1 Arbetsuppgifter för en operativ inköpschef Det ligger på inköpschefens ansvar att skapa organisation och processer som stödjer det operativa ansvaret. Roller som ofta återkommer i en operativ inköpsorganisation är operativt inköpare, materialplanerare, leveransbevakare och inköpsassistent. Organisationen kan vara samlad eller utlokaliserad i organisationen. Nedan följer en genomgång av de processer som bör vara etablerade på ett operativt inköp. Processbeskrivningarna är i huvudsak som inriktade mot inköp av komponenter. Det ligger på läsaren att anpassa processer till övriga typfall med vägledning av den tidigare genomgången.
2 Process för prognosgenerering Input till en prognos process är bruttobehov per komponent och tidsperiod. Bruttoprognos per komponent Lager? Inköpsorder? Subtrahera Lager & Order Avropsavtal Val lev. Till avtals process Splitt mellan leverantörer Splitt enligt avtal Nettoprognos per lev. och komponent Ofta är tidsperioderna uppbyggda med mer detaljerade information i närtid och längre fram blir informationen mindre precis. T ex kan närmaste veckan visa behov per dag, därefter följer en period på 3 veckor med veckobehov som i sin tur följs av 5 perioder med månadsbehov. En prognos layout kan se ut på många sätt. Den bör dock innehålla: 1. Titel Prognos 2. Beställare (företagsnamn,adress och telefonnummer). 3. Referens till inköpare. 4. Prognosdatum 5. Leverantör (adress och referens). 6. Leveransadress. 7. Specifikation av vara. 8. Leveransvillkor 9. Antal per tidsenhet tex vecka. 10. Instruktion, (t ex ordererkännande inom 24h). 11. Organisation och momsregistreringsnummer. 12. Underskrift.
3 Process för orderläggning. Input till orderläggningsprocessen är nettobehov per komponent och behovs datum (kvalificerat inköpsförslag). Inköpsförslagets kvalitet styrs till stor del av vilken grunddata som finns tillgänglig vid framtagandet. Styrning av beställningkvantitet t ex baserat på önskad lageromsättnings- hastighet. Kan tas fram med hjälp av ABCklassificering. Finns det minsta order kvantitet, dvs.: den minsta kvantitet som kan beställas av komponenten. Finns förpackningsstorlek, dvs.: ordermultipel. Transport- och interna ledtider samt ev. säkerhetslager. Mer information rörande inköpsorderns innehåll i senare kapitel. Kvalificerat inköpsförslag. Avrops avtal Till avtal process Splitt mellan leverantör? Splitt enligt avtal Inköpsorder per lev & komponent
4 Process för bevakning av ordererkännande Bevakning av ordererkännande ger två stora fördelar, dels säkerställs att Sortera ut inköpsorder som inte leverantören bedömer att den kan leverera är ordererkända X timmar/dagar enligt inköpsorder (alt ordererkännande), dels efter orderdatum. får inköparen en verifikation på avtalet och en formell accept (alt oren accept = nytt anbud). Beroende på vilka krav inköparen ställer på leverantörerna angående responstid sorteras Sortera, utsorterade inte inte ordererkända order ut bland liggande i ordererkända, order per inköpsorder. leverantör och kontakta Vid mottagandet och registrering av ordererkännandet bör det noga analyseras huruvida den överensstämmer med inköpsordern. Ofta verifieras endast kvantitet och leveransdag men även pris, valuta, villkor Begär in och registrera och ev. hänvisning till ansvarsbegränsande ordererkännande. avtalsvillkor skall bevakas. Annars riskerar inköparen att ingå avtal som är vitt skilda från eventuell offert och inköpsorder. Det förekommer relativt ofta att man i en leverantörsrelation har utvecklat kommunikations processer och samarbete som möjliggör bortrationalisering av ordererkännande. Dock ligger det då i grunden ett avtal eller en väl utvecklat sedvänja. Några erfarenheter: Om du arbetar i ett MPS/MRP/ERP system där produktionsplanering använder det på inköpsordern planerade leveransdatumet är det alltid bäst att registrera ett dåligt (avseende leveranstid) ordererkännande och arbeta med att förbättra det datumet än att avvakta bättre besked som kanske aldrig kommer. Det möjliggör ett realistiskt arbete för produktionsplaneringen. Som operativ inköpare är det viktigt att kunna innehållet i ett avropsavtal och om det finns etablerat ramavtal med leverantören för på ett korrekt sätt kunna agera i leverantörsrelationen. Som operativ inköpare är det viktigt med insikt i en leverantörs produktionsprocess för att kunna avgöra vilka krav t ex angående ledtid som kan ställas. Det ligger på inköpschefen att tillse att inköparna har den insikten.
