TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-10-13 Sida 1 (1) Diarienr AN 2017/00321-1.4.1 Sociala nämndernas förvaltning Jan Bäversten Epost: jan.baversten@vasteras.se Kopia till Kommunstyrelsen Äldrenämnden Sammanfattning årsplan 2018 Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner Sammanfattning årsplan 2018, Internkontrollplan- Riskanalys och reviderade styrkort samt beslutar att nämnden fr o m 1 januari 2018 är arbetsgivarnämnd för anställda inom sociala nämndernas förvaltning samt överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Enligt beslut i fullmäktige i juni tilldelas äldrenämnden för 2018 en budgetram på 1 466,0 mnkr. I ramen ingår löne- och priskompensation med 29,5 mnkr, kompensation för ökade behov på 40,0 mnkr samt ett rationaliseringskrav på 4,2 mnkr. Utgångsläget inför 2018 är en budget i balans. Eventuella beslut om höjda ersättningsnivåer, förändrade riktlinjer/bedömningsinstrument m.m. som ökar volymerna och kostnaderna inom hemtjänst/hemsjukvård kommer att behöva mötas med en utökad budgetram.
2017-10-16 Dnr: 2017/00321-ÄN-1.4.1 Sammanfattning årsplan 2018 Äldrenämnden Soc nämndernas förvaltning 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se Bäversten, Jan 021-39 21 20 jan.baversten@vasteras.se
VÄSTERÅS STAD Sammanfattning årsplan 2018 2017-10-16 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning planerad verksamhet 2018... 3 2. Bedömning av förutsättningarna... 3 3. Ekonomiska förutsättningar 2018... 5 4. Beskrivning av utmaningar/problemområden... 7 Bilaga 1: Internkontrollplan Riskanalys Bilaga 2: Styrkort 2
VÄSTERÅS STAD Sammanfattning årsplan 2018 2017-10-16 1. Sammanfattning planerad verksamhet 2018 Äldrenämnden har vidtagit åtgärder för att bromsa volym- och kostnadsökningarna inom hemtjänsten och få en budget i balans. Enligt rapportering i delår 2 2017 är hemtjänstbudgeten i balans. Dock innebär underskott inom bl a hemsjukvården att prognosen för 2017 pekar mot ett mindre underskott för nämnden som helhet. Under de närmaste åren beräknas endast ett litet tillskott av lägenheter i äldreboenden. Därför pågår översyn av boendeprocesser i såväl äldreboenden som på korttidsenheter. Äldrenämnden gör en revidering av befintliga styrkort hösten 2017. Dessutom tillkommer perspektivet Medarbetare i nämndens styrkort fr o m 1 januari 2018. Äldrenämnden tar över arbetsgivaransvaret för sociala nämndernas förvaltning Från den 1 januari 2018 kommer förvaltningen att delas två delar, en för individoch familjenämnden och en för äldrenämnden samt nämnden för personer med funktionsnedsättning. 2. Bedömning av förutsättningarna Med ett prognostiserat underskott på 3,9 mnkr bedöms det ekonomiska utgångsläget inför 2018 vara relativt gott. Dock pågår flera översyner och resultaten/ besluten utifrån dem, kan komma att påverka ekonomin negativt. Översyner Kommunstyrelseuppdrag: likställa regelverk, upphandla eller direktbeställa verksamheter DNR: KS 2017/01067-1.2.4 Översynen pågår och det är många olika delar som påverkar helheten. Resultatet kan innebära ökade hemtjänstvolymer och kostnader. Översyn: riktlinjer, beräkningsmall och ersättning DNR ÄN2016/483-1.4.2 Översyner pågår och resultaten kan medföra oförändrade hemtjänstvolymer och kostnadsläge, alternativt ökade volymer och kostnader. Översyn- ersättningsnivåer DNR ÄN 2017/00198 Översyn om hemtjänstersättningar i samråd med egenregin pågår. Resultatet från översynen kan komma att innebära ökade kostnader. 3
