Treklöverns avtal 2016-2018 Absorberande och urologiskt inkontinenshjälpmedel Lagerhållning och distribution 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 1
VIKTIG INFORMATION! START av beställningsportalen Guide är framflyttat till MÅNDAG 11 januari 2016 Beställningar kan göras i nuvarande beställningsportal Homecarebutiken t.om. söndag 10 januari 2016. 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 2
Guideportalen Guideportalen webadress: https://guide.onemed.com Telefonsupport Guide (hjälplinje för stöd och hjälp i Guideportalen) Tfn 031-706 30 50 OneMed kundservice (frågor om beställning och leverans) Tfn 0770-11 11 15 E-post info.kundservice@onemed.com 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 3
Treklöverns avtal Produkter Avtalsperiod 3 + 1 år Absorberande inkontinenshjälpmedel - 8 leverantörer Urologiskt material - 15 leverantörer Distribution/lagerhållning/frakt Avtalsperiod 3+2+2 år OneMed Sverige AB 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 4
Produktleverantörer Första avtalsåret får enbart upphandlade produkter i bas/specialistsortimentet visas vid förskrivande enhet Från andra avtalsåret kan andra produkter visas efter samråd med upphandlingsgruppen i Treklövern Verksamhetsansvarig ska alltid bevilja besök innan leverantören kommer ut till förskrivande enhet 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 5
Miljökrav Ämnen som anses störa arvsmassa, fortplantning och som kan vara cancerframkallande har EJ utvärderats om likvärdig produkt har funnits PVC och ftalater (mjukgörare) har inte utvärderats om likvärdigt alternativ funnits Latexfritt alternativ har eftersträvats 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 6
Nyheter Ny beställningsportal Guide - fr.o.m. 11 januari 2016 (datumet framflyttat!) Nuvarande portal stängs 31/12 2015. 10 januari 2016 (datumet framflyttat!) Aktuella kundnummer- samt uppgifter för behörighet till förskrivare/beställare har skickats ut till verksamheterna. Då ny portal startas behöver aktuella uppgifter lämnas in, överföring av uppgifter från nuvarande portal är inte möjlig. De 5-siffriga kundnumren som finns i Homecarebutiken upphör när portalen stängs. Förskrivning per individ med personnummer Behörighetsnivåer Förskrivare: Beställare: Förskriver hjälpmedel per individ i Guide (välja produkt, beräknad förbrukning samt ett eller flera uttag) SITHS-kortinloggning Beställning (avrop) av förskrivna hjälpmedel med giltigt uttag kvar, kan göras av t.ex. kontinensombud Inloggning med personlig kod 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 7
Verksamhetschefens uppgifter till Guide (efter avtalsstart) Kundnummer Ansökan sker av verksamhetschef på särskild blankett (i Guide?) Förskrivare/beställare per kundnummer Ansökan sker av verksamhetschef på särskild blankett (i Guide?) Vid byte av arbetsplats Du som ansvarar för vem som förskrivare/beställare på er enhet (kundnummer). Tänk på att anmäla förändringar till OneMed ta bort och lägg till personal vid byte av arbetsplats! 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 8
Absorberande inkontinenshjälpmedel Se hela listan på www.ltdalarna.se/inkontinens 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 9
Sortiments-konverteringsguide Bassortiment Urologi Specialistsortiment Urologi/tarm Se listorna på www.ltdalarna.se/inkontinens 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 10
Vem är förskrivare? Hälso- och sjukvårdspersonal som i samverkan med patient och eventuellt anhörig/närstående väljer specifik produkt mot bakgrund av genomförd behovsbedömning Särskild behörighet att förskriva enl. 4 kap. SOSFS 2008:1 Regelstyrd uppgift för vissa yrkesgrupper (läkare, sjuksköterska, barnmorska, sjukgymnast med kompetens) Uppgiften kan inte delegeras Verksamhetschefen utser och ansvarar för att förskrivaren har behövlig kompetens: är väl förtrogen med aktuella vårdprogram, riktlinjer, förskrivarstöd och uppdaterad inom aktuellt sortiment samordna produkten med tidigare förskrivna hjälpmedel anpassa efter hemmiljö och patientens dagliga behov så att produkterna används på ett säkert sätt 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 11
Förskrivarens ansvar Förskrivningsprocessens faser - prova ut, anpassa, välja lämplig produkt (inom upphandlat sortiment) - informera, instruera och träna - följa upp och utvärdera funktion och nytta Varje del är hälso- och sjukvårdsåtgärd - Som kräver hälso- och sjukvårdskompetens Förskrivaren ansvarar för att delarna utförs (d.v.s. förskrivning kan inte delegeras!) - Men fler personer kan medverka 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 12
