Sida 1 av 5 Protokoll från KarlEkons Styrelsemöte 2017-03-14 Plats: CAPS Närvarande: Mikaela Lind Edin, Elvira Eråker, Daniel Eriksson, Malin Karlsson, Amos Friedman, Johanna Sjödahl, Marcus Pfeiff, Malin Andersson Icke närvarande: Manfred Bergkvist, Carl-Fredrik Hugosson, Elinor Carlén Björemo Närvarande utan rösträtt: Joakim Knutas a) Ordförande, Mikaela Lind Edin, förklarar mötet öppnat kl. 16.23 b) Till justeringsman valdes Johanna Sjödahl c) Fastställande av dagordningen. Mikaela yrkar på att vi startar med punk 2 i föregående protokoll innan vi går in på dagordningen. d) Godkännande av föregående mötesprotokoll. 1. Föregående protokoll 1. Rutin för nya facebooksidan (Malin K) Malin K har även lagt till Mikaela som administratör på facebooksidan. Lösenorden som allt för många hade tillgång till har ändrats och ska finnas tillgängliga i det fastnålade inlägget i styrelsegruppen på facebook. Malin K gör ett förtydligande angående nolltolerans mot fokus på alkohol i bilder/filmer. Det är helt okej och även accepterat om det syns alkohol på bilderna, det viktiga är att det inte är i fokus och att det är stökigt. Styrelsen beslutar att anta de nya rutinerna för KarlEkons kanaler. Styrelsen går till beslut att anta de nya rutinerna för KarlEkons kanaler. 2. Vårstämman (Elvira) Vårstämman kommer att gå av stapeln 26/4 kl.16:15 i Lagerlöf, lokalen är bokad. Det är dags att skapa eventet och börja marknadsföra vilka poster som går att söka. Eventet bör komma upp redan i kväll, all information finns på trello och Mikaela tar på sig ansvaret. Alla som kryssar i att de kommer i eventet bjuder vi på mat, vilket blir sallad från ICA. Elvira har haft uppstart av valberedningen och hon informerar om att det kom in en sen ansökan från en tidigare student från Kalmar, men alla platser är redan fyllda. Valberedningen är taggade och från och med nu jobbar de helt själva. Utifrån lunchmötena de ska ha med avgående styrelsen får de information om vad posten kräver. Vi i styrelsen ska inte ha något med ansökningarna att göra och vi får tillgång till informationen samtidigt som alla andra. De ska skicka informationen direkt till Patricia som lägger upp ansökningarna på hemsidan. Förslagsvis kan de som går av gå ut i klasserna och informera om posterna för att öka sökfrekvensen. Ansökningsperioden kommer att bli 1 vecka kortare än vad den brukar vara men sista datum får valberedningen själv bestämma. Inför mötet kommer Mikaela, Elvira och Daniel sköta allt administrativt och sen delar
Sida 2 av 5 de ut uppgifter till övriga styrelsen vilket gör att alla blir delaktiga. Vi måste ta kontakt med SERO och fråga om någon kan ställa upp som ordförande och sekreterare. Malin A kan ställa upp som sekreterare om vi inte hittar någon annan. Amos får dela med sig om idén om filmen, om det finns tid är det kanon att göra det i markandföringssyfte. 2. Dagordning 1. Nollning (Joakim Knutas & Elvira) Vi måste skicka 2 personer till generalutbildningen i Sunne och undrar om någon i styrelsen kan tänkas ställa upp och följa med, Elvira ställer motvilligt upp på att delta. Generalerna har fått in många anmälningar till kommittén, vilket har varit väldigt bra då det bidrar med bredd och blandning på personer. Har ännu inte fastställt alla platser så nästa vecka kommer hela kommittén röstas in. Joakim justeras ut kl.16:33 2. Proposition 2017:01-05 (Amos & Elvira) För underlag se nedan. 