GOTEBORGS UNIVERSITET

GOTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL Sammantrade 2012:2 1 (7) 2012-04-26 Tid och plats kl. 09.00-14.30, Glashuset, Konstnarliga fakulteten, Chalmersgatan 4. Behandlade beslutsiirenden vid detta sammantrade 6 Intern uppfoljning for budgetaret 2011 9 Lokalforsorjningsplan 2013-2015 7 Utseende av rektors stallforetradare 10 Svar pa Riksrevisionens rapport avseende 8 Agardirektiv for GU Holding AB intern styrning och kontroll i upphandlings- och inkopsprocessen Niirvarande Ledamoter av regeringen utsedda fliretriidare flir allmatma intressen Carl Bennet or4fo'rande Eva Halvarsson Larke Johns Bertil Torsater Axel Wenblad rektor fliretradare flir lararna Pam Fredman Sally Boyd Claes Dahlgren Jan-Eric Gustafsson tjiinstgonmde ersattare for Helena HolmstrOm Olsson fliretradare flir studenterna Personalforetriidare Thomas Larsson Marie Norman Leonard Schmidt Martin Selander Lennart Olsson Stefan Schedin tjanstgorande ersattare for I<lara Gustafsson SACO (narvaro- och yttranderatt) SEKO (narvaro- och yttranderatt) OFR-S (narvaro- och yttranderatt) Ovriga niirvarande Ann-Olarlotte 1-Ian;son Schiitzer Lars Nilsson ( 6 och 1 0) J ohan Pettersson ( 1 0) Per-Olof Rehnquist Per Sundqvist ( 9) Karin Timan ( 6) Margareta Wallin Peterson ( 7 delvis och 8) Lennart Weibull ( 1-8) Klementina Osterberg kommunikationschef (narvaro- och yttranderatt) foredragande 6 foredragande forvaltningschef (narvaro- och yttranderatt) foredragande foredragande prorektor (narvaro- och yttranderatt) prorektor (narvaro- och yttranderatt) sarskilt inbjuden 8

GOTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL Sarnmantrade 2012:2 2 (7) 2012-04-26 Protokollforare Marianne Ofverstrom universitetssekreterare Fnlnvarande Jedamoter Anna Falck Sverker Sorlin Helena Hohnst:tOm Olsson I<Jara Gustafsson foretradare for allmanna intressen foretradare for allmanna intressen foretradare for lararna foretradare for studenterna

GOTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL Sarnmantrade 2012:2 3 (7) 2012-04-26 Sryre!sens orcffiirande hdlsar konstndrliga Jakultetens ledning, representerad av dekanus Anna Linda!, prodekan johan Norrback,Jakultetsdirektiir Magnus Petersson och studentrepresentanterna Per-Anders Nilsson och Mikko Jokela vdlkomna till sryrelsen. 1 Faststallande av foredragningslistan En preliminar foredragningslista har sants ut. Inga ovriga fragor anmals. U niversitetsstyrelsen fasts taller utsand foredragningslista. 2 Val av justeringsperson att utse Eva Halvarsson att jamte ordforanden och rektor justera protokollet. 3 Anmalan av protokoll fran foregaende ordinarie sammantrade Fiiredraganden: Orcffiiranden. Underlag: Protokoll 2012-02-20. Protokollet fran styrelsens sammantrade 2012-02-20 ar justerat, publicerat pa universitetets webbplats och utsant tillledamotema. Inga synpunkter pa protokollet framfors. att lagga protokollet 2012:1, fran sammantradet 2012-02-20, till handlingama. 4 Preliminar arendelista Fiiredraganden: P-0 Rehnqvist. U nder!ag: Pre!imindr drendelista 2012:2. Till punktema pa arendelistan for sammantradet den 14 juni ska foras Vision och vagval 2013-2020 och Slutrapportering av BLUE 11. Beslut om Vision och vagval2013-2020 ska fattas vid sammantradet i september. I sarskild punkt i den preliminara arendelistan ska aven vid varje kommande styrelsesammantraden foras in en punkt om rapportering av implementeringen av beslutad ny organisation.

