Upphandling av medicinska tjänster till arresterna förr Polismyndigheten i Skåne

ANBUDSFÖRFRÅGAN 1(9) Datum Rikspolisstyrelsen 2013-12-11 Polisens verksamhetsstöd Diarienr (åberopas vid korresp) Affärsenheten/Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Ansvarig upphandlare Sanna Svennerstad Telefon 010-56 409 72 E-post sanna.svennerstad@polisen.se Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Dag för avtalstecknande Två år från avtalstecknande Upp till 24 månader Förfrågan avser Upphandling av medicinska tjänster till arresterna förr Polismyndigheten i Skåne 1 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 1.1 Allmänt Rikspolisstyrelsen (RPS) inbjuder er att lämna anbud i rubricerat ärende. Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Skåne. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Det avtal som nu upphandlas syftar till att tillhandahålla medicinska tjänster till arresterna för Polismyndigheten i Skåne. Förfrågningsunderlaget innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för uppdraget. Postadress Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Telefax 010-563 44 44 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se www.polisen.se

1.2 Förfrågningsunderlaget Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil: www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar 1.3 Annonsering Inbjudan sker genom annonsering i databasen TED (Tenders Electronic Daily). 1.4 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska språket och skickas per e-post till ansvarig upphandlare: Sanna Svennerstad E-post: sanna.svennerstad@polisen.se Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 17 januari 2014. Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 24 januari 2014. Svar kommer inte publiceras mellan den 24 december 2013 till och med den 29 december 2013. 1.5 Anbudets form och struktur Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig. Använd hålat A4-papper och undvik plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD, Medicinska tjänster 1.6 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 1 november 2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 1.7 Anbudets avlämnande Anbud ska ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 31 januari 2014. Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Medicinska tjänster 2 Anbudsförfrågan

Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 1.8 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 1.9 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras ej. 1.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 1.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 2. FÖRUTSÄTTNINGAR 2.1. Karaktär Polisen har behov av olika medicinska tjänster i de situationer när Polisen har personer i förvar som behöver vård och det inte bedöms lämpligt att föra personen ifråga till allmänvården. De diagnostiska möjligheterna i arrest är av naturliga skäl begränsade i förhållande till vad som erbjuds i en ordinär vårdinrättning, vilket ställer höga krav på vårdpersonalens erfarenhet, kompetens och lyhördhet gentemot arrestanter och Polisens personal. Tjänsterna utförs till största del på personer som överensstämmer med något av följande: - personer som är föremål för tvångsåtgärder, - personer som är eller har varit missbrukare, är påverkade av alkohol, droger eller motsvarande, - personer som är eller kan bli våldsamma, eller - personer som mår psykiskt dåligt. Medicinska tjänster 3 Anbudsförfrågan

