3. CAPS-betalningssystem (Johanna) Johanna har fått mer information angående appen som var ett förslag till ett nytt

Transkript

1 Sida 1 av 7 Protokoll från KarlEkons Styrelsemöte Plats: CAPS Närvarande: Mikaela Lind Edin, Elvira Eråker, Daniel Eriksson, Elinor Carlén Björemo, Malin Carlsson, Johanna Sjödahl, Carl-Fredrik Hugosson, Marcus Pfeiff, Amos Friedman, Malin Andersson Icke närvarande: Manfred Bergkvist Närvarande utan rösträtt: Gustav Krantz, Patricia Matson, Axel Almqvist a) Ordförande, Mikaela Lind Edin, förklarar mötet öppnat kl b) Till justeringsman valdes Daniel Eriksson c) Fastställande av dagordningen. Daniel yrkar på att ta punkt 1 i dagordningen eftersom Patricia är närvarande och sedan punkt 9 i dagordning då Gustav är närvarande innan vi går på den vanliga ordningen. d) Godkännande av föregående mötesprotokoll. Gustav Krantz justeras in kl. 16:18 1. Föregående protokoll 1. Projektstöd (Elvira) Elvira yrkar på att stryka punk Utvärdering K-manna (Elvira) Utvärdering av kontaktmannadagen. Styrelsemedlemmarna delar med sig av intryck de tog del av under konferensen. Alla är överens om att det var en bra konferens som överlag hade bra föreläsningar och utskottsträffar, dock borde de uppdatera case:en och våga vara kreativa. Temat entreprenörskap är extremt bra i tiden och föreläsarna bidrog med härlig och inspirerande stämning. Tyvärr upplevde vi även att det var rörigt, dålig kommunikation som även bidrog med dåligt information. Tycker att projektgruppen borde ha stenkoll på allt, något vi inte upplevde att de hade. Överlag blev det ett dåligt avslut på helgen då frukosten inte var på plats i tid och att de inte erbjöd sig någon transport till tåget, vilket försämrade upplevelsen. Angående logistiken föredrar de att sova i stor sovsal då man får hänga mer med de andra deltagarna. Nu fick KarlEkon istället chans att umgås mer. Killarna upplevde även att det var för små portioner men annars bra val av mat. Något vi i KarlEkon kan tänka på till nästa resa är att ha stenkoll på allt i förväg angående transport etc. för att göra alla lugna. Vi ajournerar mötet till kl Mötet öppnas kl Gustav och Axel justeras ut 17:35 3. CAPS-betalningssystem (Johanna) Johanna har fått mer information angående appen som var ett förslag till ett nytt

