Stöd till lokala kontaktpersoner på Försäkringskassan i effektutvärdering av insatser av för unga med aktivitetsersättning

1 (26) Stöd till lokala kontaktpersoner på Försäkringskassan i effektutvärdering av insatser av för unga med aktivitetsersättning Innehåll Inskrivning i projektet... 2 Randomisering... 2 Viktigt vid frånvaro... 3 Mer om excelfilen... 3 När den lokala kontaktpersonen även är individens handläggare... 5 Processbeskrivning... 5 Informationsöverföring... 5 Enkät LOTTNING... 6 Enkät 1... 6 Enkät 2... 8 Överlämnande av deltagaruppgifter till Arbetsförmedlingen... 11 Följa upp deltagare som avslutar sin insats och/eller går ut i anställning eller studier... 11 Enkäten innehåller följande frågor... 12 Utökade anteckningar i ÄHS... 18 Skicka ut mejl till personliga handläggare om utökade anteckningar i ÄHS... 18 Tidsredovisning... 19 Vad är syftet med tidsredovisningen?... 20 Hur ska information och påminnelser lämnas till personlig handläggare och Case Managers?... 20 Lämna lista med projekt-id till Case Managers månadsvis... 21 Hur går det till att skicka tidsredovisningsmail?... 22 Viktigt vid frånvaro... 22 Vad händer om deltagaren flyttar?... 22 Frågor... 23 Bilaga 1 Mallar för mejl som skickas ut till personlig handläggare angående tidsredovisning... 24 Bilaga 2 Mallar för mejl som skickas ut till Case Managers (CM) angående tidsredovisning... 25 Bilaga 3 - Instruktioner för att skicka mejl med fördröjd leverans... 26 1

2 (26) Inskrivning i projektet Alla lokala kontaktpersoner tilldelas en excelfil där studiedeltagares personnummer kan föras in. Excelfilen sparas i en mapp som endast individer med ÄHS-behörighet har åtkomst till, alternativt förses med ett lösenord. Någon med ÄHS-behörighet utöver den lokala kontaktpersonen behöver dock ha tillgång till excelfilen i händelse av frånvaro. Randomisering Intaget av en ny deltagare i projektet sker i två moment. Ett första moment där arbetsförmedlaren och den personliga handläggaren i samband med gemensam kartläggning gör en gemensam bedömning av om individen är lämplig (benämnt som GK1). Det andra momentet är att informera individen om studien och erbjuda hen att delta (benämnt som GK2). Arbetsförmedlaren och den personlige handläggaren kan utifrån praktiska förutsättningar och den tänkbara deltagarens behov själva välja om de utför båda momenten vid ett mötestillfälle eller om de väljer att förlägga de två olika momenten till två eller fler mötestillfällen. Om man väljer att genomföra båda arbetsmomenten vid samma möte behöver randomiseringen ske innan mötet. Om arbetsmomenten förläggs till två eller flera möten så sker randomiseringen efter det första mötet. Randomisering går till så att handläggaren lämnar individens personnummer till den lokala kontaktpersonen på Försäkringskassan. Den lokala kontaktpersonen fyller i individens personnummer i excelfilen som då levererar ett unikt projekt-id. Länken LOTTNING 1 används för att fylla i en webbaserad enkät. I enkäten fyller den lokala kontaktpersonen i individens projekt-id, och får då reda på vilken insats individen ska erbjudas om han eller hon väljer att medverka i projektet. Det är viktigt att ingen annan än den lokala kontaktpersonen ser utfallet av randomiseringen. Utfallet skrivs upp på ett papper och läggs i ett slutet kuvert som markeras med handläggarens namn och individens personnummer. Kuvertet överlämnas sedan till handläggaren. Den lokala kontaktpersonen berättar att om individen väljer att inte delta i studien ska kuvertet återlämnas oöppnat, för att makuleras av den lokala kontaktpersonen. Detta är mycket viktigt ur forskningssyfte, det är givet att handläggaren inte har vetat om vilken insats som individen tilldelats som studien kommer att kunna kallas effektutvärdering. Att kuverten kommer tillbaks oöppnade har också en funktion gentemot individen den individ som väljer att inte delta i projektet ska inte påverkas av den studie som han eller hon inte samtyckt till. I tillägg är ett återlämnat förslutet kuvert en förutsättning för att en individ som initialt tackat nej till deltagande ska kunna ändra sig och välja att delta i studien vid ett senare tillfälle. 1 Håll musen över den färgade texten och högerklicka. Välj Öppna hyperlänk i menyn som kommer upp. 2

3 (26) Om kuvertet återlämnats oöppnat är det säkerställt att individens val inte beror på vilken insats hen randomiserats till. Kontaktpersonen kan i dessa fall använda lottningsenkäten på nytt, och skapa ett nytt kuvert enligt samma procedur som ovan. Vid behov ger den lokala kontaktpersonen den personliga handläggaren stöd och information kring hur individens deltagande i projektet går till. I dokumentet Stöd för handläggningen i regeringsuppdraget effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning riktat till Försäkringskassans personliga handläggare finns med en utförlig beskrivning av studiens upplägg samt även om den information som ska ges vid det andra arbetsmomentet (GK 2). Länk till Stöd för handläggning finns på projekthemsidan: http://www.forsakringskassan.se/omfk/styrning_och_uppfoljning/regeringsuppdrag/effektutv ardering Viktigt vid frånvaro För att få information om randomiserad insats behöver handläggaren den lokala kontaktpersonens hjälp. Det är viktigt att detta kan ske utan alltför stor fördröjning, randomiseringsrutinen ska inte försena planerad gemensam kartläggning eller att individen tillfrågas att delta i studien. Det är därför viktigt att det, på lokalkontoret, finns en ersättare för den lokala kontaktpersonen vid frånvaro som överstiger två arbetsdagar. Det är också möjligt för lokala kontaktpersoner vid olika kontor att, vid frånvaro, backa upp för varandra. Vid frånvaro är det mycket viktigt att den lokala kontaktpersonen hänvisar till den person som kan vara behjälplig med rutin för randomisering under frånvaro. I de fall en lokal kontaktperson från annat lokalkontor ersätter vid frånvaro skickas randomiseringsutfallet per post. I brevet ligger det slutna kuvertet, märkt med ansvarig handläggares namn samt med individens personnummer. Det är viktigt att brevet hamnar hos den som är behörig att ta emot det. Adressera därför brevet enligt följande exempel: Försäkringskassan Att. XX (Ansvarig Handläggare) Fyrvallavägen 3 831 84 ÖSTERSUND Det är på blad två i excelfilen möjligt att lägga in ett projekt-id från en individ som randomiserats på annan ort under tiden den lokala kontaktpersonen varit frånvarande. Filen levererar då individens personnummer. Projekt-ID kan skickas över mail. Mer om excelfilen När excelfilen först öppnas måste rutan Aktivera innehåll klickas i för att dokumentet ska fungera. I excelfilen görs anteckningar över uppgifter som är viktigt för den lokala kontaktpersonen att ha tillgängliga. Det är också möjligt för den lokala kontaktpersonen att skapa egna kolumner för att lägga in uppgifter som på andra sätt kan vara ett stöd i arbetet med att hålla reda på varje enskild individ i studien. 3

