Protokoll Sammanträdesdatum 2015-02-12 Regionstyrelsen 38 53 Tid Torsdag 12 februari 2015, kl 11:00 12:00 Plats Grand Hotell, Falkenberg Ledamöter Mats Eriksson (M) Stefan Bengtsson (C) Lise-Lotte Bensköld-Olsson (S) Ulrika Jörgensen (M) GunMarie Stenström (M) Tommy Rydfeldt (FP) Elisabeth Falkhaven (MP) Niklas Mattsson (KD) Per Persson (S) Margit Bik (S) Therese Stoltz (S) Jonas Strand (S) Lars Fritzon (S) Jerzy Golowkin (SD) ordförande 1:e vice ordförande 2:e vice ordförande Tjänstgörande ersättare Gösta Bergenheim (M) Ersättare Per Stenberg (M) Kristina Karlsson (C) Niclas Erlandsson (FP) Stefan Edlund (MP) Gustaf Kristensson (S) Camilla Gustavsson (S) Axel Wigforss (V) Närvarorätt Thomas Jönsson (M) Tjänstemän Catarina Dahlöf Jörgen Preuss William Hedman Cristine Karlsson Nina Mårtensson Staffan Johansson Åke Bengtsson Åse Allberg Åsa Väärälä Maria Fransson Caroline Johansson Inbjuden Bruno Andersson regionfullmäktiges ordförande regiondirektör biträdande regiondirektör ekonomidirektör personaldirektör administrativ direktör kanslichef finanschef verksamhetschef, regional utveckling kommunikatör sekreterare sekreterare VD, Hallandstrafiken
38 Justering Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att utse Lise-Lotte Bensköld-Olsson att jämte ordföranden justera protokollet. 39 Godkännande av föredragningslista Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna den utsända föredragningslistan. 40 Anmälan av inkomna/utgående skrivelser Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen antecknar skrivelserna till protokollet. Ärendet Följande skrivelser anmäles för anteckning till protokollet: 1. Portföljrapport, pensionsmedel samt avkastning av egen förvaltning per 2014-11-30. RS140096 2. Portföljrapport, pensionsmedel samt avkastning av egen förvaltning per 2014-12-30. RS140096 3. Regeringen, Näringsdepartementet Villkor för budgetåret 2015. RS150028 4. Regeringen, Näringsdepartementet Regionala tillväxtåtgärder inom Regional tillväxt. RS150028 5. Revisionsrapport Akutmottagningarna. RS150001. Kommentar: Regionstyrelsen har fått rapport för kännedom. Rapporten bereds av Driftnämnden Hallands sjukhus. 6. Södra Regionvårdsnämnden Protokoll 2014-12-05 RS 2015-02-12 2 (10) www.regionhalland.se/handlingar
7. Överenskommelse om stöd till riktade insatser inom området psykisk ohälsa 2015. Kommentar: Kommer att behandlas av hälso- och sjukvårdsutskottet Region Halland gemensamt 41 Revisionsrapport om Vård på lika villkor RS140445, RHR140016 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att avge yttrande över revisionsrapport enligt förslag. Ärendet Regionstyrelsen har fått revisionsrapporten Vård på lika villkor (2014-11-13) med begäran om svar kring planerade åtgärder. Region Hallands revisorer har gett PwC i uppdrag att granska om Hälso- och sjukvårdsstyrelsen genom styrdokument och uppföljning säkerställer att vården i Halland ges på lika villkor. Den sammanfattande bedömningen är att styrelsen inte i tillräcklig utsträckning säkerställer att vård ges på lika villkor till länets invånare. Handlingar i ärendet Skrivelse från regionstyrelsen (2015-02-11) Skrivelse från regionkontoret (2015-01-08) Revisionsrapport (2014-11-13) 42 Revisionsrapport om köptrohet mot ramavtal RS140413, RHR140013 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att avge yttrande över revisionsrapport enligt förslag. Ärendet Revisorerna i region Halland har gett PwC i uppdrag att granska köptrohet mot ramavtal. Revisionen berör Regionstyrelsen och Driftnämnd Regionservice. RS 2015-02-12 3 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Rapporten har skickats till Regionstyrelsen samt Driftnämnden Regionservice med begäran om svar senast den 2014-12-10 om vilka åtgärder styrelsen avser vidta med anledning av resultatet i granskningen. Driftnämnden Regionservice avger eget svar. Handlingar i ärendet Skrivelse från regionstyrelsen (2015-02-12) Skrivelse från regionkontoret (2015-01-16) Revisionsrapport (2014-08-14) 43 Attestordning för Region Halland RS140379 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att - anta förslag till attestordning för Region Halland och - uppdra åt ekonomidirektören att besluta om tillämpningsbestämmelser med anledning av beslutad attestordning Ärendet I samband med byte av ekonomisystem och med anledning av en ny politisk organisation så har en översyn av attestordningen för Region Halland samt tillämpningsanvisningar till attestordningen genomförts. För att få en kontinuitet så är det lämpligt att attestordningen samt tillämpningsanvisningar till attestordningen uppdateras inför varje ny mandatperiod Handlingar i ärendet Skrivelse från regionstyrelsen (2015-01-23) Tillämpningsanvisningar Attestordning för Region Halland 44 Återrapportering om arbetet med åtgärdsplan 2014 2015 RS120426 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen antecknar den lämnade informationen till protokollet. RS 2015-02-12 4 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Ärendet Ekonomidirektör William Hedman och personaldirektör Cristine Karlsson återrapporterar om arbetet med åtgärdsplan 2014 2015. 45 Återrapportering från kommunberedningens sammanträde 14 15 januari Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag samt att ställa sig bakom de fem prioriterade områdena, som ska ligga till grund för kommunberedningens arbete under 2015. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen antecknar den lämnade informationen till protokollet. Ärendet Ordförande Mats Eriksson och biträdande regiondirektör Jörgen Preuss lämnar en återrapport från kommunberedningens sammanträde 14 15 januari. 46 Anmälan av fattade delegationsbeslut RS140029 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen lägger anmälningarna till handlingarna. Ärendet Anmälan till regionstyrelsen av fattade delegationsbeslut. Handlingar i ärendet Anmälan av fattade delegationsbeslut 11 februari 2015 47 Anmälan av protokoll Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen lägger protokollen till handlingarna. RS 2015-02-12 5 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Ärendet Anmäles protokoll från Hallandstrafiken AB Handlingar i ärendet Protokoll Hallandstrafiken AB 2014-12-12 48 Anmälan av utskottens protokoll Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen lägger protokollen till handlingarna. Ärendet Anmäles protokoll från Hälso- och sjukvårdsutskottet 2015-01-27 Tillväxtutskottet 2015-01-27 Handlingar i ärendet Protokoll 49 Regiondirektören informerar Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen antecknar den lämnade informationen till protokollet. Ärendet En stående punkt på dagordningen vid regionstyrelsens sammanträden är information från regiondirektören med flera. Ekonomidirektör William Hedman informerar om Region Hallands bokslutskommuniké 2014. RS 2015-02-12 6 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Hälso- och sjukvård 50 Regionavtal och arbetsordning Södra Regionvårdsnämnden RS150046 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt hälso- och sjukvårdsutskottets förslag. Hälso- och sjukvårdsutskottets förslag Regionstyrelsen godkänner förslag 2014-11-24 om nytt regionavtal med och arbetsordning för Södra Regionvårdsnämnden. Yttrande Arbetsutskottet har enligt arbetsordningen behandlat ärendet och instämmer i hälsooch sjukvårdsutskottets förslag till beslut. Ärendet Södra Regionvårdsnämnden har utarbetat ett förslag till nytt avtal och uppdaterad arbetsordning för samverkan mellan de fyra landstingen i Södra sjukvårdsregionen, det vill säga Landstinget Blekinge, Region Halland, Region Skåne och Region Kronoberg. Avtalet reglerar samverkan inom främst hälso-och sjukvård och gäller från och med 2015-03-01. Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret (2015-01-16) Regionavtal Protokollsutdrag Södra regionvårdsnämnden Regional utveckling 51 Ansökan om finansiering för Almi Invest, period 2 RS140535 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt tillväxtutskottets förslag. Tillväxtutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att medfinansiera en ny fondperiod i ALMI Invest Väst med totalt 8 miljoner kronor under åren 2015-2020, fördelat på 2 miljoner per år 2015 2018. Finansieringens tas från de statliga 1:1 medlen. RS 2015-02-12 7 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Yttrande Arbetsutskottet har enligt arbetsordningen behandlat ärendet och instämmer i tillväxtutskottets förslag till beslut. Ärendet Almi Invest har under första programperioden utvecklats till Sverige och Nordens mest aktiva investerare i tidig fas. Almi Invest har visat att det är möjligt att göra saminvesteringar tillsammans med privata investerare i företag som befinner sig i tidiga utvecklingsfaser. 68 procent av nyinvesteringarna gick till startup fasen. Det har också visats att den privata saminvesteringsinsatsen är större än ursprungligen planerad för att idag vara på 1,7 gånger den offentliga insatsen. Almi Invests verksamhet i regionen har under första programperioden etablerats med en väl fungerande organisation och arbetsprocess. Varumärket har successivt stärkts och antalet förfrågningar ökar. Verksamhetsutfallet efter avslutad första programperiod kommer att ligga mycket nära budget gällande antalet portföljbolag och betydligt överstiga det totala budgeterade investeringsbeloppet i bolagen. Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret (2015-01-23) 52 Åtgärdsplan för kollektivtrafiken RS150011 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt tillväxtutskottets förslag. Tillväxutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att - åtgärdsplanen för kollektivtrafik ska utgöra underlag för regionens budgetarbete för 2016. - uppdra åt Hallandstrafiken AB att genomföra åtgärder enligt åtgärdsplanen för att uppnå ett underskott om högst 38 MKR. Ärendet Under våren 2014 uppstod farhågor om ett försämrat resultat i Hallandstrafiken AB då intäkterna för Öresundståg sjönk drastiskt. Detta rapporterades till regionstyrelsen som beslutade att en åtgärdsplan skulle tas fram. Målen med åtgärdsplanen är att Hallandstrafiken AB ska bibehålla tillräckligt kapital för sitt fortbestånd. Åtgärderna ska i så liten utsträckning som möjligt påverka regionens ekonomi. Hallandstrafiken AB ska genom planen få balans i sin ekonomi. Åtgärderna ska även bidra till bolagets huvudsakliga uppgift att få så många resenärer som möjligt. RS 2015-02-12 8 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Åtgärdsplanen omfattar åren 2014-2016 med beräkningar för 2017 och 2018. Den påverkar resultaten för 2014 med +34,1 MKR, för 2015 med +48,4 MKR och för 2016 med +30,1 MKR. Resultatet av planen medför att intäktsminskningen inte får någon påverkan på Region Hallands resultat 2014 och 2015 samt att Hallandstrafiken AB inte förlorar sitt kapital. För 2016 beräknas behovet av driftbidrag till 395 MKR. Detta ger ett litet positivt resultat vilket krävs för att inte behöva skriva ner värdet på aktieägartillskotten och därmed påverka Region Hallands resultat negativt. Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret (2015-02-03) 53 Rapport till Näringsdepartementet om den regionala tillväxtpolicyn 2014 RS130540 Beslut Regionstyrelsen beslutade enligt tillväxtutskottets förslag. Tillväxtutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna rapporten till Näringsdepartementet om det regionala tillväxtarbetet i Halland under 2014. Yttrande Arbetsutskottet har enligt arbetsordningen behandlat ärendet och instämmer i tillväxtutskottets förslag till beslut. Ärendet I villkorsbilagan till regeringens regleringsbrev (regeringsbeslut 2012-12-20) anges de återrapporteringskrav som regeringen ställer på Region Hallands arbete inom ramen för det regionala tillväxtarbetet. Dessa är: De viktigaste prioriteringarna för det regionala tillväxtarbetet under året, de viktigaste frågorna för att stärka och utveckla arbetet med den regionala utvecklingsstrategin, en redovisning av arbetet med den regionala kompetensplattformen, inom vilka områden samverkan har skett med länsstyrelsen och kommunerna, en redovisning av hur miljö-, integrations- och jämställdhetsperspektiven har beaktats i det regionala tillväxtarbetet samt hur Region Halland har arbetat med genomförande av det regionala serviceprogrammet och stödet till kommersiell service. RS 2015-02-12 9 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret (2015-02-11) Rapport Vid protokollet Maria Fransson Justerat 2015-02-17 Mats Eriksson Lise-Lotte Bensköld-Olsson Protokollet har tillkännagivits på Region Hallands anslagstavla Inga-Britt Svensson registrator RS 2015-02-12 10 (10) www.regionhalland.se/handlingar
Riktlinjer för Region Hallands uppföljning 2015 Driftnämnder Lokala nämnder Gemensamma nämnder Riktlinjer för Region Hallands uppföljning 2015 Inledning Regionstyrelsen beslöt den 19 november om sin egen uppföljningsplan samt gav regiondirektören i uppdrag att ta fram riktlinjer och indikatorer för uppföljning av mål och direktiv till driftnämnder, lokala nämnder och gemensamma nämnder, utifrån regionstyrelsens behov. Verksamheten ska bedrivas utifrån av Regionfullmäktige beslutade, Mål och strategier för Region Halland 2012 2015, Mål och Budget 2015 och ekonomisk plan 2016-2018, Regionstyrelsens direktiv 2015 till driftnämnder, lokala nämnder och gemensamma nämnder samt Vårdval Halland. Regionstyrelsens uppsiktsplikt säkerställs genom att styra, leda och samordna förvaltningen av regionens angelägenheter och verkställa fullmäktiges beslut uppföljning av driftnämndernas hälso- och sjukvårdsuppdrag uppföljning av driftnämnders regionala uppdrag uppföljning av lokala nämnders uppdrag uppföljning av gemensamma nämnder uppföljning av Vårdval Halland uppföljning av arbetsgivaransvaret Uppföljning är ett av de viktigaste verktygen som respektive organisatoriska nivå har för att utöva en effektiv styrning, för såväl förtroendemän som för beslutsfattande tjänstemän.
