Användarhandbok (Det väsentliga) SW Version 1.14 / Manual Release 2014-11-17 (preliminary)
Innehåll Innehåll 1 Inledning... 3 2 Starta / stänga av Navigator... 4 2.1 Starta och automatiskt koppla upp mot PostBase... 4 2.2 Koppla ihop Navigator och PostBase manuellt... 5 2.3 Avsluta PostBase-uppkopplingen... 5 2.4 Avregistrera PostBase-användare... 5 2.5 Byta ut PostBase-användare... 5 2.6 Stänga av Navigator... 6 3 Användarens arbetsyta... 6 4 Översikt huvudmenyns funktioner... 7 4.1 Produkturval och frankering... 7 4.2 Administration... 8 4.3 Transaktioner (enbart NavigatorPlus)... 9 4.4 Rapporter (enbart NavigatorPlus)... 9 4.5 Inställningar PostBase Frankeringssystem... 9 4.6 Inställningar programvaran... 9 4.7 Uppkoppling mot Francotyp-Postalia... 10 4.8 Hjälp... 10 5 Inställningar för frankering... 11 6 Frankera... 12 6.1 PostBase med etikettmatare / utan automatisk matning... 12 6.2 PostBase med etikettmatare / med automatisk matning... 13 7 Administrera transaktioner (enbart NavigatorPlus)... 16 7.1 Överblick, söka och visa transaktioner... 16 7.2 Bearbeta transaktioner... 17 7.3 Manuell bokning (transaktionsregistrering)... 18 7.4 Exportera transaktioner... 19 8 Rapporter (enbart NavigatorPlus)... 20 8.1 De olika rapporterna... 20 8.2 Ta fram rapporter... 21 9 PostBase-inställningar och specialfunktioner... 22 10 Tips till hjälp vid problem... 23 SW Version 1.14 2
Inledning 1 Inledning Om denna Användarhandbok Denna Användarhandbok beskriver enbart det väsentliga och utgår från att såväl PostBase som NavigatorBasic / NavigatorPlus redan är installerade och klara för användning. TIPS: För ytterligare information kan du läsa PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus Användarhandbok (för närvarande tillgänglig enbart på tyska och engelska). I Bilaga till PostBase Användarhandbok hittar du information om funktioner och särskilda egenskaper för olika länder. Målgrupp Syfte [Administration] TIPS / Hänvisning Produktlogo Navigator-användare bör känna till grunderna i Windows. I övrigt är ingen datorkunskap nödvändig. Denna handbok ger en överblick över programvaran Navigator och beskriver en rad rutinarbetsuppgifter. Namn på knappar står inom kantiga klamrar. Tips för enklare användning och tilläggsinformation står med kursiv stil. Denna Användarhandbok använder genomgående de förenklade produktnamnen som t. ex. NavigatorPlus. Vad är PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus? PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus är ett användarvänligt PC-program för att ställa in, underhålla och använda ditt PostBase Frankeringssystem. Med NavigatorBasic kan du styra grundfunktionerna i frankeringssystemet direkt från din PC. Därutöver kompletterar Navigator funktionaliteten för PostBase Frankeringssystem. NavigatorPlus erbjuder ytterligare tilläggsfunktioner för bekväm administrering och rapportering. TIPS: För att ladda ner programvaran för PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus är du välkommen att besöka vår webbportal. SW Version 1.14 3
Starta / stänga av Navigator 2 Starta / stänga av Navigator 2.1 Starta och automatiskt koppla upp mot PostBase Hänvisning: När du tar Navigator i bruk för första gången, måste du till att börja med göra vissa grundinställningar. Om detta kan du läsa om i PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus Användarhandbok (för närvarande tillgänglig enbart på tyska och engelska). Kontrollera att programvaran för Navigator är installerad, att PostBase Frankeringssystem är uppkopplat och att frankeringsmenyn visas. Frankeringsmeny Starta Navigator Dubbelklicka på PostBase-loggan på PCns skrivbord för att starta Navigator. Vid öppnandet upprättar Navigator automatiskt uppkopplingen till PostBase. När förbindelsen är klar visas bildskärmen nedan. Om frankeringssystemet är uppkopplat mot Navigator-programmet ser du ett meddelande som i exemplet här bredvid. SW Version 1.14 4