4 (26) Excelfilen är dock inte ett lämpligt dokument att föra anteckningar om hur det går för individen generellt eller om individens hälsa, utan är just ett administrativt hjälpmedel till den lokala kontaktpersonen. Observera att excelfilen aldrig får skickas vidare via e-post. Excelfilen används även för att ta fram datum för tidsredovisning för deltagare i studien. (För mer information om tidsredovisningen, se lägre ned i dokumentet.) en tas fram genom att fylla i datumet för momentet GK 2 samt kryssa i att individen deltar och sedan klicka på det grå fältet Tryck här för att beräkna datum (se Figur 1b). Eftersom påminnelse ska skickas till Case Managers för de individer som har tilldelats den insatsen finns en kolumn där detta kan anges. Detta måste dock göras manuellt. För att göra det lättare att se vilka individer som har ett nära förestående datum för tidsredovisning kan dokumentet sorteras utifrån de olika datumen genom att klicka på respektive grå fält överst i dokumentet (med text sortera på datum x ). Figur 1a. Exempel på excelfilen och kolumnerna som används för att ta fram projekt-id. Figur 1b. Exempel på excelfilen och kolumnerna som används för att ta fram datum för tidsredovisning. 4

5 (26) När den lokala kontaktpersonen även är individens handläggare Om samma person både är handläggare och lokal kontaktperson för en individ som är aktuell för studien görs på följande sätt. Syftet är att säkerställa att handläggaren inte vet vilken insats individen kommer erbjudas före hen väljer att medverka i studien och på så sätt säkerställa att individens beslut att samtycka initialt inte påverkas av randomiseringsutfallet. Den lokala kontaktpersonen fyller i alla frågorna på första sidan i enkäten LOTTNING och klickar på nästa. En textruta dyker upp. Kontaktpersonen förbereder ett kuvert och ett papper, kontaktar en kollega, och lämnar sedan själv rummet. Kollegan trycker på nästa, skriver av det som står på skärmen och lägger lappen i kuvertet, och stänger sedan enkäten. På det sättet finns informationen om randomiseringsutfallet tillgänglig om individen väljer att medverka i studien, utan att handläggaren (den lokala kontaktpersonen) har tillgång till den i förväg. Processbeskrivning För handläggaren börjar processen med att identifiera en individ som kan vara aktuell för att delta i studien. Beroende på om det första arbetsmomentet (GK 1) sker separat eller i samband med det andra arbetsmomentet (GK 2) kontaktar handläggaren sin lokala kontaktperson före GK 1 (om arbetsmomenten slås ihop) respektive efter GK 1 (om arbetsmomenten sker vid två olika mötestillfällen). Efter GK 1 beslutar den personliga handläggaren tillsammans med arbetsförmedlaren om individen ska tillfrågas om att delta i projektet eller inte. Under det andra arbetsmomentet (GK 2) informeras individen om projektet och tillfrågas om han eller hon vill delta. Om individen avböjer deltagande återlämnas oöppnat kuvert till den lokala kontaktpersonen direkt efter mötet. För den lokala kontaktpersonen är den första kontakten med en potentiell deltagare i samband med att handläggaren behöver hjälp med randomiseringen. Den lokala kontaktpersonen skriver in individen i excelfilen och får då reda på individens insats. Först efteråt fylls webenkäten Enkät 1 i, och därefter webenkäten Enkät 2. Förloppen förhåller sig dock med nödvändighet till varandra: Exempelvis kan Enkät 2 inte fyllas i förrän arbetsmomentet (GK 2) har genomförts och handläggaren har hunnit dokumentera det. Slutligen överlämnar den lokala kontaktpersonen projekt-id och datumet för GK 2 (det datum som deltagaren tackat ja till att delta i studien) till den lokala kontaktpersonen hos Arbetsförmedlingen. Informationsöverföring Efter randomisering ska du som lokal kontaktperson samla in data genom att fylla i ett par enkäter och information om deltagare ska överföras till den lokala kontaktpersonen på Arbetsförmedlingen. (se ovan under rubrik Processbeskrivning). Syftet är att ge projektet information om att en individ har inkluderats, att ge forskarna information om hur inklusionsprocessen gick till, samt att ge viss bakgrundsinformation som kan användas för att ta reda på om olika insatser passar olika typer av individer. 5

6 (26) Information om inklusionsprocessen är viktig för forskarna för att de ska kunna beskriva studiens vetenskaplighet: Uppfyller utvärderingen kriterierna för att vara en s.k. randomized controlled trial(effektutvärdering)? Har försökspersonerna varit ovetande om de alternativa insatserna? Enkäterna fylls i via webbverktyget Easy Research. Uppgifter om projekt-id och datum för GK 2 (då individen valde att medverka i studien) skickas till AF via mail. Se detaljerade beskrivningar nedan. Alla enkäter innehåller en fråga om mailadress samt en fråga om individens projekt-id. Mailadressen förenklar utskicket rent tekniskt, men underlättar även återkoppling. Projekt-ID är det krypterade personnumret som gör det möjligt att skicka information kopplat till en specifik individ elektroniskt utan att riskera dennes integritet. Projekt-ID hämtas ur excelfilen. Enkät LOTTNING Här ligger en länk till enkäten LOTTNING. 2 Syftet med enkäten LOTTNING är att förse handläggaren med ett randomiseringsutfall en av insatserna Supported Employment, Case Manager eller det förstärkta samarbetet att kunna erbjuda en individ som väljer att medverka i studien. Enkäten fylls därför i direkt då handläggaren ber om hjälp, och är av det skälet mycket kort. Mer om denna process beskrivs i avsnittet Randomisering. Enkäten innehåller följande frågor: Individens FV-kontor Individens kommun Detta gör det möjligt att följa inflödet och koordinera projektets resurser utifrån det. Uppgifter om både FV-kontor och kommun behövs för att kunna följa inflöde utifrån kommunens, Försäkringskassans och Arbetsförmedlingens perspektiv. Enkät 1 Här ligger en länk till Enkät 1. Enkät 1 kan fyllas i när det passar den lokala kontaktpersonen, dock inom 2 veckor från randomiseringen om ingen särskild orsak föreligger. Information som behövs för att fylla i Enkät 1 hittas huvudsakligen i ÄHS under huvudrubrik GEMENSAM KARTLÄGGNING 1. För bättre förståelse för handläggarens dokumentation, (se Stöd för handläggningen, s.13 och s. 21). Enkät 1 innehåller följande frågor: 2 Håll musen över den färgade texten och högerklicka. Välj Öppna hyperlänk i menyn som kommer upp. 6