2.2. Tjänster som omfattas av upphandlingen Denna upphandling avser tillhandahållande av nedan angivna medicinska tjänster till arresterna för Polismyndigheten i Skåne. Tjänsterna kommer i huvudsak att utföras i polismyndigheten i Skånes arrester i Helsingborg och Malmö. Möjlighet att avropa tjänsterna tillkommer även Kristianstad, Lund, Ystad. Följande tjänster omfattas. Tjänst Beskrivning 1. Arrestantvård 1.1. Samtal. Med Samtal avses uppsökande samtal med frihetsberövad person i syfte att fastställa om personen ur medicinskt hänseende har behov av vård eller medicin. 1.2. Vård. Med Vård avses vård av frihetsberövad person med mindre skada. 1.3. Medicin. Med medicin avses köpa in och ansvara för utdelning av medicin till frihetsberövad person. 1.4. Blodprovstagning. Med Blodprovstagning avses blodprovstagning på frihetsberövad person vid misstanke om brott för att utröna påverkningsgrad. 1.5. Läkare i bakjour. Med Läkare i bakjour avses att sjuksköterskan ska kunna rådgöra med läkare via telefon samt få recept förskrivna till intagna i arresten. 1.6. Delegation av läkemedel. Läkare ska årligen upprätta delegation för läkemedel till samtliga arrester. Tjänst ska utföras av sjuksköterska och läkare ska finnas tillgänglig. 2. Telefonrådgivning Med Telefonrådgivning avses rådgivning och stöd till polispersonal i frågor rörande sjukvård via telefon. Rådgivning ska utföras av sjuksköterska som har tillgång till journalanteckningar. Tjänst ska utföras av sjuksköterska. 3. Utbildning Leverantörens personal ska utbilda polisens arrestpersonal i Hjärtoch lungräddning och det akuta omhändertagandet av förmodade insulinberoende personer och/eller epilepsier ( Utbildning ). Två (2) tillfällen per år i Malmö och två (2) tillfällen per år i Helsingborg. Utföres efter beställning av Polisen dagtid en vardag. 4. Akuta uppdrag Med Akuta uppdrag avses Arrestantvård enligt punkt 1 ovan men med annan inställelsetid (fyra (4) timmar efter avrop). Tjänst ska utföras av sjuksköterska. Polisen garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. I Malmö och Helsingborg kommer sjuksköterskor avropas till att mestadels vara på plats. I Kristianstad, Lund och Ystad kommer troligtvis mest Akuta uppdrag avropas. Uppskattad årsvolym är ca 260 timmar till arresten i Helsingborg vid dagstjänstgöring mellan 07.00-08.00 måndag-fredag och ca 1825 timmar till Medicinska tjänster 4 Anbudsförfrågan

arresten i Malmö tjänstgöring alla dagar mellan kl. 08.00-10.00 samt 19.00-22.00. Denna volym kan komma att överstigas eller understigas. 2.3. Geografisk omfattning Upphandlingen omfattar samtliga polisdistrikt, avdelningar och enheter inom Skåne län enligt nedan adressförteckning. Förteckningen kan komma att uppdateras under avtalsperioden. År 2015 kommer adressen för arresten i Malmö att ändras och då kommer volymen till Malmös arrest troligtvis öka. Adresser 1. Malmö; Storgatan 43. (Ny adress från 2015 Porslinsgatan 6) 2. Helsingborg; Berga Allé 25 3. Kristianstad; Ö Kaserngatan 1 4. Lund; Byggmästaregatan 1 5. Ystad; Kristianstadvägen 51 2.4. Uppdragets utformning Vid avtalsstart kommer Polisen att hålla en introduktionsutbildning för Leverantören vid varje arrest vid ett tillfälle under en halv arbetsdag. Leverantören ansvarar för att dennes personal genomgår utbildningen. För denna tid utgår ingen ersättning. Om personal byts ut under avtalsperioden ansvarar Leverantören för att föra vidare informationen från introduktionsutbildningen till den nya personalen. Leverantören ska anskaffa och tillhandahålla läkemedel och förbrukningsmaterial/förband. Kostnader för sådant material får debiteras till självkostnadspris. Polisen tillhandahåller utrustning för provtagning. Leverantören ska finnas tillgänglig för avtalsuppföljning två (2) gånger per år. Detta initieras av Polisen. 2.5.Avrop Avrop sker normalt årsvis per arrest. Rätt att avropa från avtalet tillkommer Polismyndigheten i Skåne. För mer information se avtalet. 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 3.1. Allmänt De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får uppgifterna i bilagt Formulär för underleverantörer mångfaldigas. Medicinska tjänster 5 Anbudsförfrågan

3.2. Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.3. Uteslutningsgrunder Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade sanningsförsäkran i Bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.4. Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5. Registrering Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller Medicinska tjänster 6 Anbudsförfrågan

styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.6. Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 3.7. Registrerad vårdgivare Anbudsgivaren och underleverantörer ska vara registrerad vårdgivare enligt Socialstyrelsens föreskrifter. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera detta med behörig myndighet. 3.8. Utbildnings- och yrkeskvalifikationer 3.8.1. Sjuksköterska Sjuksköterskor som kommer att utföra efterfrågade tjänster ska inneha svensk legitimation för yrket. Sjuksköterska ska ha minst tre års dokumenterad yrkeserfarenhet som legitimerad sjuksköterska. Sjuksköterska ska ha arbetat aktivt som Sjuksköterska under minst tolv (12) månader under de senaste tre (3) åren som föregått uppdragstillfället. Sjuksköterska som kommer att utföra efterfrågade tjänster får inte ha haft inskränkt förskrivningsrätt eller prövotid under de senaste tre (3) åren. Anbudet ska innehålla en redovisning i form av en meritförteckning över fyra (4) personer. Meritförteckningen ska innehålla en redovisning som visar att ställda krav uppfylls. Observera att Leverantören under avtalsperioden ska ha sju (7) sjuksköterskor tillgängliga vid samma tillfälle. 3.8.2. Läkare Läkare som kommer att utföra efterfrågade tjänster ska inneha svensk legitimation för läkaryrket samt ha varit verksam som läkare i minst tre (3) år efter erhållande av svensk läkarlegitimation. Denna verksamhet ska ha utgjorts av somatisk vårdverksamhet. Läkare som kommer att utföra efterfrågade tjänster får inte ha haft inskränkt förskrivningsrätt eller prövotid under de senaste tre (3) åren som föregått uppdragstillfället. Medicinska tjänster 7 Anbudsförfrågan

Anbudet ska innehålla en redovisning i form av en meritförteckning över en (1) person. Meritförteckningen ska innehålla en redovisning som visar att ställda krav uppfylls. Observera att Leverantören under avtalsperioden ska ha en (1) läkare tillgänglig vid samma tillfälle. 4. KOMMERSIELLA KRAV 4.1. Priser Anbudsgivaren ska ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt förslagsvis direkt i bilagda Formulär för anbudsgivare. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. De av anbudsgivaren angivna priserna multipliceras med den av Polismyndigheten i Skåne uppskattade volymen, resultatet adderas och bildar anbudsgivares anbudssumma. Den anbudsgivare som angett priser som resulterat i den lägsta anbudssumman anses ha lämnat det lägsta priset. Medicinska tjänster Enhet Uppskattad volym årligen Pris per timme/styck Summa 780 timmar kr Arrestantvård mån-fre kl. 06-17 Arrestantvård mån- lör kl. 17-06 Arrestantvård helg lör kl. 06 till mån kl. 06 780 timmar kr 460 timmar kr Arrestantvård storhelg* 65 timmar kr Telefonrådgivning Styck 800 st kr Utbildning Styck 4 st kr Akuta uppdrag 50 timmar kr Anbudssumma kr * Som storhelg räknas; Nyårsafton, Nyårsdagen, Midsommarafton, Midsommardagen, Pingstafton, Pingstdagen, Skärtorsdagen, Långfredagen, Påskafton, Påskdagen, Annandag påsk, Julafton, Juldagen. Kostnaden för läkemedel och förbrukningsmaterial/förband debiteras till självkostnadspris. Om det finns flera leverantörer av samma läkemedel eller likvärdiga alternativa läkemedel ska det för Polisen billigaste alternativet väljas. 4.2. Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 5. ANBUDSPRÖVNING 5.1. Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer anta anbudet med lägst pris. Polisen har för avsikt att teckna avtal med en (1) anbudsgivare. Medicinska tjänster 8 Anbudsförfrågan

5.2. Uteslutnings- och kvalificeringsfasen Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller samtliga ställda krav i punkten 3 Krav på anbudsgivaren samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärdering. 5.3. Utvärderingsfasen Vid anbudsutvärderingen kontrolleras att anbud uppfyller de kommersiella villkoren i punkten 4 Kommersiella krav samt att sanningsförsäkran är undertecknad. Därefter kommer de anbud som gått vidare att genomgå en bedömning av vilket anbud som har det lägsta priset. Lägst pris anses den anbudsgivare ha lämnat som anger den lägsta anbudssumman i enlighet med punkten 4.1. Sanna Svennerstad sanna.svennerstad@polisen.se Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag 4. Blankett från Skatteverket (information till utländska anbudsgivare) Medicinska tjänster 9 Anbudsförfrågan