PROTOKOLL GOTEBORGS UNIVERSITET 4 (7) Sammantrade 2012:2 2012-04-26 Antecknas. att inte genomfora nagot fakultetsbesok vid sammantradet den 14 juni. 5 Information fran universitetsledningen (Se aven nyhetsbrevet "Rektors nyheter") Fiiredraganden: Rektor. Rektor informerar om a. verksamhetsdialogen i utbildningsdepartementet dar bland annat den harda pressen pa lararutbildningen, behovet av utokad laneram for investeringen i nytt forskningsfartyg, fmansieringen av Da Capo i Maries tad togs upp. V ad galler den konstnarliga forskningen framholls vikten av att alia larosaten ges samma forutsattningar och att principerna for resurstilldelningen ar oppna och begripliga. Samverkan mellan Skolverket och Nationellt centrum for matematikutbildning (NCM) togs upp till diskussion och sa aven Datainspektionens beslut att Goteborgs universitet maste upphora med insamling och ovrig behandling av personuppgifter i det material sam samlats in inom ramen for Svensk nationell datatjanst (SND) eftersom behandlingen enligt Datainspektionen saknar rattsligt stod. Beslutet kommer att overklagas. Nagra nya besked om kommande utbildningsuppdrag och takbelopp gavs inte, men tidigare givna besked om "nya pengar" till fmansiering av utbyggnaden av tandlakar- och lakarutbildningarna men inte for expansionen av sjukskoterskeutbildningen galler fortfarande. b. forsta omgangens resultat av Hogskoleverkets (HSV) kvalitetsutvardering av svenska hogskoleutbildningar dar utfallet for Goteborgs universitet ar mycket bra. A v 25 utbildningar/amnen bedomdes 23 ha hog kvalitet varav tre mycket hog kvalitet. Tva utbildningar gavs bedomningen bristande kvalitet och vi har nu ett ar pa ass att atgarda detta. c. att fyra av de fern planerade frukostseminarierna for anstallda och studenter om Vision och vag 2013-2020 har genomforts och att samtalen varit bra och kreativa. Universitetsstyrelsen kommer vid sammantradet den 14 juni att fa en preliminar version av planen sam underlag till den diskussion sam ska hallas infor styrelsens beslut i september. d. att ett mote pa initiativ av regionen hallits med vastsvenska larosaten dar fragan strukturella forandringar inom sektorn i Vastra Gotalandsregionen diskuterades. Diskussioner om ett fordjupat samarbete pagar. e. att en remiss om forslag till lag om hogskolestiftelser vantas komma inom en nara framtid. Flertalet larosaten avvaktar med att ge indikationer pa eventuellt intresse for ombildning till hogskolestiftelse.

GOTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 5 (7) Sammantrade 2012:2 2012-04-26 f. den modell som HSV anvander for utvardering av utbildningar vid svenska larosaten far kritik i en rapport som lamnats till The European Association for Quaiiry Assurance in Higher Education (ENQA). Modellen overensstammer inte med standarden och riktlinjerna i Standards and Guidelines for Quaiiry Assurance in the European Higher Education Area (ESG) som de europeiska utbildningsministrarna stallt sig bakom. g. att fragan om hur externa ledamoter i universitetsstyrelserna ska utses i framtiden inte ar avgjord. h. till styrelsen vid sammantradet utdelad Haiibarhetsredovisning 2011 och rapporten ]dmstdiida Jakuiteter? 6 v 2011/103 Intern uppfoljning for budgetaret 2011 Fiiredraganden: Lars Nilsson och Karin Timan. Underiag: PM Intern uppfofjning.fo"r budgetaret 2011, daterad 2012-04-10. Foredragandena redogor for huvudpunkterna i uppfoljningen. Diskuteras. att godkanna den interna uppfoljningsrapporten for 2011. Internrevisionens rapport Reiativ jdm.fo"relse- Administrativ personal ska bilaggas protokollet. Antecknas. 7 U tseende av rektors stallforetradare, prorektor V Fiiredraganden: Eva Haivarsson. 2011 /478 U nderiag: PM U tseende av rektors stdi(ftiretrddare, prorektor, fo"r mandatperioden 2012-07-01-2015-06-30, daterad 2012-04-19. Foredraganden redovisar huvudpunkterna i processen. Diskuteras. att utse Helena Lindholm Schulz till rektors stallforetradare, prorektor, for mandatperioden 2012-07-01-2015-06-30. Paragrafen forklaras omedelbart justerat.

GOTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 6 (7) Sarnrnantrade 2012:2 2012-04-26 8 Agardirektiv till GU Holding AB E.FiJredraganden: Rektor. 2011/63 Underlag: PM Agardirektiv till GU HoldingAB, daterad 2012-04-16. (Khnentina Ostetregdeltar) Foredraganden redogor for forslaget till agardirektiv. Diskuteras. att faststalla forelagda agardirektiv att galla under perioden 2012-06-01-2013-05-31. 9 LokalfOrsorjningsplan 2013-2015 H FiJredraganden: Per Sundqvist. 2012/39 Underlag: PM Loka(fiirsihjningsplan 2013-2015, daterad 2012-04-13. Foredraganden redogor for huvudpunktema i forelagd lokalforsorjningsplan. Diskuteras. att godkanna lokalforsorjningsplanen som underlag for universitetets lokalplanering 2013-2015. Sifferredovisning over den minskade energianvandningen ska bilaggas protokollet. Antecknas. 10 Riksrevisionens rapport avseende intern styrning och kontroll i upphandlings- och inkopsprocessen V Foredraganden: Johan Pettersson och Lars Nilsson. 2011 / 190 U nderlag: PM S var pa revisionsrapport, daterad 2012-04-26. F oredragandena redogor for huvudpunktema i Riksrevisionens rapport och forelagt forslag till svar pa denna. Diskuteras.

GOTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 7 (7) Sarnmantrade 2012:2 2012-04-26 att godkanna svaret pa Riksrevisionens revisionsrapport angaende intern styrning och kontroll i upphandlings- och inkopsprocessen vid Goteborgs universitet och overlamna yttrandet till Riksrevisionen och att uppdra at rektor att vidta lampliga atgarder mot bakgrund av styrelsens svar med anledning av revisionsrapporten. Paragrafen forklaras omedelbart justerad. 11 Redovisning av organisationsprojektet V Fiiredraganden: Rektor. 2011/155 Under!ag: PM, daterad 2012-02-20. Foredraganden redogor for det arbete som genomforts inom projektet Goteborgs universitet fornyas och for planerad implementeringsfas som nu paborjas. Diskuteras. 12 Ovriga fragor Inga ovriga fragor har anmalts. Nasta ordinarie sammantrade halls den 14 juni 2012 kl. 09.00-14.30. Jus teras arianne 6

Internrevisionen Revisionsrapport Jan Sandvall 2012-04-20 Dnr V 2012/237 Relativ jämförelse Administrativ personal Protokoll 2012:2, 2012-04-26, bilaga 6

