SLUTRAPPORT Miljösamverkan Västernorrland

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 1(11) SLUTRAPPORT Miljösamverkan Västernorrland Titel: Beställare: SLUTRAPPORT Miljösamverkan Västernorrland Styrgruppen Version: 2 Skriven av: Peer-Erik Carlsson Datum: 2015-12-15 Godkänd av: Styrgruppen Datum: Text Projektwebbplats: http://kfvn.se/miljosamverkan-vasternorrland.html

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 2(11) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 VERKSAMHETENS MÅL OCH STRATEGIER... 3 2 MÅL... 4 2.1 EFFEKTMÅL... 4 2.2 PROJEKTMÅL... 5 2.3 VIKTIGA HÄNDELSER... 5 3 PROJEKTRESULTAT JÄMFÖRT MED PROJEKTMÅL... 6 3.1 UTFALL PROJEKTMÅL... 6 3.2 INDIKATION EFFEKTMÅL... 7 3.3 UTFALL TIDSPLAN... 7 3.4 UTFALL RESURSER... 8 3.5 UTFALL PRIORITERING... 9 4 ORGANISATION, ROLLER OCH RESURSER... 9 5 ÖVERLÄMNING/LEVERANS AV PROJEKTET... 9 6 ERFARENHETER OCH FÖRBÄTTRINGAR... 10 8 KOMMENTARER FRÅN PROJEKTET... 10

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 3(11) 1 Inledning 1.1 Bakgrund Under 2011 har miljöcheferna i länets kommuner och chefen för länsstyrelsens avdelning för natur och miljö, tillsammans med andra representanter för länsstyrelsen och kommunerna, träffats vid flera tillfällen för att diskutera tillsynsvägledning och utökad samverkan. Den 4 april 2011 genomfördes en träff i Söråker där representanter för länsstyrelsen och länets kommuner diskuterade hur vi kan åstadkomma en bra tillsynsvägledning och hur vi utvecklar miljösamverkan. Vid mötet beslöts att ta fram ett underlag för hur en gemensam resurs för tillsynsinsatser och miljösamverkan kan tillskapas. Ett utförligare underlag presenterades på en träff i Söråker den 21 september 2011. Utkast till avtal och budget har förankrats hos länets Bygg- och miljöchefer på presidiekonferensen i Gålsjö Bruk 17-18 november 2011, hos länsstyrelsens avdelning för natur och miljö samt hos tjänstemannaledningen för kommunförbundet Västernorrland. Den 10 april 2012 diskuterades och prioriterades förslag till delprojekt på ett möte där länsstyrelsen, de flesta av länets kommuner och kommunförbundet deltog. Projektunderlag och projekt idéer presenterades på Bygg- och miljöchefernas presidiekonferens den 26/27-april. En arbetsgrupp bestående av Lena Ericsson från Sundsvalls kommun och Peter Ekström från länsstyrelsen har arbetat med att ta fram underlag inför träffarna. Miljösamverkan har nyligen startats i Västerbotten. I Gävleborgs län pågår diskussioner om att inrätta ett liknande forum. Från vissa kommuner i Jämtland har framförts intresse för att delta i ett länsöverskridande miljösamverkansforum. Vid de diskussioner som hittills förts har uppfattningen från miljöcheferna i Västernorrlands län varit att ett samverkansforum kan begränsas till att gälla länet, men förutsättningarna för att kunna finansiera en attraktiv tjänst ökar med en större bas av deltagande län och kommuner. Det är därför viktigt att hålla kontakt mot norr, söder och väster för att i största möjliga utsträckning samverka. Verksamhetens mål och strategier - Motiv för projektet Ökad samverkan mellan myndigheter krävs för att klara kompetenskraven Arbetsområdet miljö- och hälsoskydd växer, utvecklas och förändras ständigt. För att svara upp mot lagstiftningens intentioner måste varje kommun och länsstyrelse ha tillgång till bred och hög kompetens inom prövnings- och tillsynsområdet. Det är knappast möjligt att varje enskild myndighet på sikt ska ha den kunskap och kompetens som är nödvändig för att klara dessa alltmer komplexa arbetsuppgifter. Ökad samverkan mellan myndigheter krävs för att utnyttja resurserna på bästa sätt Vårt län har 7 kommuner. Varje kommun samt länsstyrelsen har ett miljökontor eller