Regionstyrelsens ansvar Regionstyrelsen leder och samordnar all verksamhet i regionen. Styrelsen har ägaransvar för de driftnämnder som bedriver regionens verksamhet i egen regi. Ägaransvaret handlar om en ekonomi i balans, att styra som arbetsgivare och fastighetsägare och om att se till att alla nämnder och styrelser följer fullmäktiges beslut. Den förändrade politiska organisationen från årsskiftet innebär att regionstyrelsen ansvarar för och styr utifrån en helhet som tar hänsyn till sambanden mellan hälso- och sjukvård och regional utveckling. Detta är avgörande för att uppnå RFs mål. Det innebär att regionstyrelsen inte detaljstyr utan förväntar sig att alla nämnder, inom ramen för sina olika uppgifter i reglementen, blir tydligare och med kraft bidrar till att genomföra fullmäktiges mål. Detta är ett steg mot en tydligare styrning och uppföljning av givna mål i Region Halland och som motsvarar kommunallagens syn på hur en kommun/ region ska styras. Direktiv Direktiven för 2015 ersätter handlingen som tidigare benämnts uppdrag. Direktiven till driftnämnder, lokala nämnder och de gemensamma nämnderna är del av en samlad styrkedja för verksamhets- och budgetplanering. Driftnämnderna har såväl gemensamma mål som nämndspecifika mål. Dessa mål samt tilldelad ekonomisk ersättning är beskrivet i direktivet. Samtliga nämnder ska på nämndnivå bryta ner de tilldelade målen i direktivet på ett tydligt och mätbart sätt. Målen ska grunda sig på en analys om styrkor och svagheter i den egna verksamheten och utgå från områden med störst potential till förbättring. Uppföljning av RFs beslutade mål och direktiv sker med månadsrapporter som ska innehålla det ekonomiska perspektivet kopplat till verksamhetens utveckling samt eventuella kvalitetsindikatorer som ska mätas månatligen. Djupare uppföljning av övriga mål för samtliga verksamheter sker vid uppföljningsrapport 1 och 2 samt årsrapport. Varje driftnämnd ska besluta om egna riktlinjer kopplade till eget styrdokument. Uppföljningsrapporter För att regionstyrelsen ska kunna fullgöra sitt uppdrag ska driftnämnder och styrelser bidra med uppföljningar, så att styrelsen får information om de olika verksamheterna som i sin tur bildar helheten. Innehållet i rapporterna beskrivs längre fram i riktlinjerna. 2015 års uppföljningar består av månadsrapporter uppföljningsrapport 1 och 2 årsredovisning 2
Uppföljning av policys Regionfullmäktige har beslutat om policys som driftnämnderna har att förhålla sig till. I årsuppföljningen ska därför verksamheten kommenteras i förhållande till: Handikappolitiskt program Miljöprogram 2012-2015 Informationspolicy FoU-policy Säkerhets- och informationssäkerhetspolicy Arbetsmiljöpolicy Chefspolicy Medarbetarpolicy Inköps- och upphandlingspolicy Finanspolicy IT policy Intern kontroll En internkontrollplan ska redovisas, både att en plan har upprättats och resultatet av planen. I samband med redovisning av Årsrapport 2015 ska planen för 2016 redovisas och därefter ska planen följas upp i samband med uppföljningsrapport 1, 2 samt årsredovisning. Framtidsavsnitt i årsredovisningen Beskriv väsentliga förändringar som förväntas komma de närmaste tre-tio åren och som bedöms viktiga att beakta när styrelse, driftnämnd, regionstyrelse samt regionfullmäktige planerar för regionens framtid. Kommentera hur teknisk och medicinsk utveckling kommer att påverka verksamheten och regionens möjlighet att erbjuda hallänningen visionen bästa livsplatsen. Förändringarna ska belysas ur ett befolknings- och verksamhetsperspektiv. Övrigt Styrelsernas och nämndernas fastställda månads- och uppföljningsrapporter samt årsredovisning ska skickas in till diariet på Regionkontoret e-post regionen@regionhalland.se. Rapporterna ska följa Region Hallands grafiska profil vilket bland annat innebär att framsidan ska inkludera Region Hallands logotyp (längst upp till vänster). Styrelsen eller nämndens namn skrivs ut som vanlig text med typsnittet arial på lämplig plats och format pdf. Styrelsernas och nämndernas uppföljningsrapporter och årsredovisning 2015 ska finnas tillgängliga för revision enligt särskild upprättad tidplan. Dessa rapporter kommer att finnas tillgängliga på intranät och på regionens webbsida. Revidering av riktlinjer för Region Hallands uppföljning 2015 kan komma att ske under året som en följd av bland annat nya och reviderade styrdokument. 3
Regiondirektören kan komma att begära in ytterligare information om behov föreligger. Bilagor Bilaga 1 Uppföljning av Vårdkvalitet Specialiserad vård Bilaga 2 Uppföljning av Vårdkvalitet Psykiatrisk vård Bilaga 3 Kvalitetsindikatorer för Ambulanssjukvård och Sjukresor Bilaga 4 Uppföljning av personal - Tekniska anvisningar Bilaga 5 Ekonomisk uppföljning - Tekniska anvisningar till uppföljningsrapport 1, 2 samt årsredovisning Bilaga 6 Tidplan uppföljningsrapport 1, 2 samt årsredovisning 4
Månadsrapport och uppföljningsrapport 1 Regionstyrelsen följer upp delar av driftnämndernas mål och direktiv månadsvis. Månadsrapporten är en kort sammanfattning av driftnämndernas verksamhet sett ur ett koncernperspektiv med fokus på analys av avvikelserna samt en bedömning av resultatindikatorer i förhållande till uppställda mål. Syftet med månadsrapporten är att få en överskådlig bild över verksamheten och därmed en möjlighet att på ett tidigt stadium kunna korrigera för eventuella avvikelser mot beslutad plan. Månadsrapporten ligger till grund för en effektiv styrning på kort och lång sikt. I månadsrapporten redovisas resultatindikatorer över ekonomi, personal och verksamhetsmål samt en sammanfattande analys av eventuella avvikelser och vilka åtgärder som planeras eller är vidtagna. Regiongemensamma mallar ska användas vilka kompletteras med för varje nämnd specifik redovisning, vilken läggs i bilaga. Vid betydande förändring av prognos avseende ekonomiskt utfall och/ eller avvikelse i verksamheten ska det ske ett informationsutbyte mellan ansvarig ekonom på driftnämnd