VÄSTERÅS STAD Sammanfattning årsplan 2018 2017-10-16 Övrigt Uppföljning- volymutveckling hemsjukvård DNR ÄN 2017/00175-1.4.2 Uppföljningen av hemsjukvårdens volymutveckling visar på en kraftig kostnadsökning för hemsjukvården. Nämnden har fattat beslut om ett antal åtgärder som syftar till bättre kontroll och en dämpning av kostnadsutvecklingen. Strategi- och handlingsplan för digitalisering Äldrenämnden beslutar under hösten om en Strategi- och handlingsplan för digitalisering. Ett breddinförande av teknik antas innebära investeringskostnader och bibehållna personella resurser inom omsorgen. Samtidigt bidrar tekniken till ökad självständighet för den enskilde, ökad kvalité och tekniken blir en del i att säkra personalförsörjningen inom omsorgen. Det är inte möjligt att i dagsläget beräkna kostnaderna för digitaliseringen. Styrkort Äldrenämnden gör en revidering av befintliga styrkort hösten 2017. Dessutom tillkommer perspektivet Medarbetare i nämndens styrkort fr o m 1 januari 2018 p g a att äldrenämnden tar över arbetsgivaransvaret för sociala nämndernas förvaltning i samband med att individ- och familjeomsorgen organiseras i en egen förvaltning. Omorganisation av sociala nämndernas förvaltning Från den 1 januari 2018 kommer förvaltningen att delas två delar, en för individ- och familjenämnden och en för äldrenämnden samt nämnden för personer med funktionsnedsättning. Detta kan innebära vissa ökade kostnader då förvaltningen hittills kunnat effektivisera och samordna vissa administrativa tjänster. Utökning lokaler - biståndsenheten Biståndsenheten kommer att behöva utöka sina lokaler vilket leder till en ökad kostnad 2018. 4
VÄSTERÅS STAD Sammanfattning årsplan 2018 2017-10-16 3. Ekonomiska förutsättningar 2018 Enligt beslut i fullmäktige i juni tilldelas äldrenämnden för 2018 en budgetram på 1 466,0 mnkr. I ramen ingår löne- och priskompensation med 29,5 mnkr, kompensation för ökade behov på 40,0 mnkr samt ett rationaliseringskrav på 4,2 mnkr. Den senaste prognosen pekar på ett underskott 2017 på 3,9 mnkr. På nästa sida visas en sammanställning över nämndens användning av erhållen budgetram. Utgångsläget inför 2018 är en budget i balans. Eventuella beslut om höjda ersättningsnivåer, förändrade riktlinjer/bedömningsinstrument m.m. som ökar volymerna och kostnaderna inom hemtjänst/hemsjukvård kommer att behöva mötas med en utökad budgetram. Budgetram 2017 1 400,7 Uppräkning pris- och löneökningar 29,5 Hemtjänst volymförändring 15,7 Hemtjänst, effekt av intensiv hemrehabilitering -16,0 Hemsjukvård volymförändring 5,7 Vallonen +30 lägenheter fr o m 15 nov 2017 (10,5 mån 2018) 15,3 Solglimten -12 lägenheter fr o m 1 jan 2018 (10,5 mån 2018) (flytt till Vallonen) -6,3 Gryta korttid + 6 platser fr o m 1 apr 2018 5,2 Gryta ombyggnation +18 lägenheter fr o m 1 mars 2018 9,0 Björkbacken, Ängsklockan +17 lägenheter fr o m 1 mars 2018 6,1 Underskott prognos 2017 3,9 Rationaliseringsåtgärder/kostnadssänkningar -2,8 Budgetram 2018 1 466,0 Hemtjänst volymförändring Enligt stadens befolkningsprognos ökar antalet personer som är 75 år och äldre med 3,6 procent under 2018 jämfört med 2017. Med utgångspunkt i prognostiserad kostnadsnivå 2017, motsvarar det en ökning 2018 med 15,7 mnkr. Hemtjänst, effekt av intensiv hemrehabilitering Projektet Intensiv hemrehabilitering beräknas medföra minskade kostnader på 16 mnkr. Projektet omfattar 120 personer. Kostnaden per person uppskattas minska med 133 000 kr. Det motsvarar 28 timmar i månaden i minskat hemtjänstbehov per person. 5
