RefWorks user guide för forskare

Transkript

1 RefWorks user guide för forskare 1. Skapa ett användarkonto i RefWorks Öppna RefWorks startsida ( och klicka på Login. Klicka på Sign up for a New Account, fyll i uppgifterna och klicka på Create account. Det är viktigt att komma ihåg sitt login namn och sitt lösenord! När RefWorks har tagit emot alla uppgifter kan man direkt börja att jobba. Kort efter registreringen får man dessutom ett som bekräftar inloggningsuppgifterna. För att kommer åt sitt RefWorks-konto när man är utanför LU-nätverket behöver man logga på med gruppkoden för Lunds universitet som är RWLundU. 2. Skapa foldrar och subfoldrar, genomföra dublettkontroll I RefWorks organiserar man referenserna med hjälp av foldrar och vid behov subfoldrar. Innan man importerar de första referenserna bör man skapa åtminstone en folder så att man har en lämplig plats att importera till. Skapa en ny folder genom att klicka på New Folder (se bilden) och namnge foldern. För att skapa en subfolder klicka på fliken Organize and Share Folders. För varje folder finns det två ikoner, högerklicka på den första ikonen. Här har man möjlighet att ändra namn på foldern, tömma foldern (clear), ta bort foldern eller skapa en subfolder. Dessutom kan man härifrån göra en dublettkontroll inom en viss folder, antingen på - exact match, författarna, titeln och året måste stämma överens - close match, författarna, titeln och året undersökes men behöver inte stämma helt överens. RefWorks markerar sedan automatiskt den senast tillagda referensen av ett dublettpar. Man kan sedan klicka Delete-ikonen (eller anpassa urvalet) för att ta bort dubletterna. För att göra en dublettkontroll i hela sitt RefWorks-konto väljer man längs uppe View Duplicates och sedan exact match eller close match. 3. Ladda ner referenser till RefWorks 3.1 Import av referenser från externa databaser Nedan beskrivs det hur man kan importera litteraturreferenser som man har hittat i PubMed, Web of Science och Embase. Proceduren fungerar på ett liknande sätt för andra system, som tex. Libris. 1

2 Även de allra flesta tidskrifter erbjuder bekväma möjligheter för att ladda ner referenser. Utförlig information för olika system finns att tillgå i RefWorks helpfil, se (avsnitt: Getting references into your account, Import from Online data vendors) Importera från PubMed Markera träffarna i PubMed och välj Send to och sedan File. Välj format Medline och Create file. Spara filen - som automatiskt får namnet pubmed_result.txt - på ett lämpligt ställe, tex på desktopen. I RW välj Import och NLM PubMed som import filter. PubMed väljs då automatiskt under Database. Leta upp filen under Browse och välj en folder att importera till längre ner i fönstret under Import into Folder. Klicka på Import. Efter några sekunder kommer det upp ett nytt fönster där man kan klicka på View Last Imported Folder ifall man vill kolla att man har fått in rätt referenser Importera från Web of Science När du är klar med din sökning markera träffarna som ska laddas ner eller välj tex. All records on page längs nere på sidan under Output records, step 1. Välj ett format i steg 2, och tryck på RefWorks i steg 3. Det är möjligt att en pop-up blockerare i webbläsaren försöker att förhindra nedladdningen, i så fall får man deaktivera den. Lyckas man inte via den direkta exporten så väljer man Save to other reference software i steg 3 och klickar Save. På nästa sida välj Save as file. En fil savedrecs.txt skapas nu av systemet och behöver sparas på lämpligt ställe. I RefWorks öppnar man importskärmen via References Import. Välj Thomson Reuters som import filter/data source och Web of Science som databas (se bilden nedan). Hitta textfilen via Browse. Under Import To kan man välja foldern som man vill importera till. Klicka sedan på Import. 2

3 När man har fått in referenser via Import-funktionen presenteras dem i en lista. Om man inte har importerat dem till en särskilt folder ligger de tillfälligt i Last Imported -foldern. Där kan man antingen markera enstaka poster, välja alla poster på sidan eller välja alla i listan (se bilden nedan). Via väskan med plustecknet väljer man sedan foldern som posterna ska flyttas till. Om man glömmer att kopiera referenserna från Last Imported till rätt folder kommer de att skrivas över av andra poster vid nästa import. De är dock inte borttagna från ens RefWorks-konto utan är tillgängliga via en standardlokation Not in Folder. Man kan klicka på denna länk som finns i högerkolumnen för att komma åt dessa poster och flytta dem till lämplig folder Importera från Embase Markera träffarna i din träfflista och klicka på Export. Under Export format välj RefWorks Direct Export. Ett nytt fönster öppnas där Embase förbereder exporten. Efter några sekunder får man klicka på en knapp Submit to RefWorks. Posterna hamnar sedan automatiskt i Last Imported foldern och man får lägga dem i efterhand i rätt folder. 3.2 Importera från ett RSS feed För att sätta upp ett RSS feed från en viss tidskrift i RefWorks - lokalisera feedet på tidskriftens hemsida - högerklicka på RSS-ikonen och välj Copy shortcut - gå till Search RSS feeds i RefWorks - klistra shortcuten in i fältet RSS Feed URL och klicka på Add RSS Feed. Sätter man upp flera flöden lägger de sig automatiskt i en alfabetisk lista. För att se referenserna från ditt RSS-flöde gå till Search- RSS feeds och klicka på namnet. För att importera välj ut referenserna, välj rätt RefWorks folder att importera till i pull-down menyn längs uppe och klicka på import. 3.3 Söka ifrån RefWorks i externa databaser och importera Via Search Online Catalog or Database. Välj databas, tex PubMed eller Libris, gör sökningen, välj ut relevanta referenser från sökresultatet, välj RefWorks folder att importera till och klicka på Import. 4. Arbeta med referenserna, editera och bifoga fulltext I referenslistan syns det för varje post flera ikoner. Referenser som importerats från PubMed har en dubbelhelix. Dessutom har alla referenser en stjärna, en penna, krullparantes och ett förstoringsglas. 3