Starta / stänga av Navigator 2.2 Koppla ihop Navigator och PostBase manuellt Om ingen uppkoppling har skett ska du följa anvisningarna på bildskärmen. Kontrollera om frankeringsmenyn visas på PostBase. Klicka på knappen [Anslut] i arbetsytan. 2.3 Avsluta PostBase-uppkopplingen Klicka på [Koppla bort] på statusraden för att avsluta uppkopplingen mot frankeringssystemet PostBase. Frankeringssystemet visar åter frankeringsmenyn och du kan använda PostBase utan Navigator. 2.4 Avregistrera PostBase-användare Klicka på [Logga ut] på statusraden för att avregistrera aktuell användare. Bekräfta säkerhetsfrågan. Uppkopplingen avslutas. 2.5 Byta ut PostBase-användare Klicka på [Logga ut] på statusraden och bekräfta meddelandet. Uppkopplingen mellan Navigator och frankeringssystemet avbryts. Välj önskad användare i frankeringssystemet och mata in PIN-koden. Kontrollera att PostBase visar frankeringsmenyn. Klicka i arbetsytan på knappen [Anslut]. SW Version 1.14 5
Användarens arbetsyta 2.6 Stänga av Navigator Om du vill stänga av Navigator-programmet ska du i huvudmenyn klicka på [Avsluta program] eller [x]-knappen ovan till höger. Uppkopplingen mot frankeringssystemet avslutas och PostBase visar frankeringsmenyn. 3 Användarens arbetsyta SW Version 1.14 6
Översikt huvudmenyns funktioner 4 Översikt huvudmenyns funktioner 4.1 Produkturval och frankering Inställningar för frankering Produkt Vikt Reklam/Text Kostnadsställe Datum Från din PC kan du bekvämt genomföra inställningarna för frankering. Som produktinställningar (Försändelsedata / Tjänst och Vikt) och välja textmeddelanden och / eller reklam. Dessutom kan du bestämma kostnadsställe och ställa in frankeringsdatum. (Enligt postala bestämmelser är fördatering möjlig.) (Ytterligare information om detta finner du i Inställningar för frankering.) Differensvägning Denna funktion underlättar vägning och frankering av större brevmängder. Frankering Starta frankeringsprocessen från din PC. SW Version 1.14 7
Översikt huvudmenyns funktioner 4.2 Administration Administrera textmeddelanden Du kan mata in text från PCns tangentbord och lagra upp till tolv olika textmeddelanden. Från PostBase kommer du åt alla lagrade texter. Administrera snabbval I Navigator finns det Snabbval med vars hjälp du kan lagra ofta använda produktinställningar. Du har möjlighet att lägga upp snabbvalen för PostBase. Navigator förfogar själv oavsett maskinkonfiguration över fler än 20 snabbval. Du kan sortera om snabbvalen, ta bort dem, skriva över eller döpa om dem. Administrera kostnadsställen Navigator visar alla befintliga eller för den aktuelle användaren tillgängliga kostnadsställen. Du får information om själva kostnadsstället, portoförbrukningen och antalet frankeringar sedan senaste nollställningen. Du kan också administrera kostnadsställena på din PC eller nollställa dem. Administrera reklammotiv Ladda ner dina reklammotiv via FP-portalen eller ta fram egna individuella reklammotiv med hjälp av PostBase Kliché Designer. Administrera användare (enbart för administratören) Som administratör kan du här lägga upp användare, utarbeta olika behörighetsrättigheter för frankeringssystemets användare, titta på deras profiler och ändra i dem, liksom ta bort användare. SW Version 1.14 8