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 4(11) motsvarande med uppdrag att bland annat bedriva tillsyn och prövning enligt miljöbalken. Det innebär att man arbetar med samma frågeställningar på många ställen. En samverkan mellan kommunerna och länsstyrelsen, där vi hjälps åt med exempelvis handläggningsrutiner, informationsmaterial, bedömningsgrunder med mera kan göra arbetet enklare, effektivare och öppna för en ökad kvalitet i arbetet inom den enskilda myndigheten. Brist på kompetens inom företagen försämrar deras konkurrenskraft Många företag, speciellt mindre företag, har problem med att hålla sig informerade om nya lagar och regler inom miljöområdet. Låg miljökompetens hos företagen minskar deras konkurrenskraft och försämrar förutsättningarna för att utvecklas och växa. Behoven av information är lika stora i alla delar av länet och samverkan kring informationsinsatser ger ökad kvalitet och minskat resursbehov totalt sett för informationsinsatser. Brister i kommunikation och kunskap ger sämre miljöarbete hos företagen Brister i kommunikation mellan tillsynsmyndigheter och verksamhetsutövare minskar förutsättningarna för ett effektivt miljöarbete. Bristande kunskaper hos företagen ger också större risk för en negativ miljöpåverkan. Väl utformade tillsynsinsatser och informationsmaterial bidrar till god lagefterlevnad och gott miljöarbete hos företagen. Samverkan ger forum för systematiskt projektarbete Väl utarbetade tillvägagångssätt för arbete i delprojekten med stöd av en särskild resurs effektiviserar arbetet, så att deltagare i arbetsgrupper avlastas projektledningsarbete och kan koncentrera sig på sakinnehåll i delprojekten. Systematiskt arbete med att sprida resultat av delprojekten ökar den samlade kunskapen i länet En systematisk behandling och spridning av projektresultaten till deltagande kommuner och länsstyrelse samt till näringsliv och media ger mervärden i form av ökad kunskap hos myndigheter, verksamhetsutövare och allmänhet. Länsstyrelsens arbete med tillsynsvägledning underlättas och effektiviseras Länsstyrelsen har skyldighet att bedriva tillsynsvägledning gentemot kommunerna. Genom att delta i och bidra till miljösamverkan uppfyller länsstyrelsen delar av sina skyldigheter att samordna och ge stöd och råd. 2 Mål 2.1 Effektmål Effektmålen är förbättrat miljöarbete hos verksamhetsutövarna samt ökad kvalitet på myndigheternas arbete. För dessa effektmål är det svårt att sätta upp indikatorer. Projektet kommer att innehålla en aktivitet med syftet att undersöka hur man kan mäta effekterna

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 5(11) av miljösamverkan. I det avtal som upprättats mellan de samarbetsparter som bildat Miljösamverkan Västernorrland beskrivs målen på detta sätt: 2. Verksamhet MVn ska bidra till en effektivisering av tillsynen inom miljöbalkens område i länet genom att samutnyttja medverkande aktörers kompetens och resurser och till att utifrån rådande lagrum säkra en likvärdig bedömningsgrund. Medverkande aktörer bidrar till samverkan utifrån sina respektive uppdrag inom området. Verksamheten består av att utföra enskilda tillsynsprojekt som fokuserar på utvalda verksamhetsområden samt att anordna seminarier och utbildningsverksamhet som behövs för att utföra ett enskilt tillsynsprojekt. MVn:s verksamhet ska medföra effektivare resursutnyttjande, ökat erfarenhetsutbyte och ökade möjligheter att gå på djupet i olika frågor. Insatserna ska vara konkreta, avgränsade och operativt inriktade. Detta utesluter inte insatser med inriktning på information, rutiner, bedömningsgrunder och handläggningsfrågor, mm. Genom systematiserad uppföljning och dokumentation bidrar MVn till en långsiktigt hållbar utveckling av det operativa tillsynsarbetet. 2.2 Projektmål Projektet har följande resultatmål: ambitionen är att minst tre delprojekt per år ska ha genomförts under projektperioden alla deltagande kommuner samt länsstyrelsen ska ha deltagit i minst ett delprojekt 2.3 Viktiga händelser En kort beskrivning av speciella händelser under projektets gång: 2013 Styrgruppen beslöt att utveckla en process för att bättre organisera urvalet av delprojekt. Miljösamverkan Västernorrland går med i paraplyorganisationen Miljösamverkan Sverige. Ett årshjul togs fram för att organisera projektet. Styrgruppen beslöt att göra avsteg från projektbeskrivningen då det gällde att utse inspektörer som delprojektledare. Huvudprojektledaren gavs även rollen som delprojektledare. Styrgruppen bestämde att ekonomirapport ska ingå i de statusrapporter som tas fram. Beslutade att subventionera kurskostnader med uppkomna överskottsmedel. 2014 En tydligare rollbeskrivning gjordes som omfattar projektledare, deltagare i arbetsgrupper samt kontaktpersoner. Kontaktpersonerna och projektledaren utvecklade processen med att välja delprojekt för att kommunerna i god tid skulle få underlag för sin tillsynsplanering. Ett nytt projektverktyg togs i bruk, för att bl.a. ge lättare tillgång till olika dokument.