4 Dubbelhelix för poster som härstammar från PubMed. Ger möjlighet att titta på posten i PubMed, att göra en sökning för related documents och att söka efter andra artiklar av samma författare. Med stjärnan kan man lägga till referenser till en så-kallad My List. Denna lista är en tillfällig samling av poster som man kan titta på eller skriva ut (via View - My List). Med pennan kan man editera själva referensen och bifogar attachments, se nedan. Med krullparantesen kan man infoga en citation i sitt Word-manuskript. Man har dock bättre möjligheter och mer automatiserade sätt när man använder sig av Write-N-Cite, se avsnitt 5 nedan. Förstoringsglaset visar alla ifyllda fält för referensen. Editera referens: klicka på pennan. Ett formulär med alla fält kommer upp så att man kan göra ändringar och tillägg. Kanske saknas det någon uppgift som man vill lägga till, tex. tidskriftsförkortning, issue, doi, abstract, etc. Avsluta med att klicka på Save Reference. Bifoga fulltext: Leta upp fulltexten på tidskriftens hemsida och spara på lämpligt ställe. Klicka i RefWorks på pennan för att komma i Edit-modus för referensen. Leta upp filen via Browse och klicka Add attachment. Man behöver inte klicka på Save Reference. 5. Koppling till Word skapa citationer och bibliografin Ladda ner Write-N-Cite från Tools Write-N-Cite. Det fungerar som ett plugin för Word 2007 och Word Om man jobbar på en 32-bit dator får man endast en option. Jobbar man på en 64-bit dator får man välja mellan en version för 32-bit Office och en för 64-bit Office. Om man är osäker vilken Officeversion man har kan man tex öppna Word och titta under File Help. Under About Microsoft Word finns rätt information. Efter man har laddat ner installationsfilen startar man själva installationen. Det är viktigt att ha Word stängt medan installationen pågår! Efter installationen bör det finnas en flik RefWorks i Word. Man startar programmet därifrån och loggar på med sina inloggningsuppgifter. En annan möjlighet är att logga på med en speciell inloggningskod som man kopierar från nerladdningssidan i RefWorks. Efter inloggningen laddas referensernar ner från ens RefWorks-konto till Write-N-Cite (synkning). Varje gång man öppnar ett dokument i Word (och har internet-uppkoppling) sker en synkning. Lägger man till referenser i sitt RefWorks-konto medan man jobbar med Write-N-Cite så sker en automatisk synkning. Man kan dock för säkerhets skull klicka på Sync My Database. 5.1 Lägga till citationer Välj den önskade output stylen från Style-menyn. För att lägga till en citation har man markören på rätt ställe i Word-dokumentet och väljer Insert Citation på vänstra sidan i RefWorks fliken (se bild nedan). 4