Mätverktyg vid utprovning efter utredning och behovsbedömning kommer utprovningen. Våg Måttband Urinmätning 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 13
Kvarliggandetid KAD Vilken kateter har patienten vid hemkomsten? Nästa Byte? Inom slutenvården finns kvarliggande urinkatetrar med liggetid från 14 dagar till 120 dagar. 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 14
Nya behörighetsnivåer (utses av verksamhetschef) Förskrivare bassortiment Inloggning med SITHS-kort Förskriva produkter inom det upphandlade bassortimentet absorberande + urologi Lägga in individuell förskrivning i Guide (portalen) Ange antal uttag vid förskrivning (möjlighet till flera uttag EFTER behovsbedömning) Göra avrop/beställning på förskrivningar inom sitt eget kundnummer Förskrivare specialistsortiment Förskriva produkter inom det upphandlade specialistsortimentet (tidigare stjärnmärkta produkter) Berörda förskrivare är kontaktade. Kontakta kontinenssamordnaren för mer information Beställare Inloggning med personlig kod Annan personal än förskrivare (t.ex. kontinensombud), utses av verksamhetschef Beställning/ avrop kan enbart göras vid för aktuella förskrivningar med giltigt uttag 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 15
Viktigt vid inloggning! Både förskrivare och beställare kan ha tillgång till ett eller flera kundnummer Börja ALLTID med att kontrollera att du är inloggad till RÄTT KUNDNUMMER innan du registrerar en ny vårdtagare. Kontrollera att du är inloggad på RÄTT kundnummer innan vårdtagare väljs och NY FÖRSKRIVNING sker! 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 16
Förskrivning ALL förskrivning sker elektroniskt per vårdtagare Rekommenderat antal per uttag: max 3 månaders förbrukning Möjlighet att välja ETT UTTAG (vid uppföljning och ny förskrivning inför nästa beställningstillfälle, t.ex. vid ny produkt) eller FLERA uttag (då behovsbedömning visar varaktigt behov och antas vara lika under en längre period, förskrivaren väljer antal uttag MAX förskrivningsperiod för alla uttag är ett år). Beställning kan göras av förskrivaren, eller annan behörig beställare vid samma enhet (kundnummer) 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 17
Beställning Vid förfrågan om beställning, fråga ALLTID: Är behovet oförändrat? Om behovet förändrats eller patienten inte är nöjd med hjälpmedlet, kontakta förskrivaren för uppföljning och ev. ändring av tidigare förskrivning Kontrollera aktuella adressuppgifter Stämmer adress och telefonnummer? Har personen portkod, porttelefon eller TAGG? Ange detta vid Godsmärkning Stämmer personens namn med det som står i porten och på dörren? Om inte, ange c/o adress med detta namn Beställning Görs av förskrivaren eller annan behörig beställare vid samma enhet (kundnummer) ALL beställning sker elektroniskt per vårdtagare, då förskrivning med giltigt uttag är registrerad vid kundnumret 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 18
Leverans utan avisering Leverans UTAN AVISERING förstahandsval Sker automatiskt om inte annan leveransform väljs (se nästa sida) Beställning/avrop till särskilt boende (samlad leverans) Leverans sker vardagar under normal kontorstid, godset lämnas på anvisad plats, följesedel ska signeras av behörig mottagare för att leveransen ska anses giltig. Beställningar för flera personer som görs samma dag före kl. 17.00 levereras till boendet vid samma tillfälle. Beställning/avrop till enskilt boende (enskild eller samlad leverans) Godset (i neutral kartong) ställs utanför den boendes dörr och följesedeln läggs i brevlådan, chauffören ringer på dörren för att uppmärksamma leveransen men behöver inte invänta svar. 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 19
Leverans med avisering -till enskilt boende) MED Avisering är ett tillval. Mottagaren ska vara väl informerad om nedanstående och aktuella uppgifter ska lämnas inför varje beställningstillfälle! SMS-avisering (tillval, 0 kr) SMS skickas till mottagarens mobilnummer senast kl. 17.00 dag före leverans Telefonavisering (tillval, 30 kr) Distributören ringer mottagaren före kl. 12.00. Vid ej svar ringer distributören en gång till före kl. 17.00 senast dag före leverans. Efter genomförd avisering har distributören och mottagaren kommit överens om dag för leverans. Utomlänsorder (tillval, 0 kr) Individuella förskrivningar inom Treklövern kan avropas med leverans till andra orter inom Sverige. 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 20
