EndNote X5 en kortfattad introduktion

Transkript

1 EndNote X5 en kortfattad introduktion

2 EndNote... 3 Om EndNote... 3 Skapa ett bibliotek Inställningar Journals Term List... 3 Lägga till referenser... 4 Lägga till referenser manuellt... 4 Importera referenser med filter... 5 Importera referenser med direktimport... 7 Importera referenser med Online Search... 9 Skapa grupper Söka i ett bibliotek PDF-filer Hitta dubbletter Uppdatera referenser Infoga ett EndNote-bibliotek till ett annat EndNote-bibliotek Spara och skicka ett EndNote-bibliotek EndNote och Word Instant formatting Infoga referenser i ett Worddokument Infoga tabeller och bilder Formatera referenser Välja stil Ändra i en referens Ta bort en referens Ta bort fältkoder Skapa en separat litteraturförteckning Dela referenserna från ett Worddokument Lite överkurs Hämta referenser direkt från tidskrifter hos förlag OVID Elsevier Wiley Ändra utseendet på en referenslista för Vancouver

3 EndNote Om EndNote EndNote är ett referenshanteringsprogram där du kan samla referenser från exempelvis databaser. Referenserna sparas i ett EndNote-bibliotek. Referenserna från ditt bibliotek kan du sedan infoga i exempelvis ett worddokument. Skapa ett bibliotek Skapa ett nytt bibliotek genom att öppna EndNote och välj File > New Filen som skapas har ändelsen.enl Tillsammans med.enl-filen skapas också en mapp med ändelsen.data Om du döpt ditt bibliotek till endnote1 bildas filen endnote1.enl samt mappen endnote1.data EndNote-fönstret består av tre delar. Överst till höger ser du dina referenser i en lista. Till vänster ser du en översikt över t.ex. dina grupper, nere till höger har du ett förhandsgransknings-/sökfält där du kan se hur referenserna ser ut i vald stil, hantera bifogade pdf:er samt söka i ditt bibliotek. Inställningar Journals Term List För att EndNote ska känna igen och tolka tidskriftsförkortningar på rätt sätt behöver du uppdatera Journals Term List innan du börjar använda programmet. Välj Tools > Open Term Lists > Journals Term List Under fliken Terms, markera alla och välj Delete Term till höger 3

4 Under fliken Lists, markera Journals i listan om det inte redan är gjort och välj Import List till höger Leta upp EndNote-mappen på datorn, vanligtvis under C/Program. Öppna mappen Terms Lists och välj Medical.txt Välj Update List till höger, klicka ok. Lägga till referenser I EndNote kan du lägga till referenser på olika sätt. Det går att skapa referenser manuellt, importera referenser med filter, importera referenser med direktimport eller importera referenser med Online Search. Lägga till referenser manuellt Öppna ditt bibliotek Välj References > New Reference (alternativt klicka på det gröna plustecknet) Under Reference Type väljer du vilken typ av dokument referensen gäller, Journal Article är inställd som automatiskt förval. Fyll i uppgifterna, alla fält måste inte fyllas i Författare skrivs Efternamn, Förnamn Exempel: Johansson, Bertil Johansson, Bertil Gabriel Johansson, B.G. Är det flera författare skrivs de på olika rader (tryck Enter för ny rad) Om författaren är t.ex. en myndighet skrivs ett kommatecken efteråt, men inget kommatecken mellan namnen. Exempel: Kungliga Biblioteket, För att spara din referens, klicka på File > Save 4

5 Importera referenser med filter Import med filter görs i två steg, först sparas referenserna som en textfil från den databas där du sökt, sedan importeras filen till EndNote med hjälp av ett filter. PubMed När du gjort en sökning i PubMed, bocka för de referenser du vill spara Klicka på Send to uppe till höger om träfflistan Bocka för Citation manager Klicka på Create File Välj spara och spara filen där du lätt kan hitta den I EndNote väljer du sedan File > Import > File eller klickar på nedåtpilen Klicka på Choose, leta upp filen, och välj sedan öppna i filhämtningsrutan. Välj PubMed (NLM) under Import Option. Kommer det alternativet inte upp får du klicka på Other Filters och leta upp PubMed (NLM) i listan. Klicka på Import, referenserna importeras nu till ditt EndNote-bibliotek. 5

6 Cochrane När du gjort en sökning i Cochrane, bocka för de referenser du vill spara. Klicka på Export Selected Citations under träfflistan Välj önskat alternativ under Export Type Välj önskat alternativ under File Type Klicka på Export Citation Spara filen på ett ställe där du lätt kan hitta den I EndNote väljer du File > Import > File Klicka på Choose för att leta upp filen som du nyss sparade. Välj Cochrane Library (Wiley) under Import Option. Kommer det alternativet inte upp får du klicka på Other Filters och leta upp Cochrane Library (Wiley) i listan. Klicka på Import, referenserna importeras nu till ditt EndNote bibliotek. 6