och kontaktperson på regionkontoret. En åtgärdsplan ska utan anmodan bifogas månadsrapporten påföljande månad. Av åtgärdsplanen ska framgå om den är beslutad, vad status är, vilka åtgärder som är vidtagna, vilka åtgärder som planerade och effekten av dessa. Innehållet i uppföljningsrapport 1, som redovisas efter tre månader, motsvarar förutom innehållet i månadsrapporten även en fördjupad analysdel av relevanta mål och verksamheter samt även en redovisning av kvaliteten. Tidplan, se bilaga 6. För lokal nämnd och gemensamma nämnder ska månadsrapporten/ uppföljningsrapport 1 innehålla en kort beskrivning av avvikelser av väsentligheter rörande ekonomin. Månadsrapport ska skickas in för månaderna februari, maj, september, oktober och november. Månadsrapporteren ska skickas till Regionkontoret senast den 7:e arbetsdagen i månaden för att utgöra underlag till regionstyrelsens totala månadsuppföljning (bryt sker dag 4). För månadsrapporten gäller samma hantering som för uppföljningsrapport 1 och 2 samt årsrapport, nämligen att en preliminär månadsrapport skickas direkt till regiondirektören via kontaktperson, på Avdelningen för Ekonomisk styrning och uppföljning e-post uppfoljning@regionhalland.se. Efter politisk beredning ska en definitiv månadsrapport skickas in som komplettering. 5
Månad Feb Maj Sept Okt Nov Bryt 5 mars 4 juni 6 okt 5 nov 4 dec Månadsrapport 10 9 juni 9 okt 10 nov 9 dec till RK mars Beslutad 20 18 juni 23 okt 20 nov 11 dec månadsrapport till RK mars RS 25 mars 24 juni 28 okt 25 nov 16 dec Kontaktperson Cathrin Nordander Tovstedt cathrin.nordander-tovstedt@regionhalland.se 6
Månadsrapport och uppföljningsrapport 1 - mall MÅNADSRAPPORT/ UPPFÖLJNINGSRAPPORT 1 Nämnd: Period: Nedanstående rubriker ska analyseras utifrån följande perspektiv, ekonomi, personal och verksamhet/produktion. Analysen ska vara sådan att den beskriver hur de olika perspektiven samverkar. Det vill säga analysen ska om möjligt inte göras ett perspektiv i taget. Belopp anges i mnkr med en decimal. Kort sammanfattning Periodens resultat, januari-tom aktuell månad Kommentera större avvikelser mot periodens budget/plan samt om relevant med motsvarande period föregående år Prognos: Beskriv kortfattat nämndens prognos. Betydande avvikelser mot årets budget/plan ska beskrivas. Där det är möjligt ska nämndens prognos även beskrivas per uppdragsgrupp. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Ta stöd av nyckeltal och resultatindikatorer inom verksamhet/ekonomi och personal Vid en negativ helårsprognos ska en åtgärdsplan upprättas för att nå en budget i balans vid årets slut. Av åtgärdsplanen ska det framgå om den är beslutad, vilka åtgärder som är vidtagna, vilka åtgärder som är planerade och effekten av dessa. Vad har hänt sedan förra månadsrapporteringen? Uppföljningsrapport 1 Kvalitetsredovisning, rullande 12 månader, enligt bilaga Bilagor 7
Underlag för månadsrapport och uppföljningsrapport 1 Uppföljning av RFs beslutade mål och direktiv sker med månadsrapporter samt uppföljningsrapport 1, vilka ska innehålla det ekonomiska perspektivet kopplat till verksamhetens utveckling samt eventuella kvalitetsindikatorer som ska mätas månatligen. Nedan indikatorer ska användas för analys enligt mall på ovanstående sida. Indikatorerna ska bifogas månadsrapporten/ uppföljningsrapport 1 i bilaga. EKONOMI Se Bilaga Resultaträkning per nämnd (hämtas från Agresso) Uppdelning per kontoklass Kolumner: Ack. resultat, Ack. budgetavvikelse, Årsprognos, Prognostiserad budgetavvikelse. Resultat per Uppdragsgrupp (hämtas från Agresso) Kolumner: Ack. resultat, Ack. budgetavvikelse, Årsprognos, Prognostiserad budgetavvikelse. PERSONAL Se Bilaga Genomsnittligt antal anställda Sjukfrånvaro Tidsanvändning Inhyrd personal Driftnämnder inom hälso- och sjukvård VÅRD Tillgänglighet enligt lagstadgad vårdgaranti Uppföljning av BUP-stimulansmedel för barn och unga med psykisk ohälsa enligt SKLs avstämningar PRODUKTION för respektive driftsnämnd relevanta indikatorer Produktion, volymer och vårdpoäng, Kostnad och faktiskt utfall Antal vårdtillfällen Dagkirurgi antal poäng och produktion Antal DRG poäng (slutenvård) Case Mix Index (CMI) Antal cytostatikapoäng Läkarbesök Sjukvårdande behandling Marknadsandel vårdvalspoäng för närsjukvården RS som nämnd för regional utveckling, Nämnden för kultur och skola, RGS PRODUKTION för respektive driftsnämnd relevanta indikatorer Relevant verksamhetsuppföljning Gemensamma nämnder och lokala nämnder PRODUKTION för respektive driftsnämnd relevanta indikatorer Relevant verksamhetsuppföljning 8
Uppföljningsrapport 2 samt årsredovisning Månadsrapporten kompletteras efter sju månader av uppföljningsrapport 2 samt efter tolv månader av en årsredovisning. Innehållet i dessa rapporter motsvarar innehållet i månadsrapporten och innehåller även en fördjupad analysdel av mål och verksamheter, med utgångspunkt från nämndernas egna mål och inriktningsdokument. Redovisning av målen ska grunda sig på en analys om styrkor och svagheter i den egna verksamheten och utgå från områden med störst potential till förbättring. Uppföljningen ska spegla samtliga mål och samtliga verksamheter. Redovisningen ska redogöra för resultatet av aktiviteterna så att målstyrningskedjan och måluppfyllelsen tydligt framgår. Rapporten ska också innehålla en analys av eventuella avvikelser och även fakta om verksamhet, kvalitet, personal, ekonomi utifrån verksamhetens karaktär samt uppföljning av eventuella beslutade åtgärdsplaner. Analys och slutsatser ska svara på: Vad händer? Hur yttrar det sig? När i tiden händer det? (Har det hänt eller kommer det att hända)? Var i organisationen inträffar det? Vem berör det? (Berör det invånarna, patienterna, personal eller andra driftnämnder)? Varför hände det? Då det har lagts fram en årsrapport eller liknande från ett nationellt kvalitetsregister eller en rapportering från öppna jämförelser ska det ur driftnämndens perspektiv rapporteras i uppföljningsrapport 2/ årsredovisning. Verksamhetsplanen 2015 ska senast den 10 februari 2015 kompletteras med mätbara resultatindikatorer kopplade till nämndens fastställda resultatmål, som tydliggör kopplingen till Mål- och inriktningsdokument och till RFs övergripande mål. Dessa ska skickas till uppfoljning@regionhalland.se 9