5 Process för orderstyrning Efter en inköpsorder är lagd kan förutsättningar och behov förändras. Det leder till att liggande inköpsorder inte ger en optimal försörjning till produktion och/eller leder till för hög kapitalbindning. Därmed måste inköpsordern förändras. Ett MPS/MRP-system kan ge fyra olika signaler för omplanering av öppna inköpsorder; Annulleringsförslag. Senarelägga leveransdatum. Tidigarelägga leveransdatum. Ändra orderlagd kvantitet. Under avsnittet om operativ inköpares arbetsuppgifter återfinns en förklaring till varför omplanering är nödvändigt och hur en omplanering går till. Generellt är det svårt att göra manuell omplanering och ett MPS/MRP-system är att rekommendera. Omplanering av order kan vara administrativt krävande varvid omplaneringsförslagen kan/bör filtreras. Annulleringsförslag och tidigareläggande av leveransdatum skall exekveras till 100 % om möjligt. Senareläggande förslagen kan rangordnas med avseende på den kapitalbindningseffekt som utvinns. Nedan följer ett exempel för att illustrera den kostandsbesparing ett senareläggande av leveransdatum kan ge: Kostnad för kapital (ränta) 10% Pris på inköpt produkt: 50 SEK/st Antal på inköps order: 10 000 st Värde av inköpsorder: 500 000 SEK Nuvarande leveransdatum: 2002-12-15 Nytt önskat leveransdatum: 2003-01-14 Flytt av inköpsorder: 30 dgr framåt Beräkning: 500000*(10% *(30/365)) = 4109 SEK Bara i minskad kapitalbindning besparas ca 4100 SEK genom att hantera omplanerings förslaget. Därtill kommer besparingar genom uteblivna lagerhållningskostnader och minskad inkuransrisk. Filtreringsregler kan baseras på besparing (t ex min 1000 SEK besparing), antal dagar (t ex. min. 3 dagar) eller baserat på ABC klassificering. Det effektivaste sättet att minska behovet av omplanering är ha kortast möjliga ledtid pga. att det generellt kan sägas att osäkerheten i behovsbild (t ex prognos) ökar över tid och därmed behovet av omplanering. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder =>minskad administration =>minskade kostnader.
6 Process för leveransbevakning Leveransbevakning kan utföras i olika grad. Dels en enklare reaktiv variant där endast redan försenade leveranser bevakas, dels en mer proaktiv och administrativt krävande variant Sortera ut inköpsorder som ej är levererade Sortera, utsorterade sena, order per leverantör och kontakta leverantör. Registrera nytt leveransdatum alt felsök internt. att utläsa samma konsekvens i en ökning av leverantörernas leveransprecision. där leveransbekräftelse begärs på leveranser som är planerade kommande 5-14 dagar. Till vänster återfinns den reaktiva varianten. Med leveransbevakning följer många positiva effekter. I och med att antalet störningar pga. sena leveranser minskar ökar förtroendet för inköp och säkerhetslager kan som en konsekvens minskas. Det går Inom området för leveransbevakning finns möjligheter att förbättra processerna i relationen genom att följa upp orsak och ursprung till varje enskild sen leverans (på engelska kallat root-cause analyses ). Då följs inte bara leveranstid upp utan även att: all dokumentation finns tillgänglig för snabb och korrekt hantering. godset är rätt förpackat och korrekt märkt. rätt antal är levererade. produkterna har rätt kvalitet. Detta är ett på kort sikt resurs krävande arbete men ger ofta gott resultat. Ambitionen är att i relationen utröna och åtgärda orsaken till att en leverans. Källan till problemet kan finnas hos köpare, transportör och säljare. Inom detta område finns stora möjligheter att rationalisera för en driven logistiker.
