PROTOKOLL Tekniska nämnden 23 28
Tekniska nämnden Sida 2 Tekniska nämnden sammanträde den 21 maj 2013 Informationer och överläggningar 23 Tertialuppföljning 2013, ekonomi, åtaganden m m tekniska förvaltningen 24 Attestlista för tekniska förvaltningen 2013, revidering 25 Reviderad delegationsordning 26 Revisionsrapport 2012, genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/ 2013, granskning av systematiskt arbetsmiljöarbete och upphandling 27 Delegerade beslut 28 Inkomna skrivelser
Tekniska nämnden Sida 3 Plats och tid Beslutande Tekniska förvaltningen, Sveagatan 12,Alingsås, kl. 14.00 16:40 Anita Skoglund (M), ordförande Carl-Erik Bergsén (S) Thomas Jensen (KD) Viola Schüberg Lundgren (S) Simon Pehrsson (S) ersättare för Gunnar Tiselius (S) Thorsten Larsson (M) Gillis Karlsson (C) ersättare för Hans Lindell (M)) Barbro Engh (S) Paragrafer 23-28 Ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Gunilla Hedman, förvaltningssekreterare Barbro Sundström, teknisk chef Martin Wollhag, enhetschef/controller, punkt B, 23 Conny Josefsson, utredare, punkt A Björn Franke, administrativ chef Klk, punkt D Anita Skoglund/Carl-Erik Bergsén Tekniska förvaltningen, Sveagatan 12, Alingsås Onsdagen den 29 maj klockan 10.00 Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Hedman Anita Skoglund Carl-Erik Bergsén L L L
Tekniska nämnden Sida 4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska nämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2013-05-30 Datum för anslags nedtagande 2013-06-21 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Tekniska förvaltningen Gunilla Hedman, förvaltningssekreterare
Tekniska nämnden Sida 5 Informationer och överläggningar A) Detaljplan bostäder vid Frostvägen B) Ekonomisk uppföljning C) Förvaltningschefen, aktuell information D) Nämndutbildning
Tekniska nämnden Sida 6 TN 23 Dnr 2013.156 Tertialuppföljning 2013, ekonomi, åtaganden m m, teknisk förvaltning Ärendebeskrivning Den första uppföljningen år 2013 som är ett beslutsärende (enligt styrmodellen) är också den första där vi följer upp åtaganden. Uppföljningen är dock i huvudsak en ekonomisk uppföljning. För att göra dokumentet mer läsbart har anvisningarna som tagits fram av kommunledningskontoret klippts in i bifogad bilaga med kursiv stil. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 13. Yrkande Anita Skoglund (M) yrkar enligt följande: Tekniska nämnden vidhåller i dagsläget en total prognos för investeringar på 65 miljoner kronor och återkommer vid delårsbokslutet med eventuell reviderad prognos. Proposition Ordförande ställer proposition på Anita Skoglunds (M) yrkande och finner att detta har bifallits. Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden beslutar att godkänna tertialuppföljning 2013, ekonomi, åtaganden mm för tekniska förvaltningens verksamheter enligt bilaga. Tekniska nämnden vidhåller i dagsläget en total prognos för investeringar på 65 miljoner kronor och återkommer vid delårsbokslutet med eventuell reviderad prognos. Exp: Tf-ledn.gr, Klk
Tekniska nämnden Sida 7 TN 24 Dnr 2013.025 Attestlista för tekniska förvaltningen 2013 revidering Ärendebeskrivning Gällande attestlista för tekniska förvaltningen antogs av tekniska nämnden 2013-02-04, 2. Med anledning av att Barbro Sundström utsetts till förvaltningschef för både för samhällsbyggnadskontoret och tekniska förvaltningen och Bo Norling till biträdande förvaltningschef behöver attestlistan revideras. Samtidigt har också förvaltningen sett över övriga attestanter och tagit bort tjänstemän som inte längre är aktuella, då de slutat sin tjänst samt kompletterat med tillkommande anställningar. Beredning Ekonomienheten har upprättat förslag till ny attestlista för tekniska förvaltningen. Förslaget innehåller förutom ovan nämnda förändringar en höjning av attestbeloppet för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef till 3 500 000 kr (nu 2 000 000 kr) för att tillmötesgå revisionens synpunkter kring tillfälliga höjningar av attestbelopp vid stora fakturor. En genomgång under 2012 och 2013 visar att inga fakturor under denna period har överstigit 3 500 000 kr. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 14. Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden fastställer upprättat förslag till reviderad attestlista för 2013. Exp: Tf-ledn.gr, Klk
Tekniska nämnden Sida 8 TN 25 Dnr 2011.114 Revidering av delegationsordning Ärendebeskrivning Gällande delegationsordning för tekniska nämnden antogs 2012-06-18, 53. Med anledning av att Barbro Sundström utsetts till förvaltningschef och Bo Norling till biträdande förvaltningschef behöver de delar av delegationen som omfattar delegation till teknisk chef ändras. Beredning Det finns för närvarande ingen anledning att göra någon större översyn av delegationsordningen, utan denna bedöms kunna fungera mandatperioden ut, det vill säga åtminstone till den 31 december 2014. Således föreslås endast de ändringar som föranleds av chefsbytet. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 15. Tekniska nämnden beslutar Beteckningen teknisk chef i gällande delegationsordning ändras till förvaltningschef och som ersättare till förvaltningschefen införs biträdande förvaltningschef. Exp: Tf- Bs, Bon
