Referenshantering med EndNote X6

Transkript

1 Referenshantering med EndNote X6 Innehåll Vad är EndNote?... 2 Hur får jag tillgång till programmet?... 2 Tekniska krav... 2 Skapa ett EndNote bibliotek... 2 Importera referenser... 3 PubMed... 3 Web of Science... 4 Embase... 5 Cochrane Library... 5 Libris den nationella bibliotekskatalogen... 7 Lägga till referenser manuellt... 7 Importera referenser via pdf filer... 8 Gruppera referenser... 8 Hitta fulltexter/ bifoga artiklar i fulltext... 8 Använda EndNote i Word... 9 Infoga referenser... 9 Ändra referenser... 9 Referensstilar output style... 9 Infoga referenslista Avkoda dokumentet Backup fil av ditt EndNote bibliotek

2 Vad är EndNote? Med referenshanteringsprogrammet EndNote kan du samla referenser och använda programmet för att infoga dem i ett examensarbete eller manuskript. Programmet formaterar referenserna enligt den referensstil du väljer, och en referenslista kan skapas med hjälp av programmet. Här beskrivs ett antal funktioner i programmet- men det finnas fler sätt att göra samma sak i EndNote. Denna manual är tänkt som komma-igång-hjälp. Hur får jag tillgång till programmet? Du kan ladda ner programmet via Studentportalen på Logga in med ditt studentkonto. Programmet kan finnas i flera versioner, version EndNote X6 är den senaste. Du kan välja om du vill ha programmet för PC eller Mac. OBS! För att hämta programen under "program till student måste du vara ansluten till universitetet endera direkt eller med din VPN klient. Ladda ner VPN klienten om du inte redan har den. Information om hur du laddar ner VPN klienten och installerar den hittar du på Studentportalen på sidan där du hämtar program. Tekniska krav Du behöver ha Word installerat för att kunna jobba med EndNote. Open office-varianter fungerar oftast inte. Skapa ett EndNote bibliotek Öppna EndNote t ex genom startmenyn-program på datorn. Du kan också starta EndNote viaword: fliken EndNote- Go to EndNote. Via File-New kan du välja att öppna ett nytt bibliotek. Spara det på ett säkert ställe t ex i din hemkatalog. Om du får förfrågan om att t ex starta EndNote web kan du ignorera det. Det rekommenderas att du endast har ett EndNote-bibliotek för dina referenser. I biblioteket kan du sedan gruppera referenserna så att du lätt hittar dem. 2

3 Importera referenser Här beskrivs ett antal olika sättt att importera referenser från några databaser och kataloger. PubMed När du sökt fram artiklar i PubMed kan du importera referensdataa från din träfflista eller från en enskild artikelpost. I träfflistan, eller om du klickar på en artikeltitel för att se abstract, kan du se en funktion som heter Send to. Bocka för de träffar i träfflistan du vill importera. Klicka på Send to. Välj Citation manager och klicka på Createe File. Om ditt EndNote-bibliotek är öppet, så kommer referenserna automatiskt läggas in i ditt EndNote-bibliotek. 3

4 Web of Science I Web of Science söker du fram artiklar. Bocka för de referenser du vill importera, klicka sedan på EndNote-knappen mitten ovanför listan. Ett hjälpprogram startar som importerar referenserna till EndNote, klicka OK. Referenserna ser du sedan i ditt EndNote-bibliotek. 4

5 Embase I Embase söker du fram artiklar. Bocka för de referenser du vill importera, klicka sedan på Export-länken i mitten ovanför listan. I rutan som dyker upp klickar du på Export-knappen, sedan Download och referenserna ska då importeras till ditt bibliotek. Cochrane Library Sök fram de dokument du vill ha referenser till. I träfflistan bockar du för de du vill ha, klicka på Export selected. 5

6 Välj sedan ditt format- PC eller Mac, Citation Only räcker om du bara vill ha referenserna. Du kan välja att öppna filen som skapas i EndNote- välj då Open with och bland programmen väljer du EndNote. Ett importfilter kan behöva väljas till, välj då Cochrane Library och klicka på Choose. Sedan förs dina referenser direkt över i EndNote. 6

7 Libris den nationella bibliotekskatalogen Om du vill referera till böcker du använd kan du söka fram dem i bibliotekskatalogen Libris, t ex via bibliotekets webbplats. I Libris träfflista klickar du på den titel du vill ha, och sedan klickar du på Skapa referens: Välj sedan i listan filtret.ris som visas på bilden ovan till höger. Klicka Spara som fil och din referens bör importeras, med hjälpprogrammet som startar, direkt till EndNote. Lägga till referenser manuellt Om du refererar tilll material som inte går att automatiskt hämta referensdataa för, så kan du lägga till referenser manuellt i EndNote. Detta kan gälla för webbplatser, bokkapitel, intervjuer, PM, personlig kommunikation mm. För att referensen ska utformas korrekt kan du ta stöd av Citing Medicine, där Vancouverstilen för referenser beskriver hur olika referenstyper ska utformas och vilka data som ska varaa med. =citmed I EndNote väljer du References-New reference, eller klicka på knappen med gröna plustecknet. Ett formulär visas, där standardalternativett är Journal Article. I rullisten väljer du vilken dokumenttyp du vill referera till. Fyll sedan i de fält du har referensdata för, t ex författare, titel, utgivningsår mm. Om du inte har data för alla fälten, t ex när en webbsida senast blev uppdaterad, så lämna fältet tomt. Använd gärna Citing Medicinee som stöd för vilka data du bör fylla i för olika referenstyper: =citmed 7