7 Importera referenser med direktimport I många databaser finns alternativet att man kan spara ner referenser direkt från databasen utan att behöva använda sig av filter. EBSCO-databaser (CINAHL, PsycINFO, AMED, MEDLINE) Alternativ 1 (vid export av enstaka referenser) Se till att ditt EndNote-bibliotek är öppet Gör sökningen Klicka på titeln så att referensen öppnas Välj Export i högermenyn Se till så att Direct Import in RIS format är markerat Klicka på Save Referensen exporteras nu automatiskt till ditt bibliotek Alternativ 2 (vid export av många referenser) Se till att ditt EndNote-bibliotek är öppet Gör sökningen Klicka på Add to folder vid de referenser som ska exporteras till EndNote Klicka på Folder eller Folder View vid Go to Folder View Bocka för de referenser som ska exporteras Klicka på export Se till så att Direct Import in RIS format är markerat Klicka på Save Referenserna exporteras nu automatiskt till ditt bibliotek 7

8 LIBRIS Gör din sökning Bocka i de referenser som ska exporteras Klicka på skapa referenser längst ner på sidan Vid format väljer du.ris Klicka på Spara som fil För direktexport till EndNote, välj öppna i filhämtningsrutan som dyker upp Referenserna exporteras nu automatiskt till ditt bibliotek Google Scholar Klicka på hjulet i övre högra hörnet och välj Scholar-inställningar Bläddra ner till Bibliografiförvaltare och välj EndNote i menyn Visa länkar att importera citeringar till Klicka på Spara inställningar Gör en sökning Under varje träff finns nu länken importera till EndNote, klicka på den Välj öppna i filhämtningsrutan Referensen importeras nu automatiskt av ditt EndNote-bibliotek 8

9 Importera referenser med Online Search I EndNote går det att söka direkt i databaser och på så sätt importera referenser. Inom landstinget är det idag endast möjligt att göra detta i PubMed. Om du söker direkt i EndNote söker du i EndNotes gränssnitt och det går inte att göra mer avancerade sökningar. Markera PubMed under Online Search till vänster i EndNote Gör en sökning och klicka på Search I dialogrutan Confirm Online Search frågar EndNote hur många av träffarna du vill spara Gör ett val och klicka på ok De hämtade träffarna syns nu till vänster vid Online Search PubMed (NLM) 9

10 EndNote kan arbeta i två olika lägen när du söker direkt från programmet. Online Search Mode (Temporary Library) och Integrated Library & Online Search Mode Söker du i Online Search Mode (Temporary Library) läggs referenserna som du väljer att hämta i ett tillfälligt bibliotek. För att spara referenser därifrån, markera de referenser du vill behålla och välj References > Copy References To och välj att spara i ditt bibliotek. I exemplet ovan har vi sökt i Integrated Library & Online Search Mode. Då sparas alla referenser som du väljer att behålla direkt i ditt bibliotek. Skapa grupper Istället för att skapa flera olika bibliotek kan man skapa grupper att lägga referenser i. Skapa en grupp genom att välja Groups > Create Group Namnge gruppen För att lägga dit referenser, dra referenser från ditt bibliotek till gruppen eller markera en referens/flera referenser, högerklicka och välj Add References To. Referenserna kopieras då till vald grupp, dock finns de alltid kvar under All References. Det går även att skapa Smart Groups dit du automatiskt kan sortera referenser utifrån vissa sökkriterier. Skapa en Smart Group genom att välja Groups > Create Smart Group Ge gruppen ett namn Ställ in de sökkriterier som ska gälla för gruppen, exempelvis att du vill att alla referenser med dysphagia i titeln ska ingå där. När du i fortsättningen importerar en referens till EndNote med dysphagia i titeln läggs den automatiskt till i gruppen. Även här är det endast kopior som sparas i gruppen, referensen finns alltid kvar i All References. 10

11 Söka i ett bibliotek För att söka i ditt bibliotek, välj Tools > Search Library. Du får då upp ett fält med sökmöjligheter under dina referenser. Du kan också klicka på fliken Search direkt vid förhandsgranskningsrutan. Det går också att använda Quick Search uppe till höger i EndNote. 11

12 PDF-filer Har du en artikel som PDF-fil på din dator kan du i de flesta fall lägga in den som en referens i ditt bibliotek genom att importera den till EndNote. Välj File > Import > File Klicka på Choose, leta upp filen och klicka på öppna. Välj PDF under Import Option, finns PDF inte med som ett alternativ, klicka på Other Filters och leta upp PDF i listan. För att lägga till en PDF-fil till en redan existerande referens markerar du referensen och klickar på References > File Attachments > Attach File. Du kan också dra filen direkt till referensen när du letat upp den på datorn. 12

