IMPORTERA POSTER TILL DIVA Anvisning för export av poster från andra databassystem för import till DiVA

Transkript

1 IMPORTERA POSTER TILL DIVA Anvisning för export av poster från andra databassystem för import till DiVA Universitetsbiblioteket Senast ändrad:

2 2

3 Innehållsförteckning Linköpings universitetsbibliotek Inledning... 5 Kontrollera om publikation redan är registrerad i DiVA... 5 Kontrollera språk efter import... 5 Exportera poster ur andra databassystem för import i DiVA... 6 Dra-och-släpp-registrering av artikel... 6 Importera xml-filen till DiVA... 7 Exportera post från PubMed... 8 Hämta PuBMedID... 8 Importera till DiVA... 9 Exportera post ur Scopus... 9 Importera till DiVA från Scopus Exportera en post från en tidskrift Några exempel på export av poster från en tidskrift Knapp med texten Export Länk med texten Export Citation for this Article Länk med texten Download to Citation Manager Länk med texten Export Citation Exportera poster från Libris Ändra i formatet efter nedladdning av fil Importera till DiVA från Libris Bristfällig export och import Libris och DiVA

4 4

5 Inledning Linköpings universitetsbibliotek Registrera en post i DiVA kan göras enklare och öka kvalitén genom att använda exportfunktionen i olika databaser och importfunktionen i DiVA. Detta dokument beskriver de mest förekommande exportfunktionerna i de olika databassystemen och importfunktionen i DiVA. Kontrollera om publikation redan är registrerad i DiVA Kontrollera först om publikationen redan finns i DiVA. Linköping University Electronic Press importerar varje vecka poster från Web of Science (WoS), vilket betyder att din publikation kan finnas i DiVA. Kontrollera språk efter import En post som importeras i DiVA, oavsett från vilket databassystem, är standardspråket satt till engelska. Om den importerade publikationen är på svenska eller annat språk än engelska, ändra språket för publikationens titel, abstract och nyckelord till korrekt språk. 5

6 Exportera poster ur andra databassystem för import i DiVA Dra-och-släpp-registrering av artikel Den nya tjänsten dra och släpp-registrering av en artikel är utarbetad så att minimalt med manuellt arbete behöver utföras efter import av en post till DiVA och tjänsten skapar en xmlfil för import i DiVA. Med hjälp av vår personaldatabas kontrolleras organisationstillhörighet och LIU-ID och dessa uppgifter läggs till i xml-filen. Den enda uppgift som måste läggas till manuellt är Nationell ämneskategori. 1. Dra och släpp en pdf-fil, som innehåller en DOI-länk i fältet enligt bild 1 nedan. Använd med fördel förlagets originalfil. 2. Ibland kan DOI även ingå i en direktlänk till sidan med artikeln och i dessa fall visas två länkar som illustreras enligt bild 2. Klicka på DOI-länken med röd ram för att gå vidare. Normalt ska det finnas endast en DOI-länk i pdf-filen 3. Slutresultatet efter dra-och-släpp visas enligt bild 3. Om det finns fler personer med t.ex. samma namn men olika organisationstillhörighet måste rätt person väljas (siffran 1, bild 3). 4. Fyll i din e-postadress (siffran 2, bild 3). 5. Klicka på knappen för att skapa och skicka en xml-fil (siffran 3, bild 3). 6. Spara ned filen på hårddisken för import i DiVA. Bild 1. Dra och släpp en pdf-fil i rutan. Bild 2. Två länkar med DOI. 6

7 Bild 3. Välj rätt författare om flera finns med samma namn, ange e-post och skicka xml-fil. Importera xml-filen till DiVA 1. Logga in i DiVA och i startmenyn klicka på länken med den gröna texten Importera uppgifter om publikation (röd ram, bild 4). 2. Ett nytt fönster visas (bild 5). Klicka på Importera poster från externa databaser (röd ram, bild 5) 3. En dialogruta visas enligt bild 6. Välj formatet MODS V3 (röd ram, bild 6). 4. Hämta den sparade xml-filen för import (blå ram, bild 6). 5. Klicka på knappen Importera (grön ram, bild 6). 6. När importen är klar visas en klickbar länk i röd text (bild 7). Klicka på länken för att kontrollera posten, lägga till Nationell ämneskategori och slutligen publicera posten. Bild 4. Importera uppgifter om publikation. Bild 5. Välj Importera från externa databaser. 7