Redovisning av RFs mål Uppföljning Mål och Budget 2015 samt Direktiv 2015 till driftnämnder, lokala nämnder och gemensamma nämnder Driftnämnderna har såväl gemensamma mål som nämndspecifika mål. Dessa mål samt tilldelad ekonomisk ersättning för nämndernas uppdrag beskrivs i direktivet. Förutom den rapportering som sker i månadsrapporten och i uppföljningsrapport 1 ska i uppföljningsrapport 2 samt i Årsredovisning en redovisning av målen ske så som nämnderna beskrivit dessa i sina respektive Mål- och inriktningsdokument. Uppföljningen ska spegla samtliga mål och samtliga verksamheter. Redovisningen ska redogöra för resultatet av aktiviteterna så att målstyrningskedjan och måluppfyllelsen tydligt framgår. Driftnämnd* Gemensamma mål Ekonomiska mål Budgetramar ska hållas X X X X X X X Öka verkningsgraden X X X X X X X Miljömål Miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, X X X X X X X långsiktig och föredömlig Region Halland som arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare RS RU KS RG S HS NS VH AD H PS H Lok nä mn Regionstyrelsen ansvarar för den övergripande arbetsgivarpolitiken och driftnämnderna för arbetsgivaransvaret enligt givna riktlinjer. Målet bryts inte ner på nämndnivå. Regional utveckling Halland ska vara en mer attraktiv, inkluderande och konkurrenskraftig region 2020 än 2014 Hög attraktivitet X Stark konkurrenskraft X Fler i arbete X Hälso- och sjukvård Bibehålla hälsan hos den halländska befolkningen Hälsan ska öka i Halland X X X X X Skillnaden i hälsa ska minska X X X X X Öka verkningsgraden i hälso- och sjukvården Andelen vårdskador ska halveras till X X X X X 2018 Följsamheten till nationella och regionala X X X X riktlinjer ska öka Övriga Halland är en stark kunskapsregion X Halland är en region med goda kontakter i X omvärlden Halland är en region med hög attraktivitet X Halland är en region som erbjuder attraktiva X mötesplatser, boende och livsmiljöer Halland är en region som stimulerar till X innovationer, förnyelse och ökat företagande *Regionstyrelsen som ansvarig för regional utveckling, DN Kultur & Skola, DN Regionservice, DN Hallands sjukhus, DN Närsjukvården, DN ADH, DN Psykiatri, Lokala nämnder 10
Uppföljningsrapport 2 och Årsredovisning 2015 mall UPPFÖLJNINGSRAPPORT 2 / ÅRSREDOVISNING 2015 Nämnd: Period: Nedanstående rubriker ska analyseras utifrån följande perspektiv, ekonomi, personal och verksamhet/produktion. Analysen ska vara sådan att den beskriver hur de olika perspektiven samverkar. Det vill säga analysen ska om möjligt inte göras ett perspektiv i taget. Belopp anges i mnkr med en decimal. Kort sammanfattning Periodens resultat, januari-tom aktuell månad Kommentera större avvikelser mot periodens budget/plan samt om relevant med motsvarande period föregående år Prognos: Beskriv kortfattat nämndens prognos gäller endast UR 2. Där det är möjligt ska nämndens prognos även beskrivas per uppdragsgrupp. Betydande avvikelser mot årets budget/plan ska beskrivas. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Ta stöd av nyckeltal och resultatindikatorer inom verksamhet/ekonomi och personal Vid en negativ helårsprognos/ resultat ska en åtgärdsplan upprättas för att nå en budget i balans vid årets slut. Av åtgärdsplanen ska det framgå om den är beslutad, vilka åtgärder som är vidtagna, vilka åtgärder som är planerade och effekten av dessa. Vad har hänt sedan förra månadsrapporteringen? Kvalitetsredovisning enligt bilaga Rullande 12 månader Målredovisning Uppföljningen ska spegla samtliga mål och samtliga verksamheter. Redovisningen ska redogöra för resultatet av aktiviteterna så att målstyrningskedjan och måluppfyllelsen tydligt framgår. Resultatmål mäts av resultatindikatorer Bilagor 11
Underlag för uppföljningsrapport 2 och årsredovisning Nedan indikatorer ska användas för analys enligt mall på ovanstående sida. Indikatorerna ska bifogas uppföljningsrapport 2/ årsredovisning. EKONOMI Se Bilaga Resultaträkning per nämnd (hämtas från Agresso) Uppdelning per kontoklass Kolumner UR2: Ack. resultat, Ack. budgetavvikelse, Årsprognos, Prognostiserad budgetavvikelse. Kolumner Årsredovisning: Utfall föregående år, Utfall innevarande år, Årsbudget, Avvikelse Resultat per Uppdragsgrupp (hämtas från Agresso) Kolumner UR2: Ack. resultat, Ack. budgetavvikelse, Årsprognos, Prognostiserad budgetavvikelse. Kolumner Årsredovisning: Utfall föregående år, Utfall innevarande år, Årsbudget, Avvikelse Investeringar per nämnd (hämtas från Agresso) Kontogrupp 95, utrustning Kontogrupp 93, fastigheter (endast Regionfastigheter) Kolumner UR2: Ack. resultat, Ack. Budgetavvikelse, Årsprognos, Prognostiserad budgetavvikelse. Kolumner Årsredovisning: Utfall föregående år, Utfall innevarande år, Årsbudget, Avvikelse Kostnadsutveckling totalt. Redovisas i egen bilaga* Lönekostnadsutveckling. Redovisas i egen bilaga* Läkemedel kostnadsutveckling. Redovisas i egen bilaga* Köpt regionvård kostnadsutveckling. Redovisas i egen bilaga* Nämnd som ej har större omfattning läkemedel eller regionvård kan välja att istället redovisa annan för nämnden viktig kostnadspost. PERSONAL Se Bilaga Driftnämnder inom hälso- och sjukvård Tillgänglighet enligt lagstadgad vårdgaranti Uppföljning av BUP-stimulansmedel för barn och unga med psykisk ohälsa enligt SKLs avstämningar PRODUKTION - för respektive driftsnämnd relevanta indikatorer Produktion, volymer och vårdpoäng, Kostnad och faktiskt utfall Antal vårdtillfällen Dagkirurgi antal poäng och produktion Antal DRG poäng (slutenvård) Case Mix Index (CMI) Antal cytostatikapoäng Kostnadsytterfall och vårdtidsytterfall (t.ex. merkostnader, variationer mellan sjukhusen och sjukdomsgrupper) Läkarbesök Sjukvårdande behandling Kapacitetsutnyttjande KPP (Kostnad Per Patient) Marknadsandel vårdvalspoäng för närsjukvården RS som nämnd för regional utveckling, Nämnden för kultur och skola, RGS PRODUKTION för respektive driftsnämnd relevanta indikatorer Relevant verksamhetsuppföljning Gemensamma nämnder och lokala nämnder PRODUKTION/ VERKSAMHET för respektive driftsnämnd relevanta indikatorer Relevant verksamhetsuppföljning *Mall se tekniska anvisningar 12