1 Inledning I revisionsplanen för 2012 är tid avsatt för oförutsedda granskningar. Internrevisionen har uppmärksammats på det faktum att det i en extern rapport, med stöd av statistik från Högskoleverket, uppgivits att den administrativa personalstyrkan vid universitetet är påfallande hög med tendens att öka. Då detta kan komma att bli argument och underlag i olika beslutsprocesser är det angeläget att uppgifterna är relevanta och tillförlitliga. Av den anledningen har Internrevisionen övergripande granskat de underlag och den process som genererar statistikuppgifterna. 1.1 Bakgrund Internrevisionen vid Uppsala universitet har i rapporten Administrativa personalresurser samt krav på återrapporteringar daterad 2012-02-17, bl.a. analyserat och jämfört nivån på de administrativa resursernas storlek utifrån nyckeltal från Högskoleverket (HSV). Jämförelse har gjorts mot universiteteten i Lund, Göteborg, Linköping, Umeå samt Sveriges Lantbruksuniversitet (SLU). Enligt denna jämförelse, vilken bl.a. omfattar andelen administrativ personal av total personal åren 2001-2010, utgör Göteborgs universitets administrativa personalstyrka 21,1 procent av total personal (2010 års siffror). Övriga lärosäten i jämförelsen befinner sig för samma år i intervallet 15,9-16,7 procent. 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Uppsala 15,2% 15,1% 15,2% 15,0% 15,2% 15,2% 15,9% 16,1% 16,0% 15,9% Lund 15,5% 15,4% 16,0% 16,3% 16,5% 15,9% 16,4% 17,0% 17,0% 16,7% Göteborg 16,8% 18,3% 18,5% 18,8% 19,0% 19,0% 19,1% 19,6% 20,1% 21,1% Umeå 16,7% 17,2% 17,2% 17,8% 17,6% 17,2% 16,8% 17,0% 16,6% 16,3% SLU 16,4% 16,5% 16,3% 16,4% 16,6% 16,5% 16,9% 17,0% 16,3% 16,7% Samtliga lärosäten exklusive Göteborgs universitet har enligt jämförelsen legat relativt stabilt på en administrativ andel kring 15-16 procent. Göteborgs universitet har dock under åren fjärmat sig från övriga och ökat den relativa administrativa resursen till en nivå vilken nu överstiger övriga lärosätens nivå med cirka 25 % (21,1 / 16,7). En aktuell frågeställning är om dessa siffror är så tillförlitliga att de kan fungera som beslutsunderlag. Uppgifterna om stödkollektivets storlek i universitetets årsredovisningar och i internt material tyder inte på en sådan, närmast dramatisk ökning. Internrevisionen har därför gjort en övergripande granskning av Göteborg universitets siffror samt också informerat sig om den process som genererar Högskoleverkets dito. Internrevisionen har inhämtat material från universitetets Personalavdelning (lönesystemet) samt Högskoleverket. Av materialet från lönesystemet framgår hur vi internt klassificerar på individnivå. Därutöver har tagits del av rapporten Lagspel eller solokörning, Benchmarking av administrationen vid Göteborgs universitet och Lunds universitet. (Lindfors, Edin och Ekholm, september 2007) Följande har noterats: 2

2 Iakttagelser Personaluppgifterna överförs från Göteborg universitet, nedan kallt universitetet, på så sätt att Statistiska centralbyrån (SCB) erhåller uppgifterna från universitetets lönesystemet för att därefter vidarebefordra dessa till HSV som är ansvarig myndighet för den officiella statistiken rörande universitet och högskolor. Bearbetning sker maskinellt på SCB och HSV utifrån bl.a. de tjänstebenämningar, nedan kallade tjänstetitlar, som respektive lärosäte åsätter respektive anställd. Här finns ingen uttalad nationell standard varför det förekommer varianter av tjänstetitlar. Det är sannolikt att tjänstetitlarna utformas och tolkas olika samt att de också nyttjas med varierande frekvens. Antalet tjänstetitlar inom universitetet är omfattande, enbart inom kategorin administrativ personal finns det uppskattningsvis 230 tjänstetitlar. Många av dessa med endast en eller ett fåtal personer noterade vilket är en omständighet att beakta vid jämförelser mellan lärosäten. Även i det fall det funnes en standard så skulle kategoriseringen till viss del bygga på bedömningar då många anställda har ett flertal arbetsuppgifter vilka kan omfatta både administration och forskning/undervisning. Av denna anledning finns det anledning att titta på respektive lärosätes egna bedömningar och kategoriseringar av administrativ kontra icke-administrativ personal eftersom detta utgör källmaterial. En sådan jämförelse kan då bidra till en tydligare bild av administrationens storlek. Det noteras att så också skett i rapporten där uppgifter från Uppsala universitets ledningsinformationssystem GLIS finns omnämnt, se nedan. Göteborg universitets eget material visar på en stabil utveckling utan några dramatiska svängningar. En marginell ökning har skett med 2 procent över en 10-årsperiod. Detta oavsett om man betraktar antalet anställda individer (20 till 22 procent) eller utgår från heltidsekvivalenter (21 till 23 procent). Det kan utifrån universitetets årsredovisningar konstateras att stödkollektivet, i form av TApersonal, är, relativt sett, oförändrat över åren. Andelen uppgår till 33 procent (2002: 1 700 TA-personal / 5 100 anställda = 33,3 %, 2011: 1 952 TA-personal / 5 905 anställda = 33,1 %). Det finns i universitetets material en tjänstetitel benämnd projektanställd. Antalet anställda med denna titel har under åren varierat i intervallet 40 50 personer och har som mest uppgått till 61 personer. Det rör sig om forskare, forskningsassistenter och forskningsbiträden på den Naturvetenskapliga fakulteten. I universitetets material har denna titel redovisats under annan undervisande och forskande personal. Under 2011 upptäcktes dock att HSV behandlat gruppen såsom administratörer vilket fick till följd att närmare 50 personer omklassificerades till tjänstetitlar med definitiv koppling till forskning. Denna post isolerat har alltså inneburit att HSV årligen redovisat ett för högt antal administratörer (40-50 personer). Rättelsen under 2011 medförde som en följd att universitets administration, enligt HSV:s siffror minskade mellan 2010 och 2011, från 1 010 till 988 trots att universitetet faktiskt anställt och utökat under perioden. Vidare har universitetet under 2011 även omklassificerat tjänstetiteln systemadministratör från administrativ till teknisk personal. 16 anställda har berörts. Även detta bidrar till att HSV redovisar ett minskande antal administratörer mellan åren 2010 och 2011. 3