7 (26) för GK 1 Denna uppgift ger forskarna en bättre överblick över inklusions-processen. Handläggaren dokumenterar uppgiften i ÄHS utifrån ordinarie metodstöd för gemensam kartläggning. Har individen frågat om studien Denna uppgift hjälper forskarna att förstå om information om projektet och de olika insatserna har spridit sig, och i förlängningen för att kunna avgöra ifall studien varit blindad. Om individen har frågat om studien dokumenterar handläggaren detta under rubriken Information. Fick eller hade individen även information om någon av de tre insatserna Frågan ställs endast om de individer som frågat om studien. Journalanteckningen under rubriken Information innehåller även uppgiften om ifall handläggaren fått indikationer på att individen haft förhandskunskap om någon av insatserna i studien eller om individen har fått de specifika insatserna beskrivna för sig. Svarsalternativen är Ja, individen hade troligtvis förhandskunskap om minst en av insatserna i studien, Ja, individen frågade specifikt om insatserna, samt Nej. Arbetsinriktade aktiviteter de senaste 12 månaderna Syftet med denna fråga är att kunna undersöka om olika insatser passar olika individer. Vi vill därför få ett mått på hur långt ifrån anställning på arbetsmarknaden individen stod före insatserna påbörjades. Under rubriken Historik i ÄHS dokumenterar handläggaren vilka arbetsinriktade aktiviteter individen deltagit i under de senaste 12 månaderna. Den lokala kontaktpersonen använder informationen om aktivitetens typ, syfte och innehåll för att kategorisera aktiviteten i den av de angivna kategorierna som ligger närmast. För de valda aktivitetskategorierna anger den lokala kontaktpersonen i nästa steg omfattningen i genomsnittligt antal timmar per vecka. (Även handläggaren ska ha angett omfattningen i timmar per vecka.) Nätverk de senaste 12 månaderna Frågan syftar till att kunna undersöka om olika insatser passar olika individer. Vi vill därför få ett mått på hur många olika myndighetskontakter individen hade före insatserna påbörjades. Under rubriken Nätverk i ÄHS dokumenterar handläggaren de myndighetskontakter individen haft under de senaste 12 månaderna. Handläggaren har i Stöd för handläggningen samma lista på föreslagna kontakter som finns i Enkät 1. Variabeln kommer huvudsakligen att användas kvantitativt, så om en viss kontakt är svår att kategorisera, välj det alternativ som känns bäst utan allt för stor vånda. 7

Enkät 2 Här ligger en länk till Enkät 2. 8 (26) Enkät 2 fylls i efter enkät 1 och kan fyllas i från och med att individen har deltagit i GK 2, dock inom 3 veckor från randomiseringen om ingen särskild orsak föreligger. Enkät 2 innehåller de frågor som redovisas nedan. Vissa av frågorna är dock endast relevanta i vissa scenarion och kommer därför inte alltid att ställas. (Exempelvis ställs frågan om vilken insats en individ har fått endast om de individer som har samtyckt till att medverka i studien.) Enkät 2 ska fyllas i för alla individer som har randomiserats, även för de individer som handläggare och arbetsförmedlare senare valt att inte erbjuda deltagande i studien och för dem som har tackat nej till medverkan. För individer vars kuvert inte har återlämnats är det lämpligt att börja ifyllandet av Enkät 2 med att titta i ÄHS om individen valt att medverka i studien eller ej. Om individen inte valt att medverka ska handläggaren kontaktas. Se frågan Har du fått tillbaka kuvertet nedan. Enkät 2 innehåller följande frågor: Har individen deltagit på GK 2 efter att randomisering har skett för GK 2 I normalfallet har handläggaren dokumenterat uppgiften i ÄHS. Notera dock att GK 2 definieras som det möte då individen svarar på erbjudande om deltagande i studien. Om själva studieinklusionen av någon orsak förskjutits är det alltså tillfället då individen valt att samtycka/inte samtycka till deltagande som avses med frågorna. Har individen i tillägg till övergripande information om studien fått information om någon av de tre insatserna före beslut om deltagande? För att kunna svara på frågorna om vilken information individen har fått, använd dokumentationen handläggaren har fyllt i specifikt med avseende på studien. I ÄHS, under rubriken Information, 3 har handläggaren dokumenterat en av fyra angivna journalanteckningar. Journalanteckning 1 och journalanteckning 3 anger att individen inte har fått information om någon av insatserna före beslut om deltagande. Om dokumentationen följer något av dessa alternativ är svaret på frågan Nej: Journalanteckning 1: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering och har tackat NEJ till medverkan. Journalanteckning 3: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering och har tackat JA till medverkan. 3 Se Stöd för handläggningen, s.24. 8

9 (26) Journalanteckning 2 och journalanteckning 4 anger att individen har fått information om någon av insatserna före beslut om deltagande. Om dokumentationen följer något av dessa alternativ är svaret på frågan Ja: Journalanteckning 2: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering SAMT INFORMATION OM VILKA DE TRE MÖJLIGA INSATSERNA ÄR och har tackat NEJ till medverkan. Journalanteckning 4: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering SAMT INFORMATION OM VILKA DE TRE MÖJLIGA INSATSERNA ÄR och har tackat JA till medverkan. Har individen samtyckt till deltagande i studien? Att individen inte samtyckt ska framgå av att handläggaren har återlämnat det oöppnade kuvertet. Uppgift om att individen tackat nej till deltagande i studien finns även under rubriken Information 4 i handläggarens dokumentation i ÄHS. Journalanteckning 1 och journalanteckning 2 anger att individen har tackat nej till medverkan. Om dokumentationen följer något av dessa alternativ är svaret på frågan Nej: Journalanteckning 1: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering och har tackat NEJ till medverkan. Journalanteckning 2: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering SAMT INFORMATION OM VILKA DE TRE MÖJLIGA INSATSERNA ÄR och har tackat NEJ till medverkan. Journalanteckning 3 och journalanteckning 4 anger att individen har tackat ja till medverkan. Om dokumentationen följer något av dessa alternativ är svaret på frågan Ja: Journalanteckning 3: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering och har tackat JA till medverkan. Journalanteckning 4: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering SAMT INFORMATION OM VILKA DE TRE MÖJLIGA INSATSERNA ÄR och har tackat JA till medverkan. Individen kan dock efter att initialt ha tackat ja till att medverka, under pågående möte (GK 2), ändra sig och återta samtycket. I så fall är svaret på frågan Ja, men individen tog sedan tillbaka samtycket. Om individen initialt samtycker men vid något tillfälle efter att GK 2 avslutats skulle återta samtycket är svaret på frågan Ja och återtagandet av samtycke rapporteras istället via AVSLUTS-enkäten (se genomgång nedan). 4 Se Stöd för handläggningen, s.24. 9