Översikt huvudmenyns funktioner 4.3 Transaktioner (enbart NavigatorPlus) Menyn Transaktioner ger dig en fullständig bild av dina försändelseaktiviteter. Transaktionerna används för att ta fram rapporter. Den här menyn förfogar över en omfattande sökfunktion. (Ytterligare information om detta i Kapitel Administrera transaktioner.) 4.4 Rapporter (enbart NavigatorPlus) Med NavigatorPlus kan du ta fram olika sorters rapporter, t. ex. Kostnadsställerapport. (Ytterligare information om detta i Kapitel Rapporter.) 4.5 Inställningar PostBase Frankeringssystem Med PostBase-menyn kan du genomföra inställningarna för PostBase frankeringssystem från din PC. Exempel: Titta på och nollställa styckräknare. I den här menyn har du också specialfunktioner som t. ex. Enbart trycka reklammotiv och Enbart numrera. (Ytterligare information om detta i Kapitel PostBase-inställningar och specialfunktioner.) 4.6 Inställningar programvaran I den här menyn gör du inställningarna för programmet, t. ex. för utskriften av rapporter. SW Version 1.14 9
Översikt huvudmenyns funktioner 4.7 Uppkoppling mot Francotyp-Postalia Navigator sätter upp en förbindelse med Francotyp-Postalias Internetportal. Via din MyOneFP-ingång kan du bl. a. beställa tillbehör till din PostBase och administrera reklammotiv. 4.8 Hjälp Skulle du under arbetet med Navigator behöva ställa frågor klickar du bara på [Hjälp]. De tillgängliga användarhandböckerna (manualerna) visas. Klicka på önskat Språk / Version. Navigator öppnar den valda användarhandboken i arbetsytan. Under [Ladda ner manualer] finns ytterligare Språk / Versioner av användarhandboken som du kan ladda ner. Klicka på önskat Språk / Version. Motsvarande användarhandbok laddas ner och finns sedan tillgänglig under [Manuell]. TIPS: Om du skulle behöva mer hjälp för att lösa ett problem, är du välkommen till FPs hemsida eller du kan ta kontakt direkt med Francotyp-Postalia. SW Version 1.14 10
Inställningar för frankering 5 Inställningar för frankering Menyn Processa Post visar aktuella inställningar för frankeringen. När uppkopplingen mot frankeringssystemet är gjort stämmer Navigator av inställningarna mot PostBase. I följande avsnitt beskrivs hur du kan ändra olika inställningar. SW Version 1.14 11
Frankera 6 Frankera 6.1 PostBase med etikettmatare / utan automatisk matning Navigator visar den nedan avbildade bildskärmen. Lägg en försändelse i handmataren för att starta frankeringsprocessen. SW Version 1.14 12
Frankera 6.2 PostBase med etikettmatare / med automatisk matning Navigator visar en bildskärm som den som avbildas nedan. Det finns följande möjligheter att starta frankeringsprocessen: Lägg försändelsen i handmatningen eller den automatiska matningen. Starta etikettryck från PCn med knappen [Starta Etikettmatare/Matare] starten. Starta buntbearbetning från PCn med knappen [Starta Etikettmatare/matare]. Starta etikettryck på PostBase. Starta buntbearbetning på PostBase. Klicka på knappen [Starta Etikettmatare/Matare], för att starta frankeringsprocessen från din PC. Menyn Automatisk matning och etikettmatare öppnas in den undre delen av arbetsytan. SW Version 1.14 13
Frankera Medan frankeringen pågår visas följande meddelande. SW Version 1.14 14
Frankera Så snart frankeringsprocessen är avslutad visas på arbetsytan åter menyn Processa Post. Frankeringen tas in i transaktionslistan. SW Version 1.14 15
Administrera transaktioner (enbart NavigatorPlus) 7 Administrera transaktioner (enbart NavigatorPlus) Varje gång du frankerar en försändelse, gör NavigatorPlus en bokning (även: transaktion). Menyn Transaktioner ger dig en fullständig bild över alla dina försändelseaktiviteter, t. ex. vid vilken tidpunkt ett visst brev frankerades. Alla transaktioner lagras i NavigatorPlus-databank och finns tillgängliga för framtagande av rapporter. 7.1 Överblick, söka och visa transaktioner Menyn Transaktionadministration visas på arbetsytan. SW Version 1.14 16