Bilagor Bilaga 1 Uppföljning av vårdkvalitet Specialiserad vård 2015 Preliminär lista, uppdatering kan komma att ske under året Region Hallands uppföljning av kvalitet i vården genomförs tre gånger om året, under 2015 per 31 mars, 31 juli samt 31 december. Hjärtsjukvård a. Andel patienter som kranskärlsröntgas vid icke ST-höjningsinfarkt och riskfaktor, ålder 79 år och yngre b. Andel patienter med sjukhusvårdad hjärtsvikt som under påföljande halvår behandlas med både RAAS-hämmare och betablockerare c. Andel patienter som är insatta på blodtryckshämmande behandling med ACE/A2 blockerare vid utskrivning efter hjärtinfarkt. Uppgifterna baseras på patienter <80år d. Andel patienter med ST-höjningsinfarkt, där indikation föreligger, som får PCI inom 90 min från perfusionsgrundande EKG. Avser patienter från upptagningsområdet. Varberg, Halmstad & Ljungby Avser Hallands sjukhus Halmstad Stroke Information hämtas från Riks-Stroke a. Andel patienter som erhållit trombolysbehandling på indikationen hjärninfarkt. b. Andel strokepatienter som har vårdats på strokeenhet från dag 1. c. Andel strokepatienter som har vårdats på strokeenhet efter övertag från annan avdelning. d. Andel (%) patienter som blivit bedömda av arbetsterapeut/ sjukgymnast inom 24 timmar e. Totalt antal patienter som vårdats för stroke eller hjärtinfarkt f. Andel (%) strokepatienter som är ADL-oberoende 3 månader efter akutfasen g. Andel (%) patienter som inom 3 månader efter akutfasen fått blodförtunnande behandling på indikation förmaksflimmer Kirurgi a. Andel (%) patienter med koloncancer med väntetid från diagnos till behandlingsstart (cyt/stråln/op.) inom 6 veckor b. Andel (%) patienter med rektumcancer med väntetid från diagnos till behandlingsstart (cyt/stråln/op.) inom 6 veckor c. Andelen % patienter med koloncancer som genomgått reoperation på grund av komplikation inom 30 dagar. d. Andelen % patienter med rektumcancer som genomgått reoperation på grund av komplikation inom 30 dagar. e. Andel (%) patienter med kolorektalcancer som opererats med minimal invasiv kirurgi (laparoskopi / robot) 13
f. Andel (%) patienter med bäckenrecidiv efter 5 år efter genomgången op. för rektalcancer g. Andelen (%) patienter med bröstcancer som genomgått reoperation på grund av tumördata. h. Andelen patienter med cholecystit som operarats inom 24 timmar Ortopedi, höftfraktur a. Andel (%) patienter som opererats för höftfraktur inom 24 timmar b. Medelväntetid mellan ankomst till akutmottagningen och operation för patienter med höftfraktur. c. Andel patienter som på grund av medicinska orsaker väntat mer än 24 timmar på operation. d. Andel patienter som på grund av andra orsaker väntat mer än 24 timmar på operation. e. Totalt antal patienter som opererats för höftfraktur. Kvinnosjukvård a. Andel kejsarsnitt enl. Robson I förstföderskor med normal graviditet vid fullgången graviditet och spontan förlossningsstart, huvudbjudning b. Andel perineala bristningar grad III-IV vid icke-instrumentell vaginal förlossning c. Totala antalet förlossningar d. Andel framfallsoperationer (prolaps) som utförs i dagkirurgi. Säker vård och fall Nedan indikatorer besvaras vid årsuppföljningen. Antal fall per 1000 vårddagar Antal fallskador per 1000 vårddagar Andel patienter > 75 år registrerade i Senior Alert Antal registrerade åtgärder i Senior Alert Svenska palliativaregistret Andel (%) patienter som var smärtlindrade vid dödsfallet Svenska palliativaregistret Andel (%) patienter som haft brytpunktsamtal med läkare Patientsäkerhetsberättelse Följsamhet till basala hygienrutiner i enlighet med SKL:s mätningar Förekomst av trycksår i enlighet med SKL:s mätningar Överbeläggning/ utlokaliserade patienter Förekomst av Vårdrelaterade Infektioner, VRI, enligt SKL:s mätningar Antalet genomförda riskbedömningar med ett bedömningsinstrument dokumenterad inom 24 timmar efter inskrivning på avdelning inklusive akutmottagning i enlighet med SKL:s mätning 14
Bilaga 2 Uppföljning av vårdkvalitet Psykiatrisk vård 2015 Region Hallands uppföljning av kvalitet i vården genomförs tre gånger om året, under 2015 per 31 mars, 31 juli samt 31 december. BUP och vuxenpsykiatri a. Andel patienter med vårdplan LPT vid d:o vårdform b. Andel diagnossatta läkarbesök BUP a. Andel patienter med utförd C-Gas skattning b. Andel patienter med BCFPI-uppföljning c. Andel patienter med dokumenterad vårdplan d. Andel patienter med årligt läkarbesök Vuxenpsykiatri a. Andel patienter som blivit uppföljda vad gäller förekomst av biverkningar vid ECT b. Andel patienter med diagnosen schizofreni som har BMI > 30 c. Andel patienter med diagnosen schizofreni som erhållit årlig uppföljning hos läkare d. Andel patienter med dokumenterad vårdplan Kvalitetsregister Totalt antal registrerade samt procentuell ökning av registrerade patienter i nedan nationella kvalitetsregister sedan den 1 januari 2012: a. BipoläR b. RiksÄT c. PsykosR d. Kvalitetsregister ECT e. BUSA f. Kvalitetsregister ECT g. LAROS 15
