Styrelsemöte BRF Primusbacken

Transkript

1 Sekreterare: Carl Bladh-Johansson Ordförande: Anders Långberg PROTOKOLL Datum: Styrelsemöte BRF Primusbacken Tid: 19:00 till 20:00 Plats: Rosa Drömmar Närvarande: Anders Långberg, Carl Bladh Johansson, Michael Monaghan, Patrik Pagréus och Markus Grammer. 1. Mötet öppnades av ordförande Anders Långberg. 2. Åtgärdslistan gicks igenom (se bilaga 1). Nedan återges de punkter där vi beslutat om förändringar eller där informationen uppdaterats väsentligt: a. Punkt nr 1: Markus Grammer får inloggningsuppgifter av Anders L och lägger därefter upp enkäten gällande AllTelet på hemsidan. Markus skriver ett stycke om att enkäten ska fyllas. Vi samkör informerar sedan om detta i ett nyhetsbrev tillsammans med andra informationspunkter. b. Punkt nr 5: Mike har efter samtal med Pia på SBC mailat hyresgästföreningen om diskussion kring hyrorna. Inget svar ännu. Mike följer upp detta. c. Punkt nr 6: Ett förslag på vad som kan ingå i en underhållsplan har tagits fram av Åkerlunds. För denna vill de ha cirka exklusive moms. Vi vill komplettera denna med besiktning av tak och fasad, vilket inte ingår. Av underhållsplanen ska det tydligt i text framgå hur nuvarande status är och vilket underhålls som kommer att krävas de närmaste 10-åren. d. Punkt nr 7: Anders L har tagit kontakt med Åkerlunds om offertförslag för reperation av trasiga fönsterhakar etc. e. Punkt nr 9: Anders L har inte fått något mer svar från Hissen Elektriska och Mekaniska AB som skulle komma och göra tester på 3-4 timmar för att sedan kunna lämna en offert över arbetet. Anders ser till så att de kommer ut den närmaste veckan. Åtgärd behöver påbörjas under februari då hissen kommer att inspekteras igen. f. Punkt nr 12: Anders L har sett till så att Åkerlunds har sanerat soprummet från allt skräp. Carl ser till så att kameran kommer upp i veckan. Information om detta till boende görs genom nyhetsbrev. g. Punkt nr 13. Register över medlemmar finns på SBC:s hemsida. Mike skriver ut listan så att vi kan gå igenom listan och stämma av mot Ratsit och uppmärkning på postlådorna. Uppmärkning av dörrar bör också harmoniseras. (Patrick följer upp punkten om uppmärkning av dörrarna).

2 h. Punkt nr 20: Ett mindre nyhetsbrev kommer att ges ut efter dagens möten. Brevet ska innehålla information om enkäten gällande AllTele, regler för andrahandsuthyrning, uppmärkning av brevlådor/entrétavla samt kameraövervakning av soprum. I nyhetsbrevet bör det framgå att protokollen från styrelsemötena är tillgängliga på hemsidan. Publicering av dessa fixas av (vem?). i. Punkt 24: De trasiga armaturerna i hus 20 har nu åtgärdats. Problem i källaren i hus 18 (strömbrytaren?) har däremot uppstått enligt Anders L som ber Åkerlunds fixa detta. 3. Nya punkter a) Klagomål har inkommit på städningen av tvättstugorna. Anders L kollar upp med Åkerlunds hur ofta städning görs och ser till så att detta görs varje vecka i fortsättningen. Det är oklart om de har tillgång till huvudnyckel till tvättstugorna eller om de bokar upp en tid vid varje städtillfälle så att de säkert kommer in och kan städa. 4. Avslutade punkter a) Punkt 16: Efter att ha kontrollerat utrymmet i hus 18 har styrelsen kommit fram till att det inte för tillfället går att göra något meningsfullt av det. Det duger till förråd men inte mycket mer. b) Punkt 21: Extranyckel har införskaffats. 5. Övrigt a. Efter oklarheter om vad som gäller vid delat ägandeskap, fastställde styrelsen att minsta ägandeandel ska vara 10 % och maximalt två ägare accepteras. Denna information ska göras tillgänglig på hemsidan så att mäklare enkelt kan ta del av det. b. Namnändring av postfack och namntavlor vid entréerna ska skötas av den person som ansvarar för överlåtelsepapperna. Informationen om tidigare namn och nya namn ska skickas till Åkerlunds som ansvarar för att nya namn sätts upp. 6. Datum för nästa styrelsemöte: 16 februari kl på Rosa Drömmar. 7. Mötet avslutades Justerat av: Michael Monaghan Anders Långberg