10 (26) Har du fått tillbaka kuvertet? Frågan ställs endast om de individer som inte samtyckt till medverkan i studien och de individer som inte har deltagit i GK 2 (vilket exempelvis kan bero på att de har randomiserats men i ett senare skede inte erbjudits deltagande.) Använd excelfilen för att anteckna ifall handläggaren återlämnar det (oöppnade) kuvertet. Syftet med denna fråga är att kunna säkerställa att information om individens insats endast kommer till individens och organisationens kännedom för de individer som samtycker till medverkan. Om dokumentationen i ÄHS anger att individen inte samtyckt till att medverka i studien, men kuvertet inte återlämnats ska handläggaren kontaktas. Det är därför lämpligt att givet att kuvertet ej återlämnats börja ifyllandet av enkät 2 med att kolla i ÄHS om individen har samtyckt till att medverka i studien, d.v.s. om dokumentationen följer journalanteckning 3 eller 4. Individen har lottats till följande insats Handläggaren dokumenterar svaret i ÄHS under rubriken Lottning av insats. Information om orsak till återtagande av samtycket Informationen finns i ÄHS under rubriken Återtagande av samtycke. Vilken information har getts till individen efter beslut om deltagande? Frågan ställs endast om de individer som inte begärt information om de olika insatserna före de har samtyckt till att medverka i studien. Det vill säga, handläggaren har under rubriken Information dokumenterat i enlighet med exemplet journalanteckning 3: Den försäkrade har fått övergripande information om utvärdering av arbetslivsinriktad rehabilitering och har tackat JA till medverkan. Journalanteckningen fortsätter sedan på 4 möjliga sätt. Om dokumentationen följer sätt 3 eller sätt 4, d.v.s. inkluderar texten SAMT INFORMATION OM DE TVÅ ANDRA INSATSERNA, är svaret på frågan Information om individens insats SAMT information om någon av de två övriga insatserna. Annars, d.v.s. om dokumentationen följer sätt 1 eller 2, är svaret Information om individens insats. Har individen accepterat insatsen SIUS/CM? Frågan ställs endast om individer som valt medverkan och lottats till någon av insatserna SIUS/CM. Handläggaren har alltså under rubriken Information dokumenterat i enlighet med journalanteckning 3 eller 4. Dokumentationen kan sedan fortsätta på fyra olika sätt efter journalanteckning 3, och två olika sätt efter journalanteckning 4. Alternativ 1 och 3 avslutas med och har tackat NEJ till insatsen. Om dokumentationen följer detta är svaret på frågan Nej. Om dokumentationen som följer på journalanteckning 3 eller 4 istället är i enlighet med alternativ 2 eller 4, dvs avslutas med och har tackat JA till insatsen. är svaret på frågan Ja. 10

11 (26) Har individen accepterat att få insatser inom det förstärkta samarbetet? Frågan ställs endast om individer som lottats till insatser inom det förstärkta samarbetet alternativt tackat nej till erbjudande om SIUS eller CM. Under rubriken Tackar nej till föreslagen insats anger handläggaren ifall individen tackat nej till att delta i det förstärkta samarbetet. Om handläggaren inte angett detta är svaret på frågan Ja. Överlämnande av deltagaruppgifter till Arbetsförmedlingen Om individen samtyckt till deltagande i studien behöver Arbetsförmedlingens lokala kontaktperson ges möjlighet att följa deltagaren. Efter att Enkät 2 är ifylld överlämnar därför den lokala kontaktpersonen projekt-id samt datumet för GK 2 (då individen valde att medverka i studien) till den lokala kontaktpersonen hos Arbetsförmedlingen. Uppgifterna kan överlämnas via mail. Den lokala kontaktpersonen hos AF har ett exceldokument som motsvarar blad 2 i individförteckningen som den lokala kontaktpersonen hos FK har. Där kan projekt-id läggas in och dokumentet levererar då individens personnummer, vilken gör det möjligt för kontaktpersonen hos Arbetsförmedlingen att följa individen i AIS, Arbetsförmedlingens register. Följa upp deltagare som avslutar sin insats och/eller går ut i anställning eller studier För att effektutvärderingen ska bli så bra som möjligt är det viktigt att dokumentera orsaken till varför deltagare avslutar sin insats. Det är också viktigt att samla in information då deltagaren får anställning med eller utan stöd, oavsett om detta sammanfaller med att deltagaren är kvar i eller avslutar sin insats. I stöd för handläggningen har personliga handläggare instruktioner om att kontakta dig som lokal kontakt person om deltagaren avslutar sin insats av något skäl alternativt går ut i arbete eller studier innan insatsen avslutas (se Stödet för handläggning under rubrik Avslut av insatser s. 17). Utökade anteckningar och tidsredovisning ska göras av personlig handläggare så länge samtycke finns och individen har ersättning från Försäkringskassan. Det gäller även om personen har avslutat sin insats, har vilande ersättning och/eller har påbörjat anställning eller studier. Det innebär att du som lokal kontaktperson behöver fortsätta påminna personlig handläggare om tidsredovisning så länge aktivitetsersättningen är beviljad. För de deltagare som har insatsen Case Management så behöver du påminna om tidsredovisning så länge samtycke finns och så länge insatsen Case Management pågår. Detta gäller även om personen har vilande ersättning och/eller har påbörjat anställning eller studier. 11

12 (26) Enkäten kommer också att användas för att fånga in viktig information om vissa andra situationer som inte är direkt kopplade till ett avslut, (se nedan). Anledningen är att projektorganisationen vill hålla ner antalet enkäter för att underlätta arbetet så mycket som möjligt för våra projektmedarbetare. Det kan vara aktuellt att fylla i AVSLUTS-enkäten flera gånger för samma deltagare beroende på vilka situationer som uppkommer under projekttiden. I juli 2016 gjordes via de lokala kontaktpersonerna ett kompletterande mailutskick till alla projektmedarbetare där personlig handläggare och Case Managers även ombeds kontakta dig som lokal kontaktperson om en deltagare ändrar omfattningen av arbete eller studier samt om en deltagare som i ett tidigare skede avslutat sin insats återgår till att aktivt delta i insatsen. För att komma till Enkät för avslut och/eller anställning, håll musen över den färgade texten nedan och högerklicka. Välj Öppna hyperlänk i menyn som kommer upp. Enkät för avslut och/eller anställning Enkäten innehåller följande frågor Ange mailadress Syfte: Om något blir fel i informationsöverföringen behöver vi kunna kontakta dig för att ta reda på vad som har hänt. Fråga 1: Ange projekt-id Fråga 2: Jag fyller i enkäten på grund av Ange av vilken anledning du fyller i enkäten enligt någon av följande punkter: Individen har fått anställning med eller utan stöd alternativt påbörjat studier Individen har avslutat sin insats på grund av annan orsak än anställning/studier Individen vill ta tillbaka sitt samtycke Ändrat innehåll i insats Datainsamling är inte längre möjlig Individen har återgått till aktiv insats Omfattningen på anställningen har förändrats Omfattningen på studierna har förändrats Flera av dessa situationer kan komma att bli aktuella att rapportera för en deltagare vid olika tidpunkter under projekttiden. Det är därför möjligt att fylla i enkäten vid flera tillfällen. 12

13 (26) Fråga 3: Har individen påbörjat anställning eller studier? Om den försäkrade har börjat arbeta eller studera dokumenterar handläggaren tillgänglig information om den försäkrades anställningsförhållanden under rubriken AVLUT. Handläggaren har även i uppgift att meddela dig som lokal kontaktperson. För anställningar anger du sedan om det gäller en anställning med eller utan stöd, vilken anställningsform det gäller (vid anställning med stöd) samt besvarar nedanstående frågor: Ange datum för start av anställning Ange arbetsgivare Vilket yrke gäller anställningen och vilken typ av arbetsuppgifter utför deltagaren Omfattning (procent) Varaktighet (Tidsbegränsad eller tillsvidare-anställning? Om tidsbegränsad, ange hur länge anställningen är tänkt att pågå, t ex. tre månader) Övrig information om anställningen (Här kan anges om handläggaren skrivit in annan information som är av vikt för att förstå anställningens karaktär) För studier får du ange vilken typ av studier det handlar om, samt besvara följande frågor. då studierna påbörjades Omfattning (procent) Övrig information om studierna (Här antecknar du också övrig information som kan ha betydelse för att förstå studiernas karaktär.) Fråga 4: Har individen avslutat sin insats på grund av annan orsak än anställning/studier? Om deltagaren har avslutat sin insats av annan anledning än arbete eller studier dokumenterar handäggaren skälen till det och vilken planering som gjorts istället under rubriken AVLUT. Om insatsen avslutats på grund av att individen av medicinska eller andra skäl inte kan tillgodogöra sig insatsen ska skälen till den bedömningen framgå. Handläggaren har även i uppgift att meddela dig som lokal kontaktperson. Du får besvara följande frågor: då individen avslutade sin insats För individer som aldrig påbörjat den insats som planerades vid gemensam kartläggningen så ska orsaken anges. För individer som initialt påbörjat insats och avslutat i ett senare skede ska du om insatsen avslutades på initiativ av deltagaren, utan samråd mellan individen, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan (och eventuellt SIUS-konsulent eller Case Manager), ange orsaken om den är känd. 13

