Efterom kanliet endat betår av tre peroner kan amma peron inneha flera av arkivintruktionen roller men man upplever att rollfördelningen känn naturlig och att alla vet hur anvarfördelningen är. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunkapnivån i organiationen ane vara mycket god och det finn fungerande arbetrutiner. Skönhetrådet får många frågor om utlämnande och hanterar dea kyndamt. Det finn ho kanliet medarbetare en kunkap om vikten av en god hantering och ett intree för att äkertälla att handlingarna bevara för framtiden. Kontinuitet i arbetätt och en mycket låg peronalomättning medverkar även till den höga kunkapnivån. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fattällda och välkända anviningar Skönhetrådet har en arkivbildningplan från 2005 amt rutinbekrivningar för hanteringen av allmänna handlingar. Efterom det finn en kontinuitet i arbetet föreligger det inte något egentligt behov av att uppdatera arkivbildningplanen. Detta kommer göra i amband med att Skönhetrådet tar fram hanteringanviningar för att övergå till den proceorienterade informationredoviningen. Fattällda rutiner för potöppning och diarieföring finn Skönhetrådet har goda rutiner för potöppning och diarieföring. Diarieföring ker i acce-databaen Apollon om drifta och förvalta av SLK-IT. Det är främt Monica Hector om diarieför men kunkapen om diarieföring finn ho amtliga av kanliet peronal. Det finn fullmakter och rutiner för att ta emot pot oberoende av medium. Rutiner för att rena ut handlingar finn Skönhetrådet har rutiner för att rena ut handlingar ur akter innan de kartonglägg.
SID 4 (6) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Skönhetrådet hoppa kunna använda ig av det gemenamma ytem för diarieföring och ärendehantering om förvänta upphandla för Stockholm tad verkamheter. I övrigt är Skönhetrådet medvetet om att övergången till proceorienterad informationredovining kommer att påverka arbetet. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringbelut finn delvi Skönhetrådet har ett lokalt gallringbelut från 2001 och använder i övrigt de generella beluten. För kärnverkamheten har bedömningen gjort att inga handlingar ka gallra men Skönhetrådet behöver e över om det finn gallringbara handlingar i det äldre material om nu förvara i förrådet utanför arkivet. Förelägganden Skönhetrådet ka utreda möjligheterna att gallra och kicka en gallringframtällan till tadarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Skönhetrådet har inga egna ytem med digitalt material utan använder de tadgemenamma ytem. Allt material om ka bevara kriv ut på papper. Arkivbetändiga produkter Skönhetrådet uppgav att arkivbetändiga produkter använd. Diariet amt rådet protokoll bind in och man följer då Rikarkivet förekrift. I efterhand har krivare tämt av mot SP: riktlinjer och dea är arkivbetändiga.
SID 5 (6) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbekrivning behöver uppdatera Skönhetrådet har en arkivbekrivning från 2005 men den behöver uppdatera för att korrekt bekriva verkamheten och arkivet. Även digital information i egna och i tadgemenamma ytem ka redovia. Arkivförteckning behöver uppdatera Det finn en arkivförteckning om löpande uppdatera men den behöver e över för att på ett tydligare ätt redovia arkivet innehåll. Det bör framgå vilka erier om är avlutade och även ta med det material om förvara i kartong i väntan på inbindning. I förrådet utanför arkivet förvara ett antal flyttkartonger med äldre material. Dea behöver ordna och förteckna, i det fall handlingarna inte ka gallra. Materialet betår delvi av fotografier i olika former om behöver hantera amt kontrollera mot befintliga regiter. Proceorienterad informationredovining Stadarkivet er poitivt på att Skönhetrådet har gått på tadarkivet kurer i proceorienterad informationredovining och börjat fundera på verkamheten proceer. Förelägganden Skönhetrådet ka uppdatera arkivbekrivningen enligt anviningar i riktlinjerna. Skönhetrådet ka uppdatera arkivförteckningen å att den kan använda för att öka handlingar (både analoga och digitala) om ka bevara. Förteckningen ka ge information om var handlingarna förvara och hur handlingarna kan göra tillgängliga. Rekommendationer Skönhetrådet bör ta tällning till och beluta om hur det fortatta arbetet med att övergå till proceorienterad informationredovining ka bedriva.
SID 6 (6) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Dokumentkåp använd Skönhetrådet förvarar två år akter i två dokumentkåp med korrekt brandkla (EI 120). Handlingarna förvara i arkivlokal Skönhetrådet har en arkivlokal om iordningtällde 2005 åt Näringlivkontoret och där det finn dipen om lägre brandkla (EI60 min itället för 120). Lokalen är mycket liten och det finn behov av att leverera till tadarkivet. Stockholm tadarkiv 2011-04-29 Martin Ståhl