3 Bilaga 1. Åtgärdslista 1. AllTele 1. Mike 2. Markus Grammer Pågående 1. Det är flera som har problem med bredbandet, styrelsen ska göra en inventering över vilka problem som finns och hur våra medlemmar blir bemötta av AllTele (Markus ansvarar för detta). AllTele hänvisar oftast tillbaka till föreningen vid problem. Har vi något kundnummer? Det kan vara bra att ha när man ringer till AllTeles kundservice. 2. Iman skriver ihop ett brev till AllTele om att föreningen ämnar säga upp avtalet på grund av kontraktsbrott. 2. Inglasningen Carl Pågående Ärendet ligger fortfarande hos Stockholms stad. En informationslapp har satts upp i huset. Carl skickar påminnelser till Nordic House om att ligga på så att det händer något i ärendet. 3. Hyresrätt i nr 18 Anders L Avslutat Det ska bytas matta hos Tahani, hon får åka och kolla vilken typ av matta hon vill ha och återkomma till Anders, som kan ta det vidare med Åkerlunds. Mattan är nu utbytt. 4. Två låsta utrymmen i pannrummet i nr 20 Avslutad Ulfs förråd är det som ligger direkt till vänster när man kommer in i pannrummet i nr 20. Det som ligger på höger sida är outhyrt men låst. Troligtvis den förra hyresgästen som bara har lämnat det låst. Klipp upp låset och sätt på ett nytt lås som styrelsen har nycklar till. 5. Höjning av hyra hyresrätter Iman/Mike Pågående Hur går det till med höjning av hyra för dessa? Hyran måste höjas till det den lagligen får höjas till. Mike har efter samtal med Pia på SBC mailat hyresgästföreningen om diskussion kring hyrorna. Inget svar ännu. 6. Underhållsplan Anders L Pågående Se till att Åkerlunds upprättar en underhållsplan för 5-10 år framöver. Anders har fått ett utkast på hur en

4 underhållsplan kan se ut. På mötet den 19 januari bestämde vi oss för att köra på denna och komplettera med besiktning av tak och fasad. Utförliga bedömningar för varje område måste finnas. 7. Balkongdörrar och fönster Anders L Pågående På årsmötet beslutades att fönster och balkongdörrar skall åtgärdas under Styrelsen ska ta in offert från fastighetsskötaren på att åtgärda detta. Anders ser till så att vi får tre offertförslag. 8. Ventilationsfilter Anders L Pågående Styrelsen ber Åkerlunds köpa in filter och så får var och en byta själv. Anders har varit i kontakt med Åkerlunds och ska ge dem uppgifter om storleken på filtren. Anders påminner Åkerlunds om detta (19/1). 9. Hissen i nr 20 Anders L och Markus Grammer Pågående Hissen i hus 20 ska moderniseras så att den uppfyller de krav som ställs. Behöver göras innan februarimånad. Anders har ännu inte fått svar från ett annat bolag att jämföra offerten med. Tar tag i detta under veckan. 10. Vattenkostnaderna Mike Avslutad Vattenkostanden var kr högre 2013 än Frågan kom upp på årsmötet vad det beror på. Mike utreder om kostnaden beror på höjda vattenavgifter eller ökad förbrukning alternativt en kombination av båda. Den höjda kostnaden beror på att brytdatum för fakturorna skett så att 14 fakturor kommit med det ena året och 12 det andra. 11. Förbud mot att parkera cyklar vid fastigheten Patrick Pagreus Avslutad Vi avvaktar med att sätta upp förbudsskyltar på fasaden eftersom det efter höststädningen inte längre finns något problem med detta. Cyklar som saknar ägare ska forslas bort. Vid städdagar ska de cyklar som inte är uppmärkta forslars bort för förvaring.

5 12. Soprummet / nedskräpning Anders E, Anders L, Emilia och Carl Pågående 1. Det är fortfarande problem med att det ställs in grovsopor i soprummet. Sätta upp skyltar med information om att föreningen kommer att sätta upp kameraövervakning om detta inte slutar. Emilia skriver lapp och sätter upp. Carl fixar upp kameran under veckan. 2. Det finns en viss person som stökar till väldigt mycket i fastigheten, och som har gjort det under en lång period, och fortsätter trots tidigare uppmaningar om att sluta med detta. Styrelsen tar en muntlig erinran med denna person. 3. Styrelsen ber vår fastighetsskötare att slänga allt som ställs i trapphuset vid deras rond i fastigheten en gång i veckan. 13. Andrahandsuthyrningar Mike Pågående Vi har dålig koll på vilka som hyr ut sina lägenheter i andrahand. Hur kan vi kolla om det bor olovliga andrahandsgäster? Mike ska ta fram en lista över vilka medlemmar vi har och därefter kontrollerar vi listan mot folkbokföringen. Hur går vi vidare med detta? Ett sätt är att kontrollera varje gång gröna lappar från Bring City mail sätts upp. Alternativt trycka upp nya lappar för brevlådorna så att egen skrivna lappar försvinner. 14. Info om att var försiktig vid flytt/renovering Anders L Pågående Sätt upp en lapp och information på webben om att man ska vara försiktig med hiss etc. när man renoverar, det blir så mycket förstört. Anders L lägger in något om detta på hemsidan och i boendeboken (se punkt 23) 15. Höststädning Avslutad Städdagen blir den 13 september Container ska hyras in 16. Vad ska utrymmet högst upp i hus 18 användas till. Markus Grammer Avslutad Markus Grammer ansvarar för denna fråga. Efter att ha undersökt utrymmet har vi kommit fram till att utrymmet inte