2 Sida 2 av 7 betalningssystem på CAPS. Appen tar så mycket som 3-4 % vid varje köp i transaktionsavgift och vi har stora funderingar hur det hanteras till skatteverket. Det andra alternativet är izettle som istället tar 2,75% vid varje köp. Vid användning av izettle används en kortläsare som är kopplad till en ipad. Kostande för en kortterminal uppgår till 700kr och det är ipaden som blir den största kostnaden. På Hotspotmässan förra året vann Johanna en ipad som hon kan sälja till CAPS för ett billigare pris. Daniel ska ordna med ett kvitto så allt blir korrekt. Vi anser att izettle är det bästa alternativet. Själva programmet är gratis, det är ipaden och kortläsaren som kostar. Alla transaktion kostar 2.75 % som stegvis sänks beroende på hur stor försäljningen blir och eventuell återbetalning sker i samband med avstämning vid månadsbryt. Det är väldigt fördelaktigt att transaktionerna automatiskt överförs till Visma, vilket kommer underlätta jobbet med bokföringen. Bör kolla upp hur avtalet ser ut med kassaapparaten innan vi avvecklar det helt. Frågan är om tanken är att få bort kontanter helt eller om det ska bli en långsam övergång till endast kortbetalning. Det finns dock en risk för att systemet kraschar, då inte alla kommer ha kontantermed sig som backup. Även kommer varje köp ta lite längre tid än vad det tidigare gjort. Det är därför viktigt att det finns en konkret plan och även en rutin för hur köpet ska gå till. Kan handla om att ändra strukturen i baren för att få det mer effektivt, är väldigt trångt som det är nu. Finns en tanke om att den som är serveringsansvarige ska ta hand om korthantering och övriga delar ut beställningarna. Innan vi tar ett beslut måste CAPS komma med mer information och en plan för att allt ska var 100 % klart vid lansering. Bättre tänka längre än stressa något så det blir halvbra. Mikaela beslutar att vi bordlägger punkten till nästa vecka. Amos justeras in kl.17:46 4. Kamera (Carl-Fredrik och Elvira) Carl-Fredrik under vad de övriga utskotten önskar för typ av kamera, då är alla överens om en kamera som är lätt att filma med. Alla är överens om att en Gopro är det bästa alternativet för alla. Detta kommer att belasta jobbet från endast marknadsföringsutskottet då alla får möjlighet att använda den. Får skriva ett avtal om riktlinjer om vad som ska gälla när någon lånar Gopron. Elvira kommer med ett kostnadsförslag, kr för paket vilket innehåller Gopron, stativ och minneskort. Eller 3 990kr ett specialerbjudande den här veckan för endast kameran. Vi kan äska 50 % av kostanden från SERO, som projektstöd. Styrelsen går till beslut att köpa in en Gopro för att komplettera kameran vi redan har. Styrelsen beslutar att köpa in en Gopro för att komplettera kameran vi redan har. 2. Dagordning 1. Hemsidan (Patricia) Patricia, webmaster, har kommit med ett förslag på ny layout för KarlEkons hemsida. Hon har inget som är helt klart men visar upp ett väldigt snyggt exempel alla är väldigt nöja över. Vi ska skicka dokument till Patricia som innehåller all information vi vill ha upp t.ex. Befattningsbeskrivningar, Om KarlEkon, för att underlätta hennes arbete. Patricia frågar om det är okej att hemsidan ligger nere under ett par dagar då uppdateringen sker. Absolut helt okej för styrelsen men bör lägga upp en bild att det

3 Sida 3 av 7 står under uppdatering, återkom xxxx. Önskemål om att alla mailadresser som är kopplade till KEY går till Mikaelas mail innan nya projektledaren för KEY tillsätts. Elvira och Mikaela går igenom vilka mailadresser som bör tas bort för att de inte längre är aktuella. Patricia meddelar datum när hon har möjlighet att göra uppdateringen, ska då ha tillgång till allt material som behövs. Axel justeras in kl.16:28 Går vidare till punkt 9 i dagordning. 2. Befattningsbeskrivningar (Alla) Alla läser igenom befattningsbeskrivningarna så vi vet vad vi kan förvänta oss av varandra. Om man vill uppdatera sin post säger man till Elvira. 3. Åreresan (Daniel) Stängd diskussion. I diskussionen kom vi fram till att det är nödvändigt att vi ordnar med ett nytt avtal med Skistar nu när KarlEkon står bakom projektet. Viktigt att vi har koll på dokumenten som lämnas ut till projektledare. Som tack anordnar vi engagemangsdagen där projektledaren får delta. Fortsätter diskussion angående de fria platserna som ingår i skistars paketpris. Elinor kommer med ett förslag att lotta ut gratis resor till Åre under engagemangsdagen. Det bidrar inte med mycket pengar om vi istället skulle slå ut gratis platserna på alla. Bör kolla upp hur andra universitet har gjort för rådgivning. Viktigaste punkten är att kolla med Skatteverket så det inte blir något problem där. Något som även kom på tal är fördelningen av tack till våra engagerade studenter. Alla gör ett ideellt arbete och lägger ner sig extremt mycket för projekten. Bordlägger punkten. Daniel, Elvira och Mikaela kollar upp mer angående punkten. 4. Organisationsbidrag (Elvira) Påminnelse om att börja skriva verksamhetsberättelser, för att underlätta skrivandet kan vi börja föra dagbok redan från start vad som händer i vårt styrelsearbete. Elvira önskar att Malin A fixar fram medlemsregistret från 2016 där för- efternamn, personnummer, kön, adress och datum vid medlemsregistrering ska ingå. 5. Helgmöte (Elvira) Vi behöver ta en heldag en helg för vi har så mycket att prata om. För att inte vanliga mötet ska ta för lång tid, kan vi göra daglig uppdatering om vad som hänt. Mikaela lägger upp en omröstning om vilka datum som passar. 6. Ansökningar till stämmor (Johanna) Ha öppen ansökan till styrelsen där medlemmarna får veta innan, vilka som söker, möjlighet. För och nackdelar. Kan skrämma iväg men kan även bli mer seriöst när det. Bra då medlemmarna bli mer insatta och har möjlighet att ställa frågor. Blir proffsigare. Kan vara möjligt att införa till hösten, väldigt mycket nytt för