Leverans utan avisering - Leverans inom tre dagar Leverans med avisering - Leverans inom fyra dagar Akutleverans (tillval, 400 kr) Akutleverans vid särskilda skäl av skyndsam leverans för förskrivning med giltigt uttag kvar. - Kontakta OneMeds kundservice: E-post info.kundservice@onemed.com Tfn 0770-11 11 15. Levereras nästföljande vardag. Bryttid Dag 0, beställning sker före kl. 17.00 Restnoterade produkter Vid restnotering ska övriga beställda produkter levereras ut direkt De restnoterade artiklarna skickas så snart de finns tillgängliga. OBS! ev. ersättningsprodukt utses i samråd med upphandlare och samordnare 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 21
Reklamation/retur av leverans Felleverans ( 0 kr) Retur p.g.a. fel eller brist i leveransen orsakad av distributören Reklamation ska ske inom tio arbetsdagar från leveransdatum Distributören ombesörjer och bekostar ev. returfrakt m.m. Retur på förskrivarens begäran (tillval, 550 kr) Kontakta OneMeds kundservice: E-post info.kundservice@onemed.com Tfn 0770-11 11 15 Enbart obrutna förpackningar i oskadat skick får reklameras Förskrivande enhet står för returkostnad samt ev. ersättningsleverans. Utbyte av leverans sker vid tidpunkt som parterna kommer överens om 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 22
Avgifter Distributionsavgift 18,42 % på ordervärdet. Kundservice, lagerhållning, frakt, returhantering vid felleverans, utomlänsorder ingår) Avisering SMS-avisering (tillval) = 0 kr Telefonavisering (tillval) =30 kr Akutleverans Leverans omgående, senast nästkommande vardag (tillval) = 400 kr Returavgift Returer på förskrivarens begäran = 550 kr? 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 23
Avvikelsehantering Avvikelser och reklamationer är viktiga för att kunna följa upp säkerhet samt kvalitet vid användning av inkontinenshjälpmedel Alla avvikelser/reklamationer ska rapporteras: Enligt lokala rutiner vid förskrivande enhet. Rapportera till kontinenssamordnaren i Dalarna, LDhjalpmedel@ltdalarna.se, inger.blomgren@ltdalarna.se Blanketter Tillbud/vårdskada vid användning av inkontinenshjälpmedel anmäls till Inspektionen för Vård och Omsorg, se SOSFS 2008:1. Reklamation av inkontinenshjälpmedel sker enligt Varuförsörjningens anvisningar för avvikelser. För kreditering eller ersättningsprodukter, kontakta samordnaren. OBS! aktuellt kundnummer och distributör anges. 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 24
Faktura och statistik Mottagande av leverans Följesedel/beställningsbekräftelse i Guide stäms av mot erhållen faktura, gärna av förskrivaren, innan fakturan attesteras. Observera att namn på förskrivare/beställare samt patient stämmer. Statistik Varje månad får verksamhetschefen/mas statistik över förskrivande enheters kostnader. Vid analys av statistik, beakta t.ex. antal individer med förskrivning, val av produkter. 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 25
Egenvårdsprodukter/konsumentprodukter Personer som efter utredning inte är berättigade till förskrivning av kostnadsfria inkontinenshjälpmedel får köpa sina hjälpmedel själva Exempel på hjälpmedel som kan vara egenvårdsprodukter: Hygienunderlägg, fixeringsbyxor, absorberande skydd att användas för säkerhets skull Konsumentprodukter Produkter som erbjuds för eget inköp utan förskrivning 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 26
Policy för hjälpmedelsförskrivning i Dalarna 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 27
Information till chefer, politiker m.fl. 28 januari 2016. 13-16 Teknikdalen Borlänge Program Hjälpmedelsnämnden Dalarna, ordförande informerar Kontinenssamordnarens roll i Dalarnas län Treklöverns nya avtal,mats Lovén, upphandlare Varuförsörjningen Toarätten - exempel från verksamheten samt rapport- personalens uppfattning om arbetet med Toarätten Se anmälan: www.ltdalarna.se/inkontinens 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 28
Kurskalendarium www.ltdalarna.se/inkontinens se Kontinens - Här hittar du aktuella kurser/utbildningstillfällen Förskrivardag för nya förskrivare av inkontinenshjälpmedel 16 februari 2016 eller 10 maj 2016 Kl. 9.00 16.00, Borlänge LD Hjälpmedel Förskrivardag för förskrivare som vill uppdatera sina kunskaper 17 februari 2016 eller 11 maj 2016 Kl. 9.00 16.00 Borlänge LD Hjälpmedel Se anmälan till de olika kurstillfällena på www.ltdalarna.se/inkontinens 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 29
Inger Blomgren Kontinenssamordnare LD Hjälpmedel, Dalarna E-post: inger.blomgren@ltdalarna.se Telefon 0243-49 78 39 www.ltdalarna.se/inkontinens 2015-12-17 Information Treklöverns nya avtal 2016 30