5 I nästa steg väljer man Insert New och kan leta upp den önskade referensen genom att navigera igenom sina foldrar eller genom att använda sökfunktionen. Dessutom är det möjligt att se alla referenser (oavsett vilken folder de tillhör) under Reference List. Markera den önskade referensen och klicka på OK. Istället för den fullständiga referensen kommer man att se en kod i sin text i Word. Man bör inte editera/formatera dessa koder. Innan man skapar citationen via OK-knappen kan man högerklicka på en referens för att se den fullständiga referensen. Vill man lägga till flera referenser på samma ställe i Word så använder man +- knappen och väljer nästa referens. OBS! Man måste ha internetuppkoppling för att kunna lägga till citationer i sitt Worddokument. 5.2 Editera citationer När man lägger till en citation kan man välja vissa inställningar som tex att gömma publikationsåret eller författarnamnet, lägga till text innan eller efter citationen (prefix och suffix) och gömma eller lägga till sidnumren. Dessa inställningar fungerar dock bara om outputstilen som man har valt tillåter dem. Har man flera referenser inom samma citation så kan man via pil upp eller ner ändra deras ordning om stilen tillåter det. Annars finns det möjlighet att välja Override default ordering. Man kan även ändra egenskaperna av en redan befintlig citation genom att dubbelklicka på citationen. Man kommer då igen till Insert/Edit Citation-fönstret där man har ovannämnda möjligheter. 5.3 Skapa bibliografin För att skapa bibliografin klicka på Bibliography options Insert Bibliography. Obs! Bibliografin skapas på det stället där markören finns. Det kan alltså vara bra att ha markören i slutet av dokumentet. Via Style-menyn kan man i efterhand lätt ändra outputstilen av bibliografin och citationerna. Via Bibliography options Format Bibliography kan man ändra en rad egenskaper som tex sorteringsföljd, numerering av referenserna och radavstånd. Med hjälp av knappen Click here to unlock the style kan man även definiera avvikelser från den valda stilen. Både bibliografin och citationerna har nu fortfarande en koderad form. När man är helt klar med sin text kan man skapa en avkoderad form som man tex kan skicka till sin handledare, annan granskare eller förlaget. Fördelen är då att den andra personen inte kan lägga till eller ta bort referenser. Viktigt! Man sparar först den koderade formen under ett annat filnamn så att man kan gå tillbaka till den i fall man trots allt måste göra ändringar i den senare. Sedan väljer man Remove Field Codes. 5

6 6. Ändra styles i Output Styles editorn För att skapa ett eget style välj Bibliography Output Styles Editor i RefWorks. Sedan - välj ett befintligt style som det nya stylet ska baseras på. - ange ett nytt/modifierat namn under Name - lägg evtl en kommentar i Comments-fältet Under Citation Type väljer man mellan - In-Text Citations Only för dokument som innehåller citationer och en bibliografi - Notes Only - för dokument som innehåller footnotes / endnotes - In-Text Citations and Notes - för dokument som innehåller citationer, notes och eventuell en bibliografi. Avsluta genom att klicka på Save as. För att bearbeta stylet klicka på Edit. Både för bibliografin, citationer och notes kan man göra inställningar i stylet som kallas för settings och som rör tex. radavstånd, numerering, etc. 6.1 Bibliography settings Följande inställningar kan man göra för hela bibliografin: - Sorteringsföjld - Titel till bibliografin - Numerering av referenser - Avstånd från vänstra kanten - Radavstånd - Regel för flera referenser av samma författare - Text innan/efter varje referens - Text efter bibliografin. 6

7 6.2 Citation settings Följande inställningar kan man göra för citationerna - text innan eller efter citationen - speciell hantering av citationer enligt APA - separator mellan flera citationer på samma ställe - formatering av citationer (tex fet-stil, kursivstil, upphöjd) visa endast referensnumret - sorteringsföjld. 6.3 Ändringar i reference types Gå igenom de olika referenstyperna och tittar på vad som behöver ändras. De typerna som har satts upp för stylet är markerade med [defined]. Det är lätt att lägga till eller ta bort ett fält för en viss referenstyp, ändra i ordningen, formatera om och göra andra justeringar. 7. Dela referenser med kollegor / sharing options 7.1 Dela ut en RefWorks folder Denna möjlighet passar om bara en person ska lägga in referenser i den gemensamma foldern. Personen skapar foldern och lägger in referenser efter behov. Under Organize and Share Folders klickar man på Share-ikonen bredvid foldern. Man får upp en sida där man får välja titeln på foldern som kommer att synas för ens kollegor. Längs uppe får man länken till foldern. Man kan klippa och klistra denna länk direkt i ett . 7

8 Under Share Options väljer man om foldern ska bli synlig för alla RefWorks-användare inom den egna institutionen, dvs i vårt fall alla användare inom Lunds universitet. Under Limitations kan man förbjuda/tillåta att användarna kan skriva ut referenser, skapa en bibliografi, m.m. En intressant funktion är att tillåta kommentarer till referenser, på det sättet kan man ha diskussioner kring litteraturen direkt i RefWorks. När man är klar och har sparat inställningarna visas en ny ikon här får man möjligheten att maila länken till foldern. bredvid foldern. Högerklickar man 7.2 Dela en RefWorks account i en arbetsgrupp Denna möjlighet rekommenderas om flera i gruppen ska ha möjlighet att lägga in referenser. En i gruppen skapar en ny account för gruppen och anger sin egen mailadress. Med andra ord kan en användare ha flera accounts, en till sig själv och en eller flera andra till sin arbetsgrupp. 8. Tutorials och hjälpfiler Under Help Tutorials finns det en länk till väldigt användbara e-tutorials som ligger i Youtube. Direktlänken är För en tutorial om Write-N-Cite 4 (den senaste versionen) söker man på Youtube med write n cite 4. Dessutom kan man under kommer till en lista med både inspelade och live webinars vilket är visningar av olika aspekter av systemet. Sist men inte minst innehåller hjälpfilerna (Help launch help file) väldigt omfattande förklaringar. Har du frågor kan du naturligtvis också vända dig till din kontaktbibliotekarie. 8