8 Bild 6. Välj format, hämta xml-fil och klicka på knappen Importera Bild 7. Den importerade filen visas som en klickbar länk. Exportera post från PubMed Hämta PuBMedID Den enklaste exporten från en extern databas är från PubMed, där importen sker direkt i DiVA enbart med hjälp av ett ID-nummer. 1. Leta fram posten i PubMed som ska importeras till DiVA. 2. Strax under abstract finns ett antal siffror med texten PMID framför siffrorna (bild 8, röd ram). Markera siffrorna enligt bild 1 och kopiera (Ctrl+C). Bild 8. PubMedID markerat i posten. 8

9 Importera till DiVA 1. Logga in i DiVA och i startmenyn klicka på länken med den gröna texten Importera uppgifter om publikation (Bild 4 ovan). 2. Klicka på Importera poster från externa databaser. Ett nytt fönster visas (bild 5 ovan, röd ram). 3. Klistra in siffrorna i fältet PubMedID enligt bild 9 (Ctrl+V). 4. Klicka på knappen Importera (bild 9). 5. När posten är importerad visas den som klickbar länk i nytt fönster (bild 7 ovan). 6. Posten måste kompletteras med information som saknas. Klicka på länken för att öppna posten. Kontrollera att all metadata är importerad i posten och komplettera metadata som saknas samt: Lägg till organisationstillhörighet för samtliga författare. Lägg till LiU-ID för författare anställda vid LiU. Lägg till Nationell ämneskategori på minst nivå 2 helst på nivå Kontrollera att DOI-länken ligger i rätt fält (DOI). Om fältet för URL innehåller text t.ex. DOI ska texten tas bort. DOI ska endast finnas i fältet för DOI-länk. Bild 9. Importera posten. Exportera post ur Scopus Exporten från Scopus är enkel och det är möjligt att med hjälp av sitt Scopus författare-id leta fram alla sina artiklar och exportera antingen samtliga eller ett urval av dem. 1. När sökningen är utförd markera antingen hela sökresultatet genom att klicka på rutan All (siffran 1, bild 10) eller klicka i respektive kryssruta för de poster som ska exporteras. 2. Klicka därefter på Export i menyraden (siffran 2, bild 10). 3. En dialogruta öppnas för val av format och vilken information som ska exporteras (bild 10). 4. Välj BibTex eller RIS som exportformat. I detta exempel är formatet BibTex valt (siffran 3, bild 10). 5. Välj Citation and abstract information ur listan (siffran 4, bild 10) 6. Klicka därefter på knappen Export (röd ram, bild 10). 7. En dialogruta öppnas för att spara ned filen (bild 11) för att spara ned filen på hårddisken 8. Filen kan nu importeras i DiVA. 9