4 Sida 4 av 7 valberedningen. Amos tar på sig rollen att fixa en mall till nästa vecka och Elvira bjuder in valberedningen till nästa vecka. Styrelsen måste hjälpa valberedningen. Bordlägger diskussion till nästa vecka. 7. Kommunen och cup (Marcus och Malin) Marcus återkommer med information angående cup till nästa vecka. Stödberättigade från kommunen går inte bra. Två problem med att vi inte har medlemsavgift och att vi inte är öppna för alla. Återkommer nästa vecka. 8. Handelshögskolan (Elinor) Elinor ska på möte med handelshögskolan 14/3 kl.16 där både rektorer, lektorer etc. närvarar. Mötet går ut på att förbättra samarbetet mellan HHS och KarlEkon. Elinor undrar om någon i styrelsen vill följa med och om vi har några förslag på vad som bör tas upp. Tycker att de ska vara mer positiva och entusiastiska vid samarbete. Kan det möjligtvis bli ett finansiellt samarbete? Vi ska komma med konkreta förslag till Elinor om vi kommer på något. 9. SM i ekonomi (Elinor) Gustav kom precis från ett möte med handelshögskolan där de fick tillhandahålla produkter till goodiebags. Gustav går igenom planen för dagen och vad som fortfarande behövs göras inför deltävlingen 8/3. På kvällen efter deltävlingen bjuds alla deltagare in till minglet som hålls på nöjesfabriken där det bjuds på välkomstdrink och snacks. Gustav tog beslutet att byta ut snittar mot snacks då det blev ett billigare alternativ än tidigare. Projektgruppen har tagit fram ett schema inför kvällen men den största frågan är vad mervärdet av kvällen blir, varför ska studenterna komma dit? Förutom prisutdelning och tacktal ska det vara en chans att träffa nya personer och få mer information om KarlEkon. Tips inför minglet är att anordna tipspromenad eller någon annan aktivitet. De måste komma ihåg att skicka ut en inbjudan till deltagarna så de i tid vet att det hålls ett event även på kvällen. Måste också informera om själva dagen, var de ska vara och vilka tider det är som gäller. Carl-Fredrik tar tillfälle i akt och fotograferar under både dagen och kvällen för framtida marknadsförings möjligheter. Har inte fått information om samarbetspartners kommer att delta på minglet eller inte. Elinor har bjudit in de men har inte fått något svar. Arbetet med sponsorer går framåt och idag var de på besök hos ICA Våxnäs igen där de träffade butikschefen. Förhoppningsvis löser det sig med sponsring av frukosten men annars finns det plats för inköp i budgeten men borde inte vara ett alternativ. Kan köpa in från ICA Välsviken och söka projektstöd för det. KarlEkon kan stå för kaffet då det inte går åt speciellt mycket. Det är fortfarande ett problem med lokaler där de tävlande lagen skriver provet eftersom det saknas 3 lokaler. De har besökt flera hotell för att hitta konferensrum, dock var det endast Scandic winn som hade konferensrum och då skulle det bli en kostnad på 1 000kr vilket inte är värt. Om de inte får tag i någon lokal får de lov att

