S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (5) 2012-01-12 Sjötadkolan, Att: Lena Lindblad Peteren Kopia: Utbildningförvaltningen, Atrid Norderfeldt amt Reviionkontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SJÖSTADSSKOLAN Närvarande från Sjötadkolan: Lena Lindblad Peteren Kertin Högmo Ulla Nordlund Gutafon Martin Ro-Langley Närvarande från tadarkivet: Louie Högberg Martin Ståhl Rektor Skolekreterare Intendent IT-amordnare Inpektionförrättare Protokollförare Från Utbildningförvaltningen deltog Karin Petteron och Johanne Fahltröm om eratte Atrid Norderfeldt, arkivanvarig på Utbildningförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholm tadarkiv inpekterade Sjötadkolan 2011-12-12. Skolan, om upptog in verkamhet år 2006, har inte inpekterat tidigare. Sjötadkolan har goda rutiner för in hantering av allmänna handlingar. Profeionell arbetkraft har anlitat tidigare. Endat ett fåtal rekommendationer och ett föreläggande gav. Huvudakligen berörde de olika briter om kunde iaktta betr. potöppning och diarieföring. Inpektionen var föravierad. I rapporten bilaga Hantera allmänna handlingar klargör verkamheten behov av en tyrd dokument- och informationhantering, gällande regelverk, tid- och kotnadrelaterade konekvener om regelverket inte följ etc. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 tadarkivet@a.tockholm.e Beökadre Kungklippan 6 www.a.tockholm.e
SID 2 (5) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadarkivet förelägger Sjötadkolan att: - Använda papper, pennor, krivare, faxar och kopiatorer om ger arkivbetändiga handlingar. Sjötadkolan ka enat den 2012-04-30 åtgärda föreläggandena, amt kriftligen redovia hur föreläggandena har åtgärdat. Vid denna frit utgång förvänta arbetet med att åtgärda amtliga förelägganden vara avlutat. Stadarkivet rekommenderar Sjötadkolan att: - Upprätta rutiner för att informera nyantällda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. Kontrollera att hanteringanviningarna/dokumenthanteringplanen tillämpa. - Fattälla anvar och rutiner för att öppna och ta om hand pot amma dag den kommer in, oavett om den kommer via fax, e-pot eller vanlig pot. Detta gäller även peronadreerad pot. - Uppmärkamma peronalen på att upprättade och expedierade handlingar ka diarieföra.
SID 3 (5) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivanvar och arbetuppgifter Arkivanvarig på Utbildningförvaltningen är Atrid Norderfeldt, peronalchef på utbildningförvaltningen. Arkivanvaret omfattar alla arkivbildare, dv. även alla kolor. Vid kolinpektionerna har detta arkivanvar delegerat till förvaltningen arkivfunktion. Därför deltog Karin Petteron och Johanne Fahltröm om förvaltningen repreentanter. Rektorn för Sjötadkolan, Lena Lindblad Peteren, har ett verkamhetanvar för kolan hantering av allmänna handlingar. Utbildningförvaltningen har tagit fram en arkivintruktion om gäller även för kolorna där anvarfördelningen mellan kola och central förvaltning reglera. I den framgår vad repektive funktion inom arkivorganiationen har om uppgift. Sjötadkolan har anpaat arkivintruktionmallen å att den korrekt bekriver hur amt vilka inom kolan om arbetar med arkiv- och dokumenthanteringfrågor. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Sjötadkolan har idag inga rutiner för att informera nyantällda om regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar. Stadarkivet uppmanar därför kolan att införa ådana rutiner, för att äkertälla att lärare och annan peronal informera från förta början. Sjötadkolan bör upprätta ina rutiner för att informera nyantällda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fattällda och välkända anviningar Sjötadkolan är medveten om att det finn en dokumenthanteringplan om tagit fram av Utbildningförvaltningen. Planen betår av en bevarandedel, en gallringdel amt en del där handlingar ta upp om ka diarieföra. Skolan adminitrativa peronal arbetar delvi utifrån planen men kolan måte föra ut informationen i verkamheten å att planen verkligen efterlev bättre. Speciellt tydligt var detta när inamlingrutinerna av foton dikuterade vid inpektionen. Några ådana rutiner finn idag inte på kolan.
SID 4 (5) Fattällda potöppning- och diarieföringrutiner finn delvi Sjötadkolan har arbetat aktivt med arkivfrågor edan tillkomten år 2006. Detta gäller på olika områden, t.ex. betr. potöppning och diarieföring. Överlag finn rutiner för att öppna olika orter inkommande pot och att diarieföra den (i ytemet Diaba). Dock kunde via briter kontatera, om berör öppnandet av lärarna e-pot under ledighet. Deutom uppgav kolan att relativt mycket korreponden diarieför fört i efterhand. Skolan behöver därför e till att upprätta regelbundna rutiner för att både öppna och diarieföra åväl analog om digital pot, oavett hur den kommer in till kolan. Rutiner för arkivläggning Skolan upplever att det finn rutiner för aktrenning. Sjötadkolan bör kontrollera att hanteringanviningarna/dokumenthanteringplanen tillämpa. Skolan bör fattälla anvar och rutiner för att öppna och ta om hand pot amma dag den kommer in, oavett om den kommer via fax, e-pot eller vanlig pot. Detta gäller även peronadreerad pot. Skolan bör uppmärkamma peronalen på att upprättade och expedierade handlingar ka diarieföra. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Skolan tår inte inför några avgörande verkamhetförändringar, om kan påverka hanteringen av allmänna handlingar och där kontakt med tadarkivet kan vara motiverad. Skolan har heller inget leveranbehov. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringbelut finn Sjötadkolan omfatta av både pecifika gallringbelut, fattade för utbildningförvaltningen, amt av generella belut. Inget ytterligare gallringbehov finn i dagläget. Gallringbelut tillämpa Sjötadkolan gallrar handlingar helt i enlighet med fattade gallringbelut.
SID 5 (5) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbetändiga produkter Sjötadkolan använder enligt uppgift överlag arkivbetändiga produkter (kriv och förvaringmedel). Det enda frågetecknet berörde emellertid pappret, där kolan förmodligen inte använder rätt typ. Skolan behöver därför föräkra ig om att arkivbetändigt papper köp in och använd. Förelägganden Skolan ka använda papper, pennor, krivare, faxar och kopiatorer om ger arkivbetändiga handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbekrivning finn Sjötadkolan har upprättat en arkivbekrivning, om på ett bra ätt bekriver t.ex. amband mellan verkamhet och handlingar amt andra förhållanden om ka återfinna i en arkivbekrivning.. En arkivförteckning finn Sjötadkolan har likalede upprättat en arkivförteckning. Arkivförteckningen är förd å långt fram i tiden om är möjligt och innehåller de handlingar om ka bevara. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna kydd Sjötadkolan förvarar handlingar både i dokumentkåp (var brandkla är den rätta och vilket ockå kontrollerade vid inpektionen) amt i arkivlokal. Arkivlokalen godkände tidigare (e SSA 2007:5) i amband med att kolan nuvarande byggnad tod klar, dock under några förutättningar. Dea villkor (t.ex. tätning av ett hål) har ockå åtgärdat edan belutet fattade. Stockholm tadarkiv 2012-01-12 Louie Högberg Inpektionförrättare