VÄSTERÅS STAD Sammanfattning årsplan 2018 2017-10-16 Hemsjukvård Antalet utförda hemsjukvårdstimmar förväntas öka med 10 procent vilket motsvarar 5,7 mnkr. Vallonen +30 platser Den 15 november 2017 beräknas 30 nyproducerade äldreboendelägenheter vara inflyttningsklara. Kostnaden för 1,5 månad inryms i 2017 års budgetram. Återstående 10,5 månaders driftkostnad medför en kostnadsökning 2018 på 15,3 mnkr. Solglimten -12 platser Solglimtens äldreboendeplatser flyttar till Vallonen den 15 november 2017. Det innebär en kostnadsminskning på 6,3 mnkr (10,5 mån) 2018. Gryta korttid +6 platser Fr o m 1 april 2018 utökas antalet korttidsplatser på Gryta med sex. Kostnaden avseende ersättning till utföraren uppskattas till 4,5 mnkr. Lokalkostnaden ökar med 2,4 mnkr vilket ger en total kostnadsökning på 6,9 mnkr på helårsbasis. Effekten på 2018 blir 5,2 mnkr (9 månader). Gryta ombyggnation +18 platser Fr o m 1 mars 2018 beräknas 18 nybyggda äldreboendelägenheter vara inflyttningsklara. Kostnaden beräknas till 10,8 mnkr på årsbasis. Effekten på 2018 blir 9,0 mnkr (10 månader) Björkbacken, Ängsklockan +17 platser Antalet lägenheter i Björkbackens och Ängsklockans äldreboende utökas med 17 fr o m 1 mars 2018. Kostnaden beräknas till 7,3 mnkr på årsbasis. Effekten på 2018 blir 6,1 mnkr (10 månader). Rationaliseringsåtgärder/kostnadsminskningar Upphandling egenregiverksamhet, Oxbackens servicehus. Kostnadsminskning -0,4 12 månader: 1,5 mnkr. Effekt på 2018 (3 månader): 0,4 mnkr. Avveckling av sociala dagverksamheten på Herrgärdets servicehus 1 jan 2018. -0,8 Avveckla kulturbeställning särskilt boende 1 jan 2018,. -0,4 Effekt av ökad kontroll av ersättningsprocessen främst avseende hemsjukvård -1,2 och delegerad hemsjukvård. Summa -2,8 6
VÄSTERÅS STAD Sammanfattning årsplan 2018 2017-10-16 Planerad förändring särskilda boenden och korttidsboende Antal platser Äldreboende Servicehus Korttid Summa Ingående värde 2017 1 043 687 146 1 876 2017 Tillfällig åtgärd: Zethelius 7 Tillfällig åtgärd: Solglimten -1 1 Tillfällig åtgärd: Vallonen -2 2 Tillfällig åtgärd: Vallonen 2-2 Vallonen 30 Solglimten (flytt till Vallonen) -11-1 Förändring 2017 18 0 7 25 2018 Gryta ombyggnation 18 Gryta korttid 6 Björkbacken & Ängsklockan 17 Förändring 2018 35 0 6 41 Utgående värde 2018 1 096 687 159 1 942 4. Beskrivning av utmaningar/problemområden SKL:s rekommendation ökad kvalitet på särskilt boende Rekommendationen är att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. Västerås särskilda boenden har generellt två nattpersonal och förvaltningens bedömning är att bemanningen inte kan vara lägre, för att inte äventyra vårdkvaliteten och inte heller av arbetsmiljöskäl. Ökad användning av välfärdsteknologi kan bidra till ökad kvalité och komplement till personella resurser. Förändrad lag - Trygg och effektiv utskrivning från slutenvården Förändrad lagstiftning gällande Trygg och effektiv utskrivning från slutenvården träder i kraft 1 januari 2018. Det kommer att innebära ökade krav på kommunens resurser att ta emot utskrivningsklara patienter. Förhandlingar pågår med regionen om tillämpningen och under en stor del av 2018 kommer nuvarande betalningsanvarslag att tillämpas. Under hösten 2018 kommer en slutlig överenskommelse med regionen att vara klar. Det ekonomiska utfallet är i dagsläget svårt att förutsäga och är bl a beroende av tillgången på särskilda 7
