Export/import 2014-05-16
Export/Import I SchoolSoft finns en Export/Import-meny där nästan all information som finns inlagd i SchoolSoft går att exportera och klistra in i exempelvis Excel. På samma sätt går nästan all information att importera från Excel till SchoolSoft. På så sätt kan man ta ut information från SchoolSoft, klistra in i Excel, bearbeta informationen och sedan importera alla ändringar till SchoolSoft igen. Tänk på följande när uppgifter importeras till Excel: Kolumnrubrikerna måste stämma vara de som ni får ut från exporten. Det spelar inte någon roll i vilken ordning kolumnerna kommer. Importera enbart id eller socialnumber-kolumnen samt de kolumner där ändringar har skett. Nedan följer några vanliga exporter/importer som ofta görs i SchoolSoft: Inaktivera många elever på samma gång... 3 Kommuntillhörighet... 7 Koppling till modernt språkval, elevens val och modersmål (grundskolan)... 10 Deltar i modersmål och svenska som andra språk och fritidstid (grundskolan)... 13 Programkoppling till elever (gymnasiet)... 16 Flytt av elev mellan två skolor i samma organisation... 18 Ställ in lektioner en hel dag... 19 Ta bort inaktuella kursvarningar... 23 2
Inaktivera många elever på samma gång Vid skolavslutning bör skolan inaktivera alla elever som slutat på skolan. Detta kan antingen göras manuellt elev för elev eller via Export/import. 1. Skapa en ny klass för de avslutade eleverna. Detta för att lätt kunna hantera avslutade elever från ett vist år som grupp. Döp klassen till exempelvis Avslutade 09/10. 2. Flytta eleverna från sin klass till den nya klassen. I och med att undervisningsgruppen är markerad som klass kommer eleverna förlora sin gamla klasskoppling. 3
3. Gå in under Export/import och klicka på Elever. Välj klassen Avslutade 09/10 och kryssa i Export av elever med koppling till grupper i klartext och välj Visa. Markera all information i rutan och kopiera. 4. Öppna Excel och klistra in. 4
5. I kolumnen Active byter du ut siffran 1 mot siffran 0 (aktiva elever =1, inaktiva elever = 0). 6. Ta bort alla kolumner förutom de som innehåller elevernas id eller personnummer samt active-kolumnen. 7. Markera informationen som är kvar och välj kopiera.
8. Klicka på Importfliken i SchoolSoft, radera kolumnrubrikerna i rutan och klistra in informationen från Exceldokumentet. 9. Klicka på Importera data. 10. Eleverna i urvalet kommer nu att ligga som inaktiva. Om man tittar på undervisningsgrupper så kommer klassen Avgångna 09/10 visas med 0 aktiva elever. Det är dock viktigt att inte ta bort den klassen eftersom den innehåller de inaktiva eleverna. Vid sökningar på inaktiva elever kan man söka på alla som går i Avgångna 09/10. 6
Kommuntillhörighet 1. Gå in under Export/import och klicka på Elever. Välj alla klasser och kryssa i Export av elever med koppling till grupper i klartext och välj Visa. Markera all information i rutan och kopiera. 2. Öppna Excel och klistra in. 7
3. I kolumnen district fyller du i namnet på kommunen per elev. Det går också att skriva in kommunkoderna. 4. För att minimera risken för fel vid import raderar du de kolumner du inte har gjort ändringar i. Kolumnen id eller socialnumber måste alltid vara med vid import. 5. Markera och kopiera informationen i Excel och gå tillbaka till SchoolSoft. 6. Klicka på Importfliken i SchoolSoft, radera kolumnrubrikerna i rutan och klistra in informationen från Excel. 8
7. Klicka på Importera data. 8. Informationen uppdateras på alla elever och du kan se hur det ser ut på Admin/Elever. 9
Koppling till modernt språkval, elevens val och modersmål (grundskolan) 1. Gå in under Export/import och klicka på Elever. Välj alla klasser eller en specifik klass och kryssa i Export av elever med koppling till grupper i klartext och välj Visa. Markera all information i rutan och kopiera. 2. Öppna Excel och klistra in. 10
I kolumnen language2 fyller du i elevens Moderna språk. Använd betygsämnesförkortningen (FR = Franska, TY = Tyska, SP = Spanska, SEN = Svenska/Engelska) I kolumnen language1 fyller du i om eleven läser något språk som elevens val. I kolumnen mothertounge fyller du i språket som eleven har rätt till modersmålsundervisning i. 3. För att minimera risken för fel vid import raderar du de kolumner du inte har gjort ändringar i. Behåll kolumnerna id, eller socialnumber, language2, language1 och mothertounge. 4. Markera informationen som är kvar och välj kopiera. 11
5. Klicka på Importfliken i SchoolSoft, radera kolumnrubrikerna i rutan och klistra in informationen från Exceldokumentet. 6. Klicka på Importera data. 7. Informationen uppdateras på alla elever och du kan se hur det ser ut på Admin/Elever fliken admin. 12
Deltar i modersmål och svenska som andra språk och fritidstid (grundskolan) 8. Gå in under Export/import och klicka på Elever Admin. Välj alla klasser eller en specifik klass och välj Visa. Markera all information i rutan och kopiera. 13
9. Öppna Excel och klistra in. I kolumnen hasmothertounge fyller du i om eleven deltar i modersmålsundervisningen (1 = deltar, 0 = deltar ej) I kolumnen sva fyller du i om eleven läser Svenska som andraspråk (1 = deltar, 0 = deltar ej). I kolumnen freetimehours fyller du i antalet timmar som eleven går på fritids. 10. För att minimera risken för fel vid import raderar du de kolumner du inte har gjort ändringar i. Behåll kolumnerna id, eller socialnumber, hasmothertounge, sva och freetimehours. 11. Markera informationen som är kvar och välj kopiera. 14