13 I EndNote finns också möjligheten att hitta fulltext till referenser som redan finns i ditt bibliotek. Markera en eller flera referenser Välj References > Find Full Text Om fulltext hittas markeras detta med ett gem bredvid referensen. Det går också att se vad som hittats i menyn till vänster under Find Full Text. I förhandsgransknings-/sökfältet längst ner i EndNote kan du välja fliken PDF & Quick Edit för att läsa och arbeta med PDF-filen. För att öka möjligheten att hitta fulltext vid datorer inom landstingsnätet kan du göra följande inställningar: Välj Edit > Preferences > Find Full Text Bocka för alla fyra rutor Under OpenURL Path skriver du in Hitta dubbletter Välj References > Find Duplicates. EndNote söker då igenom ditt bibliotek efter dubbletter, om dubbletter hittas kan du jämföra dem sida vid sida för att avgöra om du vill ta bort den ena. Uppdatera referenser Markera en eller flera referenser och välj References > Find Reference Updates Hittas en uppdatering får du granska den nya och gamla versionen sida vid sida för att sedan avgöra vilka uppdateringar som ska göras. 13

14 Infoga ett EndNote-bibliotek till ett annat EndNote-bibliotek Välj File >Import > File Under Choose, välj det EndNote-bibliotek som ska importeras, välj öppna Under Import Option väljer du EndNote Library Spara och skicka ett EndNote-bibliotek För att kopiera ditt bibliotek till ett USB-minne eller skicka det till en kollega, sparar du det i komprimerad form. Välj File > Compressed Library (.enlx) Välj önskade alternativ, klicka på Next När den komprimerade filen packas upp bildas en.enl-fil samt en.data-mapp. 14

15 EndNote och Word Observera att verktygsfältet för EndNote i Word ser olika ut beroende på vilken version av Word du har, den här guiden är skapad utifrån Word Instant formatting Instant formatting innebär att Word uppdateras varje gång en ny referens läggs in, citeringar formateras och litteraturförteckningen uppdateras löpande. Det kan vara tungt för Word att arbeta på detta sätt och det kan därför vara bra att stänga av Instant Formatting. Detta görs genom att klicka på Preferences, rutan Enable Instant Formatting on new Word documents ska ej vara ibockad. För att uppdatera citeringar och litteraturförteckning när funktionen är avstängd, välj Update Citations and Bibliography. Infoga referenser i ett Worddokument Markera i EndNote vilken eller vilka referenser du vill infoga i ditt textdokument. För att välja flera referenser håller du nere ctrl-tangenten. Öppna Worddokumentet som du vill infoga referenser i. Klicka där du vill sätta in referensen/erna. Gör ett mellanslag. Klicka på Insert Citation > Insert Selected Citation(s) i EndNotes verktygsfält i Word. 15

16 Ett alternativ är att markera i Worddokumentet var referensen ska infogas, sedan gå till EndNote där du markerar vilken referens du vill infoga och därefter klickar du på Insert Citation. Du kommer då tillbaka till Word och den valda referensen har förts in. Det går också att söka upp referenser genom att i EndNotes verktygsfält i Word välja Insert Citation > Find Citation. Gör en sökning, markera referensen och infoga genom att klicka på Insert. Om du valt att inte tillåta Instant Formatting är de infogade referenserna oformaterade, så kallade Temporary Citations. De kan exempelvis se ut såhär: {Polit, 2011 #215} När du sedan formaterar dina referenser ändras detta utifrån den stil du valt. Infoga tabeller och bilder Du behöver först spara tabeller och bilder som referenser i ditt EndNote-bibliotek. Detta gör du genom att skapa en ny referens i EndNote. Skapa en referens för en tabell: I EndNote, välj References > New reference Välj Chart or Table under Reference Type Högerklicka i fältet Figure, välj Figure och sedan Attach Figure. Leta upp filen med tabellen på din dator och klicka på öppna Skriv namnet på tabellen i fältet Caption Skapa referens för en bild Välj References > New reference Välj Figure under Reference Type Högerklicka i fältet Figure, välj Figure och sedan Attach Figure. Leta upp bilden och klicka på öppna Skriv namnet på bilden i fältet Caption I Word väljer du sedan Insert Citation > Find Figure och letar upp den tabell eller bild du vill infoga. 16

