Förfrågningsunderlag 2012-12-19 Upphandlingsansvarig Österåkers kommun Upphandling Daglig verksamhet LOV Anna Eriksson 2012-150 Sista anbudsdag: 2013-02-19 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anbudsinbjudan 1.1. Allmän information 1.1.1. Inbjudan Härmed inbjuds leverantörer att inkomma med anbud gällande upphandling Daglig verksamhet enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem. Insatsen daglig verksamhet LSS 9.10 riktar sig till personer med funktionsnedsättning som ingår i LSS personkrets 1 och 2, som saknar förvärvsarbete och som inte utbildar sig. 1.1.2. Omfattning Österåkers kommun arbetar aktivt med att öka valfriheten för sina kommuninvånare inom de områden som kommunen ansvarar för. Som ett led i detta har vård- och omsorgsnämnden beslutat att valfrihet ska gälla inom daglig verksamhet. Pågående placeringar ska inte flyttas, däremot kan den enskilde välja annan daglig verksamhet. Daglig verksamhet ska finnas inom Österåkers kommun och lokal anpassad för verksamheten ska finnas inom kommunens gränser. 1.1.3. Antagande av helt anbud eller del av anbud Anbud kan komma att antas helt eller förkastas. 1.1.4. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs i enlighet med: Lag (2008:962) om valfrihetssystem. Anbud kan löpande lämnas via www.tendsign.com. Någon ersättning för kostnader i samband med anbudsansökan kommer ej att utgå.någon ersättning för kostnader i samband med anbudsgivning kommer ej att utgå. 1.1.5. Upphandlande myndighet Österåkers kommun Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 1 av 29
Alceahuset Hackstavägen 22 184 22 Åkersberga 1.1.6. Om upphandlingsförfarandet Kommunens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. 1.1.7. Antal avtalsparter Den upphandlande myndigheten har för avsikt att teckna avtal med flera leverantörer. 1.1.8. Ansvarig upphandlare Upphandlingsenheten, Österåkers kommun Fredrik Strand Tel: 08-540 810 81 E-post: fredrik.strand@osteraker.se Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 2 av 29
2. Administrativa bestämmelser för anbudsgivning 2.1. Anbudets form 2.1.1. Språk Anbud ska vara avfattade på svenska språket. 2.1.2. Kontaktperson Anbudsgivaren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet, namn, telefonnummer och e-post. Anbudsgivaren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet, namn, telefonnummer och e-post. (Fritextsvar) 2.1.3. Elektronisk anbudsgivning Anbud ska lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Att lämna anbud är kostnadsfritt för leverantören och kräver enbart en registrering på www.tendsign.com. Vid svårigheter att orientera sig i systemet finns support: tendsignsupport@opic.com alternativt telefon 013-4747570. Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer inte att tas upp till prövning. 2.1.4. Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget. 2.1.5. Ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter Anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om han lämnat ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter i anbudet. 2.1.6. Sekretess under upphandlingen Under tiden för upphandlingen råder absolut sekretess. När upphandlingen är slutförd blir samtliga handlingar offentliga om det inte finns anledning att sekretessbelägga delar av anbuden enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009: 400). Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier om sekretess kan därför inte lämnas. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga ska lämnas i form av separata bilagor, med utförlig motivering inkluderat hänvisning till paragraf/er i ovan nämnda lag, som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna eller uppgifter som kommer att ingå i avtalstexten endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Det är kommunen som beslutar och avgör om uppgifterna kan sekretessbeläggas. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. 2.1.7. Anbudsgivares avtal med underleverantörer Anbudsgivaren tillåts inte att lägga verksamhetsuppdaget på underleverantör, däremot tillåts underleverantörer för kringtjänster såsom service, tvätt, matleverans, administration o dyl. I anbudssvaret ska det klart och tydligt framgå vilken funktion varje underleverantör fyller och vilka tjänster varje underleverantör tillhandahåller. Uppgift om underleverantörers namn och organisationsnummer ska anges. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 3 av 29
Anbudsgivare som åberopar resurser från underleverantör ska ha ett gällande samarbetsavtal med angivna underleverantörer. Kopia på samarbetsavtalet ska på begäran överlämnas till upphandlande myndighet. Om kommunen inte godkänner leverantörs avtal med eventuella underleverantörer kan detta medföra att anbud inte upptas till prövning. Anbudsgivande företag ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) tex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter och är kreditvärdig. Framkommer det under avtalstiden att underleverantören inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal ansvarar leverantören för att dennes avtal med underleverantören sägs upp. Byte av underleverantör ska vara skriftligt överenskommet i förväg. Om leverantören under avtalstiden underlåter att genomföra årlig kontroll av eventuell underleverantör, inte redovisar den årliga kontrollen eller inte säger upp avtal med underleverantör som inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, har kommunen rätt att häva avtalet. Anbudsgivares uppgift om underleverantör. (Fritextsvar) 2.2. Tidsgränser 2.2.1. Sista anbudsdag Upphandlingsenheten tar emot anbud löpande så länge förfrågningsunderlaget är annonserat i nationell databas. 2.2.2. Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt i fyra (4) månader från och med datum för inkommet anbud. 2.3. Löpande information och frågor 2.3.1. Frågor och information under anbudstiden Frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget under anbudstiden ska ställas via www.tendsign.com. Endast frågor ställda via www.tendsign.com kommer att besvaras av upphandlande myndighet. Kommunen kan under hela anbudstiden komma att publicera information, kompletterande uppgifter eller förtydliganden till förfrågningsunderlaget via www.tendsign.com. 2.4. Övrigt 2.4.1. Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om förutsättningarna för upphandlingen förändras genom verksamhetsmässiga eller politiska beslut kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget att underrättas om detta. 2.4.2. Förändring av krav För den händelse att lagar, författningar, förordningar, eller motsvarande kan komma att förändras under den tid som upphandlingen varar, förbehåller sig köparen rätten att förändra kraven. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 4 av 29