14 (26) För individer som initialt påbörjat insats och avslutat i ett senare skede ska du om insatsen avslutades i samråd mellan individen, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan (och eventuellt SIUS-konsulent eller Case Manager) ange följande: - Om insatsen inte ger något resultat över tid, ange orsak till bedömningen - Om individen inte längre behöver myndigheternas stöd, ange orsak till bedömningen - Om individen av medicinska skäl inte kan tillgodogöra sig insatsen, ange orsak till bedömningen - Om individen av andra skäl inte längre kan tillgodogöra sig insatsen, ange orsak till bedömningen Fråga 5: Kommer tidsredovisning och utökade anteckningar att fortsätta? För att projektorganisationen ska få veta om datainsamlingen för deltagaren kommer att fortsätta efter avslutad insats behöver vi mer information från er. De två översta alternativen är aktuella för dig som arbetar på Försäkringskassan, de två nedersta gäller anställda på Arbetsförmedlingen. Du väljer mellan följande alternativ: Aktivitetsersättningen har inte upphört (du får då upp en informationsruta om att datainsamling ska fortsätta). Aktivitetsersättning har upphört (du får då upp en informationsruta om att datainsamlingen inte ska fortsätta). Det är bra om du noterar i din excelfil i de fall datainsamlingen inte ska fortsätta så att du vet att du inte behöver påminna om utökade anteckningar och tidsredovisning. Fråga 6: Individen vill ta tillbaka sitt samtycke I samband med att individen skrev på samtycket för att delta i utvärderingen informerades hen om att samtycket när som helst kan tas tillbaka igen. För att kunna samla in så mycket värdefull information om individerna som möjligt och kunna göra uppföljningar över en längre tid är det viktigt att samtycket finns kvar för så många individer som möjligt även om insatsen har avslutats av något skäl. I projektet informerar vi därför inte aktivt om möjligheten att återta samtycke, utöver det tillfället då deltagaren tackar ja och skriver under samtycket, om det inte är så att individen frågar. Alternativet Individen vill ta tillbaka sitt samtycke används om individen uttryckt att hen inte längre samtycker till deltagande i forskningsprojektet, och är inte relaterat till individens deltagande i någon av projektets tre insatser. Alla deltagare har när som helst rätt att tacka nej till att svara på enkäter eller delta i intervjuer. Individen kan också välja att avbryta sitt deltagande i en insats. Detta är inte samma sak som att återta samtycke till att uppgifter lagras om individen. 14

15 (26) Endast individer som specifikt uttryckt att de inte längre önskar att uppgifter lagras om dem i samband med just denna studie, samt individer som explicit hänvisar till att de återtar samtycket som de undertecknade i samband med förfrågan om studiedeltagande har återtagit sitt samtycke. Om deltagaren skrivit på samtycke men sedan på eget initiativ krävt att få återta detta dokumenterar handläggaren datum då återtagandet skedde och orsak till detta under rubriken ÅTERTAGANDE AV SAMTYCKE. Handläggaren har också i uppgift att lämna impuls till dig om att så har skett. Du får besvara följande frågor: Vilket datum önskade individen att ta tillbaka sitt samtycke? Vad var orsaken till att individen vill ta tillbaka sitt samtycke? Kommer individen fortsätta eller avsluta sitt deltagande i insatsen? Fråga 7: Har innehållet i insatsen ändrats? Om innehållet i insatsen har ändrats dokumenterar handläggaren detta under rubriken ÄNDRAT INNEHÅLL I INSATS. Om innehållet i deltagarens insats ändras så har handläggaren i uppgift att meddela dig som lokal kontaktperson. Det kan handla om att deltagaren har avbrutit någon av insatserna Supported Employment eller Case Management och i stället deltar i det förstärkta samarbetet. Under den här rubriken beskrivs även aktiviteter som deltagaren får ta del av utöver sin insats som ni bedömer påverkar innehållet i insatsen exempelvis genom att de liknar metoder och arbetssätt som används i någon av de tre insatserna i effektutvärderingen. Du får besvara frågan utifrån följande alternativ: Deltagaren har avbrutit insatsen Supported Employment eller Case Management och gått till det förstärkta samarbetet Ange orsak Deltagaren deltar i aktiviteter som normalt inte ingår i den insats hen randomiserades till (deltar i aktiviteter som liknar metoder och arbetssätt som används i någon av de andra insatserna, exempelvis tar del av någon form av Supported Employment inom insatsen förstärkt samarbete ) Beskriv aktiviteten 15

16 (26) Fråga 8: Vad är orsaken till att datainsamlingen inte längre sker? För att projektorganisationen ska få veta varför datainsamlingen avslutas för vissa deltagare behöver vi mer information från er. Utökade anteckningar och tidsredovisning ska göras av personlig handläggare så länge samtycke finns och individen har ersättning från Försäkringskassan. Det gäller även om personen har avslutat sin insats, har vilande ersättning och/eller har påbörjat anställning eller studier. Om aktivitetsersättningen upphör får du en impuls om detta av personlig handläggare. Om individen flyttar så får du en impuls om detta av personlig handläggare. I det fallet en person ingår i studien och flyttar till en ort som inte ingår i studien så avslutas tidsredovisningen och de utökade anteckningarna i samband med att akten lämnas över till det nya kontoret, dvs. ditt ansvar att skicka ut påminnelsemejl upphör. I samband med att deltagare i effektutvärderingen fyller 30 år kan det vara aktuellt med byte både av arbetsförmedlare och personlig handläggare till personal som inte ingår i projektorganisationen. Det beror på hur man har organiserat arbetet lokalt. Vid ett sådant handläggarbyte så upphör den delen av datainsamlingen som sker genom utökade anteckningar och tidsredovisning. Om ett sådant handläggarbyte sker så får du impuls om detta av personlig handläggare. Du får besvara frågan utifrån följande alternativ: Aktivitetsersättningen har upphört (aktuellt alternativ för Försäkringskassan) Deltagaren är avaktualiserad hos Arbetsförmedlingen (aktuellt alternativ för Arbetsförmedlingen) Deltagaren har flyttat till en ort som inte ingår i effektutvärderingen (Aktuellt alternativ för både Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan) Deltagaren har fyllt 30 år och har bytt till handläggare som inte arbetar med projektet.(aktuellt alternativ för både Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan) Fråga 9: Individen har återgått till aktiv insats Inom projektet har vi sagt att deltagare som tidigare avslutat sin insats är välkomna tillbaka till sin insats i ett senare skede om det finns önskemål om det. Om så sker vill forskarna att det ska rapporteras in till projektet. Om en deltagare som tidigare avslutat insatsen återupptar aktiva insatser via Arbetsförmedlingen och Försäkringskassans förstärkta samarbete och/eller återupptar kontakten med sin Case Manager får du en impuls om det av handläggaren eller Case Manager. Om din motsvarighet på Arbetsförmedlingen fått samma impuls om att deltagaren återgått till aktiv insats så kan ni stämma av sinsemellan vem av er som fyller i uppgifterna i AVSLUTS-enkäten. Det gör inget om det skulle bli så att ändringen rapporteras in från er bägge. Du får besvara frågan utifrån följande alternativ: 16