01. Rösträtt Att styrelsemedlemmar inte ska kunna rösta i frågan om sin egen ansvarsfrihet eftersom att detta kan anses som jäv. Rösträtt tillkommer medlem som erlagt medlemsavgift samt hedersmedlem. Styrelsens ledamöter äger ej rösträtt i frågor som berör förvaltning och ansvarsfrihet för det verksamhetsår de varit aktiva. 02. Fyllnadsval Eftersom att det i stadgarna i nuläget inte finns tydliga direktiv eller enlighet hur fyllnadsval till förtroendeuppdrag som blir vakanta går till, har Amos Friedman skrivit en proposition (se bifogad fil i facebookgruppen) för att underlätta denna process. 03. Valberedning För att matcha den utformning som under åren funnits på valberedningen vill styrelsen omformulera stadgan gällande valberedningens sammansättning. Det öppnar för att kunna engagera fler inom föreningen. Valberedningen ska bestå av minst fyra ledamöter som utser, inom gruppen, en föredragare. 04. Styrelsen sammansättning I dagens stadgar står det sexmästare. Detta stämmer inte överens med hur sammansättningen ser ut. Med detta bör vi således ändra stadgarna att sexmästaren hädanefter benämns som ordförande för sexmästeriet. Med anledning av detta har Amos Friedman skrivit en proposition (se bifogad fil i facebookgruppen) som ändrar detta. 05. Mandat period för ordförande sexmästeriet. Eftersom att det i stadgarna (kapitel 4.6) inte framgår ordförande för sexmästeriets mandatperiod har Amos Friedman skrivit en proposition (se bifogad fil i facebookgruppen) där sexmästarens mandatperiod fastställs.
Sida 3 av 5 Mikaela yrkar att vi tar ett klumpbeslut för att rösta in alla propositioner. Styrelsen beslutar att anta proposition 2017:01-05 i sin helhet. Styrelsen går till beslut att anta proposition 2017:01-05 i sin helhet. 3. Karlekon träning (Marcus) Under utskottsmötet kom de fram till att det är dags att rensa KarlEkons träningsfacebook-sida. Kanske tar det mer tid, än vad det faktiskt ger. Det ser ganska bra ut att det är många medlemmar. Dock fortfarande väldigt få som kommer på träningen. 4. Kaffe i gläntan (Daniel) Om vi ska stå i gläntan måste vi göra ett schema så får man fylla i när man kan. KarlEkon borde synas i gläntan varje vecka, t.ex. KarlEkon torsdag. Vi måste fixa ett schema där vi själva kan fylla i när vi har möjlighet att stå. Mikaela går till kåren och bokar upp oss flera veckor framöver. Även CAPS ska stå i gläntan och marknadsföra sig. 5. Medlemsunderskrifter (Elvira) Vi behöver medlemsunderskrifter från 2016, de från i höstas är spårlöst försvunna. På vårstämman tar vi även medlemsunderskrifter och på våra större event. 6. Ansökningsvecka (Elvira) Elvira har en idé om att ha en ansökningsvecka. Eftersom vi söker nya personer till poster, så som styrelseposter, projektledare för åreresan, flottracet och KEY måste vi promota det. Vi måste utnyttja tiden vi står i gläntan till att promota projekt, just nu för smalt på facebook. Bra att ta sista veckan i mars, 27-31. Mikaela bokar gläntan och tv. 7. Konferens i Västerås (Mikaela) Mälekon har skickat inbjudan till deras konferens där det finns 8 platser till KarlEkon och förslagsvis kan vi åka buss då det är enkelt och smidigt. Men kollar även upp minibuss. Temat för festen är charter. KarlEkon står för dessa kostnader. 8. Utvärdering marknadsföring trello (Mikaela) Vi går varvet runt och utvärderar hur vi anser att arbetet med marknadsföring trello har fungerat. Alla tycker att trello är en bra idé men ändå fungerar det inte, kommunikationen brister. Utskottsmedlemmarna måste vara med i trello för att underlätta arbetet. Det blir enklare att veta vad de ska göra när de får tillgång till all information. Mikaela och Elvira har ett möte tillsammans med marknadsföringsutskottet där de går igenom trello och förklarat vad vi vill ha för hjälp av dem. Kör med rak kommunikation istället då det blir bästa alternativet just nu. 9. Möte med Handelshögskolan (Elvira & Elinor på distans) Hur relationen och kommunikationen går med handelshögskolan. Tanken är att vi skapar ett sektionsarbete utanför kåren tillsammans med andra föreningar. Då kommer