Tekniska nämnden Sida 9 TN 26 Dnr 2013.139 Revisionsrapport 2012 genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/2013 granskning av systematiskt arbetsmiljöarbete och upphandling Ärendebeskrivning Revisorerna har genomfört en uppföljning av tidigare granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp. Rapporten har 2013-04-09 översänts till nämnden för yttrande inom 60 dagar. Rapporten behandlar frågorna såväl inom kommunstyrelsens område som flera andra nämnder, däribland tekniska nämnden. Betr. arbetsmiljöarbetet konstaterar revisorerna att kommunstyrelsen upprättat och förtydligat de övergripande dokument som krävs samt att de berörda nämnderna har upprättat skriftliga uppgiftsfördelningar av arbetsmiljöansvaret samt även i övrigt genomfört de åtgärder som revisionen föreslagit. När det gäller upphandling och inköp anser revisorerna att tekniska nämnden vidtagit samtliga åtgärder med undantag för tillfälliga höjningar i belopp för att kunna attestera större fakturor. Förvaltningens yttrande Förvaltningen noterar med tillfredsställelse att revisorerna är nöjda med de åtgärder som nämnden beslutat om och genomfört. När det gäller rekommendationen att se över attestförfarandet med tillfällig höjning (via kommunledningskontoret) för att klara enstaka stora fakturor har besluts- och godkännandebeloppen för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef höjts till 3,5 Mkr. Under 2012 och hittills under 2013 har inga fakturor över detta belopp varit aktuella, varför förvaltningen anser att även denna rekommendation är åtgärdad. Kommunstyrelsen har genom att införa en upphandlingsdatabas tagit första steget för att ha en bättre kontroll samt service till förvaltningarna. Dock saknas fortfarande en systematisk uppföljning av de för kommunen samlade inköpen under gränsen för när upphandling krävs (f.n. 200 000 kr), vilket är en brist.
Tekniska nämnden Sida 10 Forts TN 26 Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 16. Yrkande Carl-Erik Bergsén (S) yrkar att en återrapportering till nämnden av vilka åtgärder som vidtagits på övriga påpekanden i revisionsrapporten skall ske vid årsskiftet 2013/2014. Thorsten Larsson (M) yrkar att första beslutssatsen ändras till: Tekniska nämnden noterar att revisionen är nöjda med de åtgärder som nämnden vidtagit med anledning av tidigare revision. Proposition Ordföranden ställer proposition på Carl-Erik Bergséns (S) och Thorsten Larssons (M) yrkande och finner att båda har bifallits. Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden noterar att revisionen är nöjda med de åtgärder som nämnden vidtagit med anledning av tidigare revision. Nämnden anser också att det påtalade problemet med tillfällig höjning av attestbelopp är löst genom en höjning av attestbeloppet för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef. Nämnden anser att även inköp under upphandlingsnivån bör ingå i kommunens övergripande upphandlingsdatabas. Återrapportering till nämnden av vilka åtgärder som vidtagits på övriga påpekanden i revisionsrapporten skall ske vid årsskiftet 2013/2014. Exp: Tf-Bs, Bon
Tekniska nämnden Sida 11 TN 27 Dnr 2013.045 Anmälan av delegerade beslut Ärendebeskrivning Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i nämndens delegationsordning: Trafikärenden: april/maj 2013 Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Tillfälliga lokala trafikföreskrifter, inga beslut fattade Beslut enligt listor från verksamhetscheferna, april/maj 2013 Staben: Beslut fattade mellan 2013-03-01 2013-05-02 VA-avdelningen: Beslut fattade mellan 2013-04-22 2013-04-24 Gatuavdelningen: Inga beslut fattade Park/natur: Inga beslut fattade Avfall: Inga beslut fattade Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna.
Tekniska nämnden Sida 12 TN 28 Dnr 2013.046 Inkomna/utgående skrivelser och meddelanden Ärendebeskrivning I april/maj 2013 inkomna/utgående skrivelser och meddelanden som ej redovisas under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och för kännedom till tekniska nämnden. 1 Uppdrag avseende samverkan mot alkohol och droger i trafiken Ärende 2013.166/001 TN-001 2 Gemensam finansiering av utredning av järnväg mellan Göteborg och Mölnlycke Ärende 2013.169/002 TN-001 3 Remiss genomförande av direktiv om rening av avloppsvatten från tätbebyggelse Ärende 2013.060/366 TN-019 4 KF 82, 2013-04-24, ombudgetering med anledning av genomförd lönekartläggning. Ärende 2013.174/078 TN-001 Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden tar del av skrivelserna och lägger dem till handlingarna.