2.4.3. Tilldelningsbesked När beslut om leverantör och anbud fattats publiceras tilldelningsbeslut, upphandlingsrapport och anbudsutvärdering på www.tendsign.com Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots upplysning om tilldelningsbesked tom anbudets sista giltighetsdag. 2.4.4. Avslutad upphandling Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av samtliga parter. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 5 av 29
3. Kvalificering av anbudsgivare 3.1. Kvalificeringskrav 3.1.1. Uteslutningskriterier Anbud kommer att uteslutas om kommunen får kännedom om att någon av förutsättningarna enligt 7 kap 1 LOV föreligger. 3.1.2. Allmänna krav Anbudsgivaren ska: -vara registrerad i bolagsregistret. Stiftelser ska bifoga kopia på registreringsbevis utfärdat av Länsstyrelsen. -betala föreskrivna skatter och sociala avgifter. Blankett SKV 4820 "Begäran- Upplysning vid offentlig upphandling" behöver inte bifogas. Den upphandlande myndigheten genomför egen kontroll. -inneha F-skattsedel. -Anbudsgivaren ska ange firmatecknare, revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer och e-post till dessa. Krav på revisor ställs ej: -på enskild näringsverksamhet -företaget har en omsättning på under 3 miljoner -företaget har inte fler anställda än tre inklusive dig som ägare -företaget har en balansomslutning (värdet av de totala tillgångarna utan avdrag för skulder) på under 1,5 miljoner Anbudsgivaren ska vara registrerad i bolagsregistret. (/ svar) Kravgräns Anbudsgivaren ska ange firmatecknare samt i förekommande fall, revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer och e-post till dessa. (Fritextsvar) 3.1.3. Prövning av anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar Kopia på kreditvärdering behöver inte bifogas anbudet. Den upphandlande myndigheten genomför egen kontroll via Creditsafe. I de fall anbudsgivaren uppfyller nivå kreditvärdig eller bättre, anses kravet på ekonomisk stabilitet vara uppfyllt. Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att uppgifterna hos Creditsafe är korrekta samt aktuella. För det fall anbudsgivaren anser att uppgifterna hos Creditsafe inte är aktuella ska anbudgivare inkomma med skriftlig förklaring (bifogas anbudssvaret i separat bilaga) varför uppgifter hos Creditsafe inte befinns aktuella samt som separat bilaga till anbudet inkomma med egen bevisning avseende ekonomisk kapacitet motsvarande det kreditvärdighetskrav som ställs i denna upphandling. Anbudsgivares egna bevisning ska vara aktuell, med aktuell avses intyg ej äldre än (3) månader räknat från datum för anbudets ingivande. Ratingskala enligt Creditsafes företagsupplysning Mycket god kreditvärdighet 80-100 poäng God kreditvärdighet 60-79 poäng Kreditvärdig 40-59 poäng Kredit mot säkerhet 15-39 poäng Kredit avrådes 0-14 poäng -------------------------------------------------------------------------------------------------- --- Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 6 av 29
Nystartade företag bevisar sin ekonomiska ställning genom: -för att räknas som nystartat får företaget maximalt vara 18 månader räknat från datum för ingivande av anbud. -nystartade företaget där företagets ägare tidigare haft annat bolag kan inkomma med organisationsnummer på tidigare bolag och kreditvärderas utifrån det. -nystartade företag där företagets ägare inte tidigare haft annat bolag kan uppge personnummer och kreditvärderas utifrån det. -nystartade företag kan inkomma med bankgaranti som bevisar att anbudsgivande företag kommer att klara av att uppfylla kontraktsvillkoren -nystartade företag kan inkomma med moderbolagsgaranti 3.1.4. Samarbete med Skatteverket I denna upphandling och under avtalstiden tillämpas ett samarbete mellan Österåkers kommun och Skatteverket. Samarbetet berör alla leverantörer liksom eventuella underleverantörer. Österåkers kommun har ett starkt intresse av att det är seriösa företag, i alla led och under hela avtalstiden som anlitas i kommunens verksamhet. Det förebyggande samarbetet innebär att det inför upphandling och kvartalsvis under avtalstiden lämnas information från Skatteverket till kommunen om leverantörers skattesituation. Skatteverket hjälper snabbt till med all information som behövs. Förfrågan om underleverantörer kan numera göras via e-post. Blankett 4820 för att göra förfrågan om underleverantör hämtas från Skatteverkets hemsida (www.skatteverket.se). Även skatteinformation som gäller tex traktamentsfrågor, utländsk arbetskraft eller moms lämnas. 3.1.5. Uppfyllande av obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal krav som är obligatoriska. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på leverantören och anbudet som på efterfrågad vara och/eller tjänst. 3.1.6. Företagspresentation Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad företagspresentation. I de fall anbudsgivaren utgör en del av en större organisation ska beskrivningen dels omfatta en kort information om hela organisationen, dessutom en komplett och utförlig redogörelse av den del av organisationen som avser att vara juridiskt ansvarig mot Österåkers kommun. -besöksadress till den dagliga verksamheten ska anges. -den dagliga verksamhetsn inriktning ska anges. -målgrupp/personkretstillhörighet för den dagliga verksamheten ska anges. -anbudsgivaren ska ange sitt kapacitetstak*. Kapacitetstak ska anges i antal personer som anbudsgivaren kan ta emot. Av beskrivningen ska för upphandlande myndighet tydligt framgå att anbudsgivaren har den kapacitet som uppdraget i denna förfrågan kräver. kapacitetstak*, vill anbudsgivaren under avtalstiden sänka eller utöka sitt kapacitetstak ska ansvarig upphandlare meddelas skriftligt en (1) månad före förändringen. Förändringen ska inte påverka pågående placeringar. Anbudsgivaren är skyldig att ta emot den enskilde under förutsättning att uppdraget ryms inom angiven målgrupp och kapacitetstak. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 7 av 29
Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad företagspresentation. (Fritextsvar) 3.1.7. Tilläggstjänster Anbudsgivaren har rätt att erbjuda tilläggstjänster. Med tilläggstjänster menas tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet och i åtagandet enligt detta avtal. Det ska framgå för den enskilde att tilläggstjänster som erbjuds inte ingår i biståndsbeslutet. Köp av tilläggstjänster får inte vara en förutsättning för att anbudsgivarens uppdrag ska verkställas. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för vilka tilläggstjänster som erbjuds den enskilde utöver daglig verksamhet. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för vilka tilläggstjänster som erbjuds den enskilde utöver daglig verksamhet. (Fritextsvar) 3.1.8. Tillstånd Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga (som separat bilaga) av Socialstyrelsen utfärdat tillstånd för den/de verksamhet/er som anbudet avser. 3.1.9. HSL (Hälso- och sjukvårdslagen) Hygien -Anbudsgivaren ska uppfylla kraven på en vårdhygienisk standard enligt gällande lagstiftning. -Basala hygienföreskrifter ska följas, all personal ska ha god kännedom om basala hygienföreskrifter och ha goda kunskaper om hur vårdrelaterade infektioner förebyggs. -Anbudsgivaren ska tillhandahålla och bekosta den skyddsutrustning som behövs för tjänstens utförande. Läkemedel -Anbudsgivaren ska säkerställa att all läkemedelshantering sker enligt gällande lagar och föreskrifter. Om en enskild på daglig verksamhet behöver hjälp med sina läkemedel ska lagar och rutiner för läkemedelshanteringen följas, inkl ett låst förvaringsutrymme för läkemedel som endast delegerad personal har tillgång till. Lex Maria Anbudsgivaren är skyldig att se till att all personal informeras om anmälningsskyldighet enligt Lex. Maria. Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.9. HSL (Hälso- och sjukvårdslagen). (/ svar) Kravgräns 3.1.10. Erfarenhet och referenser -Anbudsgivaren ska beskriva sin erfarenhet av att tillhandahålla i upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs daglig verksamhet. -Anbudsgivaren ska lämna minst två (2) referenser som som kan intyga anbudsgivarens förmåga att utföra i upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs daglig verksamhet. För att anbudsgivaren ska kvalificera sig ska referenspersonen vara nöjd med hur anbudsgivaren utfört uppdraget, dvs vitsorda att anbudsgivaren utfört eller utför motsvarande/liknande tjänster med god kvalitet och samarbetsförmåga samt ge anbudsgivaren godkänt på ställda referensfrågor (se frågor som kommer ställas Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 8 av 29
referenten nedan). Anbudsgivare som har eller haft avtal avseende motsvarande/liknande tjänster, med upphandlande myndighet sedan december 2011, ska för att kvalificera sig utföra/ha utfört uppdrag med god kvalitet och samarbetsförmåga samt inte varit föremål för varning, vitesföreläggande eller hävning av avtal. -Anbudsgivaren ska beskriva sin erfarenhet. -Anbudsgivaren ska redovisa respektive referensuppdrag, innehållande: -referentens namn och e-postadress -tidsperiod när referensuppdraget utfördes -referensuppdragets omfattning och innehåll Följande fråga kommer ställas referensen: -Anbudsgivaren har uppgivit er som referent avs i anbudet beskrivet referensuppdrag. Kan du som referent intyga att anbudsgivaren anlitats för i anbudet beskriven tjänst och att uppdraget/n utförts med god kvalitet och samarbetsförmåga? Referenspersoner som anbudsgivaren uppger ska finnas tillgängliga per e-post under de två (2) första utvärderingsveckorna (anbudsinlämningsdatum och tio (10) arbetsdagar framåt). Uteblivet referenssvar efter förfrågan från den upphandlande myndigheten (inom tio (10) arbetsdagar) medför att anbudet förkastas. Anbudsgivaren ansvarar för att lämnad e-post adress är korrekt, i de fall e-post adressen är fel kommer referensen ej att utvärderas och anbudet förkastas. Det är viktigt att anbudsgivaren försäkrar sig om att referenten både vill och kan delta. Vidare är det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan bedöma detta. Anbudsgivaren ska beskriva sin erfarenhet av att tillhandahålla i upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs daglig verksamhet. (Fritextsvar) Anbudsgivaren ska lämna minst två (2) referenser som som kan intyga anbudsgivarens förmåga att utföra i upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs daglig verksamhet. (Fritextsvar) 3.1.11. Jäv Vid köp av varor, tjänster eller entreprenader ska säkerställas att jäv inte föreligger enligt Kommunallagen SFS 1991:900. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det tillkänna. Anbudsgivaren ska intyga att jävsförhållande enligt ovan inte föreligger. Anbudsgivaren ska intyga att jävsförhållande enligt ovan inte föreligger. (/ svar) Kravgräns 3.1.12. Föreståndare Enligt 3 förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade, ska det för daglig verksamhet finnas en person med relevant utbildning som förestår verksamheten. Särskilda krav på föreståndaren -Föreståndaren ska ha nära kontakt med verksamheten och ha ingående kunskaper om tillämpliga lagar, föreskrifter och allmänna råd, två (2) års högskoleutbildning med inriktning social omsorg/socionomutbildning, arbetsterapeut eller annan utbildning som bedöms Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 9 av 29