7 Exempel på process för faktura avvikelser. Fakturor från lev.reskontra till inköpare. Prisdiff.? Ja Faktura pris OK? Nej Inköpare kontaktar leverantör Begär kreditnota på överstigande belopp Nej Ja Justera WAPP Inköpare/PM beslutar om WAPP skall ändras. Nytt WAPP anges i SEK vid berörd artikel för lev.reskontra att justera. Använd WAPP ändringsmall. Meddela PM Inköpare meddelar vilka kundorder som riskerar att ha fel fakturerats. Kvantitetsdiff? =inrank skiljer från faktura Ja Kontrollera inrankning (och skeppningsdokument) mot order. Stämmer antal? Ja Begära kreditnota om vi debiterats för många Vid debitering av färre än mottaget påtala skillnad för leverantör. Nej Nej Om order kan anses slutlevererad ändra (efter OK från leverantör) beordrat antal till levererat antal. Annat fel Ja Utredning av inköpare Nej Fakturor med kommentarer om utförda åtgärder i retur till lev.reskontra i pärm en vecka efter ställd fråga.
8 Process för hantering av kvalitetsärenden (exempel): Kvalitetsfel på leverans identifieras av godsmottagning och en felrapport Fel leverans skrivs av kvalitetsavdelningen. från Felrapporten skall innehålla tillräckligt leverantör underlag för att leverantören skall kunna göra en initial bedömning och acceptera godset i retur. Felrapport Begär RMA nummer Retur till leverantör Inköparen förser leverantören med felrapporten och begär RMA (Return Material Authorization). RMA består av returinstruktioner inkl transport, märkning och förpackning. Dessutom begärs antingen ersättningsleverans eller kreditnota. Materialet returneras efter att RMA inkasserats från leverantör. Inköparen måste bevaka öppna kvalitetsärenden utan returleverans eller kreditnota.
9 Process för hantering av överskotts material. Materialbehov förändras även när godset har anlänt till det egna lagret och det är inte ovanligt att företag (av olika anledningar) har överskottsmaterial i lager. Det är naturligtvis att föredra att förhindra att överskottsmaterial uppkommer vilket dock inte alltid är genomförbart. Överskott kan bestå av material som antingen har en efterfrågan (på engelska kallat excessmaterial) eller material som inte har någon efterfrågan alls (på engelska kallat obsolete Identifiera E&O material Returnera material till leverantör Material till leverantör Annan avyttring Exces Excess eller Obsolete? Obsolete Skrota? material). Material som inte omsätts belastar lageromsättningshastigheten och ökar kapitalbindning utan att addera värde och kan vara ett allvarligt hot mot möjligheten att visa en framtida vinst. Det viktigt med en tydlig definition av excess och obsolete (E & O). Excess kan t ex vara allt material i förråd som inte kommer att förbrukas de närmaste 3 månader. Obsolete kan t ex vara allt material som helt saknar behov. Definitionen är beroende av företagets verksamhet. Genomgång och identifiering av företagets E&O bör vara en regelbunden process, kanske veckovis dock minst kvartalvis. Avyttring av material kan ske på många olika sätt beroende på bransch och produkt. Det enklaste är naturligtvis returnera materialet till leverantör. Annan avyttring kan t ex Broker, annan fabrik, kund, reservdelslager, Factory Outlet, etc.