Tjänstetiteln Applikationsansvarig inkluderar åtta personer och redovisas av HSV som administrativ personal. Internrevisionen har inhämtat underlag utvisande vilka personer som omfattas och bedömningen är att det rör sig om IT-personal - en bedömning som delas av Personalavdelningen. Rätteligen borde det ske en omkategorisering vilken då ytterligare skulle minska den redovisade administrationen. En liknande genomgång skulle kunna utföras avseende samtliga de 100-tals tjänstetitlar som förekommer inom universitetet. Med största sannolikhet skulle en sådan leda till korrigeringar i universitetets material och därmed också i den av HSV redovisade statistiken. Ett exempel är att dekanus samt en högskolerektor på den Konstnärliga fakulteten redovisas som administrativ personal eftersom de är externt rekryterade. En sådan kategorisering kan diskuteras. I sammanhanget kan hävdas att även en genomgång av exempelvis Uppsalas och Lunds material skulle medföra korrigeringar och så är säkert fallet. Men mot bakgrund av att övriga lärosätten i rapporten nivåmässigt ligger väl samlade så kan det inte uteslutas att universitetet ska justera ned den redovisade administrativa personalstyrkan i större utsträckning än övriga. En bedömning som styrks av vad som noterats under granskningen. Det kan på liknande sätt föras resonemang rörande kategoriseringen på individnivå inom bl.a. tjänstetitlarna föreståndare, studievägledare, utbildningsledare och studierektorer. Det kan konstateras att Serviceavdelningen driver en restaurangverksamhet med tillhörande konferenspersonal. I Lund och Uppsala hanteras, enligt uppgift, likande verksamheter av externa aktörer. Detta får till följd att universitetet har ett 10-tal anställda som benämns administrativ personal medan motsvarande utförda tjänster i Lund och Uppsala resulterar i leverantörskostnader alternativt blir bekostade i sin helhet av restauratören. Universitetet har under senare år, som en följd av medvetna satsningar, investerat i anställningar, dock inte i den utsträckningen att universitetet, enligt Internrevisionens bedömning, skulle fjärmat sig från övriga lärosäten med 25 procent. Det är Internrevisionens bedömning att andelen administrativ personal i förhållande till totalt antal anställda befinner sig på en över åren stabil nivå som möjligen överstiger genomsnittet för Lund och Uppsala med ett par procentenheter. Denna bedömning stöds bl.a. av Lindfors, Edin och Ekholms rapport från 2007 där man uttalar att GU har en något större andel årsarbetare i förhållande till såväl totalantalet årsarbetare som antalet lärare men också att LU har en något högre andel administratörer inom den centrala förvaltningen än GU. Vidare framgår av HSV:s statistik i form av publicerade nyckeltal att andelen forskande /undervisande personal i procent av antalet anställda (helårspersoner) uppgår till i genomsnitt 57 procent för riket och att motsvarande siffra för universitetet är 55 procent att jämföra med 57 procent för Uppsala samt 50 procent för Lund. I gruppen forskande och undervisande personal ingår professorer, lektorer, adjunkter, forskarassistenter, gäst- och timlärare, annan forskande och undervisande personal samt TA-personal som arbetar med forskning och/eller undervisning. Forskarstuderande ingår inte. Detta nyckeltal signalerar alltså inget uppseendeväckande beträffande universitetet. Slutligen ska understrykas att det av ovanstående rapport framgår att Uppsala universitets eget lednings- och informationssystem, GLIS, utvisar att andelen administrativ personal uppgår till 21,9 % beträffande både 2010 och 2011 d.v.s. en nivå som markant överstiger HSV:s siffror. 4