5 Sida 5 av 7 utnyttja universitetet. Elinor ska hjälpa till med sökande efter 3 lokaler. Projektgruppen måste ordna med anonymitetskoder då resultatet för alla kommer ut genom koden. Ansökan om tentamensvakter måste komma ut imorgon och personerna måste vara fastställda fredag 3/3. Bra att ha några reserver. De har även varit i kontakt med SVT Värmland och NWT och berättat om projektet. Fanns ett intresse hos media att bevaka dagen men ville ha mer information. Deras tanke var att gåvan till tentarättarna skulle bli chokladaskar men vi rekommenderar att byta ut det till blommor då det är något som passar alla. Gustav har en projektgrupp med 3 duktiga och engagerade studenter. De är alla duktiga på olika områden och tillsammans blir det en stark grupp. Mikaela yrkar att vi tar ett klumpbeslut. Styrelsen går till beslut att anta Henric Adler, Ronja Persson och Petter Pålsson till projektgruppen för SM i ekonomi. Styrelsen beslutar att anta Henric Adler, Ronja Persson och Petter Pålsson till projektgruppen för SM i ekonomi. Patricia justeras ut kl.17:09 Går tillbaka till föregående protokoll. 10. Angående rundan (Malin A) Malin A har ett förslag om att göra rundan mer effektiv och smidig. Alla säger 3 saker som måste göras till nästa möte som hon sedan lägger upp i facebook gruppen som påminnelse. Det är många saker som faller mellan stolarna för att det glöms bort. Därför påminnelsen till alla. 11. Svenska handelskammaren (Elinor) Får vi marknadsföra deras internship i San Fransisco. Kan vi lägga under våra lediga tjänster på KarlEkons hemsida. Styrelsen går till beslut att marknadsföra ideella föreningar och icke vinstdrivande organisationer under lediga tjänster på KarlEkon utan att ta ut någon avgift. Styrelsen beslutar att marknadsföra ideella föreningar och icke vinstdrivande organisationer under lediga tjänster på KarlEkon utan att ta ut någon avgift. Ajournerar möte till kl.19:35 Öppnar mötet kl eftersom alla är på plats. 12. Omorganisering (Mikaela) Förslag att införa vice marknadsföring och byta bort posten vice-caps och göra om den till en förtroendevald post. KarlEkon styrelse har inte idag behov av vice-caps och tanken är att istället avveckla rösträtten för vice-caps. Detta öppnar upp möjligheten för oss att tillföra vice marknadsföring samtidigt som vi har kvar ett ojämnt antal röstetal. CAPS är just nu ett utskott under KarlEkon men ska i framtiden vara fristående. Den enklaste lösningen för att snabbast avlasta marknadsföringen kan vara

6 Sida 6 av 7 att tillsätta vice marknadsföring. För att KarlEkon ska hänga med inom sociala medier och synas mer behövs nya poster som kan hjälpa till och få KarlEkon att växa. Carl- Fredrik söker även nya till sitt utskott, kommer snart ut med en ansökan. Viktigt att tänka ut hur det blir i framtiden angående fler nya poster. Marknadsföringen är mest akut, saker som måste ske fort. Därför detta förslag togs fram. Kan lyfta organisationen ännu mer. Lättare att dela på arbetet om vi blir fel. Inga beslut idag, tar diskussion nästa vecka. Kom med nya förslag tills vi känner att vi har tillräckligt med kött på benet för att kunna ta beslut. Bordlägga punkten till nästa möte. Tänk på KarlEkons perspektiv. 3. Rundan/vad ska göras till nästa möte Alla- läsa befattningsbeskrivningar och utvärdera kontaktmanna konferensen! Malin C - Fixa med allt inför nollephesten, komma ut med event ovvesittning och information om ovveförsäljning. Ha färdig modell för sexmästeriets facebooksida, verksamhetsberättelse. Elinor - Verksamhetsberättelsen, mall för möte med handelshögskolan. Malin A - Medlemsregister för Renskriva protokoll. Daniel - Info om Visma, göra klart budget- Johanna - Kontakta KBAB och kommunen, kolla upp angående pins, plan angående izettle. Carl-Fredrik - Fotografera nollephest, header till sexmästeriets facebooksida. Marcus - Prel. boka idrottshall och gläntan, projektstöd Amos - Tidsplan för ny kandidatur, utskotts möte Elvira - Kontakta Kristina på folkuniversitetet, bjuda in valberedning, kontakta sakrevisorer. Mikaela - Omröstning för helgmöte, beta av sista utvecklingssamtalen, kolla på styrelseband. 4. Övrigt Malin informerar om de kommande eventen. Nollephesten går av stapeln nu på fredag 3/3 där det blev 84 biljetter sålda. Även de som inte deltog på nollningen fick möjlighet att köpa biljetter till eventet. 17/3 är det ovvesittning och försäljning av overall sker i samband med Jusekföreläsningen 9/3. 5. Nästa möte CAPS kl.16:15 6. Fika Amos 7. Mötet avslutas Ordförande, Mikaela Lind Edin, avslutar mötet kl. 20:17

7 Sida 7 av 7 Mikaela Lind Edin Malin Andersson Daniel Eriksson Ordförande Sekreterare Justeringsman