17 (26) Ange datum för återgång till aktiv insats Ange orsak till att personen återgått till aktiv insats (fritext) Fråga 10: Omfattningen på anställningen har förändrats Om en deltagare ändrar omfattning på sin anställning exempelvis om hen inledningsvis börjar jobba 50 % och sedan utökar till 75 %, så vill forskarna att det ska rapporteras in till projektet. Om en deltagare ändrar omfattningen av sin anställning får du en impuls om det av personlig handläggare eller Case Manager. Om din motsvarighet på Arbetsförmedlingen fått samma impuls om ändrad omfattning av anställning så kan ni stämma av sinsemellan vem av er som fyller i uppgifterna i AVSLUTS-enkäten. Det gör inget om det skulle bli så att ändringen rapporteras in från fler håll. Du får besvara frågan utifrån följande alternativ: Ange datum för ändring av anställningens omfattning Vilken är den nya omfattningen för arbetet (procent)? Ange orsaken till den ändrade omfattningen (fritext) Fråga 11 Omfattningen på studierna har förändrats Om en deltagare ändrar omfattning på sina studier, exempelvis om hen inledningsvis börjar studera 50 % och sedan utökar till 75 %, så vill forskarna att det ska rapporteras in till projektet. Om en deltagare ändrar omfattningen av sina studier får du en impuls om det av personlig handläggare eller Case Manager. Om din motsvarighet på Arbetsförmedlingen fått samma impuls om ändrad omfattning av studier så kan ni stämma av sinsemellan vem av er som fyller i uppgifterna i AVSLUTS-enkäten. Det gör inget om det skulle bli så att ändringen rapporteras in från fler håll. Du får besvara frågan utifrån följande alternativ: Ange datum för ändring av studiernas omfattning Vilken är den nya omfattningen för studierna (procent)? Ange orsaken till den ändrade omfattningen (fritext) När all information fyllts i enkäten och knappen Klar klickas på så skickas informationen vidare till projektets forskningsdatabas på Försäkringskassan. Ett sätt att hålla ordning på för vilka deltagare som denna information samlats in är notera detta i ditt exceldokument. 17

18 (26) Utökade anteckningar i ÄHS En kvalitativt orienterad forskare har kopplats in för att undersöka innehållet i de olika insatserna. Med anledning av detta kommer personlig handläggare hos Försäkringskassan för samtliga deltagare i projektet att i ÄHS systematiskt dokumentera uppgifterna som punktas upp nedan. för daganteckningen Typ av aktivitet Syfte med aktiviteten Omfattning av aktiviteten (ungefärlig tid i minuter anges) Var aktiviteten äger rum Andra som medverkar (samverkanspartners/arbetsgivare/annat) Uppföljning av de aktiviteter som erbjuds/ges individen Syftet med anteckningarna är att ta reda på mer om innehållet i de olika insatsgrupperna. Merparten av dessa uppgifter dokumenteras redan nu i det ordinarie arbetet. Instruktionen blir snarare en påminnelse om att kontinuerligt samla in informationen. Anteckningarna ska skrivas löpande under projekttiden och de avser varje deltagare som tar del av insats i effektutvärderingen. För medarbetare hos Försäkringskassan kompletterar dessa utökade anteckningar den ordinarie journalföringen i ÄHS. Utökade anteckningar kommer att skrivas av såväl arbetsförmedlare som SIUS-konsulenter, personliga handläggare och Case Managers. Instruktioner för vad de utökade anteckningarna ska innehålla finns i dokumentet Stöd för handläggningen i regeringsuppdraget - Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Skicka ut mejl till personliga handläggare om utökade anteckningar i ÄHS Din uppgift som lokal kontaktperson på Försäkringskassan är att meddela berörda personliga handläggare att de ska börja med de utökade anteckningarna så fort de börjar arbete med en deltagare. Detta kan du göra i samband med att du fyller i enkät 2, förutsatt att deltagaren tackat jag till medverkan. Nedan finns en mall som du kan använda för att skicka ut en sådan påminnelse. Kom ihåg att byta ut XXXXXX-XXXX mot deltagarens personnummer. 18

19 (26) Mall för mejl som skickas ut angående utökade anteckningar Kom ihåg att lägga in ärendeid istället för NNNNN. Hej, En av de individer du är personlig handläggare för (ärende-id NNNNN ) har samtyckt till att delta i en effektutvärdering om arbetslivsinriktade insatser för unga med aktivitetsersättning. Länk till information om studien För alla studiedeltagare gäller att ordinarie anteckningar i ÄHS ska kompletteras enligt instruktioner för utökade anteckningar. Instruktionerna hittar du i dokumentet Stöd för handläggningen i regeringsuppdraget - Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning (Det hittar du via länken nedan). Länk till projektsidan Om du har några frågor eller funderingar får du gärna höra av dig. Tidsredovisning Tidsredovisning ska ske för samtliga deltagare i projektet. Tidsredovisar gör därför alla arbetsförmedlare, personliga handläggare, SIUS-konsulenter och Case managers som arbetar med deltagare. Personlig handläggare och arbetsförmedlare tidsredovisar för samtliga deltagare i projektet medan Case Manager och SIUS endast redovisar deltagare som randomiserats till någon av dessa två insatser. Tidsredovisning kommer att ske via webverktyget Easy Research och i samma sorts webbaserade enkät som Enkät LOTTNING, Enkät 1, Enkät 2 och Enkät ÖVRIGT. Länk till enkät och beskrivning för hur denna ska fyllas i finns i dokumentet Stöd för handläggningen. Tidsredovisning kommer att ske vid TVÅ olika tillfällen för varje deltagare. Det första tillfället infaller tidigast 9 veckor efter att deltagaren börjat sin insats och det andra tillfället infaller lite längre fram i processen. Din uppgift som kontaktperson på Försäkringskassan är att informera och påminna personliga handläggare och Case Managers i de kommuner som du arbetar i emot om när de ska tidsredovisa för sina deltagare. Detaljerad information för hur detta ska gå till kommer nedan. 19