VÄSTERÅS STAD Sammanfattning årsplan 2018 2017-10-16 boendeplatser, korttidsplatser samt vilken effekt som Intensiv hemrehabilitering kommer att få. Ny förvaltningslag Regeringen beslutar om en ny förvaltningslag som träder i kraft 1 juli 2018 Förslaget antas innebära ökade kostnader för tolk och framförallt översättning i myndighetsutövningen. Det är inte möjligt att i dagsläget beräkna kostnaderna för detta. Intensiv hemrehabilitering Från och med 2019 upphör möjligheten att finansiera projektet Intensiv hemrehabilitering med statliga bidragsmedel. Äldreboenden Västerås har haft ett högt antal ej verkställda biståndsbeslut om särskilt boende i jämförelse med jämförbara kommuner. Därför pågår en översyn av boendeprocesser (inklusive korttids) och boendeplanering. Bemanningssatsningen och arbetsmiljön Statliga stimulansmedel har utgått under några år och 2018 är det sista året. Det innebär bl a att finansiering av Intensiv hemrehabilitering kommer att behöva göras inom nämndens budgetram fr o m 2019. I regeringens budgetproposition för 2018 framgår en vilja till ökat fokus på arbetsmiljön för de kvinnor och män som arbetar i äldreomsorgen, dels personalkontinuiteten för de kvinnor och män som får stöd från äldreomsorgen. Trygghetsskapande teknik En funktionsupphandling av trygghetsskapande teknik i särskilda boenden pågår. Enligt plan kommer äldre trygghetslarm succesivt bytas ut med start under 2018. Kostnaden kommer att påverka lokalhyrorna men är i dagsläget svår att beräkna. 8
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 1(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Bilaga 1 Internkontrollplan - Riskanalys Äldrenämnden
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 2(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Introduktion Riskhantering och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad, och gäller för Västerås stad samt i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag. 2015 antogs nya riktlinjer och anvisningar för arbetet (Se insidan, Riskanalys och internkontroll under Så jobbar vi ). Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget, varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Västerås stads integrerade modell Utöver internkontroll finns ett antal andra författningsstyrda planer som bygger på riskanalyser, exempelvis Lag om extraordinära händelser, lag om skydd mot olyckor, arbetsmiljölagstiftning, försäkringsbolagens krav på strategiska riskanalyser, säkerhetsskyddslagen m.fl. Det åligger varje nämnd att ta fram och besluta om dessa författningsstyrda planer som ska beskriva risker och åtgärder precis som internkontrollplanen. För att förvaltningarna ska slippa dubbelarbete och behöva göra flera olika riskanalyser har Västerås stad utvecklat en riskanalysmodell som uppfyller kraven på författningsstyrda riskanalyser i en och samma process. Riskhanteringsarbetet är således även en integrerad del i internkontrollarbetet och följer årscykeln för intern styrning och kontroll. Syftet med modellen är också att stadens förvaltningar och processer ska arbeta enhetligt och systematiskt med all typ av riskhantering. Integreringen har gjorts möjlig genom att utveckla gemensamma konsekvensområden där alla risker mäts emot, samt använda samma arbetssätt för att identifiera, analysera, värdera, åtgärda och kontrollera riskerna. Konsekvensområdena uppfyller respektive lagstiftnings krav, områdena utgår ifrån lagstiftningarna, och handlar om vad som ska skyddas. Exempelvis liv och hälsa (skydd mot olyckor), regelefterlevnad (kommunallagen internkontroll), miljö och egendom (försäkringsbolagens krav), attraktivitet för staden (besöksnäring). Genomförande av internkontrollplanen 2018 Denna internkontrollplan innehåller inte bara traditionella internkontrollrisker utan även andra risker kopplat till tidigare nämnda lagstiftningar och krav. Genom att arbeta på detta sätt systematiskt uppfyller nämnden och förvaltningen kraven på riskanalys inom de andra lagstiftningarna samtidigt som en internkontrollplan i enlighet med kommunallagen fastslås.