Kvalitetsindikatorer för Ambulanssjukvård och Sjukresor Bilaga 3 Region Hallands uppföljning av kvalitet i vården genomförs tre gånger om året, under 2015 per 31 mars, 31 juli samt 31 december. Kvalitetsindikatorer gällande primära ambulansuppdrag 1. Primär patient uppdrag - Antal bedömda enligt RETTS - Fördelning/ESS Färg 2. Vårdnivå - Sjukhus - Akutmottagning - Vårdavdelning - Psykiatri - Övrigt ex Röntgen - Vårdcentral - Hemmet Väntetid vid specifika tidskritiska tillstånd 1. 112 till utalarmering och ankomst patient till avlämning (Vårdtid) - Fördelning på Hjärtstopp, Stroke, STEMI Infarkt Väntetid övriga tillstånd 2. 112 till utalarmering. - Röd - Orange - Gul - Grön Hjärtsjukvård och hjärtstopp utanför sjukhus 1. 112 till utalarmering av ambulans - Utalarmering till ankomst patient - Antal larm - Antal Överlevande vid avlämning sjukhus Årsrapport från Kvalitetsregister Övrig Hjärtsjukvård (ESS och EKG åtgärd) 2. 112 till bedömning ambulans - Antal/ ESS Färg - Antal transport till akutmottagning - Antal transporter till PCI. Målindikator <90 minuter - Antal transporter till HIA/övrigt 16
Stroke 1. Rädda Hjärnan 112 till utalarmering av ambulans. - Framme patient till framme sjukhus. - Ankomst sjukhus till start Trombolys. 2. Stroke övrigt. - Antal/ESS Färg - Transport till akutmottagning - Transport till övrigt Uppföljning Årsrapport Höftfrakturer 1. Antal/ESS Färg och transport till - Akutmottagning - Röntgen/Sjukhus - Röntgen/Primärvård - Ankomst sjukhus och start röntgen (Tid) - Ankomst sjukhus och start operation (Tid) Regionvård 1. Transporter Prio 2 och 3 till VG och Göteborg - Antal - Inläggningar - Kostnader enligt schablon Uppföljning Årsrapport Ambulant bedömning 1. Antal och transport till - Akutmottagning - Vårdcentral - Bedömd stanna Hemma 2. Följsamhet i Ambulanssjukvården Målindikator >80 % Liggande sjukresor 1. Antal och i tid Till vårdinrättning 2. Antal och i tid Från vårdinrättning Målindikator <20 minuter 17
Tekniska anvisningar Personal 2015 Bilaga 4 Nyckeltal inom personal som ska följas upp och analyseras under 2015 tillsammans med ekonomi och produktion. Nyckeltalen för personal finns i färdiga rapporter att hämta ur Business objects XI 3.1 som stöd för analysen. - Månadsrapport: I rapporten presenteras diagram och tabeller. Rapporterna har även olika flikar med bakgrundsdata för fördjupad analys via drillfunktionen. Sökväg: Business objects XI 3.1/Gemensamma mappar/region Halland/Beslutstöd/03 Personal. För att använda rapporten på övergripande nivå med möjlighet att drilla, högerklicka på månadsrapport, välj senaste instans. Vill ni gå direkt till förvaltningsrapport, högerklicka på personal månadsrapport, välj historik så kommer senaste förvaltningsrapport. Väl där kan ni göra val av period). - Personalsammanställning drill - Avgångar Kort beskrivning av nyckeltalen Arbetad tid Arbetad tid är de antal timmar som ägnas åt produktion. I arbetad tid ingår den tid vi betalar lön: närvarotid, mertid, jour, beredskap, övertid och tiden som de timavlönade arbetar samt studietid med lön. Semester och övrig frånvaro ingår inte. Region Hallands definition av arbetad tid följer den definition som SKL tagit fram. BO: rapport: Månadsrapport- flik Tidsanvändning. Kan tas fram tidigast dag 6 i varje månad. Arbetad tid har en månads eftersläpning. Räkna om till antal tjänster. Anställda snitt Antalet anställda snitt följer upp den gångna perioden för tillsvidareanställda och visstidsanställda. 1 Redovisning per AID. Tillsvidare/Visstid och sysselsättningsgrad. BO: rapport: Månadsrapport-flik Anställda snitt Sjukfrånvaro av den totala arbetstiden Redovisa sjukfrånvaro av total tid per kön och alla anställda. BO: rapport: Månadsrapport-flik tidsanvändning. Kan tas fram tidigast dag 6 i varje månad. Sjukfrånvaro har en månads eftersläpning Kort sjukfrånvaro, mellanlång, långtidssjukfrånvaro Denna redovisning avser sjukfrånvaro för månadsanställda. Analyser och åtgärder för att minska sjukfrånvaron. BO: rapport: Månadsrapport-flik sjukfrånvaro. Här redovisas endast månadsanställd personal. Kan tidigast tas ut dag 6 i varje månad. Sjukfrånvaro har en månads eftersläpning. 1 Beräknas som genomsnittet av aktiva anställda personer under en månad. 15 dagar på en 30 dagars period ger 0,5 anställningar. Tillsvidareanställda som är i tjänst och vikarier räknas med. Ger en bild av hur många personer som i genomsnitt arbetat under en viss månad. 18
Lång sjukfrånvaro som är 60 dagar eller längre Följs endast upp i Årsredovisning för Region Halland. (ej för nämnd). Timanställda Måttet tjänster timanställda är antalet timmar timanställd arbetat delat med 165. Månadsrapport-flik tidsanvändning. Indatakontroll timanställda. Kan tas fram tidigast dag 6 i varje månad. Timanställda har en månads eftersläpning. Inhyrd personal Redovisa inhyrd personal i arbetad tid i timmar samt kostnad. Redovisningen ska vara uppdelad per yrkeskategori. Redovisa även den största orsaken till att ni hyr in läkare och sjuksköterskor samt vilka specialiteter som hyrts in. Räkna om till antal tjänster. Rapport i Agresso: Tim och kostnadsredovisning inhyrd personal Antal anställda Antal anställda belyser framåtperspektivet 2. fördelat på tillsvidare, visstid, heltid/deltid, medelålder och kön. Per sista datum period (BO: rapport: Personalsammanställning drill) Ange i text. Pensionsavgångar Beskriv och analysera hur kompetensbehovet ser ut framöver med stöd av rapporten pensionsavgångar. BO: rapport: Pensionsavgångar Avslutningsenkät Analysera avslutningsenkät. Skickas ut från Regionkontoret inför årsredovisning. Medarbetarundersökning Respektive förvaltning tar fram handlingsplaner med relevanta aktiviteter och åtgärder utifrån resultatet av medarbetarundersökningen 2014. Dessa redovisas till första delårsuppföljningen 2015. 2 Måttet antal anställda ger en bild av hur många medarbetare Region Halland har ett arbetsgivaransvar för. De medarbetare som är frånvarande är också medräknade, vilket gör att måttet inte går att använda för att uttala sig om produktion, där istället snittanställda och arbetad tid används. 19
Nyckeltal Mål Antal anställda -Tv -Visstid -Fördelat på kön, hel/deltid och medelålder Månads rapport Jmf med månad föregående år Uppföljnings rapport 1 Jmf med period föregående år Uppföljnings rapport 2 Jmf med period föregående år x x x Årsredovisning Jmf med föregående år Genomsnittligt x x x x anställda - Diagram förvaltning - Tabell: AID, Tv, Visstid fördelad på sysselsättningsgrad? Arbetad tid x x x x Sjukfrånvaro av den totala arbetstiden x x x x - kön Sjukfrånvaro intervall -Kort -Mellan -Lång Sjukfrånvaro över 60 dagar - Görs på regionnivå x x x x Sjukfrånvarokostnader x x x Inhyrd personal x x x x -Kostnad -Timmar Timanställda x x x Personalkostnader x x x Pensionsavgångar x Avslutningsenkät x 20