6 går att använda till något speciellt, 17. Trasig tapet i hus 20 Anders L Avslutad Anders Långberg har kontaktat Åkerlunds för att åtgärda detta. Inget har dock hänt på denna punkt. Anders L påminner Åkerlunds om detta. Anders har fortfarande inte fått något svar på detta utan kommer ta tag i detta snarast. 18. Värme Anders L Avslutad Anders L pratar med Åkerlunds om att sänka värmen i trapphus och lägenheter under sommaren. Anders kontaktade Åkerlunds men fick inte något direkt svar på denna fråga. Förslagsvis läggs sänkning av värmen in i åtgärdsplanen så att det sker vid samma tidpunkt varje år. 19. Hemsidan Anders L Avslutad Anders L ska uppdatera informationen på hemsidan med nya styrelsemedlemmar. 20. Nyhetsbrev Pågår Förslag om att ta fram ett nyhetsbrev för att dela ut efter varje styrelsemöte. Protokollet från styrelsemötet skulle kunna sättas upp på anslagstavlorna i varje hur. Frågor som är av känslig karaktär kan lyftas ut från detta protokoll. I första brevet information om All Tele, namnbyte (postfack, entré), övervakning soprum, andrahandsuthyrning. Carl sammanställer brevet efter bidrag från Markus (AllTele) och Emilia (soprum) och Anders (andrahandsuthyrning, postfack) 21. Fixa extranyckel till postfacken 22. Beställa grus till gången på baksidan Mike Avslutad En extra nyckel ska beställas så att Emilia får åtkomst till styrelsens postfack. En extranyckel har införskaffats. Anders L har denna. (19/1). Emilia Pågår Grus behöver beställas till gången på baksidan eftersom denna håller på att växa igen. Vi väntar med denna punkt till våren och vårstädningen.

7 23. Uppdatera boendeboken 24. Åtgärda trasiga armaturer Anders L Pågår Boendeboken behöver uppdateras med aktuell information och delas ut till alla nya medlemmar. Vi behöver även ta fram ett välkomstbrev till nya medlemmar med information om boendeboken och information om adresser (namn) som kan användas till att märka upp dörrar, brevlåda och entré). Anders L Pågår Anders L kontaktar Åkerlunds och ber dem fixa den trasiga armaturen på baksidan av hus 20. Anders kollar upp detta med Åkerlunds. Armaturerna i hus 20 är nu åtgärdade. (19/1). Problem har däremot uppstått i källaren i hus 18 enligt Anders L. Kontakt gällande detta tas med Åkerlunds. 25. Snöskottningsavtal Mike Avslutad Mike har kollat upp att avtalet för snöskottning av tak även gäller för år Radonmätning Carl Pågår En långtidsmätning ska pågå minst två månader gärna upp till tre månader. Mätningens ska göras under eldningssäsongen (1 oktober 30 april). Kostnaden är 360 kr per mätpaket. Minst 13 mätpaket kommer att krävas. Carl Beställer dessa till föreningen! Mätare är beställda. 27. Byte av portkod. Anders L Pågår Byte av portkod behöver göras. Anders ska se till så att Åkerlunds fixar detta och att svenska direktreklam kontaktas. 28. Nyckelinventering Anders L Pågår Nyckelinventering behöver göras. Anders L ansvarar för detta. 29. Procentsats delägande Procentsatsen för delägandeskap fastställs till minst 10 %. Maximalt tillåts 2 ägare.

8 30. Städning av tvättstuga Anders L Tvättstugorna är dåligt städade. Anders L kollar upp om städfirman bokar tid och har åtkomst till tvättstugan samt hur ofta vårt avtal säger att de ska städas. Förslag på att sätta upp en lapp där städbolaget kan kvittera städningen fanns också.