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 3(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Planen har tagits fram i följande steg: - Identifiering av verksamhetens åtagenden, verksamhetsplanering, kritisk verksamhet (tidskritisk) och mål. - Identifiering av risker kopplat till ovanstående, här fokuseras främst på att identifiera risker kopplat till den verksamhet som anses vara viktigast för verksamheten att bedriva under kommande år. - Analys kopplat till konsekvensområdena. - Värdering/ prioritering. De risker som anses vara allvarliga tas vidare för att koppla åtgärder och kontroller till. - Prioritera risker som ska vara med i internkontrollplanen och som respektive nämnd tycker är av största vikt att ständigt kontrollera och styra. Varje förvaltning har en utbildad analysledare/controller som håller samman arbetet. Riskanalys har genomförts 2015 av verksamheten. Man identifierade ett antal allvarliga risker och kopplade åtgärder till dessa. Samma risker har sedan identifierats 2016 och 2017 vilket innebär att de vidtagna åtgärderna inte har haft önskad effekt. 2016 skulle riskerna minskas genom utbildning av personal. 2017 skulle riskerna minskas genom revidering och förbättring av processer och rutiner i ledningssystemet (Insidan). Inför 2018 ämnar nämnden göra på ett förändrat arbetssätt. Internkontrollens risker och åtgärder samt kontroller av dessa åtgärder har inför 2018 kopplats ihop med nämndens egenkontroller. Egenkontroll är ett sätt att systematiskt följa upp och utvärdera den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. (SOSFS 2011:9) Nämnden har en väl inarbetad rutin för hur egenkontrollerna ska gå till. Flera av riskerna på internkontrollplanen kan redan idag kopplas till de kontroller som görs i egenkontrollsarbetet. Under 2018 kommer detta arbete att tydliggöras och enheterna kommer att i sina egenkontroller bättre se den koppling som finns till riskerna på internkontrollplanen. Nedan redogörs den egenkontroll som enheterna ska göra. Under den finns nämndens risker i tabellform. På några av riskerna återkommer samma text som finns nedan under rubriken egenkontrollsplan 2018. Detta för att göra kopplingen mellan internkontrollsplanen och egenkontrollsplanen ännu tydligare.
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 4(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Egenkontrollsplan 2018 Egenkontroll av handläggning och dokumentation rättssäkerhet Kontroll av rättssäkerhet inom Äldrenämndens biståndsenhet sker enligt nedanstående tre områden. Delaktighet; framgår det av dokumentation att den enskilde varit delaktig i genomförd behovsutredning. Kommunicering; framgår det av dokumentation att beslutsunderlag kommunicerats med part. Skäliga utredningstider; i de fall det finns lagstadgade tidsgränser så sker kontroll utifrån detta annars i förhållande till skyndsamt genomförande/skälig tid. Genomförande Egenkontrollerna genomförs utifrån ett enhetligt tillvägagångssätt och under samma tidsperiod, för samtliga enheter. Egenkontrollerna sker genom aktgranskning varje tertial under året. Syftet är att skapa enhetliga och mellan enheterna jämförbara egenkontroller. Egenkontrollerna genomförs av tjänstemän på respektive enhet med stöd av strateg. Strateg medverkar vid egenkontrollen. Tjänstemännen ansvarar för att genomföra egenkontrollerna utifrån befintlig tidsplan och befintliga granskningsmallar. Strateg ansvarar för att sammanställa materialet och bedöma resultatet av egenkontrollerna. Tjänstemän som genomfört egenkontrollen ansvarar för att återkoppla resultatet av egenkontrollerna till sin egen enhet. Egenkontroll av metoder och arbetssätt Kontroll av att verksamheten på biståndsenheten bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Genomförande Strateg gör en undersökning av hur information och förankring av processer och rutiner genomförs på enheterna. Strateg gör en undersökning av hur väl kända rutiner och processer är hos medarbetarna på enheterna. Undersökningen sker genom enkäter till medarbetarna. Strateg gör aktgranskning varje tertial för att kontrollera om handläggningen görs enligt processer och rutiner. En detaljerad plan för hur dessa granskningar ska genomföras kommer att tas fram under vintern 2017/2018. Riskanalys Internkontroll Egenkontroll
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 5(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting De allvarligaste riskerna Totalt 6 st. risker varav 1 st. att behandla 5 st. under behandling 0 st. att acceptera 0 st. accepterad
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 6(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Inte kunna erbjuda insats utifrån behov i rimlig tid. Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 38 Händelse Inte kunna erbjuda insats utifrån behov i rimlig tid Orsak Personalbrist 3 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden 4 4 4 1 1 Stadens attraktivitet Kontroll Påverkan Personskada, brister i verksamheten Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Likvärdiga bedömningar hela SNF Teresia Förebygg Förslag Ej angivet Behandlingsplan: Hela förvaltningen bedömer behov utifrån samma kriterier. Riktlinjer för vissa insatser gemensamma. Enhetschefer Bedömt kvarvarande ansvarar för att under 2018 undersöka vilka insatser som är gemensamma och ta fram gemensamma riktlinjer och rutiner för dessa.