Tekniska anvisningar Ekonomi till uppföljning 2015 efter 3, 7 och 12 månader Uppföljningsrapport efter 3 och 7 månader. Bokslutsmaterial och filer på intranätet Bilaga 5 Sökvägen är följande: Region Hallands intranät > fliken Stöd och service > Ekonomi, se rubrik Uppföljningsprocessen, i undermenyn välj till exempel Uppföljningsrapport X eller Årsredovisning. På sidan finns anvisningar och i den högra kolumnen finns en länk till aktuella filer. På sidan Uppföljningsprocessen under rubriken Riktlinjer, finns dokumentet Riktlinjer för uppföljning 2015. 1. Likvida medel Kassa, bank och plusgiro avslutas per den sista bankdagen i månaden. Saldona enligt redovisningen ska överensstämma med erhållna saldobesked. 2. Bokföringsorder Bokföringsorder ska vara avslutade enligt nedan. UR 3 mån UR 7 mån Åb 12 mån 8 apr 7 aug 13 jan UR = Uppföljningsrapport, Åb = Årsbokslut 3. Periodisering av intäkter och kostnader Lathund som beskriver bokningen av interimsfordringar och interimsskulder finns tillgänglig på intranätet. Uppbokning ska ej ske på smärre belopp. Uppbokning ska endast ske för intäkter och kostnader av sådan omfattning att resultatet väsentligt påverkas. Uppbokning ska grundas på faktiska kostnader/intäkter för perioden. Projektmedel ska periodiseras så att kostnader och intäkter matchas. Sista dag för uppbokning av interimsposter är: UR 3 mån UR 7 mån Åb 12 mån 8 apr 7 aug 13 jan Upplupna intäkter (inkomstrester) Avser inkomster erhållna nästkommande period, men hänförliga till aktuell bokslutsperiod. Den erhållna likviden bokförs i nästkommande period med debitering på berört likvidkonto och kreditering på konto 1751. I aktuell bokslutsperiod sker bokföring via bokföringsorder i kredit på berörd ORG och intäktskonto, medan 21
debitering sker på konto 1751. Originalverifikationerna placeras i nästkommande periods räkenskaper och kopia på originalet bildar underlag till bokföringsordern i aktuell bokslutsperiod. Förutbetalda intäkter (inkomstförskott) Erhållna bidrag och ersättningar under aktuell bokslutsperiod som även avser nästkommande period ska periodiseras. I aktuell period ska dessa poster krediteras på konto 2991. Bokföring på nästkommande period sker via bokföringsorder i kredit på berörd ORG och intäktskonto med motkontering i debet på konto 2991. Förutbetalda kostnader (utgiftsförskott) Leverantörsfakturor som avser nästkommande period, men som måste betalas under aktuell bokslutsperiod, ska bokföras på konto 1711. För nästkommande period upprättas bokföringsorder med debetkontering på berörd ORG och kostnadskonto. Som motkonto i kredit används konto 1711. Kopia på fakturan används som underlag till bokföringsordern i nästkommande periods räkenskaper. I första hand ska leverantörsfakturor periodiseras direkt i leverantörsreskontran, genom att använda aktuell nyckel. Upplupna kostnader (skuldbokföring) Vissa kostnader kommer inte att inom bokslutets tidplan kunna bokföras utifrån faktiskt betalningsunderlag (leverantörsfaktura). I dessa fall ska en beräknad kostnad bokföras i aktuell bokslutsperiod genom att debitera berörd ORG och kostnadskonto, därefter krediteras konto 2996. När leverantörsfaktura inkommer under nästkommande period bokförs den direkt på konto 2996. Eventuella differenser i förhållande till det skuldbokförda beloppet redovisas/regleras i nästkommande period på samma kostnadskonto som i den föregående perioden. Obs, varan eller tjänsten ska vara erhållen under aktuell bokslutsperiod för att skuldbokföring ska vara tillåten. Uppbokning av statsbidragsfordringar Uppbokning av statsbidragsfordringar ska ske med rätt periodisering mellan perioderna/åren. Leverantörsfakturor i Agresso Fakturor som slutregleras och beslutsattesteras i Agresso senast enligt datumen nedan, kommer att bokföras i aktuell bokslutsperiod om ingen periodisering sker. UR 3 mån UR 7 mån Åb 12 mån 7 apr, kl 18 6 aug, kl 18 11 jan, kl 18 22
4. Internfaktura / bokföringsorder avseende interna affärer mellan förvaltningar Affärer mellan förvaltningarna ska vara avslutade i god tid. Eventuella tvister måste lösas i god tid! Internfaktura kan upprättas antingen av förvaltning (ekonom) eller genom att förvaltning anlitar GAS Redovisningsservice. Om ni ska skicka en internfaktura genom att anlita GAS, måste underlaget vara GAS Redovisningsservice tillhanda senast: UR 3 mån UR 7 mån Åb 12 mån 26 mar 28 juli 22 dec För att internfakturan ska kunna handläggas och registreras innan bryt, måste den vara mottagaren/leveransgodkännaren tillhanda senast: UR 3 mån UR 7 mån Åb 12 mån 31 mar 31 juli Mån 29 dec Sista dag för beslutsattest av mottagen internfaktura är: UR 3 mån UR 7 mån Åb 12 mån 7 apr, kl 18 6 aug, kl 18 11 jan, kl 18 Observera: Köparen ansvarar för att internfakturan blir betald. Målsättningen är att alla internfakturor ska vara beslutsattesterade, det vill säga reglerade enligt datumet ovan. Den som har upprättat internfakturan (förvaltningens ekonom alternativt GAS) ska bevaka att reglering sker genom användandet av framtagen Agressorapport. Rapporter, Globala rapporter, Internfakturering, rapportnamn Internfakturor Öppna poster per förvaltning. Internfaktura under 1 000 kr bör ej skickas om inte dessa berör avstämningar av balanskonton. Utfärdaren av en internfaktura avgör om händelsen är extern eller intern. För att differenser mellan interna debiteringar och krediteringar ej ska uppstå måste mottagaren alltid följa avsändarens kontering av motpart, alternativt komma överens med affärsparten om att ändra motparten mellan internt och externt. Det får inte finnas interna fordringar/skulder uppbokade i balansräkningen. 23