likvärdig och minst tre (3) års yrkeserfarenhet från verksamhetsområdet. -Föreståndaren ska ha tillräcklig kunskap och kompetens för att säkerställa att kvaliteten i den dagliga verksamheten upprätthålls. -Meritförteckning på förståndaren ska bifogas som separat bilaga till anbudssvaret. Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.12. Föreståndare. (/ svar) Kravgräns 3.1.13. Personella resurser Anbudsgivaren ska redovisa att tillräckliga personalresurser, med för uppdraget tillräcklig utbildning, kompetens och erfarenhet, finns för att kunna utföra uppdraget. Särskilda krav på personal 50% av tillsvidareanställd personal ska för området ha minst gymnasial utbildning, t.ex. inom omvårdnad, pedagogik, barn och fritid eller likvärdig utbildning, övrig tillsvidareanställd personal ska minst ha två (2) års yrkeserfarenhet av omvårdnadsarbete. -Vikarier vid långtidsfrånvaro ska ha likvärdig kompetens som tillsvidareanställd personal. -Det ska finnas tillräckligt med personal för att uppfylla LSS intentioner samt anbudsgivarens åtaganden i övrigt (6 LSS) -Personalen ska inte ha uppdrag som god man, förvaltare eller kontaktperson enligt 9 4p LSS för enskilda i den enhet de arbetar. -Anbudsgivaren ska följa gällande regler för utdrag ur belastningsregistret. -Anbudsgivaren ska ansvara för medarbetarnas kompetens avseende hygienbestämmelser och kost. -Anbudsgivaren ska tillgodose medarbetarnas behov av kompetensutveckling och handledning. Specialistkompetens -anbudsgivaren ska redovisa sin tillgång till specialistkompetens inom t.ex. pedagogisk inriktning, hantverkskunskaper, tillverkning eller sinnesstimulering m.m. Anbudsgivaren ska redovisa att tillräckliga personalresurser, med för uppdraget tillräcklig utbildning, kompetens och erfarenhet, finns för att kunna utföra uppdraget. (Fritextsvar) Anbudsgivaren ska redovisa sin tillgång till specialistkompetens inom t.ex. pedagogisk inriktning, hantverkskunskaper, tillverkning eller sinnesstimulering m.m. (Fritextsvar) 3.1.14. Tillgänglighet och bemanning -Anbudsgivaren ska ha personal tillgänglig under hela verksamhetens öppethållande. -Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för hur personalens bemanning ser ut. -Anbudsgivaren ska ha vikarietillsättning från första dagen vid både kort och långtidsfrånvaro (sjukdomar, semester m.m.) och ska i anbudet redovisa rutin för vikariehantering. Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.14. Tillgänglighet och bemanning. (/ svar) Kravgräns Anbudsgivares redovisning av vikariehantering. (Fritextsvar) 3.1.15. Corporate Social Responsibility (CSR) Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för i vilken utsträckning hänsyn tas till sociala, etiska Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 10 av 29
och miljömässiga hänsyn i verksamheten. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för i vilken utsträckning hänsyn tas till sociala, etiska och miljömässiga hänsyn i verksamheten. (Fritextsvar) 3.1.16. Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska bedriva ett aktivt kvalitetsarbete samt systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. För insatserna enligt 9 10 p LSS gäller att anbudsgivaren ska ha ett ledningssystem för kvalitet enligt SOSFS 2011:9. Synpunkter och klagomål Anbudsgivaren ska ha rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål från den enskilde samt från myndigheter, organisationer och andra intressenter. Statistik för synpunkter och klagomål ska rapporteras in i samband med verksamhetsberättelsen. Lex Sarah -Rapporteringsskyldighet av missförhållande eller risk för missförhållande ingår som en del i kvalitetsledningssystemet. Anbudsgivaren ska se till att all personal är väl förtrogen med och känner till rapporteringsskyldigheten enligt 24 b LSS. Ansvarig för verksamheten ska omedelbart vidta nödvändiga åtgärder som krävs för att avhjälpa eller undanröja missförhållanden. -Inkomna rapporter ska dokumenteras och utredas utan dröjsmål. -Anbudgsivaren ska följa bestämmelserna i författningen SOSFS 2011:5. -Anbudsgivarenska omedelbart, senast påföljande vardag, informera vård- och omsorgsnämnden om mottagen rapport och om anmälan till Socialstyrelsen. Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.16. Kvalitetsarbete. (/ svar) Kravgräns Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 11 av 29
4. Kravspecifikation 4.1. Obligatoriska krav 4.1.1. Uppdragsbeskrivning Insatsen daglig verksamhet enligt LSS riktar sig till personer med funktionsnedsättning i yrkesverksam ålder som ingår i personkrets 1 eller 2, som saknar förvärvsarbete och inte heller utbildar sig. Sysselsättningen ska vara meningsfull och erbjuda stimulans, utveckling och gemenskap. Insatsen ska utformas enligt de individuella behoven. Då kommunen också har ansvar för att medverka till att personer som tillhör personkretsen får tillgång till arbete eller studier blir ett arbetssätt som främjar detta nödvändigt. Omvårdnad ingår i insatsen. 4.1.2. Mål och inriktning för verksamheten Av LSS, lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (1993:387) 5-7 framgår krav som ställs på verksamhet enligt lag. Bland annat konstateras att verksamheten ska främja jämlika levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet. Målet är att den enskilde ska kunna leva som andra. All verksamhet ska grundas på respekt för den enskildes integritet och självbestämmande. Den enskilde och dess företrädare ska i största utsträckning ha inflytande och medbestämmande över de insatser som ges. Den personal som behövs för att ge ett gott stöd, god service och omvårdnad, ska finnas. Den enskilde ska genom insatserna tillförsäkras goda levnadsvillkor och insatserna ska anpassas och utformas på ett sådant sätt att de stärker den enskildes möjligheter att leva ett självständigt liv. Uppdraget omfattar drift av den aktuella verksamheten på ett sådant sätt att den vid varje tidpunkt ska uppfylla de krav som ställs i gällande lagstiftning, förordningar och föreskrifter inom området. Dessutom ska verksamhetens utformning grunda sig på aktuell forskning och beprövad erfarenhet. Insatskategorierna avser insatser för personkrets 1 och 2 i LSS, det vill säga personer 1. med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd. 2. med betydande och bestående begåvningsmässigt funktionshinder, efter hjärnskada i vuxen ålder föranledd av yttre våld eller kroppslig sjukdom. 4.1.3. Krav på verksamheten Insatserna ska utföras enligt de mål och intentioner som återfinns i Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) inklusive ändringar och vid var tid gällande författning samt de föreskrifter och allmänna råd som Socialstyrelsen utfärdar. Verksamheten ska: -ha tydliga mål och ett strukturerat arbetssätt -vara individuellt utformad -vara anpassad till den enskildes behov, förutsättningar och vilja -präglas av respekt, självbestämmande och delaktighet -vara meningsfull och utvecklande så att den enskilde ges möjlighet att leva ett så normalt liv som möjligt -stödja den enskilde till att utnyttja sin fysiska och sociala förmåga -främja den enskildes delaktighet i samhället För varje person ska en stödperson utses i personalgruppen. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.3. Krav på verksamheten. (/ svar) Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 12 av 29