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 7(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Återkommanande missförhållanden Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 42 Händelse Återkommande missförhållanden 4 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad 4 3 4 1 Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Ändrade rutiner efterlevs inte Påverkan Fortsatta missförhållanden Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Arbeta annorlunda Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Förvaltningen behöver se till att alla medarbetare arbetar efter de nya rutiner som tas fram efter upptäckta Bedömt kvarvarande missförhållanden. Kontroll av att verksamheten på ÄN:s enheter bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens Ej angivet ledningssystem. Strateg gör en undersökning av hur information och förankring av processer och rutiner genomförs på enheterna. Strateg gör en undersökning av hur väl kända rutiner och processer är hos medarbetarna på enheterna. Undersökningen sker genom enkäter till medarbetarna.
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 8(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Felaktig handläggning Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 16 Händelse Felaktig handläggning 4 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden 2 3 3 2 2 Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Felaktiga och röriga rutiner och checklistor på Insidan. Påverkan Felaktig handläggning och beslut Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Genomgång av dokument Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Ordentlig och djupgående genomgång av dokument i kvalitetsledningssystemet på Insidan. Bedömt kvarvarande Ej angivet Utbildningar 4C - Emelie Förebygg Förslag Ej Olsson angivet Behandlingsplan: Utbildningar (interna och externa) med fokus på rutiner (som uppdateras kontinuerligt), bemötande mm Bedömt kvarvarande Ej angivet
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 9(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Fel eller uteblivna insatser Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 39 Händelse Fel eller uteblivna insatser 3 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom 4 3 2 Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Ingen informationsöverföring Påverkan Bristande omvårdnad/stöd. Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Rutiner Teresia Begränsa Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Gå igenom eller ta fram rutiner för överföring mellan olika instanser med beskrivning av vilken, och hur, information Bedömt kvarvarande ska överföras. Ej angivet
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 10(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Lämna ut sekretessbelagda uppgifter Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 3 Händelse Lämna ut sekretessbelagda uppgifter 3 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom 3 3 Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Slarv, stress, okunskap Påverkan Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas till obehörig Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Utredas och ta fram rutin Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Utredas och ta fram rutin. Utreda och kartlägga processerna. Ta fram rutin för SNF och sen enhetsnivå. Bedömt kvarvarande Ej angivet
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 11(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 28 Händelse Stor personalomsättning Sannolikhet / Datum 4 - Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden 3 1 2 2 1 Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Hög arbetsbelastning Brist på socionomer Påverkan Tappar fart i verksamheten Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Fortsatt överekrytering 4C - Emelie Förebygg Förslag Ej Olsson angivet Behandlingsplan: Fortsatt överrekrytering för att minska arbetsbördan och på så sätt skapa en trivsam arbetsplats. Bedömt kvarvarande Ej angivet Kompetensförsörjning Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Fortsatt arbete med aktiviteter inom strategisk kompetensförsörjning. Bedömt kvarvarande Ej angivet
