Styrelsemöte 2014-11-11 Närvarande: Didem Islercelik Henrik Pers Nanna Wedar Anteckningar Agenda: 1, Genomgående av föregående protokoll. 2, Nycklar 3, Sophantering 4, OVK 5, Trivselregler 6, Webb 7, Underhållsplan 8, Frågor från mäklare 9, Fuktskada 10, Takskottningsavtal 11, Andrahandsuthyrning 12, Hissen 13, Budget 2015 14, Medlemmar i styrelsen 15, Entrémattor 16, Klagomål på Fastighetsägarna Anteckningar: 1, Genomgående av föregående protokoll. Nanna går igenom föregående protokoll.
2, Nycklar Nya nycklar har deltats ut till ungefär 50 procent av de boende (de som hämtade ut sina nycklar efter OVK-besiktningen den 5 november). Mötet beslutar att arrangera glöggkväll i entrén den 26/11. Styrelsen ansvara gemensamt för glöggkvällen och delas upp i två team som står 45 minuter var. Inbjudan till Glöggmingel och nyckelutlämning tas fram av Nanna. 3, Sophantering Förändringen genomförs den första december och lås byts samma dag. Didem tar fram information till hiss och anslagstavla. 4, OVK OVK-besiktningen är nu genomförd och alla utom två lägenheter har besiktigats. Föreningen har en stor andel anmärkningar (OVK-protokoll bifogas protokollet som bilaga 1). Teresa tar kontakt med det företag som Reventor föreslagit som leverantör för åtgärder och tar fram informationsmaterial till föreningens medlemmar. Målsättningen är att vi ska kunna genomföra ombesiktning i lägenheter med anmärkningar i mitten av februari. 5, Trivselregler Förslag har mailats ut av Didem och Helen. Mötet godkänner trivselreglerna och Henrik lägger upp dem på sidan. 6, Webb Henrik och Patrik har haft möte angående webben. Henrik kör en intro-kurs i Wordpress i mars. Henrik undersöker bokningssystem för webben. Henrik kollar om det går att länka vår FB-sida till webben. 9, Fuktskada Fuktskadan på våning 5 ska vara åtgärdad i slutet av vecka 46 enligt rapport från Teresa. 10, Takskottningsavtal Christer har varit i kontakt med Takjour och lämnar följande rapport Jag har kollat med Takjour Entreprenad AB: Robert Fjällström enligt vårt styrelsemöte igår Vårt avtal gäller med Bevakning till och med April 2015. Avtalet förlängs automatiskt med ett år om vi inte säger upp det i september. Bevakning innebär att de självständigt beslutar när och om de behöver skotta och att vi betalar per gång förutom själva grundavgiften för Bevakning fakturan för Bevakning lär redan ha kommit till oss. 11, Andrahandsuthyrning
Didem har kontaktat Bruno och bett honom att upprätta ett andrahandskontrakt och skicka till styrelsen. 12, Hissen Nanna rapporterar om den senaste säkerhetsrisken i hissen. Felet är åtgärdat men vår hissreparatör SCT-hiss har föreslagit större reparationer på hissen alternativt ett hissbyte. Didem föreslår att vi tar hit en till hissbesiktningsfirma som kan bedöma hissen. Mötet beslutar att styrelsen bör har ett klart förslag i september. 13, Budget från Fastighetsägarna Teresa har fått en budget från Fastighetsägarna för 2015. Vissa saker i budgeten behöver kontrolleras, bland annat indexregleringen av hyran för vår hyresrätt. Teresa sköter kontakten med Fastighetsägarna. 14, Medlemmar i styrelsen och engagemang i föreningen Teresa och Nanna föreslår aktiviteter för att engagera nya medlemmar till styrelsen. Mötet beslutar att skicka ut information om att vi söker nya styrelseledamöter på FB-sidan samt i skriftligt material till medlemmarna. Teresa har även förslag om att starta en barnvagnsgrupp. Mötet tycket att förslaget är bra och föreslår att vi går ut med information då OVK-arbetet är avslutat. 15 Entrémattor Vi har en hög kostnad för våra entrémattor hos Berendsen och tanken är att kostnaden ska ses över. Mötet beslutar att skjuta frågan till våren då styrelsen arbetar med så många frågor för tillfället. 16, Klagomål på Fastighetsägarna Flera boende har hart av sig och klagat på Fastighetsägarna vad gäller felanmälningar som inte åtgärdas. Exempel: -Den 20/10 anmäldes att en ljusknapp var sönder. Den har ännu inte bytts, påminnelser till trots. -Den 15/10 respektive den 3/11 anmäldes namnändringar på dörrar. Dessa har ännu inte genomförts. Nanna har dialog med Fastighetsägarna och har meddelat att vi inte ser att vi kan behålla avtalet under rådande omständigheter. Fastighetsägarna har lovar att bättra servicen och skyller förseningarna på byte av ärendehanteringssystem. Aktivitetslista
Datum To Do Ansvarig Klart Kommentar Datum Beställa nycklar enligt offert hos vald låssmed Didem Klart Beställa förändringar i soprummet enligt offert till Didem Klart månadsskiftet nov/dec Ta fram informationsmaterial om OVK Nanna Klart Ta kontakt med Astrids hemtjänst Teresa Klart Förslag på trivselregler till styrelsen före nästa möte Didem och Helen Klart Ta kontakt med Patrik angående webben Henrik Klart Kolla upp takskottningsavtal Christer Klart Andrahandsavtal för Mitsogiannis Didem Klart Ta kontakt med Handelsbanken om våra lån Teresa Klart Information om låsbyte Didem Information om åtgärder av OVK-anmärkningar Teresa Nya trivselregler läggs upp på webbsidan Nanna Kontakt med Fastighetsägarna angående frågor om budget Teresa Justeras av:
----------------------------------------------- --------------------------------------------- Henrik Pers Christer Urde