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 6(11) ProjectCompanion. En tidigare förfrågan om samarbete med Jämtlands kommuner avslutades pga att deras intresse att ingå i Miljösamverkan Västernorrland inte fanns kvar. Beslutade om att upphandla och genomföra en extern utvärdering av projektet. Redovisning av resultat i april 2015. Styrgruppen beslutade om ändrade rutiner för rapportering av delprojekt. Miljöchefsgruppen fastställde att miljönämnder/miljöchefer inte behöver besluta ang nya riktlinjer (exv. Riktlinjer för oljeavskiljare). 2015 Vid planeringen av de delprojekt som genomfördes under året lades in ett extra moment, ett bedömningsmöte, där projektdeltagarna gavs möjlighet att stämma av erfarenheter från genomförandet. Projektets finansiärsgrupp beslutade att projektet i dess nuvarande form avslutas enligt plan den 31 december 2015. En utredning görs för att forma ett framtida Miljösamverkan. Styrgruppen beslutade om hantering av eventuella ekonomiska överskott eller underskott. 3 Projektresultat jämfört med projektmål 3.1 Utfall projektmål Projektmål 1 Miljösamverkan Västernorrlands resultatmål var att genomföra tre delprojekt per år. I december 2015 hade totalt sju delprojekt genomförts. Slutrapporter från de senaste delprojekten var dock inte färdigställda. Detta innebär att Miljösamverkan Västernorrland inte nått det uppställda resultatmålet för genomförda delprojekt. Genomförda delprojekt och utbildningar: 1. Ventilation. Tillsyns- och kunskapsprojekt med fokus på ventilation i olika verksamheter såsom förskolor, skolor och äldreboenden. Kunskapsdag om ventilationsteknik. 2. Riktlinjer för oljeavskiljare. Projektet har tagit fram ett förslag till gemensamma bedömningsgrunder för oljeavskiljare i Västernorrland och genomfört en utbildningsdag. Kunskapsdag om oljeavskiljare. 3. Legionella i äldreboenden. Tillsyns- och kunskapsprojekt för att kartlägga verksamheternas egenkontroll. Kunskapsdag om vattensystem i byggnader.