17 Formatera referenser Välja stil Du ändrar stil (exempelvis Vancouver eller Lancet) på dina referenser genom att välja önskad stil vid Style i verktygsfältet för EndNote i Word. Om stilen du vill ha inte finns med finns det fler att välja bland om du klickar på pilen och sedan väljer Select Another Style. För att se hur dokumentet ser ut i den valda stilen klickar du på Update Citations and Bibliography. När du formaterat ditt dokument skapas även en litteraturförteckning i slutet utifrån den valda stilen. Vill du ändra stil väljer du en ny vid Style och uppdaterar sedan ditt dokument genom att klicka på Update Citations and Bibliography. Ändra i en referens Inga ändringar av referenser får göras direkt i texten i Worddokumentet eftersom det finns en koppling till EndNote. Är en referens felaktig, t.ex. felstavad, gör du ändringen i ditt EndNote-bibliotek. Markera referensen i den löpande texten (ej referenslistan) i Word och välj Edit Library Reference(s) i verktygsfältet för EndNote i Word Du förflyttas då till EndNote där du gör ändringen Spara och återgå till Word För att se ändringen, klicka på Update Citations and Bibliography Vill du ta bort författaren från en referens (tex om namnet redan nämns i meningen), markerar du i Worddokumentet den referens du vill ändra, väljer Edit & Manage Citation(s) i verktygsfältet för EndNote i Word och vid formatting väljer du Exclude author. 17

18 Ta bort en referens Klicka på Edit & Manage Citation(s) i EndNotes verktygsfält i Word Markera den referens du vill ta bort Välj Remove Citation under Edit Reference Ta bort fältkoder När du är klar med ditt dokument ska EndNote-formateringen tas bort innan du exempelvis skickar iväg dokumentet för publicering. Fältkoderna syns som gråa partier i texten. Ta bort fältkoderna genom att välja Convert Citations and Bibliography > Convert to Plain Text. En kopia av dokumentet skapas som du får spara. Originaldokumentet finns fortfarande kvar och det är i detta som du ska arbeta om du senare vill ändra något. 18

19 Skapa en separat litteraturförteckning Alternativ 1, separat litteraturförteckning i EndNote I EndNote, välj den stil du vill att litteraturförteckningen ska ha vid Edit > Output Styles Markera de referenser som ska vara med Välj File > Print Preview Alternativ 2, separat litteraturförteckning i Word I EndNote, välj den stil du vill att litteraturförteckningen ska ha vid Edit > Output Styles Markera de referenser som ska vara med Välj Edit > Copy Formatted Gå till Word och det ställe där litteraturförteckningen ska infogas Klistra in (ctrl+v) Dela referenserna från ett Worddokument Du kan dela med dig av dina referenser till en kollega genom att skicka en formaterad Wordfil. Bifoga den formaterade Wordfilen (notera att fältkoderna alltså ska vara kvar när du skickar dokumentet). Kollegan öppnar dokumentet och väljer sedan Export to EndNote > Export Travelling Library. Då exporteras de referenser som finns i dokumentet till kollegans öppna EndNote-bibliotek. 19

20 Lite överkurs Hämta referenser direkt från tidskrifter hos förlag OVID Se till att ditt EndNote-bibliotek är öppet Bocka för de referenser som ska exporteras Klicka på export Välj EndNote under Export To Bocka för Complete Reference Klicka på Export Citation(s) Referensen exporteras nu automatiskt till ditt bibliotek, 20

21 Elsevier Se till att ditt EndNote-bibliotek är öppet Bocka för de referenser som ska exporteras Klicka på export citations Vid export format, bocka i RIS format Klicka på Export Referensen exporteras nu automatiskt till ditt bibliotek 21

22 Wiley Se till att ditt EndNote-bibliotek är öppet Bocka för de referenser som ska exporteras Klicka på Export citation Vid Format, välj EndNote Vid Export Type, välj om du vill inkludera abstract Klicka på Submit Klicka på öppna Referensen exporteras nu automatiskt till ditt bibliotek 22

23 Ändra utseendet på en referenslista för Vancouver Vill du ändra indraget på en referenslista för Vancouver gör du på följande sätt: I EndNote, välj Edit > Output Style och leta upp Vancouver. Är Vancouver redan markerad välj Edit > Output Style Edit Vancouver För att ändra indrag välj Layout under Bibliography Vid Hanging Indent längst ner till höger ändrar du från None till All paragraphs Spara genom att välja File > Save As och döp den till något så att du förstår att det är en ändrad kopia av Vancouver Vid Style i EndNotes verktygsfält i Word letar du sedan upp den stil du nyss skapat. Uppdatera referenslistan genom att välja Update Citations and Bibliography. 23

24 Den här manualen baseras på Mittuniversitetets guide: EndNote X3 /X Manualen baseras också på EndNote X2 en introduktion, Tomas Kindenberg, Sjukhusbiblioteken i Sörmland Den baserades i sin tur på EndNote X1- Kortfattad manual, av Eva Nordgren, Medicinska biblioteket med Vårdbiblioteket, Uppsala universitetsbibliotek, och EndNote X2 av Maria Nyman och Sofia Pemer, Umeå universitetsbibliotek, Sjukhusbiblioteken i Sörmland Anette Årebrink sjukhusbiblioteken@dll.se