Kravgräns 4.1.4. Samverkan och samarbete Anbudsgivaren ska samverka med andra myndigheter, hälso- och sjukvård, anhöriga och andra för den enskilde viktiga personer och organisationer, liksom med legala ställföreträdare. Detta gäller även intresseorganisationer. Samverkan ska leda till att den enskildes behov av stöd och hjälp tillgodoses på dennes villkor. Samverkan sker under förutsättning av den enskilde eller den legala företrädarens medgivande. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.4. Samverkan och samarbete. (/ svar) Kravgräns 4.1.5. Lokaler Lokalerna där den dagliga verksamheten bedrivs ska vara ändamålsenliga och i gott skick avseende utformning, städning och möjligheter till aktiviteter. Lokalerna ska spegla inriktningen och utformningen av verksamheten. Lokalerna ska vara anpassade för personer med såväl fysiska som psykiska funktionsnedsättningar. Tillgängligheten ska inte vara begränsad för de som kan ha kognitiva svårigheter eller svårt att ta till sig information. Gällande lagstiftning ska följas. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.5. Lokaler. (/ svar) Kravgräns 4.1.6. Öppettider Den dagliga verksamheten ska finnas tillgänglig och vara öppen helgfri vardag mellan kl. 08.00 och 17.00. Individuella överenskommelser rörande individer med behov av andra öppettider ska göras. Verksamheten ska vara öppen hela året och kan inte stänga för semester, planeringsdagar eller dylikt. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för hur verksamheten avser att hålla öppet inklusive information om anbudsgivaren avser att ha utökade öppettider. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för hur verksamheten avser att hålla öppet inklusive information om anbudsgivaren avser att ha utökade öppettider. (Fritextsvar) 4.1.7. Måltider Den enskilde ska i verksamheten ha möjlighet att äta lunch. Mat ska finnas att tillgå i en matsal, närliggande restaurang eller genom att verksamheten använder sig av catering. Det ska också finnas möjlighet för den enskilde att ha med sig egen mat. Förvaring av maten, uppvärmningsmöjligheter och utrymme att äta maten ska finnas. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för möjligheterna att äta lunch. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för möjligheterna att äta lunch. (Fritextsvar) 4.1.8. Omvårdnad I insatsen 9 10 LSS ingår omvårdnad. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 13 av 29
Olika personer har olika förutsättningar att ta emot och delta i det stöd som ges för en viss insats. Det stöd som ges ska präglas av en individualisering och utföras så att det stärker den enskildes tilltro till sin egen förmåga. Omvårdnad ska -ges på ett sådant sätt att den stärker den enskildes tilltro till sin egen förmåga. -kontinuerligt anpassas efter rådande omständigheter så att den svarar mot den enskildes aktuella situation. -den ska noggrant planeras, dokumenteras och följas upp. Exempel på omvårdnadsbehov som den enskilde kan behöva hjälp med att tillgodose är att sköta hygienen, att äta, att gå och förflytta sig och att kommunicera med omgivningen. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.8. Omvårdnad. (/ svar) Kravgräns 4.1.9. Privata medel Den enskilde ska i första hand själv sköta hanteringen av privata medel, eventuellt med stöd av legal ställföreträdare. Vid olika insatser kan verksamheten bli berörd av den enskildes hantering av privata medel, exempelvis handkassa/fickpengar för den enskilde. Oavsett insatsens art ska anbudsgivaren ha skriftliga rutiner för den eventuella hantering som kan bli aktuell. Anbudsgivarens rutiner avseende privata medel ska redovisas i anbudet. De skriftliga rutinerna ska minst omfatta -förslag på skriftlig överenskommelse med den enskilde eller dennes ställföreträdare. -separat redovisning och separat förvaring av medel för den enskilde. -förvaring av medel och värdesaker i låst utrymme. -rutiner för intern kontroll. -hur misstankar om oegentligheter hanteras. -information om regler för gåvor från den enskilde. Informationen ska vara överensstämmande med gällande lagstiftning på området. Anbudsgivarens rutiner avseende privata medel ska redovisas i anbudet. (Fritextsvar) 4.1.10. Hjälpmedel Anbudsgivaren ska medverka till att den enskilde erhåller nödvändiga personliga hjälpmedel och att kontinuerlig funktions- och säkerhetskontroll genomförs. Landstinget ansvarar för kostnader för hjälpmedel som är individuellt förskrivna. Anbudsgivaren ska ansvara för att verksamheten är utrustad med nödvändiga arbetstekniska hjälpmedel, till exempel liftar. Den enskilde ska ha möjlighet att ta med sig de hjälpmedel som den enskilde har behov av och personlig assistent när detta är aktuellt. Kostnadsansvaret för arbetstekniska hjälpmedel ligger på anbudsgivaren. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.10. Hjälpmedel. (/ svar) Kravgräns 4.1.11. Genomförandeplan För varje placering hos anbudsgivaren ska det finnas en skriftlig beställning från kommunen med hänvisning till avtalet. Beställningen upphör att gälla vid beslutets utgång om inte annat avtalats. Beställningen ska lämnas till anbudsgivaren i samband med påbörjad insats. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 14 av 29
Anbudsgivaren ska inom 30 dagar efter att beställningen har verkställts skicka en genomförandeplan till kommunen. Detta innebär inte att anbudsgivaren kan avvakta med planeringen i 30 dagar, utan anbudsgivaren ska ha rutiner för exempelvis ankomstsamtal och för att kunna påbörja en planering omedelbart. Genomförandeplanen ska upprättas tillsammans med den enskilde och legal ställföreträdare eller om den enskilde så önskar, annat biträde eller ombud. Genomförandeplanen ska signeras av den enskilde och/eller av dennes företrädare och den ska signeras av anbudsgivaren. I genomförandeplanen ska mål och delmål anges och den ska följas upp och uppdateras vid behov, minst en gång per år. I genomförandeplanen ska det framgå: -om det ingår flera delar i insatsen och i så fall vilka. -vilka mål gäller för insatsen eller delar av den. -när och hur ska insatsen eller delar av den genomföras. -på vilket sätt kan den enskilde utöva inflytande av planeringen. -vilka personer deltar i planeringen. -när fastställs genomförandeplanen. -när och hur ska planen följas upp De formella förutsättningarna för genomförandeplanen beskrivs i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5). Anbudsgivaren ska följa dessa föreskrifter och allmänna råd. Genomförandeplanen ska upprättas skriftligt. Individuell plan enligt 10 LSS Om den enskilde har en individuell plan enligt 10 LSS ska anbudsgivaren medverka till att uppnå målen i den. Om den enskilde vill ha en individuell plan upprättad ska anbudsgivaren hjälpa till med att ta kontakt med LSS-handläggaren. Anbudsgivaren ska bifoga (separat bilaga) mall på genomförandeplan. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.11. Genomförandeplan. (/ svar) Kravgräns 4.1.12. Rutiner för utrymning Anbudsgivaren ska ha rutiner för utrymning vid brand eller annan fara som den enskilde och all personal känner till. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.12. Rutiner för utrymning. (/ svar) Kravgräns 4.1.13. IT-system, IT-säkerhet och verksamhetssystem I verksamhetssystemet Procapita hanteras bl.a. utredning, beslut, verkställighet, social dokumentation samt underlag för debitering till kunder. Det fungerar som ärendehanteringssystem för biståndshandläggarna, avgiftshandläggarna och utförarna. Beställningar överförs via verksamhetssystemet och ska bekräftas av anbudsgivaren. Kommunen tillhandahåller programvara och utbildning i verksamhetssystemet. Kommunen står för support vardagar kl. 9-12 och 13-15 av verksamhetssystemet, via socialförvaltningens systemansvariga för verksamhetssystemen, tel 08-540 810 99. Den avgiftsfria supporten gäller för maximalt 2 timmar per månad, avgift för överskjutande support debiteras anbudsgivaren med 500 SEK per påbörjad timme. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 15 av 29
Tekniska krav -Anbudsgivaren svarar för sina driftskostnader avs IT och ska ha tillgång till datorer, telefon, fax, och skrivare. Datorerna ska ha internetuppkoppling och e-post. -Anbudsgivaren ska ha en lokal resursperson/kontaktperson för IT-frågor. Den lokala resurspersonen/kontaktpersonen ska vara väl insatt i verksamhetssystemet. -Anbudsgivaren ska följa kommunens riktlinjer kring användning av verksamhetssystemet -Anbudsgivaren ska förse sina anställda med SITHS-kort. Hårdvara: -Processor: Pentiumkompatibel processor med minst 2 GHz eller högre. -Minne: För Windows XP Sp3, minst 2 GB. internminne. -För Windows 7 minst 4 GB internminne. -Hårddisk: För hela Procapita 2 GB. Utrymme för temporära filer minst 5 GB. -Bildskärm/ Grafik: Skärmupplösning 1280x1024 (22-tums bildskärm). Mjukvara: -Operativsystem, lägst Windows XP Sp3 -Internet Explorer, lägst IE 7 -NET Framework 3.5 Sp1 som lägst -Datorn ska regelbundet uppdateras via Windows update -Virusskydd lokalt på datorn som uppdateras regelbundet -Brandvägg lokalt på datorn eller i ett nätverk Nätverk/Kommunikation: -Förbindelse med kapacitet motsvarande 10 Mbit eller bättre mellan klient och server. -Utrustning för Autentisering -Kortläsare för SITHS-kortanvändning SITHS (Säker IT i Hälso- och Sjukvården) är en nationell säkerhetslösning för elektronisk identifiering. Med hjälp av SITHS kan en vårdgivare identifiera sig och skapa tilltro till sin behörighet, oberoende av organisatoriska och geografiska gränser. Kravet på införande av SITHS finns på nationell nivå och syftar bland annat till att säkerställa att Patientdatalagen uppfylls. Tanken är också att införandet av SITHS ska skapa förutsättning för framtida utökningar i samarbete mellan olika huvudmän. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.13 IT-system, IT-säkerhet och verksamhetssystem. (/ svar) Kravgräns 4.1.14. Verksamhetsbesök Den dagliga verksamheten som anbudsgivaren offererar kommer att besökas av ansvarig upphandlare kommunens sakkunnige inom funktionshinder samt LSS-handläggare. Verksamhetsbesöket kommer att genomföras på dagtid mellan kl 8-17. Exakt datum och tid för besöket meddelas per e-post till i anbudet angiven kontaktperson. Verksamhetsbesöket syftar till att ge anbudsgivare möjlighet att bekräfta sin förmåga att för kommunens räkning utföra uppdraget som skriftligen beskrivits i anbudet. Om det vid verksamhetsbesöket framkommer att kriterier för kvalificering eller att ställda krav inte uppfylls av anbudsgivaren kommer anbudet att förkastas. 4.2. Ersättning Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 16 av 29
4.2.1. Ersättning Kommunen tillämpar en insatmätning för att bedöma omfattningen av det personalstöd som personer med insats daglig verksamhet enligt LSS har behov av. Resultatet av gjord insatsmätning ligger till grund för ersättningsnivån med vilken anbudsgivaren betalas. Ersättningsnivåerna är fem (5) till antalet. Det är kommunens LSS-handläggare som genomför mätningen. Detta görs genom en intervju med personal vid den dagliga verksamheten inom tre (3) månader efter att den enskildes insats verkställts hos anbudsgivaren. Tiden innan bedömningen kan skifta beroende på förekomsten av tidigare information om den enskilde. Under den tiden utgår en schablonersättning lika med nivå tre (3). Denna ersättning justeras därefter retroaktivt vid en eventuell höjning av nivåbedömningen. Det är intervjuaren som tolkar personalens svar till poäng, som sedan vägs samman och resulterar i en slutlig bedömning. Både det psykiska och det sociala, det praktiska och det kontreta stödet bedöms. Speciella omständigheter kan beaktas. 4.2.2. Habiliteringsersättning I ersättningen för anbudsgivaren ingår att anbudsgivaren ska betala ut så kallad habiliteringsersättning till den enskilde i daglig verksamhet. Den enskilde ska få ersättning för deltagande per timme och ersättningen ska betalas ut en gång per månad. Vård- och omsorgsnämnden fattar beslut om ersättningens storlek. Habiliteringsersättningen för år 2012 är 7,5 SEK/timme. 4.2.3. Ändrad nivå Anbudsgivaren ska göra kommunen uppmärksam på när behoven hos den enskilde förändras. Om förändringen är bestående efter en månad görs en omprövning av nivåbedömningen och anbudsgivaren ersätts retroaktivt från anmälningsdagen vid en eventuell höjning av nivån. 