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 7(11) 4. Fordonstvätt och drivmedelshantering. Tillsyns- och kunskapsprojekt för att kartlägga tillståndet på anläggningarna och att ställa likartade krav vid tillsyn. Kunskapsdag om fordonstvätt och drivmedelshantering. 5. Mellanlagring av jordmassor. Tillsyns- och kunskapsprojekt med fokus på verksamhetsansvarigas egenkontroll och kunskap samt ansvarsfrågor. Kunskapsdag om mellanlagring av jordmassor. 6. Tillsyn av oljeavskiljare hos fastighetsägare. Tillsyns- och informationsprojekt för att öka kunskapsnivån om oljeavskiljare hos fastighetsägare. 7. Sågverk och hyvlerier Tillsynprojekt med bl.a. markhistorik hos mindre verksamheter som sällan tillsynas. Projektmål 2 Det andra resultatmålet om att deltagande kommuner, samt att länsstyrelsen ska ha deltagit i minst ett delprojekt är uppfyllt. Orsaken till att projektmål 1 inte uppfyllts är dels att Miljösamverkanprojektet inte startade förrän i april 2013. Därför valdes detta år endast två delprojekt. Efter en urvalsprocess av delprojekt för 2014 konstaterades att intresset var begränsat bland kommunerna för att delta i fler än två projekt under 2014. 3.2 Indikation effektmål Den externa utvärderingen redovisade följande om effektmålen. Projektet Miljösamverkan Västernorrlands koppling till de regionala miljömålen har inte skett. Uppföljningen sker enligt projektledaren av länsstyrelsen. Miljö-samverkan Västernorrland kan endast bidra med en mindre del av måluppfyllelsen. Projektmålet att ge bättre resursutnyttjande hos myndigheterna är enligt intervjuerna på god väg att uppfyllas. 5 av 7 respondenter uppger att projektet Miljösamverkan Västernorrland gett bättre resursutnyttjande hos myndigheterna. Respondenter från enkäten uppger bland annat att för få kommuner arbetar med effektivisering, samt att projektets insatser kan bedrivas effektivare. Respondenterna uppfattar inte att projektet Miljösamverkan Västernorrland har effektiviserats utan det finns stora utvecklingspotentialer. 3.3 Utfall tidsplan Förseningar har skett i en del av delprojektet. Särskilt kan nämnas att Legionellaprojektet fick skjutas upp från hösten 2014 till våren 2015 pga. av organisationsförändring hos en deltagande kommun.

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 8(11) Det uppskjutna Legionellaprojektet påverkade arbetsbelastningen genom att det fanns beslut om att genomföra tre nya projekt under 2015. I delprojektet Fordonstvätt och drivmedelshantering har slutrapporten fördröjts då kommunernas rapporter var olika utförda och svår att sammanställa 3.4 Utfall resurser Miljösamverkan planerades starta 1 jan 2013. Projektstarten blev dock försenad pga rekrytering av projektledare och projektet kom igång i april 2013. Detta innebar att det uppstod ett budgetöverskott som kunde användas bl.a. till att finansiera en extern utvärdering och subventionera kurser för miljöinspektörer. Budget för Miljösamverkan var 630 000 kr per år, totalt 1 890 000 kr för hela projekttiden. Miljösamverkans intäkter har totalt uppgått till 2 013 132 kr. Kostnaderna har uppgått till 2 000 061 kr. Fördelningen redovisas i diagrammen nedan.

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 9(11) Då det gäller den övergripande resursfrågan kom den externa utvärderingen kom fram till att: Projektmålet att ge bättre resursutnyttjande hos myndigheterna är enligt intervjuerna på god väg att uppfyllas. 5 av 7 respondenter uppger att projektet Miljösamverkan Västernorrland gett bättre resursutnyttjande hos myndigheterna. Respondenter från enkäten uppger bland annat att för få kommuner arbetar med effektivisering, samt att projektets insatser kan bedrivas effektivare. Respondenterna uppfattar inte att projektet Miljösamverkan Västernorrland har effektiviserats utan det finns stora utvecklingspotentialer. 3.5 Utfall prioritering I projektplanen förutsattes att en projektledare på heltid skulle rekryteras. Den budget som avsatts räckte dock endast till en 75 % -tjänst. Projektledarens erfarenhet efter nära 3 års arbete är att utifrån de förväntningar som funnits så skulle en heltidstjänst ha behövts. Processen för att välja delprojekt förändrades under projektperioden. De första delprojekten 2013 valdes utifrån en rangordningslista framtagen 2012. I denna saknades detaljerat underlag för att motivera projektförslagen. Hösten 2013 genomfördes en urvalsprocess med mer krav på motivering av förslagen. Tidpunkten för beslut om val av delprojekt kom då sent för att passa miljökontorens tillsynsplanering inför 2014. Under våren 2014 utvecklades processen ytterligare för att beslut skulle kunna tas i god tid för miljökontoren. 4 Organisation, roller och resurser Den ursprungliga projektbeskrivningen saknade en tydlig beskrivning av olika roller i projektet. Detta fick en del följder i de första delprojekten och skapade missförstånd. Under våren 2014 togs därför fram en tydligare beskrivning.(bilaga 1) Projektets olika funktioner och aktiviteter har haft följande könsfördelning: Kvinnor Män Styrgrupp 1 3 Kontaktpersoner 6 2 Arbetsgrupper 21 11 Kursdeltagare 39 25 5 Överlämning/leverans av projektet Projektledaren slutrapporterade projektet för styrgruppen den 16 december 2015. Den ekonomiska slutredovisningen som beskrivs ovan är baserad på uppgifter tom november samt på beräknat utfall för december. Ansvarig för projektdokument är Kommunförbundet. Dokument ska förvaras i deras arkiv