10 Bild 10. Välj format och exportinformation ur Scopus. Bild 11. Spara ned filen på hårddisken. 10

11 Importera till DiVA från Scopus Linköpings universitetsbibliotek 1. Logga in i DiVA och i startmenyn klicka på Importera uppgifter om publikation (Bild 4 ovan). 2. Klicka på Importera poster från externa databaser (bild 5, röd ram). Ett nytt fönster visas (bild 12). 3. Välj formatet BibTex (röd ram bild 12), leta fram filen som ska importeras genom att klicka på Bläddra (blå ram bild 8) och klicka därefter på Importera (grön ram, bild 12). 4. När posten är importerad visas den som en klickbar röd länk (bild 13). Klicka på länken för att öppna posten. 5. Posten måste kompletteras med information som saknas. Kontrollera att all metadata är importerad: Antal sidor. Ingår i bok om det är ett kapitel i bok. Lägg till organisationstillhörighet för samtliga författare. Lägg till LiU-ID för författare anställda vid LiU. Lägg till Nationell ämneskategori på minst nivå 2, helst på nivå 3. Bild 12. Välj format och fil för import till DiVA. Bild 13. BibTex-filen importerad till DiVA och visas som en klickbar länk. Exportera en post från en tidskrift Exportfunktionerna skiljer sig åt mellan de olika tidskrifterna/förlagen och benämningen export är inte genomgående. Elsevier har en knapp överst på hemsidan med texten Export medan flertalet tidskrifter kallar exporten för Download citation eller Export citation for this article. Sammantaget för dessa är att det är möjligt att ladda ned en fil i olika format t.ex. RIS eller BibTex, som är de två vanligaste formaten som kan användas vid import till DiVA. Vid export av metadata finns möjlighet att välja med eller utan abstract. Välj alltid att ta med abstract. Ju fler uppgifter som går att importera desto kvalité på posten, högre synlighet och bättre sökbarhet. 11

12 Några exempel på export av poster från en tidskrift Knapp med texten Export Elsevier har en knapp med texten Export för all export av poster ur de olika tidskrifterna för import i DiVA. 1. Klicka på Export (röd ram, bild 14). 2. Välj formatet BibTex (blå ram, bild 14). 3. Under rubriken Content, välj Citation and Abstract (brun ram, bild 14). 4. Klicka på knappen Export. 5. En dialogbox visas med möjlighet att spara filen på disken (bild 15). 6. Döp filen till lämpligt namn och spara filen på disken. 7. Filen är nu klar att importeras i DiVA. Bild 14. Export från en tidskrift utgiven av Elsevier. 12

13 Bild 15. Spara fil på disk. Länk med texten Export Citation for this Article Detta exempel är hämtat från Wiley Online Library. Länken finns oftast i den högra kolumnen. 1. Klicka på länken Export Citation for this Article. 2. En dialogruta visas (bild 16). 3. Välj formatet BibText. 4. Som Export Type välj Citation & Abstract. 5. En dialogruta visas för att spara ned filen (bild 15 ovan). 6. Döp filen till lämpligt namn och spara filen på disken. 7. Filen är klar att importeras i DiVA. Bild 16. Exempel på export från Wiley Online Library. Länk med texten Download to Citation Manager 1. Tidskriften Pediatrics lösning för export sker i flera steg men i gengäld finns det mer exportformat att välja mellan. 2. Öppna artikeln som ska exporteras. 3. När artikeln visas, välj Download to citation manager under rubriken Services (bild 17). 4. En ny sida visas med rubriken Download to Citation Manager (bild 18). 5. Välj formatet BibTex under rubriken Citation Manager Formats. 13

14 6. BibTex-formatet visas därefter som text i webbläsaren (bild 19). 7. Markera texten och kopiera (Ctrl+C). 8. Öppna Anteckningar/Notepad och klistra in texten (Ctrl+V). 9. Spara ned som fil och istället för.txt ändra till.bib. 10. Filen är klar för import i DiVA. Bild 17. Välj Download to citation manager. Bild 18. Välj format (bilden beskuren). Bild 19. BibTex-formatet visas som text i webbläsaren. Här är texten markerad för kopiering (bilden beskuren). 14

15 Länk med texten Export Citation Nedanstående exempel är hämtat från tidskriften Journal of Pediatrics och visar på ytterligare en annorlunda exportfunktion med standardformatet RIS. 1. Klicka på Länken Export Citation (röd ram bild 20). 2. En dialogruta öppnas (bild 21). 3. Under rubriken Options, klicka Citation + Abstract (röd ram i bild 21). Det är viktigt att få med även abstract och så mycket uppgifter som möjligt om publikationen. 4. Klicka sedan på knappen Export. 5. En dialogruta visas för val att spara ned filen (bild 22). Namnge filen och spara ned den på hårddisken. 6. Filen är nu klar att importera i DiVA. Bild 20. Exportera fil. Bild 21. Välj Citation + Abstract. 15