Ovanstående siffermaterial bör alltså behandlas med försiktighet, i synnerhet om det ska fungera som del i beslutsunderlag. 3 Sammanfattning Det källmaterial som genererar statistik avseende universitet och högskolor hämtas av SCB från universitetens lönesystem för att i nästa steg nå HSV som ansvarar för att statistik ställs samman. Kvaliteten i det material som levereras är beroende av att en rättvisande bedömning görs av respektive anställds arbetsuppgifter och bakgrund samt att kategoriseringen på tjänstetitel blir korrekt. Här noteras att det inte finns en nationell standard för tjänstetitlar vilket försvårar jämförelser. Enligt en extern rapport uppvisar universitetet en högre och ökande andel administrativ personal i förhållande till totalt antal anställda i jämförelse med bl.a. universiteten i Uppsala och Lund. Av universitetets källmaterial framgår dock att andelen administrativ personal legat på en relativt stabil nivå över åren. Vid granskningen har konstaterats att ett antal personer felaktigt kategoriserats såsom administrativ personal vilket påtagligt påverkat relationstalet. Internrevisionen har noterat cirka 80 personer vilka inte borde varit kategoriserade som administrativ personal ( projektanställd 46 personer, systemadministratör 16 personer, applikationsansvarig 8 personer, Serviceavdelningen 8 personer). Vid antagandet att universitetet har en cirka 200 personer för stor administrativ personalstyrka (för att nå ett andelstal om 16,7 procent) så är dessa 80 personer en betydande del. Vidare har noterats att enligt Uppsala universitets eget lednings- och informationssystem (GLIS) uppgår andelen administrativ personal till en nivå som markant överstiger vad HSV uppger avseende Uppsala. Internrevisionens bedömning är att universitetet har en något högre andel administrativ personal jämfört med Uppsala och Lund men inte i den omfattning och i den ökande grad som görs gällande. Det kan konstateras att det finns kategoriseringar till universitetets nackdel i källmaterialet. Rimligen kan det hävdas att det finns liknande felkällor också i övriga lärosätens material. Men då övriga lärosäten ligger på en stabil och likartad lägre nivå kan det inte uteslutas att en övergripande genomgång skulle få ett större genomslag för universitetets del. Det finns ett behov av att, i åtminstone någon utsträckning standardisera tjänstetitlarna, i synnerhet om siffermaterialet ska användas i jämförande syfte. Det noteras att SUHF redan initierat ett arbete för att kvalitetssäkra den nationella personalstatistiken. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Jan Sandvall Internrevisionschef 5

Energianvändning El- och värmekostnaden var för 2011 238 kwh/m² lokalyta. Det är en minskning med 5% eller 12 kwh/m² från 2010. Den statistik vi har bygger på de uppgifter vi får från våra fastighetsägare. Den statitik vi fått från en av de största har inte varit tillförlitlig förrän nu. Per Sundqvist Protokoll 2012:2, 2012-04-26, bilaga 9