20 (26) Vad är syftet med tidsredovisningen? Tidsredovisning behövs av två anledningar. För det första behövs information om den totala arbetstid som lagts ner på deltagarna i de tre olika insatserna för att kunna beräkna respektive insats kostnadseffektivitet. Kostnadseffektivitetsberäkningar efterfrågas specifikt i regeringsuppdraget och syftar till att vi inte bara ska kunna svara på frågan om vilket resultat en insats ger utan också med vilka kostnader dessa resultat är förknippade. Det är t ex inte självklart att vi föredrar en insats med något bättre resultat om den samtidigt är förknippad med mycket högre kostnader. För det andra blir information från tidsredovisningen en viktig del i att beskriva innehållet i de olika insatserna. Detta är av stor vikt då vi inte bara vill kunna säga att insats X var bättre än insats Y utan också kunna förstå de underliggande orsakerna till varför det blev så. Hur ska information och påminnelser lämnas till personlig handläggare och Case Managers? Tidsredovisning kommer att ske vid två olika tillfällen för varje deltagare. Dessa tillfällen anges av de datum som du får fram då du skriver in deltagare i ditt excel-dokument. 1 anger det första tillfället då personlig handläggare och/eller Case Managers ska tidsredovisa och 2 det andra tillfället. Observera att datumen skiljer sig åt mellan deltagarna. Vid varje tillfälle sker tidsredovisning för en period på fyra veckor. Tidsredovisningen startar den första måndagen som kommer efter det angivna datumet och sker därefter under fyra veckors tid. Om det angivna datumet är en måndag så börjar tidsredovisningen vid detta datum. För varje vecka under denna period kommer personlig handläggare och Case Managers att fylla i och skicka in en webenkät. Personliga handläggarna och Case Managers har via dokumenten Stöd för handläggningen i regeringsuppdraget - Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning och Stöd för Case Managers i regeringsuppdraget Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning fått en länk till denna enkät samt instruktioner för hur enkätfrågorna ska besvaras. Din uppgift som kontaktperson är att informera och påminna personlig handläggare och/eller Case Manager om när de ska tidsredovisa för sina deltagare. Ni kommer själva överens om hur ni lokalt på bästa sätt praktiskt hanterar dessa påminnelser. I praktiken kan det innebära att du skickar ut mejl till de personliga handläggarna och Case Managers som har deltagare där något av datum 1 och datum 2 ligger nära i tiden. Förslagsvis skickar du ett första mejl ungefär en vecka innan det angivna datumet och sedan påminnelsemejl under de fyra veckor som följer. För att underlätta kan mejlen skickas vid ett och samma tillfälle med fördröjd leverans, för detaljer se bilaga 3. Ett alternativ vad gäller påminnelser till handläggare är att lägga in bokningar i deras kalendrar för datumen då de ska tidsredovisa. (Detta kan dock inte göras till Case Managers.) 20

21 (26) För att hålla reda på datumen för påminnelser behöver du regelbundet gå in och titta i din Excelfil. För att få bättre överblick över datum 1 och 2 så finns en sorteringsfunktion i Exceldokumentet. Klickar du på knappen Sortera datum 1 så sorteras alla deltagarna utefter datum 1. Klickar du på knappen Sortera datum 2 så sker motsvarande baserat på datum 2. På så vis blir det enklare att hitta de deltagare som har datum som ligger nära i tiden. Du kan också för egen del ha ett system där du lägger in påminnelser i din Outlook-kalender för att ge impulser till dig själv om när det är dags att göra mailutskicken för respektive deltagare. Lämna lista med projekt-id till Case Managers månadsvis Varje månad ska en lista lämnas till Case Managers i de kommuner som du arbetar emot. Du går igenom din excelfil och listar samtliga deltagare som randomiserats till insatsen Case Management. Listan kommer att vara i pappersformat och se ut på följande sätt: Översättningstabell mellan personnummer och projekt-id Namn Personnummer Projekt-ID Anna Andersson 870918-0934 1058390023 Britta Bengtsson 921104-1677 2158839322 Case Managers behöver listan för att kunna redovisa arbetad tid i den webbaserade enkäten där projekt-id är en uppgift som behöver anges. Om Case managern får ett tidsredovisningsmail från dig om en individ som Case Managern ännu inte fått projekt-id för, har de i dokumentet Stöd för Case Managers i regeringsuppdraget Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning fått instruktioner om att kontakta dig. Du kan då överlämna kopplingen mellan personnummer och projekt-id över telefon. Om du arbetar gentemot fler än en Case Manager så behöver du även ta reda på vilken Case Manager som har vilka deltagare. Det kan du göra genom att när du träffar Case Managers, ha med dig en egen kopia av listan där Case Managers får markera vilka deltagare de arbetar med. När du sedan ska skicka tidsredovisningsmail till Case Managers kan du utgå från listan för att veta vilken Case Manager du ska kontakta angående vilken deltagare. 21

22 (26) Hur går det till att skicka tidsredovisningsmail? Nedan finns förslag på hur mejl till personliga handläggare och Case Managers kan se ut samt instruktioner för hur du kan göra i ordning och skicka iväg samtliga mejl, d v s både det första mejlet och påminnelsemejlen, vid ett och samma tillfälle. Du behöver därför inte skriva nya mejl varje gång utan du utgår från de mallar som finns och skriver bara in deltagarens ärende-id i ÄHS (för personlig handläggare, se bilaga 1) alternativt projekt-id (för Case Manager, se bilaga 2) och datum då tidsredovisningen ska starta. Sedan skickar du iväg mejlet samtidigt som du skickar iväg de fyra påminnelsemejlen med fördröjd sändningstid på en, två, tre respektive fyra veckor. Den personliga handläggaren alternativt Case Managern får ditt mejl och tidsredovisar sedan med hjälp av webenkäten under fyra veckors tid. Du som kontaktperson behöver därmed inte distribuera, fylla i eller samla in några enkäter. Exempel: Den 15 januari tittar du i ditt Excel-dokument och ser att två av deltagarna har datum som ligger nära i tiden. Deltagare Anna Andersson har datum 2 = 22 januari och deltagare Olof Olofsson har datum 3 = 26 januari. (Som tidigare nämnts startar tidsredovisningen den första måndagen som kommer efter det angivna datumet. Om det angivna datumet infaller på en måndag börjar tidsredovisningen direkt på måndagen). Du tar reda på vilka personliga handläggare som har ansvar för dessa deltagare och skickar ut mejlet i bilaga 1 (personlig handläggare) alternativt mailet i bilaga 2 (Case Manager) till dem EFTER ATT HA SKRIVIT IN RÄTT ÄRENDE-ID ALTERNATIVT PROJEKT-ID OCH ÄNDRAT TILL OVANSTÅENDE DATUM. Samtidigt skickar du iväg fyra påminnelsemejl med fördröjd leverans i en, två, tre och fyra veckor (se instruktion nedan). Viktigt vid frånvaro Utöver frånvarorutinen för randomiseringen är det även här viktigt att det, på lokalkontoret, finns en ersättare för den lokala kontaktpersonen vid frånvaro som överstiger två arbetsdagar. Ersättaren kan då göra mailutskicken som ska ske under den ordinarie kontaktpersonens frånvaro. Det är även möjligt för lokala kontaktpersoner vid olika kontor att, vid frånvaro, backa upp för varandra. Slutligen är det också möjligt att vid planerad frånvaro i förväg skapa mejlutskick om tidsredovisning med hjälp av funktionen för fördröjd leverans som beskrivs i bilaga 3. Vad händer om deltagaren flyttar? Om individen flyttar så får du en impuls om detta av personlig handläggare. I det fallet en person ingår i studien och flyttar till en ort som inte ingår i studien så avslutas tidsredovisningen och de utökade anteckningarna i samband med att akten lämnas över till det nya kontoret, dvs. ditt ansvar att skicka ut påminnelsemejl upphör. I Avslutsenkäten registrerar du anledningen till att datainsamlingen upphör. För att underlätta för dig själv kan du göra en notering om att individen flyttat alternativt radera individens uppgifter ur din individförteckning. 22