4.2.4. Ersättning vid avslut av placering När den enskilde väljer att byta leverantör av daglig verksamhet görs det med en (1) månads framförhållning. Ersättningen utbetalas enligt tidigare nivå till sökande under uppsägningstiden under en (1) månad eller under annan tidsperiod som följer den planering som den enskilde har för sitt byte av leverantör. När den enskilde har bytt leverantör upphör ersättningen att betalas ut. 4.2.5. Beskrivning av nivåindelning Nivå 1 Dessa personer arbetar i ett arbetslag/arbetsgrupp med stöd av anställd "LSS-personal". De är självständiga i sitt arbete men behöver veta att arbetshandledaren finns till hands vid behov, i regel en kortare kontakt per dag. Nivå 2 Arbetsledaren/personalen behöver i regel stödja personen med att komma igång med aktiviteter/arbetsuppgifter. Arbetshandledaren kan även medverka i enstaka moment, men behöver inte vara med hela tiden som aktiviteten/arbetet pågår. Stödet kan även bestå av "påputtning", att komma ihåg tider eller vad som ska göras under dagen etc. Nivå 3 Personalen är ofta närvarande och kan ge stöd vid flera moment när olika aktiviteter/arbetsuppgifter utförs. Personalen ger kontinuerligt stöd till personen av fysiska, psykiska och sociala skäl. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 17 av 29
Nïvå 4 En personal är närvarande i stort sett hela tiden för personen som kräver nästan oavbruten uppmärksamhet av omfattande fysiska, psykiska eller sociala skäl. Det krävs även tid för motiveringsinsatser. Nivå 5 Personen behöver minst en personal för att kunna delta i verksamheten. Ofta krävs speciella lösningar i den Dagliga verksamhetens utformning och/eller läge. Nivå över 5 (pris offereras separat vid behov) Denna grupp av personer har ett exceptionellt stort personalstöd, dessutom krävs i regel att annan personal arbetar i närheten (för att kunna ge stöd vid behov). Ofta krävs specialanpassade lösningar i den Dagliga verksamhetens utformning och/eller läge. 4.2.6. Ersättning LSS Daglig verksamhet Extern regi Nivå 1: 345 Nivå 2: 513 Nivå 3: 749 Nivå 4: 887 Nivå 5: 1005 Egen regi Nivå 1: 335 Nivå 2: 498 Nivå 3: 727 Nivå 4: 861 Nivå 5: 975 I ersättningen ingår momskompensation på 3 %. Ersättningsnivåerna fastställs årligen av kommunfullmäktige. Ovanstående ersättningar är beslutade 2012 och kommer att fastställas eller revideras i samband med att beslut om budget 2013 fattas i november 2012. Ersättningen utgör den totala ersättningen som betalas ut från kommunen och ska täcka anbudsgivarens samtliga kostnader för verksamheten. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 18 av 29
5. Kommersiella villkor 5.1. Allmänna villkor 5.1.1. Omfattning Avtal kommer att upprättas och utformas med antagen anbudsgivare med ledning av förfrågningsunderlaget och anbudsgivarens anbud. Volymer Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Kommunen lämnar ingen garanti om vissa volymer eller av vissa värden. Skulle kommunens behov enligt detta avtal understiga respektive överstiga uppskattad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från kommunens sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. 5.1.2. Beslut om placering Det är LSS handläggaren som beslutar om daglig verksamhet. LSS handläggaren fattar beslut om bedömning av nivå och maximalt antal dagar per månad. Se kravspecifikationen, punkt ersättning för mer detaljerad information angående de olika nivåbedömningarna. Omprövning/uppföljning görs av LSS-handläggaren regelbundet eller vid förändrade behov. 5.1.3. Ickevalsalternativ Enskild som inte efterfrågar kundval hänvisas daglig verksamhet enligt geografisk närhet till den enskildes boendeadress. Den leverantör med enhetens adress närmast den enskildes boendeadress som erbjuder daglig verksamhet som stämmer överens med den enskildes behov och som har en ledig plats anvisas. LSS-handläggaren gör anvisningen och bedömningen av målgrupp. 5.1.4. Kommunens information om leverantören till kommuninvånaren På kommunens hemsida finns en presentation av kommunens leverantörer inom Daglig verksamhet enligt LSS. Kommunen utarbetar även skriftligt informationsmaterial till de kommuninvånare som efterfrågar tjänsten. 5.1.5. Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. 5.1.6. Lagar och förordningar Utförandet av tjänster som omfattas av detta avtal ska ske i enlighet med samtliga gällande lagar och förordningar som är aktuella för uppdraget inkluderat kommunens mål och policydokument. Leverantören ska åta sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuella nya lagar och förordningar liksom till övergripande inriktningsbeslut som kan komma att tas inom kommunen. 5.1.7. Tillstånd, registreringar, skatter m.m. Leverantör ska på egen bekostnad ombesörja, införskaffa och vidmakthålla samt-liga tillstånd, bemyndiganden, dispenser och licenser som enligt tillämpliga avtal, författningar, Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 19 av 29
normer eller föreskrifter erfordras för utförande av avtalat åtagande. 5.1.8. Meddelarskyldighet Finner leverantören att någon av nedan angivna händelser kommer att in-träffa eller framstår såsom sannolik att inträffa ska denne omgående utan dröjsmål skriftligen informera upphandlingsenheten därom: -Ägarbyte eller ändrad bolagsform. -Konkurs, betalningsinställelse. -Omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan parterna 5.1.9. Allmänhetens insyn i leverantörens verksamhet Leverantören ska utan dröjsmål, efter det att kommunen framställt begäran härom, till kommunen lämna sådan information som avses i 3 kapitlet 19a kommunallagen. Sådan begäran ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten sköts. Informationen ska lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer omfattas av sekretess hos kommunen. Information som lämnats kommunen enligt första stycket ska ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. 5.1.10. Insyn i leverantörens verksamhet Upphandlingsenheten har, när som helst under avtalstiden, rätt att granska leverantörens fullgörande av sina skyldigheter enligt detta avtal och att fakturerad ersättning är avtalsenlig. I det fall resultatet av kontroller ådagalägger felaktighet i leverantörs utförande av avtalat åtagande ska leverantör ersätta kommunen för de merkostnader som detta orsakar. 5.1.11. Avtalshandlingars inbördes ordning I händelse av motstridiga uppgifter i förekommande handlingar gäller följande tolkningsordning: 1. Avtalstillägg i datumordning 2. Detta avtal 3. Förfrågningsunderlag 4. Anbud 5.1.12. Underleverantör Enl anbud. Leverantör som åberopar resurser från underleverantör ska ha ett gällande samarbetsavtal med angivna underleverantörer. Leverantören ska i alla frågor vara kommunens motpart. Leverantören ansvarar för underleverantörens personal, åtagande, fel och brister med mera så som sitt eget åtagande. All kommunikation, fakturering mm från eventuell underleverantör ska gå genom leverantören till kommunen. Leverantören ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) tex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter och är kreditvärdig. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 20 av 29