2017-10-27 Internkontrollplan Riskanalys Dnr ÄN 2017/00321-1.4.3 12(12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Bilaga - Alla risker som täcks i rapporten Behandlingsstat Riskägare Id Händelse Orsak Påverkan Datum us Teresia 38 Inte kunna erbjuda insats utifrån behov i Personalbrist Personskada, brister i verksamheten - Förslag rimlig tid Teresia 42 Återkommande missförhållanden Ändrade rutiner efterlevs inte Fortsatta missförhållanden - Påbörjad Teresia 16 Felaktig handläggning Felaktiga och röriga rutiner och checklistor Felaktig handläggning och beslut - Påbörjad på Insidan. Teresia 39 Fel eller uteblivna insatser Ingen informationsöverföring Bristande omvårdnad/stöd. - Påbörjad Teresia 3 Lämna ut sekretessbelagda uppgifter Slarv, stress, okunskap Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas till - Påbörjad obehörig Teresia 28 Stor personalomsättning Hög arbetsbelastning Brist på socionomer Tappar fart i verksamheten - Påbörjad
Äldrenämndens styrkort, antagna hösten 2017 Bilaga 2 Äldrenämndens styrkort Vi har nöjda KUNDER och invånare Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Alla enskilda är trygga i sin vardag Personalen meddelar den enskilde om tillfälliga förändringar. Personalen brukar meddela den enskilde i förväg om tillfälliga förändringar. Antalet aktiva användare av e-hemtjänsthar ökat vid utgången av 2018. Biståndshandläggarna är tillgängliga och de som söker kontakt med biståndshandläggare Via Kontaktcenter får återkoppling senast nästkommande vardag. Den enskilde är nöjd med hemtjänst/särskilt boende i sin helhet. 80 % (säbo) 80 % (hemtjänst) 200 st. (hemtjänst, jämfört med 2017) 95 % 95 % (hemtjänst) 85% (säbo) Sida 1 av 3
Äldrenämndens styrkort, antagna hösten 2017 Vi har rätt KVALITET i våra verksamheter och levererar rätt resultat. Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Handläggningen är rättssäker Enskilda upplever social gemenskap. Biståndsbeslut om hemtjänst följs upp. Den enskilde är delaktig i utredningen. Utredningen kommuniceras. Utredningstiden är skälig. Måltiderna är en trevlig stund på dagen. Enskilda äter god mat. Efter utskrivning från vårdinstans följs alla de hemtjänstbesluten upp inom 3-5 veckor. Rättssäkerheten mäts via egenkontroller 3 ggr/år (säbo/hemtjänst). 85 %(säbo) 80 % (säbo) Enskilda är delaktiga Den enskilde kan påverka vilka tider man får hjälp. 75 % (hemtjänst) 70 % (säbo) Personalen tar hänsyn till den äldres åsikter och önskemål om hur hjälpen ska utföras. 95 % (hemtjänst) 85 % (säbo) Vi har EKONOMI i balans Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Hålla given budgetram. Verksamheten är kostnadseffektiv. Budget jämförs med utfall och prognos. Nämnden fattar beslut som är ekonomiskt hållbara på sikt. Jämföra med jämförbara kommuner inom olika verksamhetsområden. Utfallet är lika med eller lägre än budget. Nettokostnader för hemtjänst/särskilt boende per invånare är lägre eller i nivå med jämförbara kommuner. Sida 2 av 3
Äldrenämndens styrkort, antagna hösten 2017 Vi har engagerade MEDARBETARE med rätt kompetens Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal SNF har ett tillåtande och öppet arbetsklimat där medarbetarna är delaktiga i verksamhetsutvecklingen. Det är ett gott ledarskap inom SNF. Medarbetare och chefer upplever att de har en rimlig arbetsbelastning Medarbetarna kommer med nya förslag kring utveckling av verksamheten. HME- värde över 35 HRI- värde över 35 Kasam- värde över 50 % Antal idéer som effektiviserat/ förbättrat verksamhetens kvalité på något vis ska vara minst en per enhet och tertial. Alla tillsvidaretjänster är tillsatta av medarbetare som uppfyller kravprofilen för tjänsten. Vi hittar rätt person med rätt kompetens vid rekrytering till verksamheterna. Vid rekrytering leder 80 % till anställning vid första annonstillfället. Vi har en personalomsättning som understödjer en naturlig och sund kompetensrörlighet. Extern personalomsättning är mellan 8-12% Sida 3 av 3