1(8) LATHUND Import från Idrott Online till kommunens Aktivitetsstöd För idrottsföreningar som söker LOK-stöd från Riksidrottsförbundet Mia Fors 2014-09-09 Kommunens Aktivitetsstöd levereras av
1. Registrera all närvaro digitalt i Idrott Online Föreningen måste närvarorapportera i Idrott Online så att allt data för importfilen registreras på ett korrekt sätt. Det bästa är att föreningens ledare närvarorapporterar direkt i Idrott Online löpande under terminen. Annars blir det en stor arbetsbörda för LOK-stödsansvarige att fylla i alla värden i slutet av terminen. Registrera alla deltagare och ledare oavsett ålder. Systemet känner sedan av vilka deltagare som ska godkännas och vilka som har fel ålder. 5-åringarna räknas inte med i LOK-stödet men kommer att räknas med i kommunens aktivitetsstöd. 2. Skapa kommunfil När terminen är slut och allt är klart inne i Idrott Online ska föreningens LOKstödsansvarige skapa en kommunfil. Se även till att kommunfilen är tillgänglig för kommunen. (Det finns en liten ruta som ska bockas i.) Efter detta måste du vänta ett dygn. 3. Hämta kommunfil Föreningen måste ha en inloggning i Aktivitetsstöd. Inloggning erhålls från handläggare på fritids- och kulturkontoret. Logga in i Aktivitetsstöd via adressen: http://activity.kommmun.kiruna.se/activity OBS! Aktivitetsstöd fungerar bäst med webbläsaren Google Chrome. Du märker snabbt om din webbläsare strular. Det kan t.ex. hända att menyn eller sökfunktioner inte fungerar som de ska. Gå till sidan Närvaro-Importera närvaro från RF. Klicka på knappen: 2(8) Om det dyker upp ett felmeddelande Kolla att kommunfilen är skapad för minst ett dygn sedan. Ring fritids- och kulturkontoret om felmeddelandet kvarstår. En textruta om personuppgiftslagen dyker upp och importen startar när du klickar Ja. När uppkopplingen mot Idrott Online fungerar syns vilka kommunfiler som finns tillgängliga att hämta. Klicka Välj vid aktuell fil och klicka sedan på knappen Importera vald kommunfil.
3(8) Importen startar och det syns en statusbar. När importen är färdig ska du logga ut och vänta till nästa dag. Under kommande natt valideras importen = Aktivitetsstöd tillämpar kommunens bidragsregler och kontrollerar data. Klicka på denna lilla symbol och du får fram information om importen. Klicka på Vägledning så får du fram några förklaringar. Bra att veta! Det går att registrera nya tillfällen i Idrott Online och sedan importera en kompletteringsfil. Om du vill ta bort ett tillfälle eller göra en ändring så måste det göras i Aktivitetsstöd. Bara nya tillfällen förs över från Idrott Online. 4. Kontrollera Alla tillfällen som förs över från Idrott Online till Aktivitetsstöd blir klarmärkta och måste signeras. Senast 10 september respektive 10 mars! Logga in i Aktivitetstöd. Gå till sidan Närvaro-Historik & Signering. Klicka på Sök för att få fram en kronologisk lista med era grupper och tillfällen. Gå igenom listan och kolla att allt stämmer. Titta extra noga om du har röda minustecken! Detta betyder att tillfället ej kommer att ge något bidrag.
4(8) OBS! Heldagsaktivitet skapar fel! Om du har registrerat en heldagsaktivitet i Idrott Online så blir det fel i importen. Aktivitetsstöd förstår inte klockslaget och du måste låsa upp tillfället och ändra på tiden. Sedan kan du signera. Detta kommer att fungera bättre när höstterminen ska importeras. Klicka på plustecknet bredvid gruppnamnet för att få fram mer information: Listan är lite kryptisk. I det här fallet är det bara två personer som är i åldern 5-20 år. Därför är hela tillfället underkänt. Exempel på vanliga fel: - Gruppen saknar ledare - Aktiviteten varar mindre än en timma - Gruppen har för få deltagare i åldern 5-20 år
5(8) 5. Rätta och ändra! Det här exemplet visar hur man rättar tiden på en aktivitet. Ett annan rättelse är att du måste närvaromarkera en ledare. Gå till sidan Närvaro-Historik & Signering och ta fram listan på dina tillfällen. Markera tillfället som ska ändras med en bock i kanten och klicka på Tillfället låses upp. Gå sedan till sidan Närvaro-Närvarorapportering..(knappen har två betydelser beroende var man pekar) Välj aktuell grupp. Det tillfället som du nyss låste upp finns i listan. I detta fall fungerar det inte med en tid som startar 00:00 och slutar 00:00. Ändra tiden. Klicka först Spara och sedan Klarmärk tillfälle när du är klar med ändringarna. Gå tillbaka till Historik & Signering. Nu är tillfället godkänt och klart för att signeras!
6(8) 6. Signera När du gått igenom alla röda minus och rättat eventuella fel så ska du signera alla tillfällen. Klicka i rutan högst upp för att markera alla på en gång. Längst ner till höger finns knappen som gör att alla tillfällen signeras! Klicka på Signera. En liten meddelanderuta dyker upp som säger att uppgifterna är skickade till Fritidsförvaltningen. Du har nu ansökt om aktivitetsstöd från Kiruna kommuns fritids- och kulturförvaltning! Bara att vänta på utbetalningen som kommer att ske innan månadens slut.
7(8) 7. Rapporter Gå till sidan Rapporter-Statistik Det går att göra många olika sökningar. Se till att rätt period och åldersintervall är inställt. I det här fallet vill jag se antal deltagare i åldern 5-20 i alla tillfällen som har blivit godkända. Klicka på hämta data. Totalsiffran 413 x 9 kr = Bidraget som kommer att betalas ut! Bra att tänka på! Listorna som du ser vid signeringen visar inte några summor. Det kan vara bra att ta fram en rapport innan signering. Jämför rapporten med summorna inne i Idrott Online så kan du se om allt data har kommit med i importen.