23 (26) Om deltagaren flyttar mellan orter som deltar i effektutvärderingen ska utökade daganteckningar och tidsredovisning fortsätta. Den personliga handläggare som har tillgång till akten i ÄHS är den som ska ansvara för utökande anteckningar och tidsredovisning. Du skickar över projekt-id samt datum för GK 2 (då individen valde att medverka i studien) till den nya lokala kontaktpersonen som då kan lägga in individuppgifterna i sin excelfil och därmed påminna den nya personliga handläggaren om utökade anteckningar och tidsredovisning. Lokal kontaktperson på Arbetsförmedlingen ansvarar för att skicka över projekt-id samt datum för GK 2 till den nya Arbetsförmedlingens lokala kontaktperson. När du lämnat över individen kan du själv välja om du vill ha individen kvar i excelfilen med en notering om flytt alt. radera individens uppgifter. Informationen kommer inte att samlas in för projektets räkning eftersom vi har uppgifter om flytt på registernivå. Frågor Den information som ges i detta metodstöd är av allmän karaktär och kan säkerligen inte ge svar på alla frågor som uppstår under projektets gång. För frågor, synpunkter, mer information m.m., kontakta gärna: Mattias Fogelgren Avdelningen för Analys och prognos, Försäkringskassan Telefon: 010-116 47 38 E-post: mattias.fogelgren@forsakringskassan.se 23

24 (26) Bilaga 1 Mallar för mejl som skickas ut till personlig handläggare angående tidsredovisning Mall 1: första mejlet som skickas ut vid tidsredovisning (OBS: ändra ärende-id, projekt-id och datum): Hej, Nu är det snart dags att tidsredovisa för deltagare med ärende-id NNNNN och projekt-id XXXXXXXXXX. Tidsredovisningen börjar den första måndagen efter datum DATUM och görs veckovis för de följande fyra arbetsveckorna. (Om det angivna datumet infaller på en måndag börjar tidsredovisningen direkt på måndagen). Tidsredovisning sker via en webbaserad enkät. Länk till denna samt länk till instruktioner för hur den ska fyllas i finns nedan. Länk till enkät Länk till projektsidan där du hittar instruktioner för tidsredovisningen i dokumentet Stöd för handläggningen i regeringsuppdraget - Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Hör gärna av dig om du har frågor eller funderingar. Mall 2 till PHL: påminnelsemejl som skickas ut en, två, tre respektive fyra veckor efter det första mejlet. Mailet skickas förslagsvis måndagen efter aktuell tidsredovisningsvecka. Då kan den anvarige personlige handläggaren omgående eller så snart det är möjligt fylla i enkäten för föregående vecka. (OBS: ändra ärende-id, projekt-id, datum och kalendervecka): Hej, Hoppas allt fungerar bra med tidsredovisningen för deltagare med ärende-id NNNNN och projekt-id XXXXXXXXXX. Tidsredovisning sker under fyra veckor med början från den första måndagen efter datum DATUM. (Om det angivna datumet infaller på en måndag börjar tidsredovisningen direkt på måndagen). Nu är det dags att redovisa för kalendervecka X. Tidsredovisning sker via en webbaserad enkät. Länk till denna samt länk till instruktioner för hur den ska fyllas i finns nedan. Länk till enkät Länk till projektsidan där du hittar instruktioner för tidsredovisningen i dokumentet Stöd för handläggningen i regeringsuppdraget - Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Hör gärna av dig om det är något som inte fungerar eller om du har några frågor. 24

25 (26) Bilaga 2 Mallar för mejl som skickas ut till Case Managers (CM) angående tidsredovisning Mall 1 till CM: första mejlet som skickas ut vid tidsredovisning (OBS: ändra projekt-id och datum): Hej, Nu är det snart dags att tidsredovisa för deltagare med projekt-id XXXXXXXXXX. Tidsredovisningen börjar den första måndagen efter datum DATUM och görs veckovis för de följande fyra arbetsveckorna. (Om det angivna datumet infaller på en måndag börjar tidsredovisningen direkt på måndagen). Tidsredovisning sker via en webbaserad enkät. Länk till denna finns nedan. Länk till enkät Instruktioner för hur enkäten ska fyllas i finns i dokumentet Stöd för Case Managers i regeringsuppdraget Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Hör gärna av dig om du har frågor eller funderingar. Mall 2 till CM: påminnelsemejl som skickas ut en, två, tre respektive fyra veckor efter det första mejlet. Mailet skickas förslagsvis måndagen efter aktuell tidsredovisningsvecka. Då kan ansvarig CM omgående eller så snart det är möjligt fylla i enkäten för föregående vecka. (OBS: ändra projekt-id, datum och kalendervecka): Hej, Hoppas allt fungerar bra med tidsredovisningen för deltagare med projekt-id XXXXXXXXXX. Tidsredovisning sker under fyra veckor med början från den första måndagen efter datum DATUM. (Om det angivna datumet infaller på en måndag börjar tidsredovisningen direkt på måndagen). Nu är det dags att redovisa för kalendervecka X. Tidsredovisning sker via en webbaserad enkät. Länk till denna finns nedan. Länk till enkät Instruktioner för hur enkäten ska fyllas i finns i dokumentet Stöd för Case Managers i regeringsuppdraget Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Hör gärna av dig om det är något som inte fungerar eller om du har några frågor. 25

26 (26) Bilaga 3 - Instruktioner för att skicka mejl med fördröjd leverans I Microsoft Outlook finns en funktion som gör att du kan ange exakt när ett mejl som du skickat iväg ska levereras till mottagaren. Detta innebär att du vid ett och samma tillfälle kan göra i ordning och skicka iväg ett antal mejl som sedan levereras vid olika datum. Till exempel kan du vid ett och samma tillfälle skriva och skicka iväg både informationsmejl om att tidsredovisning ska börja för deltagare och fyra påminnelsemejl som levereras under de kommande fyra veckorna. Notera att fördröjda mejlutskick endast fungerar om datorn och Outlook-programmet är påslagna. För att skicka ett mejl med fördröjd leveranstid så gör du enligt följande: 1. Du skriver mejlet precis som vanligt. Men innan du skickar iväg det så väljer du Alternativ i menyraden (se nedan): 2. Klicka på Fördröjd leverans (se nedan) 3. Under leveransalternativ: markera Leverera inte före och skriv in det datum och klockslag som du vill att mejlet ska levereras till mottagaren (se nedan där jag angett att mejlet ska levereras klockan 15:00 på Julafton). Tryck sedan på stäng. 4. När du skrivit klart mejlet så trycker du som vanligt på Skicka. Mejlet lägger sig då i din utkorg och skickas sedan iväg vid den tidpunkt du angivit. 26