10 Process för mätning av leverantör. (Hur säkerställa att all data registreras som ger ett gott underlag för leverantörs mätning?) Att objektivt mäta t.ex. en leverantörs leveransprecision är inte lika enkelt som det verkar vid första anblick. Det kräver insikt i syftet med mätningar vilket kan variera mellan organisationer. Som vid alla mätningar är det grundläggande med gemensamma processer/rutiner som möjliggör analyser över tid. Hur mäts t ex leveransprecision? Den enkla och vedertagna definitionen är; Möter verkligt leveransdatum det leveransdatum angett på inköpsorder?. Nedan följer ett exempel för att illustrera: Om verkligt leveransdatum är inom intervallet 3 till +0 dagar relativt inköpsorderns leveransdatum => Leverans OK. Antag att vi har 100 leveranser under en bestämd tidsperiod och 88 leveranser sker inom intervallet. Leveransprecision = 88/100 => 88 %. Vilka tids intervall som anses OK eller inte OK samt vilka tidsperioder som används vid mätning kan definieras enskilt. De IT-verktyg som finns tillgängliga möjliggör oftast en egen definition av dessa parameter. Ovan angavs leveransdatum på order utan vidare definition. Vilka datum finns det tillgängliga runt en inköpsorder? Nedan följer en kort diskussion. Orderdatum: Det datum inköpsordern skapas och skickas till leverantör. Önskat leveransdatum: Det leveransdatum som anges som leveransdatum på inköpsorder Ordererkänt leveransdatum: Det leveransdatum som ordererkänns av leverantör. Förändrat leveransdatum. Ofta kan MPS/MRP system registera ett förändrat inköpsdatum. Används på olika sätt beroende på hur leveransprecsionsmätning/leverantörsuppföljning går till. Verkligt leveransdatum. Det datum som godset ankomstregisteras hos köpande part. Att skilja från det leveransdatum godset ställs till köparens förfogande, t ex vid FCA i leveransvillkor. Ovan datum finns oftast tillgängliga i moderna MPS/MRP-systems databaser. Dock finns ytterligare datum som inte alltid finns tillgängliga: Nytt önskat leveransdatum (vid orderändring). Det leveransdatum som önskas efter att behovsbild förändrats. Nytt ordererkänt datum. Det datum leverantören ordererkänner efter önskad orderändring eller pga. problem att möta redan ordererkänt datum Ovan datum skall också registreras med hänsyn till transportvillkor och ledtid. Det enklaste och mest raka sättet att mäta leveransprecision är att jämföra ordererkänt leveransdatum med verkligt leveransdatum i kombination med att
11 genomsnittlig ledtid mäts relativt avtalad ledtid. (Jag tar gärna emot andra varianter för fortsatta publikationer). Process för mätning av en operativ inköpsavdelning. Vad bör mätas? Vad bör en operativ inköpschef mäta för att säkerställa att avdelningen fullgör sina åtagande på ett fullgott sätt? (Naturligtvis ligger det även i den operativa inköparens intresse att hålla koll på nedan.) Antal öppna inköpsförslag. Antal inte ordererkända order. Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag. Antal öppna order med leveransdatum i dåtid. Antal öppna faktura avvikelser Antal öppna kvalitetsärenden. Vad kan automatiseras av ovan punkter? <NEDAN AVSNITT UNDER UTVECKLING.> Hur ser rutiner ut i en automatiserad värld? Ange på förhand inställbara parameter. Förutom inköpskontraktet krävs följande parameter om en automatiserad orderläggning skall till: Input mål = omsättningshastighet i lager och risk villighet. Ett sätt att omvandla målbild för omsättningshastighet i lager till hur inköpsorder skall lägga (inköpsförslag skall genereras) är enligt nedan. ABC klassificering av varje kmp Componentclass A B C Order frequency Min 1 time/week 2 times/month Once a quarter Safety Stock 5 days 1 week 4 weeks A = Average 8 days of stock = 300/8 = Turnover 38 times 70% of total value B = Average 14 days of stock = 300/12 = Turnover 25 times 20% of total value C = Average 70 days of stock = 300/70 = Turnover 4 times 10% of total value =(0,7 * 38)+(0,2 * 25)+(0,1 * 4) = Turnover 32 times/year. Vid automatisering av orderläggning i ett MPS system (inköp av råmaterial och komponenter) finns vanligtvis ovan inställningsmöjligheter. Skapa förutsättningar för att en inköpare kan möta en leverantör. Författare: Fredrik Axelson