Administrera transaktioner (enbart NavigatorPlus) 7.2 Bearbeta transaktioner I menyn Transaktionadministration (se Kapitel Översikt huvudmenyns funktioner) väljer du transaktion / transaktioner som du vill bearbeta och klickar på [Ändra]. Följande fönster för att bearbeta transaktioner visas. SW Version 1.14 17
Administrera transaktioner (enbart NavigatorPlus) 7.3 Manuell bokning (transaktionsregistrering) Klicka i tillvalsmenyn på [Manuell bokning...]. NavigatorPlus öppnar ett fönster för den manuella bokningen. Här matar du in uppgifter om transaktionen. SW Version 1.14 18
Administrera transaktioner (enbart NavigatorPlus) 7.4 Exportera transaktioner Klicka på [Export...] i tillvalsmenyn. NavigatorPlus öppnar ett fönster för CSV Export. Ställ in formatering och lagringsplats för exporterade data. Om du regelbundet måste exportera data, t. ex. för vecko- eller månadsbaserade rapporter, kan du lagra formatering och egenskaper under ett eget profilnamn. Hämvisning: CSV ( Comma Separated Values ) är ett enkelt format som består av datarader. Varje datarad innehåller olika datafält, som behövs för att bestämma en transaktion. Olika datafält (datum, kostnadsställe osv) i en rad separeras av ett bestämt tecken. Detta tecken anger du i området för Skiljetecken. Bästa skiljetecknet (separatorn) är ett, som inte används i själva datamängden. Du kan också ta beslut om filen ska förses med en rubrik (detta kan vara praktiskt om någon vid ett annat tillfälle vill gå igenom dessa data). Om du exporterar textdata med blanka tecken (mellanrum) ska dessa värden omges med anföringstecken. SW Version 1.14 19
Rapporter (enbart NavigatorPlus) 8 Rapporter (enbart NavigatorPlus) Med NavigatorPlus kan du ta fram olika sorters rapporter. Hänvisning: Rapportfunktionen omfattar bara försändelser som du frankerat med PostBase i PC-läge (Navigator-Modus). Import i efterskott av data om frankeringar är inte möjlig. 8.1 De olika rapporterna Kostnadsställerapport visar dig alla detaljer om de kostnadsställen, som du lagt upp i NavigatorPlus. Kostnadsställelistan omfattar alla kostnadsställen, som du inrättat liksom eventuella fasta avgifter. Portoanvändningsrapport ger besked om till vilka postprodukter dina portokostnader under en bestämd tidsrymd har använts. Denna information visas både som diagram och som tabeller. Användarrapport ger dig en översikt över alla inlagda användare, visar detaljer om användarprofiler och upplyser om förbrukningen. Du kan ta fram rapporter om portoförbrukningen på detaljnivå, uppdelat efter postprodukter, viktklasser och kostnadsställen. Hänvisning: Manuella bokningar (transaktioner) tas inte med i rapporterna. SW Version 1.14 20
Rapporter (enbart NavigatorPlus) 8.2 Ta fram rapporter För flertalet rapporter måste du lägga in kompletterande kriteria, t. ex. tid som rapporten omfattar. Dessa uppgifter matas in under Val och kan växla från rapport till rapport. SW Version 1.14 21
PostBase-inställningar och specialfunktioner 9 PostBase-inställningar och specialfunktioner Med Navigator kan du genomföra valda inställningar för frankeringssystemet från din PC. Hänvisning: PostBase frankeringssystem förfogar över alla dessa funktioner. Utförlig information om detta hittar du i PostBase Användarhandbok (Referenshandbok). Referenshandboken är för närvarande tillgänglig enbart på engelska, tyska och franska. PostBase-meny visas i arbetsytan. TIPS: Du kan sortera om menyfunktionerna i PostBase som du vill. SW Version 1.14 22