8 När du vill spara din referens, välj File-Save. Sedan kan du stänga den. Referensen synss då i ditt EndNote-bibliotek. Importera referenser via pdf filer Om du redan har ettt antal artiklar i pdf-format, kan du använda dessa för att extrahera referensdata och importera dem till EndNote. En i taget: I EndNote väljer du File-Import-File och se till att pdf är valt som Import option. Med Choose-knappen väljer du din fil. Klicka sedan på Import. Om du har samtligaa artiklar i en mapp: Välj File-Import-Folder, hämta din mapp med Choose- knappen. Klicka sedan på Import. Detta gäller för förlagsproducerade pdf-filer som innehåller rätt typ av referensdata. Pdf-filer du själv skapat fungerar alltså inte på detta sätt. Gruppera referenser Det kan vara en fördel att gruppera referenserna om de är många, eller om du vill dela in dem i teman. Detta kan göras på flera sätt. Ett sätt är att markera de referenser du vill ha i en grupp. Använd Ctrl-tangenten för att markera flera på en gång. Välj sedan i menyn Groups- Add references to- Create custom group. Du kan sedan namnge din grupp. Din grupp syns sedan i vänsterkanten under My Groups. När du grupperar referenser så flyttas de alltså inte från ditt huvudbibliotek, de visas bara under ytterligaree ett ställe. Hitta fulltexter/ bifoga artiklar i fulltext Om du vill ha artiklar i fulltextt kopplade till dina referenser kan EndNote söka fram många av dem automatiskt och bifoga dem som ett attachment. I EndNote väljer du i menyn References- sökningen, så ha tålamod. Find full text-find full text. Då startas en sökning efter artiklar i fulltext. Godkänn informationsrutan om upphovsrättsliga villkor. Det kan ta en stund för EndNote att genomföra 8

9 OBS! Du behöver vara uppkopplad på universitetets nätverk för att det ska fungera bra. Du kan även bifoga filer manuellt till dina referenser. Under References-File Attachments- Attach File kan du själv bifoga en fil till den referens du markerat. Använda EndNote i Word När du har EndNote installerat så syns programmet som en flik i Word. Innan du börjar infoga referenser kan det vara bra att vid verktygssymbolen Preferences bocka ur Enable instant formatting on new Word documents. Om du har många referenser i ditt bibliotek kan det ta längre tid att jobba i Word om du inte kryssar ur funktionen, då programmet hela tiden uppdaterar. Infoga referenser Placera markören där du vill infoga referensen. Klicka på Go to EndNote, och markera den referens du vill infoga. Sedan kan du a) klicka på den röda pilen i EndNote eller b) återvänd till Word, klicka på Insert citation, så infogas referensen. Vill du infoga flera referenser på samma plats, markera flera referenser i EndNote med Ctrltangenten. Ändra referenser I EndNote kan man arbeta i oformaterat eller formaterat läge: Oformaterat läge: referenserna visas inom klamrar. I detta läge är det bättre att flytta eller ta bort referenser då formatet är mindre känsligt. Formaterat läge: referenserna har vald referensstil, t ex Vancouver. Referenserna kan vid flytt eller radering skapa problem. Välj hellre att flytta/ta bort i oformaterat läge. Växla mellan oformaterat/ formaterat läget, knapparna med röda pilar och gröna bockar: Convert citations and bibliography- Convert to unformatted citations Update citations and bibliography Referensstilar output style Vill du välja referensstil kan du göra det i fältet Style. Som standard visas Annotated, du kan istället välja en annan med Select another Style. I listan kan du t ex välja Vancouver. Ofta visas den nya referensstilen du valt direkt i ditt dokument. Om inte kan du välja Update citations and bibliography för att se hur stilen ser ut. 9

10 Infoga referenslista Referenslistan brukar infogas automatiskt, men växlar du mellan oformaterat och formaterat läge så kan listan försvinna. Infoga den igen med Update citations and bibliography om du vill se den. Avkoda dokumentet Innan du skickar ditt dokument till någon annan, t ex handledaren, eller för slutlig inlämning, så ska du ALLTID skapa en avkodad kopia dokumentet. Då bryter du kopplingen till ditt EndNotebibliotek i kopian, men du behåller kopplingarna i ditt originalmanus. Detta görs för att undvika att problem uppstår om du t ex får tillbaka ett reviderat dokument där referenser flyttats, då kan ditt EndNote-bibliotek i värsta fall krascha. För att skapa en avkodad kopia, klicka på knappen Convert citations and bibliography-convert to plain text. En informationsruta visas som talar om att en kopia av dokumentet skapas, klicka ok. Kopian är nu avkodad och säker att skicka till någon annan. Behåll alltid ditt originalmanuskript intakt med EndNote-kopplingarna. Backup fil av ditt EndNote bibliotek Om du gör ett större arbete så kan det vara bra att skapa en säkerhetskopia av ditt EndNotebibliotek. När du fyllt biblioteket med den mängd referenser du avser arbeta med, så kan du göra en backup. Ett sätt att göra det är att skapa ett Compressed library. Via File kan du välja Compressed library(.enlx). Därifrån väljer du vilka data du vill ha med i din backup, och spara sedan på t ex ett USB-minne eller en katalog på en server. Om något skulle hända med ditt originalbibliotek eller din dator har du en säkerhetskopia. Du kan också använda din kopia för att flytta ditt EndNote-bibliotek till en annan dator. Maria Björklund