Sida 4 av 5 vi kunna få ut mer pengar i sponsring av handels och ett bättre samarbete. Ett krav är att det är lika stort samarbete för alla föreningar. Vi ska tillsammans bygga en stor arbetsmarknadsdag tillsammans och i framtiden slopa KEY. Det kommer bli lättare att få dit företag som är attraktiv för oss. Handelshögskolan bjuder in till möte 26/4, dit de vill ha 1-2 representanter från alla föreningar. Då ska vi börja bygga grunden för en sektion. Steg 1 är att ha en representant för handelshögskolans dag i höst. Ska vara fokus på karriär då vi kan bjuda hit studenter som pluggat det vi gör och se vart de är idag. Handelshögskolan vill branda sig som handels, vilket är ett långsiktigt mål. Tanken är att vi kan använda oss av handelshögskolan i marknadsföringen istället för Karlstads universitet. Ska även länka till handelshögskolan på hemsidan. Ska alltid höra av sig så ska de dela våra event på facebook. Vi tjänar endast på det här. De blev glada att vi uppskattar det de gör. 10. Inköp av material till KarlEkons aktiviteter (Elvira och Daniel) Alla projektbeställningar ska gå via teknisk service och levereras till KarlEkon och något som måste bli standard för alla projekt. Ser bättre ut när sponsorer ska skicka produkter till universitetet än till en enskilds persons hemadress. Bör skriva ihop en mall till projektledare så de vet vad som gäller. Eftersom det finns projekt som sträcker sig över sommaren måste det bli ett undantag då eftersom teknisk service är stängt. 3. Rundan/vad ska göras till nästa möte Malin K lansering av facebooksidan, lägga upp nollefestbilder, prata med CAPS om riktlinjer till festen. Malin A- fortsätta kontakten med studentkortet Johanna- boka möte med KBAB, inköp till CAPS, kontakta redbull. Daniel Fullmakter på banken tillsammans med Mikaela, izettle, hemsida med Patricia. Marcus- boka gläntan, planera innebandycup, möte med kåren och kauif Amos- kontakta programrådsrepresentanter, hjälpa malin med facebooksidan. Elvira- ha möte med marknadsföringsutskottet om trello. Mikaela- boka gläntan inför ansökningsveckan, ha möte med marknadsföringsutskottet om trello. 4. Övrigt Malin K - Angående mötet med WELO så var allt lugnt, de bad om ursäkt och vi måste fortsätta hålla god kontakt med dem eftersom vi är beroende av varandra. Nästa event som kommer är damsittning och Malin har varit i kontakt med himmelriket. Snart kommer mer information. Amos har tillsatt två programrådsansvariga i termin 1 vilket blev Alexandra Metz och Viktor Andersson.
Sida 5 av 5 Mikaela har gjort klart sin projektansökan till evenemangsdagen. Troligtvis kommer det bli 80 personer som deltar, både från HT16 och VT17. Måste börja med ansökningar om sponsring tillsammans med Malin A. Mikaela ska även påbörja ansökan till SM i ekonomi 2018. Alla kan börja tänka på framtida projektledare. Vår t- shirts som går under profilkläder är bestställda och kostnaden ligger på ca 200kr/st. 5. Nästa möte Innovation park kl.15:45 6. Fika 7. Mötet avslutas Ordförande, Mikaela Lind Edin, avslutar mötet kl. 17:41 Mikaela Lind Edin Malin Andersson Johanna Sjödahl Ordförande Sekreterare Justeringsman