12. Klicka på Importfliken i SchoolSoft, radera kolumnrubrikerna i rutan och klistra in informationen från Exceldokumentet. 13. Klicka på Importera data. 14. Informationen uppdateras på alla elever och du kan se hur det ser ut på Admin/Elever fliken admin. 15
Programkoppling till elever (gymnasiet) Vid gymnasiets skolstart ska många elever på samma gång kopplas till sina nya program. Detta kan göras manuellt via Admin/Kurs/Studieplaner Skapa ny. Det går också att snabbt importera alla elevers programkoppling på en gång. 1. Öppna ett Excel-dokument. 2. Skriv in socialnumber i första rutan och program i andra. 3. I rutan under socialnumber skriver du in elevernas personnummer, i rutan under program skriver du in namnet på programmet som eleverna ska läsa. Programmet måste sedan innan vara skapat i SchoolSoft. 16
4. Kopiera de rutor du har lagt in information i. 5. Gå in under Export/import och klicka på Studieplaner. Välj att arbeta med Importfliken. 6. Ta bort all information som står i rutan. 7. Klistra in informationen från Excel och klicka på Importera data. 8. Eleverna kopplas nu till det valda programmet och du kan titta på deras studieplaner på Admin/Kurs/Studieplaner. 17
Flytt av elev mellan två skolor i samma organisation En flytt av en elev mellan två skolor i samma organisation görs av den nya skolan, alltså den skolan som eleven ska flyttas till. Om den gamla skolan har använt SchoolSofts matriser flyttas informationen med till den nya skolan om användarinställningen Färdigheter: Visa på elevens nya skola är markerad med Ja. Eleven måste först vara inaktiverad på den gamla skolan. 1. Öppna ett Excel-dokument. 2. Skriv in socialnumber i första rutan och active i andra. 3. I rutan under socialnumber skriver du in elevens personnummer, i rutan under active sätter du siffran 1 (1=aktiv elev på skolan, 0= inaktiv elev på skolan). 4. Kopiera de rutor du har lagt in information i. 5. Gå in under Export/import och klicka på Elever. Välj att arbeta med Import-fliken. 6. Ta bort all information som står i rutan. 7. Klistra in informationen från Excel och klicka på Importera data. 8. Eleven och all information som rör eleven är nu flyttad till den nya skolan. Du får manuellt lägga in klass, undervisningsgrupper och eventuell koppling till program. 18
Ställ in lektioner en hel dag Med export/import-funktionen kan du göra stora ändringar i schemat på ett snabbt sätt. I följande exempel beskriver vi hur man tar bort alla lektioner för alla klasser på tisdag vecka 12. 1. Klicka på Export/import och lektioner. Klicka på länken Exportera lektioner med alla fält i klartext (ämne, dag, lärare, grupper, salar och perioder). 2. Markera all text i rutan och kopiera. 3. Öppna ett nytt Excel-dokument och klistra in. Sortera ut alla lektioner som går på tisdagar genom att använda autofilter (Data/Sortera/Filter/Autofilter). 19
4. Skriv in 12 i alla lektioner i kolumnen exweek. Detta gör att alla tisdagslektioner i vecka 12 tas bort. Om det sedan tidigare står en siffra i kolumnen är det viktigt att den siffran inte tas bort utan att 12 också läggs in bredvid den andra siffran, separerat med ett komma-tecken. 5. Sedan ska du importera ändringen till SchoolSoft. Du behöver bara importera det du har ändrat och kolumnen id. Ta bort alla kolumner utom id, day och exweek genom att högerklicka på kolumnbokstaven och välj ta bort. 20
6. Markera och kopiera kolumnerna som blir kvar, dvs. id, day och exweek 21
7. Gå tillbaka till SchoolSoft, klicka på import, markera all text i rutan och ta bort den. 8. Klistra in det du kopierade från Excel 9. Klicka på Importera data. 10. Klicka på Scheman under underhåll, välj en klass och visa schemat för vecka 12. Alla lektioner är nu borttagna från tisdagen vecka 12. 22
Töm inaktuella kursvarningar Om en kursvarning inte längre är aktuell ska den manuellt tas bort från eleven. Detta kan enbart göras så länge en kurs är pågående. Om kursvarningar ligger kvar efter att kursen är avslutad och betygssatt (och man inte vill att kursvarningen ska visas på elevens studieplan) kan den tas bort via Export/Importfunktionen. Gör så här för att tömma kursvarningar på betygssatta kurser: 1. Öppna ett Excel-dokument. 2. Skriv in socialnumber i första rutan, course i andra rutan coursewarning i tredje och status i fjärde. 3. Skriv in följande under rubrikerna: I socialnumber skriver du in elevens personnummer. I course skriver du in den aktuella kursens kurskod. Coursewarning ska vara helt tom. I status skriver du siffran 3 (vilket markerar att kursen är avslutad). 4. Kopiera de rutor du har lagt in information i. 5. Gå in under Export/import och klicka på GY11/Studieplaner-kurser. Välj att arbeta med Import-fliken. 6. Ta bort all information som står i rutan. 7. Klistra in informationen från Excel och klicka på Importera data. 8. Du får ett meddelande om allt har gått bra och alla poster är importerade. 9. Om du får ett felmeddelande som du inte vet hur du ska rätta till, spara informationen i båda rutorna vid felmeddelandet och kontakta supporten. 23
24