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 10(11) samt i projektdatabasen ProjectCompanion. Förvaring ska ske i maximalt 5 år eller till dess Miljösamverkan startar igen. På Kommunförbundets hemsida kommer rapporter och stöddokument från delprojekten att finns offentligt tillgängligt. 6 Erfarenheter och förbättringar Förbättringspotentialer som lyfts av den externa utvärderingen: Sättet att sprida information inom Miljösamverkan Västernorrland behöver förbättras och detta gäller särskilt hemsidan. Tydliggöra rollfördelningen inom Miljösamverkan Västernorrland, och i synnerhet när det gäller människors olika förväntningar. Uppnå gemensam samsyn mellan olika aktörer inom Miljösamverkan Västernorrland för att effektivisera arbetet. Utforma kunskapshöjande insatser inom Miljösamverkan Västernorrland så att företagen kan höja sin konkurrenskraft. Utarbeta arbetsformer för att öka engagemanget hos länsstyrelserna och kommunerna, samt bedriva mer aktivt samarbete med andra Miljösamverkan i landet. Förbättra och kommunicera dokumentationen. Idéer om fortsatta insatser från deltagare i delprojekten: Legionellaprojektet menade att vi bör gå vidare med att utveckla tydligare krav på verksamhetsutövare och deras rutiner för tappvattenkontroll. Ett annat önskemål är att få mer kunskap inom VVS-området som är mycket tekniskt. Förslag finns även på en informationsinsats där termometrar kan delas ut till verksamhetsutövarna. Projektet Mellanlagring av jordmassor konstaterade att vi bör nå ut med information om miljökrav mm till olika entreprenörer i branschen. Ett informationsmaterial och att arrangera kunskapsdagar kan vara en del av lösningen. I projektet Tillsyn av oljeavskiljare finns behov av ett gemensamt register för besiktigade oljeavskiljare. Då kan man koncentrera tillsynen på de som inte finns med där. Man ser även behov av mer samverkan med huvudmännen för vatten och avlopp, liksom mer information till besiktningsföretag. Västernorrlands riktlinjer för oljeavskiljare behöver revideras. Till dess arbetar man med en tolkningsnyckel till riktlinjerna. I projektet Sågverk och hyvlerier lyfts fram behov av strängare krav på förvaring av impregnerat virke utomhus. Eftersom målgruppen är begränsad så bör den utökas med byggvaruhandel. Behov finns av ett faktablad om impregnerat virke.

Slutrapport projekt Miljösamverkan Västernorrland 11(11) 7 Kommentarer från projektet Styrgruppen och projektledaren gör följande reflektioner angående det genomförda projektet i sin helhet: Den externa utvärderingen har pekat på ett antal förbättringspotentialer (se ovan) som sannolikt kunnat årgärdas i en direkt fortsättning av Miljösamverkan. Vår slutsats efter utvärderingen var liksom utvärderarens följande: Demokratikonsults resultatutvärdering visar att projektet Miljösamverkan Västernorrlands mål att bli ett forum för samverkan mellan kommuner, länsstyrelsen och Kommunförbundet i Västernorrland är på god väg att uppfyllas. Miljösamverkans finansiärsgrupp beslutade dock i samband med genomgång av utvärderingen att avsluta projektet enligt plan den 31 december 2015. Sammanfattningsvis menade man att det är klokt att våga avsluta men det är också sorgsamt att avsluta samarbetet. Man vill hitta bättre former och forum och fortsätta samarbetet. Vår kommentar till detta är att med tanke på finansiärernas och andras olika förväntningar på projektet är det bra att göra ett omtag innan Miljösamverkan aktiveras igen.