Framkommer det under avtalstiden att underleverantören inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal ansvarar leverantören för att dennes avtal med underleverantören sägs upp. Byte av underleverantör ska vara skriftligt överenskommet i förväg. Om leverantören under avtalstiden underlåter att genomföra årlig kontroll av eventuell underleverantör, inte redovisar den årliga kontrollen eller inte säger upp avtal med underleverantör som inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, har kommunen rätt att häva avtalet. Beställaren äger rätt att kontrollera och godkänna leverantörens underleverantörer. Om leverantörens underleverantör agerar oetiskt eller på annat sätt misskrediterar beställaren ska leverantören efter skriftlig uppmaning från beställaren inom fyra (4) veckor ha vidtagit åtgärder som återställer förtroendet efter underleverantörens agerande, annars utgör detta skäl för hävning av avtal. 5.1.13. Uppdragets genomförande Leverantören ska utföra tjänster enligt detta avtal med största omsorg samt med tillvaratagande av kommunens intressen. Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat åligger det leverantören att i samråd med beställaren föra ytterligare preciseringar. Leverantören ska vid genomförande av uppdrag samarbeta väl, med kommunens ansvariga liksom övrig personal. -Leverantören får inte av annan än kommunen motta eller inhämta direktiv för uppdragets genomförande. -Kontakter med leverantören och anlitad personal ska ske på svenska. 5.1.14. Skyldigheter Leverantören får under avtalstiden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka i sådana sammanhang som kan rubba förtroendet för beställarens verksamhet. 5.1.15. Begränsning av publicering och marknadsföring Hänvisning till kommunen i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan kommunens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med kommunen avseende informationsmaterial som ska publiceras. 5.1.16. Försäkringar och skadeståndsanspråk Leverantör och av denne anlitad underleverantör ska teckna samt under avtals-tiden vidmakthålla samtliga de försäkringar som leverantör/underleverantör enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha. Försäkringarna ska vara på sådana belopp och övriga villkor, som är sedvanliga för den verksamhet som avtalet avser. Leverantörs försäkringsansvar omfattar samtliga produkter och tjänster som omfattas av avtalet. Leverantör ska, när upphandlingsenheten så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier erlagts. Leverantör ska ansvara för direkt skada som orsakats vid brott mot åtagande enligt avtal, andra fel eller försummelse av leverantör, leverantörs anställda, underleverantörer eller i övrigt av personer anlitande av leverantör. Leverantörs ansvar för direkta skador uppgår till skadors verkliga värde. Ansvaret omfattar även av kommunen styrkta merkostnader. Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 21 av 29
5.1.17. Sekretess och säkerhet Personer hos leverantör och underleverantör samt personer anlitade av leverantör och underleverantörer får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen gäller även efter det att uppdraget ifråga har upphört. Den som röjer eller obehörigt utnyttjar sekretessbelagda uppgifter kan komma att straffas enligt 20 kap. 3 brottsbalken. -Leverantör förbinder sig att göra de personer som sysselsätts med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser om sekretess. -Leverantör, av denne anlitad underleverantör samt av dessa anlitade personer ska på betryggande sätt förvara samtliga erhållna handlingar och informationsmedia med mera, som av kommunen ställs till leverantörs förfogande. Leverantör ska vidta relevanta åtgärder för att förhindra att data och Information hanteras på ett sådant sätt att den förstörs, förvanskas eller förloras. -Leverantör, av denne anlitad underleverantör och av dessa anlitade personer ska följa de säkerhetsanvisningar som gäller för tillträde till och vistelse i lokaler tillhöriga kommunen. 5.1.18. Personuppgiftslagen Personuppgiftsansvarig är vård- och omsorgsnämnden, Österåkers kommun och personuppgiftsbiträde är leverantören. Enligt 30 Personuppgiftslagen (PuL) (1998:204) ska ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet finnas. Nedan följer de krav som föreskrivs och som därmed regleras i och med att uppdragsavtal tecknas: -Personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifterna bara i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige. -Personuppgiftsbiträdet ska, enligt vad som framgår av 31 PuL vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. -Rätten att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning följer uppdragsavtalets tid. När uppdragsavtalet upphör ska leverantören återlämna och/eller förstöra samtliga personuppgifter som den haft tillgång till under avtalstiden. Återlämning eller information om förstöring ska ges till nämnden i anslutning till att avtalet upphör. 5.1.19. Överlåtelse av avtal Avtalet får inte överlåtas av leverantören, på annan fysisk eller juridisk person, utan kommunens i förväg skriftliga medgivande. Österåkers kommun har rätt att istället för sådant godkännande kostnadsfritt säga upp avtal till upphörande vid överlåtelsen/ägarskiftet. Detta gäller även vid väsentlig förändring av leverantörens ägarstruktur motsvarande minst 50% av det totala ägandet, exempelvis fusion. Leverantör får inte heller överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal. Brister leverantören i enlighet med ovanstående äger kommunen rätt att häva avtalet. 5.1.20. Omförhandling Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten men befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 5.1.21. Ändringar och tillägg Utskrivet: 2012-12-19 13:16 Sida 22 av 29