Tips till hjälp vid problem 10 Tips till hjälp vid problem Starta / koppla upp programmet Navigator kan inte upprätta förbindelse med PostBase. Åtgärd Kontrollera att PostBase är påslagen. Kontrollera att PostBase visar frankeringsmenyn (se Kapitel Starta / stänga av Navigator). USB-kabeln måste vara ansluten i vederbörlig ordning. PostBase står i standby-läge och är inte längre uppkopplad mot Navigator. Jag kan inte återupprätta förbindelsen trots att alla kablar är korrekt anslutna och PostBase visar frankeringsmenyn. Åtgärd Stäng av PostBase och stäng av Navigator. Slå på frankeringssystemet igen. När PostBase visar frankeringsmenyn startar du åter Navigator. Nu upprättas förbindelsen automatiskt. Portonerladdning Navigator kan inte genomföra portonerladdning. Åtgärd Kontrollera uppkopplingsinställningarna i PostBase-meny. Kontrollera att korrekta Internetdata angivits i menyn Inställningar. Kontrollera att nätverkskabeln är ansluten i vederbörlig ordning. Knappen [Ladda ner porto] saknas. Åtgärd Aktuell användare är inte behörig att ladda ner. Kontakta administratören. SW Version 1.14 23
Tips till hjälp vid problem Frankering När du försöker frankera visas ett felmeddelande. Åtgärd Månadsbudgeten har överskridits. Kontakta administratören. Maximalt antal frankeringar för månaden har uppnåtts. Kontakta administratören. Maximalt portovärde per försändelse har överskridits. Kontakta administratören. Reklammotiv och/eller textmeddelande går inte att ställa in. Åtgärd För inställd produkt trycks vid frankeringen en särskild postal identifikation. Vid sådana frankeringar är det bara möjligt med ett / inget reklamtryck / textmeddelande. Titta på PostBase-displayen. PostBase gråmarkerar de ytor som inte kan användas för reklam / text. Enbart trycka reklam Tryckningen startar inte. Åtgärd Ingen reklam / text är inställd. Du måste ange minst ett reklammotiv / en text. Reklam / text skrivs inte ut på förväntat ställe. Åtgärd En tryckförskjutning (tryckoffset) har ställts in. Stäng av tryckförskjutningen eller ställ in en förskjutning som passar bättre. SW Version 1.14 24
Tips till hjälp vid problem Enbart numrera Numret skrivs inte ut på förväntat ställe. Åtgärd En tryckförskjutning (tryckoffset) har ställts in. Stäng av tryckförskjutningen eller ställ in en förskjutning som passar bättre. Enbart tillslutning Kuverten matas fram men tillsluts inte. Åtgärd Kontrollera att tillslutningsfunktionen i den automatiska matningen verkligen är påslagen. Se mer om detta i PostBase användarhandbok (Referenshandbok). Kostnadsställen Kostnadställen fattas. Åtgärd När administrationen av användare är aktiv, visas enbart de kostnadsställen som aktuell användare är behörig till. Kontakta administratören. Kostnadsställen kan inte bearbetas. Åtgärd När en användare är inställd, är funktionerna för att administrera kostnadsstället tillgängliga enbart för administratören. Kontakta administratören. Menyfunktioner Funktioner fattas. Åtgärd När användaradministrationen är aktiv, är en del funktioner tillgängliga enbart för administratören. Kontakta administratören. En del funktioner är tillgängliga enbart med NavigatorPlus. SW Version 1.14 25
Tips till hjälp vid problem FP-portalen Programmet kan inte upprätta förbindelse med FP-portalen. Åtgärd Kontrollera att du är uppkopplad mot Internet. Kontrollera anslutningsinställningarna i PostBase Meny. Kontrollera att korrekta Internetdata är angivna i menyn Inställningar. Språk Jag har ändrat språket i menyn Inställningar. Men i programmet använder fortfarande det tidigare inställda språket. Åtgärd Stäng av Navigator och starta om det. Nu tar det inställda språket över. Trycka Jag vill skriva ut en rapport. Då visas ett felmeddelande. Åtgärd Kontrollera att skrivaren är påslagen och ansluten till PCn. Kontrollera att rätt skrivare är inställd i menyn Inställningar. Administrera användare Inga användare är tillgängliga. Åtgärd När behörighetskontrollen avaktiveras raderas oåterkalleligen samtliga användare. Nya användare måste läggas upp. SW Version 1.14 26