16 Bild 22. Namnge och spara ned filen på hårddisken. Exportera poster från Libris Poster med publikationstypen Bok, Kapitel i bok, Antologier och Bok/Konferensmaterial kan exporteras ur Libris och importeras i DiVA. Om en post finns i Libris, men inte i DiVA, sparas mycket tid på att importera en post ur Libris istället för att registrera posten från grunden i DiVA. Med export ur Libris får vi en post i DiVA med hög kvalité eftersom mycket av registrering redan är gjord i Libris. Posten behöver dock kompletteras efter import från Libris. Efter importen måste saknad metadata bl.a. organisationstillhörighet, LiU-ID och Nationell ämneskategori läggas till. 1. Gå till Libris (libris.kb.se) och leta fram posten som ska exporteras. 2. I träfflistan, klicka på titeln för posten som ska exporteras. 3. Klicka sedan på knappen med texten Skapa referens (röd ram i bild 23). 4. Välj formatet RIS (röd ram bild 24). 5. En dialogruta visas för att spara ned filen på disken (bild 25). Namnge filen och spara ned den på lämpligt plats på disken. Bild 23. Klicka Skapa referens för export ur Libris. 16

17 Bild 24. Val av format. Bilden är beskuren. Bild 25. Spara ned filen på disken. Ändra i formatet efter nedladdning av fil Om publikationstypen i Libris är Kapitel i bok visas sidintervall på samma rad inte som separata fält (bild 26, röd ram). Det betyder att sidintervallet inte kommer att importers till DiVA. Med en liten justering i den nedladdade filen kan detta åtgärdas. 1. Öppna filen i Anteckningar. 2. Istället för VL ändra till SP (Start Page). 3. Ställ markören efter sista sidangivelsen, i detta fall 43 på raden och gör en radmatning. 4. Skriv EP (End Page), gör två mellanslag, lägg till ett bindestreck och därefter ett mellanslag och skriv sidangivelsen (i exemplet 43). I raden ovan ta bort bokstaven S, den efterföljande punkten, bindestrecket och sista sidangivelsen som är 43 i detta exempel. 5. Spara filen. 6. Efter justering ska texten se ut som i bild 27, röd ram. 17

18 7. Filen är nu klar för import i DiVA. Bild 26. Exportresultatet ur Libris. Bild 27. Formatet efter justering. Importera till DiVA från Libris 6. Logga in i DiVA och i startmenyn klicka på Importera uppgifter om publikation (Bild 4 ovan). 7. Klicka på Importera poster från externa databaser (bild 5, röd ram). Ett nytt fönster visas (bild 28). 8. Välj formatet RIS (röd ram, bild 28), leta fram filen som ska importeras genom att klicka på Bläddra (blå ram, bild 28) och klicka därefter på Importera (grön ram). 9. När posten är importerad visas den som en klickbar länk i röd text på en ny sida (bild 13 ovan). 10. Klicka på länken för att öppna posten. Kontrollera att all metadata är importerad: Antal sidor. Ingår i bok om det är ett kapitel i bok. Lägg till organisationstillhörighet för samtliga författare. Lägg till LiU-ID för författare anställda vid LiU. Lägg till Nationell ämneskategori på minst nivå 2, helst på nivå 3. 18

19 Bild 28. Välj format, leta fram fil och importera posten. Bristfällig export och import Libris och DiVA Observera att exporten ur Libris och importen till DiVA av formatet RIS är ofullständig. Vid import i DiVA anges språket på publikationens titel till engelska som förvalt värde. Om titeln är på svenska måste språket ändras till svenska eller annat språk om annat än svenska eller engelska. Raderna med texten PB i formatet RIS ska egentligen innehålla information om förlaget inte boken där kapitlet ingår i. Detta fel uppstår om publikationstypen i Libris är Kapitel i bok. Förlag måste därför fyllas i manuellt i DiVA. Om publikationstypen i Libris är Bok visas förlaget korrekt och importen fungerar i DiVA. Raden med JF, som innehåller titeln på boken, där kapitlet ingår i, importeras inte i DiVA. Även detta fält måste fyllas i manuellt i DiVA efter import. Redaktörernas namn kräver också manuell åtgärd i DiVA (om uppgift finns). 19